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1.

Las Cuentas por Cobrar

2.1 Conceptos de Cuentas por Cobrar:


Uno de los factores decisivos implcitos en el crecimiento de la economa
estadounidense es la tendencia a la venta de bienes y servicios a crdito. Las
cuentas por cobrar comprenden el activo financiero ms grande de muchas
compaas comerciales.
Las cuentas por cobrar son activos relativamente lquidos, que generalmente
se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 das. Por consiguiente, las
cuentas por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general
inmediatamente despus del efectivo y de otras inversiones de corto plazo en
valores negociables. Los activos que estn relativamente cercanos al efectivo
se conocen como activos corrientes.1
Se tiene una cuenta por cobrar cuando se venden a crdito
bienes o servicios a un cliente. La cuenta por cobrar es el
derecho del vendedor sobre el monto de la transaccin.
Tambin se tiene una cuenta por cobrar cuando se presta
dinero a otra parte. De esta manera, una cuenta por cobrar es
en realidad el derecho a recibir efectivo en el futuro, a partir
de una transaccin actual.

Tipos de cuentas por cobrar

1 Meigs, Williams, Haka y Bettner (2012) Contabilidad, La base para decisiones


gerenciales, Undcima edicin, pg. 280

A continuacin se presentan los dos tipos principales de


cuentas por cobrar:
o Cuentas por cobrar
o Documentos por cobrar
Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan tambin
cuentas comerciales (al cobro), son cantidades de dinero que
deben recolectarse de los clientes como resultado de las
ventas hechas a crdito. Las cuentas por cobrar sirven como
una cuenta de control, porque resumen el total de todas las
cuentas por cobrar de los clientes. Una cuenta de control es
una cuenta del mayor general que resume las cuentas
auxiliares relacionadas. Las compaas tambin llevan un
mayor de cada cuenta por cobrar de cada cliente. Este mayor
de clientes, tambin denominado mayor auxiliar o mayor
subsidiario, contiene los detalles por cliente individual que se
resumen en la cuenta de control.2

2.2 Importancia y Naturaleza de las Cuentas Por


Cobrar:
2.2.1. Importancia:
Las cuentas y documentos por cobrar son importantes porque
representan activos exigibles, derechos que la empresa tiene

2 Horngren, Harrison y Oliver, (2010), Contabilidad, Octava Edicin, pg. 430

sobre sus clientes para obtener beneficios por mercancas


vendidas y otros servicios que dicha empresa tenga. 3

2.2.2. Naturaleza de las Cuentas por Cobrar:


Es algo que posee el negocio; por lo tanto, se trata de un
activo. Cualquier transaccin de cuentas por cobrar implica
dos partes:
o El acreedor, quien obtiene la cuenta por cobrar (un
activo)
o El deudor, quien asume una obligacin/cuenta por pagar
(un pasivo)4
Constituyen los derechos que tiene una empresa por las
mercancas vendidas

crdito, servicios prestados, comisin

de prstamos o por cualquier otro concepto.


Para muchas empresas las partidas por cobrar son un rengln
muy significativo y a menudo representan una porcin
sustancial de los Activos Circulantes, cobros efectivos para
asegurar la cobranza oportuna y reducir al mnimo las
prdidas que surjan de la imposibilidad de cobrar algunas
cuentas.
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para
determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto
3Universidad Tcnica de Manab. Cuentas y Documentos por cobrar.
http://www.academia.edu/7010972/CUENTAS_Y_DOCUMENTOS_POR_COBRAR_c
ontabilidad
4 Horngren, Harrison y Oliver, (2010), Contabilidad, Octava Edicin, pg. 430

de este.

La empresa no solamente debe ocupare de los

entandares de crdito que estable, sino tambin de la correcta


utilizacin de estos estndares al tomar decisiones.

Deben

desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de


analizar de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica
de crdito es importante para la administracin exitosa de las
Cuentas por Cobrar en las empresas. 5
Los documentos por cobrar suelen tener un plazo ms largo
que las cuentas por cobrar.
Los documentos por cobrar representan el derecho a recibir
cierta cantidad de efectivo en el futuro, ya sea de un cliente o
de otra parte. En general los documentos por cobrar incluyen
un cargo por intereses. El deudor de un documento promete
pagarle al acreedor una suma definida en una fecha futura
denominada fecha de vencimiento. Un documento escrito
conocido

como

pagar

sirve

como

evidencia

del

endeudamiento, y es firmado tanto por el acreedor como por


el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un
ao o menos son activos circulantes. Los documentos que van
ms all de un ao son a largo plazo.
Otras

cuentas

por

cobrar

constituyen

una

categora

miscelnea que incluye cualquier otro tipo de efectivo que se


vaya a recibir en el futuro. Algunos ejemplos comunes
incluyen prstamos a empleados e intereses por cobrar. Estas
5 Toribio, Madrigal y De la Rosa (2011) Curso de Contabilidad para primer Nivel
Decimocuarta Edicin pg. 127

otras cuentas por cobrar pueden ser ya sea activos a largo


plazo o activos circulantes, dependiendo de si vencen dentro
de un ao o menos.6

2.5 Clasificacin de las Cuentas por Cobrar


Generalmente las cuentas por cobrar pueden clasificarse en
tres grandes bloques, que son:
A. Cuentas por Cobrar Clientes;
B. Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados; y
C. Otras Cuentas por Cobrar.

Cuentas por Cobrar Clientes:


Este rengln de las Cuentas por cobrar compuesto por los
montos que adeudan los clientes a la empresa, provenientes
de las ventas a crdito.

Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados:


Son los importes que los funcionarios y empleados adeudan a
la empresa por concepto de ventas a crdito, anticipos a
sueldos, prstamos personales, entre

otros, los cuales les

sern descontados posteriormente en sumas parciales.

Otras Cuentas por Cobrar:

6 Horngren, Harrison y Oliver, (2010), Contabilidad, Octava Edicin, pg. 431

Estas pueden surgir por una variedad de transacciones tales


como:

anticipos

accionistas,

ejecutivos,

directores,

empleados y compaas afiliadas, ventas de valores o


propiedades distintas de productos o servicios, depsitos con
acreedores, compaas de servicios pblicos y otras agencias,
pagos anticipados relacionados con compras, reclamaciones
por prdidas o por daos y perjuicios, dividendos e intereses
por cobrar.

2.4 Contabilizacin de las Cuentas por Cobrar


Presentacin de las Cuentas por Cobrar en el
Balance General.
Las Cuentas por Cobrar que se piensan realizar dentro del
periodo normal de operaciones de la empresa, es decir, dentro
de su ejercicio social o Comercial, deben mostrarse en el
Balance General en la Seccin de los Activos Corrientes,
especficamente, despus del efectivo, esto as, debido a que
las cuentas por cobrar son las partidas dentro del Activo
Corriente que se puede convertir en efectivo con mayor
facilidad, pero aquellas cuentas cuya realizacin exceden el
periodo normal de operaciones deben mostrarse en el Balance
General, dentro del Rengln de Activo no Corriente, es decir
en la cuenta de otros Activos.
ACTIVOS:
Activos Corrientes:

Efectivos en Caja y Bancos..xxxxxxx


Cuentas por Cobrarxxxxxxx

Principios

de

Observarse

en

Contabilidad
las

Cuentas

que
por

deben

Cobrar

Documentos por Cobrar:


Sabemos que todo en contabilidad est regido por principios,
de donde enunciaremos las principales observaciones de los
Principios de Contabilidad que deben estar presentes en el
tratamiento de las Cuentas por Cobrar:
1. Valor Histrico Original:
Las cuentas por cobrar deben valuarse de conformidad con
el valor pactado al momento de celebrarse la transaccin;
2. Realizacin:
El valor pactado al momento de realizar la transaccin se
reconoce como ingreso de ese periodo;
3. Revelacin Suficiente:
Los Intereses devengados deben

reflejarse

en

la

Contabilidad a su vencimiento, independiente de que hayan


sido cobrados o no.7
CUENTAS INCOBRABLES
Es comn en las empresas que venden a crdito bienes que
se encuentren clientes que no pagan.

Las cuentas de

7 Toribio, Madrigal y De la Rosa (2011) Curso de Contabilidad para primer Nivel


Decimocuarta Edicin pg. 129

dichos clientes se denominan Cuentas Malas o Cuentas


Incobrables y constituyen una perdida para la empresa, la
cual debe tratarse contablemente como un Gasto.
Se podra hacer la siguiente pregunta Por qu vender las
empresas a crdito, si siempre surgen cuentas incobrables?
Las respuestas seran las siguientes:
1) Porque los empresarios vender a crdito con el fin de
aumentar las ventas y por ende sus utilidades.
2) Porque los empresarios estn dispuestos a soportar
perdidas

razonables,

provenientes

de

cuentas

incobrables, con el fin de aumentar las ventas y


utilidades; y
3) Porque las cuentas incobrables constituyen un gasto
de venta a crdito, un gasto como cualquier otro, que
se incurre con la finalidad de aumentar las ventas.
Por ltimo, es bueno observar en este punto, que para cumplir
con el principio de enfrentamiento, es necesario que las
prdidas por cuentas incobrables se deduzcan exactamente
de

las

ventas

que

ayudaron

generar

los

ingresos

correspondientes a cada periodo contable.

METODOS

PARA

ESTIMAR

LAS

PROVISIONES

PARA CUENTAS INCOBRABLES.


El criterio prudencial nos obliga a estimar anualmente una
cantidad por concepto de cuentas incobrables, la cual se
disminuye al valor de los adeudos por clientes, presentando
un importe neto que resulta ms apegado a la realidad. La

Estimacin mencionada constituye un Gasto para la empresa


y por tal razn est regulado en nuestro pas por la Ley 11-92,
que establece que debe ser de un 2%.

Para

valuar

dicha

estimacin

existen

tres

mtodos fundamentales que son:


1) Mtodo del porcentaje de las Ventas Netas a Crdito;
2) Mtodo del porcentaje de las Cuentas por Cobrar
Clientes; y
3) Mtodo del porcentaje de cada Cliente en particular.
A) Determinacin de un porcentaje sobre las ventas netas a
crditos.
Ventas

Crdito.

RD$650,000.00
Estimacin de Cuentas Incobrables (650,000 x 0.02)
13,000.00
Valor

Neto

RD$637,000.00
Esto debe hacerse cuando la experiencia dicta que el
incremento de las Cuentas Incobrables, viene dado como
consecuencia del aumento de las ventas a crdito, por lo que
se hace aconsejable usar la presente valuacin.
B) Determinacin de un porcentaje sobre las Cuentas por
Cobrar Clientes.

Siguiendo el mismo caso, si los clientes adeudan la suma


de RD$650,000.00, la estimacin para cuentas incobrables
se hara de la siguiente manera:
Cuenta

por

Cobrar

Clientes...RD$650,000.0
0
Estimacin

de

cuentas

Incobrables

(650,000

0.20)

13,000.00
Valor
Neto
.RD$637,000.00

Es bueno sealar que si se estiman las cuentas incobrables


con un valor diferente al que seala la Ley 11-92, tomando
como criterio la experiencia de ejercicios contables anteriores,
puede exactamente hacerse suficiente, pero tomando muy en
cuenta el criterio de Contabilidad para fines financieros y
contabilidad para fines fiscales.
C) Determinacin de un porcentaje sobre el saldo de cada
cliente en particular.
Esto se hace cuando es posible determinar la incobrabilidad
total o parcial de uno o varios clientes, entonces ser posible
valuar la estimacin sumando la cantidad que se sospecha
irrecuperable en cada caso.

ANALISIS DE LAS CUENTAS DE CLIENTES POR


ANTIGEDAD DE SALDOS.
La preparacin de una Cedula de Antigedad de Saldo
constituye el medio de estimar la propiedad de cobrar las
cuentas.
El hecho de que una cuenta por cobrar este vencida sugiere
que el Cliente es incapaz de pagar o no desea hacerlo, siendo
necesario hacer un anlisis en conjunto de todas las cuentas
por cobrar tomando en cuenta su fecha de vencimiento y esto
es lo que se conoce como Anlisis de Antigedad de Saldo.

CANCELACION DE CUENTAS INCOBRABLES:


Cuando se ha determinado que una cuenta por cobrar es
incobrable, la misma debe salir del rengln de los activos y se
debe cancelar.

Cancelar una cuenta por cobrar es dejar en

cero el Balance de ese cliente en el Mayor Auxiliar.


Cuenta

por

cobrar...RD$
880,000.00
Menos:
Provisin

para

cuentas

de

cobro.71,600.00

dudoso

Saldo

neto

de

las

Cuentas

por

Cobrar

(antes

de

la

Cancelacin).RD$808,400.00

RECUPERACION DE UNA CUENTA POR COBRAR


QUE HA SIDO CANCELADA.
Es evidente que cuando esto pasa se ha cometido un error
debido a que no es correcto cancelar una cuenta por cobrar
vencida que tiene la posibilidad de ser cobrada.

Estas

recuperaciones se conocen con el nombre de Recuperaciones


de Cuentas Malas.

METODOS DE CANCELACION DIRECTA:


Muchas empresas no contabilizan la provisin para Cuentas
Incobrables, en este caso en vez de realizar los de ajustes al
final de ao para registrar el gasto para cuentas incobrables
con base a las estimaciones por cualquiera de los mtodos
conocidos, ellas no reconocen ningn gasto por cuentas
incobrables hasta tanto se determine que no tienen valor.
Este mtodo tiene dos limitaciones fundamentales que son:
1ro.

No

relaciona

los

ingresos

con

los

gastos

correspondientes, violentando el principio de enfrentamiento.


2do. La provisin en nuestro pas est reglamentada en la ley
11-92, por lo cual este mtodo choca con lo establecido en la
ley.
El gasto por cuentas incobrables se registra en el periodo en
el cual se determina que las mismas no tienen valor o son

incobrables, en lugar de hacerlo en el periodo en el que se


hacen las ventas.
Cuando se determina que una cuenta es considerada como
incobrables.

Se hace la cancelacin directa mediante el

siguiente asiento contable.


Gastos

Generales

Administrativos.10,000.00
Cuentas Incobrables.10,000.00
-@Cuentas

por

cobrar.
10,000.00
Dora Prez.10,000.00
Para cancelar la cuenta por cobrar de Dora Prez

PRESENTACION DE LAS CUENTAS INCOBRABLES


EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:
La presentacin en los Estados Financieros de las Cuentas
Incobrables va a depender del Metodo que hallamos utilizado
para este rengln, o sea, si utilizamos el mtodo de
Cancelacion Indirecta, es decir el de hacer la provision
previamente enfrentando los gastos con sus respectivos
ingresos, la provision debe ser colocada en el Balance General

inmediatamente despus del monto de las cuentas por cobrar


para establecer el monto neto de las mismas.

ACTIVOS
Corrientes:
Efectivo

de

Caja

Banco..50,0
00.00
Cuentas

por

Cobrar..880,000.00
Menos:
Provisiones

para

Cuentas

Incobrables.71,000.00...808,400.00
Total

Activos

Corrientes
858,400.00
Cuando se utiliza el mtodo de cancelacin directa, las
cuentas por cobrar se presentan en el balance general por su
valor bruto y no se utiliza la provisin de valuacin. 8

Documentos por Cobrar:

8 Toribio, Madrigal y De la Rosa (2011) Curso de Contabilidad para primer Nivel


Decimocuarta Edicin pg. 138

Si las ventas se efectan a crdito y se desea una mayor


garanta mediante un instrumento formal con caractersticas
legales especiales, se solicita al cliente la suscripcin de un
ttulo de crdito al cual se le denomina pagare.
Las partidas de Documentos por Cobrar legalmente estn
amparada

por

documentos

negociables,

entre

los

que

tenemos:
a) El Pagare;
b) La Letra de Cambio;
c) Giros Bancarios;
d) Aceptaciones Comerciales, entre otros.
Los Documentos por Cobrar pueden exigirse tambin a otra
clase de personas fsicas o morales, a quienes la entidad
econmica haya favorecido con su crdito, sin que este est
vinculado a una venta.

El derecho que representa un

documento por cobrar, se vala de conformidad con el


importe pactado entre las partes al momento de efectuarse la
operacin.
El Pagare:
Un Pagare representa un promesa incondicional de pagar una
suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha
futura determinada.
Letra de Cambio:
Son documentos representativos de deudas a corto plazo,
generalmente entre 30 das y un ao; dichos documentos no

tienen una garanta real y por consiguiente ms bien


constituyen instrumentos de crditos basados en la confianza
de la entidad emisora. El propsito de la emisin de las Letras
de Cambio de obtener fondos para mantener en operacin a
las empresas comerciales e industriales, as como tambin
para facilitar las ventas a plazos con fines e consumo. 9

METODO DE CANCELACION DE INTERESES


El concepto Documentos por Cobrar, que representa el
derecho a cobrar a su vencimiento el importe consignado en
el documento aceptado por otra entidad, puede incluir un
inters el cual se vala sobre la cantidad otorgada a crdito.
El inters no es ms que un cargo por el uso del dinero. Para
el deudor el inters representa un gasto y para el prestamista
representa un ingreso.

Un pagare puede o no devengar

inters. Si un documento devenga inters, el porcentaje o la


cantidad de inters se debe manifestar ene l Documento.
Para mayor facilidad, los intereses se calculan sobre la base
de un ao de 360 das dividido en 12 meses de 30 das cada
uno.
Valor del documento por tasa anual de inters por tiempo del
documento es igual a inters expresado en aos:
9 Toribio, Madrigal y De la Rosa (2011) Curso de Contabilidad para primer Nivel
Decimocuarta Edicin pg. 139

2,000.00 x 8/100 x 1 = RD$160.00


Ocasionalmente, el plazo de un documento se expresa en meses. En tales
casos el documento vence y es pagadero en el mes de su vencimiento en el
mismo dia del mes en que fue expedido.
Formula:
Inters = Capital x Tasa x Nmero Exacto de Das
360
Inters = 2,000.00 x 8% x 90.
360
Inters = 2,000.00 x 0.08 x 0.25
Inters = 40.00
Los Documentos por Cobrar pueden registrarse en una sola cuenta
Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano y de los cuales puede
obtenerse: el nombre del suscriptor, la tasa de inters, la fecha de vencimiento,
etc.
Inters = Capital x Tasa x Nmero Exacto de Das
360
Inters = 10,000.00 x 8% x 180
360
Inters = 10,000.00 x 0.08 x 0.50
Inters = 400.00
Pag. 142