Super Guia

da Emisso de
Nota Fiscal Eletrnica

1. Introduo
Os empreendedores que desejam formalizar sua empresa costumam ter certas dvidas
acerca da burocracia scal e, principalmente, das inovaes tecnolgicas que eles
precisam implementar em seus negcios, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrnica). Em vigor
no pas desde 2006, ela foi criada com a inteno de modernizar o modo como as notas
scais so emitidas e facilitar a documentao das operaes de circulao de
mercadorias ou de prestao de servios.
Por ser simples, prtica e ecaz, a NF-e benecia tanto o governo nos procedimentos de
scalizao como as empresas nos processos de emisso e manuseio. E como ela
emitida e armazenada digitalmente e substitui o tradicional modelo de papel, os gastos
com impresso de documentos scais sicos so drasticamente reduzidos e os espaos
sicos enormes para armazen-las so completamente eliminados.

Hoje, a emisso da Nota Fiscal Eletrnica obrigatria apenas para as empresas cujas
atividades esto previstas na legislao e para aquelas que so contribuintes do ICMS
(Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios) e/ou do IPI (Imposto sobre
Produtos Industrializados). A sua implantao em todo o pas ainda est em andamento,
mas muitos estados j possuem um sistema denido para o recolhimento de impostos
estaduais.
Apesar de j ser uma realidade no Brasil, ainda muito comum encontrarmos
empresrios com dvidas sobre como funciona a Nota Fiscal Eletrnica. E foi pensando
em san-las que resolvemos reunir neste ebook as principais informaes que voc
precisa saber sobre a NF-e. No incio, tudo pode parecer complicado, mas com o tempo
voc ver que o processo bem mais simples e prtico do que voc imaginava.

Boa leitura!

2. Quais so
os tipos de NF-es?

2. Quais so os tipos de NF-es?

Um dos principais objetivos do governo fazer com que todas as empresas brasileiras passem a
utilizar a NF-e. Mas o processo de adoo dos arquivos eletrnicos gradativo e todo o projeto est
sendo implementado em vrias fases. Atualmente, cerca de 1,1 milho de empresas j emitem a NFe e mais de 9,55 bilhes de notas j foram emitidas. Neste total, esto includos quatro tipos de NF-e.
Conhea:

NF-e
A NF-e o modelo padro utilizado pelas empresas para o envio de arquivos eletrnicos para a Sefaz
(Secretaria da Fazenda) de cada estado. Ela substitui as notas scais de modelos 1 e 1A utilizadas
nas operaes de venda de produtos e prestao de servios. Com a NF-e, as empresas podem se
beneciar da agilidade de emisso e da reduo de custos com impresso em papel e
armazenamento.

2. Quais so os tipos de NF-es?

NFC-e
A NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrnica) documenta as operaes comerciais de venda
presencial ou venda para entrega em domiclio. Ela mais utilizada por empresas cujas atividades
no so impactadas com demoras nos processos de validao e autenticao. Uma
caracterstica da NFC-e que ela possui um QRCode no documento impresso, que permite ao
consumidor l-lo por meio de qualquer aplicativo e vericar se a nota falsa ou no.

NFS-e
A NFS-e (Nota Fiscal de Servio Eletrnico) documenta a prestao de servios e substitui a
Declarao de Servio, um documento relacionado cobrana do ISS (Imposto Sobre Servio) que
exigido pelos municpios. importante no confundir a NFS-e com a NF-e. Numa ocina
mecnica, por exemplo, enquanto a NFS-e usada para registrar servios como consertos e
revises, a NF-e utilizada para documentar vendas de produtos, como peas e acessrios.

2. Quais so os tipos de NF-es?

CT-e
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrnico)
um

documento

armazenado

no

fiscal

eletrnico,

formato

emitido

digital.

Ele

visa

documentar e assinar digitalmente os servios de

transporte de cargas em todo o Brasil. O
contribuinte

tem

maior

segurana

jurdica,

reduo de custos com obrigaes acessrias e

processo de emisso muito mais facilitado. Esto
no quadro de empresas obrigadas emisso de
CTe, todas as que fazem transportes e faturam a
cima de R$900 mil por ano, assim como os as que
realizam transportes interestaduais, independente
do faturamento.

3. O que preciso
para emitir notas
scais eletrnicas?

3. O que preciso para emitir notas scais eletrnicas?

Alm de substiturem grande parte das notas de papel, as notas scais eletrnicas proporcionaro
maior praticidade ao dia a dia das empresas. At pouco tempo atrs, os responsveis pela emisso
perdiam muito tempo digitando e conferindo as notas sicas. Hoje, todo o procedimento muito
mais simples e rpido. Mas, para ter os bene cios da NF-e, as empresas precisam seguir alguns
passos. Veja-os a seguir:

1 Faa a assinatura digital da empresa

O primeiro passo consiste em fazer a assinatura digital da empresa por meio da ICP (Infraestrutura
de Chaves Pblicas Brasileiras), ou seja, comprar um Certicado Digital. Isto ir garantir a
autenticidade de cada Nota Fiscal Eletrnica emitida.

3. O que preciso para emitir notas scais eletrnicas?

Existem trs tipos de certicados:

E-CPF: a verso digital CPF, e emitido em nome de pessoa sica. Com este certicado, os
documentos eletrnicos do empreendedor ganham validade jurdica e as operaes cam mais
seguras. O ideal que o contador tambm possua um certicado e-CPF.
E-CNPJ: a certicao de maior aceitao no mercado, j que ela a nica a atender a todos os
documentos scais eletrnicos. O e-CNPJ emitido em nome de uma pessoa jurdica e carrega as
mesmas informaes que o CNPJ, s que em formato eletrnico.
E-PJ (ou e-NFe): o certicado especco para as NF-es. A estrutura do e-NFe mais robusta que a
do e-CNPJ, pois ele foi projetado para atender grandes volumes de validaes e vericar todos os
campos da nota scal eletrnica.

3. O que preciso para emitir notas scais eletrnicas?

Quanto s formas de armazenamento, existem duas: o A1 e o A3. No primeiro, o par de chaves

pblica e privada gerado no disco rgido do computador do titular. J no segundo, o par de chaves
gerado e armazenado em um token ou carto Smart Card.
A adoo do tipo de certicado e do modelo de armazenamento depende do sistema emissor que
sua empresa est utilizando e da sua compatibilidade. muito importante conferir qual o tipo de
certicado para emitir as NF-es, pois uma vez escolhido no possvel alter-lo s com uma nova
validao.

3. O que preciso para emitir notas scais eletrnicas?

2 Inscreva-se na Sefaz
Depois de obter o Certicado Digital, voc precisa realizar seu credenciamento na Sefaz onde sua
empresa est sediada. Vale lembrar que o cadastro varia de um estado para outro. Da a importncia
de voc procurar um corretor para ajud-lo em todo o processo.

3 Instale um sistema emissor de NF-es

O ltimo passo adotar um sistema emissor de Notas Fiscais Eletrnicas. Alguns estados
disponibilizam esse sistema gratuitamente no site da Sefaz. Porm, ele no muito ecaz para as
empresas que precisam emitir uma grande quantidade de notas scais.
Isso porque ele exige que sejam digitadas todas as notas emitidas no sistema de faturamento,
gerando muito trabalho. Mas os gestores podem recorrer a sistemas emissores que emitem NF-e e
no exigem esse trabalho, como o da Sage One.

4. Qual a tributao
para a emisso da NF-e?

4. Qual a tributao para a emisso da NF-e?

As empresas que emitem notas scais,

sejam elas sicas ou eletrnicas, ainda
continuam sujeitas aos mesmos
impostos (federais, distritais, estaduais
ou municipais). Eles variam de acordo
com o setor de atividade da empresa e
com o regime tributrio escolhido pelo
empresrio (simples, lucro presumido
ou lucro real). A seguir conhea os
impostos que incidem sobre as Notas
Fiscais Eletrnicas:

4. Qual a tributao para a emisso da NF-e?

Impostos que incidem sobre qualquer NF-e

PIS (Programa de Integrao Social), que nancia o Seguro Desemprego;
Cons (Contribuio para Financiamento da Seguridade Social), que varia de acordo com a
receita da empresa e pago apenas por pessoa jurdica;
IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurdica), cuja apurao ocorre com base no lucro e na
alquota correspondem a 15% do lucro apurado, com adicional de 10% sobre a parcela do lucro que
exceder 20 mil reais por ms;
CSLL (Contribuio Social Sobre Lucro Lquido), um imposto que incide sobre o lucro lquido
do perodo-base;
ISSQN (Imposto Sobre Servio de Qualquer Natureza), um tributo municipal que varia entre 2
e 5%.

4. Qual a tributao para a emisso da NF-e?

Impostos que incidem sobre produtos

ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios);
IPI (Imposto sobre Produto Industrializado);
IE (Imposto sobre Exportao), dependendo da empresa;
II (Imposto sobre Importao), dependendo da empresa;
IOF (Imposto sobre Operaes de Crdito, Cmbio e Seguro), dependendo da empresa.

5. Quais os campos que

devem ser preenchidos
para a NF-e ser emitida?

5. Quais os campos que devem

ser preenchidos para a NF-e ser emitida?

Para a NF-e poder se emitida o responsvel deve preencher alguns campos no sistema que so
obrigatrios. Cabe ressaltar que o sistema oferecido pela Sefaz no armazena informaes dos
clientes. A cada nova nota, o responsvel precisa preencher todos os campos novamente. O Sage
One, por sua vez, permite que essas informaes quem armazenadas na conta da empresa,
garantindo uma boa economia de tempo na emisso de notas scais eletrnicas. A seguir, veja
quais campos devem ser preenchidos:

Dados do emitente
Informaes da sua empresa, como CNPJ, Razo Social, inscries Estadual e Municipal, endereo
completo, nmero de telefone;

Dados do destinatrio
Informaes do seu cliente, como CPF ou CNPJ (se tiver), nome completo, endereo completo;

5. Quais os campos que devem

ser preenchidos para a NF-e ser emitida?

Produtos ou servios vendidos

Informaes dos produtos ou servios vendidos ao seu cliente. Cada produto vendido dever
conter dados, como:
- Nome ou Identicao do Produto ou Servios
Nome ou descrio completa do produto ou servio vendido ao cliente. Se for produto, deve
constar tambm o modelo, a cor, a srie, entre muitas outras informaes.
- Tipo
Deve constar o tipo de unidade vendida: UN (Unidade), PC (Pea), M (Metro Quadrado). Estes so
os tipos de unidades mais usados, mas existem muitos outros.
- Quantidade
Neste campo, deve constar a quantidade de produtos ou servios vendidos. Se a sua empresa
vendeu cinco unidades de um determinado produto, ento a quantidade '5'.

5. Quais os campos que devem

ser preenchidos para a NF-e ser emitida?

- Valor Unitrio
O valor de venda de cada produto ou servio vendido pela empresa.
- Valor Total
O valor total da venda. Este resultado da multiplicao do preo do produto ou servio pela
quantidade vendida. Vale lembrar que o sistema calcula tanto o valor unitrio como o valor total de
forma automtica.
- Pelo Lquido Total
O peso lquido de todos os produtos vendidos, em conjunto.
- Pelo Bruto Total
O peso bruto de todos os produtos vendidos, em conjunto.
- NCM
O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) um cdigo que serve para identicar os produtos
dos mais variados gneros. No site da Receita Federal, existe uma tabela com a classicao e as
alquotas aplicveis sobre cada produto.

6. Como cancelar
uma NF-e emitida?

6. Como cancelar uma NF-e emitida?

No raro encontrarmos casos de empresas que, na correria do dia a dia, lanaram informaes
erradas nos campos do emissor. Os responsveis no precisam se preocupar com isso, pois a Sefaz
permite o cancelamento de Notas Fiscais Eletrnicas. No entanto, existem algumas condies para
que isso seja feito. A primeira que o produto referente nota no pode ter, em hiptese alguma,
circulado no mercado, ou seja, sado da empresa. A segunda que o cancelamento seja feito em at
24 horas aps a emisso da nota.
De modo geral, o processo bem simples. Basta procurar a opo 'cancelar' no sistema emissor e
solicitar o cancelamento da nota. Depois disso, o prprio sistema enviar um arquivo para o sistema
da Receita Federal. Aps validar o pedido de cancelamento, o sistema da Receita enviar uma
mensagem para a empresa emissora, informando que a NF-e foi cancelada.
Se a empresa no se atentou ao tempo de 24 horas, ainda possvel cancelar a nota em at 31 dias
por meio do sistema. Mas para isto, ser preciso pagar uma multa por cada NF-e cancelada. Agora,
se o produto j estiver circulando, ento, o responsvel no deve cancelar a nota. Neste caso,
haver a anulao da NF-e, desde que o cliente emita uma nota scal de devoluo e a empresa
emita uma de entrada.

7. Concluso
A Nota Fiscal Eletrnica uma incrvel ferramenta criada para facilitar a vida dos
empresrios, pois simplica os processos de emisso, desburocratiza a sua relao com
os rgos scalizados e reduz os custos de impresso e armazenamento de notas. A NF-e
tambm muito benca para o Governo, pois facilita a scalizao e ajuda a impedir que
empresas emitam notas falsas, estimulando assim um comrcio mais 'justo'.
muito importante que os empreendedores que estejam iniciando suas atividades agora
busquem aderir NF-e, pois assim podero obter todas as vantagens listadas
anteriormente, cumprir as regulamentaes impostas pelo Governo e evitar que multas
ponham seu negcio para fora do mercado.

A boa notcia que, para se beneciarem ainda mais da NF-e, as empresas podem
contar com apoio de um emissor de notas scal moderno e inovador. O Sage One, por
exemplo, alm de possibilitar a emisso de Notas Fiscais Eletrnicas em poucos
minutos, independentemente de hora e do lugar em que o responsvel estiver e ainda
oferece um certicado digital grtis. Com ele, sua empresa tambm no precisar se
preocupar com detalhes tcnicos e atualizaes do sistema, pois tudo isso
devidamente trabalho pelos especialistas da Sage.

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