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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA DEL PER

GUA DE PAPELES DE TRABAJO


GERENCIA DE SUPERVISIN Y DESARROLLO NORMAS TCNICAS
INDICE
I. INTRODUCCIN
II. CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
2.1 Objetivos
2.2 Importancia
2.3 Requisitos
III. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
3.1 Tipos de Cdulas
3.2 Consideraciones sobre la elaboracin de los papeles de trabajo
3.3 Marcas de Auditora
IV. ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
4.1 Identificacin de los archivos de papeles de trabajo
4.2 Clasificacin y Contenido de los archivos de papeles de trabajo
V. NDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
5.1 ndice
5.2 Referencia Cruzada
VI.

SUPERVISIN Y REVISIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO


6.1 Auditor Encargado
6.2 Auditor Supervisor
6.3 Nivel Gerencial

VII CONFIDENCIALIDAD, PROPD3DAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES


DE TRABAJO
7.1 Confidencialidad
7.2 Propiedad y custodia
APNDICE
A.- INSTRUCCIONES DEL CONTENDI DE CADA ARCBTVO DE PAPELES
DE TRABAJO
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.

Archivo permanente
Archivo de planificacin
Archivo corriente de auditoria financiera
Archivo corriente de auditora de gestin
Archivo corriente de examen especial
Archivo de comunicacin de hallazgos
Archivo resumen
Archivo de correspondencia
Archivo opcional

IX.

Archivo varios

I. INTRODUCCIN
La Gula de Organizacin y Contenido d Papeles de Trabajo, constituye
la base doctrinaria y tcnica que aplicar el auditor gubernamental en la
elaboracin, organizacin y referenciacin de los papeles de trabajo durante el
proceso de auditora.
PROPSITO DE LA GUA
Uniformizar criterios tcnicos de los auditores gubernamentales, para la
elaboracin, organizacin y referenciacin de los papeles de trabajo de
auditora.
Difundir la importancia de la reserva, confidencialidad, propiedad y
custodia de los papeles de trabajo.
Elevar la calidad del proceso de la auditora gubernamental en
concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU.
ALCANCE DE LA GUA
La presente Gua es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por el
auditor gubernamental. Las sociedades de auditora observarn lo
dispuesto en la presente Guia cuando sean designadas por la
Contralora General de la Repblica.
BASE NORMATIVA DE LA GUIA

La Ley del Sistema Nacional de Control (Decreto Ley N" 26162).


Las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU).
Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA).
Las Normas Internacionales de Auditora (NA).

II. CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO


Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del
auditor y estn constituidos por el conjunto de cdulas y documentos
que contienen informacin obtenida y elaborada por el auditor, desde la
etapa de planificacin hasta la emisin del informe de auditora.
En los papeles de trabajo el auditor muestra los mtodos y
procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido.
Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la
evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad

profesional correspondiente.
2.1

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Los papeles de trabajo deben cumplir los siguientes objetivos:
1.Contribuir a la planificacin y realizacin de la
auditora.
2.Constituir la fuente primordial para la redaccin del Informe y la
evidencia del trabajo realizado, por ende el soporte y respaldo de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe

3.

Facilitar la revisin y supervisin del trabajo de auditora, permitiendo al

auditor encargado, al supervisor y niveles jerrquicos gerenciales, revisar los


detalles de la labor efectuada por los auditores y efectuar correciones
oportunas.
4.

Servir como antecedente para futuras auditoras. por significar una

permanente fuente de consulta proporcionando datos especficos para


planificar una nueva auditora.
2.2

DMPORTANCLA DE LOS PAPELES DE TRA

BAJO
Su importancia radica en que permiten proporcionar el sustento para el Informe
de Auditora y facilitar a los auditores la conduccin y supervisin del proceso
de la auditora y, adicionalmente, permitir la revisin de la calidad del trabajo
efectuado por el auditor proporcionando al nivel revisor competente las
evidencias que respaldan los juicios significativos del auditor.
La NAGU N 3.50 - PAPELES DE TRABAJO, destaca tales propsitos al
precisar que stos constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento,
ejecucin y el informe de auditora. Del mismo modo precisa que su
importancia radica necesariamente en la observancia del auditor respecto a los
requisitos tcnicos que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse
en elementos de indudable valor.
Independientemente de tales consideraciones, el auditor debe realizar su
trabajo con el debido cuidado y esmero profesional significando la necesidad
de contar con papeles de trabajo tcnicamente elaborados, que contengan la
debida informacin sistemtica, asi como estar documentados con evidencias
suficientes, competentes y relevantes.
Los Papeles de Trabajo deben ser firmados por el personal encargado de su

preparacin, revisin y supervisin.


2.3 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos:
1. Deben ser completos y exactos.
Con el objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos,
opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del
trabajo realizado. La concisin es importante, pero sin perjuicio de la
claridad y la integridad que sobreponen al ahorro de tiempo o papel.
2. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados
Para que de su lectura un auditor experimentado, que no haya
mantenido una relacin directa con la auditora, est en capacidad de
fundamentar

las

conclusiones

recomendaciones

sin

requerir

explicaciones adicionales.
3. Deben ser legibles v ordenados
Para demostrar su valor como evidencia.
4. Deben contener informacin relevante
Esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para
cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
III. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La habilidad tcnica y la destreza profesional del auditor se refleja en el
diseo elaboracin del papel es de trabajo, dependiendo de la
naturaleza de la auditora que realiza. Un auditor es competente, cuando
observa en el desarrollo de su trabajo las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas y las Normas de Auditora Gubernamental, y
denota preocupacin por el cumplimiento del programa de Auditora y
debida sustentacin del examen, lo cual se reflejar en los papeles de
trabajo.
A continuacin, sealamos algunas definiciones y consideraciones
tcnicas, que se debe tener en cuenta para la elaboracin de los papeles

de trabajo.
3.1 TIPOS DE CDULAS
Se ha establecido dos tipos de cdulas de trabajo, cuya descripcin es la
siguiente:
CDULA MATRIZ
Es la principal cdula de trabajo que presenta de manera global los
montos que son objeto de examen y, a partir de la cual se generarn las
cdulas

auxiliares. Asimismo,

sirve

para

ordenar

los

aspectos

examinados en una auditora.


Todas las cdulas matrices deben referenciarse al documento fuente el
cual puede ser el balance general, el estado de ejecucin presupuestal y
las reas o hechos a examinarse, segn el tipo de auditora y los
objetivos establecidos para la misma.
CDULAS AUXILIARES
Son las cdulas de trabajo que se originan en las cdulas matrices y son
empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que
conforman un rubro del balance de comprobacin en una auditora
financiera o, 1 a secuencia del desarrollo de una transaccin operativa
en un rea determinada en la auditora de gestin, estas cdulas a su
vez se pueden denominar cdulas sumarias y cdulas analticas.
Cdulas Sumarial
Son papeles de trabajo que desagrega ia informacin proveniente
de la cdula matriz.
Cdulas Analticas
Son aquellas que sustentan analticamente cada cdula sumaria,
a medida que el auditor verifica las cuentas o secuencias de las
transacciones operativas derivndose como consecuencia de ello
una variedad de cdulas analto generadas secuencialmente, en
apoyo a la informacin sujeta a examen.
3.2 CONSIDERACIONES SOBRE LA ELABORA-CIN DE LOS PAPELES
DE TRABAJO
En la elaboracin de los papeles de trabajo se debe tener
presente las siguientes consideraciones :

1. Cada cdula debe incluir en el encabezamiento:


a) El nombre y siglas de la entidad auditada
b) Tipo de Examen
c) Perodo del examen
d) Titulo de la cdula de Trabajo
2. En la parte inferior de cada cdula de trabajo se debe incluir
dos recuadros para anotar:
1. En el lado derecho el cdigo de acuerdo al ndice que
corresponda.
2. En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que
la prepar y de quien la revis, as como las fechas de
preparacin y de revisin.
3. Las Cdulas de Trabajo deben prepararse a lpiz o lapicero
de color o tinta negra.
4. Su contenido debe ser conciso mostrando relacin directa
con el trabajo realmente ejecutado.
5. Se deben indicar especficamente

las

fuentes

de

informacin que respalden la propiedad de los registro y


operaciones efectuadas.
6. Las aseveraciones que contienen deben estar correcta y
suficientemente respaldadas y sustentadas.
7. La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos.
8. Las cdulas de trabajo deben tener una referencia cruzada
con otros papeles de trabajo relacionados con el programa
de auditora. Una efectiva referencia cruzada disminuye la
necesidad de copiar los datos.
9. Para evitar confusin y complicaciones al archivar los
papeles de trabajo, se debe utilizar una cdula de trabajo
para un slo asunto.
10.
11. Deben ser llenados slo por el anverso.
12. Respecto a la informacin y documentacin obtenida como
listados informticos (autorizados y visados por los niveles
correspondientes) o fotocopias debidamente autenticadas
sobre las operaciones examinadas de la entidad, as como
las confirmaciones de terceros, para ser considerados
como papeles de trabajo debern contar con; marcas de
auditora,

leyenda

conclusiones

del

de

las

auditor,

mismas,
adems

comntanos

estar

codificados

referenciados y firmados o visados por los auditores que


efectuaron el trabajo.
EJEMPLO DE CELUDA DE TRABAJO
Identidad ABC
Examen Especial de 01 Ene al 31 Dic 96
rea de Abastecimientos
Relacin de Compras Seleccionadas
Mes de agosto

ORDEN DE

PROVEEDO

COMPRA
Nro
010

R
Fecha
04.08

DETALLE

IMPORTE

CALCULADORA CASIO

025
14.08
045
24.08
050
31.08
3.3 MARCAS DE AUDITORA

PAPEL FOTOCOPIA
FOTOCOPIA
PAPELERIA DIVERSA

S/. 1.200
2.00
6,000
1,100
8,500

Las Marcas de Auditoria son signos elaborados para identificar y explicar


los procedimientos de auditora ejecutados.
Toda cdula de trabajo debe servir a un propsito, por tanto debe contar
con marcas del trabajo efectuado.
Las marcas bsicas de auditora que se utilizan en los papeles de
trabajo son de dos clases:
a) Con significado' uniforme, son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora.
b) Con leyenda a criterio del auditor, es decir sin significado
convencional.

Se

emplearn

describiendo

obligatoriamente

su

significado en las cdulas respectivas.


A continuacin se indican las reglas para la aplicacin de marcas de
auditora:
a) Las marcas se escribirn exclusivamente con lpiz o lapicero rojo.
b) El supervisor emplear lpiz o lapicero de color distinto para sus
notas, observaciones o modificaciones en los papeles de trabajo.
c) Se incluir en la ultima hoja de cada rubro o rea examinada una

cdula de catorce (14) columnas indicando las marcas utilizadas y su


respectiva leyenda .
d) No debe registrarse una marca de auditora antes de efectuar el
procedimiento correspondiente.
A continuacin se detalla la relacin de algunas mar-cas de auditora de
significado uniforme a ser utilizadas en la elaboracin de los papeles de
trabajo:
SMBOLO SIGNIFICADO

Cotejado
Comprobado correcto
Verificado y revisado con documentacin sustenta teora
Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad y registros

presupustales.
Suma correcta vertical Suma correcta horizontal
Clculo verificado.
Circularizado
Circularizacin confirmada Verificacin fsica
Operacin autorizada
Pago
Posterior
Cobro
Posterior

IV. ORGANIZACINDE LOS PAPELES DE TRABAJO


Conforme lo establecido en la NAGU 3.50, los papeles de trabajo deben
archivarse

debidamente

organizados,

desechando

las

cdulas

innecesarias; estarn ordenados de acuerdo a su naturaleza de forma tal


que permita su comprensin y fcil acceso. Generalmente los archivos
de papeles de trabajo se dividen en:
ARCHIVO PERMANENTE
Se caracteriza por constituir fuente sustancial de informacin actualizada
para las auditoras. Debe ser organizado de acuerdo a la naturaleza de
las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, y a las
necesidades y requerimientos de informacin de la auditora.