1.

- OBJETIVO:
Establecer la normativa para la elaboracin de los documentos del sistema de
Gestin de calidad en base a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y los
establecidos por los talleres y Laboratorios y sus unidades.
2.-ALCANCE:
Es de aplicacin para todos los documentos emitidos del Sistema de Gestin de
Calidad de los talleres y Laboratorios y sus unidades.
3.- BASE LEGAL Y NORMATIVA:
3.1

Norma ISO 9001:2008

3.2

E-GC-PR-02 Control de documentos

3.3

E-GC-PR-03 Control de registros

4.- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

4.1

CGC
Comit de gestin de calidad de talleres y Laboratorios y sus

unidades.
4.2

DOCUMENTO
Datos que poseen significado y su medio de soporte.

4.3

INSTRUCTIVO
Documento que provee informacin detallada sobre como efectuar

los procesos
en forma consistente.
4.4

RAD

Representante de alta direccin del sistema de gestin de la

calidad de talleres y
Laboratorios y sus unidades.
4.5

SGC
Sistema de Gestin de Calidad.

EJEMPLO 4:
ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

COMIT DE GESTION
CALIDAD

REPRESENTANTES DE LA ALTA
DIRECCION

DECANO DE LA FACULTAD DE
EDUCACION

FECHA DE
ELABORACION:

FECHA DE REVICION:

FECHA DE APROBACION:

b. En pginas posteriores:
Todas las hojas de los documento del SGC ; deben tener el siguiente pie de
pgina en letra Arial 8, a excepcin de los registros, formatos, directivas,
reglamentos o manuales que por el origen o naturaleza no se ajusten a la
estructura, los cuales podrn tener formato libre.
6.1.4. Estructura de los documentos
Los documentos del SGC, tal como Procedimientos e Instructivos, debe
mantener la siguiente estru
ctura general, sin embargo las excepciones, que por el origen o la naturaleza
no mantengan la estructura general, podrn ser determinadas por las
necesidades de los responsables de proceso.
6.1.4.1. Estructura de los Procedimiento Documentado
1. OBJETIVO
Establecer el objetivo que se debe lograr con el procedimiento.
2. ALCANCE
Indicar el mbito y/o fronteras para la aplicacin del documento, as como
cualquier factor limitativo.
3. BASE LEGAL Y NORMATIVA
Indicar las disposiciones legales y administrativas con las que est relacionado
el documento y es necesario su uso para la aplicacin del presente documento.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Definicin de los trminos implicados para la aplicacin del instructivo, adems

se detallan las abreviaturas con su significado, debiendo ser presentados en
orden alfabtico, que sern de uso convencional.

5.- LINEAMIENTOS GENERALES

5.1
presente

El RAD y el CGC son los responsables de cumplir y hacer cumplir el

Instructivo asegurando su implementacin y control respectivo.

5.2
Todo el personal de la organizacin que elabora documentos de
Sistema de
Gestin de la calidad es responsable de cumplir lo establecido en
el presente
instructivo.
Elaborado por:

Revisado po:

Aprobado por:

DESARROLLO
6.1 Elaboracin del Documentos
6.1.1. Codificacin de Documentos
El cdigo asignado a cada documento del SGC tiene la
Siguiente estructura:
A-B-C-D
Cuadro 1: Estructura del cdigo
tem
A
B
C
D

DEFINICIONES
Cdigo del macroproceso. Ver cuadro 2
Cdigo del proceso. Ver cuadro 3
Cdigo del tipo de documento. Ver cuadro 4
Numero correlativo segn el tipo de documento que puede
tomar los siguientes valores: 01,02,03,99.

MACROPROCESO
Macroproceso Estratgico
Macroproceso Misional
Macroproceso de Apoyo

CODIGO
A
E
M
A

PROCESO

CODIGO
B

MACROPROCESO ESTRATGICO
Proceso Gestin Estratgica
Proceso Gestin Estratgica
MACROPROCESO MISIONAL
Proceso Gestin Curricular
Proceso Matriculas y Actas
Proceso pedaggicos EA
Proceso Evaluacin
Proceso grados y ttulos
Procesos gestin de prcticas pre
profesionales
Proceso seguimiento del
egresado
Proceso gestin de investigacin
Proceso extensin universitaria y
proyecto social
MACROPROCESO DE APOYO
Proceso gestin de bienes y
servicios

Proceso Gestin del Desarrollo Docente y

Administrativo
Proceso Informacin y Comunicacin
Proceso Gestin de Proyectos y Financiamiento
Proceso Tutora
Proceso Gestin Biblioteca
Proceso Infraestructura y Equipamiento
Proceso Gestin de Laboratorios

GE
GC
GCU
MA
PEA
EV
GT
PP
SE
GI
EPS

GBS

GPH
IC
GPF
TU
GB
IE
GL

Cuadro 4: Tipo de Documentos

TIPO DE DOCUMENTO
Manual
Procedimiento
Instructivos
Otros Documentos

Cdigo c
MN
PR
IN
OD

Ejemplo 1: E-GC-PR-03: Procedimiento control de Registro, del

proceso Gestin de
Calidad del Macroproceso estratgico.

6.1.2. Encabezado de los Documentos

a. Procedimientos, Instructivos y otros documentos:
Todas las hojas de los documentos del Sistema Gestin de Calidad
de la
Facultad Educacin tienen el siguiente encabezado de
identificacin, a
excepcin de reglamentos, directivas o manuales que por su
origen o
naturaleza no se ajusten a la estructura, los cuales podrn tener
libre.

LOGOTIPO
DE
LA FE UNCP

TIPO DE DOCUMENTO
(ARIAL 11, MAYUSCULA Y
NEGRITA)
TIPO DE DOCUMENTO
(ARIAL 11, MAYUSCULA Y
NEGRITA)

Codigo: (Arial 10)

Versin: (Arial 10. Para

un
nuevo
documento
inicia con 01)
Pagina: x de y
(Arial 10)

INSTRUCTIVO

Cdigo. E-GC-IN-01
Version: 01
Pgina: 4 DE 8

b. formatos, registros
Para formatos y registros nuevos y siempre y cuando la estructura del formato
lo permita, se podr usa el siguiente encabezado de lo contrario tendrn
formato libre.
LOGOTIPO DE LA FE UNCP

TIPO DE DOCUMENTO
(ARIAL, MAYSCULA Y
NEGRITA)

Versin: (Arial 8. para un

nuevo documento inicia
con o1)
Fecha de dd.mm aa.
Vigencia: (Arial 8)

Pgina: x
(Arial 8)
Ejemplo 3: Encuesta de satisfaccin de clientes 2015- I
Encuesta de
satisfaccin de clientes
2015- I

Versin: 01
Fecha de
Vigencia: 25/05/15
Pgina: 4

6.1.3. Pie de pgina

a. en la primera pgina:
La primera hoja de los procedimientos, instructivos y otros
documentos debe contener el cuadro de las firmas de elaboracin,
revisin y probacin asimismo el cuadro con el texto la impresin de este
adquiere el estado de COPIA NO CONTROLADA EN LA LETRA 8 Y
NEGRITA.
Elaborado por:
Espacio para firma del
elaborador
Nombre del elaborador
Cargo del elaborador
Fecha de elaboracin:
dd/mm/aa
Todo en Arial 8 y negrita
En caso exista otros
elaboradores, consigna
la informacin con la
misma estructura y
ubicarlos debajo de
esta.

Revisado por:
(Espacio para firma del
revisador)

Aprobado por:
(Espacio para firma del
aprobador)

Nombre del revisador

Cargo del revisador
Fecha de revisin:
dd/mm/aa
Todo en Arial 8 y negrita
En caso exista otros
revisor, consigna la
informacin con la
misma estructura y
ubicarlos debajo de
esta.

Nombre del aprobador

Cargo del aprobador
Fecha de aprobacin
: dd/mm/aa
Todo en Arial 8 y negrita
En caso exista otros
revisores, consigna la
informacin con la
misma estructura y
ubicarlos debajo de
esta.

La impresin de este documento adquiere el estado de COPIA NO

CONTROLADA

5. LINEAMIENTOS GENERALES:
Definir claramente las responsabilidades de las actividades
asignadas en el documento.
NOTA: Es necesario en este punto enfatizar quienes son los
responsables de la aplicacin de las actividades descritas en el
contenido de procedimiento, eso evitara confusiones ala aplicar el
procedimiento.
Tambin se podr definir actividades que enmarcan el desarrollo
del procedimiento.
6. DESARROLLO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
A. Descripcin de actividades
Cuadro de actividades que describe de forma dellada
cada una de las actividades de los procesos se debe considerar la
siguiente estructura

B. Flujograma (Opcional)
Se muestra en un grfico la secuencia de las actividades descritas en el cuadro
de actividades, mostrando tambin los registros de cada actividad si hubiese.
Ejemplo 6: Flujograma del Procedimiento Encuestas de

7. REGISTROS
Se lista como resumen los registros que se mencionan en el cuadro de
actividades (columna derecha).

8. ANEXOS

Se detallan los anexos que irn al final del documento.

Nota: si algn captulo de esta estructura no contiene algn texto, se indica:
No Aplica.
6.1.4.2. Estructura de los Instructivos
1. OBJETIVO
Establecer el objetivo que se debe conseguir con el instructivo.
2. ALCANCE
Indicar el mbito y/o fronteras para la aplicacin del documento, as como
cualquier factor limitativo.
3. BASE LEGAL Y NORMATIVA
Indicar las disposiciones legales y administrativas con las que est relacionado
el instructivo y es necesario su uso para la aplicacin del presente documento.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Definicin de los trminos implicados para la aplicacin del instructivo, adems
se detallan las abreviaturas con su significado, debiendo ser presentados en
orden alfabtico, que sern de uso convencional.
5. RESPONSABLES
Definir claramente las responsabilidades de las actividades asignadas en el
documento.
6. DESARROLLO
Detallar las actividades que se deben desarrollar.
Nota: A diferencia del Procedimiento el instructivo en el punto Desarrollo
podr presentar la estructura que determinen los involucrados de acuerdo a
sus necesidades.
7. REGISTROS
Se lista los registros que se generan como resultado de la ejecucin del
instructivo.
8. ANEXOS
Se detallan los anexos que irn al final del documento.
Nota: Si algn captulo de esta estructura no contiene algn texto, se indica:
No Aplica.
7. REGISTROS
No aplica.

8. ANEXOS
No aplica.