Contenido

Contenido............................................................................................................................ 2
Manejo de archivos............................................................................................................. 3
Manejo de archivos Word Online ..................................................................................... 20
Referencias a otras versiones de Word ............................................................................ 26

Manejo de archivos > 2

Manejo de archivos
Word nos permite crear un nuevo documento en blanco de las siguientes
maneras:
Haciendo clic en el cono Nuevo

de la Barra de herramientas de acceso

rpido.
Haciendo clic en la ficha ARCHIVO

y a continuacin en la opcin

Nuevo. En la vista Backstage encontramos una amplia variedad de modelos

de documentos, agrupados en diferentes categoras: Cartas, Currculo, Fax,
Etiquetas, Tarjetas, Calendarios y En blanco, adems de la opcin de
bsqueda de plantillas en lnea.

Puede crear un nuevo documento en blanco utilizando la combinacin de

teclas Ctrl. + U

Manejo de archivos > 3

Para crear documentos a partir de plantillas debemos hacer clic en la ficha

ARCHIVO, luego seleccionar la opcin Nuevo y elegimos una de las opciones
del rea Plantillas de Office.com.

Word ir proporcionando el nombre de Documento N hasta que se le asigne

un nuevo nombre.

Manejo de varios documentos abiertos

En Word podemos tener varias ventanas de documentos abiertas al mismo
tiempo, pero slo una ser la activa. Para poder activar una u otra debemos
hacer clic en la ficha VISTA, y en el grupo Ventana hacer clic en la opcin
Cambiar ventanas .

Manejo de archivos > 4

Accin:
Cambiar ventanas

A su vez cada uno de los documentos abiertos estar representado por una
ventana emergente que ser visible al posicionar el cursor sobre el icono de la
aplicacin que lo identifica

en la barra de tareas, por lo que, otra forma

de acceder al documento deseado es hacer clic sobre dicha ventana.

Visualizacin de las ventanas

A travs del grupo Ventana de la ficha VISTA tenemos varias opciones para
visualizar las ventanas abiertas.

Accin:
Ver ventanas

Manejo de archivos > 5

La opcin Nueva ventana

nos permite abrir una nueva ventana que

contiene una vista del documento actual.

Si necesitamos colocar en mosaico todas las ventanas de los documentos
abiertos, utilizamos la opcin Organizar todo :

La opcin Dividir

, divide la ventana actual en dos partes para que

podamos ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo, como se
muestra a continuacin:

Manejo de archivos > 6

Para visualizar 2 documentos en paralelo debemos hacer clic en la opcin Ver

en paralelo

, se abrir el cuadro de dilogo Comparar en paralelo, en la

cual debemos marcar uno de los documentos abiertos y hacer clic en el botn
Aceptar.

Accin:
Comparar en paralelo

Manejo de archivos > 7

En la siguiente imagen observamos cmo se visualizan los dos documentos en

vista paralelo:

Guardar un documento
Cuando guardamos un documento, no solamente guardamos el texto que hemos
introducido sino tambin incluimos la configuracin de la ventana y las
caractersticas de presentacin, formatos, etc.

Podemos guardar el documento mediante:

Haciendo clic en el botn Guardar

de la barra de herramientas de

acceso rpido.
Haciendo clic en la ficha ARCHIVO, y luego clic en la opcin Guardar
.

Manejo de archivos > 8

 Haciendo clic en la ficha ARCHIVO, y a continuacin clic en la opcin

Guardar como

Si todava no habamos guardado nuestro documento, al utilizar cualquiera de

estas rdenes, Word nos mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.

Seleccionamos el
lugar donde se
guardar el archivo

Formato en el
Nombre del archivo

cual se guardar
el documento

Guarda una vista en

miniatura del
documento

Manejo de archivos > 9

Con cualquiera de estas rdenes el archivo queda guardado y abierto. Si no

hemos guardado el documento y utilizamos la orden Cerrar de la ficha
ARCHIVO o hacemos clic en el botn de cierre de la ventana del programa

Word nos da la posibilidad de guardar al momento de salir. Con cualquiera de

estas dos rdenes, el archivo quedar guardado y cerrado.
Cuando modificamos el archivo y deseamos guardarlo nuevamente, no se
visualizar el cuadro de dilogo ya que Word asume que guardar el archivo con
el mismo nombre y en el mismo lugar. Si deseamos visualizar el cuadro de
dilogo debemos ejecutar la orden Guardar como

de la ficha

ARCHIVO.
Si le es ms cmodo utilizar el teclado puede ejecutar la orden guardar
presionando las teclas Ctrl. + G, esto tendr el mismo efecto que si ejecuta la
orden Guardar. Para ejecutar la orden Guardar como podr presionar la tecla
de funcin F12.

Si estamos creando un documento para que otras personas puedan leerlo pero
no editarlo podemos guardarlo en formato PDF, XPS o como una pgina web.
Para esto simplemente desplegamos la lista del campo Tipo: del cuadro de
dilogo Guardar como.

Accin:
Guardar en otro
formato

Manejo de archivos > 10

Si guardamos el documento como una pgina web a diferencia del formato PDF
o XPS este no mantiene el diseo de pgina del documento ya que este archivo
se abre en un explorador web y al modificar el tamao de la ventana cambia el
diseo del mismo.
Podemos guardar el documento como pgina web convencional, formato HTML,
o como pgina web de un solo archivo, formato MHTML.
En el formato HTML cualquier archivo adicional como por ejemplo las imgenes,
se almacenan en una carpeta independiente asociada al documento.

En el formato MHTML todos los archivos auxiliares se almacenan junto con el

documento en un nico archivo.

Manejo de archivos > 11

Cerrar documentos y finalizar la sesin de Word

Para cerrar un documento podemos realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
Hacer clic en la ficha ARCHIVO y luego hacer clic en la opcin Cerrar
.
Presionar la combinacin de teclas Ctrl. + F4.

Cualquiera de las rdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero

no el programa.

Para finalizar la sesin de Word ejecutamos cualquiera de las siguientes

rdenes:
Combinacin de teclas Alt. + F4.
Hacer clic sobre el cono Cerrar

de la parte superior derecha de la barra de

ttulo.

Cualquiera de las rdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero

no el programa.

Recuperacin de documentos guardados

Para abrir o recuperar documentos ya creados podemos acceder de dos formas
diferentes:
Botn Abrir

de la barra de herramientas de acceso rpido.

En la ficha ARCHIVO hacer clic en la opcin Abrir

, y luego hacer clic

en el documento deseado.
Cualquiera de estas opciones mostrar la siguiente vista:

Manejo de archivos > 12

Si necesitamos mantener un archivo en la lista de Documentos recientes

hacemos lo siguiente: en la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opcin Abrir.
Con el botn secundario del mouse hacer clic en el archivo deseado y
seleccionar la opcin Anclar a la lista o hacer clic sobre el icono de chincheta
Cuando el documento est anclado en la lista, el icono de chincheta se
presenta de esta forma

Si deseamos desanclar el archivo debemos hacer clic con el botn secundario

del mouse en el archivo y seleccionamos la opcin Desanclar de la lista del
men contextual o hacer clic sobre el icono de chincheta.

Manejo de archivos > 13

Si deseamos quitar un archivo de Documentos recientes, debemos hacer lo

siguiente:
En la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opcin Abrir. Bajo el rea de
Documentos recientes nos posicionamos con el puntero del mouse sobre el
archivo que deseamos eliminar, hacemos clic en el botn secundario del mouse
y elegimos del men contextual la opcin Quitar de la lista.

La cantidad de documentos almacenados en la lista Documentos recientes es

por omisin 25, para modificar esta cantidad hacemos clic en la ficha ARCHIVO
y luego clic en Opciones

. En el cuadro de dilogo que se muestra a

continuacin hacemos clic en la opcin Avanzadas, bajo el rea Mostrar en

Mostrar este nmero de documentos recientes marcamos el nmero de
archivos que deseamos mostrar.

Manejo de archivos > 14

El nmero mximo de documentos que se pueden mostrar en la lista

Documentos recientes es de 50.

Adems de utilizar la lista de Documentos recientes para abrir archivos que

hayamos utilizado podemos agregar una lista de acceso rpido a la barra de
navegacin de archivos Backstage, para esto realizamos los siguientes pasos:
Clic en la ficha ARCHIVO.
Hacer clic en la opcin Opciones.
En el cuadro de dilogo Opciones de Word hacer clic en la opcin
Avanzadas, bajo el rea Mostrar activar la casilla de verificacin Acceder
rpidamente a este nmero de Documentos recientes, y colocamos el
nmero de archivos que deseamos ver.

Manejo de archivos > 15

Debajo de Opciones, en la vista Backstage independientemente de dnde nos

encontremos aparecern vnculos a dichos archivos.

Accin:
Acceso
rpido

Manejo de archivos > 16

Guardar un documento en la web

Adems de las opciones de guardado vistas anteriormente, Word 2013 nos
permite guardar documentos en la web, para esto debemos tener una cuenta de
Office 365 o una cuenta de Microsoft.

Para guardar un documento en OneDrive debemos:

En la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opcin Guardar como.
Hacer clic en la opcin OneDrive.
Hacer clic en Iniciar sesin.

Luego de hacer clic en Iniciar sesin veremos el siguiente cuadro en donde

escribiremos nuestra direccin de correo electrnico y hacemos clic en el botn
Siguiente.

Manejo de archivos > 17

Accin:
Inicio de
sesin
en
OneDriv
e

En el siguiente cuadro ingresaremos nuestros datos de acceso (direccin de

correo y contrasea) y luego hacemos clic en el botn Iniciar sesin.

Accin:
Inicio de
sesin en
OneDrive

Manejo de archivos > 18

Una vez completados los datos, en la vista Backstage veremos nuestro espacio
en OneDrive.

Manejo de archivos > 19

Manejo de archivos Word Online

Como indicramos en la lectura anterior podemos utilizar Word Online para crear
documentos.

Crear un nuevo documento.

Para crear un documento en Office online seguimos los pasos indicados a
continuacin:
1. Para ingresar accedemos a https://portal.office.com. Se mostrar la ventana
de inicio de sesin. En esta ingresamos los datos de nuestra cuenta y
hacemos clic en el botn Iniciar sesin.

Al acceder se visualizan los servicios que tenemos disponibles, tal como se

muestra en la imagen siguiente.
Manejo de archivos > 20

2. Solicitamos la creacin de un nuevo documento lo cual podemos hacer

desde dos lugares diferentes:
Desde la pgina principal, haciendo simplemente clic en el icono de la
aplicacin.

Icono de la aplicacin

Desde OneDrive hacemos clic en la opcin Nuevo. En el men elegimos la

herramienta que deseamos utilizar.

Manejo de archivos > 21

Hacemos clic Documento de Word

3. Cualquiera sea el mtodo que utilicemos para solicitar un nuevo documento,

al ejecutarlo se abrir Word Online, con un documento listo para comenzar a
trabajar.

Cada elemento que agregamos o cambio que realicemos en el documento se

guarda en forma automtica, es por esa razn que no est presente el botn
Guardar como en la aplicacin de escritorio.

Manejo de archivos > 22

Si deseamos trabajar con el documento con la aplicacin instalada en nuestro

equipo debemos hacer clic en la opcin EDITAR EN WORD para editar el
documento en la aplicacin.

Esta opcin tambin la tenemos en la ficha ARCHIVO.

Abrir un documento en Word Online.

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Los archivos creados desde Word Online se guardan en nuestro OneDrive.

Para abrir un documento desde OneDrive:

1. Accedemos a https://portal.office.com e iniciamos sesin con nuestra cuenta,
e ingresamos a nuestro OneDrive.
2. Realizamos una de las siguientes acciones:
Con el botn del mouse hacer clic secundario sobre el documento, de la lista
desplegable elegir la opcin Abrir en Wordd Online
Marcar la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda de la
presentacin, accin que mostrar el botn

, haciendo clic en la

flecha se desplegar un men, en el cual elegimos la opcin Abrir en Word

Online.

Cualquier de estas acciones abrir la presentacin en modo edicin.

Otra forma de abrir una presentacin es hacer clic sobre su nombre. La

presentacin se abrir en Modo lectura. Para editarla debemos hacer clic en la
opcin Modificar documento y seleccionar la opcin Modificar documento
Online.

Manejo de archivos > 24

Cerrar un documento en Word Online

Para cerrar un documento de Word Online simplemente cerramos la pestaa del
navegador que la contiene.

Manejo de archivos > 25

Referencias a otras versiones de

Word
El curso est realizado tomando como eje la versin 2013 de la aplicacin.
Vemos a continuacin algunas refencias a otras versiones de la misma.
Si tenemos instalada la versin 2007 de Word, veremos que el
entorno de trabajo se presenta en forma similar pero no existe la
ficha Archivo, sino que sus comandos estn integrados en el men
del Botn de Office

Botn de Office
Barra de herramientas de acceso rpido

En esta versin las tareas de Crear, Guardar, Cerrar y Abrir una presentacin
se realizarn a travs de las opciones del men del Botn de Office. Tambin
podemos utilizar los botones Nuevo, Guardar y Abrir de la Barra de
herramientas de acceso rpido.

Manejo de archivos > 26

En la versin 2010 de Word, ya no veremos el Botn de Office el

cual ha sido sustituido por la Ficha Archivo.
En esta versin las tareas de Crear, Guardar, Cerrar y Abrir un
documento se realizarn a travs de las opciones del men de la
Ficha Archivo. Tambin podemos utilizar los botones Nuevo, Guardar y Abrir
de la Barra de herramientas de acceso rpido.

Abrir

Guardar

Nuevo

En la versin 2016 de Word, las tareas de manejo de archivos

(crear, guardar, abrir y cerrar) se realizan de la misma forma que en
la versin 2013, utilizando el men Archivo y la Barra de
herramientas de acceso rpido.

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