ETAPAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

TUTOR: MIGUEL ANGEL TOVAR CARDOZO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
INFORMATICA EMPRESARIAL
NRC 2538

ADMINISTTRACION DE EMPRESAS
NEIVA HUILA
2016

ETAPAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

FABIO VELA TRUJILLO

ID 000549694

TUTOR: MIGUEL ANGEL TOVAR CARDOZO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
INFORMATICA EMPRESARIAL

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
NEIVA HUILA
2016

TABLA DE CONTENIDO
1. Introduccin
2. Objetivos
2.1 General
2.2 Especficos
3. Sistemas de informacin ERP
3.1 Etapas
3.2 Ventajas
3.3 Desventajas
4. Sistemas de informacin CRM
4.1 Etapas
4.2 Recursos
4.3 Productos
5. Sistemas de informacin BSC
5.1 Etapas
5.2 Recursos
5.3 Productos
6. Conclusiones
7. Bibliografa

1. INTRODUCCION
De acuerdo a lo visto en las anteriores clases, sabemos que los sistemas de informacin son
utilizados por las empresas que manejan diferentes tipos de recursos, que administran una
informacin para la entrega de un producto.
Los sistemas de informacin que se mencionaran a continuacin son para el desarrollo de
empresas de mercadeo, ventas y finanzas con el fin de lograr un buen desarrollo laboral.
ERP es el proceso de organizacin de toda la informacin y datos de una empresa para
incluirlos en nico sistema.
CRM se centra en el cliente su necesidad y sus hbitos de consumo
BSC es la organizacin de cuatro grandes categoras para la culminacin exitosa de los
objetivos de la empresa.

2. OBJETIVOS
2.1.

Objetivo general

Describir las etapas, recursos y productos que nos brindan los tres sistemas de
informacion: ERP, CRM, BSC.

2.2.

Objetivos especificos

Conocer el funcionamiento de los sistemas de informacion.

Identificar los beneficios de cada uno de los sistemas.
Conocer las ventajas y desventajas de dichos de sistemas.

SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL ERP, CRM Y BSC

3. SISTEMA DE INFORMACION ERP:

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada

para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o
aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la
empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo
evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicacin entre
todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la
informacin que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin
organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Adems,
fuerza la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y generarla de
forma oportuna para la toma de decisiones.

Qu permite el Sistema ERP?

Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:
Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.
Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa.
Acceso a la informacin en tiempo real.
Cmo funcionan los Sistemas ERP

El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual alimenta

a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este
programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los
departamentos y los directivos tambin tienen una computadora en la cual pueden
ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo
puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones
estn realizando.

3.1.

ETAPAS

Implementacin de los Sistemas ERP

a. Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos
que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos
representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los
equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo
de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a
funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los
recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa.
b. Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir
las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta
hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP.
c. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementacin de
un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y
recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades
que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a
seguir.
d. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de
hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que
posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin
nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.
Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe
ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas
empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son
muy conocidas por las personas.
e. Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos, constituye
uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de
informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje

central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que

se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin.
f. Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores
inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para
instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.
g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte
en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de
instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos
realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.
h. Capacitar masa crtica: La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define
como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el
nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulacin del mismo.
i. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin
de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella.
j. Integracin de datos: La integracin de datos consiste en la recopilacin de la
informacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el
momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del
sistema.
k. Ejecucin: Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede
limitar la ejecucin del sistema.
l. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua
retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas
de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas.

3.2.

Ventajas Sistemas ERP

Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso administrativo.

Creacin de una base de datos comn.
Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos.
Reduccin de costos.
Agilizacin en las operaciones del Negocio.
Mejor administracin de la informacin.
Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.
Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.

 Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.

Ventajas Sistemas ERP para cada rea de la Empresa
Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son:
Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un
mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las
cuentas bancarias, generar cheques electrnicos, aceptar pagos y pagar cuentas en
diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo,
producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido.
Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a reducir los
niveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote.
Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin en
cualquier ambiente estandarizando la produccin de altos volmenes con gran
control de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear pronsticos de
produccin y una mejor calendarizacin para la produccin.
Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los
instrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el flujo de
efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera
inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno
como: ventas por regin o periodo.
Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de produccin,
un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los
materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio
correcto.
Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permite
controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los
pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las
entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente.
3.3.

Las desventajas son:

La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y los

procesos.
Es tan complejo que muchas compaas no pueden ajustarse a l.
Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementacin puede
nunca ser completada.

 En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden
presentar problemas en la contratacin.
4. SISTEMA DE INFORMACION CRM

El sistema de informacin CRM, promueve a los clientes para mantenerse leales para
mantener la rentabilidad de la empresa. Las empresas pueden asegurar el ingreso mediante
experiencias positivas para los consumidores antes, durante y despus del punto de venta.
Operacional: Es la manera que sistemticamente se da la informacin a los clientes
de los procesos.
Ventas: automatiza la fuerza en ventas mediante programacin de llamadas, envos
ordenes, generacin de informes y gestin de oportunidades.
Analtico: analiza los datos de los clientes, de esta manera se toman decisiones
frente al diseo y ejecucin del marketing, abarca tambin lo financiero.
Manejo de campaas publicitarias: Elige grupos crticos que de esta manera lleven a
cabo el envi de informacin y materiales por distintos canales.
Colaborativo: usa los datos recolectados de distintas organizaciones para mejorar la
calidad de servicios o productos.

4.1.

ETAPAS

ADQUISICION: Es el inicio a todas las actividades empresariales el conseguir

clientes los cuales busquen favorecerse y utilizar un servicio, como se adquieren los
clientes, mediante la publicidad, recopilacin en diferentes bases de datos y la
realizacin de eventos.

RETENCION: El mantener a los clientes fieles a la compra de nuestros productos

es algo difcil de lograr, pero se logra a travs de membresas VIP, descuentos,
promociones para lograr llamar la atencin de clientes antiguos y nuevos.
EXPANSION: La expansin es mostrarle al cliente nuevos artculos que pueden
lograr satisfacer nuevas necesidades o que simplemente se le obligan a comprar para
aumentar la confianza del cliente con los productos ofrecidos manteniendo al cliente
activamente comprando.
NATURALEZA CLNICA DEL CRM: Se le ofrece diferentes artculos con el fin de
satisfacer las necesidades de los clientes, el cliente compra un producto y al querer
comprar nuevos productos esto es visto para la empresa como si fuera readquirido,

aumentando los ingresos y capital de la empresa, hasta que el cliente desea obtener
artculos diferentes a los de la empresa.

4.2.

RECURSOS:

Los recursos implementados son las TIC que mediante su buen uso podemos optimizar el
contacto de una empresa con sus clientes, llevar de distintas manera la publicidad de los
productos a los clientes, y de esta manera mostrar y atraerlos, como bien sabemos el CRM
es para la atraccin y conservar los clientes para el consumo de los productos.

4.3.

PRODUCTO:

Como producto se obtiene el incremento de ventas de algunas empresas que implementaron

el CRM, aunque otras estadsticas muestran el poco alcance que tuvieron muchos proyectos
con el CRM, el conocer el cliente y aprender de sus necesidades para satisfacerlas.

5. SISTEMA DE INFORMACION BSC.

Podemos definirlo como un mtodo con objetivos claros, para la implementacin a nivel
corporativo visin y estrategia definida. Para implementar este plan estratgico a la
empresa lo importante para llevarlo a cabo es tener en cuenta 4 categoras de negocio,
finanzas, clientes, procesos y valores.

5.1.
ETAPAS:
Conceptos estratgicos: Plan del proyecto, misin, visin, oportunidades y
orientacin del proyecto.
Objetivos, vectores y medidas estratgicas: Modelo de causa y efecto, indicadores y
vectores estratgicos, palancas de valores.
Vectores, metas e iniciativas: Modelo de causa y efecto con vectores y palancas,
indicadores estratgicos, metas por indicador.
Comunicacin, implantacin y sistematizacin: Agenda gerencial del BSC, planes
de accin para detalles, plan de despliegue a toda la empresa, alineacin de
iniciativas y objetos estratgicos.

5.2.

RECURSOS:

Los recursos utilizados por el sistema BSC, la metodologa derivan de la gestin estratgica
de los proyectos propuestos por las empresas, comunicando as a toda la compaa. Las 4
perspectivas ms importantes dentro de una empresa son descritas y desarrolladas por el
sistema de informacin BSC, creando de esta manera un habita de seguridad, la perspectiva
financiera, la de los clientes, los procesos y valores.

5.3.

PRODUCTO:

Las producciones obtenidas por la utilizacin del BSC, son encontrar la metodologa
comn entre las diferentes reas de una compaa creando as una informacin global,
enfocando y alineando a todo el personal con la estrategia de la empresa, enlaza a las
organizaciones mediante las estrategias de las actividades diarias.

6. CONCLUSIONES
Los sistemas de informacin como lo son ERP, CRM, BSC, nicos en cada una de sus
actividades pero que de cualquier forma son de beneficio para las empresas, pero hay que
tener en cuenta la manera en la que se implementa y como se formulan.
Como futuros administradores el uso correcto de estos tres sistemas es de gran utilidad para
la lograr eficiencia y un buen desempeo laboral.

7. Bibliografa
Hashimura, H. E. (26 de 10 de 2016). Obtenido de Fundamentos para
establecer una estrategia CRM:
http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregrado/pluginfile.php/1103203/m
od_resource/content/1/Fundamentos-para-establecer-una-estrategiaCRM.pdf
otros, G. S. (26 de 10 de 2016). documento AECA. Obtenido de
http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregrado/pluginfile.php/1103202/m
od_resource/content/1/nt6.pdf