Cartilha sobre adiantamento explica conceito, cadastro, solicitação e concessão

1
Cartilha Sobre Adiantamento
SALVADOR BA
JULHO DE 2011

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PREFEITO
Joo Henrique Carneiro
SECRETRIO MUNICIPAL DA FAZENDA
Joaquim Jos Bahia Menezes
CONTROLADORA GERAL DO MUNICPIO
Lisiane Maria Guimares Soares
COORDENADORA DE NORMAS, PLANEJAMENTO E INFORMAES GERENCIAIS
Ana Carolina Lins de Castro
CHEFE DO SETOR DE NORMAS E DESENVOLVIMENTO DE PROCESSOS
Raimundo Crispim dos Santos
ARTE FINAL
Rose Mary Nunes Santos
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Controladoria Geral do Municpio - CGM

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SUMRIO
APRESENTAO ................................................................................. 04
CONCEITO DE ADIANTAMENTO ...........................................................
05
CADASTRAMENTO DO SERVIDOR ........................................................
07
SOLICITAO DO ADIANTAMENTO .....................................................
09
CONCESSO DO ADIANTAMENTO ........................................................
11
APLICAO DO ADIANTAMENTO .........................................................
13
UTILIZAO DO CARTO ....................................................................
18
COMPROVAO DAS DESPESAS ..........................................................
23
MODELOS DE DOCUMENTO.................................................................. 26
- DESPESA SEM COMPROVAO ................................................ 27
- REQUISIO DE ADIANTAMENTO ........................................... 28
- DEMONSTRATIVO DE COMPROVAO DE ADIANTAMENTO ..... 29
- RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTNOMO ..............................
30
LEGISLAO PERTINENTE ..................................................................
31
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APRES ENTA O
Objetivando orientar e eliminar dvidas que possam surgir durante o processo de

solicitao, concesso, aplicao e comprovao dos recursos utilizados atravs do
regime de adiantamento e garantir a necessria e indispensvel transparncia, a
Controladoria
Geral
do
Municpio
resolve
disponibilizar
CARTILHA
SOBRE
ADIANTAMENTO.
Nos gastos e desembolsos com recursos pblicos, imprescindvel dar especial

ateno, tambm, s despesas sujeitas a procedimentos simplificados. Isto porque o
gasto da verba pblica, independentemente do valor, dever observar as regras
previstas na Lei n 4320/64 e na Lei n 2184/69, bem como os princpios da legalidade,
da impessoalidade, da publicidade da moralidade e da eficincia, previsto no art. 37 da
Constituio da Repblica Federativa do Brasil.
Finalmente, esta cartilha faz parte de um conjunto de aes que objetivam

aprimorar o controle interno da Administrao Pblica.
LISIANE MARIA GUIMARES SOARES

Controladora Geral
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CONCEITO DE ADIANTAMENTO
"Um sonho sonhado sozinho um sonho.

Um sonho sonhado junto realidade."
(Raul Seixas)
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O QUE ADIANTAMENTO?
Ol servidor!
Voc deve estar se perguntando a respeito das principais alteraes no processo de

adiantamento, pois foi publicada uma nova legislao relacionada ao assunto. Por esse
motivo fizemos esta cartilha numa tentativa de esclarecer as principais dvidas,
respondendo algumas perguntas.
Adiantamento a entrega de numerrio ao servidor para realizao de despesas

que no possam esperar o processo de licitao, como por exemplo, as compras
realizadas em situao de urgncia!
No esquea que o uso do adiantamento no deve se configurar rotina e que

devemos seguir um sistema de concesso, que regulamentado por legislao
especfica, na qual so determinadas as condies para sua concesso, a natureza das
despesas que sero realizadas, o prazo de aplicao e o de prestao de contas.
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CADASTRAMENTO DO SERVIDOR
A alegria est na luta, na tentativa, no sofrimento envolvido.

No na vitria propriamente dita. "
(Mahatma Gandhi)
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COMO SE CADASTRAR?
Antes de solicitar o adiantamento o servidor dever estar cadastrado.
Veja abaixo qual o procedimento.
1 PASSO: O rgo ou entidade na qual voc est lotado dever enviar

Controladoria Geral do Municpio CGM, o Documento de Cadastro contendo seus dados.
Obs.: Somente sero admitidos 02 (dois) responsveis por unidade.
2 PASSO: A CGM analisar o pedido, atravs do Sistema de Gesto Fiscal SGF,

cadastrar o servidor, solicitar o Carto Corporativo ao banco.
Nota: Em se tratando de entidades da Administrao Pblica Indireta, as Gerncias
financeiras solicitaro, diretamente, ao banco o Carto Corporativo, depois de efetuada a
anlise pela CGM.
3 PASSO: Os rgos/Entidades da Administrao Pblica Municipal devero

informar CGM o nmero do Carto Corporativo. A CGM registrar o nmero do carto
no SGF e, finalmente, arquivar o Documento de Cadastro.
ADIANT
AMENTO
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SOLICITAO DO ADIANTAMENTO
"No meio de qualquer dificuldade encontra-se a oportunidade."

(Albert Einstein)
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COMO SOLICITAR O ADIANTAMENTO?
O responsvel pela Unidade Administrativa onde voc est lotado, dever

encaminhar o Documento de Requisio de Adiantamento para a Assessoria de Gesto
Estratgica ASSEG, no caso da administrao direta, ou para a GERAF, quando se
tratar da administrao indireta, contendo o seu nome, matrcula, unidade executora,
especificando o tipo e valor do adiantamento pretendido.
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CONCESSO DO ADIANTAMENTO
Motivao no sinnimo de transformao,

mas um passo em sua direo.
(Autor desconhecido)
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A QUEM PODE SER CONCEDIDO?

Todo colaborador ou servidor pblico credenciado na Prefeitura, que atenda aos
seguintes requisitos:
1. Ter concludo o perodo de estgio probatrio;

2. No estar respondendo a inqurito administrativo;
3. Haver, no mnimo, concludo o ensino mdio;
4. No possuir restrio cadastral junto a entidades financeiras.
VEDADA A CONCESSO:
vedada a concesso de adiantamento:
I ao servidor pblico em alcance;
II ao servidor pblico responsvel por dois adiantamentos.
III - ao servidor que tenha a seu cargo a guarda ou utilizao do material a
adquirir, salvo quando no houver outro servidor na repartio;
IV - ao servidor responsvel por suprimento de fundos e que ainda no tenha
prestado contas de sua aplicao.
1 - Considera-se em alcance o servidor pblico que no prestou contas do
adiantamento concedido dentro do prazo previsto no caput do art. 9 deste Decreto ou
que tenha causado prejuzo aos cofres do Municpio, por apropriao indbita, desvio,
avaria, inutilizao, ou por falta no justificada de bens e valores pblicos, anulando-se a
escriturao da despesa e instaurando-se processo administrativo disciplinar para
apurao da responsabilidade.
CONCEDENDO O ADIANTAMENTO:
Aps analise e deferimento da requisio de adiantamento, o crdito ser efetuado
em nome do servidor requerente.
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APLICAO DO ADIANTAMENTO
"Quanto maior a dificuldade, tanto maior o mrito em super-la."

(H. W. Beecher)
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COMO APLICAR O RECURSO?
O carto corporativo o novo meio de pagamento das despesas com recursos

provenientes de adiantamento. Voc poder utilizar seu Carto Corporativo nos
estabelecimentos credenciados rede VISA para aquisio de bens e servios, ou
efetuar saques em terminais de auto-atendimento do Banco do Brasil.
Lembre-se:
a) Os saques somente devero ser efetuados para cobrir pequenas despesas em
estabelecimentos que no operem com a bandeira VISA.
b) Se voc utilizar terminal de auto-atendimento que no seja do Banco do Brasil,
ser responsvel pelos custos adicionais.
c) O carregamento do carto efetuado pela CGM/GERAF e antes de utiliz-lo,
certifique-se do limite definido para aplicao junto ao rgo de origem.
EM QUE SE PODE GASTAR?

a) Despesas midas:
Materiais de consumo, como: papel, caneta;
Suprimentos de informtica;
Materiais de copa e cozinha;
Analgsicos e primeiros socorros;
Correios e telgrafos...
b) Aquisio de livros, publicaes tcnicas e cientficas, obras de arte ou histricas.

c) Alimentao para o Gabinete do Prefeito e para os Secretrios Municipais,
mediante autorizao do Gabinete do Prefeito.
d) Traslado e deslocamento urbano dos servidores em viagem a servio.
e) Reparo, conservao, adaptao e recuperao de bens mveis e imveis.
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Obs.1: A legislao determina que as despesas com artigos em grande quantidade para
uso ou consumo correro pelos itens prprios, pois no se enquadram como
despesas midas e de pronto pagamento.
Obs.2: No esquecer de solicitar o COMPROVANTE DE PAGAMENTO.
QUAL O PRAZO PARA APLICAO?
Voc tem 60 (sessenta) dias para utilizar o dinheiro. Em caso de impedimento para
aplicao ou concluso da despesa, por motivo de frias, licena ou outras razes, deve
comprovar, imediatamente, o valor aplicado.
Importante:
O prazo poder ser prorrogado por at 30 dias, uma nica vez, desde que no
mesmo exerccio em que foi concedido o adiantamento. A solicitao dever ser dirigida
ao Secretrio ou autoridade equivalente por agente responsvel pelo adiantamento,
mediante justificativa e antes do trmino do prazo para aplicao. Sendo autorizada a
prorrogao do prazo de aplicao, a solicitao dever ser encaminhada CGM para
conhecimento e providncias cabveis.
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QUAIS SO AS FORMAS DE PAGAMENTO?

Para cada documento voc dever utilizar a funo crdito do Carto Corporativo.
Voc poder agrupar algumas despesas e efetuar um nico saque para pagamento,
desde que no ultrapasse o limite de 30% do valor do adiantamento. Exemplo: Voc
pode agrupar despesas com cpia de chave, confeco de carimbos, correios e telgrafos
e outras que no aceitem carto de crdito como forma de pagamento.
Voc tem 5% do valor o adiantamento para realizar despesas
de difcil
comprovao atravs de documentao formal.
COMO RESTITUIR O VALOR NO APLICADO?

Se voc no utilizar o valor sacado do adiantamento (observado o limite de 30% do
valor total do adiantamento), o mesmo dever ser recolhido at o 1 dia til imediato ao
vencimento do prazo de aplicao (dentro do exerccio em que foi concedido o
adiantamento), na Coordenadoria do Tesouro CTE, da Secretaria Municipal da Fazenda
- SEFAZ ou em conta prpria, tratando-se de entidades da Administrao Indireta.
PRESTE ATENO AOS SEGUINTES PONTOS:

a) Anexar o extrato do carto, caso o dinheiro ainda esteja na conta, pois o bloqueio
do saldo ser feito pela CGM/GERAF.
b) Caso o dinheiro tenha sido sacado e no utilizado, se a fonte for Tesouro,
recolher na Coordenadoria do Tesouro (SEFAZ), e no caso de fonte prpria,
deposit-lo na conta indicada pela entidade.
c) Juntar o comprovante do recolhimento ao processo de comprovao do valor no
aplicado.
d) Verificar a legitimidade e integridade das notas e cupons fiscais. Elas devem ser
preenchidas observando-se os padres exigidos.
e) Solicitar a 2 via da RA e guard-la, pois ela faz parte do processo de
comprovao. A RA informa o valor e o item do adiantamento a ser apicado.
f) Os documentos comprobatrios devem ser preenchidos em nome do rgo,
informando tambm o CNPJ e endereo, discriminando o servio ou o material
adquirido e seu respectivo valor, sempre com a mesma grafia e caneta. NO
PODE HAVER RASURAS E BORRES.
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VALORES LIMITES
Art. 3 - Decreto municipal n 21.903/2011.
TIPO DE DESPESA
VALORES EM R$
ELEMENTO DE
DESPESA
Midas
At 800, 00, no podendo

ultrapassar 30% do valor
recebido por despesa.
39-Pessoa Jurdica
Aquisio de livros
tcnicos e obras de arte
At 1.000,00
52-Material
Permanente
Prefeito: 2.800,00
Alimentao
Vice-Prefeito: 1.000,00
39-Pessoa Jurdica
Secretrios: 800,00
Translado e
deslocamento urbano
400,00
Reparo e Conservao
1.000,00
36-Pessoa Fsica
36-Pessoa Fsica
39-Pessoa Jurdica
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UTILIZAO DO CARTO
"Pacincia e perseverana tem o efeito mgico de fazer

as dificuldades desaparecerem e os obstculos sumirem."
(John Quincy Adams)
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O CARTO
O Carto ser emitido em nome do rgo e do servidor devidamente autorizado, de
responsabilidade pessoal e intransfervel, em conformidade com as instrues divulgadas
pela CGM.
COMO CADASTRAR A SENHA?

Voc deve cadastrar uma senha numrica de seis dgitos, que ser sua assinatura
eletrnica.
Ela ser acionada em todas as operaes de saque que realizar. Para segurana e
proteo dos dados, NO EMPRESTE SEU CARTO NEM FORNEA SUA SENHA A
TERCEIROS.
Para cadastrar sua senha voc pode se dirigir a agncia Governo do Banco do
Brasil, munido de seu CPF.
Se voc esqueceu sua senha ou deseja alter-la, procure a agncia Governo do

Banco do Brasil.
DESBLOQUEIO PARA A 1 UTILIZAO

Para sua segurana, o seu carto chegar bloqueado. Para comear a utiliz-lo,
necessrio que voc efetue o desbloqueio, em qualquer terminal de auto-atendimento do
Banco do Brasil, adotando os seguintes passos:
PROCEDIMENTO DE DESBLOQUEIO:
Voc poder desbloque-la em qualquer terminal de auto-atendimento do Banco do
Brasil, utilizando seu Carto e sua senha.
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USO INDEVIDO DO CARTO:

Como medida de segurana contra eventuais fraudes, aps trs tentativas de
utilizao sem que haja a confirmao dos dados pelo Banco sua senha ser bloqueada.
PASSO A PASSO PARA DESBLOQUEAR A SENHA DO CARTO:
1. No terminal de auto-atendimento, passe o seu Carto no local indicado;

2. Na tela inicial, selecione OUTRAS OPES e na tela seguinte, selecione a opo
20 (SENHAS);
3. Selecione a opo: DESBLOQUEAR;
4. Selecione a opo: CARTO;
5. Aparecer na tela o seguinte aviso: Informe sua senha com ateno. Em
caso de erro, o desbloqueio s ser efetuado na sua agncia;
6. Ser solicitada, ento, a digitao de sua senha;
7. Passe novamente o seu Carto, no local indicado;
8. Aguarde pela mensagem final de que a transao foi realizada com sucesso.
EXTRATO:
Sempre que desejar conferir suas operaes com o seu Carto voc poder emitir o
extrato em qualquer terminal de auto-atendimento do Banco do Brasil.
Passo a passo para emitir o extrato do carto:
1. No terminal de auto-atendimento, passe ou insira o seu Carto no local indicado

da mquina;
2. Na tela inicial, selecione a opo: EXTRATO DE CARTO DE CRDITO.
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SOLICITAO DA 2 VIA DO CARTO:
A solicitao de segunda via do Carto ocorre nos seguintes casos:

a) Os dados do NOME ou RGO constantes do Carto esto incorretos;
b) O Carto no funciona quando colocado na mquina ou no caixa eletrnico;
c) Troca de nome do servidor por motivo de casamento, separao judicial,
divrcio,
desde
que
nome
tenha
sido
alterado
junto
Unidade
correspondente;
d) Danos com o carto decorrentes : queima, dobra, manipulao indevida, uso de
abrasivos, produtos qumicos, ou materiais cortantes e perfurantes;
e) Situaes em que se danifiquem o dispositivo magntico.
f) Alterao de senha (Gerao automtica de outro carto, sem a necessidade de
pedir a Central de Atendimento).
OBS: Nos casos a at e, solicite a Central de Atendimento a emisso de

segunda via.
CUIDADO COM O CARTO:

Seu Carto Corporativo de uso pessoal e intransfervel. Ao receb-lo, assine-o e
tenha os seguintes cuidados:
Guarde-o em local seguro;

Proteja-o de objetos metlicos, pontiagudos e campos magnticos: ms,
telefones celulares, microcomputadores, etc;
Evite deix-lo em local mido ou exposto ao sol.
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PERDA, EXTRAVIO, FURTO OU ROUBO DO CARTO:
As ocorrncias de furto, roubo, extravio ou perda devem ser imediatamente

comunicadas Central de Atendimento ao Usurio e posteriormente CGM
Controladoria Geral do Municpio.
A partir da sua comunicao, seu Carto ser bloqueado e voc receber um

nmero de ocorrncia. Guarde-o, pois ele a identificao e o comprovante de seu
pedido de bloqueio.
Ao receber o seu pedido de bloqueio, o atendente perguntar se voc deseja que

seja emitida segunda via do Carto. Em caso positivo, o novo Carto ser encaminhado
para a Agncia Governo Salvador, para posterior entrega, ao prprio servidor.
CENTRAL DE ATENDIMENTO AO USURIO

BB CARTES
Ligao gratuita
4004-1011
Banco do Brasil
Agncia Governo Salvador (BA)
(71) 3320-5508 ou 3320-5529
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COMPROVAO DAS DESPESAS
Os princpios mais importantes podem e devem ser inflexveis."

(Abraham Lincoln)
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COMO FAZER A COMPROVAO DOS GASTOS?

Voc j aplicou o dinheiro do adiantamento, agora chegou o momento de
comprov-lo.
Para isso, necessrio que voc tenha em mos todos os comprovantes para
montar o processo, seguindo os passos abaixo:
1 PASSO: Emitir o DCA Demonstrativo de Comprovao de Adiantamento.

Voc dever relacionar as despesas em ordem cronolgica e, aps o preenchimento
completo do demonstrativo, imprim-lo em duas vias, datar e assinar.
O modelo do DCA estar disponvel na Internet no site: www.sefaz.salvador.ba.gov.br
2 PASSO: Anexar ao processo a 2 via da RA Requisio de Adiantamento.
3 PASSO: Juntar os comprovantes das despesas realizadas, seguindo a mesma

sequncia cronolgica.
Os documentos comprobatrios podem ser notas, cupons fiscais, DANFs e notas

fiscais eletrnicas, em nome do rgo ao qual foi prestado o servio, ou fornecido o
material, e recibo em caso exclusivo de pessoa fsica.
Importante: Notas fiscais simplificadas devem vir acompanhadas da relao de

mercadorias e preos.
OBS: No so admitidas rasuras ou borres!
Os comprovantes devem estar atestados, datados e assinados pelo servidor

designado no rgo.
4 PASSO: A conciliao bancria agora mais simples. Basta o extrato do carto

no qual houve o crdito e, se houver o comprovante de depsito do saldo de
Adiantamento. Sempre que desejar conferir as operaes com o seu Carto, voc dever
solicitar o extrato em qualquer terminal de auto- atendimento do Banco do Brasil.
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Lembre-se de que o recolhimento do saldo sacado e no aplicado dever ser em nome

da Coordenadoria do Tesouro-SEFAZ, ou depositado na conta corrente indicada pela
entidade, at o 1 dia til aps o trmino do perodo de aplicao.
5 PASSO: Anexar os comprovantes de recolhimento das retenes na fonte: ISS e

Contribuio para a Previdncia Social.
6 PASSO: Anexar o Recibo de Pagamento de Autnomo (RPA), no caso de

adiantamento para reparos e conservao (elemento 36).
7 PASSO: Enviar o processo de comprovao ao Protocolo.
IMPORTANTE:
Caso
haja
evidncias
de
irregularidades
no
processo
de
comprovao
do
adiantamento, o agente responsvel ser notificado pela CGM, admitindo-se o prazo

mximo de 05 (cinco) dias teis para que seja respondida a notificao.
No sendo cumprido o prazo estabelecido no pargrafo acima, a CGM ou a Unidade

Gestora notificar a Unidade Administrativa, passando a considerar, a partir da
notificao, o agente responsvel em alcance.
OBSERVAES FINAIS:
Voc dever solicitar SEPLAG o tombamento, quando se tratar de materiais
sujeitos ao Registro Patrimonial, e anexar a comprovao de sua solicitao ao processo.
Quando se tratar de despesas midas de difcil comprovao, ser necessrio que

voc preencha a declarao de DESPESAS SEM COMPROVAO, assine e solicite o visto
do chefe do setor.
Ateno:
Voc tem at 30 dias aps o prazo de aplicao para fazer a prestao de contas.
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MODELOS DE DOCUMENTOS
QUE SERO UTILIZADOS
As faanhas enchem o corao de presuno perigosa; os erros obrigam

o homem a recolher-se em si mesmo e devolvem-lhe aquela prudncia
de que os sucessos o privaram."
(Franois Fnelon)
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LEGISLAO PERTINENTE
Lei Federal 4.320 de 17/03/1964

Lei Municipal 2.184 de 07/01/1969
Decreto Municipal N 21.903 republicado no DOM de 13/07/2011.
Instruo Normativa 03/2011/SEFAZ
_________________________________________________________________________________________________________________

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Cartilha Sobre Adiantamento

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CONCEITO DE ADIANTAMENTO ...........................................................

CADASTRAMENTO DO SERVIDOR ........................................................

SOLICITAO DO ADIANTAMENTO .....................................................

CONCESSO DO ADIANTAMENTO ........................................................

APLICAO DO ADIANTAMENTO .........................................................

UTILIZAO DO CARTO ....................................................................

COMPROVAO DAS DESPESAS ..........................................................

- DESPESA SEM COMPROVAO ................................................ 27

- REQUISIO DE ADIANTAMENTO ........................................... 28

- DEMONSTRATIVO DE COMPROVAO DE ADIANTAMENTO ..... 29

- RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTNOMO ..............................

LEGISLAO PERTINENTE ..................................................................

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Objetivando orientar e eliminar dvidas que possam surgir durante o processo de

Nos gastos e desembolsos com recursos pblicos, imprescindvel dar especial

Finalmente, esta cartilha faz parte de um conjunto de aes que objetivam

LISIANE MARIA GUIMARES SOARES

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"Um sonho sonhado sozinho um sonho.

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Adiantamento a entrega de numerrio ao servidor para realizao de despesas

No esquea que o uso do adiantamento no deve se configurar rotina e que

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A alegria est na luta, na tentativa, no sofrimento envolvido.

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Antes de solicitar o adiantamento o servidor dever estar cadastrado.

Veja abaixo qual o procedimento.

1 PASSO: O rgo ou entidade na qual voc est lotado dever enviar

2 PASSO: A CGM analisar o pedido, atravs do Sistema de Gesto Fiscal SGF,

3 PASSO: Os rgos/Entidades da Administrao Pblica Municipal devero

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COMO SOLICITAR O ADIANTAMENTO?

O responsvel pela Unidade Administrativa onde voc est lotado, dever

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Motivao no sinnimo de transformao,

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A QUEM PODE SER CONCEDIDO?

1. Ter concludo o perodo de estgio probatrio;

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COMO APLICAR O RECURSO?

O carto corporativo o novo meio de pagamento das despesas com recursos