1 ADMINISTRAGAO DE RECURSOS MATERIAIS 1.1 UM POUCO DE HISTORIA Apesar do homem primitivo jé utilizar, sem nenhuma técnica, al- gumas das fungdes de Administragdo de Materiais, esse ramo da administracao veio sofrer um grande impulso somente aps a Re- volugao Industrial. Até entao, as pequenas e médias organizacoes nao faziam uso de grandes quantidades de itens para a produgao de bens e servigos. O surgimento da maquina fez com que as organizacoes fossem obrigadas a mudar os pressupostos conceitos de gerenciamentos até entao utilizados. A tecnologia e a automagao agora se colo. vam a servico das organizagées, (forgando inclusive os adminis- tradores a mudarem os seus conceitos) com relacao as atividades de administracao. Com a méquina, surgem também as grandes organizacoes, o aumento e a diversificacao da producao de bens e servicos e a necessidade da utilizagao de técnicas especificas para controle desses bens. © surgimento da Administragio Cientifica com Taylor e Fayol, posteriormente otimizada pelos seus seguidores, deu uma nova concepgao de administragao. Surgiam assim novos métodos de gerenciamento e com esses métodos a primeira estrutura geren- cial, mais tarde adaptada a todos os ramos da Administracao. As fungées ja bastante utilizadas - como Compra, através do processo de troca uma vez que até entao nao havia a moeda, Ar- mazenamento e, em fungao deste posteriormente, Controle de Es- toques -, eram objetos de profundos estudos, ADHINISTRAGRO DE LOGISTICA INTEGRADA aAssim, segundo o prof. Renaud Barbosa da Silva’, surgiam nos Estados Unidos e na Franca os primeiros estudos, com objetivo de criar e definir padrées técnicos com relagao a melhor maneira de se utilizar a fungao Compra. Com base nesses estudos foram criadas as primeiras associagées profissionais especializadas, como a National Association of Purchasing Management (NAPM) e a Compagnie des Chefs d’Approvisionement et Acheteurs de France. E assim, surgiam, também, os primeiros problemas com relagao a forma de armazenar e controlar estoques. Posteriormente, aparecem outras atividades ligadas ao ciclo de “material” como: Classificagao de Material, Movimentacao de Ma- terial, Transporte de Material e Controle de Qualidade algumas, ainda hoje, consideradas objeto de pesquisas, as quais pretendemos mostrar. 1.2 CONCEITOS IMPORTANTES Para iniciarmos 0 nosso estudo sobre Administragéo de Recursos Materiais, gostaria de colocar aqui alguns conceitos necessarios. Esses conceitos tém como objetivo facilitar didaticamente o enten- dimento pelo leitor interessado no assunto. Comegamos entao pelo conceito de Administragao. O Que é Administragéo0? Existem varias definigdes de Administragdo e sabemos que em cada definigado ha sempre algo a ser colocado. Isso significa que nenhuma dessas definiges pode ser considerada completa, sento vejamos. = Administracao 6 manter 0 ambiente interno e externo a mpre- sa, onde individuos, em grupos organizados, possam trabalhar eficientemente com vistas 4 consecucao de metas do grupo. = Administracao € organizar, planejar, controlar, dirigir e desig- nar pessoas. 1. Renaud Barbosa da Silva é professor da FGV ¢ consultor, exerce atividades na Grea de Administragao de Materiais desde 1969, foi Presidente da ABAM (Associa- lo Brasileira de Administragio de Materiais), tem alguns livros langados como: Teoria da Administragao de Material, Introducao a Técnica de Compras e Administracao de Material ~ Teoria ¢ Pratica. 2 ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADAm— Administragdo 6 a ciéncia que tem como finalidade atingir os objetivos do grupo com o menor custo de tempo, dinheiro, material e desconforto. = Administragao 6 fazex certo por meio de pessoas. a Administracao € fazer através das pessoas Como vimos, sempre foi colocada alguma palavra a mais ou a menos, com objetivo de dar um sentido mais amplo a definicao de Administracao. Nao tenho aqui pretensao de dar uma definigao real e tinica de Administragao, particularmente gosto da primeira, mas sim, mostrar que a definigdo de Administragao depende muito do prisma em que tivermos analisando ou até mesmo da linha de teoria (Cientifica, Humanista ou Comportamental) que seguimos. Essa colocagae vem exatamente porque quando da definic¢ao de Administragéo de Recursos Materiais pretendo analogicamente jetivo exclusivamente de tirar um conceito mais universalizado, que torne facil a compreensio didati se anteriormente. Assim continuamos a colocar aqui, mai conceitos e significados, O Que é Material? Podemos definir Material de varias maneiras mas escolhemos aqui apenas quatro significados dos dicionarios de dois importantes estu- diosos da \ngua portuguesa, Aurélio Buarque de Holanda e Pedro Celso Luft. Segundo Aurélio, a palavra Material significa: Conjunto dos objetos que formam uma obra, construgao. Um conjunto de bens patrimoniais passiveis de utilizacao ow ainda que podem ser aplicados em beneficio da arganizacao. Para Pedro Celso Luft, a palavra Material é: Tudo relativo a matéria. Equipamentos, utensilios, etc, necessarios para um determina do fim. Para entendermos melhor ainda esses conceitos e significados, vamos definir a palavra matéria, segundo Luft: [ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADA 3Matéria é aquilo de que sao formados os corpos ou o que ocupa lugar no espaco; substincia, A definigao do que seja “matéria” daa entender, e ainda deixa muito claro, que tudo que ocupa lugar no espago ou toda substan- cia que forma um corpo pode ser considerado “Material”. Em tese, podemos dizer que o homem pode ser considerado “material”, ja que é composto de “matéria” e como tal ocupa lugar no espaco. Ainda para reforcar essa colocagdo, sabemos que em alguns casos isso é posto explicitamente, como por exemplo as organi- zagées militares. O exército é uma das organizacdes mais antig: do mundo, e até hoje se refere aos seus reservistas e a todo o seu contingente como “material humano”. E ai existe uma relagio mui- to forte com Administragéo de Recursos Materiais, ja que como “material humano” o reservista recebe um ntimero (ou um cédigo), é tratado por esse mimero, apés cumprir seu papel como reservista € colocado a disposigao por um certo periodo (em estoque) e aps esse periodo é descartado (como material obsoleto). Portanto, apés os significados e os conceitos aqui colocados do que seja Administragao e Material, podemos agora entrar no assunto que j4 ha algum tempo € motivo de pesquisa e de mui ta polémica por parte das organizagGes, principalmente no Brasil, geralmente por falta de conhecimento do assunto ou mesmo falta de interesse em investir no que foi denominado de Administragao de Recursos Materiais, envolvendo também em nivel de controle, a parte patrimonial das organizagoes. 1.3 O CONCEITO DE ADMINISTRAGAO DE RECURSOS MATERIAIS Com base nos conceitos dados, vamos aqui conceituar de trés ma- neiras Administragao de Recursos Materiais: Administragao de Recursos Materiais € um conjunto ambiental constituido por todos os érgdos da empresa, interagindo entre si, proporcionando condigées necessdrias a uma atuagao inte- agrada ¢ eficiente, com objetivo de atender convenientemente as necessidades operacionais da empresa. “ [ADMINISTRAGKO DE LOGISTICA IVTEGRADAAdministragao de Recursos Materiais é manter um ambiente interno na empresa, onde os materiais organizados tém como Jfinalidade atingir os objetivos do grupo com 0 menor custo de tempo, dinkeiro e desconforto. Administragao de Recursos Materiais é organizar, planejar, controlar materiais eficientemente com vistas a consecucio das metas do grupo. Por analogia, poderiamos considerar ambos os conceitos como definitivos; mas 0 objetivo aqui é provar didaticamente que qual- quer um deles depende do prisma em que estivermos analisando a questao, como foi colocado anteriormente. Desta forma, gostariamos de dar aqui um conceito genérico, ainda nao definitivo, e assim te- riamos: Administragao de Recursos Materiais é utiligar os principios baisicos de Administragao, com um padrao de qualidade sis- tematica, com a finalidade de bem aplicar os recursos finan- ceiros € materiais, destinados as atividades operacionais de uma organizagao, seja de natureza industrial, comercial ou de servigas. Quando colocamos esse conceito, destacamos duas palavras, que consideramos como chave, para a eficiéncia de qualquer orga- nizagao: qualidade sistematica. O que é ter Qualidade Sistematica? ‘Vivemos hoje uma nova era, que alguns estudiosos denominam de Revolugao do Conhecimento e outros de Revolugao da Inteligen- cia: as pessoas aprenderam a perder seu individualismo, o progres so técnico modifica radicalmente as profissdes, os computadores substituem as pessoas, os robés dao outro sentido a produgao, a qualidade nao 6 apenas um fendmeno passageiro, nem tio pouco uma técnica japonesa de gerenciamento, o cliente torna-se mais exigente, © concorrente tem que ser vencido e nao combatido, 6 preciso mudar. A Administragéo de Recursos Materiais, como ferramenta ge- rencial, tem que acompanhar essas mudancas. Mudangas, por par- [ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADA Sste de nossos empresarios, dos pressupostos conceitos de gerencia- mento dos estoques, com vistas ao atendimento das necessidades basicas da organizagao e dos seus colaboradores, seja no ambiente onde executam as tarefas ou na maneira com que as executam e até mesmo em relacao aos equipamentos que utilizam na movimenta- Gao de materiais, tudo com objetivo de bem atender o cliente. E quem 6 0 cliente da drea de materiais? Voltando ao dicionario, encontramos algumas definig6es de cliente: “Cliente pode ser simplesmente um fregués’. Ou ainda em relagdo ao advogado: “cliente pode ser 0 consti- tuinte”. Cliente em relagao ao médico pode ser 0 doente O cliente € toda e qualquer pessoa que necessite de nossos servicos. Seja o fregués que precisa do produto que sai da linha de producdo, ou ainda o empregado que requisita a matéria-prima para produzir esse produto. Seja o doente que através do médico ne- cessita do medicamento on equipamento cirirgico no hospital ou ainda a atendente que requisita esse medicamento ou equipamento cirirgico para amenizar de uma forma ou de outra a dor daquele doente, pode ser ainda 0 constituinte que através do advogado se utiliza de papéis, leis etc., para defender ou acusar, todos tém que ser atendidos dentro de um padrao de qualidade com muita eficacia. Hoje é impossivel pensar em padrao de qualidade em Admini tragdio de Recursos Materiais sem a concepgao de sistema ja que, como atividade tipicamente fim, ela deve estar interligada como sistema a todas as areas da empresa. E 0 que é um Sistema? Sistema é a composigao de uma série de itens (Hardware, Software e Elementos Humanos) relacionando-se ¢ alinhados para operar, com objetivo de cumprir uma dada missio. Ainda partindo do conceito de Sistema, é possivel identificar dentro das empresas uma série de sistemas ou subsistemas, que interagem entre si formando grandes sistemas integrados: 16 ADMINISTRAGRO DE LOGISTICA INTEGRADAPORIENCEA Ja BUD SROs Sistema de Administragao de Recursos Humanos; Sistema de Administragao Econdmico e Financeiro; Sistema de Administracao da Producao; Sistema de Engenharia de Produtos; Sistema de Engenharia de Processo; Sistema de Administragéo de Marketing; Sistema de Administracao da Informagio, e Sistema de Administragéo de Material De acordo com 0 conceito de Sistema, podemos agora dar a concepgiio de Sistema de Administracao de Material. O prof. Renaud Barbosa da Silva, define Sistema de Adminis- tragdo de Recursos Materiais como um conjunto de fungGes con- tinuas, correlatas ¢ interdependentes operacionalizaveis através de normas, procedimentos e técnicas especificas e apoiadas em uma estrutura organizacional integrada, com objetivo de atender, nas melhores condigées técnicas, econdmicas e comerciais as necessi- dades em material de uma empresa. O prof. Renaud afirma, ainda, que temos como funcées relacionadas entre si, no Sistema de Ad- ministracao de Materiais na maioria das empresas: = Classificacao de Material; = Geréncia de Estoques; = Aquisigio; m Armazenamento; =~ Manuseio de Material; = Movimentagao de Estoques; = = Transporte de Material; m —Contiole dos Materiais Excedentes, Obsoletos e Inserviveis; = Controle de Qualidade. [ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADA y1.4 UMA NOVA VISAO DO SISTEMA DE ADMINISTRACAO DE MATERIAL O que pretendemos aqui é dar uma nova visio do Sistema de Ad- ministracao de Material que, a partir de agora, denominamos de Sistema de Administracao de Logistica Integrada. Dentro desse sis- tema visualizamos com quatro subsistemas: o subsistema suprimen- tos, o subsistema produgao, o subsistema marketing ¢ o subsistema distribuicaio, monitorado através de um Sistema de Informacio. = Subsistema Suprimentos formado pelas fungées: Patriménio, Aquisicao de Material, Classificagao de Material e Gestao de Estoques. = Subsistema Produgio formado pela fungio: PCP - Planeja- mento e Controle da Produgao. = Subsistema de Marketing, formado pelas fungdes: Marketing e Servico a Cliente. & Subsistema Distribuicao, formado pelas funcdes: Transporte, Embalagem e Armazenamento. O que é um Sistema de Administragao de Logistica Integrada? Sistema Administragao de Logistica Integrada é a composigao de uma série de subsistemas interdependentes, operacionalizavel, que se relacionam entre si e com o meio ambiente, por meio de um Sistema de Informacées, com objetivo de atender com qualidade as necessidades da organizagao. Como mostra a Figura 1 a seguir: & Suprimentos Produgao Sistema de Informagao oO sat a Marketing Distribuigo Figura 1 - Sistema de Administracdo de Logistica Integrada. 8 AOMINISTRAGKO DE LOGISTICA INTEGRADAEsses subsistemas interligados e bem gerenciados farao com que a organizacao ganhe mais em produtividade e conseqiiente- mente seja mais competitiva. 1.5 ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADA As empresas manufatureiras tém sido tradicionalmente estruturadas ou organizadas através de silos funcionais; Compras, Manufatura, Distribuigao, Finangas, e Marketing\Vendas. Isto encoraja o desen- volvimento de especialistas e, por sua vez, estratégias funcionais que criam uma grande restriggo no ambiente atual, caracterizado por um ntimero de desenvolvimento que severamente pressionam as operagées, conforme abaixo: Tempo de ciclo de vida curto do produto; Proliferagdo de produtos e opgdes; Expectativa incrementada de produtos e servigos ao cliente; Avangos em tecnologia e produtos incluindo informacao; Globalizacao; Competigao acirrada local e global. Estas mudancas tém direcionado para as seguintes estratégias: a Planejar e gerenciar o movimento e fluxo dos materiais do for- necedor até o cliente para se ajustar A demanda do mercado; = Incrementar o nivel do servico ao cliente; a Reduzir o tempo total de atendimento; Incrementar a qualidade total; Reduzir os custos totais; = Planejar e investir em novos produtos e¢ tecnologias de proces- sos para tornar-se competitivo; = Desenhar para a manufaturabilidade. Estas estratégias tem dirigido os fabricantes a olhar através das responsabilidades e métados de gerenciar 0 fluxo dos materiais ao longo da cadeia logistica. Muitas empresas esto vendo agora o pla- nejamento e movimento dos materiais do fornecedor até o cliente como uma funcao integrada de logistica e nao em fungoes tradicio- nalmente separadas em silos. /ADMINISTRAGRO DE LOGISTICA INTEGRADA 19A logistica é a organizacao do fluxo dos materiais, desde o fornecedor até o cliente final. O processo envolve todas as fun- ges de Compras, Planejamento e Controle da Produgao (PCP), distribuigao e exige um fluxo efetivo de informagées e uma estrita conformacao com as necessidades dos clientes. Esta definigdo indica que os produtos (matérias-primas, pro- dutos semi-acabados e acabados) devem ser transportados de dis- tancias variadas entre pontos de suprimentos, plantas, areas de estocagens e mercados, e este arranjo deve ser feito para suportar com seguranga e em quantidades suficientes, a fim de se conseguir antecipar as necessidades da organizacao. Além disto, esta defini- cao indica que 0 fluxo da informago é uma responsabilidade da logistica. O objetivo da logistica é incrementar a utilidade pela liberacao do produto certo, nas condigGes, prazos, quantidades, locais, clien- tes e custos solicitados. O sistema da logistica € composto de uma rede formada de instalagdes e informagdes que executam varias funcées, a fim de conseguir um eficiente fluxo de produtos, onde se inclui transferéncia, estocagem, manuseio e comunicagao. Pode- mos também desenhar a logistica como um conjunto de nés e suas ligages. Podemos colocar a evolugao da logistica em trés estagios: 1) A geréncia vé sua missao no controle do transporte de pro- dutos acabados. Esta orientagdo é operacional, com énfase principal no armazém. Acelerar a carga de trabalho do dia 6 essencial. Os esforcos so para melhorar as operacdes com pouca atencao na anilise total do sistem; 2) O enfoque no gerenciamento dos materiais tem a missio de integrar a distribuicdo dos produtos acabados e 0 controle do transporte. Agora a orientacao é gerencial, as atividades so planejadas e controladas como parte do processo de distribui- cdo fisica. Para conseguir incremento as funcées se associam ao marketing e a manufatura. 3) O enfoque no planejamento integrado tem a misao de inte- grar 0 processo logistico total, combinando a distribuigao fisica e a administracgao dos materiais como parte do esforgo total da corporacdo. A orientagao se volta para os pontos estratégicos 20 ADMINISTRAGAO DE LOGISTICA INTEGRADApara perseguir oportunidades apresentadas pelas mudancas do ambiente externo. Os relacionamentos eficazes dentro da logistica seguem os ca- minhos abaixo: = cliente adquire um item. As informagoes da venda e da posigao dos estoques sao transmitidas por telecomunicagao 4 manufatura. = A manufatura determina a data do proximo embarque. = Aordem de embarque para o item é enviada com um rétulo cédigo de barras afixado 4 embalagem. = Uma noticia de embarque é enviada ao comprador por teleco- municacdo avisando-o sobre quando e quanto sera recebido. m= O pagamento pode ser baseado nesta noticia ou no recebi- mento dos produtos. = Uma coordenacio do movimento do material e a definigao do frete é definida. = Um sistema de rastreabilidade e relat6rios de progresso é rea- lizado desde o embarque até o recebimento. = Todos os movimentos relacionados com a transacao sio arqui- vados via EDI. =O pagamento do frete é efetuado em fungao do recebimento do item. Assim teremos como objeto de estudo na primeira parte do livro, até o Capitulo 5, a Administragao de Logistica Integrada, inicialmente 0 subsistema Suprimentos com as fungdes: Patrimd- nio, Aquisigao, Classificagaio e esto de Estoques, e em seguida, o subsistema Produgao, com a fungao Planejamento e Controle da Produciio, o subsistema de Marketing, com Marketing e Servigo a Cliente e finalmente o subsistema Distribuigdo, com as funcée: Transporte, Embalagem e Armazenamento. Na segunda parte, a partir do Capitulo 6 até o Capitulo 8, apresenta-se como os concei- tos de Logistica, Tecnologia da Informacio e 0 Supply Chain Mana- gement fazem interfaces como o que denominamos de Sistema de Administragio de Logistica Integrada. ADMINISTRACKO BE LOGISTICA INTEGRADA a