SGCF-01.

03

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA

DE GESTIN DE CALIDAD

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Cdigo
Referencia
4.4.3 ISO
SGAP-04.06

14001:2004,
5.5.3 AS 9100C,
4.4.3 OHSAS
18001:2007

COMUNICACIN
1. OBJETIVO:
Definir los mtodos y criterios para la comunicacin interna y externa en relacin a
temas que involucren los sistemas de Gestin con los que cuenta Kirbymex.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la comunicacin interna dentro de la organizacin y la
comunicacin externa, recibir, documentar y responder a las comunicaciones
pertinentes de las partes interesadas

3. DEFINICIONES:
Comunicacin
Se refiere a la difusin sistemtica de aquellas actividades relativas a la identificacin,
control y seguimiento de los aspectos ambientales del SGA.
Partes Interesadas Externas
Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental de una
empresa.
Comunicados (Documentos) de Origen Externo
Es cualquier documento mediante el cual las partes externas interesadas, presentan
queja solicitan informacin, respecto a los aspectos ambientales significativos y/o al
SGA de KirbyMex.
Participacin: Intervencin en un suceso, en un acto o en una actividad.
Consulta: Bsqueda de informacin en una fuente de documentacin para
aprender una cosa o para aclarar una duda.

Medio de difusin: Medio por el cual se comunicara la informacin.

Frecuencia: Plazo de tiempo en que se ha de llevar a cabo la comunicacin.
Responsable: Encargado de generar la informacin y de comunicarla por el
medio definido.

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COMUNICACIN
Puntos a difundir: Informacin que es publicada para su comunicacin.
4. RESPONSABILIDADES:
Es Responsabilidad del encargado de comunicacin la aplicacin de este
procedimiento.
Es responsabilidad del Gerente de RH la correcta y oportuna aplicacin de este
procedimiento
Es responsabilidad de Gerentes o Jefes de rea la entrega en tiempo y forma de la
informacin a comunicar.

5. DESARROLLO:
5.1 COMUNICACIN INTERNA ENTRE LOS DIVERSOS NIVELES Y FUNCIONES
DE LA ORGANIZACIN
La comunicacin interna garantiza que todos los mandos y empleados
comprendan los Sistemas de Gestin, conozcan los riesgos as como los Objetivos
del Sistema y puedan contribuir a cumplir las Poltica declaradas y a la mejora
continua.
5.2 COMUNICACIN CON LOS SUBCONTRATISTAS Y OTROS VISITANTES AL
LUGAR DE TRABAJO.
Todo contratista o subcontratista asiste a la pltica de comunicacin del
reglamento de Seguridad para
Contratistas y Sub-contratistas, Plan de
contingencia, Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos y Aspectos generales y
pertinentes sobre Kirbymex.
ACTIVIDADES RELACIONADAS A RECIBIR, DOCUMENTAR, Y RESPONDER A
LAS COMUNICACIONES PERTINENTES DE LAS PARTES INTERESADAS
EXTERNAS.
ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

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Vigilancia
I.

Recibir y canalizar al rea correspondiente los comunicados de origen externo

como:
a. Requerimientos de Autoridades competentes,
b. Comunicados provenientes de la comunidad cercana.
c. Cualquier otro relacionado con los grupos de inters

Representante del SGA.

Da de alta el comunicado en el formato SGAF-19 LlSTADO DE CONTROL DE
COMUNICADOS DE ORIGEN EXTERNO CON PARTES INTERESADAS.

Responsable del rea a la que se dirige el comunicado.

I.
II.
III.

Convoca a reunin a las partes interesadas que tengan influencia en el

contenido del comunicado.
En su caso genera el plan de seguimiento al comunicado, esto puede incluir la
generacin de acciones correctivas y preventivas
Da seguimiento a la respuesta interna del comunicado y gestiona el envo de la
informacin, esto puede incluir:
a) Envo de respuestas por canales oficiales (incluyendo el medio de envo,
paquetera, e-mail, recepcin en ventanilla, recepcin en Kirbymex por parte
de la autoridad, etc.) de acuerdo a lo establecido por la dependencia que
solicita la respuesta.
b) Envo de respuestas escritas a otras partes interesadas, por ejemplo a la
comunidad.

IV.

En su caso integra la evidencia de la recepcin de la respuesta al comunicado,

de la parte interesada externa.

V.

Da seguimiento a la respuesta del comunicado recibida por la parte interesa

externa.

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COMUNICACIN
VI.

Realiza el cierre del comunicado, en su caso se deber asegurar que se integre

la evidencia de la respuesta al comunicado. Definir la responsabilidad de
resguardo de esta evidencia.
Nota: La comunicacin con el Cliente est definida en los procesos de Calidad, Costos, Control
de Produccin..

5.3 DESICIN SI SE COMUNICA O NO EXTERNAMENTE INFORMACIN ACERCA

DE SUS ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
5.3.1 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

Direccin
I.

A travs de un comunicado del sistema de Gestin ambiental, la direccin de

Kirbymex documenta su decisin de comunicar o no externamente informacin
acerca de sus aspectos ambientales significativos.
Representante del SGA

II.

Mantiene el documento con la decisin de comunicar o no externamente

informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos, emitida por la
direccin.

III.

En el caso de que se reciba un comunicado externo solicitando informacin

acerca de los aspectos ambientales significativos, el Representante del SGA,
convocar a una sesin extraordinaria con la Direccin, para evaluar la
decisin de proporcionar la informacin solicitada por partes externas
interesadas.

5.4 Los medios de comunicacin interna formales estn definidos en el Anexo 1

de este procedimiento.

6. REGISTROS:
SGAF-19 Listado de Comunicados Externos.

7. REFERENCIAS:

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SGAP-06 Comunicacin interna

8. ANEXOS:
Anexo1 .

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Medio de Difusin.

Puntos a Difundir

Lonas

Misin - Visin - Poltica De Calidad - Poltica ambiental Poltica de Seguridad - valores, lay out
-Identificacin de fluidos conducidos por tubera

Gafetes

Poltica De Calidad - Poltica ambiental - Poltica de Seguridad KPS Misin -Otros

Tablero Informativo de operacin

por rea

Resultados de cada rea (calidad, produccin, seguridad)

Tablero de comunicacin interna

-Avisos en Gral. Organigrama de RH -Ruta de transporte Cumpleaos del mes - Otros

Tableros informativos rea de

checador

Informacin del SGA, SGC, SST, Avisos generales.

Protector de Pantalla (opcional)

Poltica Calidad - Poltica Ambiental Politica de Seguridad Misin Visin Valores

Pagina Web

Misin - Visin - Poltica De Calidad - Poltica ambiental Politica de Seguridad Video Institucional
Productos y Servicios

Dialogos de Mejora

Informacin indicadores PQVC

Induccin al personal

Introduccin a la compaa, SGC, SGA, SST, KPS, Historia Condiciones Generales RIT
Prestaciones Sistema Epicor

Junta de revisin por la direccin

Resultados del Sistema de Gestin (Indicadores )

Junta de WAR ROOM

Resultado de indicadores

Correo Electrnico

Informacin en Gral.

Junta mensual de resultados

Resultados del rea (Delivery interno y externo, PPMs internos y externos, 5S, Quejas del cliente,
Accidentes/Incidentes)

Memorndums o comunicados
impresos

Informacin segn requiera

Revista Interna y TVs

Fundamentos, KPS, Seguridad, Medio ambiente, Reflexiones, Cumpleaos, Aniversarios en la

empresa, Clientes, Puestos, etc.

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Tabla de Cambios
Revisin

Fecha

00

23/04/10

01

21/05/10

Descripcin

02

29/06/10

03

30/07/10

04

14/04/11

05

08/01/13

06

06/04/15

Emisin de la versin inicial

Modificaciones a secciones varias derivadas de la primer auditora interna
al SGA
Se incluyeron actividades ligadas al manejo de documentos
(comunicados) de origen externo.
Se indexaron las secciones de las actividades del procedimiento de tal
forma que correspondan al orden de los requisitos de comunicacin
establecidos por la Norma ISO-14001:2004
Se incluye dentro del proceso de comunicacin interna la difusin del
formato SGAF-24 Matriz de Funciones, Responsabilidad, Autoridad y
Competencia
Se referenca parte de la comunicacin interna como induccin, cursos
capacitaciones, al SGAP-03 Funciones, Responsabilidades y Autoridad,
Competencia, Formacin y Toma de Conciencia.
Se definen claramente las responsabilidades de la realizacin de cada
actividad
Se incluye dentro de la comunicacin interna el tablero de Comunicacin
Interna
Se agrega procedimiento SGAP-06 comunicacin interna, se cambia el
formato SGAF-19 listado de comunicados externos.
Se integran los 3 Sistemas (Calidad, Ambiental y Seguridad)

Elabor

Revis

Autoriz

Coordinador SGA

Gerente de RH

Director General