CLAVE: INMP05-1

REV.: 5

LA EMPRESA, S.A. DE C.V.

TTULO:

PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR

DOCUMENTOS Y DATOS
EMITE:
LDER DE CALIDAD

APROB:
GERENCIA ADMVA. DE VENTAS

APROB:
GERENCIA DE VENTAS

PG.:
1 / 12
FECHA:
15/02/02

1.0 OBJETIVO.
Controlar los documentos y datos que se generen para el cumplimiento de los requisitos especificados en el Sistema de
Calidad de La Empresa
2.0 ALCANCE.
Todos los documentos y datos de la estructura documental del Sistema de Calidad Vigente y los documentos de origen
externo (Normas, manuales, otros) de La Empresa, S.A. de C.V.
3.0 RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD.
3.1 Elaborador y/o Responsable del Documento.
3.1.1 Elaborar y/o modificar los documentos de acuerdo a la Poltica y Objetivos de Calidad, a sus actividades
particulares y a los requisitos solicitados para el cumplimiento del modelo de Aseguramiento de Calidad
vigente, solicitar apoyo al Lder y/o Asistente de Calidad en caso de requerirlo.
3.1.2 Implantar los procedimientos que llegaran a sufrir algn cambio o modificacin derivados de las acciones
correctivas y/o preventivas, auditorias de calidad (internas y externas) y/o para mejoras continuas del
Sistema de Calidad, solicitando al Lder de Calidad que genere un programa de capacitacin para tal efecto,
como lo indica el Procedimiento para Detectar Necesidades de Capacitacin y Capacitar INMP18-1.
3.1.3 Regresar al Lder y/o Asistente de Calidad todos los documentos y formatos obsoletos, conservando solo los
correspondientes a la ltima revisin (ver INMP05-1-L1), asegurando as que los formatos utilizados en su
rea sean los vigentes.
3.1.4 Proponer la estructura, formato, distribucin, control y mantenimiento cuando se requiera elaborar cualquier
otro documento diferente a un procedimiento y que requiera controlarse (Ejemplo: Manuales, Listas etc.),
para darle codificacin se utilizar la Gua para la Codificacin a los documentos (ver ANEXO 5), para los
Procedimientos tambin podr proponer la Distribucin del mismo.
3.1.5 Asegurar la conservacin de los documentos de los que es responsable, mantenindolos en buen estado y
haciendo un uso correcto de los mismos.
3.2

Lder y/o Asistente de Calidad.

3.2.1 Elaborar y mantener actualizada la Lista Maestra INMP05-1-L1 para el control de los documentos, la cual
estar accesible y disponible para el personal que requiera consultarla, segn se indica en la distribucin de
la misma, dicha lista especificar la clave, nombre, distribucin, Fecha de Emisin y No. de Revisin
vigente, as como elementos mnimos.
3.2.2 Retirar documentos obsoletos ya sean Procedimientos, Manuales y/o Secciones de estos de las reas de
operacin destruyndolos inmediatamente para asegurar su uso no intencionado, el original de la revisin
anterior se reemplaza de la carpeta de originales por la revisin actualizada, se sella de CANCELADO la
revisin anterior y se archiva en la carpeta de documentos CANCELADOS como referencia o antecedente y
destruye la que se encuentre en la carpeta de documentos CANCELADOS. En el caso de las Normas NMXCC-004:1995 y NMX-CC-001:1995, cuando estas ya no sean vigentes no sern destruidas ya que son
documentos de consulta, nicamente se sellarn con el sello de CANCELADO y sern puestas en la carpeta
de CANCELADOS.

Distribucin: Gerente Administrativo de Ventas, Gerente de Ventas, Jefe de Personal, Jefe de Operaciones, Supervisor de Ventas, Almacenista de Vaco,
Almacenista de Lleno, Jefe de Refrigeracin, Jefe de Mantenimiento, Sub-jefe de Servicio, Almacenista de Refacciones y Publicidad, Almacenista de
Mobiliario, Encargado de HPT, Encargado de MP Automotriz, Encargado de Anuncios Luminosos, Secretaria de Ventas, Facturacin, Liquidadora,
Contador General, Coordinador del Sistema de Calidad, Lder de Calidad y Asistente de Calidad
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3.2.3 Verificar que todas las revisiones pertinentes de los documentos estn disponibles en los lugares donde son
efectuadas las operaciones. Verificar que las jefaturas y/o personal que tenga documentacin controlada del
Sistema comparta la informacin de sus documentos con el personal a su cargo (ayudantes de reparto,
tcnicos de refrigeracin, etc.)
3.2.4 Proporcionar una copia de los documentos correspondientes del Sistema de Calidad (Procedimientos,
Manuales y Listas), a partir del original y de acuerdo con la Lista Maestra, identificando los mismos con el
sello de COPIA CONTROLADA cuando sea solicitado por los siguientes motivos:

Perdida o robo de documentos.

Dao o ilegibilidad del documento.

Cuando se incorpore una persona mas al rea.

Cuando sea solicitado por los Gerentes.

3.2.5 Controlar por medio de la Lista Maestra INMP05-1-L1, todos los documentos del Sistema de Calidad
incluyendo los de origen externo que se utilicen dentro del mismo (cuando proceda).
3.2.6 Identificar los documentos de origen externo (ver punto 3.6.3) con un sello de COPIA CONTROLADA y
con una etiqueta que indique el nombre y el puesto de la persona a quien esta asignada, excepto los dibujos
y/o datos del cliente (ver punto 3.6.5)
3.2.7 Proporcionar el acceso a la documentacin de Respaldo del Sistema de Calidad al personal que lo requiera,
siempre y cuando las Gerencias lo autoricen (autorizacin verbal).
3.2.8 Respaldar la estructura documental del Sistema de Calidad en dispositivos de almacenamiento de datos
(disquetes, CDS, Zips, etc.) conservando solo la Revisin vigente, identificndolos con una etiqueta que
indique los documentos respaldados y su No. de Revisin.
3.2.9 Reproducir y sellar como COPIA NO CONTROLADA, los documentos solicitados por una persona
externa o que intervenga en el Sistema de Calidad, que no se encuentre en la distribucin de la Lista
Maestra, cuando se considere pertinente y/o cuando lo autoricen los Gerentes
3.2.10Consultar a la Agencia Certificadora durante las auditoras peridicas de seguimiento, los cambios de las
Normas ISO 9000. Adems asegurar la conservacin y resguardo de las Normas NMX-CC-004:1995 y
NMX-CC-001:1995 y mantenerlas disponibles para su consulta.
3.2.11Supervisar que los cambios en los documentos sean revisados y aprobados por las mismas funciones que
desarrollaron la revisin y aprobacin del original.
3.2.12Registrar en el formato Lista de Cambios INMP05-1-F2 (ver ANEXO 2) los cambios hechos a los
documentos, (por ejemplo CAMBIOS, NATURALEZA DEL CAMBIO, SECCIONES AFECTADAS etc.)
3.3 Gerente Administrativo de Ventas / Gerente de Ventas.
3.3.1 Aprobar los documentos antes de su emisin, asegurndose que cumplan con la Poltica y Objetivos de
Calidad establecidos; y apoyarse en el Lder y/o Asistente de Calidad para asegurarse tambin que cumpla
con el Modelo de Aseguramiento de la Calidad vigente, plasmando su firma en el rea indicada en el
documento
3.3.2 Asegurar el resguardo y conservacin de los ejemplares de las Normas NMX-CC-004:1995 (ISO9002:1994) y NMX-CC-001:1995 (ISO-8402:1994) que poseen para su consulta.
3.3.3 Evaluar y decidir la aplicacin de los cambios que procedan, determinar los pasos necesarios y los tiempos
estimados para ello cuando sufra algn cambio el Modelo para el Aseguramiento de la Calidad.
3.4 Encargado de MP Automotrz.
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3.4.1 Respaldar la informacin generada en el Sistema MP, en dispositivos de almacenamiento de datos CDS., se
utilizarn dos CDS., uno ser para respaldos diarios durante una semana, esta actividad se har sustituyendo
la informacin de los das de la semana anterior por los das de la semana en curso, el CD. restante se
utilizar para respaldar el ltimo da del mes, la informacin mensual deber guardarse por un periodo de un
ao, sustituyendo la informacin del mes actual por la del mismo mes del ao anterior. Los archivos que se
respaldan tienen una extensin de MDB.
NOTA: En estos respaldos tambin se conserva el Registro para la Rastreabilidad de
Refrigeradores (No. de Serie.)
3.5 Facturista y Liquidadora.
3.5.1 Respaldar la informacin generada por el departamento de Liquidacin y Facturacin (Sistema General de
Ventas); en dispositivos de almacenamiento de datos CDS. Se respaldara en un CD. La informacin
generada al termino del da debiendo ocupar toda la capacidad del Cd. es decir en un solo CD. pueden
respaldarse de 2 a 4 das dependiendo de la informacin generada, cuando el CD. Este totalmente ocupado se
volver a usar respaldando sobre los das anteriores los das siguientes, adems se respalda el ultimo da del
mes en un CD. identificndolo con la fecha del da que se respaldo, dicho respaldo es el mensual y ser
conservado en el rea, una vez que el CD. Contenga el ao completo se mandar a Archivo Muerto donde se
conservar un ao ms.
NOTA: En estos respaldos tambin se conserva el Registro Revisin del Pedido (INMP09-1-R1)
3.6 General.
3.6.1 La revisin a los Procedimientos y/o Documentos del Sistema de Calidad, se har como resultado de una
auditoria interna o externa, por acciones correctivas y/o preventivas y/o por mejoras al Sistema de Calidad,
para que en caso de proceder realizar los cambios requeridos.
3.6.2 Asegurar que los documentos que maneja correspondan a la ltima revisin del Sistema de Calidad segn la
Lista Maestra. Queda prohibido el uso de documentos con revisiones anteriores o diferentes a las marcadas
en la Lista Maestra INMP05-1-L1 o que no tengan los controles necesarios establecidos en este
procedimiento (sellos, firmas, etc.)
3.6.3 En el caso de que hubiese la necesidad de controlar documentos de origen externo, estos debern ser
identificados con el sello de COPIA CONTROLADA y su disposicin y tiempo de conservacin deber ser
determinado por los Gerentes y/o Lder de Calidad establecindolo en la Lista Maestra de acuerdo a los
indicadores necesarios.
NOTA: Actualmente los nicos documentos de origen externo son las Normas NMX-CC-004:1995.
3.6.4 Para todos aquellos documentos de origen externo, (incluidas las normas), cuya actualizacin sea necesaria,
el usuario de tales documentos deber consultar con la instancia correspondiente y comunicar al Lder de
Calidad y a los Gerentes, el posible impacto en el sistema y la conveniencia de su aplicacin, siendo las
Gerencias las nicas responsables de autorizarlo.
3.6.5 Se consideran tambin documentos de origen externo adicionales a las Normas NMX-CC-004:1995 (ISO9002:1994) y NMX-CC-001:1995 (ISO-8402:1994), aquellos dibujos y/o datos proporcionados por el
cliente, dichos documentos se controlarn de la siguiente manera:

Dibujos: Cuando sean proporcionados en una hoja esta deber ser engrapada a la Orden de
Trabajo correspondiente y ser manejada de acuerdo al control que se indica en el
Procedimiento para Dar Servicio de Anuncios Luminosos INMP19-3 y/o Procedimiento
para dar Servicio de Rotulacin INMP19-4.

Datos: Cuando sean proporcionados de manera verbal y/o escrita sern plasmados en la
orden de trabajo correspondiente, si fuesen entregados como documento sern engrapados a
la misma Orden de Trabajo con el correspondiente control el cual se indica en los
Procedimientos de Servicios.

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NOTA: En caso de perdida y/o dao de estos documentos (dibujos o datos) antes de la prestacin del
servicio, debern ser solicitados nuevamente al cliente y solo se aceptaran documentos y/o datos con estas
caractersticas.
3.6.6 Se aplicara el Procedimiento para Implantar Acciones Correctivas y Preventivas INMP14-1 en los siguientes
casos:

No pueda resolver el Jefe o Encargado de rea.

Requiera recursos que no estn a su alcance.

Detecte algn incumplimiento al proceso de trabajo y/o a lo establecido en la documentacin

correspondiente.

Impida el levantamiento de algn registro de calidad.

Cuando otra rea impida o retrase el desempeo de las actividades.

El problema afecte el cumplimiento de la Poltica y Objetivos de Calidad.

Detecte una mejora al proceso y/o cambio al mismo.

3.6.7 En caso de que por obsolescencia se requiera cambiar o modificar un formato, no ser necesario cambiar la
revisin del procedimiento, slo se sustituir la pgina correspondiente cambiando la imagen del formato
obsoleto por el vigente, dichos cambios se registrarn en la Lista de cambios y en la Lista de Entrega de
Documentos; adems se dar la capacitacin respectiva de acuerdo al INMP18-1.
3.6.8 Los formatos externos proporcionados por Asociaciones, instituciones, o proveedores, se manejarn por
medio de los anexos incluidos en los Procedimientos correspondientes y no ser necesario codificarlos como
se indica en el Procedimiento para Elaborar y Revisar Procedimientos.
3.6.9 Los respaldos contenidos en disquetes, Zips y CDs, debern estar identificados con una etiqueta que
indique la informacin que contiene y el periodo respaldado.
4.0 DEFINICIONES.
4.1 Documento: Son todos aquellos procesos, especificaciones, datos o acuerdos contenidos en algn medio escrito,
impreso o electrnico que se encuentran en trmite o validez actual
4.2 Documento Obsoleto: Todos aquellos documentos que no sean vigentes o actualizados.
4.3 Estructura Documental: Todos los documentos que se encuentren dentro del Sistema de Calidad mencionados
en la Lista Maestra (como pueden ser Manual de Calidad, Procedimientos, Manuales de Mantenimiento, Listas,
Planes, Registros).
4.4 Copia Controlada: Documento que tiene como objetivo transmitir informacin actualizada que se genera de la
revisin y se encuentra registrado dentro de la Lista Maestra.
4.5 Copia No Controlada: Documento que tiene como objetivo transmitir informacin sin la actualizacin que se
genera de la revisin.
4.6 Cancelado. Documento original obsoleto utilizado como antecedente, referencia y/o consulta.
4.7 Lista Maestra: Lista que contiene informacin actualizada de los documentos: clave, nombre, responsable del
documento, revisin, etc.
4.8 Elaborador y/o Responsable del Documento: Persona asignada de la agencia para documentar o proponer un
procedimiento, responsable de conjuntar toda la informacin relacionada con el tema que se est tratando y
proponer a la agencia a travs de un documento la forma en cmo se hacen las cosas para tener un buen sistema
de calidad y cumplir adecuadamente con la Poltica y/o Objetivos de Calidad. El elaborador no necesariamente es
la nica persona que domina esta informacin.
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4.9 MP (Mantenimiento Preventivo): Software que sirve para llevar el control, planeacin de los mantenimientos
automotrices y de refrigeracin, instalaciones de anuncios, adems de llevar el control administrativo de los
almacenes de refacciones y Comodatos para Mobiliario.
5.0 REFERENCIAS / ANEXOS.
5.1 ANEXO 1 Formato para Lista Maestra INMP05-1-F1.
5.2 ANEXO 2 Formato para Lista de Cambios INMP05-1-F2.
5.3 ANEXO 3 Formato para Lista de Entrega de Documentos del Sistema de Calidad INMP05-1-F3.
5.4 ANEXO 4 Ejemplo de Sellos de la Base Documental.
5.5 ANEXO 5 Gua para la Codificacin de Documentos.
5.6 Procedimiento para Elaborar y Revisar Procedimientos INMP05-2.
5.7 Procedimiento para Implantar Acciones Correctivas y/o Preventivas INMP14-1.
5.8 Procedimiento para Detectar Necesidades de Capacitacin y Capacitar INMP18-1.
5.9 Procedimiento para dar Servicio de Anuncios Luminosos INMP19-3
5.10 Procedimiento para dar Servicio de Rotulacin INMP19-4
6.0 DESARROLLO.
6.1 Elaborador y/o Responsable del documento.
6.1.1 Determina la necesidad de generar un nuevo documento o modificar uno ya existente.
6.1.2 Propone la modificacin del documento o un nuevo documento que considere necesario derivado de las
acciones correctivas y/o preventivas, auditorias de calidad (internas y externas), para mejoras continuas del
Sistema de Calidad y/o por carecer de consistencia con las operaciones que se realizan en el proceso,
guindose para su elaboracin en el Procedimiento para Elaborar y Revisar Procedimientos INMP05-2,
siempre y cuando se trate de procedimientos.
6.2 Elaborador y/o Responsable del Documento y Lder y/o Asistente de Calidad.
6.2.1 Estudian la sugerencia presentada, si determinan que las modificaciones o la creacin de un documento
nuevo impacta de manera positiva para el funcionamiento efectivo del Sistema de Calidad, es coherente con
la Poltica y Objetivos de Calidad y con el Modelo de Aseguramiento de la Calidad vigente, el Lder y/o
Asistente de Calidad apoyar al Elaborador del Documento para su elaboracin, siguiendo lo establecido en
el procedimiento INMP05-2 (cuando se trate de elaborar Procedimientos) y contina en el punto 6.3.1. en
caso contrario contina en el siguiente punto
6.2.2 En caso de no ser factible, se explicaran las causas de la no-procedencia de los cambios o creacin del
nuevo documento y terminara el flujo.

6.3 Gerente Administrativo de Ventas y Gerente de Ventas.

6.3.1 Revisan los cambios sugeridos al documento existente o la propuesta para crear un documento nuevo y
verifica que estos cumplan con la Poltica y/ Objetivos de Calidad. Si lo autoriza firma y pasa al punto 6.5.1;
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si no lo aprueba por contener errores o tener observaciones, continua en el siguiente punto. Si determinan
que los cambios son improcedentes pasar al fin del flujo.
6.4 Elaborador y/o Responsable del Documento y Lder y/o Asistente de Calidad.
6.4.1 Realizan modificaciones conforme a observaciones hechas por las Gerencias, y pasa al punto 6.3.1.
6.5 Lder y/o Asistente de Calidad.
6.5.1 Actualiza la Lista Maestra INMP05-1-L1 (ver ANEXO 1) por la integracin de un nuevo documento o por la
modificacin a un documento ya existente.
6.5.2 Registra en el formato Lista de cambios, los cambios que sufrieron los documentos (ver ANEXO 2), solo en
el caso de que los documentos existentes hayan sufrido modificaciones.
6.5.3 Programa curso de capacitacin de acuerdo al Procedimiento para Detectar las Necesidades de Capacitacin
y Capacitar INMP18-1.
6.6 Elaborador y/o Responsable del Documento.
6.6.1 Imparte curso de capacitacin de acuerdo al INMP18-1.
6.7 Lder y/o Asistente de Calidad.
6.7.1 Reproduce los documentos nuevos o modificados segn lo haya establecido en la Lista Maestra
INMP05-1-L1.
6.7.2 Sella los documentos a distribuir con la leyenda COPIA CONTROLADA (ver ANEXO 4).
6.7.3 Distribuye los documentos conforme a lo especificado en la Lista Maestra INMP05-1-L1, entrega los
formatos nuevos o los que sufrieron modificaciones, solicita el documento anterior y lo destruye
inmediatamente para asegurar su uso no intencionado; Finalmente, llena la Lista para la Entrega de
Documentos del Sistema de Calidad (ver ANEXO 3).

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7.0 DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO PARA CONTROLAR DOCUMENTOS Y DATOS
ELABORADOR YO
RESPONSABLE DE DOC.
A

LDER Y/OASISTENTE
DE CALIDAD
B

GERENCIAS
C

DOCUMENTOS

INICIO
6.1.1
Determina la
necesidad de
modificar o generar
un nuevo documento
6.1.2

6.2.1
Estudian la
sugerencia y
determinan

Propone cambios o
nuevo documento

Procede

si

No
6.2.2
Explica las causas de
la no procedencia
6.4.1

6.3.1

B1

Realizan
modificaciones

Revisan la propuesta

observaciones

Autorizan

6.5.1
Actualiza Lista
Maestra

si

6.5.2
Registra los cambios
que sufri el
documento

no

B2

Lista Maestra
INMP05-1-F1

Lista de Cambios
INMP05-1-F2

6.5.3
Programa curso de
capacitacin

6.6.1
Imparte Curso
6.7.1
Reproduce
documentos segn
Lista Maestra

Lista Maestra
INMP05-1-L1

6.7.2
Sella documentos de
"COPIA
CONTROLADA "
6.7.3
Distribuye
documentos
conforme a Lista
Maestra

B1

FIN

Lista para la Entrega

Documentos del
Sistema de Calidad
INMP05-1-F3

B2

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ANEXO 1
Formato: Para Lista Maestra
CLAVE: INMP05-1-F1

REV.
APROBO:

CLAVE

DISTRIBUCIN

NOMBRE

Sumas por Columna

PAG.
FECHA __________
CONTROL

No. COPIAS

No.

GERENTE DE VENTAS

RESPONSABLE

IDENTIFICACIN

GERENTE ADMINISTRATIVO DE VENTAS

REVISIN

LIDER DE CALIDAD

FECHA

EMITE:

Total

INMP05-1-F1

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ANEXO 2
Formato: Para Lista de Cambios
CLAVE: INMP05-1-F2

FECHA:_________
FECHA DE
CAMBIO

PROCEDIMIENTO

CAMBIOS

NATURALEZA DEL CAMBIO

SECCIONES AFECTADAS REVISION

ACTUAL

FECHA DE

RESPONSABLE

EMISION

INMP05-1-F2

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ANEXO 3
Formato: Para Lista de Entrega de Documentos del Sistema de Calidad
CLAVE: INMP05-1-F3

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ANEXO 4
Ejemplo: Sellos de la Base Documental

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ANEXO 5
Gua para la Codificacin de Documentos

Los documentos debern codificarse de acuerdo a la siguiente tabla. Todos los documentos debern empezar con las siglas
IN y continuar con las letras marcadas dependiendo el documento; excepto los que tienen 00, asterisco, Y, YY y X.
En Lugar de 00 se deber anotar el nmero que corresponde al punto de la norma al que se da cumplimiento.
En lugar del asterisco, se debern anotar las siglas de las letras representativas del departamento al que pertenece el manual
(ver Lista Maestra INMPO5-1-L1).
En lugar de la letra Y, se deber anotar el nmero consecutivo del Procedimiento (de acuerdo al punto de la Norma); en
lugar de YY, se deber anotar el nmero consecutivo de formato, registro o lista.

MANUAL

PROCEDIMIENTO
PUNTO DE LA
NORMA
PLANES

PROGRAMAS
LETRAS
REPRESENTATIVAS
SEPARADOR
NO. CONSECUTIVO
DE PROCEDIMTO.
SEPARADOR

LISTA

FORMATO

REGISTRO

NO. CONSECUTIVO

NO. DE SECCION

DOCUMENTOS

La empresa

En lugar de la letra X, se deber anotar el nmero de seccin del manual correspondiente.

IN

PG

YY

00

PROCEDIMIENTOS
MANUALES
FORMATOS
PROCEDIMIENTO
FORMATO MANUALES
REGISTROS
LISTAS
PLANES
PROGRAMAS

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