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ANALISIS DE PROGRAMACION DEL PROCESO DE

PARADAS DE PLANTA
DESCRIPCIN:
En este trabajo se actualiz el manual del Proceso de Paradas de Planta de
Procesos con el fin de proporcionar una gua a los involucrados, sobre las diferentes
fases y actividades que se deben llevar a cabo para un desarrollo efectivo de dicho
proceso, cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e
integridad de la empresa.
El manual se actualiz de acuerdo con las mejores prcticas a travs del estudio de
dos libros guas titulados: Gua para el gerenciamiento de Paradas de Planta y Una
gua para la Gestin de paradas. De este estudio se defini que para que el proceso
se desarrolle de manera integral, debe realizarse en siete fases de tiempo y
abarcando 11 reas de desempeo.
El manual describe el alcance y los objetivos de las actividades que se deben seguir
es cada fase del proceso, as como a los responsables de cada una de stas;
tambin contiene el diagrama de flujo del modelo de gerenciamiento del proceso,
que explica el orden lgico de las actividades a realizar durante la parada; por otro
lado nombra las relaciones de las diferentes dependencias y Proceso de Paradas de
Planta y se definen los roles y responsabilidades de los involucrados.

INTRODUCCIN
Una Parada de Planta es la detencin total de las actividades productivas de una
unidad industrial con el objetivo de realizar el mantenimiento programado en los
equipos que hacen parte de ella, siendo un hecho que todas las empresas
industriales deben sortear; por tanto es necesario la definicin de un proceso que
describa las actividades y los procedimientos a seguir desde el inicio hasta la
ejecucin y fin de la Parada de Planta, para asegurar un desarrollo satisfactorio de
sta.
Se ha trabajado en el mejoramiento continuo del Proceso de Paradas de Planta,
parte de esto consisti en la actualizacin del manual que describe este proceso;
esta actualizacin se llev a cabo de acuerdo con las mejores prcticas.
La necesidad de la actualizacin del Proceso de Paradas de Planta en versiones
anteriores del manual no describa ni explicaba todas las actividades que se estaban
desarrollando en la prctica; el manual solamente estaba enfocado a las reas de
planeacin, programacin y ejecucin y no abarcaba las dems reas que son
importantes para un desarrollo integral del proceso.
El objetivo general de la actualizacin del manual del proceso de Paradas de Planta
es proporcionar a los involucrados una gua para la realizacin de las actividades y
procedimientos que ste conlleva, para lograr un desarrollo efectivo, cumpliendo con
las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e integridad de la empresa.
Con la actualizacin del manual se espera que el Proceso de Paradas de Planta;
sea desarrollado eficazmente, logrando as, una reduccin en el tiempo de
ejecucin, mayor confiabilidad a las plantas, la optimizacin de los recursos
utilizados y el mejoramiento de la seguridad industrial durante el proceso de parada
de planta.

2. DESCRIPCIN DEL MANUAL DEL PROCESO DE PARADA DE PLANTA


2.1 OBJETO DEL MANUAL
Proporcionar a los responsables del proceso de Mantenimiento de Paradas de
Planta la informacin relacionada con las diferentes fases y actividades que a travs
de ste se deben llevar a cabo, para garantizar un desarrollo efectivo del proceso,
con el menor consumo de recursos, un alto grado de satisfaccin de los clientes y
cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e integridad de
la empresa.
2.2 ALCANCE DEL MANUAL
El manual contiene la descripcin de las actividades que se deben seguir en todas
las etapas del Proceso de Paradas de Planta. Para cada actividad se define el
objetivo, alcance, responsables y periodo de realizacin.
2.3 VERSIN
El manual del Proceso de Paradas de Planta, ha tenido varias actualizaciones
desde la fecha de su creacin el 10 de enero de 2015. La primera actualizacin se
realiz el 15 de abril de 2015 para ajustarlo al esquema internacional de paradas de
planta; la segunda actualizacin se hizo el 10 de julio de 2015; la tercera
actualizacin se realiz el 3 de septiembre de 2015 para la reorganizacin
administrativa de HUNGARO S.A. y la cuarta modificacin se hizo el 13 de octubre
de 2015 con el fin de actualizar los responsables del proceso y de establecer la
ubicacin electrnica del documento.
La actualizacin del manual realizada en el presente proyecto, corresponde a la
quinta versin, sta se efectu de acuerdo con las mejores prcticas. Se hizo debido
a que el manual existente no contena todas las actividades que en el momento se
estaban realizando en las Paradas de Planta de Procesos.
2.4 CONDICIONES GENERALES
2.4.1 El manual fue actualizado de acuerdo con las mejores prcticas de Paradas de
Planta de Procesos

2.4.2 La asignacin de responsabilidades a cada actividad est dada sobre la base


de la actual distribucin administrativa del personal y la definicin de cargos de las
Paradas de Planta
2.4.3 El proceso consta de siete fases, cada una de ellas cubre una estructura de
tiempo para el desarrollo del Proceso de Paradas de Planta.
2.4.4 Durante el Proceso de Paradas de Planta se gestionan 11 reas de
desempeo, las cuales se describen a continuacin.

2.4.5 El manual aplica para todas la paradas de planta que tengan un intervalo de
realizacin superior a 18 meses. Las plantas a las que aplica son: Planta de
Chancado, Planta de Molienda, Planta de tratamiento y Planta de Flotacion.
2.4.6 La reparacin de cancha de gruesos no se considera como parada de planta
sino como mantenimiento especial, por tanto no se le aplica el manual.
2.4.7 El manual se aplica a las paradas de planta programadas. No aplica a las
paradas de emergencia.
2.5 REAS DE DESEMPEO
El proceso de Parada de Planta comprende siete fases, en las cuales se deben
gestionar en cada una de ellas, 11 reas claves de desempeo, las cuales se
enumeran a continuacin:
2.5.1 rea 1. Contiene todas las estrategias e hitos para un desarrollo efectivo del
Proceso de Paradas de Planta.
2.5.2 rea 2. En este rea se define la organizacin de la parada, los roles y
responsabilidades de los involucrados en el proceso, los equipos que conforman la
Parada y las diferentes reuniones y talleres que se deben llevar a cabo.
2.5.3 rea 3. Este rea abarca lo relacionado con el alcance de la parada, como la
recopilacin del alcance y su cuestionamiento; gerenciamiento de los trabajos
emergentes y contingentes durante todas las fases de la Parada.
2.5.4 rea 4. Esta rea comprende las actividades relacionadas con la planeacin de
la parada; abarca los diferentes planes a realizar para el desarrollo de la Parada de
Planta. Se estiman los recursos necesarios en cada orden de trabajo, se hace la
programacin y desarrollo del plan detallado de trabajo.
2.5.5 rea 5. Esta rea incluye las actividades de estimacin, presupuesto y control de
los costos en todas las fases de la parada.
2.5.6 rea 6. En esta rea se gestiona el proceso de contratacin de la parada de
planta; abarca la estrategia de contratacin, formas de contratos, trmites,
administracin, liquidacin y evaluacin de los contratos.
2.5.7 rea 7. Este rea se ocupa del gerenciamiento de los materiales de la parada;
abarca de la solicitud, compra y seguimiento de los materiales y herramientas (de
largos y cortos plazos de entrega) necesarios para la Parada, para asegurar que stos
estn disponibles al momento de la ejecucin de los trabajos.
2.5.8 rea 8. En esta rea se hace gestin de la calidad del Proceso de Paradas de
Planta; de manera que asegura que el proceso se lleve a cabo bajo las normas de

calidad de la empresa y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Contiene los


planes de calidad de la parada, las auditoras internas y externas que se deben
realizar durante el proceso. El aseguramiento y control de calidad durante la ejecucin
de los trabajos en la Parada.
2.5.9 rea 9. En este rea se hace el gerenciamiento de HSE del proceso, se define
el organigrama y los responsables de HSE de la parada, la elaboracin de los distintos
planes, charlas y capacitaciones de seguridad y el monitoreo durante la ejecucin de
los trabajos de la Parada de Planta.
2.5.10 rea 10. Esta rea contiene los diferentes aspectos a tener en cuenta en la
ejecucin de los trabajos de la parada; movilizacin de los recursos, apagada y
arranque de la unidad.
2.5.11 rea 11. Esta rea abarca las actividades para el cierre y finalizacin de la
parada, el registro de la informacin tcnica de la parada, el cierre de las rdenes de
trabajo, clculo de los indicadores de gestin y elaboracin del informe final de la
parada.
2.6 INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA
2.6.1 Roles y responsabilidades de los involucrados en el Proceso de Paradas
de Planta
Sponsor de la parada: orienta y facilita al equipo de coordinacin de la Parada de
Planta el logro de sus objetivos, a travs del conocimiento que tiene de las
necesidades del negocio, los riesgos, la demanda del mercado, los costos y sus
efectos.
Lder de la parada: es el responsable de la ejecucin exitosa de todas las actividades
de la Parada de una manera segura, en el tiempo previsto y dentro de los costos y
metas establecidas por el Sponsor.
Coordinador de Proyectos y Paradas de Planta: proporciona al Lder de la Parada
todo el soporte requerido mediante la asignacin de recursos, logstica, infraestructura,
administracin de personal, administracin de contratos, requeridas para el normal
desarrollo de una Parada.
Planeador General: encargado de la elaboracin del plan detallado de trabajo de la
parada de Planta.
Planeadores de rea o especialidad: planea las rdenes de trabajo concernientes a
su especialidad.

Coordinador de la planta: responsable del desarrollo de los programas de apagada,


descontaminacin y arrancada de la planta. Interacta con el programa de la
produccin y con los coordinadores de operaciones de otras unidades o reas, con el
fin de garantizar los compromisos del programa de produccin.
Coordinador de turno (Ejecucin): responsable de la ejecucin de los trabajos en un
turno especfico.
Coordinador de rea o especialidad: responsable de la ejecucin de los trabajos de
una(s) lnea(s) especfica(s) durante la Parada de Planta.
Coordinador de Confiabilidad: monitorea la ejecucin del plan detallado de inspeccin
y del plan de aseguramiento y control de calidad.
Coordinador de mantenimiento da a da: garantiza la disponibilidad de los talleres,
banco de vlvula de seguridad, central de herramientas, patios, equipo pesado y
recurso humano para supervisin de las actividades a realizar durante la Parada.
Coordinador de bodega de materiales y herramientas: suministra todos los materiales
y herramientas en el sitio y en forma oportuna durante la ejecucin de la Parada.
Coordinador de HSE: responsable del gerenciamiento de HSE durante todas las
fases de la Parada de Planta.
Analista de costos: hace un seguimiento y anlisis diario de los costos de la parada
de planta para facilitar la toma de decisiones del lder de la parada
Supervisor de rea o especialidad: responsable de la calidad de los trabajos de su
rea o especialidad durante la ejecucin de la Parada de Planta
Supervisor de operaciones: responsable de que las diferentes actividades que
corresponden a operacin de la planta se desarrollen con calidad y siguiendo los
procedimientos adecuados.
Soporte de infraestructura y logstica: coordina los requerimientos totales a
suministrar a la organizacin de la parada con servicios y facilidades de apoyo.
Soporte de materiales: responsable del gerenciamiento de los materiales durante
todas las fases de la Parada.
Soporte de gestin de personal: responsable del ingreso, capacitacin, dotacin y el
reporte del personal temporal necesario para la Parada, as como tambin de su
liberacin al final de sta.
Soporte de administracin de contratos: encargado del gerenciamiento de los
contratos durante todas las fases de la parada.

2.6.2 Equipos que conforman el Proceso de Paradas de Planta


Equipo de gerencia: es quin gerencia la parada de planta en cada una de sus fases;
es encargado de tomar las decisiones en relacin al costo, duracin y alcance de la
Parada, est conformado por:
-

El Gerente

Superintendente Tcnico

Superintendente de Produccin

Sponsor de la parada

Equipo de coordinacin: determina la forma de hacer las actividades durante todas


las fases del Proceso de Paradas de Planta; est conformado por:
-

Lder de la parada

Coordinadores de Operaciones

Coordinador de Confiabilidad

Coordinador de Administracin de Inventarios

Coordinador de HSE

Planeador general de la Parada.

Equipo de Planeacin: responsable de la planeacin de la Parada de Planta


especfica, est conformado por el Planeador General y los Planeadores de rea o
Especialidad.
2.7 FASES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO
El proceso de parada de planta consta de siete fases, cada una de estas cubre una
estructura de tiempo en la planeacin, ejecucin o cierre de la parada. La finalizacin
de las fases la determina la realizacin de una serie de actividades propias de cada
fase, llamados entregables. Las fases son las siguientes:
2.7.1 Fase I. Establece la planificacin y los pronsticos de presupuesto a largo plazo
de la Parada, para integrarlos dentro del plan general por medio de la definicin de los
postulados o premisas bajo las cuales se llevar a cabo la Parada y a travs de la
definicin de los indicadores claves de desempeo esperados.

Esta fase tiene su duracin entre 18 y 12 meses antes de la ejecucin de la Parada y


el responsable de su realizacin es el Equipo de Gerencia de la Parada. En la tabla 4
se enuncian las actividades a desarrollar en esta fase.

Tabla 4. Actividades de la Fase I


ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Identificar las

Jefe del Dpto de

necesidades del

programacin de la

negocio

Produccin

PERIODO DE

DESCRIPCIN

REALIZACIN

Contiene las reparaciones que se tiene previsto ejecutar en


3 meses antes de la
ejecucin de la parada

las diferentes unidades productivas de la Planta de


Procesos.

Jefe Dpto
Programacin de la
Elaborar plan

produccin -

El plan se debe hacer

Coordinador de

para 5 aos y debe

general de la parada Confiabilidad Coordinador de

revisarse y actualizarse
cada 6 meses.

Para cada parada se deber estimar los siguientes


aspectos: alcance global, duracin, fecha de inicio y costos
estimados.

Proyectos y Paradas
de Planta
Las premisas son las metas y/o objetivos que sirven como
parmetros cualitativos y/o cuantitativos del Proceso de
Parada de Planta. Los temas que deben incluir las
Definir
premisas de la
parada

Equipo de Gerencia Lder de la parada

Entre 3 y 4 meses
antes de la ejecucin de
la parada

Premisas (aunque no se limitan a ellos) son la fecha de


inicio, la duracin, el costo, el desempeo, tiempo de ciclo
post parada deseado, nivel de disponibilidad deseado de la
planta post parada, poltica de congelamiento del alcance,
proyectos a implementar, fechas de entrega de trabajos,
etc.

Nombrar Sponsor,

Entre 3 y 4 meses

Equipo de gerencia y Gerente

antes de la ejecucin de

lder de la parada

la parada

Asignar Equipo de
coordinacin de la
parada

Sponsor de la parada
- Lder de la parada

de la ejecucin de la
parada
A ms tardar 12 meses

Equipo de

antes de la ejecucin de

coordinacin

la parada

de planta y/o

Coordinador de

Entre 18 y 12 meses

ingenieras

ingeniera de

antes de la ejecucin de

requeridas para la

procesos

la parada

inicio de la parada

desarrolle satisfactoriamente

Entre 3 y 4 meses antes

Lder de la parada -

Efectuar reunin de

Se definen los que van a liderar el proceso, para que se

Con el fin de informar a los involucrados del proceso las


premisas de la parada

Solicitar los cambios

parada

Se solicitan los cambios de ingeniera, diseo, etc., a


realizar en la parada.

El plan de hitos contiene los hitos a cumplir durante las


Entre 18 y 12 meses

Elaborar plan de
hitos de la parada

Lder de la parada

fases de la parada; debe contener las fechas de las

antes de la ejecucin de actividades a realizar, as como los responsables de stas.


la parada

Se deben resaltar los hitos importantes y tenerlos


presentes durante cada una de las fases

Elaborar plan I

Lder de la parada-

Entre 18 y 12 meses

(plantas) de la

Coordinador de

antes de la ejecucin de trabajos mecnicos y arranque de cada planta a ser

parada

operaciones

la parada

creacin del centro

Planeador

18 meses antes de la

Planta dentro del sistema de administracin de costos de la

de costos de la

general

ejecucin de la parada

refinera; en l se cargan los costos incurridos durante la

Solicitud de la

Parada de Plantal3]

Elaborar y gestionar

Entre 18 y 12 meses

el presupuesto para Lder de la parada

antes de la ejecucin de

prxima vigencia

la parada

Definir estrategia y
plan de contratacin

Lder de la parada

Realizar solicitud de
materiales de
amplios plazos de

Lder de la parada

entrega
Analizar lecciones
parada anterior

2.7.2

intervenida en la Parada.
El centro de costos es el cdigo que identifica a Parada de

parada

aprendidas de la

Contiene las fechas de inicio y terminacin de la apagada,

Lder de la parada

Se estiman los costos de la parada con una desviacin de


ms o menos un 30%

12 meses antes de la

Se define que trabajos van a ser contratados, como va a

ejecucin de la parada

ser la forma se pag, quien pone los materiales, etc.

Entre 18 y 12 meses

Los materiales que tienen tiempo y negociaciones

antes de la ejecucin de prolongadas o requerimientos especiales para la compra y


la parada

entrega.

18 meses antes de la

Se identifica que se debe mejorar, para aplicarlo a la

ejecucin de la parada

parada de planta en desarrollo

Fase II. Define el alcance final de la Parada despus de hacer una

recopilacin y cuestionamiento a las rdenes de trabajo; al finalizar esta etapa se


realiza la primera auditora interna de la parada.
Esta fase tiene su duracin entre 12 y nueve meses antes de la ejecucin de la
Parada y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las actividades
que se desarrollan durante esta fase se enuncian en la tabla 5.

Tabla 5. Actividades de la Fase II


ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PERIODO DE

DESCRIPCIN

REALIZACIN

Se enumeran todas las actividades y tareas que


Establecer lista de

Planeador

12 meses antes de la

deben ser realizadas para adelantar con xito las

chequeo de planeacin

general

ejecucin de la parada

diferentes etapas de la Parada, estableciendo las


fechas requeridas y los responsables para cada una.Pl

Conformar el equipo de
planeacin de la parada

Lder de la parada

de planta
Realizar reunin de

Lder de la parada

parada (fase II)

El equipo planeador est conformado por Planeador

12 meses antes de la
ejecucin de la parada

general, planeador electricista, de metalistera, de


mecnica, de HSE, etc.

9 meses antes de la

Para informar a los involucrados el avance del

ejecucin de la parada

proceso.

Consolidar el listado de
las rdenes de trabajo
existentes para el taller

Planeador

de

general

cuestionamiento de

De 12 a 10 meses antes Se solicita al departamento de apoyo tcnico a la


de la ejecucin de la

produccin las diferentes rdenes de trabajo de la

parada

parada.

alcance
Realizar

taller

cuestionamiento

de
del Lder de la parada

En el taller se define el alcance final de la Parada,


De 12 a 10 meses antes despus de un cuestionamiento de cada una de las
de la ejecucin de la rdenes de trabajo recopiladas en la actividad anterior.

alcance

parada

Creacin, modificacin y

Inmediatamente

En el taller participan un agente externo como


moderador y todos los involucrados en el proceso.

complementacin de las
rdenes de trabajo segn

Planeador
general

despus de realizado el
taller de

taller de cuestionamiento

cuestionamiento

de alcance

alcance

Efectuar
congelamiento

del Lder de la parada

alcance de la parada

del

Se

completan

las

rdenes

de

trabajo

con

la

informacin concerniente a la parada de planta

Consiste en suspender la inclusin de trabajos como


9 meses antes de la parte del alcance de la reparacin en la parada de
ejecucin de la parada planta. Se realiza a ms tardar nueve meses antes de
la ejecucin de la Parada

Elaborar plan II (grupos

Planeador

de equipos)

general

Estimativos de
presupuesto de +/- 20%

Entre 12 y 9 meses

Contiene la duracin de cada grupo de equipos a

antes de la ejecucin de intervenir en la Parada. Los grupos de equipos pueden


la parada

ser, intercambiadores, vlvulas, torres, tambores, etc.

Entre 12 y 10 meses de Se realiza de acuerdo a la valoracin que tienen las


Lder de la parada

la ejecucin de la

rdenes de trabajo recopiladas para el taller de

parada

cuestionamiento de alcance.

Se define el objeto y alcance del contrato, se describe

Definir

Entre 12 y 9 meses

especificaciones tcnicas Planeador


de los contratos de la

el trabajo, los procedimientos de ejecucin, los

antes de la ejecucin de equipos y herramientas, transporte, seguridad

general

la parada

parada

industrial, plazo de ejecucin de trabajos, sistema de


precios, normas, planos, etc.

Elaborar el presupuesto

Planeador

de los contratos

general

Hacer seguimiento a

Planeador

compras

general

Entre 12 y 9 meses
antes de la ejecucin de De acuerdo con los trabajos requeridos.
la parada
Desde su solicitud,
hasta que estn en
bodega

Efectuar primera auditoria


de la preparacin de la

Lder de la parada

parada
Divulgacin de premisas Coordinador HSEde HSE de la parada

Lder de la parada

ejecucin de la parada

HSE vigentes y aplicables

Planeador HSE

especificaciones tcnicas Planeador HSE


de HSE para contratacin

Consiste en una auditora interna en la cual se verifica


que el proceso se este llevando a cabo segn lo
establecido.

la ejecucin de la
parada

antes de la ejecucin de
la parada

Definir

y/o herramientas solicitadas

Entre 12 y 10 meses de

Entre 12 y 9 meses

Definir Estndares de

2.7.3

9 meses antes de la

Se refiere a las rdenes de compra de los materiales

Se definen los estndares a utilizar en la parada, los


tipos de documento y su ubicacin

9 meses antes de la

Especificaciones como la legislacin y normatividad

ejecucin de la parada

colombiana, la poltica integral de HSE de Ecopetrol.

Fase III. En esta fase se desarrollan todos los procesos de contratacin,

hasta que se adjudiquen los contratos; se elaboran los organigramas de la gestin de


la parada, se definen los roles y responsabilidades del personal de HSE de la parada
Esta fase tiene su duracin entre nueve y seis meses antes de la ejecucin de la
Parada M y el responsable de su desarrollo es Lder de la Parada. Las actividades que
se realizan en la fase se enuncian en la tabla 6.
Tabla 6. Actividades de la Fase III
ACTIVIDAD

Definir

validar

RESPONSABLE

roles

de

Ecopetrol y Consultoras
Realizar

organigrama

DE

REALIZACIN

DESCRIPCIN

Sponsor de la parada - 8 meses entes de la


Lder de la parada

de

involucrados en la gestin de la Lder de la parada


parada

PERIODO

ejecucin de la parada
8 meses entes de la Se define el nivel de responsabilidad de los
ejecucin de la parada involucrados en la Parada de Planta.

Realizar reunin de parada

Lder de la parada

6 meses antes de la
ejecucin de la parada

Informa a los involucrados el avance del


Proceso.
En esta actividad se recopilan los trabajos
emergentes, para luego cuestionarlos en el taller

Sesin emergentes

Planeador general

6 meses antes de la

de trabajos emergentes. Los trabajos

ejecucin de la parada emergentes son aquellos que han sido


identificados o solicitados despus del
congelamiento del alcance de la parada.

Realizar taller de

Coordinador

descontaminacin

operaciones

Entre 9 y 6 meses
antes de la ejecucin
de la parada

Se define el plan de descontaminacin a seguir


en cada equipo, este contiene los
requerimientos, los estndares locales sobre
emisiones y las necesidades de proteccin
personal que se deben utilizar.

Planeacin nivel III (equipos)

Planeador general

Entre 9 y 6 meses

Contiene la planeacin de cada equipo a

antes de la ejecucin

intervenir en la parada de planta.

de la parada
Se ajusta el presupuesto despus de realizado
Ajustes del presupuesto y
elaborar curva "S" de costos

Crear OT hermana para


contratacin

Planeador general

Planeador general

Entre 9 y 6 meses

el taller de cuestionamiento de alcance y se

antes de la ejecucin

realiza el control de los costos incurridos hasta

de la parada

el momento.
Es una orden de trabajo adicional que se crea

9 meses antes de la

en caso de que Ecopetrol S.A. suministre los

ejecucin de la parada materiales para la ejecucin de un trabajo


contratado.

Realizar trmite de la solicitud de


contratacin

Hacer seguimiento al proceso de


contratacin

Generar solicitud de materiales


de plazos normales de entrega

Soporte de
administracin de
contratos

Entre 9 y 7 meses

Se presentan los documentos requeridos para el

antes de la ejecucin

inicio del trmite de contratacin

de la parada
Desde el trmite, hasta

Planeador general

que se adjudiquen los


contratos

Planeador general

Entre 7 y 6 meses

Para asegurar que los materiales se encuentren

antes de la ejecucin

disponibles a la hora de ejecutar los trabajos

de la parada
Hacer seguimiento del estado de
las solicitudes de material

Planeador general

Desde su solicitud,
hasta que estn en
bodega

Realizar segunda auditoria de la


parada

Definir Roles y responsabilidades


de HSE para la parada

Lder de la parada

6 meses antes de la

Auditora interna para verificar que el proceso se

ejecucin de la parada est realizando de acuerdo con lo establecido.

Planeador HSE

Entre 9 y 8 meses
antes de la ejecucin
de la parada

Realizar organigrama de HSE de Planeador HSE -

Entre 9 y 8 meses

la parada

antes de la ejecucin

Planeador general

Contiene los responsables de HSE de la parada

de la parada
Consiste en definir que puede salir mal, que
puede causarlo, que se va a hacer para evitarlo,
Realizar el anlisis integral de
riesgos de la parada

Planeador HSE

6 meses antes de la

quien es el responsable, hacer una valoracin

ejecucin de la parada en la matriz RAM y se define algunas


observaciones.

2.7.4

Fase IV. Se establecen el conjunto de actividades necesarias para

realizar la planeacin detallada de la parada y la elaboracin del programa general de


ejecucin que permita establecer la duracin total de la parada de planta, cantidades
ptimas de recursos a utilizar y mantener el control global y detallado de los trabajos
que debern ser ejecutados con la unidad fuera de servicio. [1, 2, 8]
Esta fase tiene su duracin entre seis y dos meses antes de la ejecucin de la Parada
M y el responsable de su desarrollo es el Planeador general de la Parada de Planta.
Las actividades que se realizan en esta fase se enuncian en la tabla 7.
Tabla 7. Actividades de la Fase IV
ACTIVIDAD

Elaborar estrategia general de


ejecucin de la parada

RESPONSABLE

Lder de la parada

PERIODO DE REALIZACIN

3 meses antes de la ejecucin


de la parada

DESCRIPCIN

Establece la estrategia de comunicacin


de los involucrados, los organigramas y
las reuniones a realizar durante la
ejecucin

Elaborar organigrama de
contratistas: roles y

Contratistas

responsabilidades

3 meses antes de la
ejecucin de la parada

Establecer y oficializar

Planeador general -

3 meses antes de la

organigrama de ejecucin

Lder de la parada

ejecucin de la parada

Planeador

De 6 a 2 meses antes de

general

la ejecucin de la parada

Lder de la parada

2 meses antes de la

Para informar a los involucrados el avance

ejecucin de la parada

del proceso.

3 meses antes de la

En el taller se cuestionarn los trabajos

Preparar libros de parada

Realizar reunin de parada

Realizar taller de trabajos


emergentes

Los libros contienen la informacin general


de la parada, estos sern entregados a
todos los involucrados

Equipo de coordinacin - ejecucin de la parada

emergentes para determinar si se

Lder de la parada

realizaran o no en la parada de planta.[1, 2]

Preparar carpetas de seguimiento Planeador

6 meses antes de la

de la planeacin

ejecucin de la parada

general

Contienen la informacin de soporte para el


desarrollo de la etapa de planeacin del
Proceso.

Entre 6 y 3 meses antes Se planean los recursos necesarios para la


Planear rdenes de trabajo

Planeador general -

de la ejecucin de la

ejecucin de cada orden de trabajo; de esto

Planeador de rea o

parada

se encargan los planeadores de rea o


especialidad.[3]
Los paquetes de trabajo recopilan la

especialidad

informacin de un trabajo especfico, se


pueden hacer para cada orden de trabajo o
para un grupo de stas. Contienen el
Preparar paquetes de trabajo

Planeador de rea o
especialidad

Entre 6 y 3 meses antes alcance del trabajo, los materiales


de la ejecucin de la

necesarios, plan de inspeccin y prueba,

parada

los planos, la planeacin, los


requerimientos para entrada a los equipos,
las herramientas, procedimientos e
instructivos, procedimientos de HSE,
procedimientos de alistamiento seguro, etc.

Programacin general

Preparar informacin para el taller


de cuestionamiento de la ruta
crtica

Planeador
general

Entre 6 y 3 meses antes


de la ejecucin de la
parada

Planeador

3 meses antes de la

general

ejecucin de la parada

Se realiza el programa que contiene la


secuencia lgica de los trabajos a
desarrollar durante la ejecucin de la
Parada de Planta

En este taller se define la mejor forma de


realizar los trabajos de la Parada de Planta
de acuerdo con la experiencia de los
Efectuar taller de cuestionamiento
de la ruta crtica

Lder de la parada

3 meses antes de la involucrados. Entre los participantes del


ejecucin de la parada

taller estn el sponsor, el Lder, Planeador


General, planeadores de rea Coordinador
de la planta, Ingenieros de confiabilidad,
Ingenieros de mantenimiento, etc

Realizar programacin detallada

Planeador
general

A ms tardar 2 meses
antes de la ejecucin de
la parada

Consiste en realizar el plan detallado de


trabajo que contiene el tiempo y los
recursos necesarios para la ejecucin de
los trabajos en la Parada de Planta.Pl

Definir y aprobar localizaciones

Planeador

2 meses antes de la

Definir le ubicacin de las instalaciones

fsicas y campamentos

general

ejecucin de la parada

para la parada, como los baos, cafetera,


materiales, etc.

Consolidar cantidad de

Planeador

herramientas

general

Consolidar cantidad de personal

Planeador
general

3 meses antes de la
ejecucin de la parada
3 meses antes de la
ejecucin de la parada

Consolidar necesidades y

Planeador

requerimiento de otras

general

dependencias
Estimativos de presupuestos y

Lder de la parada

ajuste curva "s" costos +/- 10%

Hacer seguimiento al proceso de


contratacin

Lder de la parada

3 meses antes de la

Se solicita el personal de otras

ejecucin de la parada

dependencias, necesario para la parada

3 meses antes de la

Ajuste del presupuesto despus de

ejecucin de la parada

realizada la planeacin de los trabajos.

Hasta que se adjudiquen


todos los

Hacer seguimiento del estado de Planeador

Desde que se hace la

las solicitudes de material

solicitud, hasta que

general

estn en bodega
Este taller es realizado por un ente externo,
puede ser de Shell Global Solutions, que
Realizacin del primer taller de
revisin del alistamiento

Lder de la parada

6 meses antes de la revisa el avance del proceso y el estado de


ejecucin de la parada

las 11 reas de desempeo, generando


recomendaciones

para

la

mejora

del

proceso.

Realizacin de los planes de HSE


de la parada

Planeador HSE

Entre 6 y 2 meses antes Se


desarrollan
los
planes
de
de la ejecucin de la comunicaciones, logstica, de manejo
parada
ambiental, de respuesta a emergencias, de
salud industrial, de capacitaciones, etc.

Realizar Anlisis de riesgos para


trabajos con la matriz RAM

Planeador HSE

Entre 6 y 2 meses antes Se determinan los riesgos y controles


de la ejecucin de la asociados a cada actividad y control de
parada

Realizar Estrategia para el control


de incidentes y fallas de control

2.7.5

Entre 6 y 2 meses antes


Planeador HSE

de la ejecucin de la
parada

peligros y medidas de recuperacin.


Establecer como identificar, reportar,
investigar y cerrar, los incidentes y fallas de
control ocurridos, durante la ejecucin de la
Paradas de Planta.

Fase V. Secuencia de actividades para el alistamiento y realizacin de

trabajos previos a la iniciacin de la reparacin y a la intervencin de los equipos, que


permite asegurar la custodia de stos, la obtencin de los recursos y la ejecucin de
los trabajos planeados.
Esta fase inicia dos meses antes de la ejecucin y finaliza al inicio de la ejecucin de
la Parada M y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las
actividades de esta fase se enuncian en la tabla 8.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PERODO DE
REALIZACIN

DESCRIPCIN

Asignacin inicial de

Planeador

Entre 2 y 1 mes antes de

recursos humanos

general

la ejecucin de la parada

Asignar los nombres del


personal en los

Lder de la parada

organigramas de la parada

Divulgar libros con


informacin de parada

Equipo coordinador Planeador general - Lder


de la parada

Elaborar plan de
comunicaciones de la

Lder de la parada

parada
Efectuar reunin de inicio de
ejecucin de la parada

Lder de la parada

1 mes antes de la

Los libros contienen la informacin relacionada

ejecucin de la parada

con la parada de planta

Entre 2 y 1 mes antes de Se define el medio de comunicacin entre los


la ejecucin de la parada involucrados de la parada

2 meses antes de la

Para informar a los involucrados sobre el

ejecucin de la parada

avance del proceso.

de Trabajo actualizado

general

ejecucin de la parada

Analista de costos

Durante toda la parada

Planeador

Hasta la adjudicacin de

general

los contratos

Hacer
seguimiento al proceso de
contratacin
Recibir trabajos ejecutados
por contratos

Interventor de contratos

condiciones requeridas.

la ejecucin de la parada durante la ejecucin de la parada.

2 meses antes de la

de la parada

parada, asegurando que este tenga las

Entre 2 y 1 mes antes de Asignar al personal los roles a desempear

Revisin del Plan Detallado Planeador

Realizar el control de costos

Consiste en seleccionar al personal de la

1 mes antes de la
ejecucin de la parada

Hacer

Planeador

Hasta que los materiales

seguimiento a compras

general

estn en bodega

Se revisa la programacin de la parada.

Con el fin de asegurar que los costos gastados


sean aproximadamente los planeados

Se reciben los trabajos que hayan sido


ejecutados por contratistas, como
prefabricaciones, etc.

Se verifica que el proceso se


Realizacin del segundo taller
de revisin del alistamiento

2 meses antes de la ejecucin

Lder de la parada

de la parada

est desarrollando como se


plane y que todas las reas de
desempao

estn

siendo

tratadas.
Planeador

De 6 a 8 semanas antes Se preparan las herramientas y equipos a

Adecuacin y preparacin general

de la ejecucin de la utilizar en la parada, para garantizar la calidad

de herramientas y equipos

parada

Desarrollar

plan

de

Capacitaciones de HSE

Planeador HSE-

de stos a la hora de su utilizacin.

De 6 a 2 semanas antes Se realizan las charlas de HSE a los

Planeador

de la ejecucin de la involucrados de la parada, de acuerdo con los

general

parada
planes de capacitacin
De 6 a 2 semanas antes

Preparacin de los permisos Planeador

de la ejecucin de la Se

de trabajo

parada

general

Elaborar

corrida

evaluacin

previa

de
a

la

parada
Campamentos

Coordinador

de

operaciones

mes

antes

de

los

permisos

de

trabajo

la En donde se verifica el estado de la planta

ejecucin de la parada

y Planeador

movilizacin de recursos

preparan

necesarios para la parada

antes de la ejecucin de los trabajos.

De 3 a 2 semanas antes Se movilizan los materiales y recursos a utilizar

general

de la ejecucin de la en la parada en el sitio al que corresponden.


parada

2.7.6

Fase VI. Contiene el conjunto de actividades para la ejecucin y

documentacin de cada uno de los trabajos previstos en el plan y programa general


de la parada. Las actividades de esta fase se enuncian en la tabla 9.
2.7.7

Actividades de la Fase VI
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PERODO DE
REALIZACIN

Ajustes de estrategia segn

Planeador general -

Cuando haya cambios en el

desviacin del plan

Programador

plan de trabajo

Cuestionar y consolidar los


trabajos emergentes durante la

Lder de la parada

parada

Registrar informacin de

Planeador general -

utilizacin de recursos

Programador

Programacin del turno

Planeador general Programador

Durante toda la ejecucin de la


parada

Al final de cada turno

Al fin de cada turno

DESCRIPCIN
Cuando hay cambios en el plan es
necesario la implementacin de planes
de contingencia
Los trabajos adicionales que salgan
durante la ejecucin de la parada,
deben ser cuestionados

Se captura en campo los avances de


las actividades y se registran

Al final de cada turno se realiza la


programacin del turno siguiente

Hacer el control de costos de la

Durante toda la ejecucin de la

Analista de costos

parada

Interventora de los contratos

parada

Interventor de contratos

Generar salida de materiales y

Facilitador de materiales

herramientas

materiales, horas hombre,


herramientas, etc.

Durante toda la ejecucin de la


parada

Para asegurar que los contratistas


estn cumpliendo con las
especificaciones requeridas

Durante toda la ejecucin de la


parada

Genera las salidas de las herramientas


necesarias para la ejecucin de los
trabajos

Generar reporte diario de


consumo de materiales y

Se controlan los costos de los

Con el fin de conocer la cantidad de

Facilitador de materiales Al final del turno del da

materiales utilizados en la parada

herramientas
Planeador

Durante toda la ejecucin de la

general

parada

Realizar control de calidad

Inspectores de

Durante toda la ejecucin de la Se realiza el control de la calidad de

durante la parada

confiabilidad y procesos parada

Hacer seguimiento a compras

A los materiales que no han llegado

los trabajos realizados en la parada

Realizar control de HSE durante Coordinador

Durante toda la ejecucin de la Rondas, charlas de seguridad,

la parada

HSE

parada

Coordinador de

Antes de la ejecucin de los

operaciones

trabajos

Ejecutar la apagada de la unidad


y la descontaminacin de
equipos y sistemas

Recibir custodia fsica del equipo Supervisor

Despus de la pagada de
planta

simulacros, boletn de seguridad


Debe hacerse acorde con el plan de
apagada, para luego dar inicio a la
ejecucin de trabajos
Se oficializa la entrega de la planta a
los responsables de la ejecucin de la
parada

Revisar los trabajos a ejecutar,


Alistamiento del turno

Supervisor

Al inicio de cada turno

diligenciar los permisos de

2.7.8

trabajo, suministrar la

informacin necesaria al
personal de trabajo

Ejecucin fsica de trabajos


Entregar custodia fsica de los
equipos
Efectuar arrancada de la unidad

Supervisor

Durante toda la ejecucin de Se ejecutan los trabajos, de acuerdo


la parada

al programa establecido

Supervisor

Al finalizar los trabajos

Se entrega la custodia a operaciones

Coordinador de

Despus de recibir la custodia Se reanuda la operacin de la planta

operaciones

de la planta

Efectuar la desmovilizacin de

Coordinador de la

recursos e infraestructura

parada

de acuerdo al plan de arrancada

Terminada la ejecucin de los Se retirar los recursos e


trabajos y entregada la

infraestructura utilizada durante la

custodia

parada.

a
s
e

VII. Secuencia de actividades para cierre y finalizacin de la parada, como el registro


de informacin, cuantificacin de costos, balance tcnico econmico y la evaluacin
de desempeo del proceso.
Esta fase tiene su inicio finalizada de la ejecucin de la Parada y su duracin es de
dos meses y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las actividades
que se desarrollan en esta fase se enuncian en la tabla 10.
Tabla 10. Actividades de la FASE VII
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Lder de la parada

Aprendidas

Evaluar desempeo del

Generar
recomendaciones
posteriores a la parada y
solicitar cambios de planta

Calcular costos del


proyecto

Liquidacin de los

1 mes despus de la

proceso, lo que estuvo bien y lo que tiene posibilidad

ejecucin de la parada

de mejorar, luego se generan las lecciones aprendidas


del proceso

Equipo de

personal y valorar nuevas coordinacin - Lder


competencias

DESCRIPCIN

REALIZACIN

En este taller se identificarn las falencias en el

Realizar el Taller de
Lecciones

PERODO DE

de la parada

Coordinadores de
confiabilidad y
procesos

Analista de costos

2 meses despus de la
ejecucin de la parada

Con el fin de mejorar las competencias del personal


involucrado mediante capacitaciones y de una mejor
asignacin de los roles en la siguiente parada

2 meses despus de la

Se generan las recomendaciones de posibles trabajos

ejecucin de la parada

a realizar en la prxima Parada de Planta.

1 mes despus de la
ejecucin de la parada

Costos totales de horas hombre, alimentacin,


transporte, servicios mdicos, materiales,
herramientas, consultorias.

Interventor de

2 meses despus de la

Se calculan los costos totales del contrato, se efecta

contratos

ejecucin de la parada

el pago y luego se evalan los contratistas.

Realizar devoluciones a

Facilitador de

Finalizados los trabajos

bodega

materiales

de la parada

contratos y evaluacin de
los contratistas

Generar informe final


sobre el consumo de
materiales en la parada

Realizar auditoria final de


la parada

Realizar informe final de


HSE de la parada

Se realiza la devolucin de los materiales que no


fueron consumidos y de las herramientas utilizadas en
la Parada.
Contiene el listado de los cdigos y las salidas que se

Facilitador de

1 mes despus de la

utilizaron durante la reparacin. Se genera el costo

materiales

ejecucin de la parada

total de materiales, que sirve para el clculo del costo


total de la parada.

Lder de la parada

Planeador HSE

2 meses despus de la

Verifica que el proceso se realiz de acuerdo con los

ejecucin de la parada

establecido

2 meses despus de la
ejecucin de la parada

Se entregan los reportes de accidentalidad y


prdidas, recomendaciones de HSE para la prxima
parada y evaluacin del personal de HSE.

Efectuar corrida de
evaluacin de la unidad,
posterior a la arrancada

Coordinador

2 semanas despus de

Para conocer el estado de la planta despus de la

Operaciones

la parada

ejecucin de los trabajos

Se registra el porcentaje de cumplimiento de cada


Registrar la informacin
tcnica

Supervisor

1 mes despus de la

trabajo, novedades ocurridas durante la ejecucin,

ejecucin de la parada

recomendaciones particulares de cada tarea y


posibles modificaciones a los procedimientos.[3]

Cerrar y finalizar rdenes


de trabajo
Verificar si las tareas estn

Supervisor

1 mes despus de la
ejecucin de la parada

Se cierran en Ellipse

Planeador

1 mes despus de la

Se revisa si todos los trabajos planeados fueron

general

ejecucin de la parada

ejecutados en la parada y completados en un 100%

Evaluar informacin de

Planeador

2 meses despus de la

Consolidar un listado de los recursos utilizados en la

utilizacin de recursos

general

ejecucin de la parada

parada como materiales, herramientas y personal.

2 meses despus de la

De acuerdo con las premisas establecidas al inicio del

ejecucin de la parada

proceso.

ejecutadas y la
informacin est completa

Calcular indicadores de
gestin del proceso

Lder de la parada

Muestra los resultados del proceso, debe contener:


Aspectos de HSE, Antecedentes de la reparacin,
Aspectos de planeacin y control, Resumen de
eventos de la parada, Duracin de la parada, Sntesis
del alcance final de los trabajos realizados, Utilizacin
del talento humano, Reporte del consumo de servicios
de alimentacin y transporte, Reporte de las horas
Realizar el informe final de
la parada

Lder de la parada

2 meses despus de la

hombre utilizadas, Reporte de accidentalidad, Reporte

ejecucin de la parada

de costos, Estructura organizacional preparada


durante la parada, Cronograma general de la
ejecucin de las actividades, Cuadro de resumen de
contratos que indique: proveedor, objeto del contrato,
valor inicial y final, fecha de inicio y finalizacin,
Comparativo de los costos estimados contra paradas
anteriores, Informe final de inspeccin y Propuestas
de mejoramiento y recomendaciones

2.8 RELACIN DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA CON LAS DEMS


DEPENDENCIAS Y PROCESOS DE LA PLANTA

INSUMOS
1. Ordenes de Trabajo de origen predictivo,
correctivo y/o mejorativo

PROVEEDORES
Confiabilidad de equipos

2. Recomendaciones de proceso para hacer mejoras Confiabilidad de procesos


durante las reparaciones de planta o cuellos de

DEPENDENCIA
Apoyo tcnico a la produccin
Apoyo tcnico a la produccin

Mejoramiento de procesos existentes


botella del
proceso
Ejecucin de proyectos

Paradas de planta y Administracin


de proyectos
Parada de plantas y Administracin
de proyectos

Confiabilidad de equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Administracin de herramientas

Mantenimiento de plantas

3. Informacin de equipos, herramientas y materiales Administracin de inventarios y


bodega
Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas
Mantenimiento de plantas

Proveedores externos
4. Procedimientos de HSE, PTC y POP (apagada de
plantas, arrancada, cegado de plantas, panorama de
factores de riegos, plan de contingencia,
administracin del cambio, trabajo en alturas,

Unidad de
Soporte HSE, Apoyo tcnico a la
produccin y Operaciones

trabajos elctricos, trabajos confinados)


5. Lecciones Aprendidas
6. Informe sobre reparaciones de planta
7. Contratos de servicios, obras y/o suministro de
materiales para la reparacin de planta

8. Presupuesto anual aprobado para reparaciones


de planta

9. Programa de Produccin Mensual

Responsabilidad Integral Regional


Caribe, Apoyo tcnico a la
produccin y Departamento de
Operacin de Plantas

Gestin y aseguramiento del


conocimiento

Regional administrativa Norte

Confiabilidad de equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Contratacin

Regional administrativa Norte

Gastos

Programacin de la produccin

Inversiones

Programacin de la produccin

Planeacin econmica y volumtrica

Programacin de la produccin

Administracin de herramientas

Mantenimiento de plantas

Desarrollo integral

Regional Gestin de Personal Norte

Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas

10. Disponibilidad real de personal temporal,


materiales, herramientas y equipos

Administracin de inventarios y
bodega
11. Planos fsicos de los equipos
12. Servicios de transporte, cafetera y aseo durante
las reparaciones de planta
13. Especialistas en reparaciones de plantas para
soporte, planeacin en trabajos de metalistera,
electricidad, mecnica e instrumentacin y
alistamiento

Mantenimiento de plantas

Confiabilidad de los equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Servicios Generales

Regional administrativa Norte

Confiabilidad de equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Confiabilidad de procesos

Apoyo tcnico a la produccin

Mejoramiento de procesos existentes Paradas de planta y Administracin


de proyectos

Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas

14. Listado de miscelneos (condiciones sub


estndares de equipos en mal estado detectadas por Procesamiento y transformacin

Operacin de plantas

los operadores durante su turno)


15. Soporte tcnico para liderar Taller de

Otras gerencias de Ecopetrol

Cuestionamiento del Alcance de las Reparaciones


de Planta y taller de revisin del alistamiento

Entidades externas

16. Requisicin anual de personal temporal


requerido para reparaciones de planta aprobada por Desarrollo integral

Regional Gestin de Personal Norte

ECP
17. Marco Estratgico de ECP y Pronstico del
Negocio de VRP

Evaluacin de la gestin

Programacin de la produccin

Costos

Programacin de la produccin

18. Centro de Costos y de cargos contables para


registro de costos asociados a la reparacin de
planta

PRODUCTOS

CLIENTE

1. Trabajos ejecutados propios de la reparacin de

Procesamiento y

planta

transformacin

DEPENDENCIA
Operacin de plantas

Otras Gerencias de Ecopetrol


2. Solicitud de soporte tcnico para Taller de
Cuestionamiento de Alcance de Reparaciones de
Planta y taller de revisin del alistamiento

3. Solicitud de procedimientos de trabajos seguros a


realizar durante las reparaciones de planta

4. Reserva de materiales

Entidades externas

Soporte HSE

Administracin de inventarios y
bodega

Unidad de Responsabilidad integral


Regional Caribe

Mantenimiento de plantas

5. Solicitud de contratos de servicios, obras y/o


suministro de materiales para trabajos de alistamiento,
prefabricaciones y/o alquiler de maquinarias especiales

Contratacin

Regional administrativa Norte

Gastos

Programacin de la produccin

Presupuesto

Programacin de la produccin

Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas

Coordinacin de proyectos y

Paradas de planta y Administracin de

paradas de planta

proyectos

requeridas durante la reparacin de planta

6. Solicitud de presupuesto

7. Ordenes de Trabajo para trabajos previos y/o


prefabricaciones

8. Documentacin de lecciones aprendidas

9. Devolucin fsica de herramientas y equipos

Administracin de
herramientas

Mantenimiento de plantas

Mantenimiento da a da
10. Devolucin de personal requerido como especialista Confiabilidad de equipos

Mantenimiento de plantas
Apoyo tcnico a la produccin

para la reparacin de planta (planeacin, alistamiento y


ejecucin)

Confiabilidad de procesos

Apoyo tcnico a la produccin

Mejoramiento de procesos

Paradas de planta y administracin de

existentes

proyectos

Soporte HSE
Administracin de inventarios y
bodegas

Unidad de Responsabilidad integral


Regional Caribe
Mantenimiento de plantas

Contratacin

Regional administrativa Norte

Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas

Gestin y aseguramiento del


11. Informe para retroalimentar a otros procesos sobre conocimiento

Regional administrativa Norte

el desarrollo de la reparacin de planta

12. Informe de cancelacin de contratos del personal


temporal - reporte de sobretiempo

13. Informe de Indicadores de Gestin

Confiabilidad de equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Confiabilidad de procesos

Apoyo tcnico a la produccin

Mejoramiento de procesos

Paradas de planta y administracin de

existentes

proyectos

Servicios generales

Regional administrativa Norte

Relaciones laborales

Regional Gestin de Personal Norte

Relaciones laborales

Regional Gestin de Personal Norte

Evaluacin de la Gestin

Programacin de la produccin

14. Proyeccin anual de la planta de personal requerida Desarrollo


para su presupuesto y aprobacin

organizacional
Procesamiento y

15. Cierre y documentacin de las rdenes de trabajo


generadas para el alcance de las reparaciones de

transformacin

Regional Desarrollo Norte

Operacin de plantas

Mantenimiento da a da

Mantenimiento de plantas

Confiabilidad de equipos

Apoyo tcnico a la produccin

Costos

Programacin de la produccin

Costos

Programacin de la produccin

Costos

Programacin de la produccin

planta - manuales de informacin de la parada

16. Solicitud de creacin de centro de costos y cargos


contables para registro de costos asociados a la
reparacin de plantas

17. Registro de facturas para pagos

18. Cierre contable de la reparacin de planta para


informacin de costos

2.9

CONTROL DE COSTOS DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA

El control de los costos del proceso se hace desde la primera hasta la ltima fase. Se
inicia en las primeras etapas con la estimacin y presupuesto de los costos y se
finaliza en la ltima etapa con la elaboracin del informe de los costos totales del
proceso.
Los objetivos de estimar y controlar los costos del proceso son los siguientes:

Asegurar que los recursos utilizados durante el proceso se aproximen a los


planeados

Optimizar la utilizacin de los recursos de la Parada de Planta

Registrar los costos y gastos que se van a generar en la parada de planta, para
as poder tener un control sobre stos a medida que se avanza en el proyecto.

Llevar un control efectivo sobre los recursos estimados y utilizados en el


Proceso de Paradas de Planta.

Pronosticar

tempranamente

cualquier

desviacin

considerable

en

el

presupuesto aprobado, para que sean iniciadas las acciones correctivas


pertinentes
El control de costos del Proceso de Parada de Planta es llevado por un Analista de
Costos encargado del seguimiento y anlisis de los costos diarios del proceso; tiene
las siguientes responsabilidades:

Disponer de la curva de costos de la parada

Divulgar la curva de costos de la parada

Disponer de la tarifa de Ecopetrol para cada trabajo a realizar durante la parada

Realizar el costeo en un tiempo mximo de 24 horas de cada recomendacin


emitida por inspeccin

Actualizar la informacin de costos diariamente y emitir reporte que incluya anlisis


para la reunin diaria de la parada

Entregar al da tres despus de arrancada la unidad un informe de los costos


ejecutados en la parada.

El control de costos se realiza durante todas las fases de la Parada a los siguientes
tems:

Mano de Obra: se incluye alimentacin, transporte, beneficios y viticos.

Materiales y herramientas

Contratos

Consultoras

A continuacin se explican las actividades de Presupuesto, Estimacin y Control de


Costos durante todas las fases de la parada.
2.10.1 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase I
Elaborar y gestionar el presupuesto para la prxima vigencia: en esta actividad se
determinan los recursos necesarios para la parada de planta. Se presupuesta lo
siguiente:
-

Mano de obra: Para la estimacin del presupuesto en la fase I se estiman los


costos de la mano de obra a utilizar durante la parada de planta de acuerdo a
datos histricos de las paradas anteriores y del informe de la ltima parada. Se
determina una cantidad aproximada de horas hombre para la parada; se analizan
que tipos de trabajo se van a realizar de acuerdo a las recomendaciones que se
realizaron en la parada anterior. En el presupuesto de mano de obra se incluyen
los costos indirectos de transporte, alimentacin, beneficios y viticos.

Materiales y herramientas: se presupuestan de acuerdo a recomendaciones de la


parada anterior y a datos histricos; para cada parada existen materiales que
siempre se piden y herramientas que siempre se utilizan, por ejemplo, material
refractario, esprragos, empaquetadura, etc. Los materiales de largos plazos de
entrega, tambin hacen parte de este presupuesto inicial, debido a que en esta
fase ya se conocen y se solicita su compra.

Contratos: se presupuestan de acuerdo a datos histricos, debido a que existen


contratos tpicos para una Parada de Planta, como el de andamios, limpieza de la
planta, etc.

Consultaras: Se debe presupuestar y cargar a la parada los gastos por la


contratacin de las consultoras que trabajan en la parada.

Una vez evaluado el presupuesto, se pueden presentar los siguientes dos casos:

El presupuesto aprobado es igual al solicitado: En este caso se continuar con


el proceso normal de planeacin de la parada.

El presupuesto aprobado es menor que el solicitado, en este caso se debe


reevaluar el alcance o solicitar una adicin presupuestal.

Para solicitar adicin presupuestal, se deben presentar una solicitud, por medio de
una carta al Departamento de Programacin de la Produccin. En esta carta se debe
explicar los motivos de la solicitud de adicin presupuestal

2.10.2 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase II


Estimativo del presupuesto en un +/- 20%: antes del taller de cuestionamiento del
alcance, se realiza la valoracin de las rdenes de trabajo que van a ser cuestionadas,
de acuerdo con esto se realiza el presupuesto de la parada con una desviacin de +/20%.
2.10.3 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase III
Ajuste del presupuesto y elaboracin de la curva "S" de costos: Luego de realizado el
taller de cuestionamiento del alcance y conociendo los trabajos a realizar en la parada
se ajusta el presupuesto de la Parada. Para el control de los costos se realiza la curva
"S", para comparar los costos presupuestados con los reales hasta el momento.
-

Mano de Obra: Se utiliza un formato que contiene valores estimados de


requerimientos de horas hombre para el mantenimiento de cada equipo segn su
tipo, basado en paradas anteriores, lo cual junto con el nmero de equipos a
intervenir pertenecientes a cada categora permite establecer la cantidad de horas
hombre que se requerir para la ejecucin de los trabajos.

Materiales y Herramientas: en esta fase ya han sido solicitados los materiales de


plazos normales de entrega, para el control de los costos se genera un reporte en
SAP de la gestin de los compradores hasta la fecha para determinar el valor real
de las solicitudes, adems con este reporte se hace seguimiento a las solicitudes
de los materiales

Contratos:

antes de realizar el trmite de contratacin se deben realizar los

presupuestos de los contratos de la parada, para esto se definen todos los tems
requeridos para el alcance de los trabajos, indicando la cantidad estimada
requerida, unidad de medicin, costo unitario y costo total de cada uno.
Luego cuando se inician los trmites de contratacin se solicita el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal (CDP), para hacer la reserva del recurso necesario para

hacer el contrato; esta solicitud se hace al Departamento de Programacin de la


Produccin P, Estos certificados de crean, visualizan y modifican en SAP. Con la
elaboracin del CDP el sistema deriva la cuenta, el centro de costos, el rea funcional
y el centro gestor.
Luego de la evaluacin de las ofertas se adjudican los contratos, y se ajusta el
presupuesto de la parada.
-

Consultoras: Se realiza el control de los costos llevando un registro de las horas


hombre trabajadas por el personal de la consultora.

2.10.4 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase IV


Estimacin del presupuesto y ajuste la curva "S" de costos en un */- 10%:
Luego de que se planean las rdenes de trabajo y se adjudican los contratos, se
conoce la cantidad de recursos a ser utilizados en la parada y se realiza un
presupuesto ms aproximado.
La totalidad de costos de las rdenes de trabajo se realiza en Ellipse, y se obtiene el
costo total de mano de obra y materiales para cada una de las rdenes de trabajo, a
esto debe sumarse los dems costos indirectos de alimentacin, transporte, viticos,
con base en los pronsticos realizados y en las tarifas vigentes de precios.
2.10.5 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fases V y VI
Control de Costos de la Parada: En estas fases se realiza el control de los costos de la
parada, debido a que en la fase V se empieza la ejecucin de algunos contratos y se
efecta la movilizacin de recursos a la planta.

Mano de Obra: Para el control de los costos de horas hombre se utiliza al


Software SAP, en l se reportan las horas hombre trabajadas diariamente
durante el alistamiento y ejecucin del Proceso de Paradas de Planta. La
Regional Gestin de Personal Norte, ingresa a SAP el horario de trabajo de los
trabajadores temporales de la parada; el Departamento de Paradas de Planta y
Administracin de Proyectos se encarga de reportar en SAP las horas extras
trabajadas por el personal de parada y/o cualquier modificacin que se genere.

Materiales y Herramientas: para el control de los costos de generan informes


diarios del consumo de materiales y herramientas durante la ejecucin de la
parada, el costo de estos materiales y herramientas se adquiere por medio de
un reporte en SAP que contiene el valor real de las solicitudes de material.

[14 15]

Contratos: a medida que se reciben los trabajos contratados, se genera una


entrada de servicio en SAP cada vez que se recibe una factura del contratista,
luego se procede a hacer el pago al proveedor. Para dar por terminado el
contrato se debe finalizar en SAP la ltima entrada de servicio habilitando al
pedido el indicador Factura Final, con el fin de liberar el dinero no utilizado del
CDP.[9, 10 12]

Para el control de los costos de los contratos de la parada se genera el reporte


de seguimiento de pagos en SAP, con este se hace seguimiento a los pagos
que se cargan a la Parada de Planta y se verifica que los costos estn
cargados a su respectiva posicin presupuestaria.

Consultoras: Se lleva un control de las horas hombre del personal de la


consultora en la Parada de Planta.

Luego de que se genera la curva de costos, se compara con la ideal y se verifica la


desviacin; sta debe ser controlada y se deben generar planes de contingencia en
caso de que los recursos se estn utilizando de manera diferente a la planeada, para
asegurar que los recursos finales utilizados correspondan a los planeados.
2.9.6 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase VII
Calcular Costos del Proceso: Luego de finalizados los trabajos se realiza un informe
final donde se consolidan los costos totales incurridos durante la parada, se realiza de
la siguiente manera:
La informacin sobre los costos totales del proyecto debe ser solicitada a la
Coordinacin de Contabilidad, a partir del dato registrado para los cargos contables
asignados al proyecto
El Planeador general de la Parada solicita a Contabilidad la emisin del reporte
detallado por conceptos de gastos de los gastos incurridos durante el desarrollo del
proyecto a su fecha de finalizacin. Esta dependencia deber entregar los registros de
cada una de las transacciones.
Con la ayuda de este reporte, el Planeador hace una revisin aleatoria de algunas de
las transacciones cargadas al centro de costo de la parada para identificar posibles
imprecisiones en los registros o la presencia de gastos no correspondientes a la
parada que por error se le hayan cargada a ella. De existir alguna irregularidad, se
notifica a la Coordinacin de Contabilidad para que realice el respectivo descargue
mediante transferencia entre cuentas

Se deben comparar los gastos totales con los planeados, en caso de que exista
mucha diferencia, se analiza a que se debe y se toman acciones correctivas para la
prxima parada
En el desarrollo de esta actividad el analista de costos debe tambin solicitar a las
otras dependencias relacionadas con el proceso, la remisin de los reportes que
correspondientes a cada una:
-

Mano de Obra: se solicita a personal un reporte de utilizacin de horas-hombre


detallando costo de salarios regulares y en sobretiempo. Deben esperarse el
tiempo suficiente para que sea incluida la totalidad los costos de salarios
(aproximadamente 30 das despus de la salida del ltimo trabajador de parada).

[3]

Se solicita al rea de Servicios Generales el reporte de costos de servicio de


transporte en buses y taxis, consumo de alimentacin en cafetera y aseo. Y se
solicitan los costos mdicos incurridos durante la parada.
-

[3]

Materiales y herramientas: Se realizan reportes en Ellipse que contienen la


cantidad de herramientas y materiales utilizados durante la Parada de Planta.

Contratos: se solicita al administrador de contratos los costos totales de los


contratos de la parada.

Consultora: reporte de horas hombre trabajadas por el personal de Consultora.

3. PROCEDIMIENTO SEGUIDO PARA LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL


3.1 ESTUDIO DE LA VERSIN ANTERIOR DEL MANUAL
Este estudio consisti en la identificacin y anlisis de los subprocesos,
procedimientos y actividades descritos en la versin anterior del manual;
obtenindose las siguientes conclusiones:

El manual estaba dividido en 3 subprocesos que eran Planeacin,


Programacin y Ejecucin; en los cuales se explicaban las actividades a
seguir en el Proceso de Paradas de Planta.

El manual existente no contena todas las actividades que en la prctica


estaban siendo desarrolladas en el Proceso de Paradas de Planta

Estaba enfocado solamente a las reas de planeacin, programacin,


ejecucin y cierre del Proceso de Paradas de Planta, pero no tena en cuenta
reas como HSE, contratacin, Calidad, Compras y Control de costos, que
son necesarias para un desarrollo integral del proceso.

No se especificaban los roles y responsabilidades de los involucrados en el


Proceso de Paradas de Planta.

No se definan clara y detalladamente los responsables de cada una de las


actividades del Proceso de Paradas de Planta.

No estaba especificado el periodo de tiempo en el cual deban realizarse


cada una de las actividades del proceso de Parada de Planta.

3.2 ESTUDIO

DE

LAS

MEJORES

PRCTICAS

DE

SHELL

GLOBAL

SOLUTIONS INTERNATIONAL B.V.


ASESORA PARA EL GERENCIAMIENTO DE PARADAS DE PLANTA: Gua para
el Gerenciamiento de Paradas de Planta. Este libro contiene los diversos aspectos a
tener en cuenta para el desarrollo de una parada de planta exitosa y describe las
herramientas disponibles para una efectiva preparacin, planeacin y ejecucin de
dicho evento.
UNA GUA PARA LA GESTIN DE PARADAS. Este libro contiene un modelo del
Proceso de Gestin del Trabajo para la Parada y diversos aspectos a tener en
cuenta al momento de la planeacin y ejecucin de una parada de planta.
En el estudio de los libros proporcionados por Shell Global Solutions International
B.V se establecieron las siete fases de tiempo y las 11 reas que deben ser
gerenciadas para un desarrollo efectivo del Proceso de Parada de Planta. Por otro

lado se siguieron las pautas de Shell Global Solutions International B.V para definir
las actividades del proceso y en qu periodo de tiempo realizarlas.
3.3 DESARROLLO DEL MANUAL DE PARADAS DE PLANTA
3.3.1 Definicin de las interacciones de las otras dependencias con el Proceso de
Paradas de Planta. En primer lugar, se definieron las entradas y las salidas del
Proceso de Paradas de Planta con respecto a los dems procesos
3.3.2 Identificacin de Roles y Responsabilidades de los involucrados en el Proceso
de Paradas de Planta. Se identificaron los roles de cada uno de los involucrados en
el proceso de Parada de Planta y luego se definieron las responsabilidades de cada
uno de ellos.
3.3.3 Identificacin de las actividades a desarrollar en cada etapa del Proceso de
Paradas de Planta. Se determinaron las actividades que conforman el Proceso de
Paradas de planta y se ubicaron en la fase y rea de desempeo a la cual
pertenecen, realizndose de la siguiente manera:

Las actividades contenidas en el antiguo manual y que formaban parte del


proceso de Parada de Planta se ubicaron en el rea de desempeo y fase a
la que pertenecan.

Se incluyeron las actividades no contempladas en el manual existente, pero


que estaban siendo realizadas en los procesos de parada de planta

Se adicionaron actividades nuevas que deben realizarse en el Proceso de


Paradas de Planta, de acuerdo con las mejores prcticas de Shell Global
Solutions.

Se asignaron los respectivos responsables de todas las actividades del


Proceso de Paradas de Planta.

Se defini el objetivo, alcance y periodo de realizacin de cada una de las


actividades que conforman el Proceso de Paradas de Planta.

3.3.4 Realizacin del diagrama de flujo del modelo de gerenciamiento del Proceso
de Paradas de Planta
Se determin el tipo de relacin que tenan las actividades, cuales deban realizarse
antes que otras, cuales despus o sin no tenan ninguna relacin.
Como resultado se obtuvo el flujo grama que contiene la secuencia lgica de las
actividades a realizar en cada etapa del proceso de Parada de Planta.

3.3.5 Inclusin del control de costos del Proceso de Paradas de Planta.


Se incluyeron en el manual las actividades relacionadas con la estimacin de los
costos, elaboracin de presupuestos y control de los costos durante todas las
etapas de la Parada de Planta.

Se describieron en el manual los procedimientos para reportar el sobretiempo


en SAP, que se utiliza para controlar los costos generados por horas hombre.

Se incluyeron los pasos para la elaboracin, visualizacin y modificacin en


SAP de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), para los
costos de los contratos de la Parada.

Se describieron los procedimientos para la generacin de reportes de


materiales y herramientas en Ellipse y SAP, para el control de costos de
stos.

Se defini el procedimiento para generar el reporte en SAP de seguimiento


de los pagos de los Contratistas.

Se estableci el procedimiento para el clculo de los costos de las rdenes


de trabajo en Ellipse.