Herramientas de

Gestin
Organizacional
ERP
Docente:
Ing. Daniel lvarez Campos
Escuela Acadmica:
Ing. Sistemas e Informtica
Ciclo:

VIII

Sistema de planificacin de recursos

empresariales (ERP)

Introduccin
Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno empresarial, requiere
de mejoras en los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas
de las compaas ante sus ms fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de
Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave
de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los
directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la
compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios.
Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus
procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas
empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin.
La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica
redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve
complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin
de tiempo.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que
implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del
sistema.

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PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES

DEFINICIN
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de
informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
produccin,

ventas,

compras,

logstica,

contabilidad

(de

varios

tipos),

gestin

de

proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera
como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolucin de los
problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor
control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de
impuestos, etc.

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro

software empresarial son:
Que deben ser modulares y configurables:

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica, es que la
funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.

Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el cdigo

del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen
incorporar herramientas de programacin de cuarta generacin para el desarrollo rpido
de nuevos procesos.

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Otras caractersticas destacadas de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las operaciones.

En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y

comunes.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuracin inicial
de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada
empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar
todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples
que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo
bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el
proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por ello,
antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar los siguientes
procedimientos:

Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin que implantar.

Implantacin del sistema.

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Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Sistemas ERP
Los componentes o mdulos que incluyen los actuales sistemas ERP se pueden apreciar en la
siguiente tabla:

Objetivos principales de los sistemas ERP

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).

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La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la

organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Pasos en la implementacin de los sistemas ERP

1. Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas
selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que los costos
que estos representan son muy altos. Es decir cuando las empresas cuentan con el
dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la
implementacin de este tipo de sistema se puede decir que se debe de dar el primer
paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una
nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea
de la empresa.
2. Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe
definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener
en cuenta hasta el ms minino detalle para la implementacin del sistema ERP.
3. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La
implementacin de un sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo,
empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia que se planifiquen
cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se construya una bitcora que
guie cada uno de los pasos a seguir.
4. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son nuevos se debe
hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que
posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una
situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.
5. Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos ms
importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin pero en
especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje central del

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proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a

manejar en los distintos niveles de organizacin.
6. Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las
mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la
empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un
sistema.
7. Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba
la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un
continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la medula
espinal del sistema.

8. Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define como crtica y

que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema,
es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del
mismo.
9. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la
utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dar de ella.
10. Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de
diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el momento han sido
organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.
11. Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas
puede limitar la ejecucin del sistema.
12. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una
continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento continuo son las
caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de
este tipo de sistemas.

Ventajas
1. Mejora el proceso de toma de decisiones.
Tal y como adelantbamos al principio del artculo, los sistemas ERP permiten crear
una base de datos compartida con ms informacin y de mayor calidad que los
responsables podrn visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el
proceso de toma de decisiones.

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2. Planificacin realista de los escenarios futuros.

Al disponer de informacin de mayor calidad es posible realizar estimaciones y
previsiones realistas anticipndonos a los escenarios futuros.

3. Las mnimas duplicidades.

En las empresas que todava no cuentan con una solucin ERP es fcil comprobar
que sus departamentos actan con cierta independencia unos de otros, por lo que
acaban generando registros e informes por duplicado. La integracin que supone el
ERP permitir disminuir drsticamente estas duplicidades.
4. Los sistemas ERP son modulares.
Los ERP estn formados por mdulos. De esta manera podrs implantar los mdulos
que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y
crece tu ERP lo har con ella si incorporas nuevas funcionalidades.

5. Total adaptacin a las necesidades de tu empresa.

Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deber
realizar un anlisis previo sobre las necesidades de tu organizacin para garantizar
que la aplicacin se adapta perfectamente a ella. La solucin ERP debe adaptarse a tu
negocio, no al revs.

6. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organizacin,
desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.

7. Integracin con el resto de los miembros de la cadena de valor.

El nuevo concepto ERP II supera los lmites de la empresa aadiendo a otros
integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.
As el proveedor pasa a ser un socio estratgico del que podemos extraer una ventaja
competitiva al participar activamente en el diseo y desarrollo de nuevos productos
aportando su experiencia.
Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con ms informacin y de mayor
calidad que permitir ajustar las rdenes de produccin y de compra a sus
necesidades. Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros
clientes segmentada que nos permitir realizar campaas de marketing orientadas a
segmentos especficos.

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8. Mejor comunicacin interna.

El ERP suprime las barreras a la informacin entre los distintos departamentos
integrndolos y mejorando la comunicacin interna.

9. Automatizacin de tareas.
Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que
anteriormente se realizaban a mano (generacin de albaranes, facturas etctera).
De ese modo nuestros operarios podrn dedicarse a tareas ms productivas que
realmente son las que nos aportan valor. Pero es ms, al reducirse el componente
humano, caer el nmero de errores (aunque no se eliminar del todo dado que
seguir siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introduccin de datos).

10. Menos costes, ms competitividad.

La mayor eficiencia conseguida, la disminucin en el nmero de errores y la reduccin
de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reduccin de
costes nos va a permitir
Aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.
Reducir el precio de cada producto al disminuir su coste.
O ambas.

11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversin en el largo plazo.

Gracias a todas las ventajas anteriores se podr conseguir un incremento de la
rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento
conseguido con la implantacin del ERP compensa, en el largo plazo, la inversin
inicial realizada.

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Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP se deben a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

Su compra es muy costosa y su personalizacin an ms.

Su implementacin puede requerir cambios importantes en la compaa y sus

procesos.

Es tan complejo que muchas compaas no logran adaptarse a l.

Su implementacin implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.

La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema

constante.

Conclusiones
Los sistemas ERP son una herramienta absolutamente necesaria para las grandes y
medianas organizaciones. Sealo slo estos dos tipos, ya que sabiendo el costo que tiene
implantar sistemas como estos, es una buena inversin en empresas que mueven una utilidad
anual con cifras razonables. Adems, es aplicable de mejor manera en compaas que
poseen varias plantas, sucursales, etc., repartidas geogrficamente, y que cuidan y mantienen
una importante relacin Proveedor-Cliente.
Considerando la inversin en hardware, software, tecnologa de informacin, personal, y
muchos otros factores, el estudio previo a la implementacin de estos sistemas debe ser
bastante detallado, por lo que el primer costo asociado al sistema sera la asesora y/o
consultora necesaria para una buena evaluacin del proyecto.
Para las empresas preparadas en absorber el costo y el cambio asociado a la implementacin
de sistemas que ayuden en sus negocios, y que buscan redisear y optimizar sus negocios
productivos, los sistemas ERP y sus aplicaciones pueden ayudar a lograr beneficios
significativos.

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Referencias:
(Jarould, 2014)
Jarould. (5 de junio de 2014). wikipedia. Obtenido de wikipedia:
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci
%C3%B3n_de_recursos_empresariales#Definici.C3.B3n
(Lpez T, 2007)
Lpez T, M. (14 de Noviembre de 2007). vector.ucaldas.edu.co. Obtenido de
vector.ucaldas.edu.co:
http://vector.ucaldas.edu.co/downloads/Vector2_8.pdf
(Martinez, 2012)
Martinez, O. R. (2 de Diciembre de 2012). gestiopolis. Obtenido de gestiopolis:
http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales

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