Manual de

funciones

ndice
1. Centro Comercial Calima
2. Misin - Visin
3. Organigrama
4. reas y cargos
5. Gerencia
6. Direccin de operaciones
7. rea contable
8. Tesorera
9. Asistente administrativo

10. Direccin comercial

11. Personal de mantenimiento
12. Puntos de pago
13. Puntos de informacin
14. Asistente de direccin comercial

Centro comercial Calima Armenia

Somos un centro comercial que cuenta con diversas opciones de entretenimiento, compras, diversin. Contamos con sesenta y nueve locales.Estamos ubicados estratgicamente en la avenida centenario.
Un proyecto con sentido ambiental, hacemos nfasis en el diseo bioclimtico de arquitectura abierta que optimiza el uso de la energa.

Organigrama

reas y cargos
Somos un total de 15 personas en el equipo, divididos en:
- Gerencia
- rea contable
- Tesorera
- Direccin de operaciones
> Personal de mantenimiento
> Personal del punto de pago
- Direccin comercial
> Personal de punto de informacin
> Asistente de direccin comercial
-Asistente administrativo.

Gerencia
1. Descripcin del puesto:
- Gerente administrativo
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: Direccin administrativa
- Est a cargo de: Toda el rea administrativa
3. Caractersticas:
- Planifica: Organiza las acciones y diferentes actividades que debe realizar el
equipo de trabajo. Debe crear estrategias que le permitan cumplir los objetivos y
metas trazados desde la alta gerencia.
- Supervisa: Debe estar al tanto de las actividades que realizan diariamente los
integrantes de su equipo de trabajo. As mismo, establece reuniones como herramienta para hacer seguimiento a las tareas que se le asignen a cada integrante.

- Escucha: El gerente debe estar atento a los mensajes que emite su equipo de
trabajo.
- Lidera: Respalda las actividades que se realizan en equipo y corrige asertivamente las equivocaciones. Debe ser imparcial.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Profesional en administracin de empresas, economa, contadura. Preferiblemente con especializacin en mercadeo. Conocimientos en propiedad horizontal. Experiencia como gerente o director general de usos similares (centros comerciales,
clubs, hoteles). Experiencia liderando equipos de trabajo interdisciplinarios.

Direccin de operaciones
1. Descripcin del puesto:
- Director de operaciones
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: Personal de mantenimiento - Puntos de pago
3. Caractersticas:
- Asegura el desarrollo operacional: Conocer los recursos con los que cuenta la organizacin y la manera adecuada para implementarlos.
- Supervisa: Debe encargarse de verificar el cumplimiento de todas las operaciones dirigidas a mantenimiento y al personal de pago.

- Implementa reglas: El director de operaciones debe establecer parmetros para

el cumplimiento de las obligaciones de las reas que estn bajo su cargo. Verifica
que se cumplan las polticas de la empresa.
-Solucin de problemas: Debe contar con la capacidad de brindar solucin a los diferentes inconvenientes que se presenten en las reas que estn bajo su cargo.
- Planifica a futuro: Se encarga de crear estrategias para un mejor desempeo de
la planta laboral a futuro, adicional, analiza los elementos que va a requerir a futuro para el desempeo de las labores.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad

5. Requisitos:
- Ingeniero mecnico, mecatronico, electrico, electromecanico o industrial con conocimientos en implementacin de sistemas de gestin de calidad, sistemas integrados de produccin, mtodos y tiempos.

rea contable
1. Descripcin del puesto:
- Jefe de contabilidad
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- Asegura la calidad: Es el encargado de establecer todo en torno a la contabilidad
de la organizacin y asegurar el cumplimiento de los procesos contables, adems
de la realizacin correcta de los mismos.
- Plan de cuentas: Debe realizar el plan de cuentas basndose en el plan general
de la organizacin.

- Veedor: Controla y evala cada uno de los procesos relacionados con el rea
contable y su correcto desempeo.
- Presupuesto: Debe realizar el presupuesto anual de la compaa, as mismo la
justificacin de la implementacin de cada uno de los recursos en las diferentes
reas.
- Gestin y control: El jefe contable debe relacionarse con los proveedores y acreedores.
- Debe velar por la mayor rentabilidad de la organizacin.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad

5. Requisitos:
Licenciado en Contadura Pblica. Manejo de tcnicas administrativas y tcnicas
de manejo de grupo, sistemas contables, estados financieros, sistemas operativos.

Tesorera
1. Descripcin del puesto:
- Tesorero
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- Lleva el registro: El tesorero est al tanto de los diferentes ahorros, aportes y
crditos que tienen cada uno de los asociados a la entidad.
- Recaudo: Se encarga del proceso de recaudacin de los diferentes ingresos de la
empresa, as mismo los pagos que esta debe ejecutar.

- Informes: Debe realizar informes mensuales donde se muestre el proceso a nivel

econmico de la empresa en ese lapso.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Profesional en las reas de Contadura, Economa, Administracin de Empresas
o profesiones relacionadas con las ciencias econmicas. La persona que aspire a
desempear el cargo deber ostentar altas calidades morales y profesionales.

Asistente administrativo
1. Descripcin del puesto:
- Asistente administrativo
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- El asistente administrativo debe ser la mano derecha de la gerencia.
- Es el responsable de la agenda del gerente, de las diferentes citas y actividades
que estn programadas.
- Maneja el correo electrnico, evitando la acumulacin de informacin y la prdida de documentos virtuales.

- Atiende el telfono y brinda un excelente servicio al cliente.

- Debe estar al tanto de los diferentes inconvenientes que se puedan presentar en
el rea administativa y darles solucin.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Ttulo Tcnico Profesional o Egresado Universitario en Derecho o Ingeniera de S
sistemas, Administracin o Computacin e Informtica. Conocimiento en Tcnicas
de Archivo o Gestin Documentaria o Gestin Pblica.

Direccin comercial
1. Descripcin del puesto:
- Director comercial
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: Puntos de informacin - Asistente de direccin comercial
3. Caractersticas:
- Planifica las ventas: Se encarga de realizar un plan de accin que permita el
cumplimiento efectivo de todas las labores comerciales.
- Supervisa: Debe estar al tanto de las actividades que realiza su equipo de trabajo, y que estas funciones se desempeen de manera correcta.
- Debe seleccionar el personal que pertenece a su rea.

- Escucha: Responde a las necesidades que tenga su equipo de trabajo, as mismo

las dudas o inconformidades.
- Clasifica los clientes de la empresa: Monitorea los usuarios que tienen mayor
fidelizacin con la empresa, as sabe a quin ofrece los nuevos productos y servicios.
- Lder: Se presenta como un lder ante su rea, as motiva a todo el equipo de trabajo a realizar una excelente labor.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad

5. Requisitos:
Profesional en carreras administrativas y financieras. Experiencia como director
comercial en centros comerciales o a fin.

Personal de mantenimiento
1. Descripcin del puesto:
- Personal de mantenimiento
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- Es el responsable del mantenimiento de las instalaciones del centro comercial.
- Debe garantizar el funcionamiento de todo el sistema de plomera de la empresa.
- Informar a sus superiores las fallas que se presenten, de igual manera todos los
costos que impliquen los cambios o modificaciones en las estructuras fsicas de la
organizacin.

- Verifica el funcionamiento de la planta elctrica de la empresa.

- Certifica el completo funcionamiento de todos los servicios en los diferentes locales comerciales, as mismo de los baos y espacios comunes.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Ttulo de Bachiller, tecnlogo en mecnica, electricidad o afn en el rea tcnica
Experiencia de 3 a 5 aos en puestos de mantenimiento y limpieza (plomera,
electricidad, mantenimiento de reas comunes)

Puntos de pago
1. Descripcin del puesto:
- Puntos de pago
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
-La mayor responsabilidad del cargo punto de pago es brindar un excelente servicio al cliente a cada uno de los usuarios del centro comercial.
-Debe responder por el dinero que ingresa a la organizacin a lo largo del da a
travs del servicio de parqueadero.

4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Ser bachiller acadmico. Preferiblemente con estudios en administracin.

Puntos de informacin
1. Descripcin del puesto:
- Puntos de informacin
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- Brinda la informacin que los usuarios puedan solicitar.
- Debe estar al tanto de las actividades que realiza el centro comercial, de esta
manera ofrece informacin oportuna y precisa a los clientes.
- Conoce las instalaciones de tal manera que pueda ser de gran ayuda para los
nuevos visitantes al centro comercial.

- Debe realizar el registro de facturas para las diferentes actividades que realiza
el centro comercial.
- Conoce las ofertas que ofrece el centro comercial en sus diferentes reas.
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Ser bachiller acadmico. Preferiblemente con estudios en administracin.

Asistente de direccin comercial

1. Descripcin del puesto:
- Asistente de direccin comercial
2. Identificacin y referencia del puesto de trabajo:
- Departamento: rea administrativa
- Est a cargo de: //
3. Caractersticas:
- Debe prestar ayuda al director comercial.
- Organiza la informacin que es suministrada por el director comercial y lo mantiene al tanto de los diferentes cambios que se puedan presentar.
- Se presenta como un apoyo al momento de establecer el plan de accin para la
correcta realizacin de las actividades.

- Participa en el proceso de la clasificacin de los clientes ms representativos e

importantes del centro comercial
4. Valores:
Responde a los valores de la organizacin:
Responsabilidad
Compromiso
Cultura
Colaboracin
Lealtad
5. Requisitos:
Profesional con estudios concluidos en Administracin de Empresas, Marketing
o carreras afines, de preferencia con especializacin en ventas o marketing.