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Los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A
travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas,
proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el logro de
ventajas competitivas a travs de su implantacin en las empresas.
De modo que la aplicacin de las tecnologas de informacin en los negocios constituye un campo de estudio
fundamental para la ciencia de la administracin y gestin de negocios. El presente capitulo proporciona la siguiente
informacin:
Definiciones.
Tipos y usos de los sistemas de informacin.
Tecnologas de vanguardia en los negocios.
Evolucin de los sistemas de informacin.
Conclusiones
DEFINICIONES:
Datos: smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Se caracterizan por no contener
ninguna informacin, por ejemplo "15", el cual, por s slo, no entrega ningn conocimiento til.
Informacin: Conjunto de datos significativos y pertinentes que describen sucesos o entidades, por ejemplo:
"Edad = 15" lo cual ya es entendible.
Sistema: Conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un
objetivo. Ejemplo:
Fuente: Tecnologias de informacin en los negocios por Daniel Cohen y Enrique Asn pag. 4 del capitulo I.
Ahora bien, en los negocios hay una caracterstica relevante de la informacin: su calidad. Para entender qu
significa informacin de calidad es indispensable considerar tres dimensiones: la dimensin de tiempo, de
contenido y de forma.
La calidad de informacin tiene tres dimensiones:
1.
2.
3.
tiempo: Con respecto al tiempo, la informacin debe tener las siguientes caractersticas:
Oportuna: La informacin debe suministrarse en el momento en que sea necesaria.
Actualizada: La informacin debe ser reciente al momento de suministrarse.
Frecuente: La informacin debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria.
Periodo: La informacin puede proporcionarse sobre periodos pasados, presentes y futuros.
contenido: Con respecto al contenido, la informacin debe tener las siguientes caractersticas:
Exactitud: La informacin debe estar libre de errores.
Pertinencia: La informacin debe estar relacionada con las necesidades de un destinatario
especfico para una determinada situacin.
Integridad: Debe suministrarse toda la informacin que sea necesaria.
Brevedad: Debe proporcionarse slo la informacin que se necesite, cuando se necesite.
Alcance: La informacin puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo.
Desempeo: La informacin puede revelar el desempeo, al mediar las actividades logradas, el
progreso alcanzado o los recursos acumulados.
forma: Con respecto a la forma, la informacin debe tener las siguientes caractersticas:
Claridad: La informacin debe suministrarse en un formato que sea fcil de entender.
Detalle: La informacin puede proporcionarse en un formato detallado o resumido.
Orden: La informacin puede ordenarse en una secuencia predeterminada.
Presentacin: La informacin puede presentarse en forma narrativa, numrica, grfica u otras
formas.
Medios: La informacin puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos,
presentaciones de video u otros medios.
Otra forma de analizar la informacin es desde la perspectiva organizacional, en la cual adquiere tres
dimensiones:
1.
2.
3.
Flujo de informacin: La informacin en una empresa puede fluir en cuatro sentidos: hacia arriba, hacia
abajo, en forma horizontal y hacia fuera de la empresa.
Detalle de la informacin: Depende del nivel de uso de la informacin: para los altos niveles de la empresa
se presenta en forma agregada; en caso contrario, se presenta con niveles de especificacin; por ejemplo, la
informacin de ventas presenta el desempeo del vendedor por da.
Tipo de la informacin: Es lo que describe, y se refiere a: informacin interna, descripcin de aspectos
operativos de la organizacin; informacin externa, explica situaciones del entorno de la organizacin;
informacin objetiva, cuantifica y evala algo conocido; informacin subjetiva, intenta describir algo que no es
conocido con exactitud.
Fuente: Tecnologias de informacin en los negocios por Daniel Cohen y Enrique Asn pag. 5 del capitulo I.
SISTEMAS DE INFORMACIN
Los sistemas de informacin son componentes interrelacionados que capturan, almacenan,
procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una
organizacin.
Los sistemas de informacin han ido evolucionando conforme las organizaciones han ido
desarrollndose y fueron creciendo las necesidades de informacin. Inicialmente los sistemas de informacin
estaban basados en la observacin y en mecanismos muy simples como lpiz y papel (sistemas de informacin
Los sistemas de informacin en general son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, son recursos de las
organizaciones para proporcionar informacin a los gerentes, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la
comunicacin empresarial.
Recursos humanos
Los recursos humanos estn constituidos por las personas que operan e interactan con el Sistema de
Informacin.
stos pueden ser a su vez:
2.
Hardware
Los elementos de hardware estn constituidos por los dispositivos fsicos y materiales utilizados en el
procesamiento de la informacin. Los equipos se subdividen en los siguientes componentes:
La memoria RAM, que es donde residen todos los programas y datos antes de que
puedan ejecutarse o procesarse.
3.
Software
Los elementos del software, cuyo concepto genrico incluye todas las series de instrucciones de
procesamiento de informacin, incluyendo las series de instrucciones operacionales y tambin los
procedimientos del procesamiento de la informacin.
El software se clasifica en:
4.
Software del sistema, que son los programas del sistema operativo, el editor, compiladores,
interpretadores, etc., y que controlan y respaldan las operaciones de un sistema
computacional. Ejemplos son el sistema operativo DOS, Windows y UNIX.
Software de aplicacin: son los programas que dirigen a la computadora para un uso
particular por parte de los usuarios finales. Pueden ser planillas electrnicas, procesadores de
palabra, bases de datos, o algn otro paquete especfico sea ste comercial o desarrollado
internamente.
Procedimientos: que son instrucciones operacionales para las personas que utilizarn un
sistema de Informacin, como por ejemplo instrucciones del uso de un programa de
computacin, o del llenado de un formulario, etc.
Datos
Los datos que son introducidos en el sistema para que genere la informacin deseada.
Los datos pueden ser de muchas formas: incluyendo los datos alfanumricos que se componen de
nmeros y letras; pueden estar compuestos de textos de oraciones o prrafos de informes o de otro
tipo de medios de comunicacin escrita; datos de imgenes como grficos y figuras; o finalmente
audio y video. Los datos pueden estar organizados en:
5.
Bases de datos que tienen los datos procesados y organizados, ejemplo: los datos de
consumos de agua de los clientes de las EPSAs pueden almacenarse en una base de datos de
consumos.
Bases de conocimiento que incluyen conocimiento sobre una variedad de formas como
hechos, reglas, y ejemplos de casos sobre prcticas empresariales exitosas. Ejemplo: prcticas
recomendadas para resolver problemas especficos en el proceso de potabilizacin.
Redes de comunicacin
Las redes de comunicacin permiten que se enlacen los equipos computacionales y se comparta la
informacin. Se componen de computadores, procesadores de comunicaciones, y otros
dispositivos interconectados por medios de comunicacin y controlados por software de
comunicacin. Los elementos de redes incluyen:
6.
Medios conductores: que pueden transmitir datos por medio de pulsos elctricos
(cables y cables coaxiales) o de luz (fibra ptica).
Procedimientos:
Incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como
los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la computadora.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas, las cuales se definen a continuacin.
1.
Entrada de datos
La entrada o ingreso es el proceso de captura y preparacin de datos o informacin para su posterior
procesamiento. Normalmente lo que se hace con la informacin es registrarla en algn medio fsico tal
como un formulario, o ingresarla directamente a un sistema computacional.
Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son proporcionadas directamente por el
operador o usuario, y las automticas son aquellas que provienen de otros mdulos o sistemas. Ejemplo:
Entrada manual es la lectura del medidor y entrada automtica es el promedio de consumo de un cliente
extrado del sistema de facturacin.
2.
Almacenamiento de datos
El almacenamiento es el proceso por el cual el sistema guarda de manera organizada los datos e
informacin para su uso posterior.
Para su fcil recuperacin posterior, los datos almacenados se organizan normalmente en campos,
registros, archivos y bases de datos.
3.
Procesamiento de datos
Es la capacidad de efectuar operaciones o clculos segn una secuencia preestablecida, con los datos
introducidos recientemente o almacenados en las unidades de memoria.
Durante el procesamiento se:
Es mediante estas operaciones que se transforman los datos en informacin que pueda ser usada para la
toma de decisiones, y constituye un elemento clave en el sistema de informacin gerencial. Por ejemplo, la
elaboracin de proyecciones a partir del registro del nmero de clientes del registro de varios aos, de la
facturacin, volmenes producidos de agua, etc.
4.
Salida de informacin
Es la actividad de transmitir a los usuarios finales la informacin procesada en formatos apropiados. La
meta de los sistemas de informacin es la generacin de productos de informacin tiles y valiosos para
los usuarios finales.
La salida de informacin de un sistema de informacin puede en algunos casos convertirse en la entrada
de informacin a otro sistema o mdulo, a travs de interfaces.
El siguiente ejemplo muestra el procesamiento de datos que se da en una EPSA. Suponga que los
diferentes departamentos de una EPSA hipottica, han reportado los siguientes datos para una
determinada unidad de tiempo:
Departamento
Produccin
Comercial
Dato
Volumen producido
Nmero clientes
Administracin
Gastos operacin
Administracin
Nmero de empleados
Planificacin
Poblacin
Cantidad
1.000
100
10.000
Unidad
m3
conexiones
Bs.
10
empleados
500
habitantes
El encargado del sistema de informacin gerencial, relacionando los datos gener la siguiente informacin:
Como se puede ver, los datos de entrada son slo registros de cantidades que no tienen mucho valor por
s mismos, excepto para fines histricos. Mientras que al procesarlos (ordenarlos y relacionarlos), se
gener informacin que resulta til para comparar con otros perodos o con las metas y tomar las
decisiones apropiadas.
Respaldo
a
procesos
operativos
u
empresariales.
Generacin de informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Obtencin de ventajas competitivas mediante su implantacin y uso.
operaciones
Por las caractersticas de la prestacin del servicio de agua potable y saneamiento, las EPSAs
normalmente utilizarn los SIs mayormente para los dos primeros casos, vale decir para la automatizacin
de procesos y la generacin de informacin para la toma de decisiones, mientras que el tercero que es
ms adecuado para las organizaciones comerciales no monoplicas, podr ser utilizado en procesos de
benchmarking.
La mayor parte de los sistemas estn diseados para generar informacin y respaldar la toma de
decisiones a diferentes niveles de gerencia, as como para realizar el mantenimiento de registros y trabajos
rutinarios de procesamiento de transacciones.
Basados en los usos anteriormente mencionados, los sistemas de informacin se clasifican en varias
formas, una de las cuales se muestra en la Fig. 8, y se explica en los prrafos siguientes.
Informacin generada
Abastecimiento
rdenes de compra
Avisos de recibo de material
Facturas de proveedores
Pagos a proveedores
Etiquetas de inventario
Comercial
Solicitudes de servicio
Lecturas de consumo
Facturas de clientes
Atencin a reclamos
Recursos Humanos
Contabilidad
Extractos de cuentas
Operaciones Tcnicas
La forma en que procesan la informacin los sistemas pueden ser por lotes, donde los datos se acumulan
durante un perodo y se procesan peridicamente, o en tiempo real ( en lnea) donde los datos se
procesan inmediatamente despus de que ocurre una transaccin.
Por ejemplo, una planta de potabilizacin puede utilizar censores electrnicos enlazados a computadores
con el fin de supervisar el proceso de tratamiento; o en las redes de distribucin de agua, bombas o
vlvulas hidrulicas son operadas de acuerdo con los niveles alcanzados en estanques o con las presiones
en determinados puntos de la red que estn conectados a censores.
Identifique las entradas de datos manuales del rea que Ud. maneja.