PENGADAAN BARANG KIMIA FARMA

Pengadaan barang

baik berupa obat dan perbekalan farmasi dilakukan oleh

seorang asisten apoteker yang bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola

Apotek (APA). Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 202 dilakukan
melalui Bisnis Manajer. Permintaan barang dilakukan dari masing-masing apotek
di bawah Bisnis Manajer dengan cara mengisi lembar Bon Permintaan Barang
Apotek (BPBA) kemudian dikirim secara online dan akan terbaca secara otomatis
di komputer Bisnis Manajer. Kemudian bagian pembelian melakukan pemesanan
kepada PBF. Barang yang dipesan oleh apotek akan diantar langsung oleh PBF
yang bersangkutan ke apotek pemesan. Apotek pelayanan

dapat melakukan

pembelian mendesak jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera
tetapi tidak ada persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dikomunikasikan
dengan bagian pembelian di BM. Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan
dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan.
Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia
Farma tetapi juga dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Adapun dasar
pemilihan PBF atau distributor adalah sebagai berikut:
a) Ketersediaan barang.
b) Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan.
c) Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan.
d) Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu.
e) Cara pembayaran tunai atau kredit.
Prosedur pembelian barang melalui BM:
a) Bagian pembelian di BM mengumpulkan data barang yang harus dipesan
berdasarkan permintaan dari masing-masing apotek. Pemesanan dilakukan oleh
BM setiap hari kecuali hari Minggu.

b) Bagian pembelian BM membuat surat pesanan yang berisi nama distributor,

nama barang, kemasan, jumlah barang, dan potongan harga yang kemudian
ditandatangani oleh bagian pembelian dan Apoteker Pengelola Apotek. Surat
pesan dibuat rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan arsip bagian pembelian.
c) Setelah membuat surat pesanan, bagian pembelian langsung memesan barang
ke distributor. Apabila pesanan dilakukan mendadak maka bagian pembelian akan
melakukan pemesanan dengan langsung mengambil barang ke tempat distributor
d)

PBF akan mengantar langsung barang yang dipesan oleh apotek yang

bersangkutan dan setelah barang yang dipesan datang dilakukan penerimaan dan
pemeriksaan nama, kemasan, jumlah dan kondisi barang serta dilakukan
pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi
nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Kemudian faktur
ditandatangani dan diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada
petugas pengantar barang atau distributor untuk kemudian dijadikan bukti pada
waktu pembayaran. Salinan faktur umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar
disimpan oleh apotek sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan untuk
kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang.

Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 202

dilakukan dengan

menggunakan sistem Distribution Center (DC). Berdasarkan sistem ini,

pengeluaran dan pemasukan barang di apotek langsung terhubung secara
komputerisasi dengan Apotek Bussiness Manager (BM) sehingga apotek BM
dapat mengetahui barang yang mencapai minimum stok. Barang yang mencapai
minimum stok akan dikirim oleh BM berdasarkan kebutuhan masing-masing
apotek pelayanan. Selain itu, dibuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
dimana setiap hari dilakukan pengecekan barang secara fisik oleh petugas apotek.
Barang-barang yang sudah hampir habis dibuat BPBA untuk kemudian
dikirimkan ke Apotek BM. Untuk obat-obat narkotik, permintaan barang harus
menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus rangkap empat yang dalam satu SP
hanya dapat memesan satu macam obat dan harus ditandatangani oleh Apoteker

Pengelola Apotek (APA). Sedangkan untuk obat-obat psikotropik, permintaan

barang harus menggunakan SP khusus rangkap dua dan dalam satu SP dapat
memesan beberapa jenis psikotropik dan harus ditandatangani oleh APA. Karena
itu, khusus untuk pemesanan narkotika dan psikotropik tidak termasuk ke dalam
sistem DC melainkan langsung dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan.
Sistem DC memiliki keuntungan diantaranya jumlah barang yang dipesan banyak,
sehingga dapat memperoleh diskon yang lebih besar dari distributor serta
mengurangi tugas apotek pelayanan dalam pengadaan barang karena pada sistem
DC semua administrasi pembayaran yang berhubungan dengan pengadaan barang
(kecuali narkotika dan psikotropika) dilakukan oleh BM.

EFEKTIF
Efektif artinya dengan sumber daya yang tersedia diperoleh
barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat
setinggi-tingginya dalam uraian di atas dapat berupa:
Kualitas terbaik;
Penyerahan tepat waktu;
Kuantiutas terpenuhi;
Mampu bersinergi dengan barang/jasa lainnya; dan
Terwujudnya dampak optimal
kebijakan atau program.

terhadap

keseluruhan

pencapaian

Dengan penerapan prinsip efektif maka pengadaan barang/jasa harus

sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran
yang ditetapkan.

2. Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) Dari uraian sebelumnya

mengenai PPO, maka diperlukan sebuah pengembangan SI/TI yang
dapat digunakan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan
tersebut yaitu dengan membangaun Sistem Pengadaan dan
Pengendalian Obat (PPO) secara online yang berbasis website dan
Network Mobile, dimana kelebihannya adalah sebagai berikut : 1.
Informasi yang dibutuhkan bisa dihasilkan secara real time. 2.
Penggunaan sistem yang multi user 3. Terintegrasinya data, sehingga
komunikasi data bisa dilakukan. 4. User interface lebih menarik dan
mudah untuk digunakan (user friendly). 5. Bisa diakses kapan saja
menggunakan smartphone Proses Bisnis Sistem Pengadaan dan
Pengendalian Obat (PPO) secara Online yang berbasis website ini
meliputi : 1. Sistem pengelolaan data obat 2. Sistem pengelolaan
pengguna 3. Sistem pengelolaan data Apotek intern dan pelanggan
ekstern. 4. Sistem pembelian obat 5. Sistem pengelolaan retur barang
dan obat 6. Sistem pesanan obat dari Apotek dan pelanggan 7. Sistem
pengiriman obat ke Apotek internal dan pelanggan eksternal. 8. Sistem
pemesanan obat kepada supplier (PBF).