Contabilidad de Cheques

CONTABILIDAD DE CHEQUES
Por Jos Israel Trujillo del Castillo

Temario:
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Cheques en blanco
Cheques girados cobrados
Cheques girados no cobrados
Cheques girados no cobrado vencidos
Cheques posfechados recibidos
Cheques posfechados entregados
Cheques devueltos por fondos insuficientes
Cheques anulados

Es de comn ocurrencia encontrar tratamientos contables que dejan

mucho que desear en la operacin contable rutinaria empresarial en lo
atinente al manejo de los ttulos valores llamados cheques. En el temario
sealado al inicio de este escrito, describo los principales temas inherentes
al caso que tratar en este escrito. Revisemos cada uno de ellos, a
continuacin:

1. CHEQUES EN BLANCO
Diversos son los fraudes cometidos en las empresas al no registrar ni
controlar los cheques en blanco, entendiendo como tal los
correspondientes a las chequeras recibidas de los bancos o lo que la
empresa elabora por cuenta propia en forma contina con el aval del banco
o bancos respectivos. Peridicamente en los arqueos de ttulos valores se
deben contar y verificar los ttulos en blanco y su forma de custodia. En
muchas ocasiones al momento de recibir los cheques en blanco no se hace
el conteo ni la verificacin de la numeracin consecutiva y de su cantidad.

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Los cheques en blanco se deben registrar en Cuentas de Orden Cuenta
9105 Bienes y valores recibidos en custodia 910505 Valores
mobiliarios dndole el valor de un peso ($1) a cada ttulo en blanco. Cada fin
de mes que se haga el arqueo se retiran de la cuenta de orden indicada el
valor de los cheques girados y el de los cheques anulados. Cada vez que se
cambie el Tesorero o Cajero responsable de su manejo se debe hacer
arqueo y acta de entrega.
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2. CHEQUES GIRADOS COBRADOS
Aqu el control es de verificar el verdadero beneficiado y de las firmas y
sellos registrados para su giro. Su verificacin se hace a travs de la
conciliacin bancaria mensual. Ahora, si al beneficiario se le extrava por
alguna razn el mismo deber informar a la empresa tal circunstancia para
ordenar el no pago si se alcanza a hacer o para hacerle el seguimiento en lo
posible para conocer quien lo hurt y cobr. Si el cheque extraviado no se
alcanz a cobrar en el banco, se podr sustituir por otro cheque, previa
anulacin del inicialmente girado.

3. CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS

Pueden ocurrir varios eventos. Uno, que el cheque girado no ha entregado
el beneficiario y permanece en custodia en la empresa; otro, que el cheque
girado se entreg al beneficiario pero ste por cualquier razn no lo ha
cobrado. Aqu se verificar en la conciliacin bancaria del mes en que se
gir y en la del siguiente mes para constatar su cobro efectivo. Un tercer
evento puede darse que por deficiente custodia de los cheques girados
alguna persona se lo hurte, caso en el cual se le har el seguimiento para
indagar que paso con el cheque perdido.

4. CHEQUES GIRADOS NO COBRADO VENCIDOS

Recordemos que el Artculo 730 del Cdigo de Comercio seala que las
acciones cambiarias del cheque caducan los seis (6) meses desde su
presentacin. En consecuencia se le debe hacer especial seguimiento a los

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cheques girados por cobrar que cumplan los seis (6) meses sealados. En
este caso pueden ocurrir tambin varios eventos: uno, que el beneficiario
aparezca a solicitar su habilitacin para el cobro (se colocar al respaldo
del mismo que se pague en una fecha determinada y se firmar y sellar
nuevamente); otro, que el beneficiario no aparezca nunca, caso en el cual
se anula contablemente cargndolo nuevamente al banco y abonndolo a
una cuenta del pasivo. No hay necesidad de dar aviso de no pago al banco,
pues el banco no lo har por haber transcurrido el tiempo sealado.

5. CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS

Estos cheques no se pueden registrar en la cuenta de Caja General ni
expedir el Recibo de Caja, por cuanto su pago no es a la vista, sino
posterior a su recibo. Al momento de su recepcin, se deben contabilizar
mediante un cargo a la Cuenta de Orden Deudora de Control 839505
Cheques posfechados, Cuenta Auxiliar 83950505 Cheques posfechados
recibidos, con abono a la cuenta de orden deudora por contra, respectiva
del grupo 86.
Luego en la fecha en que se debe hacer efectivo, se retira de la cuenta de
orden antes indicada, se carga a la Cuenta 110505 Caja General y se
abona a la cuenta del deudor correspondiente 130505 Clientes y se
elabora el Recibo de Caja respectivo. Luego se procede a consignar,
evento en el cual se acredita la cuenta 110505 Caja General y se carga a
la cuenta 111005 Moneda nacional en el banco donde se consigne. Este
evento se puede dar antes si el girador del cheque autoriza. Adems
recordemos que el cheque se pudo haber negociado con un tercero quien
lo har efectivo al vencimiento.

6. CHEQUES POSFECHADOS ENTREGADOS

Para el girador del cheque tambin es necesario el registro en cuentas de
orden, utilizando para el efecto la cuenta auxiliar 83950510 Cheques
posfechados entregados y la cuenta de orden por contra, respectiva. No se
puede acreditar a la cuenta del banco por cuanto no se ha entregado para
cobrar a la vista. En la fecha de vencimiento, se cancela la cuenta de orden

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indicada, se carga al pasivo causado y se acredita a la cuenta de bancos de
la subcuenta 111005, elaborando el Comprobante de Egreso
correspondiente.

7. CHEQUES DEVUELTOS POR FONDOS INSUFICIENTES

Aqu comencemos por recordar el ciclo de ingresos, segn el cual al
momento de efectuar una venta a crdito, se carga al cliente el valor neto
de retenciones en la fuente y se abona el ingreso operacional y el impuesto
a las ventas si el bien o servicio est afectado por este gravmen.
Simultnemente si maneja el sistema de inventario perpetuo o permanente
cargar el Costo de Ventas (Grupo 61 del PUC) y acreditar el Inventario
(Grupo 14).
Al momento de pagar el cliente, el cheque recibido se cargar a la Caja
General (Cuenta 110505) y se abonar a Deudores Clientes Nacionales
(Cuenta 130505). Luego el cheque recibido se consigna en la cuenta
bancaria correspondiente, cargando la cuenta de Bancos (111005) y
abonando la cuenta de Caja General.
En el evento de que el cheque consignado sea devuelto por el banco,
generalmente por fondos insuficientes, la entidad financiera carga el valor
del cheque en la cuenta corriente, generando la nota dbito atinente. Al
recibir el cheque devuelto por el banco, el beneficiario afectado procede a
los siguientes registros:
A. Cargar a Deudores Clientes Nacionales el valor del cheque devuelto y
acreditar la cuenta de Bancos (111005)
B. Registrar el valor del cheque devuelto en la cuenta de orden 839515
Cheques devueltos y en la cuenta de orden por contra,
correspondiente.
Adems debe considerar el cobro de la sancin del veinte por ciento (20%)
establecida en el Artculo 731 del Cdigo de Comercio:

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ARTCULO 731. El librador de un cheque presentado en tiempo y no pagado por su
culpa abonar al tenedor, como sancin, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de
que dicho tenedor persiga por las vas comunes la indemnizacin de los daos que le
ocasione.

Por otra parte el Artculo 248 del Cdigo Penal colombiano, establece:
ARTCULO 248. Emisin y transferencia ilegal de cheque. El que emita o transfiera
cheques sin tener suficiente provisin de fondos, o quien luego de emitirlo diere orden
injustificada de no pago, incurrir en prisin de uno (1) a tres (3) aos, siempre que la
conducta no constituya delito sancionado con pena mayor.
La accin penal cesar por pago del cheque antes de la sentencia de primera instancia.
La emisin o transferencia de cheque posdatado o entregado en garanta no da lugar a
accin penal.
No podr iniciarse la accin penal proveniente del giro o transferencia del cheque, si
hubieren transcurrido seis meses, contados a partir de la fecha de la creacin del mismo,
sin haber sido presentado para su pago.
La pena ser de multa cuando la cuanta no exceda de diez (10) salarios mnimos legales
mensuales vigentes.

La sancin penal solo es procedente cuando el monto del cheque devuelto

por fondos insufientes supere el valor de los diez (10) salarios mnimos
legales mensuales vigentes, esto es en la fecha $5.356.000 ($535.600 x 10).
Si no supera este monto la sancin ser la indicada en el Cdigo de
Comercio.
El tema ahora es como se registra el cobro de la sancin regulada en el
Cdigo de Comercio. Pueden ocurrir varias situaciones a saber:
A. Existe la certeza de que el girador del cheque devuelto pagar la
sancin. En este evento, el valor de la sancin del veinte por ciento
(20%) se cargar al cliente (Cuenta 130505) y se abonar a la cuenta
de Ingresos no Operacionales Financieros 421060 Sanciones
cheques devueltos. Luego al momento del pago del cliente debitar la
cuenta de Caja general (110505) y se acreditar a deudores (cuenta
130505).

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B. Si no existe la certeza de que el girador del cheque devuelto pague la
sancin, caso en el cual al constituir un ingreso contingente no se
recomienda cargar a deudores ni generar el ingreso no operacional,
de conformidad con lo indicado en el Artculo 100 del decreto 2649
de 1993, por cuanto existe incertidumbre sobre su cobrabilidad. Para
este caso se recomienda registrar valor en cuentas de orden Cuenta
839595 Diversas, Cuenta auxiliar 83959505 Sanciones cheques
devueltos con abono a la cuenta de orden por contra, respectiva. Si
no se le cobra la sancin al girador del cheque simplemente reversa
el registro en la cuenta de orden indicada. Si la cobra y el cliente la
paga, se llevar el valor a Caja General o a Bancos Moneda Nacional
y se abonar al ingreso no operacional de la cuenta 421060.
Considero que la empresa que paga la sancin debera efectuar
retencin en la fuente a ttulo de Otros Ingresos con tarifa del 3.5%, la
cual de aplicarse se registrar en cada una de las partes.

8. CHEQUES ANULADOS
Los cheques anulados tendrn como efecto contable la reversin del
asiento originado al ser contabilizados. Adems, se les recomienda
recortar o mutilar el nmero preimpreso del cheque y la(s) firma(s) del
girador, colocndole adems el sello de ANULADO al cuerpo del cheque y a
cada uno de los documentos de soporte, a efecto de evitar su pago
posterior.
Espero de parte de ustedes los lectores, los comentarios altruistas o de
oposicin reflexiva sobre el contenido de este escrito.
Cordial saludo a todos
Santiago de Cali, 2011-10-18
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