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MICKAEL QUESNOT
21/11/2013
MES RFRENCES SAP : APTAR, VALOIS, JANSSEN CILAG, AVENTIS, LUBRIZOL, SEAQUIST, BAYER, LE CESI
TOUTE REPRSENTATION OU REPRODUCTION DE MES GUIDES , MME PARTIELLE, PAR QUELQUES PROCDS ET
QUELQUES FINS QUE CE SOIT, EST INTERDITE SANS MON AUTORISATION CRITE EXPLICITE.
L'UTILISATION DE MES DOCUMENTS EST STRICTEMENT RSERVE UN USAGE PRIV (ARTICLE L122-5 DU CODE DE LA
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PROPRIT INTELLECTUELLE).
POUR TOUT AUTRE USAGE, MERCI DE ME CONSULTER PRALABLEMENT.
SAP , MARQUE DPOSE PAR SAP AG ET NOMS SUIVANTS :
ABAP, ABAP/4, BAPI, MANAGEMENT COCKPIT, INTERSAP, RIVA, R/2, R/3, R/3 RETAIL, SAP (LOGO), SAP
(WORD), SAPACCESS, SAPFILE, SAPFIND, SAPMAIL, SAPOFFICE, SAPSCRIPT, SAPTIME, SAPTRONIC, SAP-EDI,
SAP EARLYWATCH, SAP ARCHIVELINK, SAP BUSINESS WORKFLOW, ALE/WEB, SAPPHIRE, TEAMSAP
JE NE PEUX TRE ACCUS DE CONTREFAON OU DE REPRODUCTIONS INTERDITES POUR LES RAISONS SUIVANTES :
MES GUIDES UTILISATEURS ET DE PARAMTRAGE SONT ISSUS DE MES CONNAISSANCES PERSONNELLES ET DE SITES
WEB.
LES NOMS DES PERSONNES ET SITES SONT CLAIREMENT NONCS.
HTTP://WWW.SHARESAP.COM EST INDPENDANT DE
SAP
CODILOG
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ORDRE DU JOUR
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Avancement
Plan daudit
Nos points forts
Nos points faibles
Divers
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Avancement
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Template renseign
IT Management
Change Management
Dev & Implementation (projects)
Security
Operation & Continuity of processing (exploitation)
Procdures Aptar mises en place (Change & Security)
Test sur le Sofware Change Management ralis (15)
21/11/2013
Plan daudit
Seules indications de PWC :
Audit sur les tests dfinis dans le template
Dates : 2, 3, 4 ; 8,9,10 Novembre
On se prpare:
Mardi matin :
Prsentation DSI, Procdures, SW change Test plan : PAN + LTI +
OCR + TPR + LPA
21/11/2013
Faiblesse de formalisme
Revue des comptes & autorisation multi systmes
Transmission des mthodes & savoir-faire => drive
Matrise des volutions : documentation
Liens entre les dveloppements SAP et non SAP
21/11/2013
Divers
lauditeur est-il attentif ?
Lauditeur sattache observer les faits qui montrent que le systme fonctionne et quaucun dysfonctionnement
naltre (ou peut venir altrer) le respect des exigences Sarbox dans lensemble des processus, au niveau
lorganisation, du fonctionnement
Il posera des questions comme :
que faites-vous ? ; dans quel(s) processus de lEntreprise ou de votre Unit votre(vos) activit(s) se situe(nt) telle(s) ? , quel est votre rfrentiel de travail ? , quels sont les documents que vous utilisez (plan de
travail) ? ;
Il sattachera aussi vrifier que les personnes connaissent lorganisation dans laquelle ils travaillent, la
politique et les objectifs de la Socit et ceux de leur Unit (si cette dernire en a dfinis) et leurs objectifs
personnels.
Recommandations pour laudit
Avant la venue de lauditeur :
Identifier un accompagnateur de lauditeur (ne jamais le laisser seul).
Identifier les problmes potentiels de confidentialit. Sauf exception, les auditeurs ne sont pas habilits.
Respecter les rgles de confidentialit en vigueur : zone rserves, confidentialit de certains documents quon
ne pourra pas montrer
Vrifiez que la documentation est complte, jour, disponible.
Attention aux situations o lon a gard plusieurs couches historiques de documents ; lesquels sont
applicables ?
Veillez ce que la documentation soit range et facilement accessible:
mieux : utiliser la documentation lectronique sur votre PC, condition bien sr que la prsentation soit
matrise et que a soit bien mis en ordre, et/ou en ligne sur le rseau.
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Divers
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Pendant laudit :
Soyez disponible et ponctuel.
Prsentez votre activit de faon synthtique (voir prparation), votre place dans lorganisation,
la place de votre processus dans le fonctionnement, la place du projet dans le business. Prsentez
le contexte du processus et du projet, sans noyer lauditeur sous de nombreux dtails techniques.
Soyez orient systme (organisation, management, processus, projet) afin dtre pdagogue
vis vis de lauditeur pour quil comprenne plus facilement votre projet et vos processus.
Mettez laccent sur le rsultat recherch et les moyens qui permettent de constater et de vrifier
que ce rsultat est de bonne qualit.
Etre pro-actif , ractif et souple, mais ne pas cherchez quand mme conduire laudit la place
de lauditeur !
Lauditeur va poser des questions. Il apprcie les rponses factuelles, il fait des constats.
Ne vous embarquez pas dans un long plaidoyer qui nentrane pas la conviction de lauditeur
(pour bien convaincre il faut tre soi-mme convaincu). Vous avez probablement, comme tout le
monde des problmes, des doutes, des opinionsgardez-les pour vous.
Lauditeur est habit par une pense binaire : oui - non, existe - nexiste pas, bon - mauvais,
conforme -non conforme. Ce nest donc pas le moment de vous interroger et de faire dans la
nuance.
21/11/2013
Divers
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21/11/2013
Divers
Pendant laudit :
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Si on a limpression que lauditeur a des doutes sur notre matrise dun point (il na peut tre pas
bien compris une situation ou il a mal interprt notre rponse une question, ou nous avons mal
compris sa question, a peut arriver), il ne faut pas le laisser rester sur une fausse mauvaise
impression quon aura du mal ensuite lui faire rectifier. Il faut battre le fer tant quil est chaud,
ne pas hsiter rester sur le point, reformuler et sexpliquer jusqu ce quon soit bien daccord.
Par le pass, un nombre important de remarques, observations, etc. ont pu tre ainsi vites ou
attnues en terme de svrit, en sexpliquant chaud.
Les auditeurs :
Tous les auditeurs que nous avons rencontrs jusqu prsent ne cherchent pas nous piger. Ils
ont tous diffrents profils, diffrentes expriences, avec plus ou moins de souplesse dans leur
comportement et diffrentes marottes et il faudra faire avec... Ils nous sont affects pour une
priode de trois ans et nous auront le temps de nous connatre et apprcier.
Les types de comportement et questions rencontres:
Approche amicale et bavarde (tout du moins au dbut,).
Questions piges ou trop ouvertes.
Questions naves.
Dclarations et questions pour conduire la contradiction.
Prcher le faux.
21/11/2013
Divers
Comment ragir aux questions de lauditeur :
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A priori ne pas rpondre pour quelquun dautre, laisser la personne interroge sexprimer. Intervenir si
ncessaire pour complter ou amender une rponse juge inadquate.
Faire rpter une question mal comprise ou revenir sur une rponse mal comprise.
Ne pas laisser le doute sinstaller chez lauditeur.
Rpondre simplement (par oui ou par non, sans trop de dlayage).
Rpondre seulement la question pose.
Ne pas donner dinformation complmentaire, le trop est lennemi du bien.
Ne montrez que les documents demands.
Ne pas tre bavard.
Ne pas poser de questions lauditeur.
Si on vous demande de montrer un exemple : montrez un seul exemple. Choisissez le meilleur !
Attention ! il ne faut pas que la recherche dun document dure trop longtemps (<5 minutes)
Ractions acceptables des questions de lauditeur
Dcliner la question ; dire que vous ne connaissez pas la rponse.
Renvoyer la question une autre personne.
Consulter le bon paragraphe dans un document de rfrence (procdure, manuel, plan) avant de rpondre.
Montrer ou lire ce paragraphe lauditeur.
Montrer un document appliquer au lieu de le dcrire.
21/11/2013
Divers
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Recommandations diverses :
La premire des procdures cest le manuel qualit pour une activit transverse (achat, formation, etc).
Pour un projet, la premire procdure qualit cest le plan qualit du projet, surtout s'il est contractuel, ou le Plan
de Management de Projet (PMP).
La vraie rfrence dune procdure est sur le rseau.
On peut aussi consulter les copies papier un point de consultation (si un tel point existe).
On peut faire des copies de la procdure dorigine, mais on sait que cest un document de travail dont il faudra
que vrifier la validit (date et dition) par rapport sa rfrence avant chaque utilisation.
Des mots utiliser avec prudence :
Procdure, contrle, enregistrement, approuver, vrifier, correction, non-conformit, action corrective, action
prventive et audit.
21/11/2013