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financial management

Gestion Financire
Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

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G e s t i on f i na n c i re
La gestion financire va bien au-del de la tenue de livres
comptables prcis. Elle implique galement la planification,
le contrle et le suivi des ressources financires pour assurer
la ralisation des objectifs organisationnels. Un systme de
gestion financire doit au moins permettre de sassurer que
les cots sont correctement catgoriss, suivis et imputs aux
comptes appropris, et que les responsables sont en mesure de
prsenter prcisment les informations financires au Conseil
dadministration et aux donateurs.
Un bon systme de gestion financire facilite la reddition des
comptes aux donateurs et bnficiaires du projet et permet ainsi
daccrotre leur respect et leur confiance envers lorganisation.
Cela aide ensuite une ONG tre plus comptitive et
augmenter ses chances de maintenir une bonne sant financire
long terme.
Cette section prsente les lments cls dun systme de
gestion financire complet et les faons par lesquelles une
ONG peut renforcer sa capacit dans ce domaine essentiel.
Elle couvre galement les exigences de lUSAID en termes de
demande de fonds, de dclaration des dpenses, dattribution
des ressources et daudit.
Topics:

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2.1

Aperu de la gestion financire

2.2

Pipelines et taux dabsorption de liquidits

2.3

Comprendre la fluctuation des taux de change

2.4

Contribution du bnficiaire

2.5

Attribution des cots communs plusieurs projets

2.6

Rapport des impts pays aux pays trangers (TVA)

2.7

Demande de fonds du Gouvernement amricain laide


du formulaire SF-270

2.8

SF-425 : complter votre formulaire de rapport financier


du Gouvernement amricain

2.9

Exigences en matire daudit annuel : questions


et rponses
Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

2.1

Aperu de la gestion financire


Q

Quimplique une bonne gestion financire ?

Une bonne gestion financire implique la planification,


lorganisation, le contrle et le suivi des ressources de faon ce
que votre organisation puisse raliser ses objectifs et honorer ses
engagements envers les bnficiaires, les donateurs et les autres
parties prenantes.

Une bonne gestion financire exige bien plus que la simple tenue de
livres comptables prcis. De nombreuses ONG ne disposent que dun
systme de comptabilit ou de tenue de livres comptables mais pas de
systme de gestion financire. La comptabilit nest quun sous-ensemble
de la gestion financire. Un systme de gestion financire englobe des
systmes administratifs et des systmes de comptabilit.

Les systmes administratifs fixent un cadre pour la gestion des


acquisitions, des voyages, des stocks, des installations et des questions
relatives au personnel telles que les salaires et les avantages sociaux.
(Consultez la partie 5.1.-5.6 de Conformit.)
Les systmes de comptabilit englobent les mthodes, procdures
et contrles tablis pour runir, enregistrer, classer, analyser, rsumer,
interprter et prsenter les donnes financires prcisment et dans
les dlais.

Les quatre piliers de la gestion financire


Bien quaucun modle unique de gestion financire ne convienne toutes
les organisations, les composants suivants sont essentiels une bonne
gestion financire :
1. La planification consiste se projeter dans le futur, par exemple en
dveloppant des budgets pour couvrir les activits dun programme
ou de toute lorganisation pour une anne ou plus.
2. Lorganisation consiste clarifier qui fait quoi, pourquoi, quand
et comment.
3. Le contrle consiste tablir des systmes et procdures,
avec des freins et contrepoids, pour garantir lutilisation approprie
des ressources financires de lorganisation et la bonne gestion
des risques.
4. Le suivi consiste comparer les plans aux performances relles
afin didentifier les forces et les faiblesses de la planification et de la
mise en uvre et de les adapter selon le besoin.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

D efinitions
Gestion financire : planification,
organisation, contrle et suivi des
ressources financires pour assurer
la ralisation des objectifs et le bon
fonctionnement dune organisation.
Manuel de gestion financire : recueil
des politiques et pratiques qui dcrivent
la faon dont une organisation mne ses
affaires financires quotidiennes.

G e s t i o n f i na n c i r e

M anuel de gestion
financi re d une O N G
Exemple de table des matires
Tches de comptabilit financire
courantes
Plan comptable et codes de
centre de cots
Rgles de dlgation dautorit
(cest--dire qui peut faire quoi)
Processus de gestion et de
planification du budget
Procdures de commande
et dachat
Procdures de traitement
bancaire et despces
Tches de comptabilit de gestion
courantes et dates limites
Gestion et contrle des
immobilisations
Avantages sociaux et indemnits
du personnel
Modalits daudit annuel
Comment traiter la fraude et les
autres irrgularits
Code de conduite pour le
personnel et les membres du
Conseil dadministration
Le manuel peut galement inclure
du matriel de rfrence comme :
un organigramme,
des descriptions de poste,
des formulaires et
un glossaire et/ou une liste des
acronymes et abrviations.
Source : Gestion financire pratique pour
les ONGPartir du bon pied. Terry Lewis.
Mango (Comptabilit de gestion pour les
organisations non gouvernementales)
2009. http://www.mango.org.uk/

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G e s t i o n f i na n c i r e

Une bonne gestion financire


amliore votre reddition de
comptes aux donateurs et
bnficiaires. Elle permet aussi
de dvelopper le respect et la
confiance en votre organisation,
pour ainsi augmenter vos
chances de maintenir une bonne
sant financire long terme.

Qui est responsable de la gestion financire ?


Les membres du personnel tous les niveaux ont un rle jouer en
termes de gestion des risques, de rponse aux donateurs et bnficiaires
et dobtention de rsultats pour lorganisation. Le Conseil dadministration
est charg de la supervision financire de votre organisation et a lultime
responsabilit devant la loi. Cependant, le Conseil dadministration
dlgue gnralement les responsabilits quotidiennes au directeur
excutif ou gnral, qui dlgue son tour certaines fonctions aux cadres
suprieurs. Les cadres suprieurs dlguent leur tour certaines fonctions
aux chelons infrieurs, et ainsi de suite, comme illustr dans le tableau
ci-dessous.
Acteurs dans
la gestion
financire
Conseil
dadministration
(administrateurs)

Superviser les contrles financiers et garantir la responsabilisation


Examiner et approuver le budget annuel
Approuver les politiques financires, y compris en dlguant
lautorit
Examiner et approuver les rapports financiers et les tats
financiers soumis un audit
Suivre et soutenir la mobilisation de ressources
valuer les risques financiers auxquels lONG est expose

Prsidentdirecteur
gnral

Rendre des comptes au Conseil dadministration et grer le


processus dtablissement du budget
Nommer/engager le personnel financier et dlguer des tches
Examiner les accords/contrats avec les donateurs et dautres
accords/contrats
Sassurer que les registres financiers sont prcis et jour
Garantir une prparation et une remise correctes et dans les
dlais des rapports financiers
Sassurer que les activits du programme sont conformes au
budget et aux produits livrables
Suivre lutilisation des ressources et grer la cration de revenus
Suivre les besoins financiers de lorganisation et la planification
commerciale

PDG (Directeur
gnral)

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Exemple de responsabilits

Cadres
suprieurs

Grer et suivre les budgets pour leurs services ou projets


Examiner les rapports financiers de lorganisation et donner leur
avis au PDG
Dlguer dautres responsabilits financires leur quipe
Prvoir les futurs besoins financiers

Personnel du
programme

Dfinir les budgets des projets pour sassurer que tous les cots
sont inclus (comme les produits livrables, la mise en uvre de M&E)
Contrler les budgets pour sassurer que largent est dpens
comme convenu et collaborer avec le personnel financier pour
sassurer que les politiques et procdures sont respectes et que
les dpenses sont codes et rapportes de manire prcise
Collaborer avec le personnel appropri pour sassurer que les
acquisitions sont effectues au meilleur rapport qualit-prix

Personnel
financier

Grer les liquidits de lONG, y compris les oprations bancaires


et lmission de reus
Administrer le processus de paiement pour garantir le paiement
des factures en temps voulu
Remplir les livres de comptes et les rapprocher tous les mois
Prparer les rapports financiers internes et externes

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Le Code des rglements fdraux (CFR) amricain fournit un ensemble


dexigences minimales que le systme de gestion financire dune ONG
doit respecter avant de pouvoir recevoir une subvention du Gouvernement
amricain et doit maintenir tout au long de la priode dexcution. Des
informations dtailles sont disponibles en ligne sur
http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.html.

Crer un manuel de gestion financire


Documentez la faon dont vos systmes administratifs et comptables
fonctionnent. Il nexiste pas de modle unique de manuel de gestion
financire ; le vtre dpendra des besoins et de la structure de votre
organisation. Cependant, lexemple de table des matires la page
prcdente reprsente un bon point de dpart. Imprimez et runissez
les politiques et procdures dans un manuel distribu au personnel et
facilement accessible tous.

RFRENCES
Normes du Gouvernement
amricain concernant les systmes
de gestion financire - Code des
rglements fdraux amricain 22
CFR 226.21
http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/
waisidx_10/22cfr226_10.html
Le Guide de ressources NPI
www.npi-connect.net
Gestion financire pratique pour
les ONGPartir du bon pied.
Mango (Comptabilit de gestion
pour les organisations non
gouvernementales)
http://www.mango.org.uk/Guide

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G e s t i o n f i na n c i r e

Passer en revue les exigences minimales


du gouvernement amricain pour le
systme financier

Guide pratique de la gestion


financire des ONG. Namibia
Institute for Democracy
http://www.nid.org.na/pdf/
publications/Financial%20
training%20manual.pdf
Chapitre 6 de leHandbook de
MSH Gestion des finances et
des systmes lis
http://www.msh.org/Documents/
upload/msh_eHandbook_ch06.pdf

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

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2.2

G e s t i o n f i na n c i r e

Suivis budgtaires et taux


dabsorption de liquidits
DFINITIONS
Montant de la subvention : le montant
total que le Gouvernement amricain
prvoit de dpenser au cours de la dure
du projet.
Montant engag : le montant que le
Gouvernement amricain a consacr au
projet un moment donn, ce qui peut
correspondre au montant total de la
subvention ou une partie du montant
de la subvention. En dautres termes,
cest le montant disponible que votre
organisation peut dpenser pour le projet
ce moment prcis.
Suivi budgtaire : le montant des fonds
engags qui nont pas encore
t dpenss.
taux dabsorption de liquidits : le
rythme auquel une organisation dpense
les fonds de sa subvention sur une base
priodique, en gnral tous les mois.

Que signifient le suivi budgtaire et le


taux dabsorption de liquidits et comment
pouvons-nous les calculer ?
Vous avez certainement entendu les termes suivi budgtaire
et taux dabsorption de liquidits en ce qui concerne la gestion
financire de votre Accord de coopration. Mais que signifient-ils,
quoi servent-ils et comment les calculer ?

Pour suivre votre utilisation des fonds accords en vertu de votre Accord
avec le Gouvernement amricain et vous assurer davoir suffisamment de
fonds pour couvrir les dpenses venir, deux chiffres cls surveiller sont
constitus par votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption
de liquidits.
Pour les calculer, commencez tout dabord par consulter votre accord de
subvention afin de dterminer le montant que le Gouvernement amricain
a engag jusqu prsent, qui se nomme montant engag . Notez
que ce montant diffre du montant de la subvention , qui constitue le
montant total qui devrait tre engag pour toute la dure de lAccord.
Votre suivi budgtaire est constitu par le montant des fonds engags
qui nont pas encore t dpenss. Il sagit du montant votre disposition
pour financer les activits lies vos projets. Calculez-le en additionnant
tous les fonds que vous avez dpenss jusqu prsent, et en soustrayant
ce total du montant total engag.
Calcul : Suivi budgtaire = Montant engag Montant total dpens

D iffrence entre
M ontant engag et
subvention
Il est important de comprendre
que votre montant engag ne
correspond pas ncessairement
au montant total de la subvention.
Le montant total de la subvention
constitue le montant dpenser
prvu tout au long de lexistence
de votre projet. Le montant engag
correspond au montant que le
Gouvernement amricain sest
dfinitivement engag dpenser
pour le projet.
Par consquent, lorsque votre
organisme reoit une subvention,
le Gouvernement amricain a
uniquement lobligation de vous
payer le montant engag. Vous tes
donc responsable de toute dpense
que votre organisation effectue audessus du montant engag !

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Le taux dabsorption de liquidits correspond au rythme auquel


vous dpensez votre montant engag. Pour calculer votre taux, il
suffit de dterminer le montant dpens jusqu prsent, et de diviser
ce montant par le nombre de mois stant couls depuis le dbut
des dpenses.
Calcul : Taux dabsorption de liquidits = Montant total dpens /
Nombre de mois
Exemple :
MonONG sest vu attribuer un Accord de coopration pour un
montant total de 1000 USD. Nous avons reu un premier montant
engag de 10 USD. la suite de lapprobation du plan de travail,
nous avons reu un montant engag supplmentaire de 300 USD.
Notre montant engag total est donc de 310 USD.
MonONG conduit maintenant le projet depuis quatre mois et a
dpens au total 145 USD.
En soustrayant le montant total dpens (145 USD) du montant total
engag (310 USD), nous obtenons un suvi budgtaire de 165 USD.
En divisant le montant total dpens (145 USD) par le nombre
de mois stant couls depuis le dbut de la dpense (4), nous
obtenons un taux dabsorption de liquidits de 36,25 USD par mois.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Au moyen de votre pipeline et de votre taux dabsorption de liquidits, vous


pouvez calculer le nombre de mois pendant lesquels vous pourrez continuer
avec vos fonds avant davoir besoin quun nouveau montant ne soit engag.
Calcul : Suivi budgtaire / Taux dabsorption de liquidits =
Nombre approximatif de mois restant avant lpuisement total
du montant engag
Dans lexemple ci-dessus, en divisant le suivi budgtaire de MonONG (165
USD) par son taux dabsorption de liquidits (36,25 USD), on peut dduire
que MonONG dpensera ses fonds engags en quatre mois et demi environ,
en supposant que le niveau de dpense restera peu prs le mme.

lments prendre
en compte
Souvenez-vous : le processus
de demande et dobtention de
fonds supplmentaires du
Gouvernement amricain peut
ncessiter beaucoup de temps.
Planifiez donc lavance pour que
votre projet puisse se poursuivre
sans interruption.

En surveillant votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits,


vous pouvez contrler vos dpenses pour vous assurer de ne dpenser ni
trop vite ni trop lentement. Avant tout, en tenant compte de ces chiffres,
vous saurez quand demander au Gouvernement amricain dengager des
fonds supplmentaires.

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G e s t i o n f i na n c i r e

tapes suivantes

Subvention du Gouvernement amricain MonONG

Montant de la subvention

$1,000

Montant engag initial

$10

Montant engag
supplmentaire

$300

Montant engag total


ce jour

$310

Dpense

Janv.

Fv.

Mars.

Avr.

Total

$25

$55

$35

$30

$145

Suivi budgtaire
Taux dabsorption de
liquidits
Mois restants

Calculs

Rsultat

$310-$145

$165

$145 / 4

$36.25

$165 / $36.25

4.5 mois

Dcomposition du montant total de la subvention

RFRENCES
Glossaire ADS
http://www.usaid.gov/policy/ads/
glossary.pdf
Documentation des rgularisations
de lUSAID
http://www.usaid.gov/policy/
ads/600/631sab.pdf

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

19

2.3

G e s t i o n f i na n c i r e

Comprendre la fluctuation
des taux de change
DFINITIONS
Taux dabsorption de liquidits : le
rythme auquel une organisation dpense
les fonds de sa subvention sur une base
priodique, en gnral tous les mois.
Taux de change : la quantit dargent
ncessaire dans une devise pour en
acheter une autre. Ce processus est
souvent appel conversion montaire .
Montant engag : le montant que le
Gouvernement amricain a consacr au
projet un moment donn, ce qui peut
cor- respondre au montant total de la
subvention ou une partie du montant
de la subvention. En dautres termes, il
sagit du montant disponible que votre
organisation peut dpenser pour le projet
ce moment prcis.
Suivi budgtaire : le montant des
fonds engags qui nont pas encore
t dpenss.
Taux de change moyen pondr :
la moyenne des taux de change sur une
priode donne.

Quest-ce que la fluctuation des taux de change


et quel est son impact sur la mise en uvre
du projet ?

Bien que la plupart des transactions avec les fournisseurs


nationaux seffectuent en devise locale, le budget soumis pour
votre subvention de lUSAID, le montant engag et les rapports
financiers que vous remettez doivent tre en dollars amricains
(USD). Par consquent, quand vous convertissez les fonds dune devise
lautre, vous devez tre conscient de la faon dont les fluctuations du taux
de change entre les devises peuvent affecter le montant rel des fonds
disponibles pour la mise en uvre de votre programme.
La partie suivante traite des effets de la fluctuation des taux de change
et fournit des stratgies pour grer le problme en perturbant le moins
possible les services du programme.

Diffrence entre les taux de change fixes


et fluctuants
Un taux de change correspond au prix auquel une devise peut tre
change contre une autre un moment donn. Il existe deux faons
dtablir le prix dune devise : 1) le gouvernement (banque centrale)
dtermine le taux et le maintient en tant que taux de change officiel ; ou
2) le march des changes priv (forex) dtermine le taux en se basant sur
loffre et la demande pour une devise particulire par rapport aux autres
devises. Par consquent, le taux fluctue ou flotte. La majorit des
devises du monde fluctuent.
Par exemple, lAfrique du Sud est un pays avec un taux de change
fluctuant : la valeur du rand peut tre de 8 rands pour 1 dollar amricain
un jour et de 11 rands pour 1 dollar amricain le lendemain.

Impact sur le programme


Lorsque vous avez cr le budget de votre programme, vous avez
certainement utilis le taux de change en vigueur lorsque vous avez soumis
votre offre. Mais le taux a probablement chang depuis que vous avez
obtenu la subvention et commenc recevoir des fonds du Gouvernement
amricain. Par consquent, lorsque vous convertissez vos fonds reus
en USD endevise locale, le montant rel obtenu varie selon la diffrence
entre le taux de change actuel et le taux de change que vous aviez prvu
dans votre budget initial. Dans certains cas, la variation peut tre votre
avantage et vous pouvez vous retrouver avec plus de fonds que prvu ;
dans dautres cas, vous vous retrouverez avec moins de fonds que prvu.

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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

La meilleure faon danticiper limpact de la fluctuation des taux de


change et dattnuer les effets ngatifs possibles sur votre programme
est dobserver de bonnes pratiques de gestion financire. Idalement,
une organisation devrait avoir un systme de comptabilit multi-devises
capable denregistrer automatiquement les transactions en devise locale
et de gnrer les rapports en devise locale et en USD quivalents.
Pour les organisations qui ne disposent pas de systme multi-devises,
deux mthodes de comptabilisation du taux de change sont suggres :
premier entr, premier sorti ; et
taux de change moyen pondr.

La meilleure faon
danticiper limpact de la
fluctuation des taux de
change et dattnuer les effets
ngatifs possibles sur votre
programme est dobserver
de bonnes pratiques de
gestion financire.

Mthode premier entr, premier sorti


La mthode premier entr, premier sorti utilise le taux de change le
plus ancien pour comptabiliser les dpenses jusqu ce que les fonds
reus ce taux de change aient t entirement dpenss. Par exemple,
disons que votre organisation reoit 1000 USD le 1er janvier, alors que
le taux de change est de 1 USD = 7 rands. Ensuite, le 15 janvier, vous
recevez 2000 USD un taux de change de 1 USD = 8 rands et, le 23
janvier, vous recevez 500 USD un taux de change de 1 USD = 5 rands.
Pendant cette priode, vous avez dpens 17 300 rands. En utilisant la
mthode premier entr, premier sorti , ce montant est converti en USD
de la manire suivante :
Montant
reu
en USD

Taux de
change

Montant
reu
en rands

Dpenses
en rands

Dpenses en
USD

1 janvier

1,000

7,000

7,000

7,000/7 = 1,000

15 janvier

2,000

16,000

8,000

8,000/8 = 1,000

23 janvier

500

2,500

2,300

2,300/5 = 460

25,500

17,300

2,460

Date

TOTAL

3,500

Dans cet exemple, si vous dpensiez 17 300 rands, cela quivaudrait


2460 USD et vos fonds restants en USD seraient de 1040 USD (3500 USD
2460 USD).
Mthode du taux de change moyen pondr
Dans les pays o le taux de change fluctue de manire significative
pendant un mois, il est prfrable dutiliser la mthode du taux de change
moyen pondr pour calculer un taux de change raliste.

2
G e s t i o n f i na n c i r e

Grer les effets de la fluctuation des taux


de change

Si le taux de change affecte


normment votre programme
et vos cibles, il est important
de parler de ce problme avec
votre bailleur de fonds et de
rflchir aux solutions en cas
de manques ventuels.

Le taux de change moyen pondr est la moyenne des taux de change sur
une priode donne. Il se calcule en multipliant chaque taux par le montant
chang ce taux, en additionnant les trois sous-totaux et en divisant le
rsultat par le montant total chang en USD. partir du mme exemple,
le tableau ci-dessous indique le taux de change auquel les cots peuvent
tre convertis en USD pour rapporter les dpenses.
Date

USD

Taux de change

1 janvier

1,000

7,000

15 janvier

2,000

16,000

500

23 janvier
TOTAL

3,500

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Rands

2,500
25,500

21

Dans cet exemple, le taux de change moyen pondr serait de 7,29


(3500/25 500). Si vous dpensiez 17 300 rands, en utilisant la mthode
du taux de change moyen pondr, cela quivaudrait 2373,11 USD
(17 300/7,29) et les fonds restants votre disposition seraient de 1126,89
USD (3500 USD 2373,11 USD).

G e s t i o n f i na n c i r e

Avec le taux de change moyen pondr, les cots engags et les fonds
restants dans le cadre du programme peuvent tre prcisment valus
et il est ainsi possible de minimiser la variation du taux de change, qui doit
tre comptabilise dans votre systme de comptabilit.
Comme vous pouvez le voir, les rsultats sont lgrement diffrents avec
les diffrentes mthodes. Cependant, lobjectif est de limiter le risque de
change en utilisant une mthode de conversion relativement simple.
Comme indiqu ci-dessus, vous avez certainement utilis un taux de
change diffrent, en vigueur lorsque vous avez soumis votre offre. Pour cet
exemple, si le taux de change tait de 10 rands pour 1 USD ce momentl, lune ou lautre des mthodes indiques vous permettrait de reflter plus
prcisment les cots en USD quavec le taux de change utilis pour votre
budget initial.

Suivis budgtaires
Le calcul du montant de vos dpenses aussi bien en devise locale quen
USD est primordial pour la gestion efficace de votre subvention, mais il
ne sagit que de la premire tape. Une fois que vous avez comptabilis
la fluctuation du taux de change, il est important de suivre vos dpenses
en mettant rgulirement jour votre suivi budgtaire et votre taux
dabsorption de liquidits de faon savoir combien de fonds il vous reste
pour les activits prvues et pouvoir adapter les activits si ncessaire.
(Pour plus dinformations sur la faon de calculer votre suivi budgtaire
et votre taux dabsorption de liquidits, consultez la partie 2.2 de
Gestion financire.)
Il est important que votre quipe financire communique avec lquipe de
votre programme au sujet du suivi budgtaire et de la quantit de fonds
restants pour les activits du projet. La planification du travail en particulier
doit tre faite en tenant bien compte des suivis budgtaires mis jour.

Rapports
Les rapports financiers trimestriels et annuels destins lUSAID
doivent tre en USD. Les cots locaux doivent tre reprsents dans le
rapport en fonction de la mthode de taux de change slectionne par
votre organisation.
Il est essentiel de maintenir la communication avec lUSAID. Si le taux
de change a un impact notable sur votre programme et vos cibles, il est
primordial den parler et de rflchir aux solutions en cas de manques
ventuels. Par contre, si le taux de change est en votre faveur, vous
pouvez utiliser largent supplmentaire pour le programme.

Documentation
tablissez une politique crite sur la faon de traiter les taux de change.
Non seulement cela contribuera ce que la politique soit applique de
manire uniforme par lensemble du personnel, mais cela servira aussi de
documentation justificative si des questions se posent pendant un audit.

22

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

RFRENCES

Pour rduire la charge de travail lie la gestion des taux de change,


il est recommand de signer toutes les subventions aux organisations
sous- traitantes en devise locale. Cela permettra votre sous-partenaire
de mieux grer son budget, tant donn que le budget et les dpenses
relles seront dans la mme devise. (Consultez la partie 4.2 de Gestion
du programme.)

Clauses standards obligatoires


pour les bnficiaires non
gouvernementaux non amricains
Acquisition locale (n8)
http://www.usaid.gov/policy/
ads/300/303mab.pdf
Code des rglements fdraux (CFR)
Acquisition locale 22 CFR 228.40
http://www.access.gpo.gov/nara/
cfr/waisidx_01/22cfr228_01.html

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

2
G e s t i o n f i na n c i r e

Grer les sous-bnficiaires

23

2.4

Contribution du bnficiaire
G e s t i o n f i na n c i r e

DFINITIONS
Contribution du bnficiaire : la part
des cots du projet non prise en charge
par le Gouvernement amricain. Il peut
sagir de contributions en espces ou
en nature.
Contribution en nature : ressources
autres quen espces apportes un
projet. Cela peut inclure les services
volontaires, lquipement ou les
biens immobiliers.

D iffrence entre
C ontribution du
bnficiaire et
subvention gale
la somme verse
Le terme subvention gale la
somme verse est utilis lorsque
les bnficiaires du programme
doivent fournir une certaine
quantit de fonds ne provenant
pas du Gouvernement amricain
pour un projet afin de pouvoir
prtendre un financement du
Gouvernement amricain.
La contribution du bnficiaire
se rfre tous les autres cas
dans lesquels des contributions ne
provenant pas du Gouvernement
amricain sont ddies
un programme.

Quest-ce que la contribution du bnficiaire ?


Quels lments sont comptabiliss comme
contribution du bnficiaire et comment
les signaler ?
La contribution du bnficiaire correspond la part des cots de
votre projet non prise en charge par le Gouvernement amricain.
La contribution du bnficiaire peut prendre la forme de
contributions en espces ou en nature.

Une fois que vous vous tes engag pour la contribution du bnficiaire
et quelle est incluse dans le budget approuv de votre accord, vous tes
tenu de fournir des documents montrant que cette obligation a bien
t remplie.
Si vous vous tes engag fournir la contribution du bnficiaire mais ne
pouvez pas remplir votre obligation comme prvu, vous restez responsable
de cette dernire.
Exemple : votre accord dispose dun budget approuv d1,1 million
dUSD, compos d1 million dUSD de fonds du Gouvernement amricain
et de 100 000 USD de contribution du bnficiaire. Si vous dclarez et
documentez une contribution du bnficiaire de 75 000 USD, vous tes
responsable des 25 000 USD restants. Si vous ne dclarez pas et ne
documentez pas de faon approprie le solde restant avant la fin de la
priode dexcution du projet, lOfficier daccord peut rduire les fonds
finaux engags par le Gouvernement amricain de 25 000 USD.

Quels lments sont comptabiliss comme


contribution du bnficiaire ?
Les contributions en espces et en nature ne provenant pas du
Gouvernement amricain peuvent tre comptabilises dans votre
contribution du bnficiaire. Pour tre comptabilise, une contribution
du bnficiaire doit respecter lensemble des critres suivants :
elle doit tre vrifiable dans les registres de votre organisation ;
elle ne doit pas tre compte comme contribution pour tout autre
programme subventionn par le Gouvernement amricain ;
elle est ncessaire et raisonnable pour laccomplissement correct et
efficace des objectifs du projet ;
elle est lgitime selon les principes de cots applicables du
Gouvernement amricain (y compris le caractre raisonnable du cot
ou de la valeur des biens ou services obtenus titre gratuit) ;
elle na pas t paye par le Gouvernement amricain dans le cadre
dun autre accord ; et
elle est comprise dans votre budget approuv.

24

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Dclarer la contribution du bnficiaire


Afin de prouver que vous remplissez votre obligation de contribution du
bnficiaire, vous devez consigner le montant (ou le montant quivalent
dans le cas de contributions en nature) dans votre Rapport financier
fdral trimestriel laide du formulaire 425 (consultez SF-425, section 10.
Transactions (Oprations), Recipient Share: (Contribution du bnficiaire)
ligne i). Les montants correspondant la contribution du bnficiaire
doivent tre vrifiables dans les registres de votre organisation et peuvent
tre soumis des audits.

D ans votre accord


Le cas chant, votre engagement
pour la contribution du bnficiaire
est dtaill dans les sections
suivantes :
la fin de votre lettre doctroi de
subvention dans la section A.
Partie gnrale 5 : Montant de
la contribution du bnficiaire
(non fdrale)
lannexe A de votre subvention
dans la section Programme
Dans la partie 4 : Budget de
lAccord de coopration

2
G e s t i o n f i na n c i r e

Astuce : certaines restrictions dacquisition sappliquant lutilisation


de fonds du Gouvernement amricain peuvent ne pas sappliquer
lutilisation de ressources au titre de contribution du bnficiaire ne
provenant pas du Gouvernement amricain. Par exemple, il se peut
que les exigences dacquisition concernant lorigine et la provenance
ainsi que les dispositions relatives aux voyages internationaux dans
votre accord ne sappliquent pas aux achats et voyages pays avec
des fonds ne provenant pas du Gouvernement amricain.

Dans la partie 9 : Contribution


du bnficiaire

Astuces pour dclarer et documenter les contributions en nature :

Les services volontaires peuvent tre comptabiliss dans votre


obligation de contribution du bnficiaire, mais ils doivent tre
documents et, dans la mesure du possible, doivent sappuyer
sur les mmes mthodes que celles utilises pour vos employs
(comme les feuilles de prsence). Les tarifs pour les volontaires
doivent tre similaires ceux pays pour un mme travail par
votre organisation ou sur le march du travail local.
Les fournitures obtenues titre gratuit peuvent inclure du matriel
non durable, des fournitures de bureau, des fournitures de
laboratoire ou des documents de formation ou datelier.
La valeur dclare pour les biens mobiliers non durables, le matriel
obtenu titre gratuit ou prt, ou le terrain, les btiments ou
lespace obtenu(s) titre gratuit doit tre raisonnable et ne doit pas
dpasser leur valeur marchande au moment du don.
La valeur du terrain, des btiments ou de lespace de bureau
obtenu(s) titre gratuit doit tre tablie par un expert indpendant
(p. ex. un expert immobilier certifi) et certifie par un cadre
responsable de votre organisation.
Vous devez documenter la base utilise pour dterminer la valeur
de tout service personnel, matriel, quipement, btiment ou terrain
que vous rapportez comme contribution en nature. Il nexiste
aucune faon obligatoire de le faire, mais cela doit tre juste et
clairement document.

Avec lautorisation de lOfficier daccord, vous pouvez percevoir une partie


de la contribution du bnficiaire de vos sous-bnficiaires pour le projet
(le cas chant) pour vous aider remplir votre obligation. Veuillez noter
que les mmes rgles sappliquent aux sous-bnficiaires.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

RFRENCES
Circulaire A-110 du Bureau de la
gestion et du budget - Exigences
administratives uniformes pour les
subventions et les accords avec
des tablissements denseignement
suprieur, des hpitaux et dautres
organisations but non lucratif
http://www.whitehouse.gov/omb/
circulars_a110

25

2.5

G e s t i o n f i na n c i r e

Attribution des cots communs


plusieurs projets
Q

D finitions
Dpenses directes du projet : biens
et services achets spcialement et
exclusivement pour un projet et qui sont
imputs ce projet.
NICRA : Entente ngocie sur les
cots indirects, un taux ngoci
individuellement entre une organisation
et le Gouvernement amricain pour
couvrir les cots indirects.
Cots communs plusieurs
projets : biens et services utiliss par
plusieurs projets et quun fournisseur
ne peut pas facturer sparment
pour chaque projet. Ces biens et
services sont imputs chaque projet
bnficiaire sur la base dune formule
pralablement dtermine.

Nous avons plusieurs projets avec diffrents


bailleurs de fonds. Comment rendons-nous
compte des frais de bureau communs ces
diffrents projets ?
Une organisation menant plus dun projet engage trois catgories
de dpenses :

1. Cots directs du projet. Cots pouvant tre clairement attribus


un projet spcifique, comme un membre spcialis du personnel,
lespace de bureau utilis par le personnel du projet ou les
quipements et fournitures spcifiques utiliss pour un seul projet.
2. Cots communs plusieurs projets. Cots ncessaires pour
bien mener un projet, mais quil est difficile dattribuer un projet en
particulier, comme llectricit ou le personnel de soutien administratif.
3. Cots non lis au projet. Dpenses dorganisation lgitimes,
mais qui ne sont pas lies un projet en particulier ou ne sont
pas admissibles .
La plupart de vos dpenses entreront facilement dans la catgorie des
cots directs et les cots non lis au projet sont gnralement vidents.
En revanche, les cots pouvant tre communs plusieurs projets peuvent
vous causer plus de difficults.

Diffrence entre ressources communes


plusieurs projets et cots communs
plusieurs projets
Il existe une diffrence importante entre une ressource qui peut tre
commune plusieurs projets et un cot commun plusieurs projets ou
indirect. Une ressource qui peut tre commune plusieurs projets entre
gnralement dans la catgorie des cots directs. Par exemple, pensez
un membre du personnel professionnel comme une ressource pouvant
consacrer du temps plusieurs projets. Puisque le temps de travail de
chaque personne est indiqu sur une feuille de prsence, vous savez
exactement combien dheures chacun a travaill sur le projet A et sur le
projet B. Par consquent, vous pouvez attribuer le nombre dheures et le
salaire exacts chaque projet en tant que cots directs.
Autre exemple : si votre organisation possde un vhicule, il peut tre
utilis pour des trajets par le personnel travaillant sur plusieurs projets.
Chaque trajet ralis doit tre not dans le journal de bord du vhicule.
Par consquent, les dpenses de chaque trajet peuvent tre attribues
chaque projet en tant que cots directs.
Dautre part, un cot commun plusieurs projets ou indirect est une
dpense qui a t engage pour le besoin commun ou collectif de tous
les projets. Parmi les dpenses communes, on peut citer entre autres
les services publics (lectricit, eau, gaz), les frais daccs Internet et

26

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

la suite dune procdure avec lUSAID, certaines organisations ont tabli


une Entente ngocie sur les cots indirects (NICRA) afin de traiter ce
genre de cots. Mais la plupart des organisations nont pas de NICRA (ou
en ont seulement une pour les dpenses de leur sige). Cest pourquoi
elles ont besoin dune mthode pour dterminer la manire dattribuer ce
genre de cots.

tabliret tenir jourune politique de cots


communs plusieurs projets ou indirects
En tenant compte de ces directives, tablissez une politique qui rpond
aux questions suivantes :
Quels cots et ressources spcifiques sont considrs comme
communs plusieurs projets ?
Comment votre organisation divisera les cots communs entre les
diffrents projets ?
Quand la formule sera-t-elle rvise ?

Exemple de formule pour calculer les dpenses communes


plusieurs projets

Les cots qui ne peuvent pas tre attribus un projet ou un autre en


tant que cots directs devront tre dtermins par le biais dune formule.
Vous pouvez utiliser un pourcentage bas sur le nombre demploys
travaillant sur un projet par rapport au nombre total demploys ou la
rpartition de lespace de bureau utilis.

LMENTS PRENDRE
EN COMPTE
Q: si nous avons une NICRA,
devons-nous quand mme
attribuer nos cots communs
plusieurs projets ?
Il est tentant de penser quune
NICRA rsoudra les problmes
dattribution des cots communs
plusieurs projets. Une NICRA
peut simplifier la manire dont vous
allez tre rembours de vos frais
gnraux pour certains projets
financs par le Gouvernement
amricain. Cependant, si vous avez
des projets financs par dautres
donateurs, si votre NICRA ne
couvre que les dpenses de votre
sige ou si vous voulez vrifier que
votre NICRA couvre exactement vos
dpenses communes plusieurs
projets, vous devrez quand mme
attribuer vos cots communs.
Ainsi, que vous ayez ou non une
NICRA, il est bon, en termes de
gestion, dtablir une politique pour
attribuer les dpenses communes
plusieurs projets.

2
G e s t i o n f i na n c i r e

les fournitures de bureau courantes comme le papier et les trombones.


Contrairement aux exemples ci-dessus, il nest pas vident de savoir
quelle somme doit tre directement impute chaque projet.

Pour ce faire, dterminez dabord les parties de votre bureau qui sont
ddies un projet spcifique, comme lespace pour le personnel
spcialis travaillant sur un projet, et les parties qui sont communes,
comme les salles de runion ou la salle de rception. Pour les zones
ddies des projets spcifiques, calculez la surface en mtres carrs
attribue chaque projet. Vous pouvez mme diviser lespace de bureau
dune personne qui travaille sur plusieurs projets en vous basant sur le
pourcentage du temps de travail quelle consacre chaque projet. Ajoutez
cela la zone ddie chaque projet et calculez le pourcentage ddi
chaque projet.
Par exemple, disons quun bureau de 1000 mtres carrs abrite deux
projets ; huit cents mtres carrs sont ddis aux projets et le reste est
commun. Pour lespace ddi aux projets, 600 mtres carrs sont pour le
premier projet et les 200 autres sont pour le second projet. Cela signifie
que 75 pour cent de lespace total est utilis pour le premier projet (750
mtres carrs) et les 25 pour cent restants pour le second (250 mtres
carrs). Ces pourcentages peuvent aussi tre utiliss comme base pour
attribuer les cots pour dautres dpenses communes plusieurs projets.
Il nexiste pas une mthode correcte unique pour attribuer les cots
communs plusieurs projets, mais la manire dont votre organisation
gre ces cots doit tre exprime clairement. Cela permet de garantir
que les fonds de votre projet sont utiliss raisonnablement et que vous
distribuez les cots de manire quitable. Noubliez pas, dans la mesure
o les projets et les sources de financement changent, vous devez
adapter votre formule en consquence.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

27

R eferences

G e s t i o n f i na n c i r e

28

Guide des bonnes pratiques en


matire de cots indirects.
http://transition.usaid.gov/business/
regulations/BestPractices.pdf

Plusieurs bureaux

Si votre organisation possde des bureaux des endroits diffrents, vous


pouvez dfinir des directives gnrales et laisser chaque bureau tablir sa
propre politique spcifique fonde sur ses projets et ses dpenses. Les
politiques doivent tre crites car, pendant votre audit annuel, les auditeurs
reverront et compareront votre politique avec votre pratique. Certains projets
se droulant dans plusieurs bureaux tablissent un Protocole dentente
formel qui comprend des accords dtaills sur des sujets supplmentaires,
comme les actifs communs, les salaires et les ressources humaines. Ce
protocole est particulirement frquent lorsque les diffrentes quipes
de projet viennent dunits oprationnelles diffrentes ou dorganisations
compltement diffrentes.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

2.6

Notre organisation est-elle exempte de payer


la TVA et les droits de douane sur les biens et
services achets avec les fonds du Gouvernement
amricain ? Quelles sont les exigences relatives au
Rapport des impts pays aux pays trangers ?

Les organisations mettant en uvre des projets de


dveloppement financs par le Gouvernement amricain (USG)
sont exemptes de certains impts et taxes imposs par le
gouvernement du pays dans lequel elles travaillent. Les exemptions
concernent la fois les bnficiaires principaux et les sous-bnficiaires.
Les exemptions spcifiques et la procdure de demande de remboursement des impts pays sont exposes sparment pour chaque pays dans
des accords bilatraux entre le Gouvernement amricain et les gouvernements htes. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemptions frquentes
ainsi que les impts que vous pouvez tre tenu de payer. Vous devrez vous
renseigner sur les exemptions et les exigences significatives dans chacun
des pays o votre organisation travaille.

DFINITIONS
TVA : taxe sur la valeur ajoute.
Taxe prleve sur lachat de biens
et services, similaire la taxe de
vente aux tats-Unis.

DANS VOTRE ACCORD

2
G e s t i o n f i na n c i r e

Rapport des impts pays aux


pays trangers (TVA)

La clause concernant le
Rapport sur les impts pays
aux pays trangers fait partie des
clauses standard dun Accord
de coopration.

Cette partie fournit des exemples sur le type dinformations dclarer,


examine les exigences relatives au Rapport des impts pays aux pays
trangers de lUSAID, que les bnficiaires de lUSAID doivent remettre
le 16 avril de chaque anne, et propose des suggestions pour le suivi du
paiement et du remboursement des impts afin de faciliter ltablissement
de votre rapport.

Impts dont vous tes exempt dans la plupart


des pays
La taxe sur la valeur ajoute (TVA) prleve sur les produits de base
achets dans le pays.
Les droits de douane prlevs sur les produits de base imports
dans le pays pour tre utiliss dans des projets financs par le
Gouvernement amricain.

Impts dont vous ntes pas exempt

Le Rapport des impts


pays aux pays trangers
doit tre remis le 16 avril de
chaque anne par toutes les
organisations recevant un
financement de lUSAID.

La TVA ou la taxe de vente prleve sur des lments achets


lextrieur du pays hte o vous mettez en uvre votre programme
financ par le Gouvernement amricain. Par exemple, si une
organisation achte des produits de base en Afrique du Sud pour
les utiliser dans son projet financ par le Gouvernement amricain
quelle met en uvre au Mozambique, elle ne sera pas exempte de
payer la TVA en Afrique du Sud.
Les organisations dont le sige se trouve en dehors du pays hte,
y compris aux tats-Unis ou en Europe, ne sont pas exemptes
de la TVA et de la taxe de vente dans leur pays dorigine, que les
lments achets soient utiliss au sige ou sur le terrain.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

29

Autres impts prlevs par les


gouvernements htes

G e s t i o n f i na n c i r e

Bien que le Gouvernement amricain essaye dobtenir des exemptions


pour tous les impts prlevs par les gouvernements htes pour les
projets dassistance ltranger, il existe plusieurs catgories dimpts
que vous serez tenu de payer, par exemple :
Les impts prlevs sur les services, y compris sur lhbergement et
la location de salles de confrence ;
Les cotisations sociales ; et
La TVA sur les projets non financs par le Gouvernement amricain.
Assurez-vous de vrifier avec la mission nationale et les autres donateurs
les dtails sur les impts que votre organisation peut tre tenue de payer.

Spcificits de chaque pays


Chaque pays ngocie son propre accord bilatral avec les tats-Unis,
qui inclut des clauses concernant limposition de lassistance amricaine
ltranger. Ces clauses traitent gnralement des impts dont vous
tes exempt et de la faon dont les organisations mettant en uvre des
programmes financs par le Gouvernement amricain peuvent recevoir
des remboursements pour tout impt pay. Les procdures dexemption
et de remboursement peuvent normment varier dun pays lautre,
mais il est de votre responsabilit de vrifier les rgles du pays o vous
travaillez avec la mission.
Travaillez avec lquipe du Gouvernement amricain dans le pays pour
rpondre aux questions suivantes :
De quels impts suis-je exempt ?
Si je dois payer des impts, quels sont-ils ?
Quelle est la procdure pour obtenir une exemption ou
un remboursement ?
La procdure pour obtenir une exemption ou un remboursement diffre
selon les pays. Certains pays fournissent des lettres dexemption de TVA
montrer au fournisseur au moment de lachat. Dautres requirent que
vous payiez la TVA et que vous demandiez ensuite le remboursement,
par le biais soit de ladministration fiscale soit de la mission locale ou
de lAmbassade.
Contactez lquipe du Gouvernement amricain dans le pays ou votre
Reprsentant de lOfficier charg des contrats ou Reprsentant de
lOfficier daccord (COR/AOR) pour obtenir dautres directives.

Rapport des impts pays aux pays trangers


Un Rapport des impts pays aux pays trangers doit tre remis le
16 avril de chaque anne par toutes les organisations recevant un
financement de lUSAID. Toutes les organisations recevant des fonds
de lUSAID doivent tre en conformit avec les exigences relatives au
Rapport des impts pays aux pays trangers tablies par lAmbassade
amricaine du pays.
Le but du Rapport des impts pays aux pays trangers est de sassurer
que lassistance amricaine ltranger nest pas soumise des
impts et, par consquent, que les fonds sont utiliss aux fins prvues.
Le Gouvernement amricain utilise ces rapports pour contrler si les
gouvernements trangers sont bien en conformit avec les modalits de
leur accord bilatral.
30

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Qui doit soumettre ce rapport

Tous les sous-bnficiaires de votre subvention dont les achats se


chiffrent au moins 500 USD doivent galement suivre les impts quils
payent et les remboursements quils reoivent. Vous devez incorporer les
donnes de vos sous-bnficiaires directement dans votre rapport.

Quels impts dois-je dclarer ?


Nincluez les impts pays dans le Rapport des impts pays aux pays
trangers que si toutes les conditions suivantes sont regroupes :
Limpt a t pay au gouvernement du pays o vous mettez en
uvre le programme.
Le montant de la transaction tait dau moins 500 USD (TVA
non incluse).

Le but du Rapport des impts


pays aux pays trangers est
de sassurer que les fonds de
lassistance amricaine
ltranger sont utiliss aux
fins prvues et quils ne sont
pas soumis des impts, et de
contrler si les gouvernements
trangers sont bien en
conformit avec les modalits
de leurs accords bilatraux.

G e s t i o n f i na n c i r e

Toute organisation ayant, au cours du prcdent anne fiscale, achet


au moins pour 500 USD de produits de base avec les fonds du
Gouvernement amricain ou ayant pay des droits de douane dans le
pays o elle exerce ses activits, doit remettre un rapport annuel sur
les impts pays aux pays trangers. Ce rapport est exigible mme si
vous navez pas pay dimpts sur ces lments au cours de la priode
de dclaration !

Votre organisation est exempte de limpt que vous avez pay (par
exemple, si vous ntes pas exempt des impts sur lhbergement
dans un pays particulier, alors ne les dclarez pas).
Lachat est li votre projet financ par le Gouvernement amricain.
(Dclarez lachat peu importe que cet achat spcifique soit fait
avec les fonds du Gouvernement amricain ou quil fasse partie de
la contribution du bnficiaire, dans la mesure o il est une partie
lgitime du projet.)

Quand le rapport est-il exigible et quelle priode


doit-il couvrir ?
Le Rapport des impts pays aux pays trangers est exigible le 16 avril
de chaque anne. Vous devez dclarer les trois chiffres suivants :
Chiffre A. Impts pays au gouvernement hte au cours de
anne fiscale prcdent. Ce chiffre comprend la TVA et les droits
de douane.
Chiffre B. Tous les remboursements reus au cours de anne
fiscale prcdent, quelle que soit la date laquelle limpt initial a
t pay.
Chiffre C. Les remboursements reus pour les impts pays
jusquau 31 mars de anne fiscale en cours dont vous faites
le rapport.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Dans la mesure o les


procdures dexemption et
de remboursement varient
dun pays lautre, vrifiez
avec lquipe dans le pays ou
lAmbassade amricaine du
pays o vous travaillez.

31

G e s t i o n f i na n c i r e

Pour simplifier votre rapport


annuel, votre organisation doit
dvelopper une procdure de
suivi de la TVA et des droits
de douane pays ainsi quune
procdure de demande et de
rception des remboursements
du gouvernement hte.

O remettre mon rapport et sous quel format ?


Remettez le rapport au bureau indiqu dans votre Accord de coopration
dans la clause standard Rapport des impts pays aux pays trangers
ou lendroit requis par votre agence de financement (gnralement
lAmbassade amricaine ou le bureau de gestion financire de votre
agence de financement dans le pays). Envoyez galement une copie de
votre rapport votre AOR/COR.
Il nexiste pas de formulaire standard pour le rapport. Cependant, le
rapport doit contenir les informations suivantes :
1. Le nom de votre organisation.
2. Le nom du contact avec le numro de tlphone, le numro de fax et
ladresse lectronique.
3. Votre ou vos numros daccord.
4. Le montant des impts pays aux pays trangers tablis par un
gouvernement tranger pour les achats dune valeur dau moins 500
USD financs avec les fonds du Gouvernement amricain dans le
cadre du ou des accords au cours de lanne fiscale prcdente.
Si vous travaillez dans diffrents pays, dtaillez chaque pays
distinctement. Cependant, si vous travaillez sur diffrents projets
dans un mme pays, vous pouvez dclarer le total des impts pour
chaque pays. Seuls les impts pays aux pays trangers tablis
par le gouvernement tranger du pays o vous travaillez doivent
tre dclars. Les impts pays aux pays trangers tablis par un
gouvernement tranger tiers ne doivent pas tre dclars.
5. Dclarez tous les remboursements que vous avez reus au cours
de lanne fiscale prcdente quelle que soit la date laquelle
limpt pay aux pays trangers a t tabli. Fournissez galement
un chiffre distinct donnant le total des remboursements des impts
tablis au cours de lanne fiscale pour laquelle vous faites le
rapport, et que vous avez reus jusquau 31 mars.

Exemple
Organisation : MonONG
Contact : Jane Smith
Tlphone : +255-555-5555. Fax : +255-555-5556. Adresse lectronique :
jane@monong.org
Numro d Accord : XYZ-123
Pays

Mozambique
Tanzanie

Impts tablis
pendant lAF
2008

Total des
remboursements
reus pendant lAF
2008

Remboursements
des impts de lAF
2008 reus jusquau
31 mars

US$0

US$500

US$0

US$1,000

US$1,000

US$1,000

Dans cet exemple, lorganisation exerce dans deux pays : le Mozambique


et la Tanzanie. Les montants dans ce tableau sont des rsums
par pays et ne sont pas diviss par projet ou par sous-bnficiaire.
Pendant lAF 2008, le Gouvernement mozambicain na tabli aucun
impt pour le bnficiaire principal (ou les sous-bnficiaires, le cas

32

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Suivi des paiements et des remboursements de la


TVA et des droits de douane
Votre organisation doit dvelopper une procdure de suivi de la TVA
et des droits de douane pays ainsi quune procdure de demande et
de rception des remboursements du gouvernement hte. tablir une
telle procdure simplifie grandement votre rapport annuel et vous aide
vous assurer que vos fonds sont destins fournir des services
aux bnficiaires.

2
G e s t i o n f i na n c i r e

chant). Toutefois, il a rembours lorganisation de 500 USD pour les


impts tablis avant lAF 2008. Pendant lAF 2008, le Gouvernement
tanzanien a tabli 1000 USD dimpts lorganisation, mais a rembours
lorganisation en intgralit au 31 mars 2009. Un Rapport des impts
pays aux pays trangers distinct doit tre remis pour chaque pays (la
Tanzanie et le Mozambique).

Pensez aux stratgies suivantes pour suivre vos paiements et


remboursements de TVA :
Dveloppez une liste des exemptions et des impts requis de
manire ce que chaque personne de votre organisation implique
dans les acquisitions soit informe de la politique suivre. Partagezla avec les sous-bnficiaires galement.
Crez un code spcial dans votre systme de comptabilit afin de
suivre tous les paiements dimpts dont vous tes exempt. Utilisez
ce code uniquement pour les impts dont vous tes exempt et non
quand leur paiement est lgitime.
Crez un code spcial dans votre systme pour suivre la rception
des remboursements dimpts du gouvernement hte. Assurezvous de pouvoir faire le lien entre les remboursements reus et les
entres comptables originales correspondant aux impts pays. Ce
sera plus facile pour identifier les remboursements qui ont t reus
et ceux qui ne lont pas t.
tablissez un journal de suivi de la procdure de paiement et de
remboursement des impts. Il vous permettra de documenter
chaque paiement dimpt et chaque demande et rception
de remboursement. Vous pouvez galement mettre en place
une politique pour la conservation des copies des reus et des
demandes de remboursement envoyes au gouvernement hte
ou au bureau du Gouvernement amricain, selon le cas (voir
lexemple ci-dessous). Personnalisez votre procdure de manire
ce quelle corresponde aux exigences du gouvernement hte
et du Gouvernement amricain dans le pays en ce qui concerne
la remise des demandes et le temps de rponse attendu pour les
remboursements dimpts.
Puisque vos sous-bnficiaires doivent galement avoir des achats
de produits de base ou dautres dpenses couvertes par ces
clauses, travaillez avec eux pour quils vous remettent leurs rapports
avant la date limite du 16 avril. Ainsi vous aurez suffisamment de
temps pour incorporer leurs donnes dans votre rapport. Notez
que leurs rapports doivent galement inclure les remboursements
jusquau 31 mars, donc leur date limite de remise devrait se situer
entre le 1er et le 15 avril.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

33

Exemple de journal de suivi de TVA


Voici un exemple de journal de suivi de vos paiements de TVA, de vos
demandes de remboursement et de vos paiements reus. Vous pouvez
crer un journal de ce genre pour chaque pays dans lequel vous oprez et
le journal peut inclure toutes les demandes relatives ce pays, mme pour
diffrents projets. Vous pouvez galement utiliser ce journal pour suivre les
paiements de TVA pour les transactions infrieures 500 USD des fins
daudit, bien que vous nayez pas les inclure dans votre Rapport des impts
pays aux pays trangers requis par lUSAID.

G e s t i o n f i na n c i r e

* Vous pouvez suivre vos paiements et vos remboursements en devise locale.

N de
rf. du
syst. de
compta.

34

TVA*

Proj.

Date de
demande
de remb.

Date de
rception
de remb.
15-Jan-08

Date

Fournisseur

Descr.

210

23-Oct-07

ABC
Supplies

Office
Furniture

$1,200

$120

31-Oct-07

223

15-Jan-08

DEF Imports

HBC Kits

$1,000

$100

31-Jan08

235

02-Feb-08

GHI
Computers

Computers

$2,000

$200

236

02-Feb-08

JKL Inc.

Printer

$500

$50

RFRENCES
Directives de lUSAID pour le
Rapport des impts pays aux
pays trangers
http://www.usaid.gov/policy/
ads/300/302mac.pdf

Valeur de
lopration
(hors
TVA)*

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

2.7

Quand et o devons-nous faire une demande


de fonds et combien pouvons-nous demander
chaque fois ?

Le Gouvernement amricain (USG) verse des fonds aux


bnficiaires de deux manires diffrentes : 1) en avanant
des fonds ou 2) en remboursant les partenaires une fois quils
ont engag leurs dpenses. Votre Accord de coopration et/
ou le bureau de gestion financire (FM) de lUSAID vous dirigera vers
le canal de versement que vous tes autoris utiliser.
Pour faire une demande de fonds, vous devez remplir le formulaire
SF-270, Demande davance ou de remboursement, et le remettre
au FM de votre agence de financement. Si vous recevez plusieurs
subventions de lUSG, vous devez remplir un SF-270 spar pour
chacune delles. Une explication dtaille sur la faon de remplir et
de remettre le SF-270 vous est prsente ci-aprs.
Dans un premier temps, vous ne pourrez demander des avances de
fonds que pour un mois la fois. Chaque demande doit correspondre
au montant que vous pensez dpenser dans les 30 jours de la priode
suivante. Vous ntes pas autoris demander ou conserver des
fonds de secours supplmentaires. Cependant, si une acquisition
particulire prvue est retarde, vous pouvez conserver ces fonds
pour le mois suivant. Si une activit est annule, vous pouvez
dpenser les fonds pour une autre activit qui figure dans votre plan
de travail approuv.
Mme si les politiques individuelles dune agence peuvent varier, vous
devrez gnralement remplir le SF-270 et le remettre environ une
semaine avant le mois pour lequel vous demandez des fonds. Le FM
reverra et dterminera le caractre appropri de la demande de fonds.
Si votre demande est inhabituelle, comme une demande de fonds
anormalement levs pour une prochaine acquisition, il peut tre utile
de fournir une explication ou des documents avec votre demande.
Les temps de rponse varient selon les agences, mais vous pouvez
gnralement vous attendre recevoir les fonds sous une semaine.
Lorsque vous aurez dmontr, pendant une certaine priode, que
les fonds que vous demandez sont dpenss de manire efficace et
que vous ne les dpensez ni trop rapidement ni trop lentement, vous
pourrez tre autoris demander des fonds sur une base trimestrielle.
Votre Reprsentant de lOfficier daccord/Reprsentant de lOfficier
charg des contrats (AOR/COR) et votre FM le dtermineront en
examinant les donnes de vos Rapports financiers fdraux SF-425
trimestriels et de votre SF-270 pour calculer votre suivi budgtaire et
vos taux dabsorption de liquidits.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

DFINITIONS
FM : le bureau de gestion financire de
votre agence de financement.
Revenu du programme : le revenu du
programme est largent gagn par un
programme pour son propre profit. Il est
gnr partir des frais facturs pour des
services ou partir de ventes de produits
de base. Le revenu du programme peut
aussi tre gnr partir de la vente
dquipements qui avaient t achets
avec les fonds du programme et qui ne
sont plus ncessaires.

2
G e s t i o n f i na n c i r e

Demande de fonds du
Gouvernement amricain laide
du formulaire 270 (SF-270)

Le revenu du programme est diffrent des


activits rmunratrices, pour lesquelles
les bnficiaires dun programme gardent
les revenus perus.

T lcharger le S F - 2 7 0
Tlchargez une version PDF du
SF-270 sur http://www.whitehouse.
gov/omb/grants/sf270.pdf.
Afin de profiter de certaines
fonctionnalits de ce formulaire, y
compris les calculs automatiques,
assurez-vous davoir la dernire
version dAdobe Reader.
Vous pouvez la tlcharger
gratuitement sur
http://www.adobe.com/products/
acrobat/readstep2.html.

35

LMENTS PRENDRE
EN COMPTE

G e s t i o n f i na n c i r e

Dterminer le bon moment


pour la remise de vos formulaires
SF-270 et SF-425
Dans la mesure o le FM utilise les
informations de votre Rapport financier fdral SF-425, pour traiter votre
Demande davance SF-270 , il est
important de vous assurer que vous
avez complt et remis votre SF-425
en temps voulu. Mme si vous avez
thoriquement jusqu 30 jours aprs
la fin du trimestre pour remettre le
SF-425, attendre autant de temps
peut retarder le processus de traitement de votre demande de fonds.
Par consquent, remettez le SF-425
le plus tt possible si vous avez une
demande de fonds en attente.
Exigences lies au compte
bancaire
Votre organisation et vos sousbnficiaires doivent conserver les
fonds du Gouvernement amricain
sur des comptes portant intrt,
spars de tous les autres fonds.
Vous pouvez utiliser un compte
ne portant pas intrt uniquement
si : 1) votre organisation (ou un
de vos sous-bnficiaires) reoit
moins de 120 000 USD de fonds
du Gouvernement amricain par
an ; ou 2) un compte portant
intrt ncessite un solde crditeur
minimum si lev que vous ne
pouvez pas lutiliser.

Estimer vos avances


Lorsque vous faites une estimation de votre demande, ne divisez
pas simplement votre budget annuel en 12 mois ; la place, calculez
prcisment ce que vous pensez dpenser le mois suivant. Certains
lments de votre budget peuvent tre diviss en parts gales et rpartis
entre les mois (par exemple, les salaires), mais dautres, comme les achats
dquipement durable, peuvent tous survenir le mme mois (au dbut dun
projet par exemple).
Les partenaires qui mettent en uvre des projets avec des sousbnficiaires devraient travailler ensemble afin de sassurer que les
demandes de financement ainsi que les dpenses sont bien gres
pour quaucune organisation ne manque de fonds. Pour cela, demandez
aux sous-bnficiaires de vous fournir leur estimation de financement
tous les mois ou tous les trimestres (aprs approbation). Il peut tre
judicieux dtablir avec vos sous- bnficiaires une procdure pour les
avances et les remboursements, similaire celle que vous suivez pour le
Gouvernement amricain.

Remplir le SF-270
Le SF-270 est utilis pour faire des demandes davances ou de
remboursements au Gouvernement amricain.
Le SF-270 est un formulaire de deux pages : la premire page contient
des espaces pour inscrire vos informations et vos donnes ; la seconde

Vous pouvez garder jusqu 250


USD des intrts perus afin de
couvrir les frais administratifs. Les
intrts perus au-dessus de 250
USD par an doivent tre remis
votre agence de financement.
Surveillez votre plafond
dengagement !
Le temps de rponse pour le
traitement de la demande de
fonds est assez court condition
que vous ayez suffisamment de
fonds engags provenant de votre
subvention. Si vous faites une
demande de fonds suprieure
votre plafond dengagement, votre
accord devra tre modifi pour
engager des fonds supplmentaires
provenant du montant de votre
subvention avant que le FM ne
puisse traiter votre SF-270.

36

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Sur la premire page, il y a trois sections principales : la section


suprieure ddie aux informations concernant votre subvention et votre
demande ; la section centrale dans laquelle vous calculez votre avance
ou votre remboursement ; et la troisime section ddie aux demandes
davances uniquement.

Partie suprieure

Voici quelques astuces pour les sections cls.

Il est dans votre meilleur intrt de


surveiller de prs votre montant
engag. Ds que vous avez dpens
75 % de votre montant engag,
contactez votre AOR/COR ainsi
que votre Responsable dactivit
et demandez ce que des fonds
supplmentaires soient engags.
(Pour plus dinformations sur le suivi
de votre montant engag, consultez
lencadr Diffrence entre montant
engag et subvention dans la
section 2.2 de Gestion financireCalcul du suivi budgtaire et du taux
dabsorption de liquidits.)

2
G e s t i o n f i na n c i r e

page est ddie la signature et contient les instructions sur la manire


de remplir ce formulaire.

Case 1(a) : le type de paiement demand sera une avance


(advance), un remboursement (reimbursement) ou une combinaison
des deux.
Case 1(b) : pour toutes les demandes autres que la demande finale
la fin de votre subvention, slectionnez paiement partiel (partial).
Case 2 : la base de la demande (basis of request) dpend du type
de systme de comptabilit que vous utilisez.
Case 8 : la priode couverte par cette demande (period covered by
this request) doit tre dun mois civil (par exemple, du 1er janvier
2012 au 31 janvier 2012), sauf indication contraire du FM.
Aprs avoir complt la partie suprieure, vous devez dterminer si vous
remplissez toute la zone de calcul dans la partie centrale du formulaire ou
la zone de calcul simplifie Advances Only (Avances uniquement) au bas
du formulaire.
Remplissez toute la zone de calcul si une partie des fonds demands
inclut un remboursement. Vous devez galement remplir toute la zone de
calcul si vous avez un revenu du programme.
Si vous ne faites pas de demande de remboursement et si vous navez
pas de revenu du programme, vous pouvez passer la partie Advances
Only (Avances uniquement), dcrite la page suivante.

Le Gouvernement amricain
verse des fonds pour les
bnficiaires de deux manires
diffrentes : 1) en avanant des
fonds ou 2) en remboursant les
partenaires une fois quils ont
engag leurs dpenses.

Zone de calcul

La premire zone de calcul comprend trois colonnes (a-c) et une colonne


Total. Il nest pas ncessaire de diviser votre demande de fonds entre ces
colonnes, sauf indication contraire de votre AOR/COR ou de votre FM.
Les calculs (lignes a-j) sont expliqus et illustrs la page suivante.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

37

G e s t i o n f i na n c i r e

Dans un premier temps,


vous ne pouvez demander des
avances de fonds que pour
un mois la fois. Une fois
que vous aurez dmontr
que vous dpensez les fonds
de manire efficace, votre
organisme donateur vous
permettra de demander des
avances chaque trimestre.

a. Total program outlays to date (Total des dpenses du programme


ce jour) : toutes les dpenses effectues dans le cadre de votre
programme, y compris la contribution du bnficiaire, jusquau dbut
de la priode de demande. En dautres termes, si votre demande
concerne la priode du 1er au 31 janvier 2009, indiquez le total des
dpenses au 31 dcembre 2008.
b. Less: cumulative program income (Moins : cumul des revenus du
programme) : si votre programme a peru un revenu du programme,
saisissez-le ici.

En gnral, vous serez tenu


de remplir le SF-270 et de
le soumettre au plus tt une
semaine avant le mois pour
lequel vous demandez des fonds.

c. Net program outlays (Dpenses nettes du programme) (ligne a moins


ligne b).
d. Estimated cash outlays for advance period (Dcaissements estims
pour la priode vise) : combien vous estimez vos besoins pour la
priode vise (dans notre exemple, du 1er au 31 janvier 2009). Tous
les fonds ncessaires (y compris la contribution du bnficiaire),
quelle que soit lencaisse dont vous disposez.
e. Total (somme des lignes c et d).
f. Non-federal share of amount on line e (Part non fdrale du montant
figurant dans la ligne e) : toutes les anciennes contributions du
bnficiaire et toutes les contributions du bnficiaire que vous
prvoyez dapporter pendant la priode vise. (Si vous ntes pas
sr du montant de la contribution du bnficiaire que vous pourrez
engager pendant la priode vise, vous pouvez indiquer 0 USD dans
votre SF-270, condition de rendre compte correctement du montant
rel de la contribution du bnficiaire dans votre prochain SF-425.)
g. Federal share of amount on line e (Part fdrale du montant
figurant dans la ligne e) : montant total que vous avez demand au
Gouvernement amricain pour ce projet ce jour, y compris les fonds
demands pour la priode vise.
h. Federal payments previously requested (Paiements fdraux
prcdemment demands) : somme du financement total que vous
avez demand au Gouvernement amricain ce jour.

38

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

i. Federal share now requested (Part fdrale demande ici) (ligne


g moins ligne h) : le rsultat sera le montant total des fonds du
Gouvernement amricain dont vous avez besoin pour le mois suivant
(priode de demande), moins les fonds du Gouvernement amricain
non dpenss dont vous disposez.
j. Advances required by month (Avances mensuelles demandes) :
la dernire ligne est utilise uniquement lorsque vous demandez
des fonds sur une base trimestrielle, mais vous recevez des
versements mensuels.

G e s t i o n f i na n c i r e

Avances uniquement

Pour remplir le tableau de calcul pour les avances uniquement (advances


only) (voir case 12), calculez le montant des fonds dont vous aurez
besoin pour le mois suivant et soustrayez le montant des fonds du
Gouvernement amricain non dpenss que vous avez conservs de
votre avance prcdente, du montant que vous demandez pour cette
priode. Pendant la priode prcdente, si vous avez dpens plus que
lavance qui vous a t octroye, la partie de fonds restants non dpenss
peut afficher un montant ngatif.

Remettre votre SF-270


Une fois que vous avez rempli la premire page, faites dater et signer la
deuxime page par votre directeur de projet ou par lautorit comptente
dans votre organisation. Puis, scannez et envoyez le formulaire par
courrier lectronique votre FM, ainsi quune copie votre AOR/COR et
au Responsable dactivit de lUSAID/Washington. Les bnficiaires de
lUSAID peuvent galement envoyer le formulaire par courrier lectronique
ei@usaid. gov lattention du FM. Faites toujours une copie pour vos
dossiers puis envoyez loriginal par courrier au FM. Si votre FM ne vous
a pas contact sous quelques jours, envoyez-lui un courrier lectronique
ainsi qu votre AOR/COR pour vous assurer quil a reu votre demande.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

RFRENCES
SF-270, Demande davance ou de
remboursement
http://www.whitehouse.gov/sites/
default/files/omb/grants

39

2.8

G e s t i o n f i na n c i r e

SF-425 : complter votre


formulaire de rapport financier du
Gouvernement amricain
DFINITIONS
FFR : Rapport financier fdral,
galement appel SF-425.
FM : le bureau de gestion financire
de lUSAID.
Montant engag : le montant
que le Gouvernement amricain a
consacr au projet au moment o la
subvention a t accorde, ce qui peut
correspondre au montant total de la
subvention ou une partie du montant
de la subvention. En dautres termes, il
sagit du montant disponible que votre
organisation peut dpenser pour le
projet ce moment prcis.
Contribution du bnficiaire : la part
des cots du projet ou du programme
non prise en charge par lUSAID. Il peut
sagir de contributions en espces ou
en nature. Dans le formulaire 425, elle
est appele Recipient share .
USG : Gouvernement amricain

Comment devons-nous complter le SF-425 et


quand doit-il tre remis ?

Le Rapport financier fdral (FFR), souvent appel SF-425,


reprsente un instantan de votre situation quant votre
subvention et suit combien slve la contribution du
bnficiaire de votre organisation. Le SF-425 complt doit tre remis tous
les trimestres au bureau de gestion financire (FM) de votre agence
de financement.

Remplir le SF-425
La section suivante donne des conseils pour vous aider remplir le
formulaire. Ces informations ne prtendent pas remplacer les instructions
du Gouvernement amricain que lon trouve en ligne ou les conseils
donns par votre FM. Ces conseils visent plutt traiter les questions
que les utilisateurs peuvent se poser en remplissant ce formulaire pour la
premire fois.
Utilisez un SF-425 diffrent pour le rapport trimestriel de chaque Accord
de coopration. Tlchargez une version PDF du SF-425. Commencez
par remplir la partie suprieure. Des informations de base vous sont
demandes sur votre organisation, votre subvention et la priode couverte
par ce rapport.

Partie suprieure du SF-425

TLCHARGER LE SF -425
Tlchargez une version PDF du
SF-425 sur http://www.whitehouse.
gov/omb/assets/grants_forms/
ff_report_fill.pdf.
Afin de profiter de certaines
fonctionnalits du formulaire, y
compris les calculs automatiques,
assurez-vous davoir la dernire
version dAdobe Reader,
disponible sur
http://www.adobe.com/products/
acrobat/readstep2.html.

40

Les chiffres de la liste suivante correspondent aux espaces vides


numrots dans le SF-425.
1. 
Federal Agency and Organizational Element to Which Report is
Submitted (Agence fdrale et composante organisationnelle
qui le rapport est remis) : lUSAID ou un autre bailleur de fonds du
Gouvernement amricain.
2. Federal Grant or Other Identifying Number Assigned by Federal
Agency (Numro de subvention fdrale ou autre numro
didentification attribu par lagence fdrale) : insrez le numro
didentification de votre Accord de coopration, qui doit ressembler
lexemple suivant XXX-A-00-09-00XXX-00, et que vous pouvez
trouver sur la premire page de votre accord.
Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

4b. EIN (NIE) : numro didentification de lemployeur, uniquement pour


les bnficiaires amricains.

7. Basis of Accounting (Mthode de comptabilit) : votre comptable


ou votre responsable financier saura si vos rapports se basent sur
une comptabilit de caisse ou sur une comptabilit dexercice.
8. Project/Grant Period (Priode du projet/de la subvention) : dates de
dbut et de fin de votre subvention.
9. Reporting Period End Date (Date de fin de la priode de
dclaration) : la date de chaque rapport dpend du trimestre que
vous couvrez :

2
G e s t i o n f i na n c i r e

5. Recipient Account Number or Identifying Number (Numro de


compte ou numro didentification du bnficiaire) : ce numro
est pour votre usage personnel et nest pas demand par le
Gouvernement amricain.

1er trimestre : 31 dcembre


2e trimestre : 31 mars
3e trimestre : 30 juin
4e trimestre : 30 septembre.

Ensuite, remplissez la partie centrale, qui contient les calculs principaux


exposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquement
si vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez fini, revrifiez cette
partie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects.

Partie centrale du SF-425

Section 10 : transactions (oprations)


Federal cash (oprations de trsorerie fdrales)
a. 
Cash Receipts (Encaissements) : entrez le montant total des fonds
rels reus du Gouvernement amricain (avant dduction des frais
bancaires et des autres frais) jusqu la date de fin de la priode de
dclaration prcise la ligne 9.
b. Cash Disbursements (Dcaissements) : entrez le montant
cumul des paiements en espces et par chque jusqu la date
de fin de la priode de dclaration. Ce total inclut la somme
dargent dpense pour les biens et services, les avances de
trsorerie et les paiements effectus aux sous-bnficiaires et
aux entrepreneurs ainsi que le montant des dpenses indirectes
imputes sur la subvention.
c. 
Cash on Hand (Encaisse) : inscrivez le montant de la ligne 10a
moins la ligne 10b.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

41

Federal Expenditures and Unobligated Balance (Dpenses fdrales et


solde disponible)

G e s t i o n f i na n c i r e

d. 
Total Federal funds authorized (Total des fonds fdraux autoriss) :
inscrivez le montant total de la subvention. Il fait rfrence au
Montant total des fonds de lUSAID estims rpertori dans
votre Accord de coopration. Si ce montant a t revu par une
modification, veuillez utiliser le montant stipul sur la modification.
e. Federal share of expenditures (Part fdrale des dpenses) : entrez le
montant des dpenses.
f. Federal share of unliquidated obligations (Part fdrale des montants
engags non rgls) : inscrivez le montant total des fonds engags
par lUSAID non dpenss jusqu la date de fin de la priode
de dclaration. Ce montant doit tre calcul en soustrayant la
contribution du Gouvernement amricain aux dpenses, ligne 10e,
du montant engag actuel tel que rpertori dans la modification la
plus rcente.
g. Total Federal share (Part fdrale totale) : inscrivez le montant en
additionnant la ligne 10e et la ligne 10f. Ce montant sera gal au total
des fonds du Gouvernement amricain engags la date de fin de la
priode de dclaration.
h. Unobligated balance of Federal funds (Solde disponible des fonds
fdraux) : soustrayez la ligne 10g de la ligne 10d.

Recipient share (contribution du bnficiaire)


i. Total recipient share required (Contribution totale du bnficiaire
requise) : inscrivez le total requis de la contribution du bnficiaire
tel que rpertori dans lAccord de coopration. Si ce montant a t
revu par une modification, veuillez utiliser le montant stipul sur
la modification.
j. Recipient share of expenditures (Contribution du bnficiaire aux
dpenses) : inscrivez le montant de la contribution du bnficiaire
aux dpenses pendant la priode de dclaration.
k. Remaining recipient share to be provided (Contribution du
bnficiaire restante apporter) : inscrivez le montant en soustrayant
la ligne 10j de la ligne 10i.

Program income (revenu du programme)

Si votre accord autorise la prise en compte du revenu du programme,


veuillez vous rfrer aux instructions dtailles sur la faon de remplir les
lignes 10l 10o sur http://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_
forms/ffr_instructions.pdf
Ensuite, remplissez la partie infrieure, qui contient les calculs principaux
exposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquement
si vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez fini, revrifiez cette
partie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects.
Enfin, la partie infrieure contient les informations sur les dpenses
indirectes et la signature. Tous les documents doivent tre signs par un
ordonnateur autoris.

42

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Partie infrieure du SF-425

G e s t i o n f i na n c i r e

Section 11 : indirect expense (Dpense indirecte)


Ne compltez ces informations que si le Gouvernement amricain le
requiert et conformment votre Accord de coopration.
b. Rate (Taux) : entrez le/les taux de cots indirects en vigueur durant
la priode de dclaration.
d. Base (Assiette) : entrez le montant total auquel le taux indirect
est appliqu.
e. Amount Charged (Montant imput) : entrez le montant des cots
indirects imputs pendant le dlai indiqu.

Section 13 : certification/submission (attestation et remise)


Une fois que vous avez fini, revrifiez cette partie pour vous assurer que
tous les calculs sont corrects. Saisissez le nom du signataire autoris
(13a), faites le signer le formulaire (13b), donnez ses coordonnes
(13c/13d) et datez le formulaire (13e). Ensuite, scannez et envoyez le
formulaire par courrier lectronique votre FM ladresse ei@usaid.gov,
ainsi quune copie votre Reprsentant de lOfficier daccord (AOR).
Gardez toujours une copie pour votre dossier puis envoyez loriginal par
courrier votre FM. Si vous ne recevez pas de rponse de votre FM dans
les 10 jours, relancez-le pour vous assurer que le formulaire a bien
t reu.

Dates dexigibilit pour la remise du SF-425

Bien que chaque Accord de coopration soit diffrent, la plupart des


bnficiaires sont tenus de remettre les Rapports financiers fdraux
30 jours aprs la fin dun trimestre, en se basant sur lanne fiscale du
Gouvernement amricain (du 1er octobre au 30 septembre). Le tableau
ci-dessous rpertorie les dates dexigibilit pour chaque trimestre et la
priode couverte par chaque rapport. Vrifiez votre Accord de coopration
pour vous assurer que ces informations sappliquent votre cas.
Priode

Exigibilit

Priode couverte

Trimestre 1

30 jan.

Trimestre 2

30 avr.

1er jan. au 31 mars

Trimestre 3

30 juil.

1er avr. au 30 juin

Trimestre 4

30 oct.

1er juil. au 30 sept.

Rapport financier final

90 jours aprs la
fin de la subvention

Toute la dure de la
subvention

1er oct. au 31 dc.

(de lanne civile prcdente)

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

RFRENCES
Rapport financier fdral SF-425
http://www.whitehouse.gov/omb/
assets/grants_forms/ff_report_fill.pdf
Instructions dtailles pour remplir le
Rapport financier fdral SF-425
http://www.whitehouse.gov/
omb/grants/standard_forms/ffr_
instructions.pdf

43

2.9

G e s t i o n f i na n c i r e

Exigences en matire daudit


annuel : questions et rponses
D finitions
ADS : le Systme de directives
automatis, qui englobe la totalit des
rglementations de lUSAID. Il comprend
galement des propositions de procdures, qui ne sont donc pas obligatoires,
et des liens vers des exemples de
bonnes pratiques.
Cot admissible : un cot
engag considr comme une charge
admise pour le Gouvernement amricain.
Audit : un examen et une vrification
indpendants du systme, des archives et
des activits.
Constatation : tout(e) erreur, exception,
cart ou manque dtect(e) par un
auditeur la suite de lexamen des
lments probants de laudit. Les
constatations se rapportent gnralement
(a) la conformit aux politiques,
procdures et exigences lgales, (b)
ladquation et lefficacit des contrles
et/ou (c) lefficience et lefficacit de
ladministration.
Anne fiscale : parfois appel exercice
financier ou le cycle budgtaire annuel ;
une priode utilise par les organisations
pour calculer les tats financiers annuels.
Il peut correspondre ou non lanne
civile, cest--dire du 1er janvier au 31
dcembre. Lanne fiscaler du Gouvernement amricain couvre une priode de 12
mois qui commence le 1er octobre et se
termine le 30 septembre.
Dcisions de la direction : lvaluation
dune recommandation par la direction
et une dcision sur la ligne de conduite
approprie adopter.
OMB : le Bureau de la gestion et du
budget (OMB) est lune des agences
du pouvoir excutif du Gouvernement
amricain. Entre autres fonctions, lOMB
est charg dvaluer lefficacit des
programmes, politiques et procdures
de lagence, dvaluer les demandes
de financement concurrentes entre les
agences et de dfinir les priorits
de financement.

44

Quest-ce quun audit annuel et comment



fonctionne la procdure daudit ?

Un audit est un examen et une vrification indpendants des


systmes, des archives et des activits dune organisation. De
nombreux donateurs exigent des audits annuels des bnficiaires
de leur subvention et le Gouvernement amricain nen demande
pas moins. Les bnficiaires principaux et les sous-bnficiaires qui
reoivent un certain seuil de fonds du Gouvernement amricain doivent
mener un audit annuel.
Un audit vous permet de vrifier vos donnes financires, de garantir
leur exactitude et didentifier et valuer les contrles internes qui
devraient tre mis en place pour amliorer lintgrit de vos systmes
financiers. Il permet dvaluer la faon dont vous dpensez les fonds du
Gouvernement amricain ainsi que votre conformit aux rglementations
dfinies dans votre accord. Considrez un audit comme un outil servant
mettre de lordre dans vos finances. Pour garantir lobjectivit, un auditeur
indpendant que vous engagez mne laudit annuel.
La procdure daudit consiste runir les registres financiers et autres
archives, les fournir votre auditeur, rpondre au rapport de votre
auditeur et mettre en uvre des plans daction corrective. Vous
trouverez ci-aprs les rponses des questions frquemment poses
propos des audits annuels.

Qui doit tre soumis un audit annuel ?

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis recevant


un financement total de 500 000 USD ou plus du Gouvernement
amricain, soit directement ou en tant que sous-bnficiaire, au cours
de leur anne fiscale.
Les organisations but non lucratif trangres recevant la totalit
ou la majorit de leur financement du Gouvernement amricain
via lUSAID (directement ou en tant que sous-bnficiaire), si elles
reoivent 300 000 USD ou plus au cours de leur anne fiscale.
Les organisations but lucratif recevant la totalit ou la majorit de
leur financement de lUSAID feront lobjet dun examen annuel pour
dterminer si un audit est ncessaire.

Les cots daudit sont-ils admissibles ?

Si votre organisation doit tre soumise un audit, les cots de


ralisation de laudit sont admissibles, condition que laudit soit ralis
conformment aux rglementations appropries exposes ci-dessous.
Si vous navez pas vous soumettre un audit (en dautres termes, si
vous natteignez pas le seuil de financement), alors les cots daudit ne
sont pas admissibles.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis sont


rgies par les rgles dfinies dans la Circulaire A-133 de lOMB.
Ces rglementations sont identiques quelle que soit lagence du
Gouvernement amricain qui assure la majorit du financement.
Le Chapitre 591 de lADS de lUSAID rgit toutes les organisations
but lucratif et bases ltranger bnficiaires de fonds de lUSAID.
Ce document peut galement tre utile pour les organisations but
non lucratif bases aux tats-Unis car il fournit des explications sur
la Circulaire A-133 de lOMB.

Quels lments doivent tre soumis un audit ?

Un audit couvre gnralement lensemble de votre organisation.


Cependant, si seulement un de vos programmes bnficie dun
financement du Gouvernement amricain, vous pouvez choisir de
mener un audit sur un programme unique.
De plus, si votre organisation est importante et complexe, avec de
nombreuses units oprationnelles diffrentes, il est possible de
demander ce que laudit se concentre sur lunit organisationnelle
qui reoit les fonds du Gouvernement amricain.

Quelle priode est couverte par laudit ?

La priode couverte par laudit correspond lanne fiscale de votre


organisation. En outre, laudit peut tudier les constatations daudits
passs pour dterminer si les actions correctives prises taient
suffisantes pour les traiter.

Qui peut raliser un audit ?

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis doivent


respecter la procdure dacquisition et les rglementations indique(s)
dans leur Accord de coopration.

LMENTS PRENDRE
EN COMPTE
Q: si nous avons une NICRA,
devons-nous quand mme
attribuer nos cots communs
plusieurs projets ?
Il est tentant de penser quune
NICRA rsoudra les problmes
dattribution des cots communs
plusieurs projets. Une NICRA
peut simplifier la manire dont vous
allez tre rembours de vos frais
gnraux pour certains projets
financs par le Gouvernement
amricain. Cependant, si vous avez
des projets financs par dautres
donateurs, si votre NICRA ne
couvre que les dpenses de votre
sige ou si vous voulez vrifier que
votre NICRA couvre exactement
vos dpenses communes
plusieurs projets, vous devrez
quand mme attribuer vos cots
communs. Ainsi, que vous ayez
ou non une NICRA, il est bon,
en termes de gestion, dtablir
une politique pour attribuer
les dpenses communes
plusieurs projets.

2
G e s t i o n f i na n c i r e

O puis-je trouver les exigences en matire daudit ?

Les organisations finances par lUSAID bases ltranger doivent


contacter leur mission nationale ou rgionale pour demander une liste
des organisations autorises raliser des audits sur les programmes
du Gouvernement amricain.
Si un audit est jug ncessaire pour une organisation but lucratif
finance par lUSAID, laudit peut tre ralis par un fonctionnaire du
Gouvernement amricain au lieu dun auditeur priv. Si aucun auditeur
du Gouvernement amricain nest disponible, lUSAID orientera
lorganisation but lucratif pour engager un auditeur indpendant.

Quels sont les responsabilits des bnficiaires principaux et des


sous-bnficiaires si un sous-bnficiaire est soumis un audit ?
Les sous-bnficiaires doivent remettre leur audit directement au
Gouvernement amricain. Ils nont pas lobligation de remettre leur audit
au bnficiaire principal, moins quil nen ressorte des constatations
relatives au financement de cette subvention, auquel cas ils doivent
remettre une copie au bnficiaire principal.
Un bnficiaire principal a le droit de demander une copie, quil y ait
des constatations ou non, et peut le spcifier dans lavis dattribution
de subvention entre le bnficiaire principal et le sous-bnficiaire.
(Consultez la partie 4.2 de Gestion du programme.)

Un audit couvre gnralement


lensemble de votre organisation. Cependant, si seulement
un de vos programmes bnficie
dun financement du Gouvernement amricain, vous pouvez
choisir de mener un audit sur
un programme unique.

Lorsque laudit des sous-bnficiaires mne des constatations, les


bnficiaires principaux sont tenus de communiquer les dcisions
de la direction concernant les actions correctives. Les dcisions de
la direction doivent tre communiques dans les six mois aprs la
rception de laudit.

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

45

QUELLE EST VOTRE


AGENCE DE SUPERVISION?

G e s t i o n f i na n c i r e

Si vous recevez un financement


de plusieurs agences du
Gouvernement amricain, lune
delles agit comme agence de
supervision et se charge des
dcisions de la direction pour
toute constatation de lauditeur
relative plusieurs agences du
Gouvernement amricain.
Lagence de supervision est
lagence du Gouvernement
amricain qui assure la majorit
du financement au cours dun
exercice donn. Lagence de
supervision est tenue :
De fournir des conseils
techniques en termes daudit
votre organisation et votre
auditeur ;
Dtudier les demandes de
prolongation ; et
De vrifier que le dossier
daudit est complet et
de qualit.

La procdure daudit en cinq tapes


1. Avant laudit
Prparez les lments suivants avant la ralisation de laudit :
identifiez tous les fonds reus du Gouvernement amricain et
les programmes pour lesquels ils ont t reus ;
rassemblez les rapports financiers (comme les SF-425)
couvrant lanne fiscale audite (consultez la partie 2.8 de
Gestion financire) ;
prparez un tableau des dpenses effectues au titre de vos
subventions du Gouvernement amricain ; et
prparez un tableau des constatations daudits passs (le cas chant).
2. Laudit
Laudit se concentrera sur les questions suivantes :
Les rapports financiers remis au cours de lexercice sont-ils prcis ?
Les rgles, rglementations et politiques rgissant la subvention ontelles t suivies ?
Quel est ltat des constatations daudits passs ?
Y a-t-il des cots discutables ?
3. Rponse aux constatations
Si laudit mne des constatations, chacune dentre elles doit tre traite
de manire spcifique par votre organisation au moyen dun plan daction
corrective. Pour chaque lment, indiquez :
la personne responsable ;
laction corrective prvue ; et
la date dachvement attendue.
Si vous ntes pas daccord avec la constatation dcoulant dun audit ou
pensez quune action corrective nest pas ncessaire, veuillez alors fournir
une explication et les raisons spcifiques.
4. Remise au Gouvernement amricain
Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis remettront
leur dossier daudit directement lAgence fdrale de publication des
audits (FAC). La FAC distribuera les copies lagence du Gouvernement
amricain qui finance votre subvention. Remettez une copie la FAC et
une copie chaque agence du Gouvernement amricain concerne par les
constatations dcoulant de laudit dans votre rapport.
Ladresse de la FAC est la suivante :
Federal Audit Clearinghouse Bureau of the Census
1201 E. 10th Street
Jeffersonville, IN 47132, tats-Unis
Votre dossier daudit doit tre remis dans les 30 jours aprs la rception du
rapport de votre auditeur ou 9 mois aprs la fin de votre lanne fiscale (la
priode audite).
Le dossier daudit doit comprendre :
Formulaire SF-SAC (Formulaire de collecte de donnes pour les
rapports daudit)
tats financiers
Tableau des dpenses effectues au titre des subventions du
Gouvernement amricain
Tableau rcapitulatif des constatations daudits passs
Rapport de lauditeur
Avis sur les tats financiers
Avis sur le tableau des dpenses
Rapport sur les contrles internes dtats financiers
Rapport sur les contrles internes de conformit
Tableau des constatations pour les cots discutables
Plan daction corrective

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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Vous navez pas lobligation de remettre votre audit directement votre


agence de financement du Gouvernement amricain.

RFRENCES

Les organisations trangres et but lucratif peuvent tre soumises


des rgles de remise diffrentes, fixes par leur agence de financement.
Veuillez contacter votre agence de financement ou le bureau de votre
mission nationale ou rgionale pour obtenir des conseils.

Chapitre 591 de lADS de


lUSAID : Audits financiers des
sous- traitants, bnficiaires et
entits du gouvernement hte
de lUSAID
http://www.usaid.gov/policy/
ads/500/591.pdf

5. Communiquer les dcisions de la direction


Pour chaque constatation, lagence ou le bnficiaire principal (dans
le cas dune constatation pour un sous-bnficiaire) communiquera
une dcision correspondante de la direction dans les six mois aprs la
rception du dossier daudit.

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G e s t i o n f i na n c i r e

Circulaire A-133 du Bureau de la


gestion et du budget : Audits des
tats, des gouvernements locaux et
des organisations but non lucratif
http://www.whitehouse.gov/omb/
circulars_default

Exemple : si vous recevez un financement de lUSAID et des Centres de


contrle et de prvention des maladies (CDC), mais que les constatations
se rapportent uniquement votre subvention de CDC, vous devez
remettre deux copies (une pour la FAC, une pour CDC.)

Rglementations fdrales
dacquisition (48 CFR 42)
https://www.acquisition.gov/far/
current/html/FARTOCP42.html

La dcision de la direction doit indiquer clairement si lagence accepte


ou non la constatation dcoulant de laudit, les raisons de la dcision
et laction attendue de la part de lentit audite, comme le remboursement
des cots rejets, lexcution dajustements financiers ou une autre action.

Formulaire SF-SAC : formulaire


de collecte de donnes pour les
rapports daudit
https://harvester.census.gov/fac/
collect/ddeindex.html

Si lentit audite na pas appliqu laction corrective, un calendrier de


suivi sera donn. La dcision de la direction doit dcrire toute procdure
dappel disposition de lentit audite.

Suivi de laudit
Outre la remise de votre dossier daudit, vous tes responsable de la
mise en uvre de votre plan daction corrective. Assurez-vous de tenir
des documents montrant votre progression pour chaque lment.
Mme si aucune constatation ne concerne une agence particulire
du Gouvernement amricain, cette agence peut tout de mme
vous demander directement une copie de votre audit. De plus, le
Gouvernement amricain se rserve le droit de raliser ses propres
audits, quels que soient les rsultats de vos audits.
Enfin, vous tes tenu de conserver des archives et une copie du dossier
daudit pendant au moins trois ans aprs la remise du dossier ou trois ans
aprs la rsolution dune constatation de lanne en question.

Phase pralable
laudit
Identifier les programmes
financs par le
Gouvernement amricain
Recueillir les formulaires
SF-269
Prparer le tableau
des dpenses
Rpertorier les constatations
daudits passs

Laudit

Rponse

Remise

Avis sur les tats


financiers et les
dpenses
Rapport sur les
contrles internes
Constatations pour les
cots discutables

Pour chaque constatation,


rpertorier la personne
responsable, laction
corrective prvue et le
temps dachvement
attendu
Des litiges ?

Les organisations bases


aux tats-Unis le remettent
lAgence fdrale de
publication des audits
Les organisations
trangres le remettent
lagence de financement

Dcision de
la direction

Pour les sous-bnficiaires,


les dcisions sont prises
parle partenaire principal
Pour les bnficiaires
principaux, les dcisions
sont prises par lagence
de financement ou de
supervision
valuer le plan et
communiquer les dcisions

Cinq tapes cls dans la procdure daudit


Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID