Matriz de consolidacin de la informacin de los procesos logsticos

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir

una relacin e interaccin muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto
significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad segn los
requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de
forma rpida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus
clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos
morosos y perdidos dentro de la produccin y mejorar la eficiencia y efectividad
de su andar, los productores necesitan tener una administracin, y mas que
eso, una planificacin y sistema de control eficiente que permita una muy
buena sincronizacin y planificacin en todo el proceso de organizacin.
Hoy, sin embargo, el desafo es intenso y requiere una fuerte integracin en la
cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de
estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios
para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de
negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de
los negocios. Adems, estos sistemas pueden ser complementados con
sistemas ms especializados conocidos como Best of Breed, los cuales se
implementan en una Rea especfica de la organizacin para que cumplan una
funcin independiente de las dems aplicaciones.
Sistemas de informacin de logstica
El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el
objetivo de lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir
en tecnologa de la informacin.
Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la
administracin de la informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree
que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicacin se reducen tiempos
rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organizacin ante
demandas.
Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos:
ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.
Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la
empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las
capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una
arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar
todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro.

Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus
antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements
Planning) permita a un fabricante contar con los materiales correctos donde se
les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el
MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeacin y el
control de la produccin mediante la integracin de informacin procedente de
los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre
otros.

Modelos de los sistemas ERP

Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos
de sistemas:

Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar

totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas
muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que
proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir
cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a
cumplir con los requisitos buscados.
Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales
totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a
necesidades mediante la definicin de parmetros. En teora ste es el
sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de
uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los
procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible
contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos
que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera
suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre todo el
espectro de necesidades.

Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los

procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero
tambin es la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original.
Para decidir cul de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la
realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad,
el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus
funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de
actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las
necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y
costumbres operativas.

Caractersticas de los sistemas ERP

Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser

calificado como una verdadera solucin para el tema ERP:

Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las

organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado
en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems
mdulos.
Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de
funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango
de empresas
Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la
compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del
negocio de la organizacin.
Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los
mejores procesos para negocios aplicables mundialmente.
Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en
el computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del
negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrs del
sistema.
Caractersticas Tcnicas

Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como

C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin
visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares.
En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de ClienteServidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware,
OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se
han convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de
garanta, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive,
Informix, y DB2 de IBM.

Costo y tiempo de implementacin de los ERP

El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%,

Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff
interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantacin de
ERP es de $ 15.000.000.
El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un
rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios
cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de
implementacin. Pasan alrededor de 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto
antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin (ROI).

Aplicaciones Best of Breed

El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de
seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino
estn de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software
para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de
distribucin, administrar un programa de beneficios para los empleados o un
plan de mantenimiento en la empresa.
Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de
la organizacin. En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que
ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras
piezas relacionadas, la integracin juega un rol en la determinacin de un best
of breed.
Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca
en un eslabn de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor
producto disponible para cada funcin del negocio. Las compaas que estn
buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir ms efectivamente en
nuevos mercados, ven la solucin best of breed como el mejor camino; por la
velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se muestran
resultados rpidamente.
Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores
paquetes funcionales junto con la integracin tanto como sea posible?
Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor
muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios
tangibles, pero tambin se incurren en costos de adquisicin, implementacin y
administrativos. Por lo tanto una solucin best of breed es aquella que
produce un mejor retorno.
Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best
of breed puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto,
tiempos de finalizacin excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre
manejo y conocimiento del paquete.
No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una
compaa puede que no funcione para otra.
Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para
la situacin, significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir
con un nivel de riesgo.
Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed
se presentan a continuacin:

Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de

Almacenes
Funciones

Funciones

Definicin del LAY OUT

Relacin Artculo - Ubicacin

Actualizacin de Posiciones

Das de bsqueda F.I.F.O

Relacin Tipo de Artculo - Ubicacin

Reporte del LAY OUT

Relacin Familia
Ubicacin

de

Artculo

Stock Management System (SMS) Sistema de Stock

Funciones

Funciones

Carga
de
Preparacin

Movimientos

en
Ficha de Stock

Procesar Informes de Recepcin

Saldo de Stock por depsito

Procesar Ordenes de Carga

Saldo de Stock a una fecha

Confirmacin
Recepcin

de

Informes

de
Histrico de posiciones

Confirmacin de Ordenes de Carga

Control de Carga

Confirmacin de Guas en Bultos

Seguimiento de Lotes

Reimpresin de planillas

Estadstica de ocupacin de depsito

Anulacin
pendientes

Totales de movimientos por artculo

de

comprobantes

Carga de movimientos de Stock

Comprobantes
preparacin

pendientes

Transferencias entre posiciones

Comprobantes
preparacin

Transferencias a Picking

Reportes de Stock

en

Confirmacin de transferencias a
Picking
Control de Accesos
Conteo Cclico

Ficha de Stock

proceso

de
de

Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recoleccin consolidada

Funciones

Funciones

Generacin de Recolecciones Fijas

Estado de Flota

Armado de Orden de Retiro

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Armado de Viaje

Emisin y Seguimiento de Remitos

Asignacin de Flota

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentacin

Anulacin de Viaje

Mdulo de Performance

Listados de Servicio de Transporte

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte
Funciones

Funciones

Generacin de Servicio

Estado de Flota

Armado de Viajes

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Asignacin de Flota

Emisin y Seguimiento de Remitos

Carga de Remitos Cliente

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentacin

Anulacin de Viaje

Mdulo de Performance

Anulacin de Remitos

Control de Accesos

Listados de Servicios de Transporte

Estado de Flota

Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin

Funciones

Funciones

Carga de Pedidos

Comprobantes
distribucin

Carga de Remitos Clientes

Listado de Viajes pendientes de

Cierre

Carga de Ordenes de Despacho

Estado de Flota

Armado de Viajes

Operaciones con Redespacho

Asignacin de Flota

Emisin y Seguimiento de Remitos

Emisin de Hoja de Ruta

Manejo de Fleteros

pendientes

de

Emisin de Carta de Porte

Control de Documentacin

Emisin de Guas

Mdulo de Performance

Anulacin de Viajes

Control de Accesos

Cierre del Viaje

Comprobantes
distribucin

Carga de Pedidos

Listado de Viajes pendientes de

Cierre

pendientes

de

Carga de Remitos Clientes

Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de
Contenedores
Funciones

Funciones

Retiro de Contenedores

Emisin y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolucin de Contenedores

Control de Documentacin

Asignacin de Flota

Mdulo de Performance

Emisin de Carta de Porte de Retiro

Control de Accesos

Emisin de
Transporte

Carta

de

Porte

de Movimientos
Contenedores

Emisin de Carta
Devoluciones

de

Porte

de

de

Locator

de

Reserva Automtica de Ubicaciones

Armado de Orden de Retiro

Confirmacin de Arribos

Cierre de Viaje

Programacin de Ubicaciones de
Arribos

Anulacin de Viaje

Programacin de Descargas

Anulacin de Cierre de Viaje

Confirmacin de Movimientos

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Transferencias entre posiciones

Retiro de Contenedores

Emisin y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolucin de Contenedores

Control de Documentacin

Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin Financiera

Funciones

Funciones

Facturacin de Servicios

MENU PRINCIPAL

Cuentas a Pagar

Archivos Maestros

Cuentas a Cobrar

Facturacin

Caja y Bancos

Cuentas Corrientes Deudores

Contabilidad General

Gestin de Proveedores

Facturacin de Servicios

Administracin de Caja y Bancos

Control de Ventas
Contabilidad General
Depuraciones
Cierres Diarios

Las tendencias actuales muestran como las organizaciones estn empezando

a adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y adems
estn llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas Best of Breed.
Muchas empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de
estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos,
y si todava siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el
vendedor se compromete a hacer la integracin sin costo adicional.
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, depende del
tamao de la organizacin, la cultura y estilo de administracin de la misma.
Antes de escoger entre un best of breed o un ERP debe tomarse en
consideracin un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final
determinar la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el
presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernizacin.
En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed estn
buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una
integracin comparativa que adems no requiera de personal especializado
para su utilizacin.
Hay dos variables crticas que se deben tomar en cuenta a la hora adquirir un
sistema logstico, primero si el soporte tcnico es eficiente y segundo si es
necesario contar con personal especializado para la utilizacin y mantenimiento
del sistema.