Telos

ISSN: 1317-0570
wileidys.artigas@urbe.edu
Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacn
Venezuela

Pirela, Alfonso
Estudio de un caso de control interno
Telos, vol. 7, nm. 3, septiembre-diciembre, 2005, pp. 483-495
Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacn
Maracaibo, Venezuela

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=99318837010

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TELOS. Revsta de Estudios lnterdisciplinarios en Cencias Sociales

UNIVERSIDAD Rafael Belloso Chacn
ISSN 1317-0570 - Depsito legal pp: 199702ZU31
Vot 7 (3): 483 - 495, 2005

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Estudio de un caso de control interno

Study of a Case of Internal Control
Alfonso Pirela*

Resumen
El estudio se efectu con el objetivo de analizar el control interno en el J~]
macn de la Facultad de Ciencias Econmicas V Sociales de la LTniversidad del
ZuJia~ La metodologa fue descriptiva. Se utiliz"como poblacin a todo el personal del almacn. 1,,105 resultados arrojaron que el control del almacn no cuenta
con lll1 sistema de control interno integrado que le permita llevar con efeetvidad
las actividades de recepcin, almacenamiento y despacho de la mercanca.
Palabras clave: Almacn, control interno, inventario, suministro, materiales.

Abstract
This study,vas marle in arder to analyze internal control in the \VarehOllse
at the University of Zulia (LUZ) Faculty of Social and Economic Scicnccs
(CES). The methodology \vas descriptive. The popuJation was the total number
of workers at the \varehouse. The results indicated that the warehouse does not
have a system of integrated internal control that aJlows for effective reception acrivities, storage and dischargc of merchanruse.

Key words: Warehouse, interna) control, inventory, supply, materials.

Recibido: Noviembre 2004 Aceptado: Agosto 2005

* Ingeniero Industrial. MSc. Gerencia de Empresas. Estudiante del Segundo Semestre

del Doctorado en Ciencias Gerenciales de la URBE. Profesor de Pregrado en la
Escuela de Ingeniera Industrial de la URBE. E-mail: alonsopirela@hotmail.co

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Alfonso Pirela
Telos Vol. 7)

No~

3 (2005) 483 - 49~5

Introduccin
La teora de control interno de los procesos est orientada esencialmente a
la evaluacin, funcin a travs de la cual se verifican las condiciones de aprovechamiento en que se encuentra los involucrados en el contexto de la estrategia nvoluerada. El control interno considera que el mximo responsable de llevar a cabo el
trabajo es la gerencia, quin debe comprometerse a actuar en forma consistente
de acuerdo con todos los requerimientos de la filosofa administrativa, en funcin
de la consistencia de esta.
As mismo (Cepeda, 1997), agrega que el control interno contiene controles que se pueden considerar como contables o administrativos, donde los primeros comprenden el plan de organizacin y a todos los mtodos y procedimientos,
cuya misin es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros y
deben disearse de tal manera que brinden la seguridad razonable, que las operaciones se realicen segn las autorizaciones de la administracin, facilitando la preparacin de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados para asegurarse de la existencia contable de bienes.
Por otra parte, este control contable puede ser comparado peridicamente
con la existencia fsica y se toman medidas oportunas en caso de presentarse diferencias~ por lo cual toda organizacin realiza su inventario. Por otro lado, estn
los controles adIninistrativos los cuales se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesin de las polticas descritas por la
adnlinistracin.
En este sentidoJ el control interno se expresa a travs de polticas aprobadas
por los niveles de direccin de la empresa, mediante la elaboracin y aplicacin de
tcnicas de direccin y verificacin de sistemas de informacin que contribuyen al
mcjoranliento de las funciones internas de la organizacin. L control interno es la
base sobre la cual descansa la eonfiabilidad de un sistema contable y administratiVO~ y con este se determina si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas de los estados financieros y administrativos.

Sumado a esto, afirma el mismo autor que los sistclnas de control interno,
se deben implantar y orientar de manera fundamental al logro de los siguientes
objetivos:
Garantizar la eficacia~ eficiencia y economa en todas las operaciones de la
organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas (Control interno adnlinistratvo).
Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales que los puedan afectar (Control interno Contable )~
Velar por que todas las actividades y recursos de la organizacin estn diriR
gidos al cumplimiento de los objetivos previstos (Control interno adminis
trativo).
R

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Estudio de un caso de control interno

Garantizar la correcta y oporUIna evaluacin y seguimiento de la gestin de
la organizacin (Control interno administrativo).
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y eonfiabilidad de la informacin y de los registros que respaldan la gestin de la organizacin (Control
interno contable).
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir Jos riesgos, detectar las
desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados (Control interno administrativo).
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin, de los cuales hace parte la aclministracin (Control interno adm inistrativo) .
Velar por que la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de
planeacin, para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, caracterstica y funciones (Control intenl0 administrativo).
Con estos objetivos toda empresa puede llevar a cabo su trabajo controlando las acciones tanto desde el punto de vista administrativo como contable.

l. Objetivo General
Analizar el control interno en el almacn de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad del Zulia.

2. Objetivos Especficos
lA

Describir el proceso de control interno en el almacn de la Facultad de

Ciencias Econmicas y SociaJes de la Universidad del Zulia.

2.

Identificar el Mtodo de Inventario que adopta el almacn de la Facultad de

Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad del Zulia.

3.

Determinar la efectividad de los procesos administrativos relacionaos con el

pago a los proveedores del almacn de la Facultad de Ciencias :Econmicas
y Sociales de la Universidad del Zulia.

3. Justificacin de la Investigacin
En el presente trabajo de investigacin se analiz el control interno del almacn de la Facultad de Ciencias Econmicas v Sociales de la Universidad del
Zulia, con la finalidad de aprender como se est~ llevando los procesos de recepcin, almacenamiento y despacho de los productos que demandan, de tal ll1anera
que la informacin puede ser utilizada para optimizar el proceso de control de
materiales, utilizando para ellos reglas y procedimientos ms adecuados que le garanticen efectividadA
Todos los factores, reglas y procedimientos utilizados en esta investigacin,
pueden ser tiles a otras organizaciones pertenecientes al ramo, cuyo control so485

A lfol1S0 l~irela
Telos Vol. 7, No. 3 (2005) 483 - 495

bre los nlateriales no sea eficiente y por ende no les permita operar de lila forma
ptima. As mismo, le permite al almacn mejorar la efectividad de los controles
de inventarios de productos, ya que podr darse cuenta cual es la cantidad ptima
de inventario a travs de los tiempos de entrega y la disponibilidad y la disponibilidad de la mercanca, as como tambin detectar las necesidades que se tengan de
estos para adecuar los niveles de stock a los requerimientos reales que el ahnacn
tenga de los mismos.
Esto le permiti al personal del almacn darse cuenta de las fallas que su
control interno est presentando y basndose en esta situacin establecer los correctivos necesarios para disminuir los costos que se generan en ello~ por otro
lado~ dicha investigacin, es un aporte a las ciencias administrativas y contables ya
que este trabajo sirve de base o incentivo a otros investigadores que quieran profW1dizar sobre el tema de los controles internos de inventarios del almacn.

4. Caracterstica del Control Interno

Segn (Cepeda, 1997)) el control interno se ejecuta dentro de la empresa tomando en consideracin las siguientes caractersticas, las cuales son las siguientes:
1~

Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad

de establccer~ mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que
debe adecuarse a la naturaleza, la estructura y la misin de la organizacin.

2.

La auditoria interna, o quien funcione como tal~ es la encargada de evaluar

de [orIna independiente la eficacia~ efectividad, aplicabilidad y acrualidad
del sistema de control interno de la organzacin y propone a la mxima autoridad de la respectiva organizacin las recomendaciones para nlejorarlos.

3.

El control interno debe disearse para prevenir errores y fraudes.

4.

Los lnecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las

normas de la organizacin~

5.

El control interno no tiene como objetivo medir desviaciones sino que perInite identificarlas, considerando que su ausencia es una causa de las desviaCIones.

6.

El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin.

5. Estructura del Proceso de Control Interno

Para (Poch, 1989), existen mecanismos propios de Jas organizaciones esenciales, ligados al control, Jos cuales son los procedimientos de autorizacin, los
supervisores y la figura del contralar.
En referencia a los procedimientos de autorizacin, el autor expresa que en
el n1bito de la responsabilidad y el de competencia se reparten la autoridad y el
poder de delegacin. Es as~ corno la autoridad significa la competencia o facultad
para realizar ciertos actos o para delegar tal autorizacin en otras personas subor-

486

Estudio de un caso de control interno

dinadas en la lnea jerrquica~ Es esencial que para la aplicacin del control intcr~
no las competencias se hallen claramente especficas en los manuales de procedi"mientos, punto que viene a constituir el desarrollo de la organizacinA En tal sentido, se establece el poder de decisin al que, cmo y cuanto, respecto a las transacciones y dems actos de la empresa, los cuajes son acompaados por un amplio
poder de delegacin respecto a la ejecucin propiamente dicha.
En relacin a la autoridad y las competencias, entendido como un componente de un sistema de control, debe ampararse en un conjunto de cautelas bajo
las que se establecern las consignas de actuacin, manifestndose las prohibiciones, las limitaciones, las obligaciones, las medidas de autenticidad y la tolerancia
donde muchos actos se pueden dar sin la autorizacin delimitada por el control
interno.
Con respecto a los procedimientos de supervisin (Poch~ 1989), expresa
que este viene a constituir un sistema cuya finalidad bsica es garantizar el corrcc
to funcionamiento de los restantes procedimientos del control interno. Por consiguiente, la supervisin permitir poner de manifiesto las deficiencia--c;; o falJas que
se produzcan. En razn de esto, el supervisor puede establecer mecanismo de
control donde al relacionar al personal que labora en la empresa, se puedan considerar las acciones, planificando y coordinndolo.
w

El supervisor adopta el control interno con el fin de buscar una amplia conexin con el sistema de relaciones que se da en la organizacin, teniendo que
controlar su propio trabajo, haciendo control interno., que consiste que el trabajo
de una persona sea sistemticamente revisado por otro, y para la cual separa funciones y responsabilidades.

Por otra parte, el jefe de departamento controla el grupo que tiene bajo su
mando asegurndose que todos cumplan con las actividades y entre departamentos tambin se haran chequeos para saber que, cmo y cuanto se est haciendo en
ellos para beneficio de la empresa.
No obstante la funcin de supervisor puede ser ejercida por un rgano especializado y ya en este caso podra ser directamente de la empresa, mediante el departamento de auditoria interna y por un eontralor, que pudiera ser el director de
control interno de la empresa, que pudiera ocupar un puesto de stafl~ enlitiendo
informes y est a las rdenes directas de sus respectivos jefes o pueda pertenecer a
la nea jerrquica~ dependiendo directamente del departamento de contabilidad,
finanzas y presupuesto.
Por otro lado, el control interno se estrucrura bajo algunas condiciones, las
cuajes para (Cepeda, 1997), son las siguientes:

Un trmino de comparacin: Que puede ser un proceso, un programa,

una norma, un estndar o un objetivo.
Un hecho real: El cual se comprar con la condicin o trmino de referencia
del punto anterior
A

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A /jonso Pirela
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Una desviacin: Que surge como resuJtado de la comparacin de los dos
puntos anteriores.
Un anlisis de causa~ Los cuajes han dado origen a la desviacin entre el
hecho real y la condicin ideal o trmino de referencia,

Toma de decisiones: Son las decisiones que han de tomar y las acciones
que se han de desarrollar para corregir la desviacn.

Como se observa la estrucrura del proceso de control interno para la empre~

sa., establece la forma, y como deber llevarse esta) definindose como un hecho
real que permita ver las fallas para analizar lo que est ocasionando y tomar decisiones que propicien el logro efectivo de los objetivos de la empresa.

6. Elementos del Sistema de Control Interno

Goxcns y Goznes (1999), alegan que toda organizacin~ bajo la responsabi-

lidad de sus directivos, debe establecer aspectos que orienten la aplicacin del
control

nterno~ entre

las cuales tenemos las siguientes:

l)efinicin de los objetivos y las metas l tanto generales como especficas l

adems de la formulacin de los planes operativos que sean necesarios.
l)cfinicin de polticas como gua de accin y procedimientos para la ejecucin de polticas.
Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.
Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Arunisin de normas de proteccin y utilizacin racional de los recursos.

l)ireccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluacin.

Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

7. Responsabilidad del Control Interno

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial~ desarrolJada en forma autnoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin. Adems el control
interno difiere entre organizaciones.. Segn (Goxens y Goznes, 1999), el control
interno se lleva a cabo por personas de la empresa, encargados expresadamente
por ello, por lo cual revisa y comprueba, en forma permanente los servicios contables, estadsticos, de inspeccin y similares de la empresa, sirvindose de ellos
para controlar la actuacin dentro de ella~
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados., por lo cuaJ es necesario establecer un sistema de control interno que les
permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se
ajustan en todo a las normas legales y estatutarias aplicables a la organizacin.

488

Estudio de un caso de control interno

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e indelegable de
la responsabilidad gerenciaJ, ya que esta no termina con la formulacin de objetivos y metas, sino con la verificacin de que estos se han cumplido.

As que, el sistema de control interno debe ser un conjunto armnico conformado por el sistema de planeacin, las normas, los mtodos) los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones de la organizacin y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluacin que utiJicen para realimentar su
ciclo de operaciones.

Esta caracterstica es fundamenta, ya que es la que permite que todos los elementos de la organizacin participen activamente en el ejercicio de control donde
la gerencia a travs de la orientacin general y la evolucin global de los resultados
junto con las reas ejecutivas a travs del establecimiento de norma y procedimientos para desarrollar actividades, y las dependencias de apoyo, mediaIlte el
uso adecuado de procesos administrativos tales como la planeacin, el control de
gestin y la evaluacin del desempeo del recurso humano de la organizacin't
puede constatar que las acciones que se ejecutan en la empresa son satisfactorias y
le permite el logro de los objetivos.

8. Principios del Control Interno

Segn (Cepeda, 1997), el ejercicio del control interno implica que se debe
hacer siguiendo los principios de igualdad, moralidad~ eficiencia, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de los costos ambientales.
Para una mayor comprensin se desarrolla a continuacin:

l.

El principio de igualdad, consiste en que el sistema de control interno debe

velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

2~

Segn el principio de la moralidad, todas las operaciones se deben realizar

no solo aplicando las normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la sociedad.

3.

El principio de eficiencia, vela porque en igualdad de condiciones de calidad

y operatividad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al nllsmo costo,

con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

4.

El principio de economa, vigila que la asignacin de recursos sea la ms

adecuada en funcin de Jos objetivos y las metas de la organizacin.

9. Inventarios del Almacn

Para (Stoner, Freeman y Gilbcrt, 1996), son las existencias de materias primas, trabajo en proceso y bienes terminados que mantienen una organizacin
para satisfacer sus necesidades. Los procedimientos utilizados para inventarios de
productos en los almacenes de una organizacin son la recepcin, el almacenamiento y el despacho~

48.9

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A continuacin se desarrollan cada uno de estos procedimientos:

Recepcin de Productos
Segn (Patn, 1987), las actividades de recepcin es el procedimiento que
se emplea al recibir la mercanca y materiales, varan considerando segn las caractersticas del almacn o de la planta que se trate. Sin embargo algunas de estas
caractersticas son de tipo general en establecimiento de imx:>rtancia. Todas las
n1ercancas y los materiales que se reciben se concentrall en el departamento de
recepcin (que puede ser una seccin separada del departamento del almacn).
1::n esta seccin o departamento se lleva un registro cronolgico en forma de libro
o archivo de entrada.
As mismo (Cuesta) 1987), dice que la organizacin interna de este departalnento es fundamental, dado que acta como intermediario y catalizador de todos

los productos adquiridos por la empresa y que posteriormente van hacer consun1ido en produccin o gastados en algn departamentos no productivo. Para la
recepcin de todos los artculos del almacn se deber recortar fsicamente el producto recibido, cotejando dicha recepcin con la copa del pedido enviado por el

departamento de compras~ en dicha copia se informar del cdigo, destino del

gasto, fecha de recepcin, etc.

Almacenamiento del Producto

Para (Cuesta, 1987)l es una responsabilidad del encargado del mismo. Por
lo tanto) deber ejercer todas las actividades de conservacin, vigilancia, limpieza,
organizacin y control de los artculos. En el almacenamiento se deber realizar
conteos peridicos de materiales con el objeto de confirmar las existencias recogidas en librosA De esta forma resulta posible comparar las existencias tericas con
las reales, anaJizando posteriormente las diferencias y ajustando los mayores de almacenes.

Despacho del Producto

Como lo acota (Narasirnhan, Me. Leavery y Billintong, 1996), es una funcin del control de la produccin que est a cargo de un despachador~ es una persona que controla la produccin coordinada (.lO el departamento (ie manufacrura, el cual mantiene un archivo de todas las rdenes abertas relacionadas con su
departamento, ya que estn liberadas o no. Este archivo se conoce corno archivo
de carga nluerta. Una vez que el trabajo se libera del departamento del despachador, la orden se pasa al archivo de carga viva.
El despacho es el realizado por un despachador el cual tiene la funcin de
ayudar a elegir la secuencia de trabajos a procesar un archivo de rdenes que representan trabajos enviados a cada centro de trabajoA

490

Estudio de un ,aso de control l1te1'110

Valuacin de los Inventarios

Sea cual fuese la empresa, es preciso la valuacin del inventario, que segn
(Gmez, 1987), representa una importancia significativa, ya que el precio que se
le asigne a cada producto determinar el monto del inventario, afectndose el cos~
to de las ventas y, por lo tanto, la utilidad o prdida neta. Para ponerle el precio a
las unidades que integran el inventariol e decir, para valorar los mismos, suelen
emplearse, muchos mtodos.

Mtodo de los ltimos Costos (Mtodo FIFO)

Este mtodo de valoracin de los inventarios supone que las existencias estn
formadas por las ltimas compras, ya que lo primero que se compr fue lo primero
que se vendi. Este mtodo ofrece la ventaja de ajustarse ms a la realidad, en cuanto a la tendencia de los precios puesto que se adopta ms a simaciones acnlales del
mercado.. Utilizando este mtodo de valoracin se le da entrada a su precio de costo
y las salidas se registran procurando agotar las primeras compras, a sus respectivos
precios de costos, es decir~ lo primero entrar ser lo primero en salir.

Eficacia y Eficiencia en las Funciones Administrativas

Daz, Garca y otros (2001), sostienen que segn el diccionario de la Real
Academia se entiende por eficaz que logra hacer efectivo un llltento o propsito,
mientras que por eficiencia virtud y facultad para lograr un efecto determinado.
Analizaremos a continuacin el significado de estos trminos aplicados a la administracin.

La eficiencia es una parte fundamental y bsica de la administracin. Hace

referencia a los recursos empleados ya I.os productos obtenidos. Si logralnos in~
crementar la cantidad de productos obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados, podremos decir que se ha producido un aumento en
la eficiencia. De igual modo, si mantenemos constantes la cantidad de productos
obtenidos disminuyendo la cantidad de recursos empleados, tambin habremos
logrado un aumento de la eficiencia. Todos los administradores se enfrentan con
el reto de desempear sus funciones con recursos (humanos, financieros, fsicos..
tecnolgicos, de comunicacin, etc.) limitados, lo que les obliga al empleo eficiente de los mismos.
An siendo tma caractersticas prioritaria la eficiencia en la adtuinistracin y
de los administradores, no es una cualidad eficiente. La administracin y los administradores no solo deben buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, adems, tienen que alcanzar los objetivos propuestos, es decir, tienen que ser eficaces. Se es eficaz cuando se consiguen las metas que se haban definido. Podelnos
decir, por lo tanto, que la eficiencia est relacionada con los medios y la eficacia
con los fines.

491

A !Jonso T)irela
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Estos dos conceptos estn muy interrelacionados, ya que la eficiencia de un
modelo, de un administrador~etc., estar ntimamente unida a la necesidad de ser
() no eficiente. Si no tuviramos que ser eficientes para el logro de un objetivo
(etlcacia), emplearamos todos los recursos que fueran necesarios. Dicho de otra
manera, ser eficaz sin la obligacin de ser eficiente es rnllcho ms fcil que si tene11105 la necesidad de serlo.

Pago de las facturas a los Proveedores

Para (Leenders, Fearon y England 1992), las facturas llegan antes que los
artculos, salvo en envos locales, caso en el cual llegan casi simultneamente con
ellos. Debido que una factura constituye una demanda definida en contra del
conlprador~ necesita ser manejada cuidadosamente, es comn que se pida que las
facturas se presenten por duplicados. Adenls no es raro encontrar requisitos tales
conlO "las facturas deben presentar nuestro nmero de orden y el precio especificado para cada tU10 de los artLll10s que la factura ampare".

El procedimiento relativo a la liquidacin de una facUlra no es uniforme.

De hecho, hay diferencias de opiniones sobre si la comprobacin y aprobacin de
la factura es fimcin del departamento de compra o del departamento de contabilidad. Lo que est claro es que una factura debe ser revisada y comprobada. En
n1uchas empresas priva el criterio de que el trabajo es de carcter contable, por lo
cual el departamento de contabilidad le corresponde hacerlo. En estas compaas,
la verificacin de los envos la da el departamento de recepcin; el de nspeccin
veritlca la calidad) los precios, los trminos y las extensiones son comprobadas
por la pagadura., para este fin en la pagadura se mantiene un expediente de cada
una de las ordenes de compras. Los argumentos para este procedimiento son de
que dichas comprobaciones son verdaderamente una funcin de contabilidad:
que ello libera al departamento de compras de realizar una tarea que no le corresponde especficamente a compras; que as se concentra todo el trabajo contable
en una sola oficina~ y, se tiene una comprobacin y ur:t balance entre los compro111isos de conlprar y pagar al proveedor.

La razn principal para que las facturas sean comprobadas en el departalnento de compras es que ah fue donde se hizo el contrato original, si hubiera discrepancia, la accin inmediata puede ser tomada por compras, pero, como en esta
forma no hay el equilibrio y la verificacin que se desean, normalmente slo se
hace as en Ia..'i organizaciones relativamente pequeas, en la que tUla misma persona est encargada de compras y recepcin.
En donde la facttlra es manejada normalmente por el departamento de con~
tabilidad es tpico el siguiente procedimiento:

].

T"ooas las facturas son enviadas por correo, por duplicado) por el vendedor, directamente al departamento de contabilidad, en donde son selladas con fecha y
hora. Todas las facturas so entonces cotejadas y certificadas para su pago) salvo
cuando la orden de compra y la facn:rra presentan algwla diferencia.

492

Estudio de un caso de control interno

2.

tras facturas que presentan alguna variacin respecto al precio, trminos u

otros aspectos con la orden de compra son enviados al departamento de
compras para su aprobacin..

Como el tiempo requerido por compras para resolver pequeas diferencias

puede ser mifi valioso para la organizacin que la cantidad en dnero en disputa~
muchas organizaciones usan una regla para decidir el pago de las facruras al momento de presentarse considerando que la diferencia est dentro de ciertos lnlites.
Si cualquier informacin necesaria no aparece en la factura o si la informacin no concuerda con la orden de compra, se enva la facnIra al vendedor para su
correccin. Normalmente, el comprador insiste que para calcular los descuentos
el perodo empieza a contar a partir de la fecha de presentacin de la faCh.Ira correcta y no de la recibida originalmente. En cualquier caso de cancelacin de una
orden de compra que comprometa el pago de cargos por cancelacin, contabilidad requiere que el departamento de compras fe enve una "notificacin de cambio" refirindose a la orden y definiendo el pago que debe hacerse antes de pasar
la facrura para ese pago4 El director de compras debe aprobar los cargos por cancelacin, si la cantidad excede del valor especificado.
En casos donde el departamento de compras hace la verificacin, se aplica el
siguiente procedimiento: Despus de haber verificado y hechos los ajustes necesarios para cualquier correccin, la factura original es presentada al departamento
de contabilidad que la retendr hasta que el departamento de compras autoriza su
pago. El duplicado de la factura es retenido por el departamento de compras hasta
que el departamento de recepcin le notifica que ha recibido Jos materiales. 1~an
pronto como el departamento de compras recibe esta notificacin en la forma de
lU1 informe de lo recibido, verifica este informe contra la facrura. Si el informe de
recepcin y la factura concuerdan, la oficina de compras conserva ambos documentos hasta que recibe la confirmacin de la inspeccin de los artculos, de que
estos son aceptablcsA Entonces el departamento de compras enva su copia duplicada de la factura y el informe del departamento de recepcin al departamento de
contabilidad, en donde el original de la factura est en su expediente.

10. Tipo de Investigacin

Con el fin de analizar el control interno en el inventario del almacn de la
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad del Zulia, se describieron los hechos tal y como se plantearon para luego analizarlos y poder dar un
juicio acerca de las fallas que presenta y poder hacer cambios pertinentes, lo cual
ha permitido determinar que el tipo de investigacin es descriptiva.
Al respecto (Chvez, 1994), expresa que la investigacin descriptiva es
aquella que se orienta a recolectar informacin relacionada con el estado real de
los fenmenos, personas, objetos o situaciones, tal como se presentaron en el 1110mento de su recoleccin~

493

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11. Metodologa
En esta investigacin la poblacin estuvo representada por un total de 6 personas de edad comprendida entre los 25-40 aos, sexo masculino y con un grado
de instruccin de tcnicos superiores universitarios y licenciados pertenecientes al
almacn de la facultad a los cuales se les aplic una entrevista estructurada.

12. Resultados
Luego de terminar la investigacin se destacaran los siguientes resultados:
l.

Se pudo comprobar que existen procedimientos definidos y aprobados para

el cumplimiento de las reglas de recepcin de productos en el almacn de la
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad del ZuJia.

2.

Se logr demostrar que si existen reglas para controlar el almacenamiento

de la mercanca que depende de la namraleza de esta para que no se daen o
perezcan en el almacn de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de
la Universidad del Zulia.

3.

En el almacn de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad del Zulia se evidenci que hay personal que se encarga de controlar
el despacho de producto, ejerciendo el cargo de encargado, quin verifica
que la mercanca que sale a las dependencias de la facultad tienen sus rdenes de entrega, as como tambin controla las fallas que puedan existir~

4.

Se pudo confirmar que para el control del despacho~ el procedimiento que

llevan las dependencias de la facultad es que stas verifican sus faBas de mercanca, pasan la informacin al almacn donde se realizan las boletas de stas
fallas, luego se pasan al administrador para que autorice stas y luego se la
entrega al encargado del almacn para pedirlas a los proveeliores.

13. Conclusiones
Luego de haber efectuado el proceso de investigacin y haber confrontado
los objetivos del esrudio se pudo llegar a las siguientes conclusiones:
1~

El almacn de la Facultad de Ciencias Econmicas V Sociales de la Universidad del Zulia no cuenta con un sistema de controlintemo integrado que le
permita llevar con efectividad las actividades de recepcin, almacenamiento
y despacho de la mercanca.

2.

Adems, se pudo evidenciar que el mtodo de valuacin utilizado en el aJmacn es el FIFO o PEPS. Ello conlleva a que los costos que se expresan en
el estado de ganancias y prdidas no se ajustan a los precios del mercado.

3.

Con respecto a los procesos administrativos relacionados con la cancelacin

a los proveedores del almacn, se pudo determinar que no existe efectividad, a] comprobarse retardo en el proceso de pago sin considerar los factores tien1po, costo y calidad.

494

Estudio de un caso de control interno

4~

Por otra parte, se pudo demostrar que el almacn de la Facultad de Ciencias

Econmicas y Sociales de la Universidad del Zulia, a pesar de tener recursos
humanos y formatos diseados especialmente para el almacn no cuenta
con un stock de seguridad de materiales.

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