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CALIDAD
DOCUMENTACION DE
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD
SEGN LA NORMA NB ISO 9001:2008
Definiciones Asociadas
identificacin
Control
distribucin
planificacin
Seguridad
informacin
operacin
Documento
procedimiento
OBJETIVOS
Normalizar la produccin de los documentos
Implementar el control de registro, clasificacin, derivaciones,
seguimiento y archivo de la documentacin que se produce, entra y
sale de la empresa.
Implementar las polticas de seguridad de la informacin, ajustado a
los estndares internacionales y a los procedimientos de la
empresa.
Taller
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE DOCUMENTOS
RESULTADOS ESPERADOS
Normalizacin y estandarizacin
Manuales de Procedimientos para el control de los documentos
Minimizar los riesgos asociados al manejo documental
Cumplimento de requisitos
Reduccin de costos
SEMIACTIVO
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
INACTIVO
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES SECUNDARIOS
VALORES PRIMARIOS
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico
Cultural
Histrico
Cientfico
ALCANCE DE UN SGD
Produccin
o recepcin
Preservacin Temporal
Disposicin
final
Trmite
Distribucin
Consultas
Eliminacin
Retencin
Conservacin
Permanente
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Documentos Fiables
Documentos Autnticos
Es aquel del que se puede probar:
a) Que es lo que afirma ser
b) Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado.
c) Que ha sido creado o enviado en el momento en que se
afirma.
Integridad
La integridad de un documento hace referencia a su
carcter completo e inalterado.
Es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Documento Usable
Es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado e
interpretado
Su presentacin debera mostrar la actividad u operacin que
lo produjo.
Las indicaciones sobre el contexto de los documentos
deberan contener la informacin necesaria para la
comprensin de las operaciones que los crearon y usaron.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
MANUAL
DE LA
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS EXIGIDOS POR
LA NORMA
REGISTROS
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
OCUMENTACIN
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
Tipos de Formatos
Copias duras
Medio electrnico
Ventajas de la documentacin electrnica
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
Secuencia de pasos:
Poner la idea por escrito
Designar quienes prepararn los documentos
Documento consensuado por todos los actores
(aprobacin)
Mecanismo para la revisin de la documentacin
Mecanismo para mantener y actualizar los
documentos en los lugares de uso
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
Responsabilidades
La documentacin
desarrollada por las personas
involucradas con los procesos
y actividades
- Mejor entendimiento de
requisitos
- Sentido de compromiso y
pertenencia por el personal
REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN
Mtodo
Documentos Necesarios
SGC
DOCUMENTACIN
NECESARIA
Los nicos documentos mencionados especficamente en la norma
NB-ISO 9001:2008, aparte de los seis procedimientos documentados,
son:
PROCEDIMIENTOS
Sistema de Gestin de la Calidad
La norma NB-ISO 9001:2008 requiere especficamente que la
organizacin tenga procedimientos documentados para los
seis requisitos siguientes:
4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3
Actividad
1
Proceso Inscripcin
de Alumnos
- PROCEDIMIENTOS
- INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
- PLANES
- PROGRAMAS
- LISTADOS
- ESPECIFICACIONES
- REGISTROS
Actividad
2
NO
SI
Actividad
3
Fin
GENERALIDADES
Un SGC documentado puede requerir procedimientos
compatibles con los requisitos establecidos.
De acuerdo a la organizacin se podra combinar
procedimientos para varias actividades en un nico
procedimiento documentado o se puede documentar
una actividad utilizando ms de un procedimiento
documentado.
Se
pueden
adicionar
ms
procedimientos
documentados como ser los relacionados a
los
procesos de realizacin del producto.
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS
Los procedimientos deben establecer la manera de proceder.
Estos contribuyen a que el SGC se mantenga por cuanto:
Hacen que la gente trabaje de manera uniforme
Permiten que el comportamiento de los procesos sea predecible
Reducen la dependencia con respecto a determinadas personas
para realizar operaciones importantes
Clarifican las responsabilidades
Crean condiciones de autocontrol
PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Considerar los siguientes aspectos:
Definicin de las actividades de la organizacin, sus clientes y
proveedores
Descripcin de los procesos en cuanto al texto y/o diagramas de
flujo relacionados con las actividades requeridas
Determinacin de las actividades que se deben realizar, quin o
qu funcin organizacional debe realizar, por qu, cuando, cmo
y dnde
Descripcin de los controles de proceso y de los controles de las
actividades identificadas
PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Considerar los siguientes aspectos:
Definicin de los recursos necesarios para el cumplimiento de las
actividades (en trminos de personal, formacin, equipos y
materiales).
Definicin de la documentacin apropiada relacionada con las
actividades requeridas.
Definicin de los elementos de entrada (entradas) y resultados
(salidas) del proceso.
PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA Y FORMATO
Qu se debe hacer?
Quin
hace?
Cundo hace?
Cmo hace?
Asistente
Tcnico
Cuando se
solicita
Asistente
Tcnico
Cuando se
solicita
Asistente
Tcnico
Al preparar
Actividades
Asistente
Tcnico
Al preparar
Actividades
Asistente
Tcnico
Al preparar
Actividades
Asistente
Tcnico
Antes de realizar
la
visita/capacitacin
Asistente
Tcnico
Va a realizar la
visita/capacitacin
Asistente
Tcnico
Va a realizar la
visita/capacitacin
Asistente
Tcnico
Cuando el viaje
es corto
Inicio
Documentos
Emitidos
Necesidad de Visita
Requiere
Capaci-tacin?
S
Capaci-tacin
Programada?
Comunicar al Gerente
de Comercializacin
div. Lubricantes
Coordinar la
Capacitacin con el
GCL
Comunica y coordina
actividades con el
Cliente
AT. Fuera
del Bloque
Central
S
N
Viaje
Largo?
S
Solicita
Viticos
Form. 94
Cuaderno de
Actividades
Operativas
Inicio
Actividad
NO
SI
Fin
ANLISIS DE PROCESO
SIRVE PARA LOS SIGUIENTES PROPSITOS:
QUE LMITES
DEFINIR QUIEN ES EL PROPIETARIO DE CADA PROCESO (LOS
RESPONSABLES DE SU EJECUCIN DIARIA)
PROVEER UN MARCO PARA DESARROLLAR SUS DOCUMENTOS
FACILITAR LA RELACIN ENTRE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS Y LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA
PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIN E IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del SG, cuentan con dos caractersticas importantes:
1 FORMATO documento
PROCEDIMIENTOS
Sistema de Gestin de la Calidad
1 FORMATO
El tipo de documento
El ttulo
La codificacin
El paginado (ej. x de y)
El nmero de revisin o edicin
La persona o sector que emite (opcional)
La persona o sector que revisa
La persona o sector que aprueba y libera para su distribucin
PROCEDIMIENTOS
2 CONTENIDO
Ttulo
Objeto
Alcance
Documentos de referencia
Definiciones, smbolos y abreviaturas (opcional)
Responsabilidad y autoridad
Descripcin de actividades
Registros que se derivan de la ejecucin de las actividades
del procedimiento
Referencias a planes o instrucciones aplicables
Revisin, aprobacin y actualizacin
Identificacin de los cambios
4. PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Emisin: 2000-10-13
PD 4.2.2 Rev. 1
1.OBJETO
2.ALCANCE
3.REFERENCIAS
4.DESCRIPCIN
5.REGISTROS
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Elabor
Daniel Castro
Gerente Administrativo
2000-08-21
Pgina 1 de 5
6.MODIFICACIONES
7.ANEXOS
Revis
Esther Fuentes
Gerente de Calidad
2000-09-26
Aprob
Gabriel Arteaga
Gerente General
2000-10-13
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
GENERALIDADES
Tambin denominadas instructivos, son documentos que
indican la forma especfica en que se ejecuta una tarea y que
se podra afectar por la falta de estas instrucciones.
Las instrucciones deben:
describir la forma en la cual se debe ejecutar una tarea
particular
ser completas
estar suficientemente detalladas
ser claras
ser comprensibles para quienes la utilizan
estar redactadas en el lenguaje ms apropiado para el
nivel educativo de los usuarios
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
ESTRUCTURA Y FORMATO
La estructura, formato y nivel de detalle utilizados se deberan adaptar a
las necesidades del personal de la organizacin y dependen de la
complejidad del trabajo, de los mtodos utilizados, la formacin y las
habilidades y calificaciones del personal.
Deben contener el ttulo y una nica identificacin. Pueden estar includas
o referenciadas en los procedimientos.
No existe un formato establecido, puede definirse
el ms conveniente para una situacin particular,
siempre que este se mantenga en las instrucciones
empleadas por la misma organizacin. Puede
asemejarse al formato de los procedimientos.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
CONTENIDO
TIPOS DE INSTRUCCIONES
Para ejecucin de tareas de carcter operativo
Para ejecucin de tareas de inspeccin
Para ejecucin de tareas posventa, en especial
cuando son realizadas por subcontratistas
OTROS DOCUMENTOS
Formatos
Se elaboran y mantienen para registrar los datos que
demuestran conformidad con los requisitos del SGC.
Deberan llevar:
ttulo,
nmero de identificacin,
estado de actualizacin.
OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
Plan de la Calidad
Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando
deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especifico.DOCUMENTOS
MODELO\PLAN
DE
AUDITORIA_MODELO.docx
Programa.
Documento que especifica un conjunto de una o mas
actividades o planes para un periodo de tiempo determinado y
con un propsito especifico.DOCUMENTOS MODELO\Copia de
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS_MODELO1.xls
OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
La planificacin de la calidad puede abarcar:
La planificacin de los procesos
La planificacin de los productos
La planificacin estratgica
La planificacin de los ensayos/prueba e inspeccin
OBJETIVO
Contribuir a una mejor gestin de la calidad de la
organizacin
OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
TIPOS
plan de gestin de la calidad
plan de ensayo/prueba e inspeccin
plan para las auditorias internas.
plan para un proceso, producto, proyecto o contrato
FORMATO
Los planes de la calidad deben definir:
Las estructuras organizativas y funcionales involucradas
Las actividades y acciones necesarias para alcanzar las actividades
previstas
Los documentos adicionales relacionados
La asignacin de responsabilidades, autoridad y recursos
Cundo deben aplicarse
Qu recursos deben emplearse
OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
CONCEPTO
Las especificaciones establecen, en forma escrita, los requisitos que
deben reunir los productos o procesos. Son nicas al producto y a la
organizacin.
OBJETIVO
Son establecidas para dejar constancia de acuerdos con respecto a ciertos
requisitos que deben satisfacer los productos o procesos.
TIPOS
de productos
de procesos
de ensayos
de lmites permisibles
OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
FORMATO
Una especificacin puede contener o hacer referencia a:
OTROS DOCUMENTOS
Listados
DATOS
INFORMACIN
LISTADOS
OTROS DOCUMENTOS
Documentos Externos
Se debe tener en cuenta los documentos externos y su
control.
Los documentos externos pueden incluir:
Dibujos del cliente
Especificaciones
Requisitos estatutarios y reglamentarios
Normas internacionales, nacionales, sectoriales, etc
Cdigos
Manuales de equipamiento, de mantenimiento
Legislacin vigente
REGISTROS
REGISTROS DE LA CALIDAD
Los registros del SGC muestran los resultados logrados
o brindan evidencia que las actividades descritas en
procedimientos e instrucciones se desarrollaron.
Los registros de la calidad constituyen la principal
fuente de informacin para demostrar la conformidad
de los procesos, productos y del SGC.
REGISTROS
REGISTROS DE LA CALIDAD
REQUISITOS
Las organizaciones son libres de desarrollar otros registros que
puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus
procesos, productos y del SG.
CARACTERSTICAS
Los registros deben:
Ser legibles
Identificables
Fcilmente recuperables
Estar disponibles
DORA
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Sistema de Gestin de la Calidad
Procedimiento documentado (4.2.3 NB ISO
9001:2008) que defina, entre otros, los controles
para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de
su emisin
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente
Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de
revisin actual de los documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Sistema de Gestin de la Calidad
Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fcilmente identificables
Asegurarse que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribucin
Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos e identificarlos adecuadamente en el caso
de que se mantengan por cualquier razn
LA DOCUMENTACIN EN ORGANIZACIONES
QUE ESTAN IMPLEMENTANDO UN SGC
La documentacin de los procesos debe ser en la extensin necesaria y
debe ser un instrumento para asegurar la operacin y control eficaz de
estos procesos.
El anlisis de los procesos debera ser la fuerza impulsora para definir la
cantidad de documentacin necesaria para el SGC, teniendo en cuenta
los requisitos de la NB - ISO 9001:2008
Estos conceptos se aplican tambin a los requisitos de la NB-ISO 14001,
NB OHSAS 18001
LA DOCUMENTACIN EN
ORGANIZACIONES QUE DESEAN
ADECUAR UN SGC EXISTENTE
Una organizacin con un SGC existente no debe volver a escribir la
documentacin con el fin de cumplir con los requisitos de la norma NB-ISO
9001:2008, si la organizacin estructur su SGC basado en la manera en
que realmente opera, empleando un enfoque basado en procesos. En este
caso, la documentacin existente puede ser adecuada.
Una organizacin que no ha empleado un enfoque
basado en procesos, necesitar poner especial
atencin a la definicin de sus procesos, secuencia e
interaccin para poder implementar su
documentacin independientemente del Sistema de
Gestin que pretende implantar.
!MUCHAS GRACIAS!
IBNORCA - SANTA CRUZ
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