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Le classement

A- Dfinition
Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordre
mthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir se
procurer facilement et rapidement linformation recherche.
Principes de classement
Un bon classement doit tre :

Simple, global, volutif (prend en compte tous les sujets traits),


Applicable tous les documents,
Valable pour tout le personnel,
Supervis par 1 seule personne (check-in/check-out).

Il y a plusieurs faons de prvoir et dorganiser un bon classement parce que


les documents classer sont, en gnral, varis et les personnes qui
recherchent une information ne portent pas toujours de mme donnes.

On distingue alors :
- les ordres fondamentaux :
Classement alphabtique
Classement numrique
Classement thmatique (ou idologique)
- les ordres drivs :
Classement dcimal
Classement chronologique
Classement gographique
Classement alphanumrique
1. Les ordres fondamentaux
Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de
classement, il est ncessaire de dfinir les mots suivants :

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Le classement
- Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t
normalises.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du
document classer.
- Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son
classement.
- Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour
renvoyer au mot directeur retenu, lorsquil y a hsitation sur le
choix de celui-ci.

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Classement Alphabtique -1
A Principe
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs
lordre des lettres dans lalphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les
dnominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir
dans chaque dnomination ou chaque rubrique le mot directeur.
Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en
vidence en indexant la dnomination.
Ainsi, pour dterminer les mots directeurs dans une rubrique
complexe, nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme
lAFNOR (Association Franaise de
NORmalisation).
B- Etude de la norme :
1er cas : la rubrique contient des noms propres
On classe au premier nom propre :
Exemple :
Etablissement TALEB et compagnie
JEAN frre et compagnie
Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont lun est un
prnom, lautre est un nom de famille ; on classe par nom de
famille.
Exemple :
Htel NABILI Farah
Les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sont
considres comme faisant partie du nom, sauf les particules de
et d :
Exemple :
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Classement Alphabtique -1
Papeterie la Fontaine
LA FONTAINE (papeterie)
Les titres dhonneur ne sont considrs comme mot directeur
que lorsquils sont employs seuls ou bien relis un autre nom
par un trait dunion :
Exemple :
Caf Moulay
Hpital Moulay-Abdellah
Mosque lalla soukayna

MOULAY (caf)
MOULAY-ABDELLAH (hpital)
SOUKAYNA (Mosque lalla)

On classe au prnom sil est seul ou sil est reli au nom de


famille par un trait dunion :
Exemple :
Salon de coiffure Mohammed
Htel Pierre-andr
Lorsque une rubrique renferme 2 noms de famille, on choisi
comme mot directeur le premier nom de famille :
Exemple :
Cabinet chabab et Alaoui

CHABAB et Alaoui (Cabinet)

la lettre S prsente une exception avec les mots dbutants par


SAINT : les noms dbutant par saint (ou sainte, saints) sont
classs la fin de la lettre S ; entre eux, on suit les rgles
normales du classement alphabtique.
Exemple : salah sera class avant saint-laurent et Saint-Tropez
Caf Salah
Etablissement Salim
Restaurant Saint-Laurent
Htel Saint-Tropez
2me cas : la rubrique contient des noms gographiques

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Classement Alphabtique -1
Tout nom de localit, rgion ou pays est considr comme nom
propre, alors mot Directeur.
On classe au premier nom propre, sans tenir compte des
particules :
Exemple :
Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca
Caf de lAtlas
les points cardinaux et leurs composs et le mot centre
sont considrs comme nom propre, sil nen existe pas dautres
et sils sont employs (seuls) sans complment :
Exemple :
Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Socit laitire de louest du Maroc
Les noms dbutant par un article simple (le, la, les, un, une)
ou prcd dun article contract (du, de, des) se classent daprs
le nom caractristique :
Exemple :
Grand garage de la Koutoubia
Htel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima
3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire
lexception des articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de,
des, du, l, la, le, les.
On considre comme noms publicitaires :
Les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la
publicit :
Exemple :
Grand magasin Bata
Radio casette Philips
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Classement Alphabtique -1
Les noms historiques, et lgendaires :
Exemple :
Restaurant Don Quichotte
Htel des Mrinides
Librairie la Goconde
Les mots pouvant tre isols dans la rubrique. On ne tient pas
compte des articles, ni des propositions (, de, pour, en, dans,
avec, sur, par, sans)
Exemple :
Journal lopinion
Ptisserie A la coupe dor
Publication Pour nous
Les mots trangers publicitaire :
Exemple :
Caf du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over
4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de
personne, gographique, publicitaire ou assimils)
On classe au premier nom commun sauf socit ou
compagnie
Exemple :
Les caves marocaines
Comptoir des importations
Toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou
compagnie, on classe lun de ces noms :
Exemple :
Socit industrielle et commerciale
Compagnie aropostale
Quand un nom commun est prcd dun adjectif qualitatif, on
classe ladjectif qualitatif :
Exemple :
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Classement Alphabtique -1
Grand soldeur
Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on
classe ladjectif numral :
Exemple :
Htel du Dix-septime sicle
Aux cent mille chaussures
Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est
alors considr comme mot directeur de classement :
Exemple :
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle :
On classe toujours daprs la premire lettre :
Exemple :
R.A.M
U.N.E.S.C.O
Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter
un classement alphabtique.
Pour indexer correctement il faut :
- dabord crire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots qui suivent
- enfin entre parenthses, les mots prcdents
Exemple :
Rubriques non indexes
indexes
Caf des Quatre Etoiles
des)
Htel SAFIR

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Rubriques
QUATRE toiles (caf
SAFIR (htel)

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Classement Alphabtique -1
La Royale Imprimerie, casa
casa (la)

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ROYALE imprimerie,

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Classement Alphabtique -1
C- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Simple dans son principe, le


classement alphabtique de
noms et de mots noffre pas de
difficults.

Compliqu : lorsquil sagit de


classer des dnominations

Rapide lorsquil porte sur un


nombre restreint de documents

Lent : lorsquil porte sur un


nombre important de documents
dont les mots directeurs de
classement peuvent tre
homonymes ou composs de
lettres identiques.

Extensible : il est toujours


possible dinsrer de nouvelles
dnominations ou un nouveau
dossier entre deux
dnominations ou deux dossier
dj existants.

Peu sr : sauf prcautions


particulires, il est difficile de
dceler le dclassement ou
labsence dun dossier
Limite : dans son
dveloppement pas de
problme matriels (liste
modifier ou refaire, dossier
dplacer etc

Utilisation
Le classement alphabtique sadapte particulirement au
classement des noms de personnes, des raisons sociales de
socit, clients, fournisseurs, personne dune entreprise, abonns
un service ou un journal une assurance, lves des coles etc

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Classement Numrique -2

A- Principe
Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la
suite naturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26
lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimite). Les
objets, les documents sont classs dans lordre des numros qui
leurs sont attribus, au moment de leur cration.
Le classement numrique ncessite lemploie de deux rpertoire :
1. un rpertoire alphabtique : pour retrouver le numro
de document
2. un rpertoire numrique : pour affecter chaque
nouveau document un numro
Exemple :
Rpertoire Numrique
N
Rubriques
1
La grande casablancaise
2
Transport rapide du Nord-Ouest du pays
3
Socit du Pull-over
4
Imprimerie Royale de lAtlas
Rpertoire Alphabtique
N
Rubriques
4
ATALAS (imprimerie Royale de l)
1
GRANDE casablancaise (la)
2
NORD-OUEST du pays (transport rapide du)
3
PULL-OVER (socit)
NB : on appel le numro donn la cote
La cote dune pice est attribue en fonction de larrive ou
rception du dossier

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Classement Numrique -2
B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Rapide : en ajoute facilement


des chiffres que des lettres

Rpertoire alphabtique
indispensable

Extensible : on peut classer


facilement de nouveaux
dossiers

Une double recherche est


ncessaire : consultation du
rpertoire alphabtique et la
recherche dans le meuble de
classement

Discret : les indices numriques


ne signifient rien pour les
personnes qui ne dispose pas
de rpertoire alphabtique

Sr : on saperoit facilement
de labsence ou de
dclassement dun dossier.
Utilisation

Le classement numrique est utilis principalement pour les


dossiers des tiers..

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Classement Idologique (Thmatique) -3


A- principe
Le classement idologique se fait laide dun plan de
classement, tabli partir des documents classer. Ceux-ci sont
rpartis par sujet ; chaque sujet est divis en sous sujets, eux
mmes subdiviss, et ainsi de suite.
Lanalyse des sujets et de sous-sujets sera dautant plus
approfondie que la varit des documents classer est
importante. Lorsquun document comporte plusieurs ides ,
juges essentielles, il est indispensable dutiliser des renvois.
Les sous sujets et les subdivisions sont classs soit par ordre
alphabtique soit par ordre numrique.
Exemple :
Un magasin arts mnagers veut classer la documentation quil
reoit rgulirement de fournisseurs ventuels.
Il divisera la documentation reue en grands groupes ou sujets
savoir :
Cuisinires :

cuisinire bois
cuisinire

Appareils de
chauffage

Radiateurs :

Sous-sujets
Aspirateurs :
Balai
Boule

Sujet

Appareils
mnagers

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Cuisinire
lectrique :
2 feux
3 feux

Subdivision

Appareils

radiateur gaz
radiateur

Classement Idologique (Thmatique) -3


B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Ce classement est pratiqu


pour la recherche qui peut tre
longue dune documentation

Il est difficile dorganiser


lavance un plan de classement

Extensible : il est toujours


possible de crer de nouveaux
groupes

Ne prsente aucune scurit : il


ne permet pas de dceler
labsence dun document

Rapidit dans la recherche

Emploi dlicat : toute erreur sur


lide du document prolonge la
recherche.

Peut se combiner avec dautre


ordre de classement

Utilisation

Le classement idologique est utilis principalement dans les


bibliothques et pour le classement de la documentation.

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Les Ordres drivs

1- Classement dcimal

A- Principe
Le classement dcimal est une combinaison entre lordre
numrique plus lordre idologique. Ce mode a t imagin par un
bibliothcaire amricain appel DEWY pour unifier les cotes des
ouvrages.
Le classement dcimal comme son nom lindique est bas sur le
principe de la numrotation dcimale universelle (D.U).
Les documents classer sont diviss en 10 groupes principaux
numrots de 0 9 et ensuite chacun de ces groupes est
subdivis en 10 sous groupes qui peuvent nouveau tre divis
en 10 autres catgories et ainsi de suite.
La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2
nombres dcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours
possible dintercaler 10 nombres dcimaux conscutifs.
Exemple :
1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Exemple :
Pour classer daprs le mode dcimal les documents suivants qui
portent les numros ci-aprs :
37-684-379-106-3215-364-6001-24-282-901-1005-2451-24513701-501
1
1005
106

2
24
2451
282

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3
3215
364
37
3701
379

4
14/73

5
501

6
601
6001
684

Les Ordres drivs

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1- Classement dcimal

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Les Ordres drivs

1- Classement dcimal

B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients
Organisation longue : il exige
Parfaitement adapt au
une analyse prliminaire trs
classement et la recherche de
pousse pour tablir un plan de
documentation
classement

Extensible linfini

Emploi dlicate : toute erreur


sur lide essentielle du
document prolonge la
recherche

Difficults pour reprer


labsence dun document.

Utilisation
Le classement dcimal de nombreuses utilisations :
classement de la documentation dans les entreprises
classement des livres dans les bibliothques
classement des comptes dans le plan comptable.

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Les Ordres drivs

2- Classement chronologique

A- Principe
Le classement chronologique consiste classer les documents
dans lordre de la suite naturelle des dates : annes, mois,
jours (quantimes).
Il est utilis lorsque la date apparat comme un lment essentiel
pour identifier un document. Le document sera class par
rfrence sa date de cration.
Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit
toujours tre plac sur le dessus.
Le classement chronologique est complt par un classement
numrique.
Exemple :
Fvrier 2009.
1
socits marocaines de peinture
2
socits de tissage FILATIS
3
socit de courtage GRACOM
mars 2009.
4
Standard tlphonique
5
socit industrielle Gazire

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02/02/09
12/02/09
21/02/09
02/03/09
24/03/09

Les Ordres drivs

2- Classement chronologique

B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Simple

Impossible de constater
labsence dun document

Extensible

Difficult de retrouver un
document dont on ne connat
pas la date prcise

Le document le plus rcent est


immdiatement visible.

Utilisation
Le classement chronologique est adapt pour le :
classement de la correspondance des doubles lettres envoyes
classement des effets de commerce
classement des revues et de journaux.

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Les Ordres drivs

3- Classement Gographique

A- Principe
Le classement gographique est une combinaison de lordre
idologique et de lordre alphabtique.
Le classement gographique est bas sur la connaissance des
divisions et des
Subdivisions

territoriales

ou

administratives

dune

unit

gographique : pays ville province commune dpartement


quartier arrondissement etc. Il est souvent associ un
classement numrique ou alphabtique.
Exemple:
CASABLANCA
- ALAOUI (cabinet mdical)
- MOUKTAR (clinique)
ESSAOUIRA
- RAFFINERIE (socit marocaine de)
- ELJABRI (groupe industrielle)

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Les Ordres drivs

3- Classement Gographique

B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Simple dans son principe

Exige de srieuses
connaissances en gographie

Extensible puisquil peut se


subdivis

Ncessite aussi lemploi dun


dictionnaire et de cartes
gographiques

Difficile de remarquer labsence


dun dossier

Utilisation
Le classement Gographique est utilis pour les :
services des abonnements (revues, journaux)
services de vente par correspondance
agences de publicit
services commerciaux des entreprises

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Les Ordres drivs

4- Classement Alphanumrique

A- Principe
Le classement alphanumrique est une combinaison entre le
classement alphabtique et numrique : il consiste dabord
rpartir

les

documents

dans

des

classes

alphabtiques

prtablies, puis, lintrieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon


leurs ordre darrive, un numro.
Les dossiers sont dabord classs dans lordre alphabtique,
formant ainsi un groupe ou une classe, on attribue un numro
chaque document son arrive.
Dans chaque classe

de classement alphabtique, un rpertoire

alphabtique concis est donc ncessaire, il figure en gnral sur


un guide.
Exemple dun guide :
A
AMINE
ALBALA
ALAOUI

B
01
02
03

BETA (pharmacie)
BANQUE marocaine de commerce
01

On peut classer les pices dans lordre darrive de la suite naturelle des dates, les
dossiers ne vont pas tre class selon un ordre alphabtique mais selon lordre des
dates.
On peut aussi les classer selon la date de consultation
Exp : contrats, les contrats dassurance
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Les Ordres drivs

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4- Classement Alphanumrique

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Les Ordres drivs

4- Classement Alphanumrique

B- Avantages et inconvnients :
Avantages

Inconvnients

Simplicit

Impossibilit de constater
labsence dun document

Extensibilit

Difficile de retrouver un
document dont on connat pas
la date fixe

Sret

La consultation de guide est


longue, surtout sil y a des
sous-classes
Ncessit de tenir un rpertoire
pour chacune des classes
Les divisions alphabtiques
doivent tre fixes lavance si
non on doit compltement
changer le classement lors de
la cration de nouvelle
subdivision.
Utilisation

on principe ce mode de classement est trs peu utilis, il peut


servir pour ranger les dossiers mdicaux et classer les plaques
de voitures

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Les dossiers et classeurs

Un dossier est sous sa forme la plus simple, une chemise en carton mince ou fort
dont les documents sont placs.
Le choix de celle-ci est en fonction de la nature des documents classer, de la
frquence de leur consultation et de la dure de leur conservation.

Dossiers ordinaires

Dossiers spciaux

1- les sous chemises


elles sont en papier ou en carton moins
pais que celui des chemises. Elles sont
places dans les chemises pour sparer
les diffrentes parties.

1- les chemises dos ondul :


elles sont entoiles sur toute la longueur
de leurs plis pour assurer une meilleure
rsistance aux diverses manipulations.
Elles peuvent avoir un ou plusieurs plis
pour permettre dinsrer un grand
nombre de document.
2dossiers bande lastique :

a) Les dossiers plats ingaux ou


onglets :
Ils sont employs dans le classement
vertical. Les dossiers sont plis
ingalement de telle manire quun plat
dpasse lautre de 15mm ; le plat
dpassant reoit dindexage. Si les plats
sont gaux ; lun deux peut tre men
dun onglet dindexage.

les bandes maintiennent le dossier ferm


et vite que les documents se glissent.

3- dossiers Rabats latraux :


sont ferms sur les quatre cts ce qui
vite le glissement des documents et
permet une meilleure conservation.
4- dossiers suspendus :
ils sont en carton fort, ils comportent
deux tiges de suspension dont les
extrmits reposent sur des rails.
5- dossiers sangles :
ils comportent deux plats solides et un
dos extensible en toile. Une sangle est
menue dune boucle pour le serrage et
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Les dossiers et classeurs


place autour de dossier et qui maintient
lensemble et vite la chute de
document

1- les dossiers

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Les dossiers et classeurs


2- les classeurs :
Les classeurs ordinaires

Les classeurs trieurs

1- classeurs tirettes : ils sont en


carton plus au moins fort o les
documents sont maintenus entre deux
glissires mtalliques serres par une
bande ce qui vite le glissement des
documents.
2- classeurs pinces mtalliques : on
carton fort, plastifis, ils sont munis
dun ressort de forme trs variable que
len lve pour placer et extraire les
documents. Ce systme vite tout
dplacements des documents mais
risque de dtriorer les feuilles de papier
pelure.
3- classeurs tiges et anneaux briss :
sont en carton fort et plastifi, ils sont
munis de mcanisme 2,4 ou plusieurs
anneaux. Louverture de ces anneaux
commands ou non commandes par un
levier permet lintroduction ou le retrait
des documents. Ils sont trs rsistant et
assurent une bonne conservation des
documents.
4- les biblorhaptes : sont des classeurs
tiges trs pais pouvant contenir
jusqu mille documents sont dons
utiliss spcialement pour le classement
de la correspondance.

1- parapheurs (classeur signature) : les


lettres signer sont places entre les
pages de parapheur, cest un grand
cahier compos de feuilles perces au
centre, ce dernier permet de sassurer
quaucune lettre na t oublie.
2- dossiers trieurs :ce classeur dos
extensible est divis par des
cloisonnements qui permettent de
rpartir les pices selon un ordre prvu.
Exp : jrs, mois etc.. des indexes
permettent douvrir le dossier lendroit
voulu.

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3- classeurs trieurs du bureau : se sont


des boites avec ou sans fermeture
contenant des guides qui servent comme
signalisation.

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Indexage et Signalisation
I - Indexage
Dfinition :
Indexer un dossier cest porter en clair sur la partie visible le titre de dossier, cest
galement indiquer les mentions essentielles du classement :
Exp :
o pour le classement alphabtique je mets des lettres sur les guides
o pour le classement numrique je mets des chiffres
o pour le classement gographiques je mets les noms des dpartements..
Les indications peuvent tre portes sur :
o des guides
o les onglets fentre.
1- les guides :
Ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastiques. Ils sont de mme
dimension que les dossiers mais portent des dpassants o sont inscrites les
mentions utiles de classement.
2- onglets fentre :
Lorsque les guides ne portent pas de dpassants on utilise des onglets fentre de
diffrents dimensions. Parfois on utilise la place des onglets des papillons
gomms.

II- signalisation
La signalisation est le moyen visuel qui nous permet de mettre en vidence certains
caractres communs un groupe de dossier. On met souvent en valeur des
renseignements permanant
Pour signaler les dossiers des clients domicilis dans le zone du sud, dans la zone
Nord on emploi des dossiers de couleurs diffrentes, des onglets fentres de
taille et de couleurs diffrentes, des papillons gomms que lon colle sur la partie
visible de fichier.
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Indexage et Signalisation
La signalisation mobile pour indiquer des renseignements temporaires.
Exp : on vous demande dindexer un dossier dont la rubrique est : grand magasin
toutes choses , Rabat ; utilisez les moyens de signalisation de votre choix pour
indiquer la ville.

TOUTES CHOSES (grand magasin)

Lgendes :
Rabat

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Fs

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Meknes

Indexage et Signalisation

Classement centralises ou dcentralise :


- Un classement dcentralis est confi aux utilisateurs de bureau ou de service.
- Un classement centralis est assur par des employs spcialiss disposant dun
matriel perfectionn.

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Procds du classement
Principe :
Il existe 3 procds du classement fondamentaux :

I. classement horizontal
II. Classement vertical
1) Classement vertical ordinaire
2) Classement vertical suspendu
a) classement vertical suspendu visibilit suprieure
b) classement vertical suspendu visibilit latrale
c) classement vertical suspendu visibilit oblique

III. Classement debout.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement
I- Le classement Horizontal
Principe :
Les dossiers sont poss horizontalement les uns sur les autres, le dos tourn vers
lextrieur cd vers lutilisateur.
Dossiers
utiliss

On ne peut adopt ce classement quavec des dossiers


volumineux en nombre important

Indexage

Lindexage est port sur le dos du dossier


o Les rayonnages : ces meubles existent en bois ou en mtal les
dossiers sont placs directement sur des tablettes, le dos
tourn vers lextrieur. Es classeurs peuvent tre ferms ou
non par rideau, coulissons.
o Les classeurs clapets : ces meubles sont en mtal. Ils sont
composs des alvoles (cellules, cases) indispensables
indpendants ferms par un clapet.
o Les basculants : ce procd permet au tiroir de se basculer
vers lutilisateur et se place devant lui comme un tagre.

Les meubles

Il peut contenir des dossiers trs lourds


Lensemble des cases est visible
Le prix peu lev
Pratique et rapide

Avantages

o
o
o
o

Inconvnients

o Le prlvement (tirer un dossier) et la mise en place des


dossiers en bas de la pile sont malaiss.
o Les dossiers risquent de se dformer

application

o
o
o
o

Dossiers trs pais (notaire, avocat, architecture etc)


Fournitures de bureau (rame de papier, polycopies,)
Plans et documents de grand format
Les imprims publicitaires

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Procds du classement
II- Le classement debout
Principe :
Les dossiers, les livres sont classs verticalement, le dos tourn vers lextrieur cd
vers lutilisateur : comme les livres dans une bibliothque.
Dossiers
utiliss
Indexage

Les meubles

Avantages
Inconvnients

application

On ne peut pas classer debout des chemises minces, car ceux ci


scouleraient, il faut donc insrer dans des classeurs pais dos
large comme les biblorhaptes, les classeurs serrage ou
anneaux..
Lindexage est port sur le dos du dossier
o Rayonnages simples
o Rayonnages inclins pour les tagres infrieurs
o Armoires bibliothques
o Classeurs rotatifs : ils sont forms dun ou plusieurs plateaux
superposs tourns autour dun axe
o Classeurs tiroirs basculants : la face antrieure du tiroir
bascule en avant comme la porte dun four dune cuisinire et
vient se placer comme une tagre. Elle prsente alors les
dossiers classs debout.
o Sret : place libre si un dossier manque
o Rapidit : retrait ou reclassement dun dossier ou dun livre
facile ;
o Visibilit : indexage et signalisation fixe aiss.
o Ncessit dutiliser des classeurs spciaux trs rigides dun
prix lev ;
o Applications limites
Le classement debout est utilis pour classer :
o Des livres
o Des revues
o Des annuaires
o Des archives
o Des classeurs dos large (pour le classement des doubles de
la correspondance envoye, des factures, des pices
comptables)

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement
III- Le classement vertical :
1- classement vertical ordinaire
Principe :
Dans ce procd de classement les dossiers poss verticalement les uns derrire les
autres sur leurs plis.
Dossiers
utiliss
Indexage

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

On utilise des dossiers trs rigides plats gaux ou ingaux


Lindexage est port soit sur : les intercalaires du classement, soit
sur les dpassants ou sur un onglet fentre.
La signalisation est surtout fixe.
o Classeur mtallique : il comprend en gnral 3 4 tiroirs
monts sur glissires. Les dossiers sont maintenus par des
plaques de serrage ou par un compresseur.
lindexage et la signalisation sont visibles sur la partie
suprieure des dossiers.
o Bac vertical
o tiroirs amnags de sparation mtallique oblique : ce
systme fait gagner de la place en hauteur mais ne permet pas
lutilisation de lensemble de la profondeur de tiroir.
grande contenance
accs facile
extensibilit
visibilit : indexage satisfaisant
le prix peu lev
affaissement des dossiers : si les dossiers ne sont pas rigides
ou maintenus par des sparations.
o Perte de place : perte de la longueur utile au classement car le
fond du tiroir reste plus au moins utilis.
Ce procd de classement permet le rangement dune grande
varit de document et de dossiers :
o Dossier client, fournisseurs
o
o
o
o
o
o

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement
2- Le classement vertical suspendu :
a- C.V.S. visibilit suprieure
Principe :
Il consiste placer les documents dans des chemises en carton fort dites
Hamacs .
Les hamacs sont munis :
o Soit de deux tringles dont les extrmits en mtal ou en plastique reposant sur
deux rails sur les bords dun tiroir,
o Soit de 2 4 crochets fixs au milieu de hamacs, ces crochets sont poss sur une
ou deux tringles du meuble.
Les dossiers peuvent rester ouvert ou bien refermer par un rabat ou une tringle.
Dossiers
utiliss
Indexage

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

Le systme du rabat ou du tringle permet de maintenir les


dossiers ferms ainsi les documents ne peuvent pas glisss dans
lintervalle laiss entre deux hamacs.
Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage
et de signalisation
o Classeur tiroirs : composs de plusieurs tiroirs monts sur
des glissires, le cadre de suspension peut tre soit fix
lintrieur soit constitu par les faces elles mmes des tiroirs.
o Les bacs : ils sont monts sur pied roulettes ou sur rails (le
moyen de suspension est le m^me que le cas prcdent)
o Les tiroirs de bureaux.
o Signalisation fixe, mobile et facile
o Insertion aise de nouveaux documents
o Bonne conservation des documents
o Visibilit satisfaisante dun dossier entre deux hamacs
o Capacit rduite
o Ncessit des sous dossiers
o Risque de glissement dun dossier entre deux hamacs si les
dossiers ne sont pas tenus en accordon
o Accrochages des dossiers difficiles
o Il permet dappliquer tous les modes de classement et peut
tre utilis pour tous les documents et dossiers non
volumineux.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement

b- C.V.S. visibilit latrale


Principe :
Les hamacs sont suspendus en moyen dun systme de doubles crochets placs la
partie suprieure. Ces doubles crochets tiennent aussi sur deux tringles (rails)
(cadre mobile ou fixe).
Lintitul de dossier est inscrit soit :
o Directement sur la bande mtallique qui se trouve sur la partie visible de dossier
face lutilisateur ;
o Le plus souvent une bande en papier fort ou en bristol placer dans une gaine
transparente.
Dossiers
utiliss
Indexage

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

Le systme du rabat ou du tringle permet de maintenir les


dossiers ferms ainsi les documents ne peuvent pas glisss dans
lintervalle laiss entre deux hamacs.
Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage
et de signalisation
o Les meubles de classement visibilit latrale sont surtout
des armoires forms par des portes glissantes ou rentrantes ou
ballantes (tombantes).
o Toute fois on fabrique des bacs contenant la fois le dispositif
de suspension et les hamacs
o On peut utiliser aussi les classeurs rotatifs
o
o
o
o
o
o
o

Grande capacit du classement


Bonne accessibilit aux dossiers
Extension aise
Rangement facile
La signalisation fixe et mobile
Utilisation des sous dossiers indispensable
Risque dinsrer des documents entre deux chemises

o Le classement vertical suspendu visibilit latrale peut tre


galement utilis pour tous les modes de classement. Il offre
plus de possibilit que le classement V.S.V.S quil tend de
remplacer.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Procds du classement
b- C.V.S. visibilit oblique
Principe :
Les hamacs repose sur deux tringles. Les dossiers sont inclins selon un angle de
30 environ. Lintitul de dossier est la signalisation sont port sur la partie
suprieure.
Ce procd est utilis pour les dossiers peu volumineux. Les documents doivent
tre placer dans des sous dossiers ; ils doivent tre immobiliss par des pinces ou
des crochets.
Dossiers
utiliss
Indexage

o Les hamacs
Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage
et de signalisation
o Les meubles bas 4 rangs des dossiers
o Les armoires portes coulissantes.

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

o Protection satisfaisante des documents


o Signalisation trs lisible
o Visibilit de lensemble de classement est bonne
o Les documents doivent tre placs dans des pochettes de
prfrence ou bien immobiliss par des pinces.
o Utilisations limites 2 ou 4 rangs de classement.
o Le classement vertical suspendu visibilit oblique peut tre
galement utilis pour tous les modes de classement.

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Les Fiches et leurs classements


Les Fiches
Dfinition :
Une fiche est une feuille en papier fort qui permet de conserver des renseignements
en vue dun traitement ultrieur. Ces renseignements peuvent tre :
o Soit des renseignements Stables (nom, prnom, sexe)
o Soit des renseignements dynamique ; ces renseignements sont reports sur la
fiche chaque fois que le fait est volue. (situation de stock ou des clients..)
Lordre de classement adopt dpend de la nature de fichier et de son utilisation :
o Classement alphabtique

: clients, fournisseurs, personnel

o Classement numrique

: ces fiches vont tre identifies par numro


(Fiches machines, fiches commandes)

o Classement chronologique

: ces fiches sont exploites selon les priodes


(Fiche daccident du travail)

Les fiches sont trs employes dans les bureaux. Cest un document trs maniable.
La fiche est un moyen pratique pour runir les informations de toute nature.
On classe les fiches dans des fichiers adapts leurs usages. Elle facilite les
ralisations de nombreux travaux, et permettent par une signalisation bien choisie
dattirer lattention sur les travaux effectuer, les dmarches faire
La fiche est le systme le plus rapide pour lexcution des nombreux travaux :
o Elle est trs facile consulter
o Elle est rapidement classe
o Elle permet tout instant de fournir un renseignement demand.
(connatre les commandes en attente ou bien en cours dexcution ou bien
livres..)

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Les Fiches et leurs classements


On peut dire que la fiche est la mmoire de lentreprise, parce que sa fonction est
de conserver par crit toutes les informations ncessaires la bonne marche de
celle-ci.

Avantages des fiches


o Elles occupent un volume rduit
o Elles sont aisment maniables
o Si la personne charge de classement est absente, une autre personne peut
donner des renseignements
o Lextension dun fichier est toujours possible
o Possibilit dcrire des renseignements la machine ou bien la main
directement.

Inconvnients des fiches


o Les fiches peuvent se dtriorer par lusage, donc il suffit de les fabriquer en
carton fort de trs bonne qualit et a demande de largent
o Les fiches risquent de sgares (perdre) ou bine dtre mal reclasses
o Les fiches risquent dtre plus grandes ou plus petites pour les indications
quelles doivent recevoir
o Pour remdier cet inconvnient :
o On a admis diffrents formats.
o Les fiches doivent tre rigoureusement classes dans des meubles pour les
biens protgs
o Lusage a fix 3 formats des fiches en mm.
Anciens format normaliss : 75 x 125 mm, 100 x 150, 125 x
200.
Nouveaux formats normaliss : 74 x 15, 105 x 148, 148 x
210
Les nouveaux formats sont les plus rpondus.

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Les Fiches et leurs classements


Les fiches peuvent tre utilises soit :
o A lItalienne

o A la Franaise

Exemple de fiche :
La partie permanente de la fiche
comporte
o nom du client
o sa profession
o son adresse
o la personne voir sil y a lieu
o les jours et heures de rception
o les conditions particulires
accordes (vente, livraison )
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

o
o
o
o

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2me partie (renseignement


dynamique)
les visites
les correspondances changes
avec le client
les dates des commandes
les articles demands et les prix

Les Fiches et leurs classements


o le nom de reprsentant
o les fournitures qui lintresse

B
BEN JALOUN Farid

Responsable :

Profession : Grossiste

Reprsentant :

Adresse : 35, rue Taza Cit

Fournitures : Vtements enfants

Mouahidine Fs

Conditions : livraison Franco

RC :

Mode de paiement : Chque bancaire fin de

Tel

mois

Fax :

Remise : 3% si commande dpasse 20000

Visite et correspondances
Date

Heure

Observation

Commandes
Date

Articles
Prix
observations
Rf Qt U Total

VERSO
Date

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Crdit

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dbit

Les Fiches et leurs classements


Remarque :
A mesure quils se produisent les vnements : visites du reprsentant, les
correspondances, les commandes, les paiements sont nots sur les fiches.
On voit alors dun seul coup dil :
o la date de la dernire commande
o toutes les commandes et leurs totaux
o la date de la dernire visite, la dernire lettre..
Il ne faut jamais laisser saccumuler les inscriptions, les renseignements incomplets
sont une source derreurs difficile dcouvrir.

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Les Fiches et leurs classements


Les diffrents models de Fiches
1- les fiches simples verticales (ordinaire)
Cest un support (rectangle) en papier cartonn qui reprsente les caractristiques
suivantes :
Un classement simple et facile
Grande mobilit
Faible encombrement
Prix de revient moins lev
Mais :
- Recherche et classement longs
- La place de signalisation rduite
- Manque de la scurit de la signalisation mobile

2- les fiches horizontales visibles

Les fiches sont fixes sur des pochettes montes intervalle rgulier sur un plateau
tiroir : le dcalage correspond la partie visible (partie protge par Rhodod).
Signalisation fixe
Signalisation mobile

: couleur de la fiche, papillon, case colorie, inscription


: cavalier pont, index en matire plastique, un curceur.

Exemple: fiche de stock

3- les fiches verticales dcales


Les fiches sont poses sur des rails. Lcartement des encoches et les fiches
correspond celui des rails .Le dcalage des fiches fait apparatre une partie

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Les Fiches et leurs classements


verticale rserv la signalisation dune partie oblique portant lindicatif du
classement.
Labsence dune fiche est immdiatement repre par la discontinuit des pavs
figurant en haut et en bas de la partie visible des fiches.

4- les fiches suspendues :

Les fiches sont conues comme des fiches ordinaires.


Leur partie suprieure est protge par un Rhodod qui se termine par deux
crochets. Elles sont suspendues sur un chssis.
Leur partie suprieure est visible condition que les fiches ne soient pas trop
serres.
Signalisation
: tous les moyens de signalisation fixes et mobiles.
Matriel
: les fiches sont suspendues sur un cadre ou chssis qui peut tre
plac sur un bureau ou un tiroir ou dans un bac.

5- Fiches paules ou en (T)

a) Signalisation : Fixe papillon couleur de la fiche Mobilier cavalier mtallique


b) Matriel : Elles sont places dans des panneaux composs de fentes

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Les Fiches et leurs classements


LES MOYENS DE CONSERVATIONS DE LINFORMATION
LES IMPRIMES :
1. Imprims de liaison, imprims de position :
Un imprim est un support prpar pour recevoir lenregistrement crit dune
information en vue dun traitement et ventuellement dune diffusion.
On distingue deux catgories dimprims :
- Les imprims de liaison qui permettent de permettre des informations.
- Les imprims de position qui permettent de conserver des informations.
Malgr le dveloppement des tlcommunications, des supports informatiques et
crans de visualisation, les documents imprims formulaires, questionnaires,
fiches - restent les moyens les plus utiliss pour transmettre et conserver des
informations.
Limprim est donc :
-Un support de communication qui permet la circulation de linformation ;
-Un support de mmorisation en vue de traitements ultrieurs.
A- Documents de liaison
a) Dfinition :
Imprim qui permet de transmettre des informations.
A la fin du processus, il est rarement consult et est souvent dtruit.
b) Titre :
Le document de liaison doit tre rapidement identifi par celui qui le reoit.
Le titre doit tre trs apparent, suggestif et plac en haut du document.
c) Indicatif de classement :
Les documents de liaison ne sont pas classs ensemble ; ils ne portent donc pas
dindicatif de classement.

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Les Fiches et leurs classements


d) Indications relatives lutilisation :
Ces indications sont indispensables : elles figurent
o en haut de limprim
o ou face aux zones concernes
o ou en pied de document, sous forme de renvois.
e) Support :
Le document nest pas toujours conserv ; il est rarement consult la fin du
cycle : il est ralis sur papier lger.
B- Document de position :
a) Dfinition :
Imprim qui permet denregistrer et de conserver des informations ncessaires
laccomplissement des tches dun service.
Il est donc conserv dans le service et est frquemment consult.
b) titre :
Les documents de liaison sont connus des utilisateurs ; ils sont classs ensemble.
Il est donc inutile quils portent un titre.
c) indicatif de classement :
La mention servant au classement (nom, n) doit tre classe lendroit le plus
visible pour faciliter la recherche.
d) indications relatives lutilisation :
Les indications relatives lutilisation sont inutiles sur limprim.
(Elles sont ventuellement notes dans les consignes du poste de travail).
e) support :
Le document est conserv longtemps et consult frquemment : il est ralis sur
fiches cartonnes, sur feuillet mobile ou sur registre.

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Les Fiches et leurs classements


f) N Didentification :
Tous les documents doivent porter un numro didentification (en bas, en gnral).
Ce numro est souvent complt par les indications suivantes : imprimeur, mois et
anne, titre de limprim, tirage. Lensemble de ces renseignements constitue la
grbiche.
Deux exemples dimprims :
Imprim de liaison : (titre)
Bulletin dinscription sjour.
Imprim de position : (indicatif de classement)
Fiche client.
2. La prsentation des imprims :
Il y a trois sortes de disposition, souvent combines sur un mme imprim :
A lignes : (prsentation traditionnelle, pour les informations textuelles de
longueur variable).
A cases : peignes, cases cocher, cadres (prsentation recommande pour les
informations saisir au clavier).
A colonnes : (pour enregistrer des informations successives de mme nature).

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Les Fiches et leurs classements

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Archivage des Dossiers


Qu'est-ce que les Archives?
" Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur
support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service, ou
organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit "
(Loi n 79-18 du 3 janvier 1979, art.1).
La notion d'archives est donc indpendante :
de la date : tous les documents sont considrs comme des archives ds leur laboration ou
leur rception.
de la forme : un document d'archives peut tre aussi bien un document manuscrit qu'un texte
imprim ou dactylographi, un plan, une affiche, un fichier
du support matriel : papier, photographies, documents audiovisuels documents
informatiques.

Les trois ges des archives


La conservation des archives rpond un triple intrt :
- La gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles son activit
- La justification des droits et intrts des personnes : conserver les preuves en cas de
contestation
- La sauvegarde de la mmoire : constituer les matriaux de l'histoire
A ces trois aspects correspondent les trois ges des archives :
Archives courantes : dossier vivant, conserv dans le bureau
Archives intermdiaires : dossier clos (les affaires ont t traites) mais conserv proximit,
en raison des prescriptions lgales ou d'une ventuelle rouverture.
Archives dfinitives : les documents dont la valeur administrative est prime mais qui
prsentent un intrt historique sont verss aux Archives dpartementales pour tre archivs
indfiniment.

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Archivage des Dossiers


Quand archiver?
L'archivage doit se faire rgulirement, en fonction de la faon dont les dossiers s'accroissent.
Ex. : un ensemble de dossiers nominatifs, qui s'accrot rgulirement, est verser au fur et
mesure ; au contraire, un dossier concernant une affaire ponctuelle sera verser aprs clture de
l'affaire
A certaines occasions, un archivage est impratif :

locaux devenus insalubres


changement de personnel
rorganisation d'un service ou changement d'organigramme
dmnagement ou ramnagement des bureaux

Mission :
La premire mission dun service des archives est dassurer la collecte, le
classement, la conservation et la communication et de mettre en valeur les
documents administratifs. Les AEN veillent lapplication des textes
lgislatifs et rglementaires concernant la conservation des documents
officiels. Elles :

Surveillent les archives des services de ladministration cantonale,


des institutions paratatiques et des communes,
Accueillent et conseillent les chercheurs qui viennent travailler aux
archives,
Publient des documents historiques concernant le canton,
Grent une bibliothque administrative et historique ainsi que
plusieurs types de fonds.

Objectifs dun bon classement et darchivage

Retrouver rapidement et dans leur totalit les documents dont on a


besoin.
En cas de litige, produire des preuves juridiques pouvant appuyer les
prtentions des parties en cause.
Laisser aux gnrations futures un moyen et un outil permettant de
saisir concrtement les principes de fonctionnement de ladministration
(processus de dcisions, laboration des documents).

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
Les dossiers au bureau
Constitution du dossier
Lors de son ouverture, le dossier doit tre identifi par des lments de base :
l'intitul ou titre, qui analyse le contenu (viter les termes " divers ", " affaires gnrales ", "
correspondance ")
les dates extrmes (de la plus ancienne la plus rcente)
La tenue du dossier
Classer chronologiquement les pices (la plus ancienne dessous)
Rapprocher les documents qui vont ensemble (par ex. une lettre et sa rponse)
Eliminer immdiatement les " papiers de corbeille " : brouillons, doubles, invitations,
prospectus, formulaire vierge, document reu pour information
Aspects matriels
Eviter le ruban adhsif, les trombones, les lastiques, les fermoirs mtalliques
Utiliser pour le rangement des botes de 10 cm d'paisseur (ne pas hsiter rpartir un dossier
dans plusieurs botes)
Types de classement
Les dossiers sont en gnral regroups par grandes attributions du service : selon leur nature, on
peut ensuite utiliser un classement :
Thmatique
Alphabtique
Gographique
Chronologique
Chaque mode de classement a des consquences sur les recherches ultrieures et sur l'archivage,
qui sont prendre en compte au pralable.
Ex. : les dossiers de personnel, souvent classs par ordre alphabtique, sont liminer en fonction
de la date, ce qui pose des problmes lors de la prparation du versement ou de l'limination.
L'utilisation de chemises de couleur diffrente pour matrialiser les critres de classement peut
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
faciliter le tri.
Ex : une couleur diffrente pour chaque anne.

Le cycle de vie dun document administratif


Etapes de la vie dun document:
La naissance cration ou entre du document; cest le moment
le plus important de sa vie; lauteur du document en est le
responsable.
La validation par son traitement administratif (signature,
approbation) il devient un acte administratif, avec une provenance
lgale.
La vie active circulation, envoi, utilisation individuelle ou
partage.
La vie semi-active (prarchivage) dpt, classement moyen
terme, dans le service metteur (durant 10 ans), check-in/checkout (gestion des prts).
La vie inactive (archivage) versement au service des archives,
puis tri/destruction, inventaire, protection, communication qui
de droit ; le dlai de consultation est de 45 ans, qui comprend les
dix ans de prarchivage plus les 35 ans lgaux.
La valeur dun document
Un document administratif peut avoir, dans son usage immdiat ou futur, des valeurs
trs diffrentes telles que :
Valeur juridique,
Institutionnelle
Valeur sociologique
Et historique

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

protection des intrts du citoyen et de lEtat,


fonctionnement de lEtat ; cest la plus importante.
p. ex. volution du chmage et des problmes sociaux
qui en rsultent, clairage sur les grands vnements.
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Les dossiers
Valeur culturelle

p. ex. aperus de la vie associative, types de loisirs,


ducation, littrature, beaux-arts.

Cinq tapes dans larchivage de documents:


Marche suivre
1- Etablir un plan de classement.
En principe, on classe :
Par affaire (sujet, dicastre, organisme, personne, lieu, affaire, etc.),
Puis, lintrieur dune affaire, par date, nom ou nombre.
Ne pas oublier, en plus, les postes standards tels que :
Correspondance gnrale (reue et envoye),

Comptabilit et pices annexes,


Procs-verbaux tablis par le service,
Circulaires, lois et rglements tablis par le service,
Copies pour information (reues),
Documentation reue, publicit, etc.

2- Ventiler les documents selon les diffrents postes du plan de classement, dans des
classeurs ou des dossiers suspendus. Il faut effectuer ce travail rgulirement chaque
jour ou chaque semaine !
3- Lorsque vient le moment du prarchivage
Jeter ce qui ne doit pas tre conserv:
Il sagit des copies reues pour information et de la documentation reue et prime.
Le reste sera vers aux AEN aprs 10 ans de prarchivage.
Conditionner les documents:
Utiliser des botes darchives; viter les classeurs ou les dossiers suspendus. Etiqueter
le conteneur (sujet et dates-limites).
Conserver dans un local adquat:
Mettre le plan de classement disposition de tous et tenir jour une liste des cartons
prarchivs.
4- Organiser la consultation des documents: check-in/check-out
Pour lutilisation interne dans les services (ractivation dun dossier), le responsable du
classement/prarchivage fait une fiche de prt pour le document retir (quel document?
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

54/73

Les dossiers
qui? quand? retour estim le...) et marque labsence du document dans le carton
laide dun fantme (fiche plastifie, signet, etc.). Personne nest autoris aller se
servir dans le local de prarchivage, hormis le responsable !
5 Enfin, au terme du prarchivage, le responsable appelle les archives de lEtat pour
verser les lots de cartons darchives, accompagns dun bordereau de versement
(pas de livraisons de pices isoles).

Que doit-on conserver ou liminer dans le service ?


Documents conserver indfiniment:

Toute la correspondance reue et envoye,


Les circulaires envoyes, les procs-verbaux et rapports (sances, groupes de
travail, Conseil gnral, Conseil communal, etc.),
Les arrts et rglements (mis par le service/la commune),
Le cadastre et tous les plans (amnagement, canalisations, constructions,
etc.),
Ltat civil, la police des habitants,
Les conventions, les polices dassurance, les contrats dachat/de vente, les
actes notaris, etc,
Les dossiers spciaux ponctuels, constitus dans un but prcis et sortant de
lordinaire (construction, puration, syndicat intercommunal,
affaire X , etc.),
Et divers dossiers lis la documentation lectronique.

Il est important de conserver tous ces documents leur unit chronologique et


thmatique: des archives clates perdent toute leur valeur !
N.B. : les communes utilisent le plan comptable comme plan de classement particulier.
Documents liminer doffice
1 les pices comptables (factures, reus, etc.) et le journal (dlai lgal de conservation :
10 ans),
2 les copies multiples (internes) pour information,
3 les circulaires reues pour information,*
4 les rapports dautres institutions,*
5 les envois publicitaires,*
6 la documentation et les offres rassembles dans un but prcis (achats, voyages, etc).*

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
Il est conseill de ne pas intgrer ces documents aux classeurs
correspondance reue mais de les regrouper sparment, pour pouvoir
ainsi les liminer en bloc lorsquils ne sont plus ncessaires.

Les tris et classements


Le tri
Pralablement au versement, il convient de trier les dossiers en fonction de plusieurs critres,
rsums dans un tableau de gestion.
Un de ces critres est la
DUA = DUREE D'UTILITE ADMINISTRATIVE
Il s'agit du dlai pendant lequel les documents sont indispensables l'activit du service et/ou du
citoyen pour faire valoir ses droits.
C'est une priode de conservation obligatoire des documents.
Elle est dfinie en fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (en particulier
les dlais de prescription fixs par la loi), mais aussi en tenant compte des besoins d'information
ncessaires la bonne marche des services.
La DUA court :
- soit partir de l'anne de clture du dossier
- soit partir d'un vnement particulier (arrt, jugement, dcs du bnficiaire, fin de
paiement)
La DUA est exprime en annes.
Le tableau de gestion
Pour connatre le traitement des archives, on labore, en troite collaboration entre l'organisme
producteur et l'administration des archives, un tableau de gestion.
Une enqute pralable dans les services permet de connatre
- les attributions du service
- ses procdures administratives
- la nature des documents qu'il produit et reoit
- la composition type des dossiers
- les modes de classement
- l'existence de doubles collections
Le tableau de gestion est bas sur ces lments pour dterminer :
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
La DUA
Le sort final des documents (ces prescriptions n'entrent en vigueur qu'aprs l'expiration de la
DUA) :
- C = conservation dfinitive et versement aux A.D.
- D = destruction avec visa d'limination
- T = tri selon des modalits variables
- E = chantillonage
Le tableau est valid par le service producteur et les Archives dpartementales, ce qui en fait un
contrat d'archivage.
Il existe une srie de tableaux qui n'ont pas t labors l'chelon local mais entre les
administrations centrales : ils constituent alors une rglementation nationale respecter.
Le tableau de gestion ne remplace pas le visa d'limination ; toute proposition de destruction
indique dans le tableau reste confirmer

Procdure de versement
Prparer le versement
- mettre en ordre les dossiers : vrifier qu'il sont regroups de faon cohrente selon les
diffrentes activits du service
- S'assurer que le classement (chronologique, alphabtique, thmatique) est bien respect ; au
besoin remettre leur place les dossiers dplacs
- vrifier que les titres des chemises correspondent leur contenu et que les dates sont exactes
- conditionner les cartons en botes solides (demander conseil aux Archives), et les numroter de
1 n ; utiliser d'autres modes de conditionnement pour les formats particuliers : registres, plans,
fichiers
Les botes ne sont remplies ni trop ni trop peu. Seul le numro figure au dos, les autres mentions
sont superflues.
Prendre contact avec les Archives Dpartementales
- Remplir le bordereau de versement et le faire parvenir aux Archives, au besoin dans un premier
temps par messagerie
- Aprs examen du bordereau et ventuellement demande de prcisions au service qui l'a rdig,
le directeur des Archives dpartementales donne son accord pour le versement
- Les Archives contactent le service pour fixer la date du transfert ; ne pas oublier de prciser le
lieu (btiment, tage, bureau) o les cartons sont entreposs, et tenir prts les moyens d'accs
aux cartons (clefs, badges, etc.)

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
Les archives destination
- Le service des Archives dpartementales vient chercher les cartons sur place
- Le versement est port au registre d'entre
- Aprs vrification de la cohrence entre le bordereau et les botes, le versement est rang dans
les magasins d'archives. Une cote lui est attribue. Elle contient en principe la lettre W (ex. : 7321
W)
- Le retour au chef du service versant d'un exemplaire dment sign du bordereau clt les
oprations de versement
Cet exemplaire est conserv par le service et lui sert lors de la consultation des dossiers dposs
aux Archives
Le bordereau de versement
Il constitue la fois :
- une pice rglementaire
- un instrument de recherche qui permet de demander communication des documents dposs aux
Archives
Il importe de le remplir avec beaucoup de soin : de la qualit des indications donnes par le
service versant dpendra la rapidit de la rponse ses futures demandes de recherche.
Le versement est constitu par l'ensemble des dossiers verss en une seule fois par un service
donn : un bordereau correspond donc un versement.
Comment le remplir ?
La premire page du bordereau sert l'identification du versement
- Le service versant s'identifie avec prcision en se situant dans sa hirarchie
- Le nombre d'articles correspond au nombre de cartons
- Le sommaire reprend les lments de la description par grands thmes
La description des dossiers se fait sur les pages suivantes, article par article, en prcisant chaque
fois le numro du carton
Le bordereau doit respecter le plan du classement, et les numros doivent tre dans l'ordre de 1
n (viter tout n bis, ter, quater)
La description, que l'on appelle aussi analyse, bien que sommaire et rsume, doit tre
suffisamment claire pour tre comprise de toute personne trangre l'administration, et
suffisamment prcise pour que l'on trouve facilement un document
Dans la description doivent figurer :
- l'attribution du service et/ou l'action administrative qui ont donn naissance au document
- le nom des personnes, des organismes ou des lieux concerns
- le type des documents (formulaire, compte-rendu, procs-verbal, facture.)
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
Certains lments de la description (gnralement les attributions et les actions) sont communs
des suites d'articles : plutt que de les rpter, il vaut mieux les faire figurer en titres et sous-titres
Les sigles doivent tre dvelopps
Les notions floues telles que etc., affaires diverses, affaires gnrales, divers sont proscrire car
ils ne signifient rien
Il convient de prfrence d'employer les termes utiliss dans le tableau de gestion pour rdiger la
description
Les dates extrmes sont la date du document le plus ancien et celle du document le plus rcent
contenu dans l'article
Aucun versement n'est reu s'il est dpourvu de bordereau

Prarchivage et liminations
Le prarchivage
Les documents stocker au prarchivage correspondent aux archives intermdiaires.
Ces dossiers n'ont plus d'utilit courante mais sont susceptibles d'tre rouverts pour diverses
raisons. Leur DUA n'est donc pas encore coule. Au terme de cette DUA, les documents
liminables seront dtruits sur la foi d'un bordereau d'limination. Ceux qui sont conserver
seront verss aux Archives dpartementales selon la procdure habituelle.
Le prarchivage n'est pas un dbarras : les dossiers qui y sont entreposs doivent tre clairement
identifis ; le service auquel ils appartiennent doit en dtenir la liste, vise par les Archives
dpartementales, et doit la mettre rgulirement jour, par des tris et des liminations.
Les liminations
Le bordereau d'limination
Aucun document n'est liminable sans le visa pralable du directeur des Archives
dpartementales (dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 relatif la comptence des services
d'archives publics, art. 6). Ce visa sera accord sur la foi d'un bordereau d'limination, numrant
les documents dont la destruction est propose.
Le bordereau d'limination contient les lments suivants :
- service concern
- description sommaire des documents. Il est inutile de faire le dtail bote par bote : il suffit
d'indiquer le nombre de botes et le mtrage correspondant
- dates extrmes
Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
- rfrence si possible aux textes rglementaires ou aux tableaux de gestion
Le bordereau d'limination est sign par :
- le chef du service qui a produit les documents, qui atteste ainsi qu'ils n'ont plus d'utilit, que les
dlais lgaux de prescription sont atteints et qu' sa connaissance, il n'y a plus de recours possible
sur les dossiers concerns
- le directeur des Archives dpartementales, qui dcharge le service de toute responsabilit pour
la conservation dfinitive des documents.
Dtruire est un acte irrversible : il faut en garder la trace, et conserver soigneusement le
bordereau d'limination aprs visa.
La destruction matrielle des documents :
Aprs obtention du visa d'limination, elle incombe aux services producteurs des documents.
Pour des raisons de confidentialit, les documents doivent tre dtruits, par broyage,
dchiquetage ou incinration.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

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Les dossiers
LA COMMUNICATION
Consulter les documents archivs
Les documents sont encore conservs dans le bureau ou dans local de prarchivage
L'emplacement du document doit tre marqu par une fiche de remplacement : le fantme,
sur lequel figurent
- la date de l'emprunt
- le nom de l'emprunteur
- l'endroit o le dossier se trouve temporairement
Les documents du service ont t verss aux Archives dpartementales de l'Isre
Le service demandeur effectue sa dmarche par tlphone, par courrier ou par messagerie en
indiquant
- la cote prcise figurant sur le bordereau de versement incluant le numro de carton
- l'analyse (nom de la personne pour un dossier nominatif)
- l'intitul prcis du service demandeur
Le document parvient au service accompagn d'un bulletin de communication qu'il faut
toujours conserver avec lui.
Le retour du document aux Archives de l'Isre, accompagn du bulletin de communication,
est impratif la fin de la consultation.
La consultation est limite aux documents que le service a lui-mme vers. Pour consulter des
documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers.
Communiquer les documents administratifs au public

Les lois sur l'accs au document administratif


Les droits du citoyen
La loi n 2000-321 du 12 avril 2000, qui fait suite la loi n 78-753 du 17 juillet 1978 permet
au citoyen de demander l'administration la communication des documents administratifs
qu'elle dtient, quelle qu soit la forme de ces documents mais condition qu'ils aient atteint
leur version dfinitive.
La protection administrative

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Les dossiers
Aux termes de la loi du 3 janvier 1979, cette communication est parfois restreinte lorsqu'elle
risquerait de :
- nuire au bon fonctionnement des pouvoirs publics
- porter atteinte au secret de la Dfense nationale et de la politique extrieure, au secret de la
monnaie et du crdit public, la sret de l'Etat et la scurit publique
- porter atteinte un intrt priv protg par la loi : secret de la vie prive, des dossiers
personnels et mdicaux, secret en matire industrielle et commerciale
Un document administratif nominatif ou contenant des informations relatives la vie prive
n'est communicable qu' la personne concerne.
Un document administratif communicable immdiatement au titre de la loi du 17 juillet 1978
reste communicable lorsqu'il est vers aux Archives dpartementales.

La procdure de drogation

Lorsqu'un lecteur dpose aux Archives dpartementales de l'Isre une demande de drogation
afin de pouvoir consulter des documents dj verss, mais n'ayant pas encore atteint leur dlai
lgal de communicabilit au titre de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, le service versant
est contact.
Un document non communicable au regard des dlais peut faire l'objet d'une communication
par drogation, au titre de la mme loi. Le service ayant effectu le versement doit alors
mettre un avis sur la demande de consultation exceptionnelle des documents et doit, en cas
de refus, motiver cette dcision.

62

Les dossiers
Conseils pour llaboration dun bordereau dlimination extrieure

Quest-ce quune limination ?


Une limination est une opration de destruction de dossiers nayant plus dutilit
administrative ni dintrt historique.
Aucun document ne peut tre limin sans le visa pralable des Archives
dpartementales.
Seules les publications (revues, plaquettes dinformation, brochures) peuvent tre dtruites
sans bordereau dlimination.
Quest-ce quun bordereau dlimination extrieure ?
Un bordereau dlimination est une pice rglementaire par laquelle les Archives
dpartementales autorisent llimination de dossiers.
Le service qui projette dliminer des dossiers doit en dresser une liste (= le bordereau
dlimination), quil soumet aux Archives dpartementales pour visa.
Au vu du bordereau dlimination, les Archives dpartementales contrlent :
La conformit de llimination avec la rglementation en vigueur (circulaires, tableaux de
gestion) ;
Labsence dintrt historique des dossiers dont llimination est demande.
Loriginal du bordereau dlimination vis est retourn au service pour conservation
dfinitive.
La dlivrance du visa autorise le service dtruire les dossiers et le dcharge de toute
responsabilit.
Lopration de destruction incombe au service, dans les conditions de confidentialit
requises, par incinration ou broyage.

63

Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DLIMINATION ?


Page 1 : rubrique Partie remplir par le service
Faire figurer les informations suivantes :
Provenance de la demande dlimination : direction, service
Exemples :
Prfecture, direction des services aux usagers, bureau des trangers
Prfecture, 1re direction, 5me bureau
- ces dnominations ne renseignent pas sur les missions et les attributions du service ;
- elles sont susceptibles dvoluer.
Nom et coordonnes du chef de service et de la personne responsable de la demande
dlimination.
Mtrage linaire liminer
Date de la demande dautorisation dlimination
Signature et cachet du chef de service

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Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DLIMINATION ?

Page 2 : description des articles liminer


Un sommaire est recommand dans le cas o plusieurs bureaux dun mme service font une
demande commune dlimination.
Dans la 1re colonne (nombre de botes ou mtrage) on indique le nombre de botes ou le
mtrage relatif un ensemble dossiers.
Dans la 2me colonne (description des articles) on indique une description pour un ensemble
de dossiers de mme type.
Dans la 3me colonne (dates extrmes), on indique lanne du document le plus ancien et
celle du document le plus rcent contenus dans un mme ensemble de dossiers.
Dans la 4me colonne (texte de rfrence), on prcise le texte qui autorise llimination. En
labsence dun tel texte, il convient de motiver la demande.
Exemple : Prfecture, direction des services aux usagers, bureau des trangers

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Les dossiers
Conseils pour llaboration dun bordereau de versement

Quest ce quun versement ?


Un versement est lensemble des documents darchives transfrs une date donne par un
service aux Archives dpartementales de lIsre pour conservation dfinitive.
Rappel : le service versant reste pleinement propritaire de ses dossiers et peut y accder tout
moment.

Quest ce quun bordereau de versement ?

Le bordereau de versement est une pice rglementaire qui avalise lopration de


versement et transfre la responsabilit de la conservation des dossiers aux
Archives dpartementales de lIsre.

Il constitue aussi un instrument de recherche.


En consquence, la description des dossiers numrs dans le bordereau doit tre prcise.
Le bordereau est tabli en 3 exemplaires dont lun est retourn au service versant aprs
attribution par les Archives dpartementales de la cotation dfinitive.
Le bordereau permet :
- au service de retrouver rapidement un document quil a vers aux Archives
dpartementales ;
-

toute personne extrieure au service (autre administration, citoyens, chercheurs) de


trouver une information quil recherche pour conduire un projet, faire la preuve dun
droit, prparer une publication, etc., dans la limite des dlais de communication
rglementaires.

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Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 1 : rubrique Partie remplir par le service versant

Faire figurer les informations suivantes :


Provenance du versement darchives : direction, service
Exemples :
Prfecture : direction des services aux usagers, bureau de la rglementation.
Prfecture, 1re direction, 2me bureau :
- ces dnominations ne renseignent pas sur les missions et les attributions du service ;
- elles sont susceptibles dvoluer.
Nom et coordonnes du chef de service et de la personne responsable du versement.
Nombre de botes verser aux Archives.
Date de la demande de versement.
Signature et cachet du chef de service

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Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 2 : rubrique Sommaire


Il sagit de prsenter le plan de classement, qui est le reflet de lorganisation et des missions du
service.
Les dossiers sont numrots et regroups par rubrique : on donne un titre explicite chaque
rubrique.
Il est recommand, la fin du sommaire, de dvelopper les sigles utiliss dans le corps du
bordereau.
Toute spcificit du service versant, toute information sur son histoire peut tre intressante
signaler sur le bordereau dans la partie sommaire : changement de dnomination, dattribution,
suppression du service par redploiement, etc.

Exemple : Prfecture, direction des services aux usagers, bureau de la rglementation.

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 3 et suivantes : rubrique Description des articles (analyse)


La description se fait dossier par dossier.
Dans la 1re colonne (n de dossier) on attribue un n chaque dossier.
Dans la 2me colonne (description des articles), en face du n de dossier, on dcrit le dossier.
-

On indique lobjet du dossier.


Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative

A la suite de lobjet du dossier, on insre le caractre : puis on indique le type de


documents que contient le dossier.
Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative : dossiers A-N

68

Les dossiers
Dans la 3me colonne (dates extrmes), on indique lanne du document le plus ancien et celle
du document le plus rcent contenus dans le dossier.
Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative : dossiers A-N, 1990-1992
La 4me colonne (communicabilit) est remplir en concertation avec les Archives
dpartementales.
La communicabilit des archives publiques est dtermine rglementairement en
fonction de la nature des dossiers.

Quelques conseils
Numroter les dossiers de manire continue, de 1 n.
Proscrire les numros bis, ter
Faire figurer uniquement les numros des dossiers au dos des botes : aucune autre information
relative au contenu des botes nest ncessaire.
Eviter les termes vagues :
Exemple : divers, gnral, etc., autres

69

Les dossiers
Les tapes de l'archivage

GLOSSAIRE
Le vocabulaire des archives

Analyse : description concise et prcise du contenu d'un document ou d'un groupe de documents
(dossier).
Archives :
1 - Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel,
produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public
ou priv, dans l'exercice de leur activit.
Archives courantes : dossiers ouverts ou rcemment clos, conservs dans les bureaux pour le
traitement des affaires.
Archives intermdiaires : dossiers qui n'tant plus d'usage courant doivent tre conservs par
l'organisme producteur, essentiellement pour des besoins administratifs ou juridiques.
Archives dfinitives : documents conservs sans limitation de dure.
2 - Btiment o sont conserves et communiques les archives.
Archives contemporaines : documents produits postrieurement au 10 juillet 1940 et constituant
la srie W du cadre de classement des Archives dpartementales.
Article : unit de classement des archives qui se prsente gnralement sous forme de liasse, de
carton, ou de registre et qui est pourvue d'une cote propre. L'article peut runir plusieurs dossiers,
mais un dossier peut aussi correspondre plusieurs articles.
Bordereau d'limination : relev des documents ou des dossiers proposs la destruction.
Bordereau de versement : relev dtaill des articles constituant un versement fait aux Archives.
Cadre de classement : schma rationnel tabli pour le classement d'archives par sries, fonds,
sous-sries.
Communicabilit : possibilit de communiquer tout demandeur un document d'archives public
selon la lgislation en vigueur (communicabilit lgale) ou selon son tat (communicabilit
matrielle).

70

Les dossiers
Cote : ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) affect chaque article pour le classer et
l'identifier.
Dates extrmes : dates d'ouverture et de clture d'un dossier.
Drogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d'archives
publiques non encore communicables au public.
Destruction : opration matrielle d'limination des documents dont la conservation ne se justifie
plus ni administrativement ni historiquement.
Dossier : ensemble des documents runis ou labors pour la conduite et le traitement d'une
affaire.
Dure d'utilisation administrative (D.U.A.) : dlai, exprim en annes, pendant lequel un
document est indispensable l'activit d'un service, pour des raisons juridiques ou des impratifs
de gestion. Durant cette priode, le document ne peut tre dtruit.
Fonds d'archives : ensemble de documents d'archives qu'une personne physique ou morale a
rassembls ou produits dans l'exercice de ses activits.
Plan d'archivage : tat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d'un
organisme, donnant pour chacun d'eux les rgles observer pour leur conservation et leur
communication.
Plan de classement : cadre mthodique tabli pour le classement quotidien des dossiers au sein
du service. Il doit tre logique, simple, prcis et volutif et permettre de retrouver rapidement le
document recherch.
Prarchivage : organisation et gestion des archives intermdiaires.
Srie W : srie rglementaire du cadre de classement des Archives dpartementales dans laquelle
sont classs tous les documents d'archives publiques postrieures au 10 juillet 1940.
Sommaire d'un versement : prsentation rsume du contenu d'un versement.
Tableau de gestion : tableau dressant un recensement systmatique des documents d'archives
produits ou reus par un service, en prcisant pour chacun d'eux la dure d'utilit administrative
et le sort final (limination ou conservation dfinitive aux Archives dpartementales).
Visa d'limination : autorisation d'liminer des archives donne par le directeur des Archives
dpartementales.

71

Les dossiers

1 Quelles sont les tches dun service des archives?


2 Comment puis-je consulter les sources dinformation gres par les archives de
lEtat ?
3 Cite les tapes du cycle de vie dun document et prcise laquelle est la plus
importante.
4 Quelle sorte de valeur un document peut-il avoir pour tre archiv?
Et quelle est la valeur la plus importante?
5 En quoi un service des archives concerne-t-il lactivit ma place de travail ?
6 Cite trois principes respecter pour un bon classement de documents.
7 Quels documents un service doit-il conserver? Et pour quelle dure?
8 Ai-je le droit de jeter des documents prarchivs dans mon service ?
9 Qui est responsable du classement et/ou du prarchivage dansmon service?

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Les dossiers
EXERCICE : CLASSEMENT : CRER UN PLAN TRIPLE ACCS
Vous travaillez depuis un mois comme secrtaire dans une petite asbl dducation
permanente (cole de devoirs, formation la citoyennet, organisation dactivits
culturelles et de confrences). Comme cest une jeune association, avant vous, chaque
animateur assumait son tour les tches de secrtariat. Depuis votre arrive vous avez
dj abattu pas mal de travail en terme dorganisation : organisation dun classement du
courrier entrant et sortant, des factures, des dossiers justificatifs etc.
Mais dans le coin de la pice, il restait un gros carton plein de documents ranger.
Dans un premier temps, vous avez analys le type de documents que vous dsirez
classer par thme dans des dossiers auxquels vous avez donn un nom et rangs
dans une armoire.
Dans un second temps, il vous reste, laide dExcel (ou autre tableur votre
disposition) crer un tableau qui permettra tous (animateurs, employeur et
remplaant(e) en cas dabsence) de sy retrouver.
Procdure pour la ralisation du tableau :
1. Lancez Excel (ou autre tableur) et crez un tableau trois colonnes (N dossier,
nom des dossiers, thmes).
2. Saisissez le nom des dossiers dans lordre o ils se trouvent dans le tableau cidessous.
3. Attribuez un thme chaque dossier (attention : vu le nombre limit de dossier il
est conseill de ne pas choisir plus de 4 ou 5 thmes).
4. Aprs la saisie, Triez, par ordre alphabtique la liste des dossiers et imprimez-l.
Liste des dossiers saisir :

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