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LES FLUX DINFORMATIONS

DANS LES PROJETS DINGNIERIE

Voir au-del de la GED

CONTENU

CONSTATS SUR LES FLUX DINFORMATIONS EN INGNIERIE


La place des documents dans les projets dingnierie
Dmatrialisation des documents : une vidence
La GED ne suffit pas dans les projets dingnierie
Impratif N1 : Mettre en place une colonne vertbrale du Systme dInformation projet
Impratif N2 : Organiser les flux dchanges dans les projets
#1 : vue densemble du processus
#2 : cycles de relecture et gestion des commentaires et annotations
#3 : cycles de validation et dapprobation
#4 : diffusion et transmission des documents
Impratif N3 : Assurer la confidentialit des informations dans un environnement multi-projets
Impratif N4 : Piloter lavancement et suivre les attendus
#1 : suivi des listes prvisionnelles
#2 : gestion des attendus documentaires
#3 : piloter le processus contractuel et les exigences
Impratif N5 : Organiser les dossiers, les livrables et les configurations documentaires
#1 : configuration documentaire / applicabilit de la documentation
#2 : gestion des livrables et audit
CONCLUSION - AUTEURS ET REFERENCES

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Les flux dinformations dans les projets dingnierie OCTOBRE 2016 LASCOM AEC NOUS CONTACTER: AEC@LASCOM.FR

CONSTATS SUR LES FLUX DINFORMATIONS EN INGNIERIE


Dmatrialisation des documents : une vidence

La place des documents dans les projets dingnierie


80% de linformation
circulant dans les
projets dingnierie
est matrialise sous
forme de documents

Les documents sont au cur de la majorit des processus mtiers et


des livrables des projets. Optimiser les processus, les dlais, la
qualit, les livraisons, les cots passe avant tout par la matrise des
documents et des flux documentaires.

Limportance des flux dinformations entre les parties prenantes des projets
Une des spcificits des projets dingnierie et de BTP est la multiplicit des intervenants et donc des
interactions entre les socits.

Les services dingnierie ont besoin de faciliter laccs des diffrents acteurs et de grer des projets
impliquant des flux documentaires en augmentation constante tout en assurant la scurit et la traabilit
des changes : suivi des responsabilits, cycle dapprobation, documents avec une valeur contractuelle
Il est par exemple vident que :
Accder aux informations simplement par un navigateur web est plus simple que de rechercher dans
des liasses de documents
Un conducteur de travaux a plus de valeur ajoute sur le terrain qu ressaisir les informations
relatives aux plans reus
Il vaut mieux visualiser des plans la chaine numriquement lors dune runion de synthse, plutt que
de les imprimer en A0 pour les annoter au feutre
Il faut rpondre aux questions O est le dernier plan ? , Cette annotation est-elle toujours
dactualit ?, Qui sont les personnes responsables de la validation ? en un clin doeil

Ingnieriste
Ventes

Ingnieriste

Qualit

Marketing

Client

Achats

Fournisseur

R&D
Client

Fournisseur

Maitre duvre

Ingnierie

PROJET X

Maitre duvre

PROJET Z
Client, matre duvre, socit dingnierie etc., tous interagissent avec de nombreux partenaires
gnrant ainsi de multiples flux dchanges
Chacun de ces flux engendre de trs nombreux changes de documents et dinformations qui
doivent rpondre des exigences de formalisme et de confidentialit

Mettre en place le b.a.-ba de la GED est donc ncessaire pour :


Dmatrialiser les documents papiers, grer tous les formats de fichiers (Bureautique, CAO,
contrats, vido, photos) et approcher le zro papier
Permettre un accs simple et ergonomique au travers dun navigateur web
Stocker et archiver les informations
Suivre les versions et garantir la fiabilit des documents

Pourtant les besoins vont bien au-del dune GED !


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CONSTATS SUR LES FLUX DINFORMATIONS EN INGNIERIE


La GED ne suffit pas dans les projets dingnierie
Dans les projets dingnierie, il ne sagit plus seulement de grer des documents mais aussi leurs cycles de
vie, les flux, les signatures ou les modifications.

Comment identifier
lensemble des impacts
avant toute modification de
mon document ?

Comment comparer un
dossier de livrable avec
les exigences initiales ?

Les logiciels de GED arrivent rapidement aux limites de leur capacit. Ils ne grent pas
efficacement la transmission automatise des dossiers, les collections de plans, le respect des dlais
contractuels, le suivi des jalons, les responsabilits en cas daccident, les applicabilits
Quelques exemples de besoins fondamentaux :

Je voudrais conserver lors de certifications


ou dtudes par un cabinet extrieur
lagrment du cabinet et cela en lien avec
les lments concerns.
Comment vrifier si les
exigences contractuelles
sont bien mises en place ?

Comment calculer
les retards pour
limiter les risques ?
Comment fournir lensemble de la
documentation applicable dans le
cadre des audits ?

Comment puis-je accder


lhistorique du de llment X et
ses cas dutilisation, depuis ma
maquette numrique ?

Dans la zone A, quels sont les plans


reus de la socit X lis au rseau
lectrique du lot 2 et qui ont t
valids dans les 2 dernires
semaines ?

Bien au-del dun outil de stockage et de partage, la matrise des flux documentaires est avant
tout le moyen dassurer un contrle complet des oprations et des projets.

Pour mettre en place une telle solution dans les projets dingnierie,
plusieurs impratifs sont ncessaires. Ce sont ces points qui sont
dvelopps dans la suite de ce livre blanc.

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IMPRATIF N1

METTRE EN PLACE UNE COLONNE VERTBRALE DU SYSTEME DINFORMATION PROJET


Au sein des entreprises, il existe de nombreux rfrentiels de documents et de donnes, souvent lis
un besoin spcifique, un service ou une phase projet : cadrage, gestion des risques, suivi des rserves,
GED contrats, gestion des exigences, outils bureautiques,

A une vision consolide :

Le morcellement des rfrentiels de donnes ne permet pas une vision commune et partage par tous
les acteurs du projet, sauf en dveloppant des interfaces coteuses. Cette vision est pourtant essentielle
pour le bon droulement du projet.

Face ce besoin de cohrence et de consolidation, il devient primordial de passer dune vision


fragmente :

REPORTING

RFRENTIEL CAO

GED BUREAUTIQUE

PRODUCTION DOCUMENTAIRE
GED CONTRATS

FTP PARTENAIRES

REFERENTIEL DE
DONNEES ET PROCESSUS

GESTION DES RISQUES

STOCKAGE E-MAILS

ESPACE PARTAG

EXIGENCES

Le premier impratif repose sur une colonne vertbrale de linformation projet qui va interconnecter les
informations et les diffrentes applications pour en tirer une vue consolide. Les donnes et les documents
sont ainsi lis entre les applications mais ne sont pas dupliqus.
Organis en espaces projets, ce rfrentiel transverse centralise lensemble de linformation et structure
les mthodes et les processus.

GESTION DOCUMENTS TECHNIQUES


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IMPRATIF N2

ORGANISER LES FLUX DCHANGES DANS LES PROJETS


#1 VUE DENSEMBLE DU PROCESSUS

Intervenants mtiers

La solution logicielle doit assister les utilisateurs et piloter toutes les tapes de ce processus. Pour
suivre finement lvolution du document au fil du temps, chaque version de document doit tre historise,
aussi bien au niveau des mtadonnes, des fichiers associs que des relectures, validations, et diffusions.

CLIENT

PRESTATAIRE

La complexit des flux rside principalement dans le processus dvolution et de maintien jour des
documents. Dans la majorit des projets, les flux documentaires se schmatisent selon un processus
itrable semblable celui-ci.

Document controller

Direction

Rdaction,
mise jour

Approbation

Non !
Opinions
Validation de
conformit

Oui !
Gnration
dossier de
diffusion

Validation,
demande de
modification

Commentaires

Diffusion

Les cycles deviennent encore plus complexes lorsquil y a 3 parties prenantes : le client, le
prestataire/MOE et ses fournisseurs.
Le client peut alors, par exemple, intervenir sur les commentaires entre le MOE et ses
fournisseurs.

Analyse
commentaires

Stockage
commentaires

Rponse
commentaires

Point de vue du prestataire


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Pour
information

Pour
information

IMPRATIF N2

ORGANISER LES FLUX DCHANGES DANS LES PROJETS


#2 CYCLES DE RELECTURE, GESTION DES COMMENTAIRES, ANNOTATIONS

Lors des demandes de validation et de revue de documents, il est ncessaire que le logiciel permette
de :
Dclarer des commentaires
Apposer des annotations directement sur les documents sans les altrer (plans CAO, documents
bureautiques), au travers dun visualisateur par exemple
Partager les annotations et les corrections effectues et notifier automatiquement les personnes
impactes
Catgoriser, qualifier, rpondre et suivre la prise en compte de ces commentaires et annotations au
fil des versions successives de documents.
Assurer la traabilit des diffrentes annotations : qui, pourquoi, quand?
Dfinir la To Do List et disposer de documents applicables (document avec la liste des
remarques) en organisant tous les commentaires et les annotations

Dossier de transmission et bordereau de diffusion


La personne qui souhaite lancer un processus de relecture a souvent un ensemble de documents faire
revoir. La solution doit permettre de :
Gnrer le bon de livraison, li cet ensemble de documents, qui formalise la liste de documents,
leurs versions, la date denvoi
Envoyer avec le paquet de documents un formulaire qui facilite la saisie des commentaires par
chaque personne en charge
Consolider et lier les commentaires qui seront reus avec les documents correspondants

Les commentaires et les annotations apposs sur une version sont reports sur les versions suivantes
jusqu ce quils soient dfinis comme pris en compte ou sans objet. Ainsi, pour chaque version, les
utilisateurs identifient aisment les commentaires issus de la version actuelle ou reports depuis une
version prcdente ainsi que les commentaires pris en compte ou dclars sans objet. La visibilit et
laccs aux commentaires doivent bien sr tre dfinis suivant les droits de chaque entreprise et de
chaque acteur.
Dans certains cas le commentaire est attendu contractuellement. Dans ce cas, la solution doit
permettre dinitialiser la liste des rponses attendues suivant les typologies de documents sous forme de
dossiers de rponses. Les commentaires sont suivis en fonction de leurs statuts obligatoires ou facultatifs.

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IMPRATIF N2

ORGANISER LES FLUX DCHANGES DANS LES PROJETS


#3 CYCLES DE VALIDATION ET DAPPROBATION
Les validations simples sont aisment mises en place dans les logiciels, GED comprise. Les documents
critiques cependant, doivent tre crs et valids par les membres dsigns d'une quipe inter
fonctionnelle avant leur diffusion.

Ainsi, la solution doit rcuprer le dossier de validation gnr par le cycle de validation interne du
prestataire qui inclut les certifications, le processus, et les lments sur lesquels ils se prononcent. La
solution doit ensuite collecter les validations par discipline, les lier aux parties correspondantes du
dossier valid et les tracer dans la dure.

Gnration dune version diffusable aprs validation


Lors de la validation dun document, la solution doit permettre de gnrer une version non modifiable
qui puisse tre diffuse sans nuire la proprit intellectuelle du document et qui conserve ainsi une
version fige un instant T. Le format est souvent PDF qui est spcialement conu pour la
publication, la diffusion, l'archivage et l'impression.
Cette version est associe la fiche du document et les utilisateurs ont ainsi, selon leurs droits, la
possibilit daccder au format natif et/ou au format PDF.
Intgration de la signature lectronique dans le cycle de validation
Afin de garantir lgalement l'intgrit du document sign et l'identit du signataire, la solution doit
intgrer la signature lectronique dans le processus de validation. Ainsi lutilisateur peut apposer une
signature lectronique directement sur le document l'endroit choisi, avec la date, sans perte de temps
ou problme de scurit.

Collecter les validations


et certifications des
mtiers

Lier les validations aux


parties correspondantes du
dossier et les tracer dans la
dure

Processus de validation

Deux enjeux apparaissent :


Coordonner de nombreux acteurs avec des rles htrognes qui sont souvent en charge dune
partie dfinie du document ou du dossier (ex : rseau lectrique, infrastructure, fluide)
Collecter et suivre prcisment les validations et les certifications des mtiers ou des organismes
certificateurs dans le temps

Coordonner de
nombreux acteurs

Gnrer une version


diffusable aprs
validation

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IMPRATIF N2

ORGANISER LES FLUX DCHANGES DANS LES PROJETS


#4 DIFFUSION ET TRANSMISSION DES DOCUMENTS

EXTERNE

INTERNE

Les enjeux de la diffusion scurise de documents


Les processus de validation ne suffisent pas pour les livrables qui doivent tre diffuss dans et en dehors de
lentreprise tels que la transmission officielle de documents au client lors de la clture dun lot.
Comme les processus de diffusion dpendent des procdures qualit et des acteurs de chaque projet, ils ne
peuvent pas tre dfinis de manire rigide et gnrique dans le logiciel. Il est ncessaire de personnaliser et
daffiner les circuits types au niveau de chaque projet.
Une mthode efficace est de dfinir au sein de la solution logicielle une matrice de diffusion qui implique des
procdures qualit au niveau de l'entreprise et du projet, mais aussi des mtiers concerns. Elle dtermine les
rgles et les circuits de diffusion suivant lensemble des critres lis au projet :
Type de documents
Proprit de lobjet (tat, auteur)
Lot / spcialit
Phase projet

En plus dassurer la diffusion aux personnes et groupes appropris, la matrice apporte des informations
complmentaires sur le format, le nombre dimpressions, si le document est envoy pour action ou pour
information
Pour chaque projet, la matrice doit pouvoir tre initialise au sein du logiciel partir dune matrice modle et
adapte par le gestionnaire de projet ou recre entirement. Pour assurer la souplesse du processus en
fonction de lvolution du projet, la matrice de diffusion peut tre modifie par les personnes disposant des
droits ncessaires.

Document
controller

Directeur de
projet

Directeur de
projet

Matre
douvrage

Architecte

Liste prvisionnelle
des documents

Plan assurance qualit

Cahier clauses
techniques particulires

Plan phasage des travaux

Le logiciel peut ainsi scuriser, adapter et automatiser les processus de diffusion selon les rgles propres
chaque projet.
Fiche travaux modificatifs

Pour action

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Pour information

IMPRATIF N3

ASSURER LA CONFIDENTIALIT DES INFORMATIONS DANS UN ENVIRONNEMENT MULTI-PROJETS

Dans les grands projets, chacun a un rle prcis suivant les tches et les travaux qui lui sont confis. Un
mme prestataire peut mme avoir des droits et des rles diffrents suivant les lots composant le projet.
De plus, ces rles voluent rapidement selon lavance du projet.
Direction

La gestion des droits et de la confidentialit de la solution doit la fois tre volutive et simple
mettre en uvre. Elle doit permettre une gestion des droits matricielle, la fois suivant la socit
laquelle appartient l'utilisateur mais aussi suivant le rle et les responsabilits de chaque acteur au sein
de sa structure.
La solution peut ainsi associer :
Un systme de confidentialit bas sur une classification par niveau de scurit associ aux documents
et un niveau dhabilitation associ aux utilisateurs suivant leur responsabilit. Un utilisateur ne pourra
ainsi accder quaux documents dun niveau gal ou infrieur son habilitation.
Des droits daccs dfinis par document selon leurs proprits (projet, auteur, type)

Matre doeuvre

CONTRAT

Ainsi, pour accder un document, lutilisateur doit avoir la fois les droits daccs et le niveau
dhabilitation requis.
Comme les projets, et donc les rles des intervenants, voluent rapidement, le responsable du projet doit
avoir une vision globale des droits et pouvoir les faire voluer suivant les nouvelles exigences du projet.
La solution logicielle doit donc rpondre la fois lenjeu de confidentialit qui est critique dans les
projets dingnierie mais aussi au besoin dadaptabilit des droits suivant lvolution du projet.

Chef de projet
Juriste

Architecte

Oprateur
maintenance

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IMPRATIF N4

PILOTER LAVANCEMENT ET SUIVRE LES ATTENDUS


Dans les projets dingnierie, les dlais et les temps de rponse sont souvent contractualiss et peuvent
entrainer des pnalits qui peuvent atteindre des centaines de milliers deuros par jour. Cela rend
dautant plus importante la capacit identifier les retards et tracer chaque tape des processus.

#3 PILOTER LE PROCESSUS CONTRACTUEL ET LES EXIGENCES

#1 SUIVI DES LISTES PRVISIONNELLES

La solution logicielle doit proposer un moyen systmatis pour suivre les engagements et les
exigences et contrler lexcution des tches. Les risques sont sinon extrmement levs : exigences non
respectes, reports de facturation, incapacit livrer temps le service requis

Chaque entreprise qui ralise des travaux donne un planning de remise de documents suivant les
travaux qu'ils ont charge, aussi nomm "liste prvisionnelle .

La solution logicielle doit permettre la mise en place de contrles et de systmes dalertes et de


reporting pour surveiller les processus et les dlais en temps rels :

La solution logicielle doit donc :


Permettre aux prestataires de s'engager sur les dates de remise des plans raliser. Ces
informations tant bien sr stockes avec toute la traabilit ncessaire.
Scuriser les dates de remises et calculer les retards des diffrents prestataires par rapport aux
engagements, avec la mise en place dalertes aussi bien pour le responsable projet que pour les
sous-traitants.

Matrialiser prcisment les exigences qui vont rgir lensemble de la prestation et suivre leur
acquittement
Suivre en dtails les jalons et les dates cl quil va falloir respecter
Identifier clairement les rles et les responsabilits de chacun
Editer un registre documentaire qui fournit ltat complet de la documentation, prvue et publie, sur
une priode dfinie
Auditer les retards par metteurs et selon les engagements
Editer un rapport des actions excutes dans le rfrentiel (par date, document, service).

La solution permet ainsi de disposer dun planning prcis des remises de documents et des
ralisations, didentifier facilement les retards et de comparer les rendus rels des intervenants par
rapport leurs engagements.

Le MOE peut ainsi justifier de lavancement et donc suivre la facturation. Lautomatisation des
contrles et des alertes rduit les risques financiers et projet.

#2 GESTION DES ATTENDUS DOCUMENTAIRES


Parfois, il nest pas possible de lister en amont tous les documents attendus et donc dimposer une
structure documentaire lensemble des sous-traitants. Le client connait cependant les informations
ncessaires pour chaque type dquipement ou lot.
La solution doit alors suivre les rendus selon des thmes attendus (ex : informations scurit,
informations dutilisation, spcifications). Cest--dire une liste dinformations fournir plutt quun
dossier documentaire dfini.

TRAVAUX 1

TUDE

DFINITION
DU PROJET

La solution doit permettre aux entreprises de rattacher leurs livrables aux thmes auxquels ils
rpondent, et indiquer par un principe dtiquette quelle partie du document rpond quels thmes
attendus. Les utilisateurs peuvent ainsi naviguer directement entre la liste dinformations attendues et le
paragraphe en question, et inversement. A rception des documents, le client vrifie la correspondance
du document avec les thmes lis et valide les informations auxquelles le document rpond.
Le suivi des dlais et le calcul des retards est identique aux listes prvisionnelles.

RCEPTION

TRAVAUX 2

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IMPRATIF N5

ORGANISER LES DOSSIERS, LES LIVRABLES ET LES CONFIGURATIONS DOCUMENTAIRES


#1 CONFIGURATION DOCUMENTAIRE & APPLICABILIT DE LA DOCUMENTATION
Dans la gestion dune infrastructure, lenjeu est de grer la documentation applicable un instant
donn, relativement des quipements ou tout autre lment du projet (fournisseur, infrastructures,
exigences). Ainsi, la solution logicielle doit lier les documents leur contexte dusage afin doffrir une
connaissance connecte directement avec ltat du projet.
Pour cela, la solution logicielle doit intgrer des fonctions de gestion de configuration documentaire.
Elle permet ainsi de :
Intgrer un mme lment dans diffrentes vues sans que celui-ci ne soit copi
Structurer des dossiers et relier les oprations et les plans entre eux pour exprimer un lien de
composition, de spcialisation, d'appartenance...
Offrir une vue adapte des documents et des informations selon la vue mtier de lutilisateur
Grer les rfrences entre les plans, les dpendances mais aussi mettre en place des processus de
comparaison de plans (deux plans distincts, deux versions)
Analyser les impacts des modifications, les rpercuter, dfinir les cas demploi dun document et ses
applicabilits ( date et/ou selon le contexte)
Comparer la documentation date ou par rapport la configuration prvue pour suivre
lavancement
Automatiser la mise jour des informations des documents selon lvolution des informations de
llment auquel ils sont rattachs

#2 GESTION DES LIVRABLES ET AUDIT


Fournir les livrables est directement li des cls de paiement. De mme, dans le cadre des audits et
des certifications, ne pas fournir les documents ncessaires peut immobiliser un projet, ce qui reprsente
des sommes considrables.
La solution logicielle doit ainsi organiser et suivre les livrables au fur et mesure du projet pour pouvoir
fournir sans difficult un dossier daudit ou de livrables correspondant aux exigences.
Une mthode efficace est de grer le dossier sous forme de configuration documentaire assurant une
mise jour automatique du livrable et un export ais. La structure du livrable peut aussi tre impose
par le client, et loutil doit donc tre suffisamment flexible pour pouvoir sadapter.

L'import des documents dans le dossier doit pouvoir tre effectu manuellement si le projet est de taille
rduite ou entirement automatis. Dans le cas d'une automatisation, lapproche est de prvoir ds le
dbut du projet o se rangeront les versions valides des diffrents documents. Ainsi lapplication peut
crer un lien qui permettra une gnration du livrable en fin de projet. Son arborescence se met alors
jour automatiquement et le jour J une sauvegarde fixe de larborescence est aussi cre pour figer une
livraison et assurer sa traabilit.
Le dossier doit pouvoir tre publi pour gnrer un fichier qui contient l'ensemble des documents et
conserve la mme structure que le dossier. Il est ainsi possible de naviguer, mme en mode dconnect,
entre les diffrents lments du dossier, de visualiser les plans...

La gestion documentaire applique permet de construire une vritable mmoire des projets et de la socit en traant le qui, quoi,
comment, o de chaque lment,
Cela valorise lensemble de la base documentaire :
Capitalisation des informations pour la phase dexploitation qui seront mises jour au fur et mesure des volutions de linfrastructure
Rutilisation des donnes existantes pour les nouveaux projets

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CONCLUSION

Pour maintenir la comptitivit des entreprises dans lingnierie, les chefs de projets ont besoin
dexcuter leurs projets plus efficacement et en moins de temps que les concurrents tout en
rpondant de manire prcise aux exigences.
En permettant de mieux contrler les projets et en acclrant les flux et les processus, les
applications disposant de gestion de configurations documentaires rpondent ces enjeux cls et
permettent aux entreprises de gagner en comptitivit.
Nutiliser que des processus manuels et de simples GED reprsente une perte nette de comptitivit
par rapport aux entreprises qui ont pass le cap.

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