Vous êtes sur la page 1sur 8

Fuentes del Toro Diana Giselle.

Manejo de Base de Datos.


El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de
trabajo, a otras bases de datos como: SQL y Firebird esto te permitir
explotar la informacin generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que
soporten dichos formatos de base de datos. La base de datos de Aspel-COI est
estructurada por omisin en Firebird.
Administrador de periodos.
Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o funcin
estn relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de periodos
podrs consultar informacin relevante de todos los periodos creados, entre los
que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del periodo, entre
otros, tambin podrs seleccionar el periodo de trabajo y realizar diferentes
operaciones tales como:

Crear nuevos periodos


Elimina el periodo del administrador
Traspaso de saldos
Auditar /desauditar periodo
Control de archivos
Traduccin de archivos
Generacin del respaldo de archivos
Restauracin de respaldo
Cambio de base de datos
Cierre de periodos.

En el Administrador de periodos se agreg la opcin Auditar/Desauditar


periodo que te permitir marcar como cerrado un periodo de trabajo, es decir,
bloquear el acceso a dichos periodos para que stos no puedan modificarse.
Interfaz de consultas.
Para agilizar la consulta de informacin, la estructura y presentacin de los
principales catlogos y ahora mediante consultas dinmicas es posible: Revisar
fcilmente desde la misma consulta la informacin relacionada sin necesidad
de desplegar ms catlogos, por ejemplo: desde el catlogo de cuentas podrs
consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al
posicionarse en una subcuenta se mostrarn automticamente todas las
plizas que sta tenga registradas y si as lo deseas podrs consultar el detalle
de las plizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catlogo
de plizas donde con slo posicionarse sobre una pliza especfica podrs
observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono
registrados en sta. Personalizar las consultas de varias formas:

Fuentes del Toro Diana Giselle.

Ordenando la informacin de manera ascendente o descendente, a


partir de alguno de los campos o columnas disponibles.
Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta.
Ordenando las columnas de la consulta segn las necesidades
especficas, para definir que columna estar en la primera posicin, cual
en la segunda y as sucesivamente.
Catlogo de Cuentas.

Las caractersticas y funciones ms relevantes que pueden llevarse a cabo en


el catlogo de cuentas son: a) En la consulta:

Identificar fcilmente las cuentas que pertenecen a un rango en


particular para su consulta posterior.
Realizar una Asociacin de cuentas dependiendo del rubro al que
pertenezcan.
Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que
pertenecern a dicho rubro.
Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos
histricos.
Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel

b) Al dar de alta una cuenta:

Seleccionar la naturaleza de sta (acreedora o deudora), lo que permitir


que el sistema no tenga que manejar nmeros negativos en los saldos
de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar
oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos.
Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una
pliza.
Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.
Manejo de rubros de cuentas

Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos


a un rubro en particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta
o cuentas que pertenecern a l, quedando disponible para su uso en cualquier
cuenta.
Catlogo de cuentas departamentales
El sistema proporciona un catlogo de cuentas departamentales independiente
al catlogo de cuentas, en este catlogo podrs asignar o asociar a una cuenta
un departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los
departamentos debern ser dados de alta desde su catlogo correspondiente.

Fuentes del Toro Diana Giselle.


Adicionalmente en este catlogo ser posible revisar el auxiliar de cada una de
las cuentas departamentales, exportarlos a Excel y consultar los saldos
histricos.
Plizas
En esta consulta adems de encontrar el listado de plizas agregadas, podrs
visualizar los movimientos registrados en cada pliza sin necesidad de acceder
al detalle, las plizas estarn organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos,
entre otros, segn lo definido en los parmetros de configuracin).
Plizas Modelo
Desde la ventana de plizas modelo podrs dar de alta y modificar plizas de
este tipo, sin que tengas que acceder a la consulta de plizas para realizar
estas operaciones, tambin puedes Importarlas desde un archivo de Excel y
as quedan disponibles para que si as lo requieres puedas modificarlas en
cualquier momento.
Plizas de depreciacin, ajuste cambiario y cierre
Las plizas de este tipo ya no se generarn como plizas modelo, es decir, al
solicitarse cualquiera de los procesos se mostrar la ventana de alta de plizas
con la informacin correspondiente para que las plizas, sean grabadas en ese
momento.
Integracin de plizas
El sistema te permitir integrar masivamente las plizas que an no estn
incorporadas y/o contabilizadas en tu periodo de trabajo.
Captura de plizas en moneda extranjera
Mediante la activacin del parmetro de configuracin Convertir montos de
moneda extranjera en captura de plizas, se permitir realizar la captura de la
pliza en una moneda diferente a la base y el sistema recalcular
automticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en el
histrico de tipos de cambio.
Digitalizacin de la contabilidad (Documentos asociados a las plizas)
En esta consulta podrs asociar a una pliza uno o varios archivos de
diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, entre otros. Estos
archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente
las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales
digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un ptimo seguimiento.
Balanza de comprobacin

Fuentes del Toro Diana Giselle.


Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades: Balanza acumulativa
Mediante la opcin Seleccin de periodos para la balanza acumulativa podrs
generar una balanza acumulada que incluya varios periodos y no slo el del
mes de trabajo. Balanza de comprobacin con departamentos
Mediante este nuevo catlogo tendrs la posibilidad de obtener una balanza de
comprobacin clasificada por departamentos. Este catlogo tambin permite
obtener una balanza acumulativa.
Exportacin del reporte de Auxiliares a Excel
El reporte de auxiliares cuenta con una opcin, que te permitir exportar la
informacin emitida a una hoja de Excel, de tal forma que si as lo requieres,
podrs adecuar y explotar la informacin desde dicho programa.
Balance General y Estado de Resultados Multimoneda
Ser posible obtener va un formato los reportes del Balance general y Estado
de resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda
contable. La moneda se definir al momento de generar el reporte mediante el
formato correspondiente.
Reporte B10
Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la
inflacin en la informacin financiera de la empresa. Se incluir para su
explotacin como una hoja de clculo estructurada en Excel y podrs
modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en
Excel. Finalmente, para su fcil modificacin podrs consultar el reporte en el
Administrador de hojas de clculo.
Administrador de reportes
En el Administrador de reportes podrs crear y organizar reportes
personalizados (QR2) de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista
de campos disponibles la informacin que deseas incluir y mediante el uso de
sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podrs generar tambin
reportes va formato utilizando los comandos y campos del editor de formatos
tradicional.
Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)
Con el fin de disponer de todas las hojas fiscales y financieras que provee el
sistema, se incluy en esta versin un Administrador en el que se agrupan y
enlistan los diferentes archivos en formato .XLS. Adicionalmente, podrs aadir
ms hojas de las que por omisin proporciona el sistema. Recuerda que
mediante la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel, puedes

Fuentes del Toro Diana Giselle.


generar reportes y posteriormente aadirlos a este Administrador para su
rpida ubicacin y consulta en Aspel-COI.
Herramientas Aspel-COI para Excel
Con el objetivo de facilitar la creacin de reportes en Excel utilizando los
datos de tu empresa, al instalar Aspel-COI se agregar automticamente en
Excel una barra de herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la
cual te permitir disear rpidamente reportes financieros y fiscales pudiendo
interactuar en lnea con el sistema, es decir, obtener informacin directamente
de Aspel-COI.
Funcin @ACTIVO
Para facilitar la obtencin de informacin mediante el uso o aplicacin de
funciones y frmulas en las hojas de clculo (Excel) se aadi la funcin
@Activo, la cual servir para obtener informacin de un activo en particular
mediante la utilizacin de parmetros o sufijos. Para mayor informacin
consulta el ayuda electrnica.
Traspaso automtico de saldos
Ahora el traspaso de saldos se podr realizar de manera automtica, esto
mediante la activacin del parmetro de configuracin Traspaso automtico,
de esta forma, inmediatamente despus de registrarse un cambio en un
periodo determinado se realizar un traspaso automtico de saldos, el cual
iniciar desde el periodo donde se realice dicho cambio hasta el periodo actual
de trabajo. Posteriormente podrs consultar en el nuevo Administrador de
periodos el estatus del periodo, es decir, si requiere o no traspaso.
Interfaz con Aspel-SAE 4.0
Se implementaron mejoras en el proceso de generacin de plizas, de tal forma
que, la interfaz no sea necesariamente va un archivo, es decir, mediante
plizas modelo, sino que al momento de generarlas y guardarlas se afecte
directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfaz en lnea est
disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfaz va plizas modelo estar
disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores.
Mdulo de Perfiles de usuarios
Ahora los sistemas de la lnea Aspel COI, NOI, PROD, SAE, BANCO cuentan con
un mdulo de perfiles de usuario con interfaz comn, es decir, al dar de alta un
usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, ste
quedar disponible para todos los sistemas, lo nico que debers definir en
cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del
mismo.

Fuentes del Toro Diana Giselle.


Traductor de datos de Aspel-COI versiones 4.0 y 5.x
Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un
traductor el cual se ejecutar de manera automtica al abrir una base de datos
creada con una versin anterior a Aspel-COI 6.0 y te permitir traducir
informacin de:

Parmetros del sistema


Archivos de datos
Perfiles de usuarios

Como ya se mencion, ahora las bases de datos se generan por omisin en


formato Firebird, por lo que al traducirlas se estructurarn automticamente
en dicho formato.
Exportacin de consultas a formato Palm
Podrs exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los
sistemas Aspel a formato Palm, las cuales podrs almacenar y consultar a
travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm.
Infoweb: Publicacin de informacin en Internet
El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en Aspel-NOI y AspelCOI y que prximamente se incluir en los dems sistemas de la lnea Aspel
con la finalidad de permitir publicar en Internet la informacin generada en
dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema),
as como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, entre otros.)
que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel.
Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar
tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com,
publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o
publicndola segn las reas administrativas de tu organizacin, por ejemplo:
Contabilidad COI, Inventarios SAE, Recursos Humanos NOI, Produccin
PROD, entre otros, para la toma de decisiones.
Generales
Facilita el control de la informacin contable y de los activos fijos de tu negocio
(este programa es ptimo para empresas pequeas y medianas).Se puede
Copiar y Pegar informacin con las opciones homnimas del men Edicin y en
algunas funciones, arrastrar los valores con el ratn, para colocar el dato en el
campo que corresponde. Facilita la captura de informacin, procesamiento de
la misma y la obtencin de los Reportes financieros ms importantes: Balanza
de comprobacin, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales,
Operaciones con terceros y Balanza anual. Cuentas con ocho catlogos
principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos, Plizas,

Fuentes del Toro Diana Giselle.


Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de plizas por empresa. Se
puede localizar rpidamente un registro en particular o seleccionar informacin
de un mismo tipo, gracias a los procesos de Bsqueda y Filtrado. Te ofrece
cinco Catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms
comunes en Mxico, pudiendo disear tu propio catlogo de cuentas. La
afectacin a travs de las Plizas es inmediata, de manera que se actualizan
los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. El manejo de
cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que
las afectaciones a travs de las plizas se asignen a los departamentos que las
originaron. Se pueden utilizar varias opciones para la numeracin de tus
plizas (secuencial por tipo, secuencial con folio nico o asignada por el
usuario).
Permite la generacin de plizas repetitivas con formatos diseados por ti,
manejando Plizas modelo. Con este proceso tambin podrs guardar plizas
pendientes de ser contabilizadas. Tambin se podr Integrar y Auditar plizas
de otras empresas y/o sucursales a la empresa donde se est trabajando. Se
puede generar fcilmente el siguiente periodo de trabajo mediante un
Administrador de periodos. Permite el ajuste en periodos anteriores al actual,
sin que se descuadre tu contabilidad. Permite trabajar con periodos
posteriores, an cuando no se haya concluido el trabajo con dichos periodos o
incluso los periodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como
para efectuar correcciones sobre los ya registrados. Calcula los valores
actualizados de los activos. Genera Plizas de depreciacin para activos y de
ajuste cambiario para cuentas en moneda extranjera. Permite generar infinidad
de reportes de depreciacin, entre los que destacan: Depreciacin con valores
actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto
sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin inmediata y proyeccin
de depreciacin. Puedes emitir un listado de los activos dados de alta,
ordenndolos por tipo de activo, localizacin o por ao o mes de adquisicin.
Se pueden elaborar formatos de reportes especficos que se adapten a las
necesidades de tu empresa, con el Administrador de reportes. Se pueden
generar Grficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Das
de cartera, Rotacin de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital,
Gastos de operacin y Grficas del usuario, las cuales puedes personalizar y
presentar con infinidad de opciones. Tienes 9 tipos de presentacin de las
mismas (Pastel, Barras, Lnea, rea, entre otros.) en 2 y 3 dimensiones. Facilita
el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Para mantener una
comunicacin completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes
trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, AspelCAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la informacin de tu
empresa. Puedes establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de
tu preferencia como Excel, a travs del Copiado especial (DDE o Intercambio

Fuentes del Toro Diana Giselle.


Dinmico de Datos). Podrs exportar a diferentes formatos como TXT, Excel,
XML y HTML.
Puedes usar la calculadora de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la
opcin Aplicaciones Asociadas, adems de poder manejar cuentas en
multimoneda; puedes crear Hojas de Clculo financieras y fiscales, un manejo
de cuentas departamentales, entre otras.
Ajuste de periodos
Permite el ajuste de periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la
contabilidad.
Respaldo de archivos
Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos.
Interfaces
Para mantener una comunicacin completa que ahorre tiempo de captura y
evite errores, se puede trabajar en conjunto con los dems sistemas de la
lnea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda
la informacin de la empresa.
Copiado especial
Desde las consultas o catlogos se pueden realizar copiados especiales (copiar
informacin al portapapeles) para utilizar la informacin en otras aplicaciones
Windows.
Vnculos dinmicos
Se puede establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de tu
preferencia como Excel, a travs del Copiado especial. Esta funcionalidad
slo se podr realizar en el catlogo de cuentas. Se puede usar la calculadora
de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la opcin Aplicaciones
asociadas, adems de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear
hojas de clculo financieras y fiscales, entre otras.