Arquivologia Teoria 03 03 2012 20120227174929

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
SUMRIO
Contedo
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E PRINCPIOS ................................................................ 4
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4
ORIGEM E HISTRICO......................................................................................................................................... 4
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5
Idade Mdia .......................................................................................................................................................... 6
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6
Idade Contempornea .......................................................................................................................................... 7
FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8
Classificao segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8
Classificao segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8
Classificao segundo os estgios de sua evoluo ............................................................................................. 8
Classificao segundo extenso de sua atuao ............................................................................................... 8
PRINCPIOS................................................................................................................................................................ 8
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8
Princpio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9
Princpio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9
Princpio da organicidade ..................................................................................................................................... 9
Princpio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9
Princpio do Respeito Ordem Original ............................................................................................................... 9
RGOS DE DOCUMENTAO: CARACTERSTICAS DOS ACERVOS.............................................................................. 9
DISTINO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRS IDADES) ..................................................................................... 9
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10
QUANTO NATUREZA............................................................................................................................................ 10
QUANTO ESPCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11
QUANTO AO GNERO ............................................................................................................................................. 11
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA .................................................................................................................................. 11
PRESERVAO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16
NOES BSICAS DE CONSERVAO PREVENTIVA ............................................................................................... 16
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS ............ 18
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19

REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19
AUTUAO ............................................................................................................................................................. 19
CLASSIFICAO ....................................................................................................................................................... 19
EXPEDIO/DISTRIBUIO ..................................................................................................................................... 19
CONTROLE DA MOVIMENTAO (TRAMITAO) .................................................................................................. 19
PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS..................................................................................... 19
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21
SELEO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23
AVALIAO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23
MTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24
MTODO ALFABTICO ............................................................................................................................................ 24
Regras de Alfabetao ........................................................................................................................................ 25
MTODO NUMRICO .............................................................................................................................................. 27
Mtodo Numrico Simples ................................................................................................................................. 27
Mtodo NumricoCronolgico ......................................................................................................................... 28
Mtodo Numricodgitoterminal ..................................................................................................................... 28
MTODO GEOGRFICO .......................................................................................................................................... 28
MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29
Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico .......................................................................................................... 30
ESCOLHA DO MTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31
NOES DE APLICAES DE TECNOLOGIAS............................................................................................................... 32
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED .................................................................................... 32
CERTIFICAO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32
ALGORITMOS CRIPTOGRFICOS DE CHAVE PBLICA ........................................................................................ 33
CONFIDENCIALIDADE.......................................................................................................................................... 33
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33

DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRNICO ..................................................................................... 34
CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34
RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35
VALIDADE............................................................................................................................................................ 35
DIGITALIZAO ....................................................................................................................................................... 36
MICROFILMAGEM................................................................................................................................................... 36
LEGISLAO ................................................................................................................................................................ 37
Lei 8.159, de 08/01/1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias. .......................................................................................................................................................... 37
Decreto 4.073, de 03/01/2002 Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias..................................................................................... 39
Decreto 4.915, de 12/12/2003 Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d outras providncias...................................................................................... 43
Lei 5.433, de 08/05/1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. ............. 45
Decreto 1.799, de 30/01/1996 Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras providncias. ...................................................................................................... 46
Resoluo Conarq 10, de 06/12/1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. .............................................................. 48
Decreto 4.553, de 27/12/2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais
sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d
outras providncias. ............................................................................................................................................... 51
Resoluo Conarq 14, de 24/10/2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo 4, de 28/03/1996,
que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos
na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades Meio da
Administrao Pblica. ........................................................................................................................................... 58
TICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59
Cdigo de tica do Arquivista Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E

PRINCPIOS
seus objetivos, visando a utilidade que podero
oferecer no futuro.
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE:

CONCEITO
Helosa Almeida Prado define arquivo como
O arquivo de uma instituio funciona como o

guardio das informaes ali existentes. Para entendermos
o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs
conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte
e documento.
a reunio de documentos conservados,

visando utilidade que podero oferecer
futuramente, destacando que, para ser
funcional, um arquivo deve ser planejado,
instalado, organizado e mantido de acordo com
as necessidades inerentes ao setores e que
para realizar o trabalho de arquivamento, o
arquivista precisa conhecer a natureza do
arquivo que lhe ser entregue.
Informao: pode ser definida como idia ou

conhecimento.
Suporte: meio no qual a informao registrada.
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado
para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais
utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados.
Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica,
cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de
servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita
VHS.
Ao analisarmos tais definies, poderemos concluir

que:
1 Os documentos de arquivo, alm de serem
produzidos pela instituio, podem tambm ser
recebidos pela mesma;
2 Os documentos de arquivo podem estar
registrados em variados suportes e serem de
vrios
gneros
(textual,
iconogrfico,
audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de
que documentos de arquivo seriam basicamente
no gnero textual e em suporte papel. Alguns
documentos, inclusive, tm seu suporte alterado
pelos arquivos, visando garantir a permanncia
das informaes ali depositadas (processo de
microfilmagem, mudana de mdia de
documentos digitais etc) ;
Documento: toda informao registrada em um

suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e
pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida
e pensamentos do homem numa determinada poca ou
lugar.
No momento em que o indivduo registra uma
informao em um suporte, d origem a um documento.
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos
criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a
necessidade de se criarem tcnicas que permitissem
organizar esta massa documental de forma a permitir sua
imediata localizao quando necessrio. A partir de ento
surgiram os primeiros arquivos.
O termo arquivo pode tambm ser usado para

designar:
conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser
conservado;
rgo governamental ou institucional cujo
objetivo seja o de guardar e conservar a
documentao;
ttulos de peridicos geralmente no plural,
devido influncia inglesa e francesa.
Quanto conceituao moderna, Solon Buck,

arquivista dos EUA assim definiu:
Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros.
ORIGEM E HISTRICO
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo

como sendo:
Sendo a Sumria, por volta de 3300 a.C., um plo

comercial havia o surgimento de muitas contas, elaborao
de registros etc. assim dando origem s escrituras e aos
arquivos.
a acumulao ordenada dos documentos, em

sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecuo de

Segundo Manuel Romero Tallafigo a histria dos
arquivos est dividida em duas etapas: Antigo Regime e
Novo Regime. Tendo a Revoluo Francesa como pontap
inicial para a Soberania Nacional, isto , os arquivos como
uma propriedade da nao.
O material mais usado no Egito era o papiro.

Tambm havia a existncia de outros materiais para
registro. Os egpcios usavam como suporte couro de
animais, madeira, tabletes de argila, pedaos de cermica
etc.
Idade Antiga
Devido leis como o registro de transaes

comerciais e outros, a constante elaborao de decretos
por parte do fara, havia uma crescente acumulao de
documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de
organizao destes documentos. Na poca havia a diviso
em quatro departamentos.
Como caracterstica geral, na Idade Mdia, no

existia uma diviso dos arquivos em correntes e
intermedirios gerando um princpio de que o arquivo
considerado todo o tipo de documento.
Na Mesopotnia e Sria os documentos eram
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades
administrativas. No caso da madeira o contedo (a escrita)
no era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma
pequena camada de cera onde era feita a impresso. A
argila atendia ao pblico do comrcio com registros de
impostos e balancetes comerciais. Era de fcil manejo e
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.
Ernst Posner sugere trs tipos de arquivamento dos
tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos
tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de
estantes abertas onde sero colocados os tabletes um ao
lado, encostado no outro da mesma forma que livros em
bibliotecas. Por ltimo ele indica a guarda dos tabletes em
caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram
identificados.
papiro
Os tabletes que tm sido encontrados esto

revelando vrias correspondncias entre muitos povos
revelando o valor dos arquivos para a sociedade.
A Grcia, segundo Aristteles, tinha grande

afinidade com os arquivos pois sua poltica se identifica
com os princpios arquivsticos.
Tablete de argila
Com o material mais usado sendo o papiro podiam

ser conservados em nichos. Devido a resistncia os
documentos importantes eram impressos em tabletes de
madeira ou bronze.
O nico estabelecimento arquivstico registrado na
poca na Grcia era o Metroon de Atenas. Onde eram
guardados os documentos privados e pblicos (autgrafos
- documentos originais, antgrafos - cpias documentais).
Segundo Posner na Grcia j havia uma distino
entre arquivo corrente e no corrente.
A histria do arquivo romano tem sido dividida nas
etapas da Repblica e Imprio.
Independente da etapa o material mais usado era o
tablete de argila, pois era barato e de fcil obteno na
Itlia. Os papiros e pergaminhos tambm eram usados,
porm em menor quantidade. Em Roma podemos ver a
existncia de arquivos privados situados dentro de
residncias.
No Egito a existncia dos documentos est

fortemente ligada ao Estado burocrtico, que articula os
documentos tanto para a administrao quanto para o
registro e aplicao de suas leis.

Idade Mdia
Com a instituio da Repblica o Arquivo Central

do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava
tabletes pblicos e atas do senado (leis, decretos, sensos,
cpias de projetos etc.)
Devido s invases dos brbaros-germanos quase

todos os arquivos foram destrudos.
O perodo compreendido entre os sc. V e X foi o
trecho da histria onde mais se destruram arquivos e a
poca onde havia poucas pessoas que praticavam a
atividade arquivstica.
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se,

contudo os tabletes nunca desapareceram.
Devido a centralizao do poder o Tabularium
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu
carter de arquivo pblico, pois os documentos passaram a
ser de interesse somente do imprio.
Com a expanso rabe para o Ocidente atravs da

conquista da Espanha e a tcnica de produo de papel,
algumas prticas arquivsticas j se tornaram usuais, mas
no havia nenhum Arquivo na Europa.
Com a diviso do imprio e Ocidental e Oriental

houve um crescente aumento do nmero de documentos
provocando uma grande desorganizao onde no se
encontrava determinados documentos, obrigando os
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para
obter cpias de documentos no encontrados.
Um fator que determinou o ressurgimento do

arquivo na Europa foi a implantao de estudos voltados
Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de
registro como os documentos e os arquivos.
Os arquivos foram surgindo de forma independente.
A China tem arquivos de documentos ligados

dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o
omoplata bovino. Esse tipo de escritura denominada
jinwen.
No sc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos

registros, formando grandes acervos perante as corte
soberanas.
Idade Moderna
Com constantes evolues no suporte da escrita a

China marcada por essas mudanas. A Cai Lun foi
atribudo o carter de inventor do papel. Ele era um
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos rabes
dando origem produo de um grande volume de
documentos. A partir da deu-se incio preocupao com
as tcnicas de preservao e restaurao.
O Estado continua usando o arquivo como um

instrumento para o governo e de administrao de muita
importncia para a organizao. Para muitos estados ou
imprios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em
relao a seus bens contratuais, decretos etc.
J havia a preocupao com que iria manusear os
documentos. Tambm havia uma preocupao na criao
de cpias para o emprstimo de documentos, limpeza dos
documentos, ordem de classificao e regras para o acesso
evitando a deteriorao dos originais.
Na frica no vamos nos deparar com grandes

acervos arquivsticos, mas com a - tradio oral -. Em
Senegal existe um mtodo de preservao da memria
muito interessante, o Cantante. Neste mtodo as pessoas
narram grandes epopias de heris africanos, informaes
que so transmitidas de gerao em gerao.
No ano de 1632, Baldassarp Bonifcio escreveu o

primeiro tratado que determinava o mtodo de uso e
manuseio do arquivo. Em seguida vrios decretos foram
emitidos por, praticamente, toda a Europa.
A Mesoamrica uma rea de definio cultural

(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca
a origem das escrituras registrada atravs de hierglifos
encontrados em pedras. Os suportes utilizados so muitos
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas
sobre muros, recipientes de cermica etc.)
Com a busca do Novo Mundo (Amricas) a

Espanha levou consigo seu costumes arquivsticos. Com a
fundao de novas cidades houve o surgimento da atas de
fundao, testamentos, cartas, inventrios etc. Como na
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e
organizados. O regimento de segurana e uso foram os
mesmos que aplicados na pennsula. Ao invs do Estado
eram os rgos eclesisticos que tomavam conta do
documentos civis.
A apario do arquivo para os aztecas foi

importante para o registro dos territrios conquistados.
Na Sudamrica, ou Amrica do Sul, o
questionamento sobre a existncia de um arquivo geral.
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o
arquivo durante essa poca. H, porm, depoimentos que
afirmam a existncia de primitivos e pequenos arquivos.
A partir do sc. XVIII os arquivos comearam a ser

implantados nas universidades associada a um carter
diplomtico. Tambm surge a carreira universitria
Arquivstica na Universidade de Maguncia (Alemanha).

Idade Contempornea
Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o

objetivo de centralizar os documentos de origem pblica e
privada e eclesisticos. Devido a falta de espao fsico foi
laada uma lei que determinava a criao dos Arquivos
Departamentais.
No fim do sc. XVIII a arquivstica vista como

cincia assim como nos dias de hoje.
Com a Revoluo Francesa h uma troca
significativa nos mtodos de administrao, mtodos de
governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas
levam os arquivos mudarem completamente as suas
teorias arquivsticas.
Ao contrrio que na Espanha, na Itlia, os arquivos

eram organizados separadamente das bibliotecas.
Consequentemente, comeam a surgir associaes de
arquivos separadas dos bibliotecrios.
Em 1841 foi definido pela primeira vez o princpio
de provenincia. Segundo o arquivista, diplomata e
historiador francs Natalis de Wailly, todos os documentos
que vem de um corpo, um estabelecimento, famlia ou um
indivduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos
segundo a sua provenincia.
A criao de um servio de arquivo prprio foi uma

das primeiras medidas da Assemblia Nacional. A
Assemblia decretou a custdia e exibio de suas atas a
uma instituio que posteriormente se tornou o Arquivo
Nacional de Paris.
Principais
revolucionrio.
conseqncias
do
perodo
Em 1880 foi definido outro princpio, o respeito a

ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar
a ordem que foi dada aos documentos pelo seu rgo
gerador. Esse princpio a essncia da cincia arquivstica
moderna.
O fim do conceito de que o acervo arquivstico era

somente para o acesso de autoridades trouxe um novo
pblico para os fundos arquivsticos. O valor cultural e
histrico do arquivo foi decisivo para a abertura de
Arquivos Histricos.
FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS

A importncia do arquivo para a instituio est
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades e a
necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de
eliminao de documentos, quando estes j no so mais
teis para a organizao. A adoo de tcnicas
arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao
eficiente da informao desejada, mas tambm a economia
de recursos para a instituio.
correspondncia, criao dos modelos para documentos e

criao das normas de gesto documental da instituio.
Para alcanar estes objetivos necessrio que o
arquivo disponha dos seguintes requisitos:
a) contar com pessoal qualificado e em nmero
suficiente;
b) estar instalado em local apropriado;
c) dispor de instalaes e materiais adequados;
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento,
fundamentados na teoria arquivstica moderna;
e) contar com normas de funcionamento;
f) contar com dirigente qualificado, preferencial,
mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos
mesmos, formado em Arquivologia.
Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 Guarda dos documentos que circulam na
instituio, utilizando para isso tcnicas que
permitam um arquivamento ordenado e
eficiente ;
2 Garantir a preservao dos documentos,
utilizando
formas
adequadas
de
acondicionamento, levando em considerao
temperatura, umidade e demais aspectos que
possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos
setores da instituio, de forma a atender
rapidamente demanda pelas informaes ali
depositadas.
Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade

dos arquivos servir a administrao, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo
tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda . Observa-se, portanto, que o
arquivamento no consiste apenas em guardar
documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a
administrao, servindo de base para eventuais tomadas de
decises e ainda para a preservao da histria.
Alm destas funes principais podemos destacar

outras, de relativa importncia, como a expedio da

Classificao segundo os estgios de sua
evoluo
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so
estudados, eles podem ser classificados segundo:
as entidades mantenedoras (pblicos ou
privados);
a natureza dos documentos (especial ou
especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente,
intermedirio e permanente) ;
extenso de sua atuao (setorial e central).
Com relao ao estgio de evoluo, os arquivos

classificam-se em correntes, intermedirios e permanentes.
Arquivos correntes: So aqueles que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados na
instituio.
Arquivos intermedirios: So aqueles que guardam
os documentos menos utilizados na instituio,
mas que ainda podem ser utilizados para fins
administrativos;
Arquivos permanentes: So aqueles que guardam os
documentos que, j tendo cumprido sua funo
administrativa, agora so conservados pelo
valor histrico para a instituio.
Classificao segundo as entidades

mantenedoras
De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos
podem ser classificados segundo a instituio em que
estejam inseridos da seguinte forma:
Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em

concursos pblicos, esta classificao merecer um tpico
parte (ciclo vital dos documentos), onde sero abordados
com maior profundidade.
Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por

entidades de carter pblico, ou ainda, por entidades
privadas encarregadas da execuo de servios pblicos,
seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo
do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do
Senado Federal.
Classificao segundo extenso de sua

atuao
Arquivos privados: so aqueles mantidos por

instituies de carter particular. Ex.: arquivo do
Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da
Rede Globo.
Com relao extenso de sua atuao (localizao

fsica), os arquivos classificam-se em setoriais ou
centrais/gerais.
Arquivos setoriais: So aqueles instalados nos
prprios setores que utilizam os documentos no
dia-a-dia.
Arquivos centrais/gerais: So aqueles que esto
localizados fora dos setores de trabalho e
acumulam, em um nico local, documentos
provenientes dos diversos setores da instituio,
de forma centralizada.
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a

que esto vinculados, os arquivos podem ser classificados
em:
pblicos, quando mantidos por um rgo
pblico, em qualquer esfera de atuao;
institucionais:
quando
mantidos
por
associaes, igrejas ou entidades sem fins
lucrativos;
comerciais: quando mantidos por firmas,
empresas ou indstrias;
pessoais ou familiares: quando mantidas por
pessoas fsicas.
PRINCPIOS
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos
Fundos
Classificao segundo a natureza dos

documentos
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o

arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva,
pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras produtoras. Tambm chamado
princpio do respeito aos fundos.
Arquivos especiais: Arquivos que mantm sob sua

guarda documentos de formas fsicas variadas e que
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservao.
o caso de arquivos que guardam documentos em meio
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides,
microfilmes, fitas de vdeo etc.
De um modo geral, este princpio fixa a identidade do

documento, relativamente a seu produtor. Por este
princpio, os arquivos devem ser organizados em
obedincia competncia e s atividades da instituio ou
pessoa legitimamente responsvel pela produo,
acumulao ou guarda dos documentos.
Arquivos especializados: Arquivos que mantm sob

guarda documentos de determinada rea do conhecimento.
So exemplos os arquivos mdicos, os arquivos
jornalsticos e os arquivos de engenharia.

Princpio da organicidade
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma

provenincia (instituio)
O acervo deve refletir a estrutura interna e as

competncias / atribuies de seu rgo produtor,
mantendo a inter-relao dos conjuntos de um fundo.
Segundo este princpio, os documentos de arquivo mantm
estreita relao com os demais documentos pertencentes
ao conjunto e com entidade que os acumula. Um
documento de arquivo retirado de seu conjunto perde
muito do seu significado.
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser

acrescentados novos documentos em funo
do fato de a entidade produtora continuar em
atividade.
Fundo fechado: Fundo que no recebe mais
acrscimos de documentos, em funo de a
entidade produtora no se encontrar mais em
atividade.
Princpio da Unicidade
Princpio da Cumulatividade
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os

documentos de arquivo conservam seu carter nico, em
funo do contexto em que foram produzidos.
O arquivo uma formao progressiva, natural e

orgnica.
Princpio do Respeito Ordem Original
Princpio da Indivisibilidade
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na

mesma ordem que lhe foi atribuda nos setores que os
criaram. No se explica quando os documentos na fase
corrente no receberam uma organizao adequada.
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem

disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada
ou adio indevida.
RGOS DE DOCUMENTAO: CARACTERSTICAS DOS ACERVOS

e seus documentos so adquiridos atravs de compra,
doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos
documentos so produzidos ou recebidos pela prpria
instituio.
DISTINO ENTRE ARQUIVO E

BIBLIOTECA
Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma
finalidade (guardar e permitir o acesso s informaes),
sua forma de atuao e suas caractersticas bsicas so
diferentes. Poderamos assim definir cada instituio:
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem

finalidade funcional (preservar as informaes que
evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do
tempo), a finalidade das bibliotecas essencialmente
cultural (guarda de informaes para estudo).
Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou

recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de
sua atividade, preservados para garantir a consecuo de
seus objetivos.
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo

so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero
de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas
(livros) so produzidos em numerosos exemplares,
espalhados pelas inmeras bibliotecas existentes.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua

maioria impresso e no produzido pela instituio em que
est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente constituda de colees temticas
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRS IDADES)

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os
estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro
da instituio (corrente, intermediria e permanente).
1. Arquivo de primeira idade ou corrente,

constitudo
de
documentos
em
curso
(emprestados a outros setores com relativa
freqncia) ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties
que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso. Por
documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette

(1973) como as trs idades dos arquivos: corrente,
intermediria e permanente, e so assim descritas:

outros setores para atingirem a finalidade para a
qual foram criados, o que no quer dizer que,
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo.
arquivos propriamente ditos, pois ali os

documentos so arquivados de forma definitiva.
So classificados como permanentes os documentos
:
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio,

constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos
que os receberam e os produziram podem ainda
solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou
retomar um problema novamente focalizado. No
h necessidade de serem conservados prximos
aos escritrios. A permanncia dos documentos
nesses arquivos transitria. So por isso
tambm chamados, em alguns pases que adotam
esta teoria, de limbo ou purgatrio.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente,
constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os
que revelam a origem e a constituio da

instituio;
que mostram como a instituio funcionou ao
longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como
histricos para a instituio.
Essas fases so complementares, pois os
documentos podem passar de uma fase para outra, e cada
uma das fases corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
uma organizao adequada, ou seja, as unidades de
acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc)
adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades
mais adequadas ao funcionamento das fases intermediria
e permanente, nas quais muito comum a utilizao de
caixas-arquivo.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

QUANTO NATUREZA
Quanto natureza do assunto os documentos
podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificao de ostensivo ou ordinrio dada
aos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para
sua custdia e divulgao.
Graus de sigilo
Segundo a necessidade do sigilo e quanto
extenso do meio em que pode circular, so quatro os
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em
ordem do maior para o menor grau de sigilo :
ultra-secreto;
secreto;
confidencial;
reservado.
A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos
que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor
ou caractersticas s devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
So assuntos normalmente classificados como ultrasecretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e
segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram
alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
So assuntos geralmente classificados como
secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais; os assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matria original, necessitam de maior difuso,
tais como: planos ou detalhes de operaes militares;
planos ou detalhes de operaes econmicas ou
financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,
polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram
obtidos; materiais criptogrficos importantes que no
tenham recebido classificao inferior.
A classificao de confidencial dada aos assuntos
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser
prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
10

So assuntos, em geral, classificados como
confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das
partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes:
rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes consideradas
importantes para a segurana nacional.
Alvar (espcie)
Alvar de funcionamento (tipologia documental)
Alvar de construo (tipologia documental)
QUANTO AO GNERO
Quanto ao gnero, os documentos so classificados
em:
Reservados so os assuntos que no devam ser do

conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa
classificao, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execuo: cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
importantes.
Documentos escritos ou textuais: documentos

cuja informao esteja em forma escrita ou
textual.
Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.
Documentos iconogrficos: documentos cuja
informao esteja em forma de imagem esttica.
Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides),
desenhos e gravuras.
No Brasil, a atribuio do grau de sigilo e o

controle dos documentos sigilosos regulamentada pelo
Decreto n 4.553/2002, transcrito no captulo referente
legislao arquivstica.
Documentos
sonoros:
documentos
cuja
informao esteja em forma de som/udio.
Ex.: escuta telefnica, discurso gravado em fita
cassete.
QUANTO ESPCIE / TIPOLOGIA

Denomina-se espcie de um documento o seu
aspecto formal, ou seja, a aparncia que o mesmo assume
a partir das informaes nele contida. Em geral, h nas
instituies diversas espcies de documentos, como
ofcios, memorandos, atas, declaraes, avisos,
requerimentos etc.
Documentos filmogrficos: documentos cuja

informao esteja em forma de imagem em
movimento (com ou sem som).
Ex.: filmagens e vdeos.
Documentos
informticos
ou
digitais:
documentos gravados em meio digital e que, por
isso, necessitam de equipamentos eletrnicos
para que sejam lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
Quando reunimos a determinada espcie a funo

ou atividade que o documento ir exercer, criamos uma
tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental
resulta da soma da espcie do documento com sua
atividade.
Documentos cartogrficos: documentos que

representem, de forma reduzida, uma rea maior.
Ex.: mapas e plantas.
Exemplos:
Contrato (espcie)
Contrato de trabalho (tipologia documental)
Contrato de locao (tipologia documental)
Documentos microgrficos: documentos

microformas.
Ex.: microfilmes e microfichas.
Declarao (espcie)
Declarao de imposto de renda (tipo documental)
Declarao de bens (tipologia documental)
em
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
A seguir esto relacionados os temos tcnicos
utilizados nesta publicao, de acordo com as definies
dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionrio de
Terminologia Arquivstica.
ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um
arquivo.
ACESSO
Possibilidade de consulta a documentos.
Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os
documentos e a promover sua utilizao mediante a
preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, a
organizao de servio educativo, de referncia e
divulgao.
11

ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma
apropriada sua preservao e manuseio.
ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e recebidos no
curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das atividades
de arquivo.
ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS
Ver GESTO DE DOCUMENTOS.
AMOSTRAGEM
Tcnica de seleo de documentos representativos
de um conjunto.
ANEXAO
Juntada em carter definitivo, na qual prevalece,
para referncia, o nmero do processo mais antigo.
ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por
afinidade de contedo, em carter definitivo.
APENSAO
Juntada em carter temporrio, feita com o objetivo
de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independncia.
APENSO
Documento juntado a processo sem, contudo,
passar a integr-lo.
ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas
utilizadas para este fim.
Ver tambm ACONDICIONAMENTO
ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda
ordenada de documentos
2. Ao pela qual uma autoridade determina a
guarda de um documento cessada a sua
tramitao
Ver tambm ARRANJO e MTODO DE
ARQUIVAMENTO.
ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da
natureza dos suportes, acumulados por uma
pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, ao
longo de suas atividades.
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a
custdia, o processamento tcnico, a conservao
e a utilizao de arquivos.
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
1. Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-meio de
uma instituio; expresso usada em oposio a
arquivo tcnico.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado
do arquivo administrativo.
ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos
procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma
administrao, podendo ou no assumir a centralizao do
armazenamento. Tambm chamado de arquivo geral.
Ver tambm ARQUIVO SETORIAL.
ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitao ou no,
que pelo seu valor primrio objeto de consultas
freqentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administrao.
do arquivo corrente.
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico mantido
pblica estadual.
pela
administrao
ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL.
ARQUIVO HISTRICO
Ver ARQUIVO PERMANENTE.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos
correntes, com uso pouco freqente e que
aguarda destinao.
do arquivo intermedirio.
3. Depsito especialmente construdo para
armazenamento de arquivos intermedirios.
ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico mantido
pblica municipal.
pela
administrao
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico mantido pela administrao central
ou federal de um pas.
ARQUIVO PARTICULAR
Ver ARQUIVO PRIVADO.
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em carter
definitivo em funo de seu valor.
do arquivo permanente tambm chamado de
arquivo histrico.
12

ARQUIVO PRIVADO
Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de
direito privado.
CLASSE
Cada diviso
classificao.
ARQUIVO PBLICO
1. Arquivo acumulado por instituio pblica no
exerccio de suas funes, independente de seu
mbito de ao e do sistema de governo do pas.
2. Arquivo integrante da administrao pblica.
CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo ou
coleo, de acordo com um Plano de
Classificao ou Quadro de Arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo
de documentos, selecionar a categoria de assunto
sob a qual devem ser arquivados e determinar o
cdigo para a sua recuperao.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de restrio de
acesso. Tambm chamada classificao de
segurana.
ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado
determinada regio.
de
arquivos
de
uma
ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou
servio de uma administrao
do arquivo setorial, existindo um arquivo central,
estar a ele tecnicamente subordinado.
ARQUIVO TCNICO
1. Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-fim de
uma instituio; expresso usada em oposio a
arquivo administrativo.
do arquivo tcnico.
ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com um
plano ou quadro previamente estabelecido, visa
organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,
utilizando-se diferentes mtodos.
ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas
em decorrncia da finalidade de uma instituio.
Ver
tambm
ARQUIVO
TCNICO
e
ATIVIDADE-MEIO.
ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do
suporte consecuo das atividades-fim de uma
instituio.
Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.
AVALIAO
Processo de anlise e seleo de documentos de
arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os
valores que lhes so atribudos.
Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda
permanente.
Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES
que
compe
um
sistema
de
CLASSIFICAO DECIMAL
Ver MTODO DECIMAL.
CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou
nmeros que mediante uma conveno, representam
dados.
Ver tambm NOTAO.
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Sistema de cdigo derivado de um Plano de
Classificao.
COMISSO DE AVALIAO.
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de
documentos de um arquivo.
CONSERVAO
Ato ou efeito de promover a preservao e a
restaurao de documentos.
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.
DATA DE ACESSO
Perodo a partir do qual, terminado o prazo de
restrio de acesso, o documento est liberado para
consulta.
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so
mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por
um conjunto de documentos.
DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo,
aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a uma
instituio ou pessoa.
Ver tambm ELIMINAO
13

DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta
os elementos formais e de contedo das unidades de
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de
pesquisa.
DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao
encaminhamento dos documentos para guarda permanente
ou eliminao.
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE.
DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou servio de coleta, organizao,
processamento tcnico e disseminao de
informaes e documentos.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes qualquer que
seja o suporte utilizado.
Ver tambm, ITEM DOCUMENTAL.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de
instituies de direito privado que produz efeitos de ordem
jurdica na comprovao de um fato.
DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de
arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de
propriedade do poder pblico.
3. Do ponto de vista da produo, documento
emanado do poder pblico.
DOSSI
O dossi um conjunto de documentos
relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa,
lugar, projeto), que constitui uma unidade de
arquivamento.
ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram
considerados sem valor para a guarda permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos
documentais por suas caractersticas comuns de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
FICHRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios
pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle
e recuperao de documentos e informaes.
2. Mvel utilizado para guarda de fichas.
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia; termo que eqivale a arquivo. Tambm
referido como ncleo.
FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
documentos, em funo do gerador do arquivo continuar
em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.
FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do
arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber
acrscimos de documentos de data posterior a sua
existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se
assemelham
por
seus
caracteres
essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da
informao,
como
documentao
audiovisual,
documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,
documentao informtica, documentao microgrfica,
documentao textual.
GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao
da
produo,
tramitao,
organizao, uso e avaliao de documentos, mediante
tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e
eficincia dos arquivos. Tambm referida como
administrao de documentos.
GUIA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO.
GUIA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA.
IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e
registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu
controle fsico e/ou intelectual.
ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental materialmente indivisvel.
Tambm referido como pea.
Ver tambm DOCUMENTO.
JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um
processo a outro. Termo tambm aplicado juno de
documentos a um processo.
LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi
autorizada.
Ver tambm TERMO DE ELIMINAO
LISTA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
14

PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos,
por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
LISTA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA.
MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a disposio
dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao
aos outros, e a identificao de cada unidade.
MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano
prvio de distribuio dos documentos em dez grandes
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez
subclasses e assim por diante.
NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de
arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou sinais,
que permite sua ordenao ou localizao.
NCLEO
Ver FUNDO.
ORDENAO
Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes
segundo um determinado mtodo.
PEA
Ver, ITEM DOCUMENTAL
PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso,
em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo
intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de
serem recolhidos ao arquivo permanente.
PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas
e funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com mtodos de arquivamento
especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos
correntes.
Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO
PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para
eliminao de documentos no considerados de valor
permanente.
PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim
do qual a destinao efetivada. Tambm referido como
prazo de reteno.
Ver tambm PERODO DE RETENO
PRAZO DE RETENO
Ver PRAZO DE GUARDA
PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os
arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no devem
ser misturados aos de outros geradores.
PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA.
PROCESSO
Conjunto de documentos reunidos em capa
especial, e que vo sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
PROJEO
Salincia colocada, ou existente, na parte superior
das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro
de informaes, permitindo rpida visualizao.
PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, tramitao e expedio de
documentos.
Ver tambm ARQUIVO CORRENTE.
RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos
permanentes, em conformidade com a sua
jurisdio arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de documentos
passa da custdia do arquivo intermedirio para o
arquivo permanente.
Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO.
RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a
informao desejada.
RELAO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle da entrada de documentos
em arquivos permanentes.
RELAO DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle da entrada de documentos
em arquivos intermedirios.
SELEO
Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos
documentos de valor permanente e dos passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente
estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de
arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a
organizao e conservao de documentos ou arquivos,
bem como acesso gil s informaes neles contidas.
15

SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que, independentemente da
posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecuo de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela
autoridade competente, que determina prazos de
transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.
TEORIA DAS TRS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos so correntes,
intermedirios ou permanentes de acordo com a
freqncia de uso por seus geradores e a identificao de
seus valores primrio e secundrio.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas sobre
os documento que, aps terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram
eliminados.
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO.
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene
documentos por suas caractersticas comuns em termos de
frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do
registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartaspatentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temticas, retratos, daguerretipos,
litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ver TIPO DOCUMENTAL.
TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para
o arquivo intermedirio.
TRIAGEM
Ver SELEO.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se
toma por base para fins de armazenamento, notao e
arranjo.
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
administrao produtora do arquivo, na medida em que
informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Ver tambm VALOR PRIMRIO.
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
VALOR HISTRICO
Ver VALOR PERMANENTE.
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informaes
nele contidas, independente de seu valor probatrio.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para
comprovar um fato ou constituir um direito.
Ver tambm VALOR PROBATRIO.
VALOR PERMANENTE
Valor probatrio ou valor informativo que justifica
a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Ver tambm VALOR SECUNDRIO.
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
NOES BSICAS DE CONSERVAO
PREVENTIVA
A preservao envolver as atividades de

conservao, armazenamento e restaurao dos
documentos.
Alm da guarda do documento, o arquivo dever se

preocupar tambm com a preservao dos documentos da
instituio.
O principal objetivo da conservao o de estender

a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais
prximo possvel do estado fsico em que foram criados.
16

A restaurao tem por objetivo revitalizar a
concepo original, ou seja, a legibilidade do documento.
Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de

objetos metlicos, como grampos, clipes e
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e,
conseqentemente, acabaro por danificar os
documentos. A opo, sempre que possvel,
dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de
plstico, que no causam tal problema.
Agentes exteriores que danificam os documentos

Fsicos:
Luminosidade : a luz um dos fatores mais
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a
exposio dos documentos luz natural (luz
solar) e reproduo, pois tais fatores causam o
envelhecimento do papel.
Temperatura : Temperaturas demasiado altas
ou baixas aceleram a degradao do papel, que
encontra na casa aproximada dos 22 sua
temperatura ideal.
Umidade: o excesso de umidade, bem como o
clima muito seco tambm contribuem para a
acelerao do processo de envelhecimento do
documento.
Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade)
so extremamente comuns a nossa realidade de pas de
clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua
presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos
fenmenos de evaporao e condensao dgua, que
esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.
Todo o papel possui uma caracterstica comum: o
seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel
absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de
umidade existente no local em que est sendo mantido.
Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e
dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel,
causando o seu enfraquecimento.
Biolgicos:
Insetos: Vrios so os insetos que atacam os
documentos causando a deteriorao dos
mesmos. Dentre estes, podemos destacar as
baratas, traas e brocas.
Microorganismos: fungos.
Roedores: ratos.
Homem: danifica os documentos, por utiliz-lo
constantemente e nem sempre observar a melhor
forma de conserv-los.
A melhor estratgia preventiva para evitar a
presena de insetos e roedores:
manter o local de guarda do acervo longe de
fontes de alimentos;
evitar comer e manter alimentos no local de
guarda do acervo ;
evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala
ao lado de guarda do acervo;
retirar o lixo do dia aps o final do expediente,
evitando o pernoite do lixo;
substituir os vidros quebrados das janelas;
arejar os armrios onde os livros estejam
guardados, abrindo suas portas por algumas
horas.
Cuidados
documentos:
A taxa adequada para a manuteno de um acervo

a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de
55%. A medio da temperatura se faz com o uso de
termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendose utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois
equipamentos).
Qumicos:
Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica
uma das principais causas da degradao
qumica, representada normalmente pela poeira e
fumaa.
Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos
documentos contribui para sua deteriorao.
Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos
documentos acaba por danific-los, pois as mos
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns
documentos, como fotografias e negativos so
ainda mais sensveis que o papel comum, sendo
recomendado a utilizao de luvas de algodo ao
manuse-los.
17
gerais
na
conservao
dos
Documentos em papel:
As estantes e arquivos devem ser de metal
revestido de pintura (para evitar ferrugem) ;
Deve-se manter as mos limpas ao manusear os
documentos ;
Evitar qualquer tipo de comida junto aos
documentos;
No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas
crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de
um fragmento de um volume em degradao.
Esses materiais possuem alta acidez, provocam
manchas irreversveis onde aplicado ;
No escrever nos documentos;
No dobrar as pginas;
No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou
consultar;
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer
outro lquido;
Para a remoo do p das lombadas e partes
externas dos livros, pode-se usar o aspirador com
a escova circular especial para livros, adaptada

com tecido de fil ou gaze, para maior proteo
do documento;
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias e flanelas de algodo;
Durante a limpeza, removem-se grampos
metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e
cartes cidos;
Quando houver necessidade de observaes nos
documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto
o papel quanto as canetas, e ainda permitem
eventuais correes, se necessrio.
Fotografias:
Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
Devem ser manuseadas com as luvas de algodo
e arquivadas em mobilirio de ao;
No forar a separao de uma fotografia da
outra;
Escrever o necessrio somente no verso, com
lpis macio.
Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de
plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas,
observando que as mesmas devero ser maiores
do que os documentos que nelas estejam
inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e
rasguem) e utilizando, quando necessrio, calos,
evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo
devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a
limpeza, pois higiene e limpeza so fatores essenciais de
preservao e devem ser realizados em todas as fases do
arquivamento.
Limpeza do assoalho:
Para se evitar a possibilidade dos documentos
serem molhados, o que traz danos irreversveis
para os mesmos, recomendvel que no haja a
entrada de gua no arquivo, devendo-se optar,
para a limpeza do mesmo, panos midos e
aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do
piso com gua ;
A remoo da poeira depositada no assoalho deve
ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu
deslocamento para a superfcie das estantes e
para os documentos. Idealmente deve ser
realizada com o auxlio de aspirador de p, pois
assim evita-se que a poeira fique em suspenso.
No se deve utilizar vassoura ou espanadores
como na higienizao domstica, esse
procedimento faz com que a poeira se desloque
de um local para outro. Procurar utilizar, na
impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura
revestida de pano levemente umedecido.
necessrio que a poeira grude no pano, evitando o
seu deslocamento para outra rea do acervo.
Em todo esse processo fundamental que o pano
de cho nunca esteja molhado. Para saber se est
no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o
pano at no pingar nenhum excesso de lquido.
Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser
lavado ou substitudo por outro. A utilizao do
pano sujo causar apenas o deslocamento de
sujidade de uma rea para outra.
Diapositivos (slides):
Utilizar
materiais
de
acondicionamento
adequados (cartelas flexveis de polietileno ou
polipropileno);
Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas
para projees freqentes.
Microfilmes:
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou
armrios prova de fogo e colocados em latas
vedadas umidade;
Devem ser feitas duplicatas;
A sujeira deve ser removida com um pano limpo
que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film
Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
Usar os disquetes de boa qualidade;
Manter os disquetes em local fresco, seco e longe
do computador;
Usar programas antivrus;
Proteger o CD contra arranhes e poeira.
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, TRAMITAO

E EXPEDIO DE DOCUMENTOS
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao. A atividade de protocolo tpica da fase
corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam

bastante.
18
O protocolo realiza as seguintes atividades :

envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo,
para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde
que no sejam particulares (documentos no oficiais) ou
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou
reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos)
devero ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatrios, sem a necessidade de registro ou autuao,
pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero
abrir estes documentos.
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
RECEBIMENTO
a etapa que consiste em receber os documentos
que entram na instituio ou ainda aqueles produzidos nos
prprios setores do rgo para que sejam formalizados.
REGISTRO
o procedimento no qual o protocolo cadastra os
dados bsicos do documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual). Tais dados sero utilizados
quando da localizao do documento por parte do
interessado.
AUTUAO
o procedimento no qual documentos so
transformados em processos. Tal operao exige a
insero de capa especfica, a numerao das pginas que
iro constituir o processo e ainda a atribuio de um
nmero que o identificar. Na prtica, esta atividade
conhecida como abertura ou formao de processos.
CLASSIFICAO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo
efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos
documentos, classificando-os de acordo com os cdigos
existentes no Plano de Classificao da instituio. Os
documentos que, porventura, forem recebidos em
Os documentos de natureza ostensiva (nem

sigilosos nem particulares) devero ser abertos e
analisados, classificando-os de acordo com o assunto
tratado, antes de serem encaminhados aos seus
destinatrios.
EXPEDIO/DISTRIBUIO
a atividade que consiste em enviar o documento
ao seu destinatrio.
Distribuio a remessa dos documentos s
unidades responsveis sobre a matria nele tratadas, dentro
do prprio rgo.
Expedio o envio do documento para outro
rgo da administrao pblica.
CONTROLE DA MOVIMENTAO
(TRAMITAO)
a atividade realizada pelo protocolo que consiste
em identificar os setores pelos quais passam os
documentos, de forma a recuper-lo com rapidez quando
necessrio, bem como identificar possveis atrasos na
tramitao destes. Tal movimentao realizada atravs
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles
manuais (livros ou fichas de protocolo).
PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

A Lei n 8.159/1991, em seu pargrafo 3 define
gesto de documentos como o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
A gesto de documentos atingida atravs do

planejamento, organizao, controle, coordenao dos
recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos,
com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo
documental.
Assim, podemos entender que qualquer atividade

que vise controlar o fluxo de documentos existente na
instituio, de forma a assegurar a eficincia das
atividades administrativas, estar inserida na gesto de
documentos.
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos
19
assegurar, de forma eficiente, a produo,

administrao, manuteno e destinao de
documentos;
garantir que a informao governamental esteja
disponvel quando e onde seja necessria ao
governo e aos cidados;

assegurar a eliminao dos documentos que no
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para
a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica,
processamento automatizado de dados e outras
tcnicas avanadas de gesto da informao;
contribuir para o acesso e preservao dos
documentos que meream guarda permanente por
seus valores histrico e cientfico.
Fases
As trs fases bsicas da gesto de documentos so:
produo, utilizao e destinao.
1 Fase (Produo)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo
das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase
deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a
produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim, o uso adequado dos recursos de
reprografia e de automao. Recomenda-se, nessa fase,
evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o
acmulo desordenado de papis implicar em maior

dificuldade do controle das informaes no arquivo.
2 Fase (Utilizao)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Essa fase envolve mtodos de controle relacionados
s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao. O arquivamento tambm ser
controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de
sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase (Avaliao e Destinao)
Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
sero preservados permanentemente.
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

Em arquivstica o plano de classificao
documental o instrumento de gesto que organiza, em
um plano intelectual, os tipos documentais produzidos
e/ou recebidos, conforme os critrios definidos pela
classificao documental adotada e os organiza de forma
hierrquica por meio das unidades de classificao.
A organizao da documentao por assunto,

utilizando-se um plano de classificao, ser abordada no
item Mtodos de Arquivamento, mais especificamente
no tpico Mtodo ideogrfico.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS

VALOR DOS DOCUMENTOS
Basicamente, o documento guardado pela
instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma,
e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das
seguintes
formas:
primrio/administrativo
ou
secundrio/histrico.
Valor primrio/administrativo: Refere-se aos
documentos que a instituio mantm em sua guarda para
dar suporte s atividades que a mesma realiza no dia-a-dia.
Est relacionado ao motivo pelo qual o documento foi
criado e por isso est presente em todo documento quando
de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo
documento, em determinado momento de sua existncia,
prescrever administrativamente.
Valor histrico: o valor histrico, tambm chamado
de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais

foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser
considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros
e para a prpria administrao. O documento, aps perder
seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor
histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna
definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
Enquanto o documento apresentar valor primrio /
administrativo, ele ser arquivado nas fases correntes ou
intermediria. Ao prescrever administrativamente, o documento poder ser eliminado, quando no apresentar
valor secundrio/histrico, ou poder ser recolhido fase
permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o
valor secundrio/histrico definitivo, podemos concluir
que documentos histricos jamais sero eliminados ou
destrudos.
20

processo de incinerao, por no ser ecologicamente
correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve
ser evitado.
PRAZO DE GUARDA DOS

DOCUMENTOS
o perodo em que o documento deve ser mantido
nos arquivos correntes e intermedirios. O prazo de guarda
vincula-se determinao do valor do documento, de
acordo com os seguintes fatores:
freqncia de uso das informaes contidas nos
documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a
prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas
informaes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por
precauo,
em
virtude
das
prticas
administrativas (prazos precaucionais).
DESTINAO FINAL DOS

DOCUMENTOS
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital,
dever ser encaminhado sua destinao final, que
ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu
valor administrativo. A destinao final do documento
poder ser: eliminao ou guarda permanente.
Eliminao: quando o documento no apresentar
valor histrico; ou
Guarda permanente: quando o documento
apresentar valor histrico.
Convm destacar que, na eliminao, os processos
mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O
Cd.
002
Assunto
020.1
Planos, Programas e Projetos de

Trabalho
Legislao de Pessoal
020.4
Sindicatos
022.11
023.11
024.1
024.2
026.13
029.1
Cursos internos
Admisso
Folha de Pagamento
Escala de Frias
Aposentadoria
Folha de Ponto
TABELA DE TEMPORALIDADE
o instrumento resultante da etapa de Avaliao
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em
que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada
por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
documentos e ser aprovada por autoridade competente do
rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever
contemplar o conjunto de documentos existentes na
mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de
Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero
ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem
novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu
prprio prazo para as fases corrente e intermediria, bem
como a destinao final (eliminao ou recolhimento para
guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda
padro nem mximo para os documentos nas fases
corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio
prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de
Anlise quando da elaborao da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela
Temporalidade, com alguns dados hipotticos:
Prazos de Guarda
Corrente Intermed.
5 anos
9 anos
Dest. Final
Obs.
Guarda Permanente
Enquanto
Vigorar
5 anos
Guarda Permanente
5 anos
Guarda Permanente
5 anos
5 anos
5 anos
7 anos
5 anos
5 anos
47 anos
95 anos
95 anos
47 anos
Guarda Permanente
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Microfilmar
Microfilmar
Microfilmar
Os prazos acima variaro de acordo com o

documento, podendo haver documentos com maior ou
menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria,
bem como documentos destinados eliminao e guarda
permanente. Em geral, documentos que demonstram a
origem da instituio, bem como a forma como esta
de
funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter

histrico e sero preservados na fase permanente.
A partir dos dados acima, podemos verificar as
quatro situaes em que o documento poder passar ao ser
inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital
dos documentos, que seriam as seguintes:
21

1 situao (exemplo do documento classificado
no cdigo 024.2)
Neste caso, o documento criado na fase corrente,

onde permanecer durante determinado perodo (no
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Escala de frias de 2 anos) e ser eliminado sem passar
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que
determinados documentos podem ser eliminados na fase
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases
no condio obrigatria para todos os documentos. Na
verdade, a nica fase em que todo documento, com
certeza, passar, a fase corrente, pois nela que ele ser
criado.
no cdigo 026.13)
novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase

intermediria de 9 anos), antes de ser recolhido para a
fase permanente, o que demonstra que, para a instituio
em questo, tal documento tem valor histrico e jamais
ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento
para a fase permanente chamada de recolhimento e, por
conseguinte, apenas os documentos histricos so
recolhidos.
no cdigo 022.11)
Neste caso, o documento ser criado na fase

corrente, onde permanecer por determinado perodo (no
exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria.
Observa-se que determinados documentos podem ser
recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).
A figura a seguir demonstra o funcionamento do
ciclo vital dos documentos:

cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no
exemplo esse prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser
transferido para a fase intermediria, cumprir o prazo de
guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95
anos). A passagem do documento da fase corrente para a
fase intermediria chamada de Transferncia. No
exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o
documento poder ser eliminado sem chegar fase
permanente. Verificamos, assim, que o documento poder
ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase
intermediria. O prazo da fase intermediria variar de
documento para documento, de acordo com o definido na
Tabela de Temporalidade.
no cdigo 002)

no qual permanecer por algum tempo (no exemplo o
prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo
transferido para a fase intermediria no qual cumprir
22
Destaque para as seguintes informaes:

1) Todo documento ser criado na fase corrente ;
2) A fase corrente ser composta pelos arquivos
setoriais, localizados nos prprios setores que
produzem os documentos, e pelo arquivo
central, tambm chamado de arquivo geral, que
estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os
documentos podero, de acordo com a Tabela
de Temporalidade da instituio, serem
eliminados, transferidos (para a fase
intermediria) ou recolhidos (para a fase
permanente) ;

4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria,
os documentos podero, de acordo com a
Tabela de Temporalidade da instituio, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase
permanente);
5) Os documentos histricos sero recolhidos
fase permanente, onde jamais sero eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs
fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e
nunca na terceira (permanente) ;
SELEO DOS DOCUMENTOS

realizada no mbito dos arquivos correntes e
intermedirios por tcnicos previamente orientados,
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou
nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica
dos documentos de acordo com a sua destinao:
eliminao: trata-se da destruio dos
documentos cuja operacionalizao depender de
seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras.
transferncia: envio dos documentos para o
arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinao final;
recolhimento: envio dos documentos para o
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
elaborar instrumentos de recuperao da
informao com vistas sua guarda permanente e
seu acesso pblico.
valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas

profissionais.
Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a
necessidade de se identificar a utilidade das informaes
contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
deve-se constituir equipes tcnicas integradas por
profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento
da instituio :
arquivista ou responsvel pela guarda dos
documentos;
autoridade administrativa, conhecedora da
estrutura e funcionamento do rgo a que esteja
subordinado o setor responsvel pela guarda dos
documentos;
profissionais da rea jurdica;
profissional da rea financeira;
profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que tratam os documentos, objeto de avaliao
(historiador, economista, engenheiro, socilogo,
mdico, estatstico, etc.).
Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao
dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou
probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo
intermedirio de documentos que no tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliao e seleo nessa fase de
arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista
tcnico e gerencial.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Vantagens da avaliao para a instituio:

possibilita a eliminao de documentos
destitudos de valor primrio e secundrio,
trazendo para a instituio ganho considervel de
espao fsico ;
diminui os gastos com recursos humanos e
material, uma vez que no haver necessidade de
se conservar tantos documentos inteis;
facilita a recuperao das informaes contidas
no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados ser menor, facilitando a
busca.
o processo em que so estabelecidos prazos de

guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a
destinao final dos documentos da instituio (eliminao
ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a
Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
A complexidade e abrangncia de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliao de documentos de
arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO.

Arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento corresponder
forma que os documentos sero armazenados, visando sua
localizao futura.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL /
VERTICAL
Quando do acondicionamento e guarda de
documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas,
existem duas formas de arquivamento: horizontal e
vertical.
23

Arquivamento horizontal: aquele em que os
documentos so dispostos uns sobre os outros. Esta forma
de arquivar recomendvel quando se deseja preservar os
documentos, pois evita que os mesmos se dobrem ou
amassem com o tempo. indicado para os arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimenses,
como plantas, mapas e desenhos. No indicado,
entretanto, para arquivos onde a consulta feita com
freqncia, pois para que determinado documento seja
consultado, necessrio que sejam retirados todos os
documentos que se encontram sobre o mesmo.
O mtodo alfabtico um mtodo DIRETO, pois

no exige a adoo de ndice para que o documento seja
localizado. A busca se d diretamente no documento.
Arquivamento vertical: aquele em que os

documentos so dispostos um atrs do outro em gavetas
ou estantes. o mtodo indicado para arquivos correntes,
pois agiliza a busca e a localizao dos documentos.
MTODOS DIRETOS / INDIRETOS

Com relao ordenao dos documentos em um
arquivo, pode-se dividir os mtodos de arquivamento em
dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se acha
guardado. uma caracterstica dos mtodos que
organizam documentos por nome (alfabtico, geogrfico,
dicionrio e enciclopdico).
Sistema indireto aquele em que, para se localizar
o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. uma
caracterstica dos mtodos que organizam os documentos
por nmero (numrico simples, numrico cronolgico,
numrico dgito terminal, decimal e duplex).
Podemos identificar como os mtodos mais
comumente utilizados para se organizar arquivos ou
fichrios os seguintes mtodos:
a) mtodo alfabtico;
b) mtodo numrico, que se divide em: numrico
simples, cronolgico ou dgito-terminal ;
c) mtodo geogrfico;
d) mtodo ideogrfico.
Vejamos detalhadamente cada um destes mtodos:
MTODO ALFABTICO
o mtodo que utiliza um nome existente no
documento para organiz-lo de forma alfabtica,
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido
documento, quando necessrio. A ordenao alfabtica
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os
documentos que comeam com as mesmas letras.
24
Verifique alguns exemplos:

1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional
de seus empregados, utilizou o mtodo
alfabtico (organizao a partir dos nomes dos
mesmos). Para tanto, foram organizados os
seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues
II Severino Alves dos Santos Jnior
III Joaquim Pereira da Boa Morte
IV Maurcio Soares Filho
V Maria Alves Villas Boas
VI Fernanda Moreira Aguiar
A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
a) IVIIIIVIVII
b)
VIVIVIIIIII
c)
IIVIVIIIIIV
d)
VIIIIIIIIVV
e)
IIIIIIIVVVI
2) No escritrio de contabilidade O Contador
organizou as pastas referentes a seus clientes
utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome
das empresas). Foram organizadas as seguintes
pastas:
I Supermercado Barato
II A Feminina
III Curso Aprovao
IV O Globo
V Madeireira Cupim
A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
a) IIIIVIIIV
b) IIIIIVIVI
c) IIIIIIVVI
d) IIIIIIIVV
e) VIVIIIIII
3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas
de vdeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos,
utilizando-se do mtodo alfabtico. Dessa
forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia
II 3 Simpsio de Biblioteconomia
III XV Congresso de Direito
IV Quinto Encontro de Contadores do DF
V 75 Curso de Medicina Alternativa
A seu ver, qual seria a ordem correta dos
eventos acima expostos?

a) IIIIVIIIV
b) IIIIVIIIV
c) IIIIIVVII
d) IIIVIVIII
e) VIVIIIIII
As respostas corretas, ainda que paream
estranhas primeira vista, seriam:
1)
d
2)
c
3)
d
Isto porque, apesar de, num primeiro momento,
organizar nomes em ordem alfabtica parecer bastante
simples, a tarefa um pouco mais complicada do que
parece. Quando os documentos so organizados por nomes
de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras
a serem consideradas, como veremos a seguir.
Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a algumas,
chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes :
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hfen no se separam,
quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o

ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques
3. Os sobrenomes formados com as palavras

Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos, devem
ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Arquivam-se:
Exemplo:
Adriana Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
OBS.: Quando houver sobrenomes iguais,

prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fbio Corra Miranda
Luciano Corra Miranda
Veneza Firme Miranda
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Arquivam-se:
25

Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao.

So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d,

da, do, e, um, uma, no so considerados.
Exemplo:
Coronel Emrson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo dAndrade
Arquivam-se:
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo

ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras nos 09
e 10).
6. Os sobrenomes que exprimem grau de

parentesco so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na
ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
que os antecedem.
Exemplo:
Edison Miranda Jnior
lvis Corra Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho
26
Exemplos:
Arnold Schwarzenegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:

Exemplo:
Antonio Silva & Cia.
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
A Tentao
Companhia Petrolfera Nacional
El Pas
Embratel
The Washington Post
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de

lngua espanhola) so registrados pelo
penltimo sobrenome, e, para isso, os dois
ltimos sobrenomes devem ser transpostos para
o incio.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abada
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Arquivam-se:
12. Nos ttulos de congressos, conferncias,

reunies, assemblias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
10. Os nomes orientais japoneses, chineses,

coreanos e rabes, por exemplo, so
registrados como se apresentam.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3 Curso de Cincias Contbeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24. Seminrio de Direito
Exemplo:
Abdulah Mustafah (rabe)
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chins)
Sasazaki Yonoyama (japons)
Arquivam-se:
Arquivam-se:
MTODO NUMRICO
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e
rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em
um documento o seu NMERO, a escolha deve recair
sobre o mtodo numrico simples.
27

Neste mtodo, para cada documento atribudo um
nmero, a partir do qual sero organizados os documentos.
Como no momento da busca a procura acontecer a partir
de um nome, este mtodo exige a adoo de um ndice
alfabtico, tambm chamado de onomstico, que permitir
identificar o nmero de cada documento e, assim,
possibilitar sua localizao. Os mtodos que se utilizam de
ndices so chamados de INDIRETOS.
Podemos citar como exemplo o arquivamento de
pastas funcionais, quando utilizada a matrcula do
funcionrio ou ainda o arquivamento de contratos, quando
estes so organizados por seus nmeros.
Mtodo Numrico-Cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados
tomando-se por base uma data, que, em geral, mas no
necessariamente, a data de produo do documento ou o
perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se
arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos,
balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que
estas j foram agrupadas por credor/devedor.
Podemos citar como exemplo de utilizao do
mtodo numrico-cronolgico a organizao de
pronturios mdicos feita por instituies de sade que,
normalmente, se utilizam da data de nascimento do
paciente, informao esta que ser necessria quando da
localizao dos referidos documentos.
Mtodo Numrico-dgito-terminal
Algumas
instituies,
ao
organizar
seus
documentos a partir de nmeros a eles atribudos,
deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais
nmeros so extremamente grandes e difceis de se
trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do
documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal.
Este mtodo consiste em decompor o nmero do
documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a
partir de seus dois ltimos dgitos. Vejamos o exemplo a
seguir:
Observe a seguir um comparativo entre os mtodos

numricos simples e dgito-terminal:
Nmeros a serem
organizados
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
Mtodo
numrico simples
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
Mtodo
dgito-terminal
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Verifica-se que, enquanto o mtodo numrico

simples organiza os documentos em ordem crescente, a
partir do valor total dos nmeros, o mtodo dgito terminal
organiza os documentos pelos dois ltimos algarismos,
observando os dois anteriores apenas para efeito de
ordenao quando os dois ltimos algarismos so iguais.
MTODO GEOGRFICO
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com
o local ou setor em que foram produzidos (procedncia).
o caso, por exemplo, de uma instituio que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio,
organize os documentos separando-os por cidade, quando
estas pertencerem ao mesmo estado, em que est
localizada a filial. Neste caso, estar sendo utilizado o
mtodo geogrfico.
O mtodo geogrfico poder ser utilizado quando a
organizao dos documentos for feita por estado, pais ou
cidade, situaes em que algumas regras devero ser
consideradas:
a) Organizao por estado
Quando o arquivo for organizado por estado, os
mesmos devero estar dispostos em ordem alfabtica,
sendo que, dentro de cada estado, a primeira cidade dever
ser, necessariamente, a capital, independentemente da
ordem alfabtica desta em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:
Nmero do documento: 834.695

Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 8346-95.
Este documento ser arquivado na pasta relativa
queles terminados em 95. Nesta pasta, como todos
terminaro em 95, os documentos sero organizados a
partir dos dois dgitos imediatamente anteriores (no caso
46).
Este mtodo apresenta como vantagem maior
rapidez na localizao dos documentos, uma vez que
dispensa a necessidade de se trabalhar com nmeros
difceis de serem memorizados.
28

Note
que
os
estados
esto
ordenados
alfabeticamente e, em cada estado, a capital est inserida
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vm na
seqncia, em ordem alfabtica.
a) Organizao por pas
Quando o arquivo for organizado por pas, os
mesmos devero estar dispostos em ordem alfabtica,
sendo que, dentro de cada pas, a primeira cidade dever
ser, necessariamente, a capital, independentemente da
ordem alfabtica desta em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:
Note que os pases esto ordenados alfabeticamente

e, em cada pas, a capital est inserida em primeiro lugar,
sendo que as demais cidades vm na seqncia, em ordem
alfabtica.
c) Organizao por cidade
Quando o arquivo for organizado por cidade (sem o
cuidado de separao por estado), as mesmas devero ser
ordenadas alfabeticamente, colocando-se, ao final de cada
cidade, o estado correspondente, para diferenciar cidades
com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
pertence, pois comum a existncia de mais de uma

cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
Anpolis (Gois)
Belm (Par)
Campinas (So Paulo)
Campinas (Tocantins)
Fortaleza (Cear)
Guarulhos (So Paulo)
Lages (Santa Catarina)
So Paulo (So Paulo)
Nos casos em que a organizao geogrfica tenha
como objeto a separao de cidades pertencentes ao
mesmo pas, deve-se observar a precedncia da capital em
relao s demais, cidades, que viro ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
Washington
Chicago
Dallas
Los Angeles
New York
San Francisco
Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da
empresa, que centralizar os documentos dos diversos
setores da instituio, separando-os por local de produo.
MTODO IDEOGRFICO (POR

ASSUNTO)
O mtodo ideogrfico aquele que separa os
documentos por assunto.
Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser
aplicados levando-se em considerao seus nomes ou
cdigos nmeros a eles atribudos. Desta forma, veremos
que o mtodo ideogrfico pode ser ALFABTICO ou
NUMRICO. Estes, por sua vez, separam-se em
dicionrio ou enciclopdico, no caso dos alfabticos e
decimal ou duplex, no caso dos numricos.
Vejamos a aplicao destes mtodos tomando-se
por base o exemplo seguinte:
J no caso de cidades de estados diferentes

organizados sob uma mesma pasta/gaveta, h que se
observar somente a ordem alfabtica das cidades, sem a
preocupao da precedncia das capitais com relao s
demais cidades. No entanto, h que se destacar, entre
parnteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta
Suponha que determinada empresa identificou

como assuntos passveis de existncia de documentos em
seus arquivos os seguintes temas:
Frias
Abono
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Admisso
Demisso
Salrios
29

Aplicando-se o mtodo ideogrfico alfabtico
dicionrio, os temas seriam organizados levando-se em
considerao apenas sua ordenao alfabtica, como seria
feito num dicionrio, da sua denominao. Desta forma, a
organizao seria a seguinte:
No exemplo em questo, poderamos exemplificar a

utilizao do mtodo duplex :
1- FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2- MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Controle de estoque
3- PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demisso de pessoal
3-3 Frias
3-4 Salrios
Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico
No mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico, no

entanto, os assuntos sero agrupados sob ttulos gerais,
sendo estes ltimos organizados alfabeticamente. Assim,
os assuntos sero organizados hierarquicamente dentro de
cada rea. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos j
apresentados.
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
PESSOAL
Abono
Admisso
Demisso
Frias
Salrios
No existem na Arquivologia esquemas

padronizados de classificao por assunto, como ocorre
em relao Biblioteconomia Classificao Decimal de
Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU).
Assim, cada instituio dever, de acordo com suas
peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao,
em que os assuntos devem ser grupados sob ttulos
principais e estes subdivididos em ttulos especficos,
partindo-se sempre dos conceitos gerais para os
particulares.
O plano de classificao servir para organizar os
documentos a partir de seus assuntos, o que facilitar a
aplicao da tabela de temporalidade que, como j foi
visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de
guarda especficos.
A elaborao do plano de classificao exigir um
estudo completo da organizao (suas finalidades,
funcionamento, etc.), alm de um levantamento minucioso
da documentao arquivada por esta.
Observe que os assuntos foram agrupados

hierarquicamente dentro de cada ttulo geral, que, por sua
vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto
poder, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja
necessrio.
A fim de facilitar o arquivamento, o mtodo
ideogrfico poder ser utilizado a partir de cdigos
atribudos a cada assunto, caso em que estaro presentes
os mtodos DUPLEX ou DECIMAL.
Em ambos os casos, os assuntos sero organizados
em ttulos gerais, dentro dos quais estaro presentes, de
forma hierarquizada, os assuntos especficos, a exemplo
do mtodo enciclopdico visto anteriormente. A diferena
bsica entre os mtodos duplex e o decimal reside no fato
de que, enquanto o mtodo duplex permite a criao de
infinitas classes, o mtodo decimal limita a criao das
classes a 10.
Tomemos como exemplo alguns cdigos de

classificao com respectivos assuntos constantes no
plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e
sugerido s instituies pblicas do poder Executivo
Federal:
Neste plano de classificao, foi utilizado o mtodo
decimal, que divide cada assunto em at 10 classes
derivadas, e cada uma destas poder ser dividida em, no
mximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a
necessidade de cada instituio.
30
020 Pesssoal
022 Aperfeioamento e treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outras instituies
022.121 No Brasil
022.122 No exterior

Este Plano de Classificao servir de base para a
Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de
guarda e a destinao final de cada documento. Dessa
forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a
cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia
ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes
estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com
sua temporalidade definida na Tabela em questo.
Na prtica, os documentos sero classificados de
acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos
seus cdigos de classificao, que servir para identificar
o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Assim,
antes de serem arquivados, os documentos devero ser
classificados, de acordo com o cdigo de classificao da
instituio.
ESCOLHA DO MTODO A SER

ADOTADO
Apesar de existirem vrias formas de se organizar
documentos, no possvel identificar determinado
sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer
a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo
de arquivamento depender exclusivamente das
caractersticas dos documentos em questo. Determinados
tipos de documentos, se organizados com mtodos
inadequados, dificilmente sero localizados no futuro.
A utilizao da guia-fora, quando da busca do

documento, facilitar sobremaneira o controle de sada dos
documentos que, porventura, tenham sido emprestados.
Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o
profissional de arquivo anota os dados do documento e a
data de sada do mesmo, colocando-o no local do
documento emprestado, de forma a identificar a sada do
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal
guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um
levantamento estatstico das atividades do arquivo.
Vejamos um exemplo em que seja necessrio
combinar vrios mtodos para se encontrar uma maneira
na qual os documentos sejam organizados de forma
adequada:
O curso preparatrio para concursos, com unidades
em Goinia-GO e Belo Horizonte-MG, contratou empresa
especializada em organizao de arquivos para tratar de
parte de seu acervo, constitudo basicamente por contratos.
Aps anlise da documentao, a empresa optou por
organizar da seguinte forma:
O mtodo de arquivamento determinado,

portanto, pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a
instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para
bem organizar seus documentos.
Tome como exemplo o arquivamento de Notas
Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o
arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria
talvez o mtodo numrico simples como soluo para o
bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que,
ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poderse-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o
documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade,
essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto
(mtodo ideogrfico), e ainda, dentro de cada produto, por
fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de
expedio da referida nota (mtodo numricocronolgico).
Observe que a instituio pode adotar quantos
mtodos forem necessrios para bem ordenar seus
documentos, podendo inclusive combinar os mtodos
entre si, procurando melhor organizar sua documentao.
A combinao de mtodos pr-estabelecidos para ordenar
o arquivo chamado de arranjo ou classificao e deve
ser feito antes de se colocar os documentos em seus
lugares.
31
1) Separar os contratos por unidades produtoras

dos contratos (utilizou-se, portanto, o mtodo
geogrfico de arquivamento).
2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se
organizar os contratos por ano de produo, de
forma a identificar os documentos mais antigos
e facilitar a eliminao destes, quando
cumpridos os prazos expressos na tabela de
temporalidade da instituio (utilizou-se, neste
caso, o mtodo numrico-cronolgico).
3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados
por curso (contratos para o curso do MEC, da
Polcia Federal, etc). Verifica-se a a utilizao
do mtodo alfabtico (pelo nome da
instituio).
O
arranjo dado a este arquivo pode ser

exemplificado conforme o esquema a seguir:
Belo Horizonte (MG)

2007
Anvisa
TRE-MG
2008
Anatel
MinC
Goinia (GO)
2007
MTE
Saneago
2008
MCT
TRE-GO

Neste caso, o mtodo principal utilizado foi o de
arquivamento por local (mtodo geogrfico), tendo sido
empregados, como mtodos secundrios, o mtodo
numrico cronolgico e o mtodo alfabtico.
arranjo ou classificao adotado pelo arquivo corrente no

deve ser alterado quando da transferncia para a segunda
idade, j que, teoricamente, foi planejado e executado de
forma que atenda ao setor em que o documento foi
acumulado.
Uma vez que o documento conservado no arquivo

intermedirio ainda atende ao setor que o acumulou, o
NOES DE APLICAES DE TECNOLOGIAS

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE
DOCUMENTOS GED
serve para validar uma

documentos eletrnicos.
O Gerenciamento Eletrnico de Documentos o

processo de converter documentos em suporte de papel ou
microfilme para um formato eletrnico representado pela
figura de uma pginas e o seu gerenciamento por meio de
um software permite que estes sejam indexados,
armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os
documentos so convertidos atravs de um equipamento
chamado scanner.
A certificao digital tem trazido inmeros

benefcios para os cidados e para as instituies que a
adotam. Com a certificao digital possvel utilizar a
Internet como meio de comunicao alternativo para a
disponibilizao de diversos servios com uma maior
agilidade, facilidade de acesso e substancial reduo de
custos. A tecnologia da certificao digital foi
desenvolvida graas aos avanos da criptografia nos
ltimos 30 anos.
Uma vez convertido em imagem eletrnica, cada

documento nomeado e indexado atravs de informaes
obtidas dele mesmo, como ttulos, nomes, datas ou outras
identificaes e, ento, arquivado eletronicamente. Mais
tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisandose atravs dos ndices digitados (ttulo ou o cdigo de
identificao).
Se desejado, o computador pode ler o texto de
cada pgina (imagem) por meio de um processo chamado
Reconhecimento ptico de Carteres OCR de que cria
um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o
documento.
A implantao do GED no assegura instituio a
eliminao completa de seus arquivos em suporte papel,
pois muitos documentos devem ter seus originais
arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo
seu valor histrico.
CERTIFICAO DIGITAL
assinatura
realizada
em
CRIPTOGRAFIA
A palavra criptografia tem origem grega e significa
a arte de escrever em cdigos de forma a esconder a
informao na forma de um texto incompreensvel. A
informao codificada chamada de texto cifrado. O
processo de codificao ou ocultao chamado de
cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informao
original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem.
A cifragem e a decifragem so realizadas por
programas de computador chamados de cifradores e
decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, alm
de receber a informao a ser cifrada ou decifrada, recebe
um nmero chave que utilizado para definir como o
programa ir se comportar. Os cifradores e decifradores se
comportam de maneira diferente para cada valor da chave.
Sem o conhecimento da chave correta no possvel
decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma
informao secreta, basta cifrar a informao e manter em
sigilo a chave.
Os computadores e a Internet so largamente

utilizados para o processamento de dados e para a troca de
mensagens e documentos entre cidados, governo e
empresas. No entanto, estas transaes eletrnicas
necessitam da adoo de mecanismos de segurana
capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e
integridade s informaes eletrnicas. A certificao
digital a tecnologia que prov estes mecanismos.
No cerne da certificao digital est o certificado
digital, um documento eletrnico que contm o nome, um
nmero pblico exclusivo denominado chave pblica e
muitos outros dados que mostram quem somos para as
pessoas e para os sistemas de informao. A chave pblica
32
Sigilo utilizando criptografia assimtrica

Atualmente existem dois tipos de criptografia: a
simtrica e a de chave pblica. A criptografia simtrica
realiza a cifragem e a decifragem de uma informao
atravs de algoritmos que utilizam a mesma chave,
garantindo sigilo na transmisso e armazenamento de
dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na
cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada
entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de
compartilhar uma chave conhecido como troca de
chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura,
uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar
a informao cifrada ou mesmo reproduzir uma
informao cifrada.
pode decifrar a informao pois somente Beto possui a

chave privada correspondente.
AUTENTICIDADE
No processo de autenticao, as chaves so
aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O
autor de um documento utiliza sua chave privada para
cifr-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou
a identificao em uma transao. Esse resultado s
obtido porque a chave privada conhecida exclusivamente
por seu proprietrio.
Os algoritmos de chave pblica operam com duas

chaves distintas: chave privada e chave pblica. Essas
chaves so geradas simultaneamente e so relacionadas
entre si, o que possibilita que a operao executada por
uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser
mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves.
A chave pblica disponibilizada e tornada acessvel a
qualquer indivduo que deseje se comunicar com o
proprietrio da chave privada correspondente.
ALGORITMOS CRIPTOGRFICOS DE CHAVE

PBLICA
Os algoritmos criptogrficos de chave pblica
permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a
autenticidade das informaes por eles protegidas.
CONFIDENCIALIDADE
O emissor que deseja enviar uma informao
sigilosa deve utilizar a chave pblica do destinatrio para
cifrar a informao. Para isto importante que o
destinatrio disponibilize sua chave pblica, utilizando,
por exemplo, diretrios pblicos acessveis pela Internet.
Autenticidade utilizando criptografia assimtrica

Assim, se Alice cifrar uma informao com sua
chave privada e enviar para Beto, ele poder decifrar esta
informao pois tem acesso chave pblica de Alice.
Alm disto, qualquer pessoa poder decifrar a informao,
uma vez que todos conhecem a chave pblica de Alice.
Por outro lado, o fato de ser necessrio o uso da chave
privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza
uma operao que somente Alice tem condies de
realizar.
ASSINATURA DIGITAL
O mesmo mtodo de autenticao dos algoritmos de
criptografia de chave pblica operando em conjunto com
uma funo resumo, tambm conhecido como funo de
hash, chamada de assinatura digital.
O resumo criptogrfico o resultado retornado por
uma funo de hash. Este pode ser comparado a uma
impresso digital, pois cada documento possui um valor
nico de resumo e at mesmo uma pequena alterao no
documento, como a insero de um espao em branco,
resulta em um resumo completamente diferente.
Sigilo utilizando criptografia assimtrica

O sigilo garantido, j que somente o destinatrio
que possui a chave privada conseguir desfazer a operao
de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informaes
originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma
informao de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a
informao usando a chave pblica de Beto. Somente Beto
33
Assinatura digital utilizando algoritmos de chave pblica

A vantagem da utilizao de resumos criptogrficos
no processo de autenticao o aumento de desempenho,
pois os algoritmos de criptografia assimtrica so muito
lentos. A submisso de resumos criptogrficos ao processo
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de
operao para gerar uma assinatura por serem os resumos,
em geral, muito menores que o documento em si. Assim,
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do
tamanho do documento a ser assinado.
Na assinatura digital, o documento no sofre
qualquer alterao e o hash cifrado com a chave privada
anexado ao documento.
assinatura gerada diferente para cada documento, pois

est relacionada ao resumo do documento.
Assinatura Digital
Apesar das diferenas, a tcnica de assinatura
digital uma forma eficaz de garantir autoria de
documentos eletrnicos. Em agosto de 2001, a Medida
Provisria 2.200 garantiu a validade jurdica de
documentos eletrnicos e a utilizao de certificados
digitais para atribuir autenticidade e integridade aos
documentos. Este fato tornou a assinatura digital um
instrumento vlido juridicamente.
O texto acima demonstra que o provimento de
autenticao em documentos eletrnicos vivel
tecnicamente, mas ainda restam duas questes
fundamentais: como conseguir as chaves pblicas? Como
garantir a identidade do proprietrio do par de chaves? A
resposta a ambas as questes o certificado digital.
CERTIFICADO DIGITAL
Conferncia da assinatura digital
Para comprovar uma assinatura digital necessrio
inicialmente realizar duas operaes: calcular o resumo
criptogrfico do documento e decifrar a assinatura com a
chave pblica do signatrio. Se forem iguais, a assinatura
est correta, o que significa que foi gerada pela chave
privada corresponde chave pblica utilizada na
verificao e que o documento est ntegro. Caso sejam
diferentes, a assinatura est incorreta, o que significa que
pode ter havido alteraes no documento ou na assinatura
pblica.
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO

ELETRNICO
O certificado digital um documento eletrnico

assinado digitalmente e cumpre a funo de associar uma
pessoa ou entidade a uma chave pblica. As informaes
pblicas contidas num certificado digital so o que
possibilita coloc-lo em repositrios pblicos.
Um Certificado Digital normalmente apresenta as
seguintes informaes:
nome da pessoa ou entidade a ser associada
chave pblica
perodo de validade do certificado
chave pblica
nome e assinatura da entidade que assinou
o certificado
nmero de srie.
A semelhana da assinatura digital e da assinatura

manuscrita restringe-se ao princpio de atribuio de
autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas
seguem um padro, sendo semelhantes entre si e
possuindo caractersticas pessoais e biomtricas de cada
indivduo.
Ela feita sobre algo tangvel, o papel, responsvel
pela vinculao da informao impressa assinatura. A
veracidade da assinatura manuscrita feita por uma
comparao visual a uma assinatura verdadeira tal como
aquela do documento de identidade oficial.
Assinatura manuscrita
Nos documentos eletrnicos no existe um modo
simples para relacionar o documento com a assinatura.
Ambos so compostos apenas pela representao
eletrnica de dados, ou seja, por uma seqncia de bits (0s
e 1s), que necessitam de um computador para a sua
visualizao e conferncia. Na assinatura digital, a
34
Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz

Brasileira ICP Brasil
Um exemplo comum do uso de certificados digitais

o servio bancrio provido via Internet. Os bancos
possuem certificado para autenticar-se perante o cliente,
assegurando que o acesso est realmente ocorrendo com o
servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um servio,
como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente,
pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o
banco.
Servios governamentais tambm tm sido
implantados para suportar transaes eletrnicas
utilizando certificao digital, visando proporcionar aos
cidados benefcios como agilidade nas transaes,
reduo da burocracia, reduo de custos, satisfao do
usurio, entre outros. Alguns destes casos de uso so:
GOVERNO FEDERAL: o Presidente da Repblica e

Ministros tm utilizado certificados digitais na tramitao
eletrnica de documentos oficiais, que sero publicados no
Dirio Oficial da Unio. Um sistema faz o controle do
fluxo dos documentos de forma automtica, desde a
origem dos mesmos at sua publicao e arquivamento.
RESPONSABILIDADE
A certificao digital traz diversas facilidades,
porm seu uso no torna as transaes realizadas isenta de
responsabilidades. Ao mesmo tempo que o uso da chave
privada autentica uma transao ou um documento, ela
confere o atributo de no-repdio operao, ou seja, o
usurio no pode negar posteriormente a realizao
daquela transao. Por isto, importante que o usurio
tenha condies de proteger de forma adequada a sua
chave privada.
Existem dispositivos que incrementam a proteo
das chaves, como os cartes inteligentes (smart cards).
Eles se assemelham em formato e tamanho a um
carto de crdito convencional. Os smart cards so um tipo
de hardware criptogrfico dotado de um microprocessador
com memria capaz de armazenar e processar diversos
tipos de informaes. Com eles possvel gerar as chaves
e mant-las dentro de um ambiente seguro, uma vez que as
operaes criptogrficas podem ser realizadas dentro do
prprio dispositivo.
Alguns usurios preferem manter suas chaves

privadas no prprio computador. Neste caso, so
necessrias algumas medidas preventivas para minimizar a
possibilidade de se comprometer a sua chave privada:
caso o software de gerao do par de

chaves oferea a opo de proteo do
acesso chave privada atravs de senha,
essa opo deve ser ativada, pois assim h
a garantia de que, na ocorrncia do furto da
chave privada, a mesma esteja cifrada;
no compartilhar com ningum a senha de
acesso chave privada;
no utilizar como senha dados pessoais,
palavras que existam em dicionrios ou
somente nmeros, pois so senhas
facilmente descobertas. Procurar uma
senha longa, com caracteres mistos,
maisculos e minsculos, nmeros e
pontuao;
em ambiente acessvel a vrias pessoas,
como em um escritrio, usar produtos de
controle de acesso ou recursos de proteo
ao sistema operacional, como uma senha
de sistema ou protetor de tela protegido por
senha;
manter atualizado o sistema operacional e
os aplicativos, pois verses mais recentes
contm correes que levam em
considerao as vulnerabilidades mais
atuais;
no instalar o certificado com a chave
privada em computadores de uso pblico.
Em caso de suspeita de comprometimento da chave

privada, seja por uma invaso sofrida no computador ou
pelo surgimento de operaes associadas ao uso da chave
que no sejam de conhecimento do seu proprietrio, a
revogao do certificado deve ser solicitada o mais
rapidamente possvel AC responsvel pela sua emisso.
Alm disso, necessrio estar alerta s recomendaes da
DPC quanto aos procedimentos necessrios a revogao
do certificado.
O
VALIDADE
O certificado digital, diferentemente dos
documentos utilizados usualmente para identificao
pessoal como CPF e RG, possui um perodo de validade.
S possvel assinar um documento enquanto o
certificado vlido. possvel, no entanto, conferir as
assinaturas realizadas mesmo aps o certificado expirar.
O certificado digital pode ser revogado antes do
perodo definido para expirar. As solicitaes de
revogao devem ser encaminhadas AC que emitiu o
certificado ou para quem foi designada essa tarefa. As
justificativas podem ser por diversos fatores como
comprometimento da chave privada, alteraes de dados
do certificado ou qualquer outro motivo.
35
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________

________________________________
________________
C, ao receberr e analisar o pedido, addiciona o
A AC
nmero de srie
s
do certiificado a um documento assinado
chamado Lista de Certtificados Revvogados (LC
CR) e a
CRs est declarado na
publica. O loocal de publicao das LC
DPC da AC
C que emitiu o certificado, e em muitoss casos o
prprio certiificado possuui um campoo com apontaador para
um endereoo WEB que contm
c
o arqquivo com a LCR.
L
As
LCRs so publicadas
p
dee acordo com
m a periodiciddade que
cada AC deefinir. Essas listas so pblicas e poodem ser
consultadas a qualquer momento para
p
verificarr se um
p
vlido ou no.
certificado permanece
Aps a revogao ou expiraao do cerrtificado,
a
r
realizadas
coom este ceertificado
todas as assinaturas
tornam-se innvlidas, mass as assinaturaas realizadas antes da
revogao do
d certificado continuam vlidas
v
se houuver uma
forma de garrantir que estta operao fooi realizada durante
d
o
perodo de validade
v
do certificado.
c
M como obbter essa
Mas
caracterstica?
p
atribuir a indicao de
d tempo
Existeem tcnicas para
a um docuumento, cham
madas carimbbo de tempo. Estes
carimbos adicionam
a
um
ma data e hora assinatura,
permitindo determinar
d
quuando o docuumento foi asssinado.
Linha do tempo do cerrtificado e asssinatura digital

vao do certtificado
O usurio pode soliicitar a renov
para
p
a AC aps a perda dee validade deeste. Na soliccitao,
o usurio poode manter oos dados do
o certificado e at
mesmo
m
o par de chaves, se a chave priivada no tivver sido
comprometida
c
a. Mas, por que no em
mitir os certifficados
sem
s
data finaal de validadde? Porque a cada renovaao da
validade
v
do certificado
c
reenova-se tam
mbm a relao de
confiana
c
entrre seu titular e a AC.
n
p
para
a
Essa renovao ppode ser necessria
substituio
s
da chave privada por uma outra
teecnologicameente mais avvanada ou devido a poossveis
mudanas
m
ocoorridas nos daados do usurrio. Essas alteeraes
tm como obbjetivo tornarr mais robussta a seguranna em
relao s tcnicas de certificao e s inform
maes
contidas
c
no ceertificado.
DIGITAL
LIZAO
Digitalizao o processo pello qual uma imagem
ou sinal anaalgico trannsformado em
m cdigo digiital. Isso
se d atravs de um digitalizador de imagens
i
(ou scanner,
scner, escnner) ou de um
m transdutor de
d sinais.
A utiilizao de dispositivos
d
e
eletrnicos,
c
como
os
scanners, permitem
p
quee documentoos originalmeente em
papel e matteriais similarres, filmes neegativos e positivos,
p
microfilmes e microfichaas sejam convertidos em arquivos
digitais, aceessveis em computador. Com isso, grandes
volumes de
d
informaao docum
mental podeem ser
armazenados em ambiennte digital o que permitte serem
disponibilizad
d
das e reutilizaadas, como, por
p exemplo, em um
sistema
s
de Gerenciament
G
to Eletrnico
o de Docum
mentos,
conhecido
c
com
mo GED ou eem bancos dee imagens ou udio.
A digitalizao tam
mbm comprreende a connverso
para
p
o cdigoo digital de sinais de a
dio e imageens em
movimento
m
(vvdeos), origginalmente em outros foormatos
como
c
as graavaes em discos fono
ogrficos em
m vinil
(sulcos) e em
m sinal eletroomagntico analgico
a
em fios e
fitas
f
magnticcas.
MICROFILMAGEM
M
a
e, os documeentos de
Comoo foi visto anteriormente
arquivo se apresentam
a
em
m diversos tippos de suporte (papel,
CD, disqueete...). Ocorrre que, evventualmente, h a
necessidade de se alteerar o suporrte de deterrminados
documentos, de forma a garantir o accesso e a presservao
dos mesmos. As princiipais tcnicaas de atualizzao de
arquivo (muudana de suuporte) so a microfilmaggem e a
digitalizaoo.
mite criar
Microofilmagem uma tcnicca que perm
uma cpia do docum
mento em foormato micrrogrfico
(microfilme ou microfichha).
36
Miicrofilme

A adoo da microfilmagem exigir da instituio
equipamentos que permitam ler tais documentos,
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de
uma cpia em papel do documento microfilmado.
A primeira e mais importante razo para justificar o
uso do microfilme a economia de espao. O microfilme
uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto o
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um
documento qualquer.
permanentes (de valor histrico), os documentos originais

no podero ser eliminados.
Para organizar o arquivo de microfilmes, h
arquivos prprios como mostrado na figura a seguir. Para
permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever
conter um ndice. Por fora das gavetas so marcados os
cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a
consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo um
aparelho para a leitura dos microfilmes.
Poderamos enumerar os seguintes benefcios para
o uso da microfilmagem:
Validade Legal a microfilmagem um processo
reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de
8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799 de 30/1/1996,
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal
do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas
dimenses das microformas, da eficincia de sua
catalogao e indexao, comparativamente aos
arquivos convencionais em papel;
Segurana, por se tratar de um material
fotogrfico, alm de permitir reprodues com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,
devido ao pequeno volume, permite o seu
acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurana), protegido de sinistros (essa cpia de
segurana dever, obrigatoriamente, estar em
local separado da cpia de trabalho );
Garantia da confidencialidade das informaes,
visto que a olho nu impossvel visualizar
qualquer informao;
Durabilidade respeitando-se a determinadas
normas da microfilmagem, acondicionamento e
manuseio, os arquivos microfilmados podem ser
conservados indefinidamente.
Arquivo de microfilmes
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal
do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo
valor do documento original em papel, que serviu de base
para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que
no tiver valor histrico. Em se tratando de documentos
LEGISLAO
arquivos, como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
Lei 8.159, de 08/01/1991 Dispe sobre

a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA,
fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta

lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto

documental e a de proteo especial a documentos de
37

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos
pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem
como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a
consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao
pelo dano material ou moral decorrente da violao do
sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividades de instituies
pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a
sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados
como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam
de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios
aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo
que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so
inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o
Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse pblico e social
poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo
revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo
Civil ficam identificados como de interesse pblico e
social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies
Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica
ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do
Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so
organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
38

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas
funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder
Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exerccio das suas funes, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder
Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo
e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e
municipal definir os critrios de organizao e vinculao
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e
o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta lei.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao

administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e
social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituies arquivsticas e
acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho
criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e
103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos.(Vide Lei n 12.527, de 2011)
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que
devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao
dos
documentos
por
eles
produzidos. Regulamento (Vide Lei n 12.527, de 2011)
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente
honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de
produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer
instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da
parte. (Vide Lei n 12.527, de 2011)
Decreto 4.073, de 03/01/2002

Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991,
que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da
atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159,
de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
39

Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto,
preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos
pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justia normas
legais necessrias ao aperfeioamento e implementao
da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011)
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos
constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao
de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de
arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes
Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos
arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse
pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de
1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por
intermdio do Ministro de Estado da Justia, a declarao
de
interesse
pblico
e
social de
arquivos
privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011)
Vigncia
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos
humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a
reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos
pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitrias referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e
instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos
de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder
Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de
educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e
informtica.
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o
presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio
Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo

Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos
Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos
Municipais;
VIII - um
representante
das
instituies
mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que
congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1o Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e
respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do
Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara
dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
3o Os conselheiros e suplentes referidos nos
inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de
Estado da Justia, mediante indicaes dos dirigentes dos
rgos e entidades representados. (Redao dada pelo
Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos,
permitida uma reconduo.
5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e
impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no
Arquivo Nacional.
Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio
tcnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do
CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo,
uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento
de dois teros de seus membros.
1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo
Nacional.
2o As reunies do CONARQ podero ser
convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste,
sempre que razo superior indicar a convenincia de
adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para
deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras
tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessrios implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do
SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor solues para questes
temticas que repercutirem na estrutura e organizao de
segmentos especficos de arquivos, interagindo com as
cmaras tcnicas.
40

Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e
comisses sero designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8o considerado de natureza relevante, no
ensejando qualquer remunerao, o exerccio das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante
das cmaras e comisses.
Art. 9o A aprovao do regimento interno do
CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do
Ministro de Estado da Justia. (Redao dada pelo Decreto
n 7.430, de 2011) Vigncia
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de
arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o
CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo
e Legislativo.
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII,
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o
SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s
informaes e aos documentos na sua esfera de
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes
e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo
seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades
arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de
valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o
aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao
CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a

elaborao de dispositivos legais necessrios ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional
de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos
arquivos em sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que
possam ser considerados de interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas
providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas
cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais
constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem
aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante
atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo
de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de
documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades
pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder
Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles
decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas
e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes
Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo
Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei
no8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no
inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar
dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas
no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao
adequada dos documentos produzidos e recebidos no
exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor
permanente, que integram o acervo arquivstico das
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total,
sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na
sua esfera de competncia.
41

1o O recolhimento de que trata este artigo
constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
2o Para efeito do disposto neste artigo, as
empresas, antes de concludo o processo de desestatizao,
providenciaro, em conformidade com as normas
arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao,
classificao e avaliao do acervo arquivstico.
3o Os documentos de valor permanente podero
ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o,
enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades,
conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.
4o Os documentos de que trata o caput so
inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos
pblicos de valor permanente que integram o acervo
arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de
economia mista j desestatizadas obedecero s instrues
do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da
Administrao Pblica Federal ser constituda comisso
permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e
acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a
identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1o Os documentos relativos s atividades-meio
sero analisados, avaliados e selecionados pelas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos
rgos e das entidades geradores dos arquivos,
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de
temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio
no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos
s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecero os prazos de guarda e destinao da
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim
sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas
de temporalidade e destinao, elaboradas pelas
Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo
Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no
Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de
mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao
Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
de instrumento descritivo que permita sua identificao e
controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no
caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de
documentos, sero implementadas e custeadas pelos
rgos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento
e Gesto dever, to logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos
para os rgos e entidades extintos, solicitar ao Ministro
de Estado da Justia a assistncia tcnica do Arquivo
Nacional para a orientao necessria preservao e
destinao do patrimnio documental acumulado, nos
termos do 2o do art. 7o da Lei no8.159, de 1991.
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
Art. 21. O Ministro de Estado da Justia, mediante
proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo
detalhando os procedimentos a serem observados pelos
rgos e entidades da administrao pblica federal, para a
plena consecuo das medidas constantes desta
Seo. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de
2011) Vigncia
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E
SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou
jurdicas que contenham documentos relevantes para a
histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser
declarados de interesse pblico e social por decreto do
Presidente da Repblica.
1o A declarao de interesse pblico e social de
que trata este artigo no implica a transferncia do
respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica
pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2o
So
automaticamente
considerados
documentos privados de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados
pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art.
3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei
no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16
da Lei no 8.159, de 1991.
42

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou
mediante
provocao,
encaminhar
solicitao,
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justia,
com vistas declarao de interesse pblico e social de
arquivos privados pelo Presidente da Repblica. (Redao
dada pelo Decreto n 7.430, de 2011)
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica
procedida por comisso especialmente constituda pelo
CONARQ.
2o A avaliao referida no 1o ser homologada
pelo Presidente do CONARQ.
3o Da deciso homologatria caber recurso das
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justia, na forma
prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011)
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo
privado declarado de interesse pblico e social dever
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia,
para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias,
interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art.
13 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos
privados declarados de interesse pblico e social devem
manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando
sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos
privados declarados de interesse pblico e social podero
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras
instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento
de atividades relacionadas organizao, preservao e
divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de
arquivos privados declarados de interesse pblico e social
ou de quaisquer de seus documentos dever ser
comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou
detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos
documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Ministro de Estado da Justia baixar
instrues complementares execuo deste Decreto.
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011)
Art. 31. Fica delegada competncia ao Ministro de

Estado da Justia, permitida a subdelegao, para designar
os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de
29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182,
de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e
114o da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Decreto 4.915, de 12/12/2003 Dispe

sobre o Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d
outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das
atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI,
alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no
art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967,
no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,
com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos
no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica
federal.
1o Para os fins deste Decreto, consideram-se
documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos
por rgos e entidades da administrao pblica federal,
em decorrncia do exerccio de funes e atividades
especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou
a natureza dos documentos.
2o Considera-se gesto de documentos, com base
no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos
documentos, em fase corrente e intermediria,
independente do suporte, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da
administrao pblica federal, de forma gil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries
administrativas ou legais;
43

II - integrar e coordenar as atividades de gesto de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos
setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas gesto de
documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produo da documentao
arquivstica pblica;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e
de armazenagem da documentao arquivstica pblica;
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico
da administrao pblica federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que
atuam direta ou indiretamente na gesto da informao
pblica federal.
Art. 3o Integram o SIGA:
I - como rgo central, o Arquivo Nacional;
II - como rgos setoriais, as unidades responsveis
pela coordenao das atividades de gesto de documentos
de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;
III - como rgos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.
Art. 4o Compete ao rgo central:
I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais
do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidncia da Repblica;
II - orientar a implementao, coordenao e
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas
gesto de documentos nos rgos setoriais;
III - promover a disseminao de normas tcnicas e
informaes de interesse para o aperfeioamento do
sistema junto aos rgos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercmbio de cooperao
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
V - estimular e promover a capacitao, o
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na rea de gesto de documentos de
arquivo.
Art. 5o Compete aos rgos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de
gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de
atuao e de seus seccionais, em conformidade com as
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia
da Repblica;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus
seccionais, visando padronizao dos procedimentos
tcnicos relativos s atividades de produo, classificao,
registro,
tramitao,
arquivamento,
preservao,
emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia
e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e
ao acesso e s informaes neles contidas;
III - coordenar a elaborao de cdigo de
classificao de documentos de arquivo, com base nas
funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou
entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de

atuao e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicao do cdigo de
classificao e da tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
instituda para a administrao pblica federal, no seu
mbito de atuao e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermdio da Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata
o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e
aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-fim;
VI - promover e manter intercmbio de cooperao
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea
de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualizao.
Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a
Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o rgo central no cumprimento de
suas atribuies;
II - propor polticas, diretrizes e normas relativas
gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas
nos rgos e entidades da administrao pblica federal,
aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica;
III - propor aos rgos integrantes do SIGA as
alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento
dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e
propor os ajustamentos que se fizerem necessrios,
visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA.
Art. 7o Compem a Comisso de Coordenao do
SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
presidir;
II - um representante do rgo central, responsvel
pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administrao
dos Recursos de Informao e Informtica - SISP,
indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento,
Oramento e Gesto;
IV - um representante do Sistema de Servios
Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,
Oramento e Gesto;
V - os coordenadores das subcomisses dos
Ministrios e rgos equivalentes.
1o Podero participar das reunies como
membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente,
especialistas e consultores com direito a voz e no a voto,
quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus
membros.
44

o
2 O Arquivo Nacional promover, quarenta e

cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da
Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para
discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus
membros, de seu regimento interno a ser encaminhado
pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Art. 8o Devero ser constitudas nos Ministrios e
nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias
aps a publicao deste Decreto, subcomisses de
coordenao que renam representantes dos rgos
seccionais de seu mbito de atuao com vistas a
identificar necessidades e harmonizar as proposies a
serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA.
Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas
por representante designado pelo respectivo Ministro.
Art. 9o Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao
rgo central para os estritos efeitos do disposto neste
Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao
administrativa decorrente de sua posio na estrutura
organizacional dos rgos e entidades da administrao
pblica federal.
Art. 10. Fica institudo sistema de informaes
destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade
de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades
da administrao pblica federal.
Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais
so responsveis pela alimentao e processamento dos
dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do
sistema de que trata o caput deste artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
das normas complementares a este Decreto, deliberadas
pela Comisso de Coordenao do SIGA.
publicao.
Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia
e 115o da Repblica.
LUIZ INCIO LULA DA SILVA
Jos Dirceu de Oliveira e Silva
Lei 5.433, de 08/05/1968 Regula a

microfilmagem de documentos oficiais
e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a

microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e
municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas
obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos
efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora
dle.
2 Os documentos microfilmados podero, a
critrio da autoridade competente, ser eliminados por
incinerao, destruio mecnica ou por outro processo
adequado que assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados
ou sua transferncia para outro local far-se- mediante
lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro
prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora
do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local
dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura
de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito,
microfilmados no podero ser eliminados antes de seu
arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida
de
segurana,
podero
excepcionalmente
ser
microfilmados documentos ainda no arquivados, desde
que autorizados por autoridade competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no
devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo
de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
municipais para a autenticao de traslados e certides
originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar,
igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de
documentos particulares, bem como os requisitos que a
microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos
pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim
de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides
originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que
os cartrios competentes tero de cumprir para a
autenticao de microfilmes realizados por particulares,
para produzir efeitos jurdicos contra terceiros.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
certides originais de microfilmes.
45

Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua
publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia
e 80 da Repblica.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
Decreto 1.799, de 30/01/1996

Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968,
que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias.
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio
nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de
qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e
recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e
Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os
documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou
jurdicas.
Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides
extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses
documentos, para que possam produzir efeitos legais, em
juzo ou fora dele, regulada por este Decreto.
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste
Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme,
de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos
ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
Art. 4 A microfilmagem ser feita em
equipamentos que garantam a fiel reproduo das
informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer
microforma.
Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de
microfichas, alm dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte
superior, rea reservada titulao, identificao e
numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e
fotogramas destinados indexao.
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser
feita sempre em filme original, com o mnimo de 180
linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e
a qualidade de imagem e de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a
extrao de filme cpia do filme original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis,
de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como
para a extrao de cpias.
3 O armazenamento do filme original dever ser

feito em local diferente do seu filme cpia.
Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado
qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a
qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo
tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo
fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem
poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio
de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente,
de modo que se possa identificar, por superposio, a
continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada
srie ser precedida de imagem de abertura, com os
seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos, a
serem microfilmados;
II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da srie de
documentos a serem microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a srie de
documentos a serem microfilmados continuao da srie
contida em microfilme anterior;
VII - identificao do equipamento utilizado, da
unidade filmadora e do grau de reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se
for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificao funcional e
assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie,
ser reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes
elementos:
I - identificao do detentor dos documentos
microfilmados;
II - informaes complementares relativas ao inciso
V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel
observncia s disposies deste Decreto;
IV - meno, quando for o caso, de que a srie de
documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificao funcional e
Art. 9 Os documentos da mesma srie
seqncia,
eventualmente
omitidos
quando
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
apresentarem legibilidade, por falha de operao ou
problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente,
sendo permitido corte ou insero no filme original.
46
ou
da
no
por
no

1 A microfilmagem destes documentos ser
precedida de uma imagem de observao, com os
seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificao funcional e
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para
recuperar as informaes e assegurar a localizao dos
documentos.
3 Caso a complementao no satisfaa os padres
de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de
documentos dever ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero
utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme
alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em
estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser
microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a
definio de sua destinao final.
Art. 12. A eliminao de documentos, aps a
microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de
termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia.
Pargrafo nico. A eliminao de documentos
oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela
de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade
competente na esfera de sua atuao e respeitado o
disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com
valor de guarda permanente, no podero ser eliminados
aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo
prprio rgo detentor.
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em
papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero
estar autenticados pela autoridade competente detentora do
filme original.
1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de
microfilmes de documentos privados, dever ser emitido
termo prprio, no qual constar que o filme que o
acompanha cpia fiel do filme original, cuja
autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de
microfilmes de documentos privados, a autenticao farse- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos
cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no
artigo seguinte.
3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo
anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio
de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade
e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poder

ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos
deste Decreto.
Pargrafo nico. Para exercer a atividade de
microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a
que se refere este artigo, alm da legislao a que esto
sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia
e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida
quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartrios que se
dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia,
declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo
com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de
qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel pelo
manuseio e conservao das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos
no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora
dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira
competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular
brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver
autenticado;
III - forem acompanhados de traduo oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias
resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos
fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero
ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam
sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por
parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da
Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato,
s penalidades de advertncia ou suspenso do registro,
sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.
Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta
grave, o registro para microfilmar ser cassado
definitivamente.
Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as
instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento
deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de
abril de 1969.
publicao.
Braslia, 30 de janeiro de l996; 175 da
Independncia e 108 da Repblica.
Milton Seligman
47

________________________________
________________
Resoluo Conarrq 10, de 06/12/199

99
s
a adoo de
e smbolo
os ISO
Dispe sobre
nas sina
alticas a serem uttilizadas no
processo
o de micrrofilmage
em de
documentos arqu
uivsticos
s.
O PR
RESIDENTE
E DO CONSE
ELHO NAC
CIONAL
DE ARQUIIVOS - CON
NARQ, no usso de suas atrribuies
previstas no item IX, do art.18, de seuu Regimento Interno,
de conformiidade com deeliberao do Plenrio, em
m sua 15
reunio ordiinria realizadda no dia 6 de
d dezembro de 1999
e,
Consiiderando os dispositivos
d
d Lei n 5.4433, de 8
da
de maio de 1968,
1
regulam
mentada pelo Decreto n 1.799,
1
de
30 de janeirro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de
d 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmaggem de
documentos arquivsticoss;
Considderando os reesultados da Comisso Especial

criada
c
pela Poortaria CONA
ARQ n 30, dee 22 de feverreiro de
1999,
1
com a finalidade
f
de adequar os smbolos
s
de normas
n
ISO de sinnalticas tccnicas microfilmage
m
em de
documentos
d
a
arquivsticos;
Considderando a necessidad
de de quue a
microfilmagem
m
m dos doocumentos arquivsticoss seja
realizada denntro dos paddres e norm
mas internaccionais,
resolve:
Art. 1 Adotar, no processo de microfilmaggem de
documentos
d
arquivsticos, smbolos constantes
c
d ISO
da
9878/1990,
9
annexo 1, e o rooteiro de sinallticas, anexoo 2.
Art. 2 Esta Resoluuo entra em
m vigor na data
d
de
sua
s publicaoo.
JAIME
E ANTUNES DA SILVA
(SEG
GUEM ANE
EXOS 1 E 2)
O1
ANEXO
SMBOLOS UTILIZADO
OS ISO 98778/1990
1) Smbolos obrigatrios a serem utiliizados em toddos os rolos:
Incio do rollo.
Beginning of
o roll.
(*)
0076
Fim do roloo.
End of roll.
0075 (*)
c
a docum
mentao tenhha continuidad
de:
2) Smbolos obrigatrios a serem utiliizados em toddos os rolos, caso
o
Continuao de outro
rolo
Continued
d from
another ro
oll.
0491 (*)
Continua em
e outro
rolo.
Continued on
another ro
oll.
(*)
0490
d
c
conforme
a siituao:
3) Smbolos obrigatrios a serem micrrofilmados juunto com os documentos,
Original ileggvel.
Original diffficult to
read.
00777 (*)
Original em
m cores.
Original in ccolour.
0488 (*)
Texto deterriorado.
Encadernao
defeituosa.
Repetio dde imagem.

Repetition oof image.
0080 (*)
48

________________________________
________________
Damaged teext.
Wrong bindding.
0078 (*)
Pginas e/oou nmeros

em falta.
ages and/or
Missing pag
issues.
Pginas e/oou nmeros
em falta.
Missing pagges
And/or issuees
0081 (*)
Numeraoo incorreta.
Data incorrreta.
Incorrect nu
umbering.
Incorrect daate.
00779 (*)
I
7000/1984, includos na ISO 98788/1990.
(*) Nmeross de refernciia da Norma ISO
o smbolos obrigatrios
o
iindicados no item 1, devero ser
OBS: As lettras e nmeroos das mensaagens, que accompanham os
apresentadoss na fonte ARIAL,
A
em taamanho iguaal ou superior a 70 pontoos. Para os smbolos indicados no item
m 2, o
tamanho podder variar enntre 14 e 30 pontos. Na ausncia
a
da fonte
f
ARIAL
L, usar letras e nmeros no serifados, isto ,
sem qualqueer tipo de adoorno, em tam
manho igual ouu superior a 18 milmetroos para os sm
mbolos indicaados no item 1. Para
os smbolos indicados noo item 2, o tam
manho poder variar entree 3 e 7 milmeetros.
O2
ANEXO
ROTEIRO
OS DE SINA
ALTICAS QUADRO DE
D APLICA
O
I SINAL
TICAS QUE
E ANTECEDE
EM A SEQU
UNCIA DE DOCUMENT
D
TOS A SERE
EM MICROF
FILMADOS:
SIN
NALTICAS
S
SM
MBOLOS
ISO
(AN
NEXO 1)
1. INCIO DO
ROLO
O
CORPO DAS
RAS E
LETR
NUME
EROS
ARIA
AL OU
SIMILAR1
70 ou
18 ou
superior
superior
2. CO
ONTINUA
O
DE OUTRO
O
ROLO
70 ou
superior
18 ou
superior
3. IM
MAGEM DE
OBSE
ERVAO
--
14 a 30
3a7
4. DE
ENSIDADE
UNIF
FORME
--
--
--
5. NU
UMERO DO
FILM
ME
--
70 ou
superior
18 ou
superior
49
INFORMA
AES SOB
BRE O USO
O
Deve consttar de todos os

o rolos para
que no resstem dvidas quanto ao
incio do fiilme.
Deve ser uusada para infformar que oss
documentoos que preced
dem os que
sero microofilmados encontram-se
em outro roolo.
Deve ser uusada para ind
dicar as
omisses, pproblemas dee legibilidade
ou outras oocorrncias prrevistas no
art. 9 do D
Decreto n 1.7
799, de 30
janeiro de 1996.
Deve consttar de todos os
o rolos uma
folha em branco, preferrencialmente
d papel
com as carractersticas do
fotogrficoo fosco, que permita
p
a
medio daa densidade do
d
microfilmee.
Cada rolo dde microfilme poder
receber um
m nmero, parra fins de
identificao, registro, controle
c
e
acesso.

6. LOGOTIPO E
IDENTIFICAO
DA INSTITUIO
DETENTORA DO
ACERVO
7. LOGOTIPO E
IDENTIFICAO
DO PROJETO DE
MICROFILMAGEM
8. RESTRIES
QUANTO
REPRODUO
--
14 a 30
3a7
Deve constar de todos os rolos.

Caso a instituio possua logotipo,
este poder integrar a sinaltica.
--
36 a 58
9 a 15
--
14 a 30
3a7
9. SMBOLOS
UTILIZADOS
10. IMAGEM DE
ABERTURA
--
14 a 30
3a7
--
14 a 30
3a7
11.
IDENTIFICAO
DO FUNDO /
COLEO
--
70 ou
superior
18 ou
superior
12. CONTEDO
DO ROLO
--
36 a 58
9 a 15
13. CARTO DE
RESOLUO
--
--
--
14. SEPARAO
DE CONJUNTOS
DOCUMENTAIS
--
--
--
15. GRAU DE
REDUO
--
36 a 58
9 a 15
Pode ser usada quando a

microfilmagem decorrer de
patrocnio, convnio, intercmbio
etc.
Pode ser usada para informar ao
usurio que a instituio se reserva
o direito de recusar pedidos de
reproduo de documentos de seu
acervo, que violem dispositivos
legais em vigor, tais como: Lei n
9.610, de 19 de fevereiro de 1998
(Direitos Autorais), Lei n 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei de
Arquivos) e seus decretos
regulamentadores.
Deve constar de todos os rolos,
visando orientao do usurio.
Deve constar de todos os rolos, para
a identificao dos documentos e
dos procedimentos utilizados na
microfilmagem, em conformidade
com o art. 7 do Decreto n
1.799/96.
Pode ser usada para destacar
conjuntos documentais (fundos,
colees, sries etc.), acrescentando
outras informaes de interesse para
a melhor orientao do usurio.
Deve ser usada para identificar e
localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
Deve constar de todos os rolos para
permitir a realizao de testes de
qualidade.
Pode ser usada antes de cada
conjunto documental para alertar o
usurio da mudana de um conjunto
documental para outro. Mais
conhecida como ZEBRA.
Deve constar de todos os rolos para
informar os graus de reduo
adotados. Sempre que houver
necessidade de alterao do grau de
reduo para determinado conjunto
documental, o novo grau de reduo
adotado dever ser informado.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros
50

________________________________
________________
TICAS POS
STERIORES SEQUNC
CIA DE DOC
CUMENTOS
S MICROFIL
LMADOS:
II SINAL
1. DENSIDA
ADE
UNIFORME
E
--
CO
ORPO DAS
L
LETRAS
E
N
NUMEROS
A
ARIAL
OU
1
S
SIMILAR
---
2. CARTO
O DE
RESOLU
O
3. IMAGEM
M DE
ENCERRAM
MENTO
--
--
--
--
14 a 20
2
3a7
4. CONTINU
UA EM
OUTRO RO
OLO
70 ouu
superioor
18 ou
u
superiior
5. FIM DO ROLO
R
70 ouu
superioor
18 ou
u
superiior
SINALT
TICAS
S
SMBOLOS
ISO
(ANEXO 1))
Decreto 4.553, de
e 27/12/20
002 Disp
pe
s
arda de da
ados,
sobre a salvagua
informa
es, doc
cumentos
s e materiais
sigilosos
s de interresse da seguran
a da
sociedad
de e do Estado,
E
no
o mbito da
Administrao P
blica Fe
ederal, e d
d
p
cias.
outras providnc
O PR
RESIDENTE
E DA REP
BLICA, noo uso da
atribuio quue lhe conferre o art. 84, inncisos IV e VI,
V alnea
"a", da Consstituio, e teendo em vistaa o disposto no
n art. 23
da Lei n 8.1159, de 8 de janeiro de 19991,
DECR
RETA:
CA
APTULO I
DA
AS DISPOSI
ES PRELIIMINARES
Art. 1 Este Decrreto disciplinna a salvaguuarda de
dados, informaes, doocumentos e materiais sigilosos,
s
bem como das
d reas e insstalaes ondde tramitam.
Art. 2
2 So considderados originnariamente sigilosos,
s
e sero com
mo tal classificcados, dados ou informaes cujo
conhecimento irrestrito ou divulgaao possa acarretar
a
qualquer risco segurana da sociedaade e do Estaado, bem
como aquelees necessrioos ao resguarddo da inviolaabilidade
da intimidadde da vida prrivada, da honra e da imaagem das
pessoas.
Parggrafo nico. O acesso a dados
d
ou infoormaes
sigilosos restrito e condicionadoo necessiddade de
conhecer.
INFORMA
ES SOBR
RE O USO
Deve constar de toodos os rolos uma folha em

m
branco, preferenciaalmente com as
caracttersticas do ppapel fotogrfico fosco, quue
permiita a medioo da densidadee do microfilm
me.
Deve constar de toodos os rolos para permitirr a
de.
realizao de testes de qualidad
Deve constar de toodos os rolos, contendo as
maes previsstas no art. 8 do Decreto n
n
inform
1.799/96.
Deve ser usada parra informar que
q documenttos
do meesmo conjuntto documentaal encontram-se
microofilmados em outro rolo.
Deve constar de toodos os rolos para que no
restem
m dvidas quaanto ao fim do
d filme.
Art. 3 A prodduo, manuseio, coonsulta,

trransmisso, manutenoo e guard
da de dadoos ou
in
nformaes sigilosos observaro meedidas especiiais de
segurana.
s
Pargraafo nico. Tooda autoridad
de responsvel pelo
trrato de dadoss ou informaes sigilososs providenciaar para
que
q o pessoal sob suas ordens conhea integralmeente as
medidas
m
de seegurana estaabelecidas, zeelando pelo seu
s fiel
cumprimento.
c
.
Art. 4
4 Para os efeitos deste Decretoo, so
estabelecidos
e
os seguintes conceitos e definies:
d
I - auttenticidade: aasseverao de que o daado ou
in
nformao so verdadeiroos e fidedign
nos tanto na origem
o
quanto
q
no desstino;
II - classificao: atribuio, pela autooridade
competente,
c
de grau dee sigilo a dado, inform
mao,
documento,
d
m
material,
rea ou instalao
o;
III - comprometiimento: perrda de seggurana
resultante do acesso
a
no-auutorizado;
IV - creedencial de segurana: cerrtificado, conncedido
por
p
autoridadde competennte, que haabilita determ
minada
pessoa
p
a ter acesso
a
a dadoos ou informaaes em dife
ferentes
graus
g
de sigiloo;
V - dessclassificaoo: cancelamen
nto, pela autooridade
competente
c
ouu pelo transccurso de prazzo, da classifficao,
to
ornando ostennsivos dados ou informa
es;
VI - diisponibilidadde: facilidade de recuperaao ou
acessibilidade
a
e de dados e iinformaes;
VII - grau
g
de sigillo: gradao atribuda a dados,
in
nformaes, rea ou instaalao considerados sigilosos em
decorrncia
d
dee sua naturezza ou conted
do;
51

VIII - integridade: incolumidade de dados ou
informaes na origem, no trnsito ou no destino;
IX - investigao para credenciamento: averiguao
sobre a existncia dos requisitos indispensveis para
concesso de credencial de segurana;
X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o
receptor de dados ou informaes so legtimos e
fidedignos tanto na origem quanto no destino;
XI - marcao: aposio de marca assinalando o
grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurana: medidas
destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade,
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e
informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir,
detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a
esses dados e informaes;
XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal,
inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou
atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora
de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou
informaes sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificao, cujo acesso
pode ser franqueado;
XV - reclassificao: alterao, pela autoridade
competente, da classificao de dado, informao, rea ou
instalao sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a
pessoas credenciadas; proteo contra revelao noautorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em
carter excepcional, em rea sigilosa.
CAPTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANA
Seo I
Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero
classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e
reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos
intrnsecos.
1 So passveis de classificao como ultrasecretos, dentre outros, dados ou informaes referentes
soberania e integridade territorial nacionais, a planos e
operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a
projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e
tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas
econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa
acarretar dano excepcionalmente grave segurana da
sociedade e do Estado.
2 So passveis de classificao como secretos,
dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas,
instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de
interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de
inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou
instalaes estratgicos, cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave segurana da
sociedade e do Estado.
3 So passveis de classificao como

confidenciais dados ou informaes que, no interesse do
Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento
restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus
objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do
Estado.
4 So passveis de classificao como reservados
dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles
previstos ou referidos.
Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de
competncia das seguintes autoridades:
I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada
pelo Decreto n 5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da
Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de
2004)
V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares
permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301,
de 2004)
1o Excepcionalmente, a competncia prevista
no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a
agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo
2o Alm das autoridades estabelecidas no caput,
podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo
nico pelo Decreto n 5.301, de 2004)
I - secreto: as autoridades que exeram funes de
direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo
com regulamentao especfica de cada rgo ou
entidade da Administrao Pblica Federal; e(Redao
II - confidencial e reservado: os servidores civis e
militares, de acordo com regulamentao especfica de
cada rgo ou entidade da Administrao Pblica
Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que
se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo
do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada
I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao
II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada
III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao
IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao
Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero
ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela
autoridade responsvel pela classificao ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)
52

Seo II
Da Reclassificao e da Desclassificao
Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau
de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassificados
ou desclassificados, mediante deciso da autoridade
responsvel pela sua classificao.
Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e
reservado, poder a autoridade responsvel pela
classificao ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os
interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la
ou cancel-la, por meio de expediente hbil de
reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da
custdia do dado ou informao sigilosos.
Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo
de durao conta-se a partir da data de produo do dado
ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de
2004)
Art. 10. A desclassificao de dados ou
informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e
reservado ser automtica aps transcorridos os prazos
previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso
de sua prorrogao, quando ento a desclassificao
ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo
Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda
permanente que forem objeto de desclassificao sero
encaminhados instituio arquivstica pblica
competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico,
entidade pblica ou instituio de carter pblico, para
fins de organizao, preservao e acesso.
Pargrafo nico. Consideram-se de guarda
permanente os dados ou informaes de valor histrico,
probatrio e informativo que devam ser definitivamente
preservados.
Art. 12. A indicao da reclassificao ou da
desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever
constar das capas, se houver, e da primeira pgina.
CAPTULO III
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES
SIGILOSOS
Seo I
Dos Procedimentos para Classificao de Documentos
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as
partes componentes ou os anexos de um documento
sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao
documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classificao de um grupo de
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma
atribuda ao documento classificado com o mais alto grau
de sigilo.
Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o

caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de
expedio e ementas, redigidas de modo a no
comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas
baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero
classificados em razo dos detalhes que revelem e no da
classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes
deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
Art. 17. Podero ser elaborados extratos de
documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo,
mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos
ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos secretos; e
III - da autoridade classificadora, destinatria ou
autoridade hierarquicamente superior competente para
dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e
reservados, exceto quando expressamente vedado no
prprio documento.
Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este
artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores
queles atribudos aos documentos que lhes deram origem,
salvo quando elaborados para fins de divulgao.
Seo II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC)
aquele que, por sua importncia, requer medidas
adicionais de controle, incluindo:
I - identificao dos destinatrios em protocolo e
recibo prprios, quando da difuso;
II - lavratura de termo de custdia e registro em
protocolo especfico;
III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo
rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade
receptores; e
IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que
se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de
transferncia sero elaborados de acordo com os modelos
constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a
guarda de um rgo de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua
natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou
reclassificao.
Pargrafo nico. A critrio da autoridade
classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, o disposto
no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
53

Seo III
Da Marcao
Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo,
dever ser feita em todas as pginas do documento e nas
capas, se houver.
1 As pginas sero numeradas seguidamente,
devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de
pginas que compem o documento.
2 O DSC tambm expressar, nas capas, se
houver, e em todas as suas pginas, a expresso
"Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo
nmero de controle.
Art. 21. A marcao em extratos de documentos,
rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao
prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas,
fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras
imagens sigilosas obedecer s normas complementares
adotadas pelos rgos e entidades da Administrao
Pblica.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou
informaes sigilosos sero marcados com a classificao
devida em local adequado.
Pargrafo nico. Consideram-se meios de
armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas
sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio
capaz de armazenar dados e informaes.
Seo IV
Da Expedio e da Comunicao de Documentos
Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas
expedio e tramitao obedecero s seguintes
prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer
indicao do grau de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o
destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a
serem identificados logo que removido o envelope
externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e
expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente,
remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que
identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de
interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de
documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada
pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo
vedada a sua postagem.
Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultrasecreto de outra forma que no a prescrita no caput s
ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que
requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento
ao princpio da oportunidade e considerados os interesses
da segurana da sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedio de documento secreto,
confidencial ou reservado poder ser feita mediante
servio postal, com opo de registro, mensageiro
oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for
o caso, mala diplomtica.
Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de
que trata este artigo poder ser feita por outros meios,
desde que sejam usados recursos de criptografia
compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme
previsto no art. 42.
Seo V
Do Registro, da Tramitao e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de
documentos sigilosos:
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso,
indcios de violao ou de qualquer irregularidade na
correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu
superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar
imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle
de sua tramitao.
Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo
destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade
competente hierarquicamente superior.
Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca
pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio.
Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso
comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio
de violao ou adulterao do documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou
guardados em condies especiais de segurana, conforme
regulamento.
1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e
secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que
oferea segurana equivalente ou superior.
2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no
1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob
guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou
custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus
substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem
ou transferncia de responsabilidade.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo
aos responsveis pela guarda ou custdia de material
sigiloso.
54

Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de
suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser
subdividida em subcomisses.
Seo VI
Da Reproduo
Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de
documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do
documento original.
1 A reproduo total ou parcial de documentos
sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa
da
autoridade
classificadora
ou
autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto.
2 Eventuais cpias decorrentes de documentos
sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que
se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e
entidades pblicas ou instituies de carter pblico.
3 Sero fornecidas certides de documentos
sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu
estado de conservao, desde que necessrio como prova
em juzo.
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo
de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao
de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia
no-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se
for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada
em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar,
essa operao dever ser acompanhada por pessoa
oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia
do sigilo durante a confeco do documento, observado o
disposto no art. 33.
Seo VII
Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao
Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies:
I - analisar e avaliar periodicamente a
documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito
de sua atuao;
II - propor, autoridade responsvel pela
competente para dispor sobre o assunto, renovao dos
prazos a que se refere o art. 7;
III - propor, autoridade responsvel pela
competente para dispor sobre o assunto, alterao ou
cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade
com o disposto no art. 9 deste Decreto;
IV - determinar o destino final da documentao
tornada ostensiva, selecionando os documentos para
guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em
atendimento ao disposto no art. 39.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor

histrico, probatrio e informativo no podem ser
desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade
penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em
vigor.
CAPTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos
em rgos e entidades pblicos e instituies de carter
pblico admitido:
I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo,
emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de
conhec-los; e
II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo
ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade
competente.
1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos
termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s
sanes administrativas, civis e penais decorrentes da
eventual divulgao dos mesmos.
2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que
os procedimentos ou processos que vierem a instruir
tambm passem a ter grau de sigilo idntico.
3 Sero liberados consulta pblica os
documentos que contenham informaes pessoais, desde
que previamente autorizada pelo titular ou por seus
herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos,
ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior,
condicionado emisso de credencial de segurana no
correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no
tempo.
Pargrafo nico. A credencial de segurana de que
trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de
ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso
resultante de acordos ou contratos com outros pases
atender s normas e recomendaes de sigilo constantes
destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever
ser justificada.
CAPTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Art. 41. A comunicao de dados e informaes
sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em
conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.
55

Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico
do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e
equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da
Unio so considerados sigilosos e devero,
antecipadamente, ser submetidos certificao de
conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de
Defesa Nacional.
Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser

feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que
contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou
tratados, em conformidade com o art. 5.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo,

cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e
entidades pblicos e instituies de carter pblico.
Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro
fim que no seja em razo do servio.
Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades

pblicos e das instituies de carter pblico caber a
adoo de medidas que visem definio, demarcao,
sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas
sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos,

sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas
de segurana previstas neste Decreto para os documentos
sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:
I - realizao de vistorias peridicas, com a
finalidade de assegurar uma perfeita execuo das
operaes criptogrficas;
II - manuteno de inventrios completos e
atualizados do material de criptografia existente;
III - designao de sistemas criptogrficos
adequados a cada destinatrio;
IV - comunicao, ao superior hierrquico ou
autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa
ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade,
legitimidade e disponibilidade de dados ou
informaes criptografados; e
V - identificao de indcios de violao ou
interceptao ou de irregularidades na transmisso ou
recebimento de dados e informaes criptografados.
Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos,
constantes de documento produzido em meio eletrnico,
sero assinados e criptografados mediante o uso de
certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para
a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto
s podero estar ligados a redes de computadores seguras,
e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer
outra.
Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser
feita por mtodo que sobrescreva as informaes
armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a
destruio lgica, dever ser providenciada a destruio
fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para
a produo de documentos com grau de sigilo secreto,
confidencial e reservado s podero integrar redes de
computadores que possuam sistemas de criptografia e
segurana adequados a proteo dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos,
sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis
que podem ser guardadas com maior facilidade.
CAPTULO VI
DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS
Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes

sigilosas ser disciplinado por meio de instrues
especiais dos rgos, entidades ou instituies
interessados.
Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no
considerado visita o agente pblico ou o particular que
oficialmente execute atividade pblica diretamente
vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado
sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do
Estado.
CAPTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seo I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica,
responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que
julgar conveniente manter sigilo sobre determinado
material ou suas partes, em decorrncia de
aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever
providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo
adequado.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo
ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies
de carter pblico encarregada da fiscalizao e do
controle de atividades de entidade privada, para fins de
produo ou exportao de material de interesse da Defesa
Nacional.
Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades
pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas
e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova,
produo, aquisio, armazenagem ou emprego de
material sigiloso so responsveis pela expedio das
instrues adicionais que se tornarem necessrias
salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes,
mquinas e outros materiais similares considerados
sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer
natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou
locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu
grau de sigilo.
56

Art. 55. Dados ou informaes sigilosos
concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de
material somente sero fornecidos aos que, por suas
funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos
controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas
fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes
necessrios ao desenvolvimento de programas.
Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como

s instituies de carter pblico, a que os contratantes
estejam vinculados, cabe providenciar para que seus
fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias
para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos
em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso
de fabricao em suas instalaes.
CAPTULO IX
DAS DISPOSIES FINAIS
Seo II
Do Transporte
Art. 56. A definio do meio de transporte a ser
utilizado para deslocamento de material sigiloso
responsabilidade do detentor da custdia e dever
considerar o respectivo grau de sigilo.
1 O material sigiloso poder ser transportado por
empresas para tal fim contratadas.
2 As medidas necessrias para a segurana do
material
transportado
sero
estabelecidas
em
entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais
especficas, e sero de responsabilidade da empresa
contratada.
Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos
sero tratados segundo os critrios indicados para a
expedio de documentos sigilosos.
Art. 58. A critrio da autoridade competente,
podero ser empregados guardas armados, civis ou
militares, para o transporte de material sigiloso.
CAPTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja
sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de
desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de
natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estar
condicionado assinatura de termo de compromisso de
manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a:
a) possibilidade de alterao do contrato para
incluso de clusula de segurana no estipulada por
ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo
relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo;
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de
segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu
controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto
contratado;
d) identificao, para fins de concesso de
credencial de segurana, das pessoas que, em nome do
contratado, tero acesso a material, dados e informaes
sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurana do
objeto subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a

material, rea, instalao e sistema de informao cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado.
Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e
instituies de carter pblico exigiro termo de
compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores,
funcionrios e empregados que direta ou indiretamente
tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.
Pargrafo nico. Os agentes de que trata
o caput deste artigo comprometem-se a, aps o
desligamento, no revelar ou divulgar dados ou
informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no
exerccio de cargo, funo ou emprego pblico.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de
documentos e materiais e pela segurana de reas,
instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa
sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em
razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem
prejuzo de sanes penais.
Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e
instituies de carter pblico promovero o treinamento,
a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de
pessoal que desempenhe atividades inerentes
salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e
sistemas de informao de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome
conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste
Decreto fica, automaticamente, responsvel pela
preservao do seu sigilo.
Art. 66. Na classificao dos documentos ser
utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo
possvel.
Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder
Executivo
Federal
sero
expedidas
instrues
complementares, que detalharo os procedimentos
necessrios plena execuo deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta
e cinco dias da data de sua publicao.
57

Art. 69. Ficam revogados os Decretos ns 2.134, de
24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998,
e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.
Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia
e 114 da Repblica.
Pedro Parente
Alberto Mendes Cardoso
Resoluo Conarq 14, de 24/10/2001

Aprova a verso revisada e ampliada da
Resoluo 4, de 28/03/1996, que dispe
sobre o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades Meio, a ser adotado como modelo para
os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os
prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades - Meio da Administrao
Pblica.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL
DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno
e,
Considerando a necessidade de se atualizar o
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para
a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovados pela Resoluo n 4, de 28 de maro de
1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n 62, do
DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo
n 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no
DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1 APROVAR a verso revista e ampliada do
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para
a Administrao Pblica : Atividades-Meio, como um
modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 Caber aos rgos e entidades que adotarem o
Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas
s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais
devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica

na sua especfica esfera de competncia.
2 Caber ao CONARQ, por intermdio de
cmara tcnica especfica, proceder atualizao
peridica deste Cdigo.
Art. 2 Aprovar os prazos de guarda e a destinao
dos documentos estabelecidos na verso revista e
ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
1 Caber aos rgos e entidades que adotarem a
Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta
aplicao aos conjuntos documentais produzidos e
recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se
os prazos de guarda e a destinao nela definidos.
2 Caber, ainda, aos rgos e entidades que
adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a
destinao dos documentos relativos s suas atividades
especficas ou atividades-fim, os quais devero ser
aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua
especfica esfera de competncia.
3 Caber ao CONARQ, por intermdio de
cmara tcnica especfica, proceder atualizao
peridica desta Tabela.
Art. 3 A eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia, conforme
determina o art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo n 7, de
20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os
procedimentos para a eliminao de documentos no
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder
Pblico.
Art. 4 O Cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivo para a Administrao Pblica e a Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de
que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao
editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada
Classificao,
Temporalidade
e
Destinao
de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da
Administrao Pblica.
Art. 5 Esta Resoluo entra em vigor na data de
sua publicao.
Art. 6 Ficam revogadas a Resoluo n 4, de 28 de
maro de 1996, e a Resoluo n 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
58
TICA PROFISSIONAL
Um cdigo de tica um guia de referncia
profissional que prima por traar diretrizes elevadas de
conduta e aponta as responsabilidade morais e legais.
Como um agente moral pr ativo, o profissional
arquivista consciente de sua funo social, est aberto a
construir uma relao dialgica com seus pares e a
primar pelo interesse da administrao, harmonizandoos com o interesse do pblico: cidados e
jurisdicionados,
pesquisadores,
historiadores,
jornalistas, proprietrios de acervos, etc..
O Cdigo de tica dos Arquivistas foi uma
proposta do Conselho Internacional de Arquivos e sua
relevncia e concordncia tamanha, que j est
disponvel em 22 idiomas. Segue a verso em
portugus.
Cdigo de tica do Arquivista Conselho
Internacional de Arquivos
Um cdigo de tica dos Arquivistas tem por
finalidade fornecer profisso arquivstica regras de
conduta de alto nvel. O tema arquivista, tal como
usado neste texto, se aplica a todos aqueles que tm
responsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar,
conservar e administrar os arquivos. As instituies
empregadoras e os servios de arquivo so encorajados
a adotar polticas e prticas que permitam a aplicao
deste cdigo. A aplicao do cdigo depende da boa
vontade das instrues de arquivos e das associaes
profissionais. Ela pode ser feita indiretamente atravs
do estabelecimento e do uso de procedimentos para
sugerir orientaes, em casos de duvida, examinar
condutas contrarias tica e, se for necessrio, aplicar
sanes.
1. Os arquivistas mantm a integridade dos
arquivos, garantindo assim que possam se
constituir em testemunho permanente e digno de
f do passado.
O primeiro dever dos arquivistas de manter a
integridade dos documentos que so valorizados por
seus cuidados e sua vigilncia. No cumprimento desse
dever, eles consideram os direitos, algumas vezes
discordantes, e os interesses dos seus empregadores,
dos proprietrios, das pessoas citadas nos documentos e
dos usurios, passados, presentes e futuros. A
objetividade e a imparcialidade dos arquivistas
permitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Os
arquivistas resistem a toda presso, venha ela de onde
vier, visando manipular os testemunhos, assim como
dissimular ou deformar os fatos.

2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantm os
arquivos em seu contexto histrico, jurdico e
administrativo, respeitando, portanto, sua
provenincia, preservando e tornado assim
manifestas suas interelaes originais.
Os arquivistas agem em conformidade com os
princpios e as praticas geralmente reconhecidas. No
cumprimento de sua misso e de suas funes, os
arquivistas se pautam plos princpios arquivsticos que
regem a criao, a gesto e a escolha da destinao dos
arquivos correntes e intermedirios, a seleo e a
aquisio de documento com vistas ao seu
arquivamento definitivo, a salvaguardar, a preservao
e a conservao dos arquivos que esto sob a sua
guarda, e a classificao, a anlise, a publicao e os
meios de tornar os documentos acessveis. Os
arquivistas fazem a triagem dos documentos com
imparcialidade, fundamentando seu julgamento em um
profundo conhecimento das exigncias administrativa e
das polticas de aquisio de suas instituies. Eles
classificam analisam os documentos escolhidos para
serem retidos, de acordo com os princpios arquivsticos
(em particular o princpio de provenincia e o princpio
de classificao original) e as normas reconhecidas
universalmente, tudo isso rapidamente quanto possvel.
Os arquivistas tem uma poltica de aquisio de
documentos conforme os objetivos e os recursos de
suas instituies. Eles no buscam ou no aceitam
aquisies, quando elas se constituem em perigo para a
integridade ou a segurana dos documentos; eles se
dispem a cooperar para que os documentos sejam
conservados nos servios mais adequados. Os arquivos
favorecem o retorno dos arquivos pblicos a seus pases
de origem, quando eles tenham sido seqestrado em
tempo de guerra ou de ocupao.
3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos
documentos nos trabalhos de tratamento,
conservao e pesquisa.
Os arquivistas agem de modo que o valor
arquivstico dos documentos, neles compreendidos os
documentos eletrnicos ou informticos, no seja
diminudo pelos trabalhos arquivsticos de triagem, de
classificao e de inventrio, de conservao e de
pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, eles
fundamentam sua deciso sobre mtodos e critrios
seriamente estabelecidos. A substituio dos originais
por outros suportes decidida considerando-se seus
valores legais, intrnsecos e de informao. Quando os
59

documentos excludos da consulta tenham sido
retirados momentaneamente do dossi, o usurio deve
ser modificado.
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a
comunicabilidade e a compreenso dos
documentos.
Os arquivistas dirigem sua reflexo sobre a
triagem dos documentos a serem conservados ou
eliminados, prioritariamente, em funo da necessidade
de salvaguardar a memria da atividade da pessoa ou da
instituio que os produziu ou acumulou, mas
igualmente em funo dos interesses evolutivos dos
interesses da pesquisa histrica. Os arquivistas tm
conscincia de que a aquisio de documentos de
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, de
natureza a encorajar um comrcio ilegal. Eles prestam a
sua colaborao a seus colegas e aos servios
pertinentes para a identificao e a procura das pessoas
suspeitas de roubos de documentos de arquivos.
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento
dos documentos e justificam a maneira como o
fazem.
Os arquivistas se preocupam no somente com o
recolhimento dos documentos existentes, mas tambm
cooperam com os gestores de documentos de maneira
que, nos sistemas de informao e arquivamento
eletrnico, sejam levados em conta, desde a origem, os
procedimentos destinados proteo de documentos de
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os servios responsveis pela guarda ou com os
proprietrios de documentos, fundamentam sua deciso,
em tal circunstncia, considerando os seguintes
elementos: autorizao de recolhimento, doao ou
venda; negociaes financeiras; planos de tratamento;
direitos de produo e condies de acessibilidade. Eles
aguardam um registro escrito de entrada de
documentos, de sua conservao e de seu tratamento.
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao
maior nmero possvel de usurios, oferecendo
seus servios a todos com imparcialidade.
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa
gerais e especficos adaptados s exigncias, para a
totalidade dos fundos que tm sob sua guarda. Em todas
as circunstncias, eles oferecem pareceres com
imparcialidade e utilizam os recursos disponveis para
fornecer uma srie de opinies equilibradas. Os
arquivistas respondem com cortesia, e com a
preocupao de ajudar, a todas as pesquisas razoveis
referentes aos documentos dos quais eles garantem a
conservao e encorajam a sua utilizao em grande
nmero, dentro dos limites impostos pela poltica das

instituies dependem a necessidade de preservar os
documentos, o respeito legislao e regulamentao,
aos direitos dos indivduos e aos acordos com os
doadores. Eles definem as restries aos usurios
eventuais e as aplicam com eqidade. Os arquivistas
desencorajam as limitaes de acesso e de utilizao
dos documentos quando eles no so razoveis, mas
podem aceitar ou sugerir restries claramente definidas
e de uma durao limitada quando elas so a condio
de uma aquisio. Eles observam fielmente e aplicam
com imparcialidade todos os acordos firmados no
momento de uma aquisio, mas, no interesse da
liberao de acesso aos documentos, eles podem
renegociar as clusulas quando as circunstncias
mudam.
7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilbrio,
no quadro da legislao em vigor, entre o direito
ao conhecimento e o respeito vida privada.
Os arquivistas se preocupam para que a vida das
pessoas jurdicas e fsicas, assim como a segurana
nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
de se destruir as informaes sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
deletados e novos dados inseridos, como prtica
corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
privada das pessoas que esto ligadas origem ou que
so a prpria matria dos documentos, sobretudo
daquelas que no foram consultadas quanto `a
utilizao ou destino dos documentos.
8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
evitam tirar de sua posio vantagens para eles
mesmos ou para quem quer que seja.
Os arquivistas se abstm de toda atividade
prejudicial sua integridade profissional, sua
objetividade e sua imparcialidade.
Os arquivistas no tiram de suas atividades
nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
outra ordem que possa resultar em detrimento das
instituies, dos usurios e de seus colegas. Os
arquivistas no colecionam pessoalmente documentos
originais nem participam de um comrcio de
documentos em sua rea de jurisdio. Eles evitam as
atividades que possam ciar no esprito do pblico a
impresso de um conflito de interesses. Os arquivistas
podem explorar os fundos arquivsticos de sua
instituio para fins de pesquisa e de publicaes
pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
usurios. Eles no revelam nem utilizam, nos fundos
arquivsticos, onde o acesso limitado, as informaes
60

obtidas em seus trabalhos. Eles no permitem que suas
pesquisas pessoais ou suas publicaes interfiram com
as tarefas profissionais ou administrativas para as quais
foram contratados. No que concerne explorao de
seus fundos arquivsticos, os arquivistas no utilizam
seu conhecimento das descobertas feitas por um
pesquisador, ainda no publicadas por ele sem advertilo de sua inteno de tirar partido delas. Os arquivistas
podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas
reas de pesquisa, a compreendidos os trabalhos
baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os
arquivistas no permitem a pessoas estranhas sua
profisso interferirem em suas prticas e obrigaes.
compreenso mtua.
9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nvel

profissional,
renovando,
sistemtica
e
continuamente, seus conhecimentos arquivsticos
e compartilhando os resultados de suas pesquisas
e de sua experincia.
Os arquivistas se esforam para desenvolver seu
saber profissional e seus conhecimentos tcnicos e
contribuir para o progresso da Arquivologia, zelando
para que as pessoas, cuja formao e orientao estejam
sob sua responsabilidade, exeram suas tarefas com
competncia.
10. Os arquivistas trabalham em colaborao com
seus colegas e os membros das profisses afins,
visando assegurar, universalmente, a conservao
e a utilizao do patrimnio documental.
Os arquivistas procuram estimular a
colaborao e evitar conflitos com seus colegas,
resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento ao
respeito s normas arquivsticas e tica profissional.
Os arquivistas cooperam com os representantes das
profisses paralelas dentro de um esprito de respeito e
61

Arquivologia Teoria 03 03 2012 20120227174929

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Arquivologia Teoria 03 03 2012 20120227174929

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E

ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE:

Helosa Almeida Prado define arquivo como

O arquivo de uma instituio funciona como o

a reunio de documentos conservados,

Informao: pode ser definida como idia ou

Ao analisarmos tais definies, poderemos concluir

Documento: toda informao registrada em um

O termo arquivo pode tambm ser usado para

Quanto conceituao moderna, Solon Buck,

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo

Sendo a Sumria, por volta de 3300 a.C., um plo

a acumulao ordenada dos documentos, em

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

O material mais usado no Egito era o papiro.

Devido leis como o registro de transaes

Como caracterstica geral, na Idade Mdia, no

Os tabletes que tm sido encontrados esto

A Grcia, segundo Aristteles, tinha grande

Com o material mais usado sendo o papiro podiam

No Egito a existncia dos documentos est

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Com a instituio da Repblica o Arquivo Central

Devido s invases dos brbaros-germanos quase

Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se,

Com a expanso rabe para o Ocidente atravs da

Com a diviso do imprio e Ocidental e Oriental

Um fator que determinou o ressurgimento do

A China tem arquivos de documentos ligados

No sc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos

Com constantes evolues no suporte da escrita a

O Estado continua usando o arquivo como um

Na frica no vamos nos deparar com grandes

No ano de 1632, Baldassarp Bonifcio escreveu o

A Mesoamrica uma rea de definio cultural

Com a busca do Novo Mundo (Amricas) a

A apario do arquivo para os aztecas foi

A partir do sc. XVIII os arquivos comearam a ser

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o

No fim do sc. XVIII a arquivstica vista como

Ao contrrio que na Espanha, na Itlia, os arquivos

A criao de um servio de arquivo prprio foi uma

Em 1880 foi definido outro princpio, o respeito a

O fim do conceito de que o acervo arquivstico era

FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS

correspondncia, criao dos modelos para documentos e

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade

Alm destas funes principais podemos destacar

NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Com relao ao estgio de evoluo, os arquivos

Classificao segundo as entidades

Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em

Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por

Classificao segundo extenso de sua

Arquivos privados: so aqueles mantidos por

Com relao extenso de sua atuao (localizao