ELEMENTOS IMPORTANTES EN LA PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

ENSAYO

FLOR MARINA MARN MORENO

TUTOR
RAUL OCTAVIO HERNANDEZ MARTINEZ

MAESTRA EN GESTIN DE LA INFORMTICA EDUCATIVA

CVUDES
MAYO DE 2016
ARMENIA

ELEMENTOS IMPORTANTES EN LA PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

Actualmente se nota un aumento en la implementacin de proyectos para llevar a cabo

diferentes actividades en las organizaciones, incluyendo el mbito educativo, Esto se debe a
varios factores; por una parte se consigue mayor eficiencia a travs de la ejecucin de
proyectos, lo cual difcilmente se logra con las actividades rutinarias. Por otra, la
participacin en la ejecucin de un proyecto genera nuevas experiencias lo que mejora las
habilidades, incrementa el conocimiento y ofrece la posibilidad de innovar, realizando el
control adecuado sobre los procesos. Adems, sin importar el tipo de estructura que tengan
las organizaciones es fundamental la ejecucin de proyectos para mejorar y por ello la
implementacin de proyectos se constituye en una buena alternativa para la solucin de
problemas teniendo gran repercusin en nuestro medio educativo.
Para llevar a cabo la planificacin del proyecto se deben tener en cuenta cuatro aspectos
fundamentales como lo son la gestin de integracin, la gestin del alcance, del tiempo y de
los costos.
La Gestin de Integracin de un proyecto incluye todas las actividades necesarias para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los procesos de direccin que
aseguran la unificacin, consolidacin y articulacin de los diferentes elementos necesarios
para la correcta finalizacin del proyecto. La gestin de integracin debe ser la primera
etapa del proyecto y se encuentra a lo largo de l, pues consiste en dar coherencia a todos
los elementos y procesos, para que stos operen de forma coordinada.

En esta etapa se debe cumplir con varias tareas, inicialmente es imprescindible formalizar
un documento o acta de constitucin, donde se autoriza el inicio del proyecto y se le
confiere autoridad al director para asignar los recursos de la organizacin a las actividades
del proyecto. Tambin es importante tener claro el enunciado del proyecto, en el cual deben
estar explcito los objetivos, requisitos y caractersticas, criterios de aceptacin, lmites y
los entregables o evidencias. Por otra parte esta gestin es encargada de crear estrategias
que permitan supervisar y controlar el trabajo del proyecto para generar acciones
correctivas y/o preventivas que mejoren el rendimiento. Por ltimo esta gestin es la
encargada del cierre del proyecto mediante procedimientos que permitan la verificacin de
los entregables y el cumplimiento con los objetivos trazados, dentro de las restricciones de
tiempo y costos.

Desde mi punto de vista es en esta gestin donde estamos fallando en las instituciones
educativas (o al menos en las que yo conozco) porque aunque se cuenta con un plan de
Gestin para el mejoramiento de la calidad, que involucra la gestin directiva,
administrativa-financiera, acadmica y comunitaria, y aunque se tiene en cuenta un
cronograma definido desde el inicio del ao escolar, con un presupuesto definido para
cumplir con unos objetivos claros, hace falta estrategias y herramientas que permitan hacer
el seguimiento y el control necesario para hacer proyecciones y de ser necesario
implementar cambios que conlleven a cumplir con el PEI (Proyecto Educativo
Institucional).

Trazar el objetivo final y saber hasta dnde el proyecto generar un impacto en la

organizacin es muy importante, esto se logra a travs del Plan de Gestin del alcance, la
cual alinea los objetivos de la empresa con los del proyecto y genera una estructura de
desglose del trabajo (EDT) que permite la verificacin del proyecto. Debe tener en cuenta
elementos tales como los objetivos, la descripcin del alcance, los criterios de aceptacin,
las restricciones y limitaciones. En un proyecto educativo es muy importante pues viabiliza
el cumplimento de los objetivos planteados y delimita cuales son realmente los procesos
requeridos para terminar el proyecto con xito.

En tercer lugar encontramos el Plan de Gestin del Tiempo, el cual habla de la duracin
del proyecto y de cada uno de los procesos que se llevarn a cabo, involucrando todos
aquellos elementos indispensables para la correcta finalizacin del proyecto a tiempo. Se
ocupa de definir las actividades, secuenciarlas segn el orden de dependencia, estimar los
recursos, la duracin de las actividades, el desarrollo y control del cronograma. En una
institucin educativa es bien importante que desde el inicio del ao escolar se establezca un
cronograma de actividades que contenga los responsables, los recursos y fechas de
ejecucin de cada una, pero tambin que se monitoree para realizar los ajustes y
actualizarlo cuando sea necesario. En este sentido tambin es esencial identificar la ruta
crtica o tiempo ms corto en el que pueda ser finalizado el proyecto, lo que permite tener
un plan de contingencia.

Por ltimo y no menos importante tenemos el Plan de Gestin de Costos en el que se

incluyen los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto se lleve a cabo dentro
de los rangos econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la
actividad correspondiente).

En esta gestin se tienen en cuenta tres aspectos fundamentales, en primera instancia se

debe hacer una aproximacin para estimar los recursos financieros necesarios para cada una
de las actividades programadas en el cronograma, considerando las posibles variaciones y
riesgos. En segundo lugar se debe determinar el presupuesto total de costos, el cual implica
sumar los costos estimados de las actividades individuales del cronograma y sirve como
soporte para la asignacin de recursos. Adems es muy necesario llevar el control de costos
durante la ejecucin del proyecto. Esto tiene como objetivo determinar las causas que
pudieran generar cambios en los costos estimados, es de anotar que si se presentan
variaciones en el presupuesto, dichas variaciones deben ser autorizadas por el responsable
de manera oportuna.

En las instituciones educativas se cuenta principalmente con el recurso humano, pero

tambin desde el inicio del ao escolar se tienen unos recursos financieros que se puede
decir son muy pocos para todos los objetivos que se deben cumplir, sin embargo y de
acuerdo a las polticas gubernamentales se tiene que tratar de hacer mucho con muy poco y
es en este sentido donde resulta tan importante aplicar un buen Plan de Gestin de Costos,
para asegurar el cumplimiento de las tareas con los recursos asignados.

Se han presentado ya los cuatro planes de gestin necesarios para llevar a cabo un proyecto
con xito y dar respuesta a los objetivos previstos dentro de las restricciones o limitantes de
tiempo y costos. Todo esto aplicable a las diferentes organizaciones y en particular a las
instituciones educativas con el fin de buscar mejorar la calidad y responder a los retos y
exigencias de la sociedad.