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LO515 Contrle des factures

LO515

R/3 System
Release 46B
09/15/2000

LO515 Contrle des factures

LO515
Contrle des
factures

SAP AG 1999

Systme R/3
Version 4.6A
Dcembre 1999
Numro article : 50032331

(C) SAP AG

LO515

0-1

Copyright

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SAP AG 1999

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Microsoft , Windows , NT , PowerPoint , WinWord , Excel , Project , SQL-Server ,


Multimedia Viewer , Video for Windows , Internet Explorer , NetShow , et HTML Help
sont des marques dposes de Microsoft Corporation.

Lotus ScreenCam est une marque dpose de Lotus Development Corporation.

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ARIS Toolset est une marque dpose de IDS Prof. Scheer GmbH, Saarbruck

Adobe et Acrobat sont des marques dposes de Adobe Systems Inc.

TouchSend Index est une marque dpose de TouchSend Corporation.

Visio est une marque dpose de Visio Corporation.

IBM , OS/2 , DB2/6000 et AIX sont des marques dposes de IBM Corporation.

Indeo est une marque dpose de Intel Corporation.

Netscape Navigator , et Netscape Communicator sont des marques dposes de Netscape


Communications, Inc.

OSF/Motif est une marque dpose de Open Software Foundation.

ORACLE est une marque dpose de ORACLE Corporation, California, USA.

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UNIX et X/Open sont des marques dposes de SCO Santa Cruz Operation.

ADABAS est une marque dpose de Software AG

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SAPmail, SAPoffice, SAPscript, SAPtime, SAPtronic, SAP-EDI, SAP EarlyWatch, SAP
ArchiveLink, SAP Business Workflow, et ALE/WEB sont des marques ou marques dposes de

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LO515

0-2

SAP AG. Le logo SAP et tous les autres produits, services, logos, ou noms de marques sont
galement des marques ou marques dposes de SAP AG.
n

Les autres produits, services, logos, ou noms de marques sont des marques ou marques dposes de
leurs propritaires respectifs.

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LO515

0-3

Achats et stocks
Niveau 3

Niveau 2

5 jours
LO020
Processus
d'approvisionnement

LO510
3 jours
Gestion des stocks

LO511
Inventaires

LO515
3 jours
Contrle des factures

5 jours
LO550
Configuration et
organisation Achats et stocks
2 jours
LO521
Dtermination du prix
dans MM

LO520
3 jours
Optimisation des
achats
.LO525
2 jours
Planification et
calcul des prvisions
dans MM

1 jour

LO955
3 jours
Gestion des lots

LO540
2 jours
Services externes Achats et stocks
2 jours
LO925
Processus de gestion
inter-applications dans
SD et MM
LO640
3 jours
Commerce extrieur

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2 jours
LO715
Management de la
qualit dans MM

LO515

LO235
KANBAN

2 jours

0-4

Connaissances requises

l LO020 Processus d'approvisionnement

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0-5

A qui s'adresse ce cours ?

l Participants :
n

Equipe de projet

Chefs de groupe

l Dure : 3 jours

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Note aux participants


n

Les supports de formation ne constituent pas un programme d'auto-formation. Ils sont conus
uniquement dans le but de complter les explications fournies par l'animateur. Un espace est
laiss votre disposition sur ces supports pour vous permettre de prendre des notes.

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LO515

0-6

Objectif gnral du cours

Ce cours vous prpare :


l saisir les factures relatives aux commandes ;
l bloquer les factures ;
l dbloquer les factures pour le paiement.

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1-1

Synoptique

Contenu
l Objectif gnral du cours
l Objectifs du cours
l Table des matires
l Synoptique
l Scnario de gestion

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1-2

Objectifs du cours (1)

A la fin de ce cours, vous serez en mesure :


l de saisir des factures pour les comptes de stocks

et les autres comptes ;


l de dcrire les mises jour et les imputations

gnres par la saisie des factures ;


l de modifier les informations d'escompte et les

informations fiscales ;
l de dfinir des tolrances pour le prix, la quantit

et les montants, et de dbloquer des factures ;


l de saisir des cots indirects d'acquisition

planifis et non planifis.

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1-3

Objectifs du cours (2)

A la fin de ce cours, vous serez en mesure :


l d'enregistrer des factures en arrire-plan ;
l de corriger les valeurs avec des chargements

ultrieurs ou des enregistrements de rduction de


facture ;
l d'effectuer la facturation automatique des entres

de marchandises ;
l de grer le compte d'attente EM/EF (entre de

marchandises/entre de facture) ;
l de configurer les fonctions du contrle des

factures.

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1-4

Table des matires (1)

Prface
Chapitre 1 Vue d'ensemble du
cours

Chapitre 5 Ecarts et motifs


de blocage

Chapitre 2 Introduction au
contrle des factures

Chapitre 6 Rduction de facture

Chapitre 3 Procdure de base du


contrle des factures
Chapitre 4 Taxes, escomptes et
devise trangre

Chapitre 7 Ecarts sans rfrence


un poste
Chapitre 8 Factures relatives des
commandes imputes

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1-5

Table des matires (2)

Chapitre 9 Cots indirects


dacquisition

Chapitre 14 Traitement
automatique

Chapitre 10 Chargements ultrieurs Chapitre 15 Customizing du


contrle des factures
Chapitre 11 Avoirs et annulations
Chapitre 16 Contrle facture
Chapitre 12 Dblocage des factures
Chapitre 17 Gestion du compte
Chapitre 13 Contrle des factures
d'attente EM/EF
en arrire-plan
Chapitre 18 Conclusion

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1-6

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts
et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Customs

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

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1-7

Synoptique

Gestion du compte
d'attente EM/EF

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

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1-8

Scnario de gestion

l Vous devez, dans votre entreprise, rpondre un


certain nombre de besoins dans le domaine du
contrle des factures. Vous tes membre de
l'quipe de mise en oeuvre du systme R/3 et devez
identifier les processus et fonctions disponibles
dans le contrle des factures

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1-9

Introduction au contrle des factures

Contenu :
l Le contrle des factures comme composante du module
Achats et stocks
l Tches du contrle des factures
l Enregistrement d'une facture
l Ecritures en compte
l Code de valorisation des stocks

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2-1

Introduction au contrle des factures : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de localiser la composante Contrle des factures
au sein du systme R/3 ;
l d'identifier les tches que cette composante vous
permet d'effectuer ;
l d'identifier les mises jour effectues la suite
de l'enregistrement d'une facture ;
l d'identifier les critures en compte gnres par
l'enregistrement d'une facture simple.

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2-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts
et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

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2-3

Introduction au contrle des factures

l Votre entreprise reoit quotidiennement un volume


important de factures fournisseur. Les donnes de
facture reposent sur les commandes d'articles,
grs ou non en stock, soumises par et expdies
votre entreprise. Vous souhaitez vrifier le type
d'informations envoyes par les fournisseurs.

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2-4

Synthse de MM
Planification
des besoins
Approvisionnement interne
Production

Approvisionnement externe
Achats

Contrle des factures

Donnes
de base

Gestion des stocks


Sortie march.

Entre de
facture

Gestion comptable
interne et externe

Entre march.

Transfert

Articles
Lots
Fournisseurs
Cptes gn.
Clients
Magasins
.
.

Administration
des ventes

SAP AG 1999

La composante Contrle des factures fait partie du module Achats et stocks.

Elle permet essentiellement d'achever le processus d'approvisionnement des articles par


l'enregistrement des factures fournisseur et de transmettre les informations relatives aux factures au
module Comptabilit financire et aux applications concernes.

Il est galement possible de traiter des factures qui ne sont pas lies l'approvisionnement d'articles.

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2-5

Environnement du contrle des factures

Commande

Cptes gnraux

Historique commande

Immobilisations
Facture MM

Cots indirects
d'acquisition

Ctrl. factures

Facture FI

Centres de cots

Autres
documents

Base donnes articles

Base fournisseurs

Projets

Ordres

SAP AG 1999

La composante Contrle des factures n'est pas isole au sein du systme R/3. Elle fonctionne en
relation avec les composantes des modules Achats et Gestion des stocks.

Le contrle des factures accde des donnes situes dans les sous-modules prcdents.

Pour chaque facture fournisseur, le contrle des factures cre une facture MM et une facture FI (dans
le contrle facture, le systme cre uniquement une pice FI).

La facture met jour des donnes dans les modules :


Achats et stocks,
Comptabilit financire.
Le systme peut galement crer d'autres documents dans les sous-modules suivants.

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2-6

Contrle des factures

Facture

Commande

Fournisseur
Facture fournisseur

Contrle
des
factures
?
=

Contrle
Contrle des factures

Entre
marchandises

Postes fournisseur non solds


solds

SAP AG 1999

Vous pouvez enregistrer une facture fournisseur en rfrence une commande, un service ou une
entre de marchandises.

Le systme R/3 propose les postes de facture en fonction de la rfrence saisie et gnre
automatiquement les critures correspondantes.

Une fois enregistre, la facture apparat comme un poste non sold au niveau du compte fournisseur
(liste regroupant les propositions de paiement).

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2-7

Entre de facture

Facture

EDI
Facturation automatique

Livraison

Service du contrle
des factures
Systme R/3
Plan de facturation
Location

Crdit-bail
SAP AG 1999

Il existe diffrentes faons d'enregistrer les factures dans le systme R/3.

L'entreprise reoit les factures par courrier, puis un employ les saisit et les enregistre.

L'entreprise reoit les factures par transfert lectronique et le systme R/3 les enregistre
automatiquement (si les informations transfres correspondent celles attendues par le systme
R/3).

Le systme R/3 cre les factures l'aide de programmes excuts intervalles rguliers (facturation
automatique des entres de marchandises, plan de facturation, imputation du stock).

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2-8

Enregistrement d'une facture

Facture
pour commande
Compte EM/EF
Compte fourn.

Enregistrement
A

XX

XX

Pice n 51000123
Fournisseur 100 EM/EF
100 +

Base donnes articles

Historique de commande

PMP
Valeur

Entres march.
Acomptes
Factures

SAP AG 1999

Lors de l'enregistrement d'une facture, le systme R/3 :


enregistre les postes individuels dans les comptes appropris ;
cre une facture MM et une pice FI ;
effectue la mise jour de l'historique de commande ;
effectue la mise jour ventuelle de la base de donnes articles.

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2-9

Ecritures en compte

Commande :
50 pc 2,00 UNI/pc
Entre de marchandises pour cette commande : 50 pc
Facture :
50 pc 2,00 UNI/pc

Entre
Entre
march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Fournisseur

100 +
100 -

Facture

100 +
100 -

SAP AG 1999

Lors d'une entre de marchandises, le systme R/3 dbite le compte de stock et enregistre l'criture
de contrepartie au niveau du compte d'attente EM/EF.
Pour les articles prix moyen pondr, le systme R/3 enregistre dans le compte de stock la valeur
nette de la commande multiplie par la quantit de l'entre de marchandises.
Pour les articles prix standard, la valeur enregistre par le systme R/3 dans le compte de stock
correspond au prix standard multipli par la quantit de l'entre de marchandises. Le systme R/3
enregistre la diffrence dans un compte pour les produits d'carts de prix.

Lorsque la facture est enregistre, le compte d'attente EM/EF est sold et le compte fournisseur
crdit.

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2-10

Code de valorisation des stocks


Fiche article

Fiche article

Code val. stocks V


Quantit totale 50
Valeur totale 100,00
Prix
2,00
EM
110 +
110 -

Facture : 50 pc 2,20 UNI/pc


Entre de march. : 50 pc
Facture : 50 pc 2,20 UNI/pc

EF
110 +
110 -

Compte de stock
Compte d'attente EM/EF
Compte fournisseur
Compte d'cart de prix

Code val. stocks S


Quantit totale 50
Valeur totale 100,00
Prix
2,00
EM
100 +
110 -

EF
110 +
110 -

10 +

Prix standard

Prix moyen pondr


Quantit totale 100
Valeur totale 210,00
Prix
2,10

Quantit totale 100


Valeur totale
200,00
Prix
2,00

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Chaque fiche article vous permet de dterminer les modalits de valorisation d'un article.

On distingue deux types de code de valorisation des stocks :


prix standard,
prix moyen pondr.

Lorsqu'un article est valoris un prix moyen pondr, son prix volue en fonction du prix cotant.
Si le prix la commande ou le prix facture varie du prix indiqu dans la fiche article, le systme R/3
enregistre l'cart de prix dans le compte de stock s'il existe une couverture de stock partielle pour la
quantit facture. La valeur et le prix de l'article sont ainsi modifis.

Lorsqu'un article est valoris un prix standard, le systme R/3 enregistre les carts entre le prix la
commande ou le prix facture et le prix indiqu dans la fiche article dans un compte d'cart de prix.
De cette faon, le prix indiqu dans la fiche article reste constant.

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2-11

Procdure de contrle des factures

Contrle facture
Systmes
Systmes rpartis
rpartis
Compta. directe
sur compte gnral
et compte article

Contrle des
factures
(Logistique)

Slection
Slection multiple
multiple illimite
illimite
Logique
Logique de
de compta.
compta.
Contrle
Contrle des
des factures
factures
en
en arrire-plan
arrire-plan

Ecarts
Ecarts et
et
motifs
motifs de
de blocage
blocage
Prenregistrement
des documents

...

Rduction
Rduction de
de la
la facture
facture

...

SAP AG 1999

On distingue deux types de contrle des factures :


contrle des factures (Logistique),
contrle facture.

Le contrle des factures (Logistique) a t conu pour prendre en compte les besoins qui ne
pouvaient tre techniquement satisfaits par le contrle facture (classique). Il s'agit :
du traitement de "donnes de masse",
de la rpartition des modules Achats et stocks et Comptabilit financire sur diffrents systmes.

Le contrle facture et le contrle des factures (Logistique) diffrent de par le contenu de leurs
fonctions respectives.

Vous pouvez utiliser paralllement le contrle facture et le contrle des factures (Logistique).

A terme, le contrle des factures (Logistique) remplacera compltement le contrle facture.

De nouvelles fonctions sont dveloppes uniquement dans le contrle des factures (Logistique).

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2-12

Introduction au contrle des factures : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de localiser la composante Contrle des factures
au sein du systme R/3 ;
l d'identifier les tches que cette composante vous
permet d'effectuer ;
l d'identifier les mises jour effectues la suite
de l'enregistrement d'une facture ;
l d'identifier les critures en compte gnres par
l'enregistrement d'une facture simple.

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2-13

Procdure de base du contrle des factures

Contenu :

l Procdure de contrle des factures


l Contrle des factures bas sur les commandes
l Contrle des factures bas sur les entres de
marchandises
l Fonctions de base du contrle des factures

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3-1

Procdure de base du contrle des factures :


objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir une facture en rfrence une
commande ;
l d'enregistrer une facture simple avec EnjoySAP ;
l d'numrer les fonctions particulires du
contrle des factures bas sur les entres de
marchandises.

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3-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts
et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

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3-3

Procdure de base du contrle des factures

l Votre entreprise a rcemment mis en oeuvre SAP


R/3 et doit dfinir la procdure standard du
contrle des factures.
l Votre entreprise doit galement dcider si elle doit
mettre en oeuvre le contrle des factures bas sur
les entres de marchandises.

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3-4

Informations contenues dans une facture

RH
Rogers & Hart
415 Walnut Street
Philadelphia PA 19101

Destinataire

03/05

Rfrence

SAP America
701 Lee Road
Wayne PA 19087

Commande

Facture n 1266/33
Rf. : votre commande 4151599001 du 24/04
Nous vous avons fourni les marchandises suivantes :

Postes de facture

Paliers
Supports

Article

Auteur de la facture
Date pice
Devise

50 pc
8 pc

1 000,00 UNI
800,00 UNI

TVA 10%.

1.800,00 UNI
180,00 UNI_______

Montant par poste


Montant TVA

1.980,00 UNI

Quantit

Montant facture

Unit de quantit
Conditions paiement

Taux d'imposition
Payable vingt jours date facture,
escompte de 2% en cas de paiement reu dans les dix jours.
Compte 11223344 Bank of California (code banc. 300 210 55)

Rfrences bancaires

SAP AG 1999

L'utilisateur doit saisir les informations suivantes :


date de la pice, numro de commande ;
montant de la facture, montant de TVA, conditions de paiement (si ncessaire).

Les lments suivants sont copis partir de la commande :


fournisseur, conditions de paiement (si dfinies dans la commande), devise ;
postes de facture.

Les lments suivants proviennent de l'historique de commande :


quantit et montant.

Les informations suivantes sont proposes sur la base des paramtres du systme R/3 :
taux de calcul de TVA.

Les rfrences bancaires sont gres au niveau de la fiche fournisseur.

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3-5

Contrle des factures (Logistique) : cran de saisie

Opration
Opration
En-tte
En-tte
Structure
commande

Solde

Donnes
Donnes fournisseur

Imputation
Postes de
facture

SAP AG 1999

L'cran de saisie des factures se compose de diffrentes rubriques dcrites ci-dessous.

La rubrique Opration vous permet de spcifier si vous souhaitez saisir une facture ou un avoir.

La rubrique En-tte est divise en plusieurs pages onglet. Elle vous permet de saisir la date de la
pice, le montant de la facture et des informations fiscales.

La rubrique Imputation vous permet de saisir le numro de la pice laquelle la facture fait
rfrence (un numro de commande, de bon de livraison ou de lettre de voiture par exemple).

Dans la rubrique Postes de facture, le systme R/3 vous indique les postes prts tre facturs.

Pour chaque facture rapproche, le systme R/3 affiche le nom, l'adresse du fournisseur et les
informations bancaires le concernant dans la rubrique Donnes fournisseur. Il s'agit de donnes que
vous pouvez modifier partir de cet cran.

Dans la rubrique Solde, le systme affiche le solde courant. Une icne feu tricolore vous indique si la
facture peut ou ne peut pas tre enregistre.

Dans la rubrique Structure de la commande, le systme R/3 affiche l'historique de commande pour
l'imputation saisie. Vous pouvez masquer cette rubrique si vous n'en avez pas besoin. Vous pouvez
afficher la place une brve description des fonctions du contrle des factures.

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LO515

3-6

Procdure de base du contrle des factures :


imputation

Facture
fait rfrence :

Commande/
progr. livraisons

Autres
critres d'imputation

Bon de livraison
Fournisseur
Lettre de voiture

Rfrences
multiples

Feuille de saisie
des services

March./
cots ind. acq.

Fournisseur

Livraisons/
retours
Divisions

SAP AG 1999

Une facture peut faire rfrence des objets, tels qu'une commande ou un bon de livraison.

Une facture pour des cots indirects d'acquisition peut par exemple faire rfrence une lettre de
voiture.

Une facture pour un service peut faire rfrence une feuille de saisie des services.

Vous pouvez traiter toutes les livraisons ou tous les services provenant d'un mme fournisseur dans
une seule facture.

Vous pouvez choisir Autres critres d'imputation pour saisir des objets supplmentaires
(commandes, bons de livraison, etc) ou pour saisir de nouveaux critres de recherche.

(C) SAP AG

LO515

3-7

Procdure de base du contrle des factures :


objectifs
Modif.
variante
affichage
Variante d'affichage Commande
Commande Poste
4151599002 0010
4151599002 0020
4151599002 0030
4151599002 0040
4151599005 0010
4151599005 0020

Tri

Article Quantit Montant TVA


CF499d
40
1000,00 10%
RP433a
10
600,00 10%
AC123c
CC487d
40
1000,00 10%
EG801j
CP093e
20
440,00 10%

Recherche

Px commande
25,00
60,00
18,00
25,00
35,50
22,00

Suppression postes
non slectionns

SAP AG 1999

Sur la liste des postes, le systme R/3 indique tous les postes de commande qui correspondent
l'imputation et qui sont prts tre imputs.

Il existe diverses variantes d'affichage de la liste des postes, qui vous permettent de visualiser les
donnes de poste importantes. Vous pouvez dfinir de nouvelles variantes d'affichage dans le
Customizing du contrle des factures.

Vous pouvez trier la liste des postes sur une colonne spcifique.

Vous pouvez rechercher des termes particuliers dans la liste des postes.

Vous pouvez supprimer les lments non slectionns de faon faciliter la lecture de la liste des
postes.

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LO515

3-8

Contrle des factures bas sur les commandes

Commande
4151599002
100 pc
CF bas sur EM

Livraison 1

Bon de livraison AX123


50 pc

Livraison 2

Bon de livraison AX456


40 pc

Livraison 3

Bon de livraison AX789


10 pc

Facture
pour commande
4151599002

Slection via
commande

Liste des postes

40 pc

4151599002

100 pc

Slection via
entre march./
bon de livraison
SAP AG 1999

Si vous avez dfini le contrle des factures bas sur les commandes, tous les postes de la commande
sont affichs dans la liste des postes.

La quantit propose correspond la diffrence entre la quantit totale livre et la quantit totale dj
facture.

Lorsque vous saisissez et rapprochez une facture l'aide du numro du bon de livraison, le systme
recherche le poste de commande correspondant et procde ensuite de la mme manire que lors de la
saisie d'une facture l'aide du numro de commande.

Lorsqu'il existe plusieurs entres de marchandises et factures pour un poste de commande,


l'historique de commande ne vous indique pas l'origine (fournisseur) des factures individuelles.

(C) SAP AG

LO515

3-9

Contrle des factures bas sur les entres de


marchandises
Livraison 1

Bon de livraison BX123


50 pc

Commande
4151599003
100 pc
CF bas sur EM
X

Bon de livraison BX456


40 pc

Livraison 2

Livraison 3

Facture
pour commande
4151599003
Bon livr.
BX456

Bon de livraison BX789


10 pc

Liste des postes


Slection via
bon livraison

40 pc

4151599003 40 pc

Liste des postes


Slection via
commande

4151599003 50 pc
4151599003 10 pc
4151599003 40 pc

SAP AG 1999

Le contrle des factures bas sur les entres de marchandises se dfinit au niveau de la commande.

Lors du traitement des factures bas sur les entres de marchandises, chaque entre de marchandises
est impute sparment.
Les entres de marchandises et les factures sont rapproches dans l'historique de commande.

Le traitement des factures bas sur les entres de marchandises ne permet pas d'enregistrer une
facture avant la premire entre de marchandises.

Dans le traitement des factures bas sur les entres de marchandises, la quantit facture ne doit pas
tre suprieure la quantit livre relle. Il est toutefois possible d'enregistrer un montant de facture
plus lev. Vous ne pouvez pas raffecter des factures d'une entre de marchandises une autre.

(C) SAP AG

LO515

3-10

Autres fonctions

Simulation
d'enregistrements
Informations
relatives
l'environnement

Recherche
d'imputation

Facture
pour commande

Communication
fournisseur

Maintien de pice

Protocole
d'erreurs

Enreg. derniers
paramtres

SAP AG 1999

Avant d'enregistrer la facture, vous pouvez simuler les diffrents enregistrements possibles.

Si la facture contient une rfrence errone, vous pouvez rechercher les correspondances possibles
via l'aide F4 relative aux fonctions (commandes par fournisseur, etc.).

Vous pouvez afficher diverses informations sur l'environnement de la session courante, telles que
l'historique de commande, la commande, les responsables ce jour des transactions d'achat ou les
donnes article.

Vous pouvez communiquer directement avec le fournisseur lors de la saisie d'une facture.

Vous pouvez maintenir les donnes saisies pour une facture dans une pice MM temporaire. Vous
pouvez modifier et enregistrer ultrieurement une pice maintenue.

Protocoles d'erreur le systme R/3 regroupe les messages d'erreur dans un protocole.

Le systme R/3 enregistre les dernires donnes de contrle utilises, pour les proposer l'utilisateur
lors de sa prochaine connexion. Il s'agit de donnes relatives la transaction, la page onglet Entte, l'imputation, la variante d'affichage de la liste des postes et la structure de la commande
(affiche ou masque).

(C) SAP AG

LO515

3-11

Procdure de base du contrle des factures :


rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir une facture en rfrence une
commande ;
l d'enregistrer une facture simple avec EnjoySAP ;
l d'numrer les fonctions particulires du contrle
des factures bas sur les entres de
marchandises.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

3-12

Fiche rcapitulative
Signification des icnes utilises dans les exercices et les solutions
Exercices
Solutions
Objectifs du cours
Scnario de gestion

Trucs et astuces
Avertissement

Donnes utilises dans les exercices


Type de donne

Donnes du systme de
formation

Socit

1000

Fournisseur

T-L15A##
T-L15B##
T-L15C##
T-L15D##

Articles

T-M15A##
T-M15B##
T-M15C##
T-M15D##
T-M15E##

Taux d'imposition 0%

0I

Taux d'imposition 10%

1I

Taux d'imposition 5%

5I

Compte gnral

400000

Compte d'attente EM/EF

191100

Centre de cots

T-L##

(C) SAP AG

LO515

3-13

Devise

(C) SAP AG

UNI

LO515

3-14

Type de donne

Donnes du systme de
formation

Commandes :

41515031##
41515032##
41515033##
41515034##
41515041##
41515042##
41515043##
41515051##
41515061##
41515071##
41515081##
41515082##
41515091##
41515092##
41515093##
41515101##
41515111##
41515121##
41515131##
41515132##
41515133##
41515134##
41515141##
41515142##
41515143##
41515161##
41515162##

(C) SAP AG

LO515

3-15

Procdure de base du contrle des factures : exercices


Chapitre : procdure de base du contrle des
factures

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

denregistrer une facture simple dans le contrle des factures


(Logistique) ;

de comparer le contrle des factures bas sur les entres de


marchandises avec le contrle des factures bas sur les
commandes.

Votre entreprise souhaite obtenir des informations sur la saisie


des factures dans le contrle des factures (Logistique). En outre,
elle souhaite ventuellement mettre en uvre le contrle des
factures bas sur les entres de marchandises.

1-1

Vous recevez une facture de Sapsota Company Limited. Saisissez la facture dans le
contrle des factures (Logistique).
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 2003##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515031##

T-M15C##

Joints d'tanchit

T-M15D##

Joints-lanternes

TVA

TVA 10%

100 pc

2000 UNI

50 pc

250 UNI

Montant rgler :

225 UNI
2475 UNI

1-1-1 Saisissez les donnes de base et imputez la facture.

(C) SAP AG

LO515

3-16

1-1-2 Le systme R/3 propose dans la liste des postes un certain nombre de postes
avec des quantits et des valeurs. Affichez la structure de la commande pour
analyser lhistorique de commande du poste individuel. Compltez le
tableau suivant.

Poste de
commande

Facture courante

Historique de commande

Montant
propos

Quantits
EM

Quantit
propose

Quantits
factures

10
20
30
40

1-1-3 Corrigez ventuellement les valeurs proposes afin de supprimer tous les
carts.
1-1-4 Simulez les enregistrements effectuer. Compltez le tableau.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

3-17

1-2

Cette facture fait rfrence plusieurs bons de commande. Vous souhaitez


lenregistrer via le contrle des factures (Logistique).
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 2004##
Cette facture fait rfrence vos bons de livraison 30R3## et 58E4##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

10 pc

100 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

20 pc

1000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

20 pc

400 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :

150 UNI
1650 UNI

1-2-1 Saisissez les donnes de base et imputez la facture. Cliquez sur la flche
(Autres critres dimputation) pour saisir les numros de bon de livraison.
1-2-2 Le systme R/3 propose dans la liste des postes un certain nombre de postes
avec des quantits et des valeurs. Affichez lhistorique de commande pour
tous les postes et compltez le tableau suivant :

Poste de
commande

Facture courante

Historique de
commande

Montant
propos

Quantits
EM

Quantit
propose

Quantits
factures

41515032##
/10
41515032##
/20
41515033##
/10
1-2-3 Pourquoi le systme R/3 ne propose pas toutes les quantits reues pour les
postes du contrle des factures bas sur les entres de marchandises ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

3-18

1-2-4 Corrigez ventuellement les valeurs proposes afin de supprimer tous les
carts.
1-2-5 Simulez les enregistrements effectuer. Compltez le tableau.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________
1-2-6 Identifiez les diffrences qui existent entre le contrle des factures bas sur
les entres de marchandises et le contrle des factures bas sur les
commandes.
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

3-19

1-3

Vous recevez et saisissez la facture suivante dans le contrle des factures


(Logistique).
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 3001##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515034##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

100 pc

900 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

20 pc

400 UNI

T-M15D##

Joints-lanternes

100 pc

300 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :

320 UNI
3250 UNI

1-3-1 Saisissez les donnes de base et imputez la facture.


1-3-2 Le systme R/3 propose dans la liste des postes un certain nombre de postes
avec des quantits et des valeurs. Vous constatez certains carts. Quelles
sont les fonctions du systme R/3 qui vous permettent dexpliquer ces
carts ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
1-3-3 Vous slectionnez Maintenir pour prenregister votre criture car vous ne
pouvez contacter personne pour le moment propos de cette facture.
Numro de facture : _______________________________________
1-3-4 Quelles sont les consquences du prenregistrement dune facture ?
Comment pouvez-vous afficher une pice prenregistre ? Le systme R/3
affiche-t-il les pices prenregistres dans lhistorique de commande ? De
quelle faon pouvez-vous effectuer un nouveau traitement de la pice ?
Possde-t-elle une pice comptable ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
(C) SAP AG

LO515

3-20

(C) SAP AG

LO515

3-21

Procdure de base du contrle des factures : solutions


Chapitre : procdure de base du contrle des factures

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

2003##

Montant

2475

Montant TVA

225

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande/programme de
livraisons

41515031##

1-1-2 Le systme R/3 propose les postes de commande avec les quantits et les
valeurs devant tre factures. Lorsque vous slectionnez Afficher structure
de commande, vous pouvez afficher les transactions qui ont dj t
enregistres pour les postes de commande.

(C) SAP AG

Facture courante

Historique de commande

Poste de
commande

Montant
propos

Quantit
propose

Quantits
EM

Quantits
factures

10

1000

100

100

20

100

100

30

2000

100

80 + 20

40

LO515

3-22

1-1-3 Puisque la facture ne contient pas le poste 10, que le systme R/3 a propos,
vous supprimez la slection de ce poste en cliquant sur la zone de slection
approprie.
Puisque la facture contient le poste 40, que le systme R/3 na pas propos,
vous devez saisir les donnes suivantes pour ce poste :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Quantit

50

Montant

250

Appuyez sur la touche Entre pour valider vos modifications.


Le systme R/3 contrle la quantit du poste 40. Si ncessaire, vous recevez
un message davertissement vous informant que la quantit livre est nulle.
Pour accuser rception de ce message, appuyez sur la touche Entre.
1-1-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

2475 -

002

Compte d'attente EM/EF

2000

003

Compte d'attente EM/EF

250

004

Compte de dbit des taxes

225

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la pice. Un message affiche le


numro de la pice.

(C) SAP AG

LO515

3-23

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

2004##

Montant

1650

Montant TVA

150

Vous modifiez ensuite limputation en remplaant Bon de livraison par


Commande/programme de livraisons et en slectionnant Autres critres
dimputation= (flche).
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Bon de livraison

30R3##

Bon de livraison

58E4##

1-2-2 Le systme R/3 propose les postes de commande avec les quantits et les
valeurs devant tre factures. Lorsque vous slectionnez Afficher structure
de commande, vous pouvez afficher les transactions qui ont dj t
enregistres pour les postes de commande.

(C) SAP AG

Facture courante

Historique de
commande

Poste de
commande

Montant
propos

Quantit
propose

Quantits
EM

Quantits
factures

41515032##/
10

100

10

20 + 10

41515032##/
20

1000

20

20 + 20

41515033##/
10

1400

70

20 + 50

LO515

3-24

1-2-3 Puisque le contrle des factures bas sur les entres de marchandises est
dfini pour les deux postes de la commande 4155032## et que vous avez
saisi les numros de bon de livraison comme imputation, le systme R/3 ne
propose pas dautres entres de marchandises pour ces postes.
Puisque le contrle des factures bas sur lentre des marchandises nest pas
dfini pour la commande 41515033##, le systme R/3 propose le total de
toutes les entres de marchandises.
1-2-4 Vous modifiez les valeurs proposes dans la commande 4155033##.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Quantit

20

Montant

400

Appuyez sur la touche Entre pour valider vos modifications.


1-2-5 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

100

003

Compte d'attente EM/EF

1000

004

Compte d'attente EM/EF

400

005

Compte de dbit des taxes

150

1650 -

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro de la pice.
1-2-6 Les diffrences qui existent entre le contrle des factures bas sur les entres
de marchandises et le contrle des factures bas sur les commandes sont les
suivantes.
Dans le contrle des factures bas sur les entres de marchandises, les
postes de facture sont imputs aux livraisons individuelles.
Dans le contrle des factures bas sur les entres de marchandises, vous ne
pouvez pas saisir de facture avant la premire entre de marchandises.

(C) SAP AG

LO515

3-25

1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-3-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

3001##

Montant

3520

Montant TVA

320

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande/programme de
livraisons

41515034##

1-3-2 Pour analyser les carts, vous pouvez :


afficher lhistorique de commande en slectionnant Afficher structure de
commande ;
afficher la commande en double-cliquant sur le numro de la commande ;
afficher les contacts internes sur la page onglet Contacts ;
contacter le fournisseur.
1-3-3 Lorsque vous slectionnez Maintenir, le systme R/3 enregistre un
document contenant les donnes saisies jusquici. Un message affiche le
numro du document.
1-3-4 Lorsque vous prenregistrez un document, le systme R/3 cre une pice
MM dans laquelle sont enregistres les donnes saisies.
Il naffiche pas les documents prenregistrs dans lhistorique de
commande.
Vous pouvez afficher et poursuivre le traitement dun document
prenregistr en slectionnant Logistique Gestion des articles
Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite
traitement Synthse factures.
Il nexiste pas de pice comptable pour les documents prenregistrs.

(C) SAP AG

LO515

3-26

(C) SAP AG

LO515

3-27

Taxes, escomptes et devise trangre

Contenu :
l Saisie et comptabilisation de taxes
l Saisie et comptabilisation d'escomptes
l Factures en devise trangre

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

4-1

Taxes, escomptes et devise trangre

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir ou modifier des informations fiscales ;
l de saisir ou modifier des informations
d'escompte ;
l d'effectuer une comptabilisation brute ou nette
des escomptes ;
l de saisir des factures dans une devise trangre.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

4-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts
et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

4-3

Taxes, escomptes et devise trangre

l La plupart des factures reues par votre entreprise


sont imposables. Vous devez vrifier si les taxes
sont saisies pour les montants de TVA ou en
fonction d'une procdure fiscale diffrente.
l Les factures contiennent diffrentes conditions de
paiement.
l Il arrive parfois que la devise de la facture soit
diffrente de celle de la commande.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

4-4

Taxes sur le chiffre d'affaires

Fournisseur

Valeur articles
+ TVA dductible

Entreprise

Valeur articles
+ TVA collecte

A
A A

Client

TVA dcaisser
dcaisser

Administration
des finances
SAP AG 1999

La valeur ajoute correspond la diffrence entre le prix d'achat et le prix de vente. L'impt prlev
par l'Etat sur le prix de vente, gnralement dsign comme une taxe sur le chiffre d'affaires,
constitue un exemple de taxe sur la valeur ajoute.

La taxe sur la valeur ajoute correspond la TVA dductible et la TVA collecte.

La diffrence entre la TVA collecte et la TVA dductible reprsente la TVA dcaisser.

(C) SAP AG

LO515

4-5

Saisie des donnes fiscales

Facture

Donnes de base

Article A
Article B
Article C

1000
2000
4000

TVA 5%
TVA 10%

1505
400

Montant
Montant TVA

Customizing

7550
400T

Code TVA 1I

Calculer taxe

Liste des postes


Donnes fiscales
Code
400
150

Montant
TVA
1I
5I

Montant
base
4000
3000

Article
Montant Code TVA
A
1000
Donnes
fiscales5I
B
2000
5I
C
4000
1I

Poste de commande
Compte gnral
Dernier code TVA utilis

SAP AG 1999

Un code TVA est dfini pour chaque taux d'imposition dans les options de base du customizing de la
Comptabilit financire. Ce code TVA dfinit comment le systme R/3 calcule et enregistre la taxe.

Vous saisissez les taux d'imposition et les montants de TVA spcifis dans l'en-tte de l'cran de
saisie de facture. Si les montants de TVA ne sont pas indiqus dans la facture, slectionnez Calculer
taxe. Le systme R/3 calcule alors les montants de TVA.

Un code TVA est affect chaque poste imposable. Le systme R/3 lit le code TVA pour chaque
poste partir de la commande ou du compte imputer. S'il ne peut pas dterminer de code TVA
pour un poste, il se sert du dernier code utilis.

Les codes TVA des postes sont affichs dans la liste des postes et peuvent y tre modifis, si
ncessaire.

Le systme R/3 calcule le montant de base pour chaque code TVA partir des montants et des codes
TVA des postes individuels.

Il vrifie les donnes fiscales lors de la simulation ou de l'enregistrement d'une facture. Vous pouvez
apporter des corrections et des modifications au niveau de la page onglet Taxes.

(C) SAP AG

LO515

4-6

Conditions de paiement
Commande
En-tte de commande
CONDITIONS DE LIVRAISON/PAIEMENT
Conditions de paiement 0003
Paiement
10 jours 3%
Paiement
20 jours 2%
Paiement
30 jours net

Facture

Donnes base Paiement


Paiement Autres

Donnes base Paiement Autres

Montant
Montant TVA
Code TVA
Cond. paiement 10 jours 3%, 20 jours 2%,

Date de base _______


Montant d'escompte ______
Cond. paiement 0003 10 jours 3%
20 jours 2%
30 jours net

30 jours net

Afficher

Modifier

SAP AG 1999

Le systme R/3 contient des cls qui reprsentent les conditions de paiement. Par exemple :
ZB01
14 jours 5% d'escompte
21 jours 3% d'escompte
40 jours aucune dduction

Lorsque vous saisissez une facture, le sytme R/3 vous propose les conditions de paiement
enregistres dans la commande. Vous pouvez modifier ces valeurs par dfaut.

Dans le contrle des factures, vous pouvez saisir des conditions de paiement ou un montant
d'escompte fixe.

Vous pouvez dfinir des conditions de paiement par chances multiples dans le Customizing de la
Comptabilit financire. Si vous saisissez une condition de paiement par chances multiples, le
systme R/3 cre - lors de l'enregistrement - une ligne fournisseur supplmentaire dans la pice
comptable pour chaque condition de paiement par chances multiples.

(C) SAP AG

LO515

4-7

Comptabilisation brute/nette d'escompte

Comptabilisation brute
Facture
Total

100

Escompte %

Enregistrement
Enregistrement
facture
facture
Programme
Programme de
de
paiement
paiement

Article/cots
Rsultat neutre

Comptabilisation nette
Facture
Total

100

Escompte %

Enregistrement
Enregistrement
facture
facture

Article/cots

SAP AG 1999

On distingue deux faons de comptabiliser le montant de l'escompte :

Comptabilisation brute
Si vous enregistrez le montant brut d'une facture, le systme R/3 ignore le montant de l'escompte
lors de la saisie de la facture et enregistre ce montant dans un compte "d'escompte" au moment du
paiement. Le montant de l'escompte n'est donc crdit ni dans le compte de stock ni dans le
compte de cots.

Comptabilisation nette
Si vous enregistrez le montant net d'une facture, le systme R/3 enregistre le montant de
l'escompte dans le compte de stock ou le compte de cots partir du compte escompte en attente.
Le compte escompte en attente est sold au moment du paiement.

La comptabilisation nette ou brute d'une facture dpend du type de pice.

Vous dfinissez les types de pice dans le Customizing du contrle des factures. Vous devez
indiquer, pour chaque type de pice, si vous appliquez la comptabilisation brute ou nette. Vous devez
galement dterminer le type de pice propos par le systme R/3 lors de la saisie d'une facture.

Lorsque vous saisissez des factures, vous pouvez modifier le type de pice au niveau de la page
onglet Autres.

(C) SAP AG

LO515

4-8

Ecritures en compte : comptabilisation brute


d'escompte
Commande : 5 pc 20,00 UNI/pc
Entre de marchandises pour cette commande : 5 pc
Facture : 5 pc 20,00 UNI/pc
= 100,00 UNI
TVA 10%
moins 5% d'escompte

= 10,00 UNI
= 110,00 UNI
= 5,50 UNI
104,50 UNI

Entre
Entre march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
TVA dductible
Banque
Rsultat neutre

100 +
100 -

Facture

100 +
110 10 +

Paiement FI

110
+
0.50 104.50 5
-

SAP AG 1999

Le systme ignore le montant de l'escompte lors de l'enregistrement de la facture.

Le montant de l'escompte est enregistr lors du paiement.


Le montant de l'escompte calcul sur la valeur nette de la facture est comptabilis comme rsultat
neutre.
La diffrence au niveau de l'escompte provient de la TVA dductible. Le systme R/3 corrige donc
la TVA dductible enregistre pour que le montant de TVA corresponde la TVA sur la valeur
nette de la facture.

(C) SAP AG

LO515

4-9

Ecritures en compte : comptabilisation nette


d'escompte
Commande : 5 pc 20,00 UNI/pc
Entre de marchandises pour cette commande : 5 pc
Facture : 5 pc 20,00 UNI/pc
= 100,00 UNI
TVA 10%

= 10,00 UNI
= 110,00 UNI
moins 5% d'escompte = 5,50 UNI
104,50 UNI

Entre
Entre march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
TVA dductible
Banque
Escompte
Compte d'attente

100 +
100 -

Facture
5100 +
110 10 +

5+

Paiement FI

110
+
0.50 104.50 5

SAP AG 1999

Le montant de l'escompte est pris en compte lors de l'enregistrement de la facture.

Le montant de l'escompte est enregistr dans un compte escompte en attente. Ce compte est sold au
moment du paiement.

L'criture de contrepartie pour l'imputation du compte escompte en attente est passe sur le compte
de stock, except dans les cas suivants :
si l'article est soumis au code prix standard, le systme R/3 enregistre la diffrence dans un compte
d'cart de prix ;
si l'article est soumis au code prix moyen pondr et que la couverture de stock est insuffisante, le
systme R/3 enregistre uniquement dans le compte de stock le montant correspondant la
couverture de stock. Le reste est enregistr dans un compte d'cart de prix.

(C) SAP AG

LO515

4-10

Factures en devise trangre


Devise
commande

Commande

Devise interne

10 pc 63$/pc
Tx conversion M2
Tx conv. fixe

UNI

X
Conversion taux de commande
Facture
10 p.
63$/pc
= 630$

10 pc

Tx conv. cde
315 UNI

Conversion taux ponctuels

M2

10 pc

Conv. tx ponctuels
315 UNI

M1.8

350 UNI

Facture
10 pc
63$/pc
= 630$

M2.1

Conv. tx pctl.
ou
conv. tx saisi

300 UNI

Ecarts de change
SAP AG 1999

Dans le cas d'une commande en devise trangre, vous pouvez utiliser un taux de conversion fixe. Le
systme R/3 utilise ce taux pour convertir la devise trangre en devise interne au moment de l'entre
des marchandises et de l'entre de la facture.

Si le taux de conversion n'est pas dfini dans la commande, le systme utilise le taux de conversion
ponctuel pour convertir la devise trangre en devise interne au moment de l'entre des
marchandises. Dans le contrle des factures, il propose galement le taux de conversion ponctuel,
mais vous pouvez le modifier.

Si le taux de conversion n'est pas dfini dans la commande, l'utilisation de divers taux peut
provoquer des carts de change. Les carts de change quivalent aux carts de prix. Le mode
d'enregistrement des carts de change par le systme R/3 dpend des paramtres du Customizing du
contrle des factures.

(C) SAP AG

LO515

4-11

Rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir ou modifier des informations fiscales ;
l de saisir ou modifier des informations
d'escompte ;
l d'effectuer une comptabilisation brute ou nette
des escomptes ;
l de saisir des factures dans une devise trangre.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

4-12

Taxes, escomptes et devise trangre : exercices


Chapitre : taxes, escomptes et devise trangre

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :


de saisir ou modifier des donnes fiscales ;
de saisir ou modifier des informations d'escompte ;
d'effectuer une comptabilisation brute ou nette des escomptes ;
denregistrer une facture dans une devise trangre.
Plusieurs facteurs sont susceptibles d'affecter le montant total
d'une facture.
Votre entreprise doit suivre la rglementation fiscale nationale.
Vous devez souvent saisir les codes TVA sils nont pas t saisis
dans la commande.
Votre entreprise souhaite dduire des escomptes dans la mesure du
possible. Vous pouvez saisir ou modifier l'escompte fournisseur
pour paiement anticip.
1 -1

Vous recevez une facture contenant plusieurs taux dimposition.


FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 4001##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515041##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

100 pc

1000 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

20 pc

1000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

150 pc

3000 UNI
5000 UNI

TVA

postes TVA 10%

1, 3

TVA

poste TVA 5%

Montant rgler :

(C) SAP AG

400 UNI
50 UNI
5450 UNI

LO515

4-13

1-1-1 Saisissez cette facture dans le contrle des factures (Logistique).


1-1-2 Le systme R/3 vous a-t-il propos des codes TVA pour la facture ?
______________________________________________________
1-1-3 Affichez la commande. Les codes TVA ont-ils t dfinis pour chaque
poste ?
______________________________________________________
1-1-4 Corrigez, si ncessaire, les taux dimposition dans la liste des postes.
1-1-5 Simulez les enregistrements effectuer.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

4-14

1-2

Cette facture contient des conditions de paiement diffrentes des conditions


habituelles pour ce fournisseur. Vous aimeriez enregistrer le document net pour
profiter de l'escompte immdiatement.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 4002##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515042##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

20 pc

200 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

30 pc

1500 UNI

T-M15E##

Systmes de
freinage HD

10 pc

600 UNI
2300 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :

230 UNI
2530 UNI

Payable 10 jours avec 3% descompte, payable 15 jours avec 2%


descompte, payable net 60 jours.
1-2-1 Saisissez cette facture nette descompte dans le contrle des factures
(Logistique). Vrifiez le type de pice par dfaut et remplacez-le si
ncessaire par Entre de facture nette.
1-2-2 Vrifiez les conditions de paiement et modifiez-les si ncessaire.
1-2-3 Avant de simuler les enregistrements, rpondez aux questions suivantes.
Comment le systme R/3 enregistre-t-il les escomptes ? La valorisation de
l'article affecte-t-elle les enregistrements ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-2-4 Quel est le pourcentage descompte utilis par le systme dans le calcul ?
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

4-15

1-2-5

Simulez les enregistrements effectuer.


FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008
009

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

4-16

1-3

Cette facture fait rfrence une commande en devise trangre. Vous souhaitez
effectuer une comptabilisation brute de la pice.
FACTURE
ECD, Foster City

Fournisseur T-L15D##

Date facture : (date du jour)


Facture 4003##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515043##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

20 pc

120 USD

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

10 pc

200 USD
320 USD

TVA : aucune
1-3-1 Saisissez cette facture dans le contrle des factures (Logistique). Au
dpart, ne renseignez pas la zone Devise. Quelle est la devise que vous
propose le systme R/3 une fois que vous avez imput la facture ?
______________________________________________________
1-3-2 Quel est le taux de conversion spcifi dans la commande ? Vrifiez si
lentre des marchandises a t enregistre avec ce taux de conversion.
______________________________________________________
1-3-3 Pouvez-vous modifier le taux de conversion dans le contrle des factures ?
______________________________________________________
1-3-4 Simulez le document. Affichez la simulation en devise interne et dans la
devise du document.
Poste

Compte

Montant en
UNI

Devise du
document

001
002
003
004
005
Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

4-17

(C) SAP AG

LO515

4-18

Taxes, escomptes et devise trangre : solutions


Chapitre : taxes, escomptes et devise trangre

1-1

Logistique gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

4001##

Montant

5450

Slectionnez la page onglet Taxes et saisissez les informations fiscales.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant TVA

400

Code TVA

TVA dductible 10%

Montant TVA

50

Code TVA

TVA dductible 5%

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515041##

Vous vrifiez les postes proposs par le systme R/3 dans la liste des postes.

(C) SAP AG

LO515

4-19

1-1-2 Dans la page onglet Donnes de base, le systme R/3 propose le code
TVA dfini dans le Customizing.
Dans la liste des postes, il propose une TVA dductible de 10% pour tous
les postes.
1-1-3 Pour afficher le poste de commande, double-cliquez sur le numro de la
commande dans la liste des postes. Dans la page onglet Facture, vous
pouvez voir le code TVA pr planifi. Cliquez sur Retour pour revenir au
contrle des factures. Une TVA dductible de 10% avait t planifie pour
tous les postes.
1-1-4 Vous remplacez le code TVA du second poste par une TVA dductible de
5% dans la liste des postes.
1-1-5 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

5450 -

002

Compte d'attente EM/EF

1000

003

Compte d'attente EM/EF

1000

004

Compte d'attente EM/EF

3000

005

Compte de dbit des taxes

400

006

Compte de dbit des taxes

50

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.

(C) SAP AG

LO515

4-20

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

4002##

Montant

2530

Montant TVA

230

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande/programme de
livraisons

41515042##

La page onglet Dtail vous permet de vrifier le type de pice et de le


remplacer, si ncessaire, par un type de pice nette.
Vous vrifiez les postes proposs par le systme R/3 dans la liste des postes.
1-2-2 Le systme R/3 affiche les conditions de paiement dans la page onglet
Donnes de base. Pour modifier les conditions de paiement, passez la page
onglet Paiement et saisissez le nombre de jours et les pourcentages
spcifis dans la facture.
1-2-3 Si larticle est un poste soumis une valorisation prix moyen pondr, le
systme R/3 crdite le compte de stock pour larticle avec le montant du
produit de lescompte pour le poste. Ceci modifie le prix moyen pondr de
larticle.
1-2-4 Le systme R/3 utilise le premier taux de pourcentage pour calculer
lescompte.

(C) SAP AG

LO515

4-21

1-2-5 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de stock

004

Compte d'attente EM/EF

005

Compte de stock

45 -

006

Compte d'attente EM/EF

600

007

Compte d'cart de prix

18 -

008

Compte de dbit des taxes

230

009

Compte escompte en attente

2530 200
61500

69

Le systme R/3 crdite le compte de stock pour les deux premiers articles. Il
enregistre le montant de lescompte dans un compte dcart de prix pour le
troisime article, qui est soumis une valorisation prix standard.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.

1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-3-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

4003##

Montant

320

LO515

4-22

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515043##

Le systme R/3 propose la devise planifie dans la commande : USD.


1-3-2 Pour afficher le poste de commande, double-cliquez sur le numro de la
commande dans la liste des postes.
Vous pouvez voir, dans len-tte de la commande, que le taux de conversion
planifi est 1,8875.
Vous pouvez voir, dans lhistorique de commande du poste 10, que lentre
des marchandises a t enregistre avec une valeur de 120,00 USD et de
226,50 UNI en devise interne, do un taux de conversion de 1,8875.
1-3-3 Vous pouvez afficher le taux de conversion sur la page onglet Dtail.
Vous pouvez modifier le taux de conversion sil na pas t fix dans lentte de commande.
1-3-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Lorsque le solde de la pice est nul, vous pouvez afficher les critures en
compte en devise interne (et dans dautres devises le cas chant) en
slectionnant Changer devise daffichage.

(C) SAP AG

Poste

Compte

Montant en
UNI

001

Compte fournisseur

640,00

320 -

002

Compte d'attente
EM/EF

226,00

120

003

Compte de stock

13,50

004

Compte d'attente
EM/EF

377,50

200

005

Compte de stock

22,50

LO515

Devise du
document

4-23

Ecarts et motifs de blocage

Contenu :
l Types d'cart
l Ecart sur quantits
l Ecart de prix
l Blocage pour contrle qualit
l Blocage li au montant
l Tolrances
l Blocage manuel des factures
l Blocage stochastique

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

5-1

Ecarts et motifs de blocage : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des factures avec des carts et
d'expliquer dans quelles circonstances le
systme R/3 bloque les factures ;
l de comparer des enregistrements d'articles grs
en stock prix standard et prix moyen pondr.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

5-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

5-3

Ecarts et motifs de blocage : scnario de gestion

l Un de vos fournisseurs met parfois une facture


dont le montant est suprieur ce qui a t
convenu dans la commande. Ce fournisseur inclut
parfois la quantit totale dans la facture alors que
vous n'avez pas reu toutes les marchandises.
Vous devez tester le blocage de facture pour vous
assurer de ne pas payer le fournisseur avant que
les carts aient t corrigs.
Vous devez galement vrifier les comptes sur
lesquels le systme R/3 effectue des
enregistrements lorsqu'il existe des carts.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

5-4

Factures prsentant des carts


Commande
Commande

Facture

Entre march.

Tolrances
Tolrances
10%

Attention : cart !

Attention : cart !

Enreg.

Cration du
document
n 5100012345

10%

Enreg.

Cration du
document
n 5100012345

Blocage au paiement

SAP AG 1999

Le systme contrle l'existence d'carts dans chaque poste d'une facture.

Vous pouvez dfinir des limites de tolrance pour chaque type d'cart dans le Customizing du
contrle des factures.

Si l'cart n'est pas compris dans les limites de tolrance, le systme R/3 affiche un message pour le
signaler.

Si une limite de tolrance suprieure est dpasse dans un poste de facture, le systme R/3 bloque
le paiement de toute la facture lors de son enregistrement.

Si une facture est bloque pour paiement, la zone Blocage du paiement est slectionne dans le poste
fournisseur individuel de la pice FI (cette zone est slectionne dans la pice MM uniquement si
vous saisissez ici un blocage manuel).

Vous devez traiter une facture bloque sparment pour qu'elle puisse tre paye.

(C) SAP AG

LO515

5-5

Ecarts

Facture
Entre march.

EM 40

Quantit
Quantit

pc

Facture

Commande
5.00

50

Prix

10,00
UNI/pc

6.00

10,00
UNI/pc

Facture
Entre march.
10 pc = 230 g

Ecart sur quantit


quantit
en unit
unit de prix

Commande
10 pc
20,00 UNI/g
Commande
Date livraison
prvisionnelle

= 250 g

10 pc

Facture
10 pc

= 200 g

= 250 g

Facture
21 mai

Date

11 avril

SAP AG 1999

Le systme R/3 effectue les contrles suivants pour chaque poste de facture.

Ecart sur quantits


Le systme compare la diffrence entre la quantit livre et la quantit dj facture avec la
quantit facture.

Ecart de prix
Il compare le prix la commande avec le prix facture (valeur facture / quantit).

Ecart sur quantits en unit de prix


Entre de marchandises prcdant l'entre de facture
Les ratios suivants sont compars : quantit de l'entre de marchandises (unit de prix la
commande) / quantit de l'entre de marchandises (unit d'achat), quantit facture (unit de prix
la commande) / quantit facture (unit d'achat).
Entre de facture prcdant l'entre de marchandises
Les ratios suivants sont compars : quantit de commande (unit de prix la commande) / quantit
de commande (unit d'achat), quantit facture (unit de prix la commande) / quantit facture
(unit d'achat).

Ecart de dlai
Le systme R/3 compare la date prvisionnelle de livraison avec la date de saisie de la facture.

(C) SAP AG

LO515

5-6

Ecart sur quantits

Facture

Commande
100 pc
10,00 UNI/pc

Entre march.

80 pc
10,00 UNI/pc
= 800 UNI

50 pc

Entre march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Fournisseur

500 +
500 -

Facture

800 +
800 -

Entre march.
ultrieure
300 +
300 -

Entre march.
SAP AG 1999

La quantit facture est suprieure la quantit de l'entre de marchandises. Lors de l'enregistrement


de la facture, un solde est cr dans le compte d'attente EM/EF.

Vous attendez une autre entre de marchandises. Le compte d'attente EM/EF est sold lorsque vous
enregistrez cette entre de marchandises.

(C) SAP AG

LO515

5-7

Ecart de prix

Commande
100 pc
1,30 UNI/pc

Entre march.

100 pc

Entre march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Cpte fournisseur
Diffrences prix

Facture

130 +
130 -

130 +
124 -

Facture
100 pc
1,24 UNI/pc
= 124 UNI

?
6-

Code val. stocks


SAP AG 1999

Lorsque des carts de prix se prsentent, les critures en compte varient selon le mode de
valorisation de l'article.

On distingue deux types de code de valorisation des stocks :


S - prix standard,
V - prix moyen pondr (PMP).

Si l'entre de marchandises prcde l'entre de facture, les critures en compte suivantes sont
effectues selon le code de valorisation des stocks utilis :
si l'article est soumis au code prix standard, le systme R/3 enregistre l'cart de prix dans un
compte d'cart de prix ;
si l'article est soumis au code prix moyen pondr, le systme R/3 enregistre l'cart de prix dans le
compte de stock si la couverture de stock est suffisante. Cela modifie le prix moyen pondr.

Si l'entre de facture prcde l'entre de marchandises, le systme R/3 enregistre l'cart de prix dans
le compte d'attente EM/EF. L'cart de prix n'est comptabilis dans le compte d'cart de prix ou dans
le compte de stock que lors de l'enregistrement de l'entre de marchandises.

(C) SAP AG

LO515

5-8

Ecart de prix : article prix standard

Article prix standard de 1,20 UNI/pc


Stock : 100 pc
Commande : 100 pc 1,30 UNI/pc
Entre de marchandises pour cette commande : 100 pc
Facture : 100 pc 1,24 UNI/pc = 124,00 UNI
Entre
march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Cpte fournisseur
Charge d'cart prix
Produit d'cart prix

120 +
130 -

Facture

130 +
124 -

10 +
6-

Fiche article
Stock

Valeur

Prix
standard

100
200
200

120
240
240

1,20
1,20
1,20

SAP AG 1999

Le systme R/3 enregistre l'cart de prix dans un compte d'cart de prix.

Le prix de l'article reste inchang lors de l'entre de marchandises comme lors de l'entre de facture.

Le prix moyen pondr, indiqu dans la fiche article des fins statistiques, est modifi par le
montant de l'cart.

(C) SAP AG

LO515

5-9

Ecart de prix : article prix moyen pondr

Article prix moyen pondr 1,20 UNI/pc


Stock : 100 pc

Commande : 100 pc 1,30 UNI/pc


Entre de marchandises pour cette commande : 100 pc
Facture : 100 pc 1,24 UNI/pc = 124,00 UNI
Entre
march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Cpte fournisseur

130 +
130 -

Facture
6130 +
124 -

Fiche article
Stock

Valeur

PMP

100
200
200

120
250
244

1,20
1,25
1,22

SAP AG 1999

Le systme R/3 enregistre l'cart de prix dans le compte de stock.

Le prix de l'article change :


si la couverture de stock pour la quantit facture est insuffisante, l'cart de prix est enregistr dans
un compte d'cart de prix ;
s'il existe une couverture de stock partielle pour la quantit facture, le systme rparti l'cart de
prix de faon proportionnelle entre le compte de stock et le compte d'cart de prix.

(C) SAP AG

LO515

5-10

Ecarts de prix et sur quantits

Facture
Commande
100 pc
2,00 UNI/pc

Compte de stock
Compte EM/EF
Cpte fournisseur
Diffrences prix

Facture

50 pc
2,20 UNI/pc
= 110 UNI

Entre march.

Facture

Entre march.

80 pc

170 +
170 -

110 +
110 -

50 pc
2,20 UNI/pc
= 110 UNI

Facture
6+
104 +
110 -

SAP AG 1999

Si l'enregistrement de la facture prcde l'entre des marchandises, le systme R/3 enregistre la


valeur facture dans le compte d'attente EM/EF. Ce compte est sold lors de l'entre des
marchandises - le systme cre l'criture de contrepartie dans le compte de stock pour les articles
soumis au code prix moyen pondr.

Si la facture est enregistre avant l'entre des marchandises et que la quantit reue est suprieure
la quantit facture, la quantit dj facture est valorise au prix facture - la quantit non facture
est valorise au prix commande.

Si la quantit facture est suprieure la quantit reue, le systme R/3 solde le compte d'attente
EM/EF pour la quantit dj livre et enregistre un cart de prix dans le compte de stock ou dans un
compte d'cart de prix, en fonction du code de valorisation des stocks utilis. Il enregistre la valeur
facture pour la quantit non livre dans le compte d'attente EM/EF.

(C) SAP AG

LO515

5-11

Blocage pour contrle qualit

Soumis contrle EM
avec blocage facture

Entre march.
Article A

Lot de
contrle
Dcision
d'utilisation

Lot de
contrle
Dcision
d'utilisation

Lot de
contrle
Accept

Lot de
contrle
Refus

Facture

Facture

Facture

Article A

Article A

Article A

Blocage li au
contrle qualit

Blocage li au
contrle qualit

SAP AG 1999

Vous dfinissez dans la fiche article :


si l'entre des marchandises pour un article est soumise un contrle, auquel cas le systme cre
un lot de contrle pour chaque entre de marchandises concernant cet article ;
si la facture doit tre bloque pour un contrle qualit, auquel cas un lot de contrle refus ou sans
dcision d'utilisation entrane un blocage de la facture par le systme R/3.

Le systme dfinit le motif de blocage I (qualit) pour un poste dans les cas suivants :
contrle des factures bas sur les entres de marchandises - la facture est bloque si aucune
dcision d'utilisation n'a t prise pour le lot de contrle de l'entre de marchandises concerne ou
si le lot de contrle a t refus ;
pas de contrle des factures bas sur les entres de marchandises - la facture est bloque si aucune
dcision d'utilisation n'a t prise pour un des lots de contrle du poste de commande ou si le lot
de contrle a t refus.

(C) SAP AG

LO515

5-12

Blocage li au montant

Customizing
Limite de tolrance du montant
Limite suprieure

Facture
Article A 1000
Article B 1700
Article C 1600

bloqu
bloqu
bloqu
bloqu

4300

SAP AG 1999

Vous pouvez activer la vrification du montant dans le Customizing du contrle des factures. Pour
chaque socit, vous pouvez dfinir une limite de tolrance pour la vrification du montant de
chaque poste individuel.

Le Customizing du contrle des factures vous permet galement de dterminer les commandes pour
lesquelles les contrles doivent tre effectus (en fonction du type de poste et du code entre de
marchandises).

Si un poste de facture dpasse la tolrance dfinie, le systme lui affecte le motif de blocage 0
(autre). La totalit de la facture est bloque pour paiement.

(C) SAP AG

LO515

5-13

Tolrances

Tolrances pour :
Socit
Montants en

1000
UNI

Limite suprieure absolue


Pas de contrle
X
Limites de contrle
Limite suprieure absolue
Pas de contrle
X
Limites de contrle
au-dessus de la valeur

10,00

Limite infrieure en pourcentage


X
Pas de contrle
au-dessus de
Limites de contrle

20,00 %

Limite suprieure en pourcentage


X
Pas de contrle
au-dessus de
Limites de contrle

5,00 %

SAP AG 1999

Vous dfinissez des tolrances dans le Customizing pour :


les carts sur quantits,
les carts de prix,
les carts sur quantits en unit de prix,
les carts de dlai.

En cas d'cart sur quantits, le systme R/3 contrle les valeurs suivantes :
prix la commande x cart sur quantits,
plus le prix la commande est lev, plus l'cart sur quantits tolr est faible.

En cas d'cart de dlai, le systme R/3 contrle les valeurs suivantes :


valeur facture x cart de dlai,
plus la valeur facture est importante, plus l'cart de dlai tolr est faible.

(C) SAP AG

LO515

5-14

Blocage manuel
Facture
pour commande 4151599003
100 pc R244-11 4000,00
40 pc R266-10 2000,00

Liste des postes


Article Qt Montant Ma Commande Poste
4151599003 20
R244-11 100 4000
R262-10 40 2000
X 4151599003 50

Au niveau du poste

Donnes base Paiement Autres


Mode de paiement _______
Blocage au paiement _____

Au niveau de l'en-tte
SAP AG 1999

Vous pouvez bloquer manuellement chaque poste de facture individuel, qu'il soit bloqu ou non pour
d'autres motifs.

Vous dfinissez le blocage manuel dans la liste des postes.

Vous pouvez galement dfinir un blocage de paiement directement dans l'cran d'en-tte, au niveau
de la page Paiement, sans rfrence un poste particulier. Dans ce cas, le systme R/3 enregistre la
zone Blocage du paiement dans la pice MM et la pice FI avec le blocage du paiement saisi.

(C) SAP AG

LO515

5-15

Blocage stochastique

100%
Valeur seuil
50%

1000

2000

3000

Facture
Article A
Article B

Valeur facture

Blocage
500
1000
1500

SAP AG 1999

Les factures qui ne contiennent pas de motif de blocage peuvent tre bloques de faon stochastique
(c'est--dire de faon alatoire).

Vous dfinissez une valeur seuil et un pourcentage associ dans le Customizing.


Si la valeur facture est suprieure ou gale la valeur seuil, la probabilit de blocage est gale au
pourcentage.
Si la valeur facture est infrieure la valeur seuil, la probabilit est calcule sur une base
proportionnelle.

Si une facture est affecte par un blocage stochastique, le systme dfinit le blocage du paiement
dans le poste fournisseur individuel de la pice FI. Les postes individuels ne contiennent pas de
codes de blocage.

(C) SAP AG

LO515

5-16

Ecarts et motifs de blocage : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des factures avec des carts et
d'expliquer dans quelles circonstances le systme
R/3 bloque les factures ;
l de comparer des enregistrements d'articles grs
en stock prix standard et prix moyen pondr.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

5-17

Ecarts et motifs de blocage : exercices


Chapitre : carts et motifs de blocage

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de saisir des factures prsentant des carts ;

de comparer les enregistrements darticles grs en stock,


soumis au code prix standard et au code prix moyen pondr.

Un fournisseur met parfois une facture dont le montant est


suprieur ce qui a t convenu dans la commande. Ce
fournisseur inclut parfois la quantit totale dans la facture alors
que vous n'avez pas reu toutes les marchandises relatives un
poste. Vous devez tester le blocage de facture pour vous assurer
que le fournisseur ne sera pas pay avant que les carts aient t
corrigs. Vous affichez les critures en compte pour vrifier les
comptes sur lesquels le systme R/3 effectue des enregistrements
lorsqu'il existe des carts.
1-1

Vous recevez la facture suivante de la part de votre fournisseur. Saisissez les


informations relatives cette facture et notez les valeurs par dfaut proposes par le
systme R/3.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 5003##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515051##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

50 pc

500
UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

50 pc

1100
UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

50 pc

1000
UNI
2600
UNI

TVA

(C) SAP AG

TVA 10%

LO515

260
UNI
5-18

Montant rgler :

(C) SAP AG

2860
UNI

LO515

5-19

1-1-1 Saisissez la facture via le contrle des factures (Logistique).


1-1-2 Au niveau de l'cran Liste des postes, modifiez les postes afin qu'ils soient
conformes la facture. Compltez le tableau tout en modifiant les valeurs
proposes.
Poste de
commande

Ecarts de prix ou
sur quantits ?

Message

10
20
30
1-1-3 Pourquoi le systme n'affiche-t-il aucun message d'avertissement lors du
contrle des quantits pour le troisime poste ?
______________________________________________________
1-1-4 Comment savez-vous que la facture est bloque pour paiement ?
______________________________________________________
1-1-5 Simulez les enregistrements.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________
1-1-6 Affichez le document. De quelle faon pouvez-vous identifier son blocage
ventuel ? Comment pouvez-vous identifier les lignes bloques ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

5-20

1-2

Vous recevez une seconde facture concernant cette commande. Quelles sont les
limites de tolrances dpasses ?
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 5004##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515051##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

50 pc

400
UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

50 pc

1100
UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

100 pc

2500
UNI
4000
UNI

Imposable :

TVA 10%

Montant rgler :

400
UNI
4400
UNI

1-2-1 Saisissez la facture via le contrle des factures (Logistique). Modifiez les
postes pour assurer la concordance avec la facture. Compltez le tableau
tout en modifiant les valeurs proposes.
Poste de
commande

Ecarts de prix ou sur


quantits ?

Message

010
020
030
1-2-2 De quelle couleur est licne de feu tricolore ? Quelle en est la
signification ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-2-3 Simulez le document. Quelles sont les critures passes ? Pouvez-vous
expliquer les critures relatives au troisime poste individuel de la
commande (lignes 005 et 006 de la facture) ?
______________________________________________________
(C) SAP AG

LO515

5-21

______________________________________________________
______________________________________________________
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007

Enregistrez le document. La facture est-elle bloque pour paiement ?


____________
Numro de facture : _______________________________________
1-3

Vous recevez une facture dans laquelle les postes correspondent ceux proposs
par le systme R/3. Toutefois, vous constatez que la facture contient certains
articles ayant fait lobjet de nombreuses rclamations. Comment savez-vous que la
facture est nanmoins bloque pour paiement ?
____________________________________________________________
____________________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

5-22

Ecarts et motifs de blocage : solutions


Chapitre : carts et motifs de blocage

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

5003##

Montant

2860

Montant TVA

260

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515051##

1-1-2 Dans la liste des postes, vous modifiez les quantits et les valeurs proposes
afin quelles correspondent la facture. Lorsque vous confirmez vos saisies
en appuyant sur la touche Entre, le systme R/3 vrifie la quantit et le prix
de chaque poste. Il regroupe les messages dans le protocole derreurs. Vous
slectionnez Messages. Les messages suivants saffichent :

(C) SAP AG

Poste de
commande

Ecarts de prix ou
sur quantits ?

Message

10

Quantit

La quantit livre est nulle

20

Prix

Le prix est trop bas

30

Quantit

----

LO515

5-23

1-1-3 Le Customizing est configur de faon ce que le systme R/3 neffectue


pas de contrle en cas de pnurie.
1-1-4 Le feu tricolore est jaune, ce qui signifie que le systme R/3 bloquera la
facture pour paiement.
1-1-5 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

500

003

Compte d'attente EM/EF

2500

004

Compte de stock

1400 -

005

Compte d'attente EM/EF

1000

006

Compte de dbit des taxes

260

2860 -

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.
1-1-6 Le blocage de la facture se situe dans le poste fournisseur individuel de la
pice comptable, la zone Blocage du paiement est dfinie avec la valeur R.
La facture MM affiche les postes qui expliquent le blocage.
Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Vous saisissez le numro de la facture. Appuyez sur la touche Entre pour
afficher les lignes du document. Si vous modifiez deux fois la vue
daffichage (en slectionnant Saut Changer vue), les motifs de blocage
individuel pour les postes sont affichs dans la liste des postes.
Si vous slectionnez Environnement Documents suivants et que vous
double-cliquez sur la pice comptable, la pice comptable apparat. Lorsque
vous double-cliquez sur la premire ligne, les donnes de poste saffichent.
Vous pouvez voir ici que la zone Blocage du paiement est renseigne.

(C) SAP AG

LO515

5-24

1-2

Logistique gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

5004##

Montant

4400

Montant TVA

400

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515051##

1-2-2 Dans la liste des postes, vous modifiez les quantits et les valeurs proposes
afin quelles correspondent la facture. Lorsque vous confirmez vos saisies
en appuyant sur la touche Entre, le systme R/3 vrifie la quantit et le prix
de chaque poste. Il regroupe les messages dans le protocole derreurs. Vous
slectionnez Messages. Les messages suivants saffichent :
Poste de commande

Ecarts de prix ou
sur quantits ?

Message

010

Quantits et prix

La quantit livre
est nulle
Le prix est trop bas

020

Prix

Le prix est trop bas

030

Quantits et prix

La quantit facture
est suprieure la
quantit EM
Le prix est trop bas

1-2-3 Le feu tricolore est jaune, ce qui signifie que le systme R/3 bloquera la
facture pour paiement.

(C) SAP AG

LO515

5-25

1-2-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

400

003

Compte d'attente EM/EF

2500

004

Compte de stock

1400 -

005

Compte d'attente EM/EF

2150

006

Compte de stock

350

007

Compte de dbit des taxes

400

4400 -

Les critures des lignes 005 et 006 correspondent au poste de facture des
joints dtanchit. Le systme R/3 a propos 70 pices pour ce poste et
vous avez modifi cette valeur par 100 pices. La valeur propose pour les
70 pices tait 1400 UNI (il sagit de la valeur exacte devant tre solde
pour les 70 pices sur le compte dattente EM/EF). Vous devez enregistrer
750 UNI dans le compte dattente EM/EF pour les 30 pices qui nont pas
encore t livres. Par consquent, le systme R/3 enregistre 1400 UNI +
750 UNI dans le compte dattente EM/EF.
Vous devez dbiter le stock des 70 pices ayant t livres, puisque la
facture contient une augmentation de prix (25 UNI/pice au lieu de 20
UNI/pice). Par consquent, le systme R/3 enregistre 70 pices x 5
UNI/pice dans le compte de stock.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.
Le systme R/3 bloque la facture pour paiement.
1-3

Vous pouvez bloquer directement une facture de deux faons.


Vous pouvez activer le code de la zone Blocage du paiement sur la page onglet
Paiement. Le systme R/3 bloque ainsi la facture pour paiement sans rfrence un
poste particulier.
Dans la liste des postes, vous pouvez slectionner la colonne BL (blocage manuel)
pour un ou plusieurs postes. Les postes contiennent un code de blocage et le
systme R/3 bloque la facture pour paiement lorsque vous lenregistrez.(Il se peut
que vous deviez passer la variante daffichage Toutes les informations pour
slectionner la colonne. Si vous souhaitez utiliser rgulirement cette option pour le
blocage, vous pouvez dfinir une variante daffichage permettant de visualiser la
colonne BL sans faire dfiler lcran).

(C) SAP AG

LO515

5-26

Rduction de facture

Contenu :
l Rduction de facture automatique au niveau des postes
l Logique d'enregistrement avec rduction de facture

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

6-1

Rduction de facture : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de rduire des factures via l'enregistrement
simultan d'une facture ;
l d'identifier les critures en compte gnres par
la rduction de factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

6-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

6-3

Rduction de facture : objectifs

l Votre entreprise a rcemment mis en oeuvre SAP


R/3 et doit dfinir la procdure standard du
contrle des factures.
l Il arrive que l'un de vos fournisseurs fasse une
erreur vidente. Le cas chant, vous souhaitez
utiliser la fonction de rduction de facture
automatique. Vous souhaitez vrifier les pices
comptables cres.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

6-4

Rduction de factures

Commande
4151599211
100 pc
10 UNI/pc

Facture

Livraison

100 pc
1000 UNI

70 pc

Liste des postes


X 4151599211

Quantit/valeur propose
70 pc
700 UNI

Pice comptable
MM
70 pc 700 UNI

Quantit/valeur facture
100 pc
1000 UNI

Pice comptable
Facture de 1000 UNI

Pice comptable
Avoir de 300 UNI

SAP AG 1999

Il existe une variante d'affichage particulire de la liste des postes pour la rduction des factures.
Vous entrez les quantits ou valeurs factures qui diffrent des quantits ou valeurs proposes par le
systme R/3 sparment sur cette liste (vous pouvez saisir des donnes dans ces zones uniquement si
vous avez marqu le poste comme Erreur fournisseur : rduire facture).

Lorsque vous enregistrez une facture rduite, le systme cre deux pices comptables.
La premire pice contient les enregistrements de facture pour les quantits et valeurs relles. La
seconde pice contient un avoir correspondant la diffrence entre les quantits et valeurs relles
factures et les quantits et valeurs proposes.

Par consquent, la rduction de facture n'entrane pas la diminution relle d'une facture. En fait, vous
enregistrez galement un avoir pour le montant de la rduction. Le montant rgler au fournisseur
correspond la valeur de la facture diminue du montant de l'avoir.

La facture est rpertorie dans l'historique de commande avec la quantit propose comme quantit
facture.

Lorsque vous enregistrez une rduction de facture, le systme R/3 cre un enregistrement de
message. Vous pouvez l'utiliser pour gnrer une lettre de rclamation (avis de l'enregistrement de
l'avoir) adresse au fournisseur.

(C) SAP AG

LO515

6-5

Ecritures en compte avec rduction de facture

Commande : 100 pc 10,00 UNI/pc


Entre de marchandises pour cette commande : 70 pc
Facture : 100 pc 10,00 UNI/pc
= 1000,00 UNI
TVA 10%
= 100,00 UNI
= 1100,00 UNI

Entre
Entre march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
TVA dductible
Compte d'attente pour
rduction de facture

700 +
700 -

Facture

Avoir

700 +
1100 100 +
300 +

330 +
30 300 -

SAP AG 1999

Lorsque vous rduisez des factures, le systme cre simultanment une facture et un avoir.

Le montant du poste saisi dans la facture que vous crez est rparti de la faon suivante : le systme
R/3 enregistre uniquement le montant des donnes proposes dans le compte d'attente EM/EF. Le
reste est enregistr dans un compte d'attente pour la rduction de la facture fournisseur.

La cration de l'avoir solde le compte d'attente relatif aux rductions de facture fournisseur.
L'criture de contrepartie est passe sur le compte fournisseur.

La comptabilisation de la TVA dans la facture est effectue en fonction du montant du poste saisi.
L'avoir corrige la comptabilisation de la TVA.

La facture et l'avoir crent conjointement le passif obtenu partir des donnes proposes.

(C) SAP AG

LO515

6-6

Rduction partielle : cart de prix

Commande
4151599212
100 pc
10 UNI/pc

Facture

Livraison

100 pc
1200 UNI

70 pc

Liste des postes


X 4151599212

Quantit/valeur propose
70 pc
700 UNI

Quantit/valeur facture
100 pc
1200 UNI

Pice comptable
Facture de 1200 UNI
Facture MM
100 pc 1000 UNI
Pice comptable
Avoir de 200 UNI
SAP AG 1999

Vous pouvez accepter des carts de manire partielle. Dans ce cas, vous ne rduisez que la partie de
la facture que vous n'avez pas accepte.

La facture ci-dessus contient des carts sur quantits et des carts de prix. Si vous acceptez l'cart sur
quantits, vous devez remplacer la quantit propose par la quantit relle de la facture. Par
consquent, vous devez galement remplacer le montant propos par le montant exact correspondant
la quantit saisie. Puis, vous rduisez la facture de la diffrence entre la valeur facture relle et la
"valeur propose" saisie.

(C) SAP AG

LO515

6-7

Ecritures en compte avec rduction de facture

Commande : 100 pc 10,00 UNI/pc


Entre de marchandises pour cette commande : 70 pc
Facture : 100 pc 12,00 UNI/pc
= 1200,00 UNI
TVA 10%
= 120,00 UNI
= 1320,00 UNI

Entre
Entre march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
TVA dductible
Compte d'attente pour
rduction de la facture

700 +
700 -

Facture

1000 +
1320 120 +
200 +

Avoir

220 +
20 200 -

SAP AG 1999

Lorsque vous rduisez des factures, le systme R/3 cre simultanment une facture et un avoir.

Dans la mesure o vous avez accept l'cart sur quantits, le systme comptabilise 1000 UNI sur le
compte d'attente EM/EF (le systme attend une autre entre de marchandises de 30 pices). La
diffrence de 200 UNI entre le montant de la facture et le montant comptabiliser sur le compte
d'attente EM/EF est enregistre sur un compte d'attente pour les rductions de facture fournisseur.

La cration de l'avoir solde le compte d'attente relatif aux rductions de facture fournisseur.
L'criture de contrepartie est passe sur le compte fournisseur.

La comptabilisation de la TVA dans la facture est effectue en fonction du montant du poste saisi.
L'avoir corrige la comptabilisation de la TVA.

La facture et l'avoir crent conjointement le passif obtenu partir des modifications apportes aux
donnes proposes par le systme R/3.

(C) SAP AG

LO515

6-8

Rduction partielle : cart sur quantits


Commande
4151599213
100 pc
10 UNI/pc

Facture

Livraison

100 pc
1200 UNI

70 pc

Liste des postes


X 4151599213

Quantit/valeur propose
70 pc
700 UNI

Facture MM
70 pc 840 UNI

Quantit/valeur facture
100 pc
1200 UNI

Pice comptable
Facture de 1200 UNI

Pice comptable
Avoir de 360 UNI
SAP AG 1999

Vous pouvez accepter des carts de manire partielle. Dans ce cas, vous ne rduisez que la partie de
la facture que vous n'avez pas accepte.

La facture ci-dessus contient des carts sur quantits et des carts de prix. Si vous acceptez l'cart de
prix, vous devez remplacer la valeur propose par le produit suivant : quantit propose x prix
facture rel. Puis, vous rduisez la facture de la diffrence entre la valeur facture relle et la "valeur
propose" saisie.

(C) SAP AG

LO515

6-9

Ecritures en compte avec rduction de facture

Commande : 100 pc 10.00 UNI/pc


Entre de marchandises pour cette commande : 70 pc
Facture : 100 pc 12,00 UNI/pc
= 1200,00 UNI
TVA 10%
= 120,00 UNI
= 1320,00 UNI

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
TVA dductible
Compte d'attente pour
rduction de facture

Entre
Entre march.

Facture

Avoir

700 +
700 -

140 +
700 +
1320 120 +
360 +

396 +
36 360 -

SAP AG 1999

Lorsque vous rduisez des factures, le systme R/3 cre simultanment une facture et un avoir.

Dans la mesure o vous avez accept l'cart de prix, le compte d'attente EM/EF dans la facture est
sold et l'cart de prix est dbit sur le compte de stock. La diffrence de 360 UNI entre ces deux
montants et le montant factur est comptabilise sur un compte d'attente pour les rductions de
facture fournisseur.

La cration de l'avoir solde le compte d'attente relatif aux rductions de facture fournisseur.
L'criture de contrepartie est passe sur le compte fournisseur.

La comptabilisation de la TVA dans la facture est effectue en fonction du montant du poste saisi.
L'avoir corrige la comptabilisation de la TVA.

La facture et l'avoir crent conjointement le passif obtenu partir des modifications apportes aux
donnes proposes par le systme R/3.

(C) SAP AG

LO515

6-10

Rduction de facture : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de rduire des factures via l'enregistrement
simultan d'une facture ;
l d'identifier les critures en compte gnres par
la rduction de factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

6-11

Rduction de facture : exercices


Chapitre : rduction de facture

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de rduire automatiquement une facture via l'enregistrement


simultan d'une facture et d'un avoir dans le cas dcarts sur
facture.

Pour certains fournisseurs, votre entreprise ne paie que la valeur


de la commande en prsence d'carts minimes. Parfois, lorsqu'il
s'agit d'une erreur vidente du fournisseur, vous devez rduire un
poste manuellement. Vous souhaitez vrifier les pices comptables
cres.

1-1

Le fournisseur vous envoie la facture suivante. Enregistrez cette facture dans le


contrle des factures (Logistique). Vous avez dtect une erreur vidente du
fournisseur, qui doit tre corrige via la rduction de facture.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 5004##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515061##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

10 pc

100 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

20 pc

1060 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

80 pc

1640 UNI

T-M15D##

Joints-lanternes

10 pc

40 UNI

TVA 10%

284 UNI

TVA
Montant rgler :

(C) SAP AG

3124 UNI

LO515

6-12

1-1-1 Saisissez les donnes de base et imputez la facture.


1-1-2 La valeur facture est suprieure celle prvue dans deux postes. Saisissez
la facture de faon ce que le systme R/3 la rduise automatiquement lors
de son enregistrement. Pour ce faire, modifiez la variante daffichage de la
liste des postes.
1-1-3 Simulez le document.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________
Affichez la facture, l'historique de commande et les pices comptables.
1-1-4 De quelle faon la rduction de facture affecte-t-elle lhistorique de
commande ?
______________________________________________________
1-1-5 Combien y a-t-il de pices comptables ?
______________________________________________________
Pour quelle raison ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

6-13

(C) SAP AG

LO515

6-14

Rduction de facture : solutions


Chapitre : rduction de facture

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

5004##

Montant

3124

Montant TVA

284

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515061##

1-1-2 Dans la liste des postes, le systme R/3 propose des valeurs infrieures
celles spcifies dans la facture pour le deuxime poste et le troisime poste.
Vous slectionnez la variante daffichage Rduction de facture.
Vous modifiez le code de correction du deuxime poste pour le corriger.

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

ID de correction

Erreur fournisseur : rduire


facture

LO515

6-15

Le systme R/3 complte les colonnes Quantit facture et Montant factur


avec les mmes valeurs que celles des zones Quantit et Montant. Vous
modifiez ensuite le montant factur.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant factur DE

1060

Procdez de la mme faon pour rduire le troisime poste.


Dans le quatrime poste, le montant factur est infrieur la valeur
propose. Vous ne modifiez donc pas ici le code de correction et saisissez la
variante directement dans la colonne Montant.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

40

Appuyez sur la touche Entre pour valider vos modifications.


1-1-3 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

100

003

Compte d'attente EM/EF

1000

004

Compte d'attente EM/EF

1600

005

Compte d'attente EM/EF

50

006

Compte de stock

10 -

007

Compte de dbit des taxes

284

008

Compte d'attente de rduction


de facture

100

009

Compte fournisseur

110

010

Compte d'attente de rduction


de facture

100 -

011

Compte de dbit des taxes

3124 -

10 -

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.

(C) SAP AG

LO515

6-16

1-1-4 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
lhistorique de commande saffiche pour le poste. Dans les postes de
commande 20 et 30, dans lesquels vous avez rduit la facture, le systme
R/3 affiche uniquement le montant rel accept. Vous ne pouvez pas voir
que le fournisseur avait demand un montant suprieur. Lcart de prix saisi
dans le poste 40 est visible.
1-1-5 Dans lcran daffichage de la pice (voir 1-1-4), lorsque vous slectionnez
Environnement Documents suivants, une bote de dialogue saffiche,
dans laquelle sont numrs les documents lis. Le systme R/3 affiche
deux pices comptables : une facture et un avoir. Lorsque vous doublecliquez sur lune des pices comptables, celle-ci saffiche.

(C) SAP AG

LO515

6-17

Ecarts sans rfrence un poste

Contenu :
l Rduction de facture base sur le total
l Tolrance globale
l Tolrances propres au fournisseur

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-1

Ecarts sans rfrence un poste : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l d'enregistrer des factures prsentant un cart
entre le total des postes calcul par le systme
R/3 et le total factur rel, dans la mesure o cet
cart se situe dans les limites de tolrance
acceptables ;
l de rduire des factures sans rfrence un poste
dans le contrle des factures (Logistique).

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-2

Synoptique

Introduction au contrle
des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-3

Ecarts sans rfrence un poste

l Pour les factures qui contiennent de nombreux


postes, la recherche des postes qui prsentent des
carts mineurs est un processus trop long. Vous
souhaitez savoir comment le systme R/3 ragit en
prsence de tels carts.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-4

Rduction de facture base sur le total


Liste des postes

Facture
pour commande 45123
Poste 1 10 pc
1 000 UNI
Poste 2 20 pc
800 UNI

Poste 100 15 pc
900 UNI
Total

X 45123
X 45123
X 45123

X 45123

0001
0002
0003
0100

100 493 UNI

Quantit par dfaut Valeur


10 pc
1 000 UNI
20 pc
800 UNI

15 pc
900 UNI
Total
100 483 UNI

Ecritures en compte
Facture
Comptes de stock
Comptes EM/EF
Compte fournisseur
Compte d'attente pour
rduction de la facture

100483 +
100493 10 +

Avoir

10 +
10 -

SAP AG 1999

Dans la rduction des factures base sur le total, le systme R/3 cre deux pices comptables lorsque
vous enregistrez la facture.
La premire pice contient les enregistrements de la facture avec les quantits et les valeurs
proposes, modifies si ncessaire, et un enregistrement supplmentaire pass sur un compte
d'attente. La seconde pice contient un avoir, qui cre l'criture de contrepartie dans le compte
d'attente.

Par consquent, la rduction de facture n'entrane pas la diminution relle d'une facture. En fait, lors
de l'enregistrement d'un avoir pour le montant de la rduction, le montant rgler au fournisseur
correspond la valeur de la facture rduite du montant de l'avoir.

Lorsque vous enregistrez une rduction de facture, le systme R/3 cre un enregistrement de
message. Vous pouvez l'utiliser pour gnrer une lettre de rclamation (avis de l'enregistrement de
l'avoir) adresse au fournisseur. Contrairement la rduction manuelle des factures, vous ne pouvez
pas informer le fournisseur de la "cause", car le systme R/3 ne la dtermine pas.

Dans le Customizing, vous pouvez attribuer chaque fournisseur une classe de tolrances pour le
contrle des factures (Logistique). Pour chaque classe de tolrances, vous fixez une limite jusqu'
laquelle les factures peuvent tre rduites automatiquement sans rfrence un poste particulier.

(C) SAP AG

LO515

7-5

Tolrance globale
Liste des postes

Facture
pour commande 45123
Poste 1 10 pc
1 000 UNI
Poste 2 20 pc
800 UNI

Poste 100 15 pc
900 UNI
Total

100 485 UNI

X 45123
X 45123
X 45123

X 45123
Total

0001
0002
0003
0100

Quantit/valeur propose
10 pc
1 000 UNI
20 pc
800 UNI

15 pc
900 UNI
100 483 UNI

Ecritures en compte
Facture
Comptes de stock
Comptes EM/EF
Compte fournisseur
Petits carts

100483 +
100485 2 +

SAP AG 1999

Lorsque le systme accepte automatiquement un cart entre le total des poste calcul et le total des
postes dans la facture relle, il enregistre l'cart dans un compte de charges ou de produits hors
exploitation.

Dans le Customizing, vous dfinissez l'cart maximum autoris pour lequel le systme R/3 peut
effectuer un enregistrement.
Dans le contrle facture, vous devez dfinir une plage de tolrances pour le petit cart de chaque
socit.
Dans le contrle des factures (Logistique), vous affectez chaque fournisseur une classe de
tolrances. Vous dfinissez une plage de tolrance pour l'cart de chaque classe de tolrances (si
vous n'affectez pas de fournisseur un groupe de tolrances, le systme R/3 utilise la mme plage
de tolrances que dans le contrle facture).

Dans le contrle facture, le systme R/3 ne peut pas crer d'cart s'il doit calculer les montants de
TVA via la fonction "Calculer taxe".

(C) SAP AG

LO515

7-6

Tolrances propres au fournisseur

Valeur calcule
Ecarts ngatifs

Solde trop
important :
impossible
d'enregistrer
la facture

Ecarts positifs

Acceptation

Acceptation

Petits
carts

Solde trop
important :
impossible
d'enregistrer
la facture

Rduction
de facture

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-7

Acceptation manuelle
Facture

Liste des postes

pour commande 45123


Poste 1 10 pc
1 000 UNI
Poste 2 20 pc
800 UNI

Poste 100 15 pc
900 UNI

X 45123
X 45123
X 45123

X 45123

Total

Quantit par dfaut Valeur


10 pc
1000 UNI
20 pc
800 UNI

0100 15 pc
900 UNI
100,495 UNI
Total
100 483 UNI

0001
0002
0003

Contrle des factures


en arrire-plan
Traitement manuel

Donnes d'en-tte
Diffrence

Ecritures en compte
Facture

12 UNI

Acceptation cart

Comptes de stock
Comptes EM/EF
Compte fournisseur
Petits carts

100483 +
100495 12 +

SAP AG 1999

Le contrle des factures (Logistique) ne vous permet d'accepter un cart manuellement que si la
facture a t contrle en arrire-plan comme Contenant des erreurs. Vous pouvez ensuite accepter
l'cart au niveau de l'cran des donnes d'en-tte lorsque vous retraitez la facture. Lors de
l'enregistrement de la facture, le systme R/3 enregistre le montant de l'cart dans le mme compte
que les carts accepts automatiquement.

(C) SAP AG

LO515

7-8

Ecarts sans rfrence un poste

Vous tes maintenant capable :


l d'enregistrer des factures prsentant un cart
entre le total des postes calcul par le systme
R/3 et le total factur rel, dans la mesure o cet
cart se situe dans les limites de tolrance
acceptables ;
l de rduire des factures sans rfrence un poste
dans le contrle des factures (Logistique).

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

7-9

Ecarts sans rfrence un poste : exercices


Chapitre : carts sans rfrence un poste

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

denregistrer une facture malgr des carts, dans la mesure o


ces carts se situent dans les limites de tolrance dfinies.

Pour certains fournisseurs, votre entreprise ne paie que la valeur


de la commande lorsquil existe des carts qui ne peuvent pas tre
affects. Vous souhaitez vrifier les pices comptables cres.

1-1

Votre fournisseur, Sapsota Company, accepte le paiement des factures au prix la


commande si l'cart est compris dans une valeur de 50 UNI.
1-1-1 Modifiez la fiche fournisseur. Affectez la classe de tolrances 515 au
fournisseur.
1-1-2 Les montants de poste sont manquants dans la facture suivante. Saisissez
cette facture dans le contrle des factures (Logistique).
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 6002##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515071 ##
T-M15A##

Pions pour chemises spirale en


fonte

10 pc

T-M15B##

Joints d'tanchit plats

10 pc

T-M15C##

Joints d'tanchit

10 pc

T-M15D##

Joints-lanternes

10 pc

TVA
Montant rgler :

(C) SAP AG

Total

880 UNI

TVA 10%

88 UNI
968 UNI

LO515

7-10

1-1-3 Ne modifiez pas les valeurs proposes dans la liste des postes. Quelle est
limportance de lcart ? Pouvez-vous sauvegarder la facture malgr l'cart ?
______________________________________________________
1-1-4 Simulez le document.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008
Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________
Affichez la facture, l'historique de commande et les pices comptables.
1-1-5 De quelle faon la rduction de facture affecte-t-elle lhistorique de
commande ?
______________________________________________________
1-1-6 Combien y a-t-il de pices comptables ?
______________________________________________________
Pour quelle raison ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

7-11

Ecarts sans rfrence un poste : solutions


Chapitre : carts sans rfrence un poste

1-1-1 Logistique Gestion des articles Achats Commande Donnes de


base Fournisseur Central Modifier
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Fournisseur

T-L15A##

Socit

1000

Dans la zone Donnes socit, vous slectionnez Oprations de paiement.


Lcran Oprations de paiement saffiche. Vous saisissez les donnes
suivantes dans la rubrique Contrle des factures :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Classe de tolrances

515

Vous sauvegardez vos saisies.


1-1-2 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Crer facture
Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

6002##

Montant

968

Montant TVA

88

Vous saisissez le numro de la commande.

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Commande / programme de

41515071##

LO515

7-12

livraisons

(C) SAP AG

LO515

7-13

1-1-3 Une fois la facture rapproche, le systme R/3 affiche un solde de 30 UNI.
Toutefois, licne feu tricolore reste verte, ce qui signifie que vous pouvez
enregistrer la facture.
1-1-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une fentre saffiche. Elle vous permet
de visualiser les critures en compte gnres par lenregistrement dune
facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

968 -

002

Compte d'attente EM/EF

100

003

Compte d'attente EM/EF

500

004

Compte d'attente EM/EF

200

005

Compte d'attente EM/EF

50

006

Compte de dbit des taxes

88

007

Compte d'attente de rduction


de facture

30

008

Compte fournisseur

33

009

Compte d'attente de rduction


de facture

30 -

010

Compte de dbit des taxes

3-

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.
1-1-5 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
lhistorique de commande saffiche pour le poste. Vous ne pouvez pas voir
la rduction de facture dans lhistorique de commande.
1-1-6 Lorsque vous slectionnez Environnement Documents suivants dans
lcran daffichage de la pice (voir 1-1-5), une bote de dialogue saffiche,
dans laquelle sont numrs les documents lis. Le systme R/3 affiche
deux pices comptables : une facture et un avoir. Lorsque vous doublecliquez sur une des pices comptables, la pice en question saffiche.

(C) SAP AG

LO515

7-14

Factures relatives des commandes imputes

Contenu :
l Saisie de factures relatives des commandes imputes
l Logique d'enregistrement de factures relatives des
commandes imputes
l Factures relatives une commande avec limites

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

8-1

Factures relatives des


commandes imputes : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des factures pour des commandes
imputes et de modifier des imputations
planifies ;
l de saisir des factures relatives une commande
avec limites ;
l d'identifier les critures en compte gnres.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

8-2

Synoptique

Introduction au
contrle des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

8-3

Factures relatives des commandes imputes

l Votre entreprise commande divers articles de


consommation directe pour, par exemple, des
centres de cots, la maintenance, des
immobilisations et des projets. Vous souhaitez
vrifier que les imputations pour les cots de la
facture sont correctes.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

8-4

Commandes imputes

Centre cots 1

Besoin de
100 dossiers !

Commande impute
Poste
2010

Article
Quantit
Classeurs 300

Imputation
1
2

Dossiers 100 ctre cots 1


Dossiers 200 ctre cots 2

Centre cots 2

Besoin de
200 dossiers !
SAP AG 1999

L'acheteur peut imputer une commande un ou plusieurs supports de cots.

Dans le cas d'un poste de commande imput, une "imputation courante" est dfinie pour chaque
imputation.

Le systme R/3 ne peut pas driver l'imputation de la facture fournisseur. Le systme propose une
"imputation courante" individuelle lors de la saisie de la facture.

Dans le cas d'une imputation multiple, l'acheteur dtermine galement comment le systme R/3
rpartit une facture relative une livraison partielle :
sur la base des quantits,
sur une base proportionnelle.

(C) SAP AG

LO515

8-5

Types d'imputation

Immobilisation

Poste de commande
Imputation

Type dimputation

Centre de cots

Projet

Customizing
Type dimputation

Ordre

Entre marchandises
EM non valorise
Entre facture
X
Imputation X
pouvant tre modifie l'EF

Commande client

SAP AG 1999

Vous pouvez crer une imputation sur diffrents supports de cots pour une commande.

Le type d'imputation se dfinit au moyen de la fonction du mme nom.

Le type d'imputation dtermine :


si vous pouvez enregistrer une entre de marchandises,
si vous pouvez enregistrer une entre de facture.

Si vous ne pouvez pas enregistrer une entre de marchandises, le systme R/3 affiche l'cart entre la
quantit de commande et la quantit facture lors du contrle des factures.

Pendant le contrle des factures, le systme R/3 propose l'imputation dfinie dans la commande.
Vous pouvez modifier l'imputation, sous rserve de runir les deux conditions suivantes :
la modification de l'imputation est dfinie dans le Customizing pour le type d'imputation
correspondant ;
aucune entre de marchandises valorise n'est dfinie pour la commande.

(C) SAP AG

LO515

8-6

Ecritures en compte concernant les commandes


imputes
Commande

Facture

100 pc
10,00 UNI/pc
Imputation :
400000 ctre cts 1

Entre march.

50 pc

Entre de marchandises
valorise
Compte de conso.
Compte EM/EF
Fournisseur

EM
non valorise
ou
aucune EM

Entre march.
500 +
500 -

Entre march.
Compte de conso.
Compte EM/EF
Fournisseur

50 pc
11 UNI/pc
= 550 UNI

Facture
50 +
500 +
550 -

Facture
550 +
550 -

SAP AG 1999

Si une entre de marchandises valorise est dfinie pour une commande impute, le systme R/3
dbite le compte de consommation lors de la saisie de l'entre de marchandises. L'criture de
contrepartie est passe sur le compte d'attente EM/EF, puis solde par la facture. Le systme R/3
dbite ou crdite l'cart de prix dans le compte de consommation.

Si aucune entre de marchandises ou si seule une entre marchandise non valorise est dfinie pour
une commande impute, l'criture sur le compte de consommation s'effectue directement dans la
facture.

(C) SAP AG

LO515

8-7

Factures relatives des commandes avec limites

Commande
Priode validit
01/01- 31/12

Valeur limite
150 000 UNI
01/01

Date/
valeur

750

31/12

20 750

Facture
10/01

Facture
15/01

750 UNI
Ctr cts 123

20 000 UNI
Ctr cts 789

...

148 000

...

Facture
03/12
8 000 UNI
Ctr cts 456

Facture
20/12

Facture
15/01

10 000 UNI
Ctr cts 765

3 000 UNI
Ctr cts 789

!
Limite
dpasse !

!
Priode
de validit
dpasse!

SAP AG 1999

Le module Achats vous permet de crer des commandes avec limites. Chaque commande avec
limites possde une priode de validit, pendant laquelle les factures correspondantes peuvent tre
enregistres. Elle possde galement une valeur que la quantit totale facture ne peut dpasser.

Dans le Customizing, vous pouvez dfinir des limites de tolrance pour le montant limite et la
priode de validit. Si la facture dpasse la limite de tolrance suprieure pour la valeur, le systme
R/3 bloque la facture en raison d'un cart de prix. Si la facture dpasse la limite de tolrance
suprieure pour la priode de validit, le systme R/3 bloque la facture en raison d'un cart de dlai.

Lorsque vous enregistrez une facture relative une commande avec limites, vous pouvez saisir
autant d'imputations que vous le souhaitez, ainsi que les montants pertinents.

(C) SAP AG

LO515

8-8

Rsum du chapitre

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des factures pour des commandes
imputes et de modifier des imputations planifies ;
l de saisir des factures relatives une commande
avec limites ;
l d'identifier les critures en compte gnres.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

8-9

Factures relatives des commandes imputes : exercices


Chapitre : factures relatives des commandes
imputes

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :


de saisir une facture pour les articles non grs en stock et de
modifier les enregistrements ;
de saisir des montants et des comptes de poste pour une
commande avec limites de fournitures de bureau.
De nombreux postes sont rservs l'usage des services ou
imputs des projets, des ordres de fabrication ou la
maintenance. Comment pouvez-vous effectuer le suivi des
imputations ?
Une entre de marchandises n'est pas requise pour les articles non
grs en stock. Le systme compare uniquement les donnes de la
commande et de la facture.
1-1

Cette facture est arrive sans numro de commande ; elle concerne des postes sans
numro d'article. Vous devez rechercher le numro de commande et vrifier les
centres de cots imputs avant de l'enregistrer.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 7001##
Classeurs
Stylos
Documentation
TVA
Montant rgler :

(C) SAP AG

40 pc

80 UNI

100 pc

50 UNI

1 pc

40 UNI

TVA 10%

17 UNI
187 UNI

LO515

8-10

1-1-1 Saisissez les donnes de base. Recherchez le numro de commande laide


des informations spcifies dans la facture.
Numro de commande : __________________________________
1-1-2 Dans le contrle des factures, comment pouvez-vous voir quil sagit dune
commande sans imputation ? Pouvez-vous modifier les centres de cots ?
Lesquels ? Pour quelle raison ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
1-1-3 Simulez le document.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007

Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________
1-1-4 FACULTATIF : affichez le document.

(C) SAP AG

LO515

8-11

1-2

Vous avez une commande avec limites servant aux fournitures de bureau. Une
facture arrive pour les fournitures du mois dernier.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 7002##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515082##
Fournitures de bureau - divers

1400 UNI

Rames de papier pour photocopies

2400 UNI
3800 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :

380 UNI
4180 UNI

1-2-1 Saisissez les donnes de base et imputez la facture.


1-2-2 Imputez la premire ligne au compte 476000 avec 700 UNI au centre de
cots 1000 et 700 UNI au centre de cots 4200. Imputez la seconde ligne au
compte 477000 et au centre de cots 1000.
1-2-3 Simulez le document. FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008

Enregistrez la facture lorsque le solde est nul.


Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

8-12

1-2-4 FACULTATIF : affichez la commande avec limites. Quel est le montant


factur pour chaque poste ?
Premier poste : __________________
__________________

(C) SAP AG

LO515

Second poste :

8-13

Factures relatives des commandes imputes : solutions


Chapitre : factures relatives des commandes
imputes

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

7001##

Montant

187

Montant TVA

17

Puisque aucune rfrence de commande nest spcifie dans la commande,


vous utilisez laide la saisie pour limputation Commande/programme de
livraisons pour rechercher la commande. Une bote de dialogue saffiche,
dans laquelle vous pouvez prciser la recherche. Vous saisissez les donnes
suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Fournisseur

T-L15A##

Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des commandes saffiche.


Lorsque vous slectionnez Traiter Afficher postes Pour tous les
documents, une liste des articles commands dans les postes individuels
saffiche. La commande 41515081## pour les classeurs, les stylos et la
documentation est celle laquelle la commande fait rfrence. Vous
choisissez la commande, puis vous slectionnez Reprendre. Le systme R/3
copie la commande slectionne sur lcran Contrle des factures. Appuyez
sur la touche Entre pour raliser limputation.

(C) SAP AG

LO515

8-14

1-1-2 Le type dimputation saffiche dans la colonne I (imputation). Vous pouvez


modifier limputation si aucune entre de marchandises valorise nest
dfinie pour la commande, et vous tes autoris modifier limputation
pour le type dimputation (paramtre de Customizing). Vous pouvez
modifier limputation pour le premier poste et le troisime poste.
1-1-3 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de consommation

80

004

Compte d'attente EM/EF

50

005

Compte d'attente EM/EF

006

Compte de consommation

40

007

Compte de dbit des taxes

17

187 -

(Les lignes zro affiches dans le compte dattente EM/EF sont supprimes
lors de lenregistrement).
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.
1-1-4 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :

(C) SAP AG

LO515

8-15

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

7002##

Montant

4180

Montant TVA

380

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515082##

1-2-2 Dans la liste des postes, vous slectionnez Imputation centre pour le poste
10. Une bote de dialogue saffiche dans laquelle vous pouvez saisir
limputation. Vous saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

700

Compte gnral

476000

Centre de cots

1000

Dans la ligne suivante, vous saisissez les donnes ci-dessous :


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

700

Compte gnral

476000

Centre de cots

4200

Slectionnez le second poste et choisissez Reprendre.


Dans la liste des postes, vous slectionnez Imputation centre pour le poste
20. Une bote de dialogue saffiche dans laquelle vous pouvez saisir
limputation. Vous saisissez les donnes suivantes :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Montant

2400

Compte gnral

477000

Centre de cots

1000
LO515

8-16

Slectionnez Reprendre.

(C) SAP AG

LO515

8-17

1-2-3 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de consommation

004

Compte d'attente EM/EF

005

Compte de consommation

006

Compte d'attente EM/EF

007

Compte de consommation

2400

008

Compte de dbit des taxes

380

4180 0
700
0
700
0

(Les lignes zro affiches dans le compte dattente EM/EF sont supprimes
lors de lenregistrement).
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.
1-2-4 Pour afficher la commande, vous pouvez suivre le chemin de menus
suivant :
Logistique Gestion des articles Achats Commande Afficher
Dans les dtails de poste de la page onglet Limites, vous pouvez afficher la
valeur facture jusquici.

(C) SAP AG

LO515

8-18

Cots indirects d'acquisition

Contenu :
l Cots indirects d'acquisition planifis
l Cots indirects d'acquisition non planifis
l Enregistrement de cots indirects d'acquisition planifis
et non planifis

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

9-1

Cots indirects d'acquisition : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des cots indirects d'acquisition
planifis pour une facture ;
l de saisir des cots indirects d'acquisition non
planifis rpartis entre les postes.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

9-2

Synoptique

Introduction au
contrle des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Douane

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

9-3

Cots indirects d'acquisition : scnario de gestion

l Les frais de transport sont parfois planifis dans la


commande. En rgle gnrale, ces frais ne sont
pas dfinis avec prcision lors de la cration de la
commande et sont saisis uniquement dans le
contrle des factures en fonction des donnes de
la facture. Vous devez tester les deux possibilits.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

9-4

Cots indirects d'acquisition


Cots
Cots indirects d'acquisition
Planifis
Planifis

Non planifis
planifis

Commande

4500012345

Commande

4500023456

100 pc
Transport

1000 UNI
2 UNI/pc

100 pc
Transport

1000 UNI
aucun

Facture pour
commande 4500012345

Facture pour
commande 4500023456

100 pc
1000 UNI
Transport 200 UNI
1200 UNI

100 pc
Transport

1000 UNI
50 UNI
1050 UNI

SAP AG 1999

Les cots indirects d'acquisition se divisent en deux catgories :


cots indirects d'acquisition planifis,
cots indirects d'acquisition non planifis.

Les cots indirects d'acquisition planifis sont spcifis au niveau des postes dans la commande.

Les cots indirects d'acquisition non planifis sont saisis au niveau de l'entre de facture.

(C) SAP AG

LO515

9-5

Cots indirects d'acquisition planifis


Commande

Cots
Cots indirects d'acquisition planifis
planifis

Transport

Douane

transport

Transport

Montant fixe

Douane

Montant bas
sur la quantit

Pourcentage de la
valeur de la livraison

SAP AG 1999

Les cots indirects d'acquisition planifis peuvent reprsenter :


des frais de transport,
des taxes douanires.

Les cots indirects d'acquisition peuvent tre facturs de l'une des trois faons suivantes :
selon un montant fixe, indpendamment des articles proposs par un fournisseur,
selon un montant bas sur la quantit,
selon un pourcentage de la valeur des marchandises livrer.

(C) SAP AG

LO515

9-6

Ecritures en compte pour les cots indirects


d'acquisition planifis
Commande :
100 pc 1,30 UNI/pc
Cots indirects d'acquisition planifis :
Transport
0,10 UNI/pc
Taxe douanire
6,00 UNI
Entre de marchandises pour cette commande : 100 pc
Facture : 100 pc 1,30 UNI/pc
= 130 UNI
plus transport 0,10 UNI/pc
= 10 UNI
Taxe douanire
= 6 UNI
146 UNI
Entre
march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur
Vir. int. frais transport
Cpte comp. droits douane

146 +
130 10 6-

Facture

130 +
146 10 +
6+

SAP AG 1999

Pour les cots indirects d'acquisition planifis, le systme R/3 effectue les imputations sur un compte
d'attente EM/EF lors de l'entre des marchandises. Il existe des comptes distincts selon l'origine des
cots.

Ces critures sont soldes lors de l'enregistrement de la facture.

Si les cots indirects d'acquisition de la facture diffrent des cots indirects d'acquisition planifis, le
systme comptabilise les carts de la mme faon que les carts de prix et les carts sur quantits
normaux.

(C) SAP AG

LO515

9-7

Cots indirects d'acquisition non planifis

Facture
Cots
indirects
d'acquisition

Rfrence
la commande

automatique

Rpartition vers
les postes de facture

Customizing

Enregistrement dans
un compte gnral

Ecart
de prix
SAP AG 1999

Dans le Customizing du contrle des factures, vous configurez le systme R/3 afin qu'il rpartisse les
cots indirects d'acquisition non planifis parmi les postes ou qu'il les impute automatiquement un
compte gnral distinct.

Si le systme R/3 rpartit les cots indirects d'acquisition non planifis parmi les postes, il les traite
de la mme faon que les carts de prix. Toutefois, il ne contrle pas le prix aprs avoir rparti les
cots indirects d'acquisition.

Si le systme R/3 rpartit les cots indirects d'acquisition non planifis parmi les postes, il ne les
affiche pas sparment dans l'historique de commande. Ils sont seulement inclus dans la valeur
facture.

Si le systme R/3 enregistre les cots indirects d'acquisition non planifis dans un compte gnral
distinct, ces cots n'apparaissent pas dans l'historique de commande.

(C) SAP AG

LO515

9-8

Rpartition des cots indirects d'acquisition non


planifis
Commande
Article A 100 pc 10 UNI/pc
Article B 50 pc 40 UNI/pc
Facture

20/04

Article A
Article b

80 pc -- 800
20 pc -- 800

Facture

28/04

UNI
UNI
1000:2000

Article A
20 pc -- 200UNI
Article B
30 pc --1200 UNI
Cots ind. acquis.
150 UNI
Rpartition cots ind. acquis.
Article A
50 UNI
Article B
100 UNI

1:2

SAP AG 1999

Le systme R/3 rpartit les cots indirects d'acquisition non planifis entre les postes,
proportionnellement la valeur totale facture jusqu'alors et aux valeurs de la facture courante.

Si le systme R/3 est configur pour rpartir les cots indirects d'acquisition non planifis entre les
postes de facture, vous pouvez enregistrer une facture uniquement pour les cots indirects
d'acquisition, si vous avez dj enregistr une facture.

(C) SAP AG

LO515

9-9

Ecritures en compte pour les cots indirects


d'acquisition non planifis
Commande :
100 pc art. A 10 UNI/pc
50 pc art. B 40 UNI/pc

Entre march. pour commande :


100 pc de l'article A
50 pc de l'article B

Facture pour commande :


100 pc de l'article A 10 UNI/pc
50 pc de l'article B 40 UNI/pc
plus transport
taxe douanire

Entre
march.
Cpte stock article A
Compte EM/EF
Cpte stock article B
Compte EM/EF
Compte fournisseur
Compte gnral distinct

=
=
=
=

1000 UNI
2000 UNI
120 UNI
30 UNI
3150 UNI

Facture

1000 +
1000 2000 +
2000 -

50 +
1000 +
100 +
2000 +
3150 -

Facture

1000 +
Customizing

2000 +
3150 150 +

SAP AG 1999

Les cots indirects d'acquisition non planifis ne sont pas rpartis selon leur origine.

Le mode d'enregistrement des cots indirects d'acquisition non planifis par le systme R/3 dpend
des paramtres du Customizing.

Si les cots indirects d'acquisition non planifis sont rpartis parmi les postes de commande,
l'criture de contrepartie est passe sur le compte de stock ou de cots respectif pour les postes
individuels, ou sur un compte d'carts de prix.

(C) SAP AG

LO515

9-10

Cots indirects d'acquisition : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des cots indirects d'acquisition
planifis pour une facture ;
l de saisir des cots indirects d'acquisition non
planifis rpartis entre les postes.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

9-11

Cots indirects d'acquisition : exercices


Chapitre : cots indirects d'acquisition

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de saisir des frais de transport planifis dans une facture ;

de saisir des cots indirects d'acquisition non planifis rpartis


entre les postes.

Certains de vos frais de transport sont spcifis dans la


commande. Le plus souvent, les cots indirects d'acquisition sont
uniquement calculs et inclus dans la facture. Vous devez tester
les deux possibilits.

1-1

Cette facture inclut les postes de commande et les frais de transport. Les frais de
transport ont dj t planifis dans la commande.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 8001##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515091##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

100 pc

1000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

100 pc

5000 UNI

Pions pour chemises


spirale en fonte

100 pc

150 UNI

Joints d'tanchit

100 pc

300 UNI

Frais de transport :

6450 UNI
TVA

TVA 10%

Montant rgler :

(C) SAP AG

645 UNI
7095 UNI

LO515

9-12

1-1-1 Saisissez cette facture dans le contrle des factures (Logistique).


Comment pouvez-vous spcifier que le systme R/3 doit traiter les postes
des cots indirects dacquisition ?
______________________________________________________
1-1-2 Dans la liste des postes, comment pouvez-vous identifier les postes de cots
indirects dacquisition ?
______________________________________________________
1-1-3 Quels sont les postes de cots indirects dacquisition proposs par le
systme R/3 ?
Poste

Texte

Quantit
propose

Valeur

10
20
Les cots indirects dacquisition contiennent des carts. Corrigez les valeurs
proposes. Comment le systme R/3 ragit-il aux modifications ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-1-4 Simulez la facture. Quelles sont les critures passes ?
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008

Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

9-13

1-1-5 Affichez la facture et l'historique de commande. Comment sont libells les


cots indirects d'acquisition ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________

1-2

Dans cette facture, le fournisseur a ajout les frais de transport.


FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 8002##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515092# #
T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

100 pc

5000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

50 pc

1000 UNI

Transport (forfait)

440 UNI
6440 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :

644 UNI
7084 UNI

1-2-1 Saisissez cette facture dans le contrle des factures (Logistique). Les frais
de transport sont des cots indirects d'acquisition non planifis.
1-2-2 A quel endroit devez-vous saisir les cots indirects d'acquisition non
planifis ?
______________________________________________________
1-2-3 Quels sont les paramtres qui dterminent le mode denregistrement des
cots indirects dacquisition non planifis par le systme R/3 ?
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

9-14

1-2-4 Simulez la facture. Comment le systme R/3 rpartit-il les cots indirects
dacquisition ?
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008

Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________
1-2-5 Affichez l'historique de commande. Les cots indirects dacquisition non
planifis sont-ils affichs ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
1-3

Un transporteur envoie une facture pour des cots indirects dacquisition non
planifis.
FACTURE
Spedition Gruber

Fournisseur T-L15C##

Date facture : (date du jour)


Facture 3001##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515093##
Frais de livraison supplmentaires Commande urgente
TVA

TVA 10%

Montant rgler :

(C) SAP AG

180 UNI
18 UNI
198 UNI

LO515

9-15

1-3-1 Saisissez la facture comme un chargement ultrieur li aux cots indirects


dacquisition non planifis.
1-3-2 Notez que lauteur de la facture nest pas le fournisseur de la commande. A
quel endroit devez-vous saisir lauteur de cette facture ?
1-3-3 Sous quelles conditions pouvez-vous enregistrer une facture pour des cots
indirects dacquisition uniquement laide de cots indirects dacquisition
non planifis ? La saisie dune entre de marchandises est-elle ncessaire ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-3-4 Simulez le document.
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006
007
008

Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

9-16

Cots indirects dacquisition :solutions


Chapitre : cots indirects d'acquisition

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

8001##

Montant

7095

Montant TVA

645

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515091##

Vous choisissez Autres critres daffectation et slectionnez Postes de


service/marchandises + cots indirects dacquisition planifis dans la bote
de dialogue suivante. Vous slectionnez Reprendre.(flche jaune)
1-1-3 Dans la liste des postes, le systme R/3 propose les postes de commande et
les cots indirects dacquisition planifis. Vous pouvez identifier ces postes
partir du texte.

(C) SAP AG

LO515

9-17

1-1-3 Le systme R/3 propose les postes de cots indirects dacquisition suivants :
Poste

Texte

Quantit
propose

Valeur

10

Frais de
transport/quantit

100

100

100

10

100

500

Taxes
douanires
20

% Frais de
transport

Vous dslectionnez le poste des taxes douanires et modifiez les montants


proposs pour les postes des frais de transport. Lorsque vous confirmez vos
saisies en appuyant sur la touche Entre, le systme R/3 vrifie le prix des
postes de transport. Sil existe un cart qui se situe au-del de la limite de
tolrance autorise, le systme bloque la facture pour paiement.
1-1-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

7095 -

002

Compte d'attente EM/EF

1000

003

Compte d'attente EM/EF

5000

004

Compte d'attente frais de


transport

100

005

Compte de stock

006

Compte d'attente frais de


transport

500

007

Compte de stock

200 -

008

Compte de dbit des taxes

645

50

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.
1-1-5 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
(C) SAP AG

LO515

9-18

lhistorique de commande saffiche pour le poste. Les cots indirects


dacquisition planifis saffichent sparment.

(C) SAP AG

LO515

9-19

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle


des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

8002##

Montant

7084

Montant TVA

644

Vous saisissez le numro de la commande.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515092##

Vous saisissez les cots indirects dacquisition non planifis sur la page
onglet Dtail.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Cots indirects dacquisition


non planifis

440

1-2-3 Dans le Customizing, vous pouvez configurer le systme R/3 de faon ce


qu'il rpartisse les cots indirects d'acquisition planifis parmi les postes de
facture ou de faon ce qu'il les enregistre dans une ligne dcriture
spare.
1-2-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.

(C) SAP AG

Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

7084 -

002

Compte d'attente EM/EF

5000

003

Compte de stock

400 -

004

Compte d'attente EM/EF

1000

LO515

9-20

005

Compte de stock

40

006

Compte de dbit des taxes

644

Le systme R/3 rpartit les cots indirects dacquisition laide du ratio


10:1.
En effet, pour le poste 20, 5 000 UNI ont dj t factures et 5 000 autres
UNI sont factures dans la facture courante ; ce qui reprsente un total de 10
000 UNI. Pour le poste 30, aucune facture na encore t saisie, et dans la
facture courante, 1 000 UNI sont factures.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.
1-2-5 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
lhistorique de commande saffiche pour le poste. Les cots indirects
dacquisition non planifis napparaissent pas comme poste distinct, vous ne
pouvez pas les distinguer des carts de prix.
1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-3-1 Vous saisissez une facture contenant uniquement des cots indirects
dacquisition non planifis comme chargement ultrieur.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Opration

Chargement ultrieur

Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de


base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

8003##

Montant

198

Montant TVA

18

Vous saisissez le numro de la commande .


Nom de zone ou type de
donne
(C) SAP AG

LO515

Valeurs

9-21

Commande / programme de
livraisons

(C) SAP AG

LO515

41515093##

9-22

Appuyez sur la touche Entre pour raliser limputation. Slectionnez tous


les postes de la liste des postes.
Vous saisissez les cots indirects dacquisition non planifis sur la page
onglet Dtail.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Cots indirects dacquisition


non planifis

180

1-3-2 Dans les donnes fournisseur, vous pouvez voir que le fournisseur propos
nest pas lauteur de la facture. Vous saisissez lauteur de la facture sur la
page onglet Dtail.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Auteur de la facture

T-L15C##

1-3-3 Vous pouvez uniquement enregistrer des factures contenant des cots
indirects dacquisition en rfrence une commande si vous avez dj
enregistr une facture pour cette commande.
1-3-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

15

003

Compte de stock

15

004

Compte d'attente EM/EF

005

Compte de stock

006

Compte d'attente EM/EF

007

Compte de stock

90

008

Compte de dbit des taxes

18

198 -

0
60
0

(Les lignes zro affiches dans le compte dattente EM/EF sont supprimes
lors de lenregistrement).

(C) SAP AG

LO515

9-23

Le systme rpartit les cots indirects dacquisition non planifis dans le


ratio des valeurs factures jusquici. Vous pouvez voir ces valeurs en
consultant la structure de la commande :
200 UNI : 400 UNI : 600 UNI
Le systme rpartit les 30 UNI pour le premier poste, car seule la moiti de
la quantit devant tre dbite a t livre. Le systme enregistre 15 UNI
dans le compte dattente EM/EF et 15 UNI dans le compte de stock.

(C) SAP AG

LO515

9-24

Chargements ultrieurs

Contenu :
l Saisie et enregistrement de chargements ultrieurs
l Ecritures en compte pour chargements ultrieurs

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

10-1

Chargements ultrieurs : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des cots additionnels en tant que
chargement ultrieur ;
l d'expliquer les critures en compte relatives un
chargement ultrieur.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

10-2

Synoptique

Introduction au
contrle des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Taxes douanires

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

10-3

Chargements ultrieurs : scnario de gestion

l Vous recevez de la part de vos fournisseurs des


factures ou des avoirs qui se rapportent des
transactions dj factures. Votre entreprise
souhaite utiliser des chargements ultrieurs pour
traiter ces documents.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

10-4

Chargement ultrieur
Historique cmde
Facture pour
Commande 45003
Article A 50 pc - 500

Transaction :
facture

EF
TOTAL EF

50 pc
50 pc

500,00
500,00

Transaction :
facture

EF
EF
TOTAL EF

50 pc
20 pc
70 pc

500,00
200,00
700,00

Transaction :
chargement
ultrieur

EF
EF
Chgt. ultr
TOTAL EF

50 pc
20 pc
20 pc
70 pc

500,00
200,00
25,00
725,00

Facture pour
Commande 45003
Article A 20 pc - 200

Facture pour
Cots supplmentaires
Commande 45003
Article A 20 pc - 25
SAP AG 1999

Un chargement ultrieur modifie la valeur totale facture d'un poste de commande ; la quantit totale
facture reste inchange.
Vous devez saisir une facture comme chargement ultrieur si un poste de commande a dj t
factur et que des cots supplmentaires sont engags (un fournisseur vous a par exemple factur
par inadvertance un prix trop bas et vous envoie une seconde facture correspondant au montant de
la diffrence).
Si vous saisissez un avoir pour un poste de commande parce que le fournisseur vous a factur un
prix trop lev, vous devez enregistrer cet avoir comme dchargement ultrieur (un fournisseur
vous a par exemple factur par inadvertance un prix trop lev et vous envoie un avoir
correspondant au montant de la diffrence).

Si vous saisissez un chargement ultrieur, le systme R/3 propose la quantit totale facture, mais
aucune valeur. La quantit maximale pouvant faire l'objet d'un chargement ou d'un dchargement
ultrieur correspond la quantit dj facture.

Vous pouvez saisir un chargement ultrieur pour un poste de commande uniquement si la facture a
dj t enregistre pour ce poste.

Un chargement ultrieur ne peut pas faire rfrence une facture spcifique.

Les chargements ou dchargements ultrieurs sont marqus dans l'historique de commande.

(C) SAP AG

LO515

10-5

Ecritures en compte pour un chargement ultrieur

Commande : 50 pc 2,00 UNI/pc


Entre de marchandises pour cette commande : 50 pc
Facture : 50 pc = 2,00 UNI/pc
Facture ultrieure : 50 pc = 20,00 UNI

Entre
march.
Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur

100 +
100 -

Facture

Chargement
ultrieur
20 +

100 +
100 -

20 -

SAP AG 1999

Lorsque vous enregistrez un chargement ultrieur, le systme R/3 impute le montant factur au
compte fournisseur.
Si la quantit faisant l'objet du chargement ultrieur a dj t livre, l'criture de contrepartie est
passe sur le compte de stock ou sur le compte d'cart de prix, selon le type de code de
valorisation des stocks utilis. Pour les postes de commande imputs, l'criture de contrepartie est
passe sur le compte de cots.
Si la quantit faisant l'objet du chargement ultrieur n'a pas encore t livre, l'criture est passe
sur le compte d'attente EM/EF. Lorsque vous enregistrez l'entre de marchandises, le systme
dbite/crdite le compte de stock ou le compte d'cart de prix, selon le code de valorisation des
stocks utilis.

(C) SAP AG

LO515

10-6

Chargements ultrieurs : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des cots additionnels en tant que
chargement ultrieur ;
l d'expliquer les critures en compte relatives un
chargement ultrieur.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

10-7

Chargements ultrieurs : exercices


Chapitre : chargements ultrieurs

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :


de saisir des cots additionnels en tant que chargement
ultrieur ;
dafficher l'historique de commande et les critures en compte.

Aprs avoir enregistr une facture, vous en recevez une autre de


la part du fournisseur pour des frais de transport ou de traitement
supplmentaires. Les cots pour chaque poste de commande
apparaissent dans la facture.

1-1

Cette facture concernant les frais de transport supplmentaires a t tablie par un


transporteur. Dans la mesure o il sagit dun transporteur avec lequel vous navez
pas lhabitude de travailler, vous ne disposez pas de fiche fournisseur le concernant.
FACTURE
Spedition Wolff
Vor dem Felde 26
30186 Hannover
Date facture : (date du jour)
Facture 9001##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515101##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

50 pc

100 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

10 pc

250 UNI
350 UNI

TVA

TVA 10%

Montant rgler :
(C) SAP AG

35 UNI
385 UNI

LO515

10-8

1-1-1 Saisissez la facture comme chargement ultrieur.


1-1-2 Quelles sont les quantits proposes par le systme R/3 dans la liste des
postes ?
______________________________________________________
______________________________________________________
Slectionnez les postes et saisissez les valeurs factures.
1-1-3 Saisissez le compte fournisseur CPD 1960 comme auteur de la facture sur la
page onglet Dtail.
1-1-4 Appuyez sur la touche Entre pour modifier laffichage des donnes
fournisseur. Pour quelles raisons devez-vous saisir des donnes fournisseur
supplmentaires ? Comment procdez-vous ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-1-4 Simulez les critures en compte.
FACULTATIF :
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
005
006

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________
1-1-5 Affichez la facture. De quelle manire les cots supplmentaires sont-ils
indiqus dans l'historique de commande ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

10-9

(C) SAP AG

LO515

10-10

Chargements ultrieurs : solutions


Chapitre : chargements ultrieurs

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous modifiez la transaction pour saisir la facture comme chargement
ultrieur.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Opration

Chargement ultrieur

Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de


base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

9001##

Montant

385

Montant TVA

35

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515101##

Appuyez sur la touche Entre pour raliser limputation.

(C) SAP AG

LO515

10-11

1-1-2 Le systme R/3 propose la quantit totale facture dans les postes
individuels. Vous slectionnez les deux premiers postes et saisissez les
valeurs factures.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

100

Montant

250

1-1-3 Dans les donnes fournisseur, vous pouvez voir que le fournisseur propos
nest pas lauteur de la facture. Vous saisissez lautre auteur de la facture sur
la page onglet Dtail. Puisque la facture a t mise par un fournisseur
CPD, vous saisissez un compte CPD.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Auteur de la facture

1960

Le compte CPD est affich dans les donnes fournisseur. Puisque vous
navez pas de fiche fournisseur pour lauteur de la facture, vous devez saisir
des donnes supplmentaires pour que le systme R/3 puisse rgler la
facture. Vous slectionnez Donnes de compte CPD pour saisir les donnes
fournisseur.
Une bote de dialogue saffiche, dans laquelle vous pouvez saisir les
donnes fournisseur.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Nom

Wolff

Rue

Vor dem Felde 26

Ville

Hannover

Code postal

30186

Appuyez sur la touche Entre pour fermer la bote de dialogue et reprendre


les donnes saisies.

(C) SAP AG

LO515

10-12

1-1-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de stock

004

Compte d'attente EM/EF

005

Compte de stock

006

Compte de dbit des taxes

385 0
100
0
250
35

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.
1-1-5 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
lhistorique de commande saffiche pour le poste. Le chargement ultrieur
est marqu avec le type NB-L. Il augmente la valeur totale facture mais ne
modifie pas la quantit totale facture.

(C) SAP AG

LO515

10-13

Avoirs et annulations

Contenu :
l Saisie et enregistrement d'avoirs
l Annulation de factures

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

11-1

Avoirs et annulations : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir un avoir en rfrence une commande ;
l d'annuler une facture ;
l de saisir un dchargement ultrieur.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

11-2

Synoptique

Introduction au
contrle des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Chargements
ultrieurs

Ecarts et motifs de blocage

Rduction de facture

Cots indirects
d'acquisition

WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Taxes douanires

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et
annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

11-3

Avoirs et annulations : scnario de gestion

l L'quipe comptable doit corriger des erreurs de


saisie occasionnelles en annulant une facture
enregistre.
l Les avoirs et dchargements ultrieurs peuvent tre
utiliss pour ajuster le montant rgler au
fournisseur.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

11-4

Avoirs

Commande
4151599035
100 pc
10,00 UNI/pc

Facture

Avoir

Cmde 4151599035

Cmde 4151599035

80 pc
800 UNI

30 pc
300 UNI

Cration
dun avoir
Cmde 4151599035

Entre march.
50 pc

Commande
4151599036
100 pc
10,00 UNI/pc

Facture

Avoir

Cmde 4151599036

Cmde 4151599036

50 pc
800 UNI

50 pc
300 UNI

Cration d'un
dchargement ultr
Cmde 4151599036

SAP AG 1999

Un fournisseur peut mettre un avoir en votre faveur s'il vous a surfactur.

Un avoir peut tre saisi en rfrence une commande ou une entre de marchandises.

Si vous saisissez un avoir pour un poste de commande parce que le fournisseur vous a factur un prix
trop lev, vous devez enregistrer cet avoir comme chargement ultrieur. La quantit totale facture
pour le poste de commande reste inchange tandis que la valeur totale facture est rduite.

Les critures en compte pour l'enregistrement d'un avoir s'effectuent l'aide des mmes rgles que
pour l'enregistrement d'une facture. Les comptes imputs par le systme R/3 sont les mmes, mais le
signe +/- inverse figure ct de la saisie.

(C) SAP AG

LO515

11-5

Annulation de factures

Commande

Facture

4151599037
100 pc
10,00 UNI/pc

Cmde 4151599037

50 pc

Pice n
510064
cre

Saisie incorrecte de la facture


Entre march.
50 pc

Avoir
Cmde 4151599037

50 pc

Annuler
facture
Pice 510064

SAP AG 1999

Si vous saisissez une facture de faon incorrecte et l'enregistrez malgr l'erreur, la facture peut tre
annule ultrieurement.

Lorsque vous annulez une facture, le systme R/3 cre un avoir en fonction des donnes contenues
dans la facture.

Lors de l'annulation d'une facture, les critures en compte passes lors de l'enregistrement de la
facture ne peuvent pas toujours tre annules simplement. S'il existait, par exemple, une couverture
de stock suffisante lorsque vous avez enregistr une facture avec un cart de prix pour un article
prix moyen pondr et si cette couverture de stock devient insuffisante lorsque vous annulez la
facture, le systme R/3 enregistre l'cart de prix de l'avoir dans un compte d'cart de prix, bien que
l'cart de prix ait t dbit sur le compte de stock lors de l'enregistrement de la facture.

L'annulation d'une facture implique l'annulation de l'ensemble des postes du document. Vous ne
pouvez annuler une partie d'une facture qu'en saisissant manuellement un avoir.

Lorsque vous annulez un avoir, le systme cre une facture.

Vous ne pouvez pas annuler un document d'annulation.

Lorsque vous annulez une facture, le systme R/3 ne solde pas les lignes du compte fournisseur dans
le module Comptabilit financire.

(C) SAP AG

LO515

11-6

Avoirs et annulations : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir un avoir en rfrence une commande ;
l d'annuler une facture ;
l de saisir un dchargement ultrieur.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

11-7

Avoirs et annulations : exercices


Chapitre : avoirs et annulations

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :


de saisir un avoir en rfrence une commande ;
dannuler des factures ;
de saisir des dchargements ultrieurs.
L'quipe comptable doit parfois corriger des erreurs de saisie en
annulant une facture enregistre.
Les dchargements ultrieurs peuvent tre utiliss au mme titre
que les chargements ultrieurs pour ajuster le montant rgler au
fournisseur.

1-1

Cette facture est arrive depuis une semaine.


FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (la semaine dernire)


Facture 1501##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515111##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

100 pc

1000 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

100 pc

4750 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

100 pc

1980 UNI

T-M15D##

Joints-lanternes

100 pc

600 UNI

TVA 10%

833 UNI

TVA
Montant rgler :

9163 UNI

1-1-1 Saisissez la facture et enregistrez-la malgr les diffrences.


Facture : __________________ (bloque pour paiement)

(C) SAP AG

LO515

11-8

1-2

Le fournisseur ralise quil nest plus en mesure de fournir les 30 pions pour
chemises spirale en fonte dj facturs en rfrence la commande 41515111##.
Par consquent, il envoie un avoir.
AVOIR
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Avoir 1502##
Cet avoir fait rfrence votre commande 41515111##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

TVA

30 pc

300 UNI

TVA 10%

30 UNI

Avoir total :

330 UNI

1-2-1 Saisissez l'avoir. Quels sont les postes proposs par le systme R/3 ? Quelles
sont les quantits et valeurs factures ?
______________________________________________________
1-2-2 Simulez le document. Quelles sont les critures en compte qui vont tre
gnres ?
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003

Enregistrez l'avoir.
Numro du document : ______________________________________

(C) SAP AG

LO515

11-9

1-2-3 FACULTATIF : comment l'avoir apparat-il dans l'historique de


commande ?
______________________________________________________
1-2-4 Lavoir signifie que le motif de blocage dans le premier poste de facture de
lexercice 1-1 nest plus valable. Est-ce que le systme R/3 supprime
automatiquement le motif de blocage lorsque vous enregistrez lavoir ?

1-3

Dans le dernier poste de facture de lexercice 1-1, le prix de base utilis est trop
lev. Vous en informez le fournisseur. Ce dernier envoie un avoir pour la
commande 4151511## car lerreur a t commise par son entreprise.
AVOIR
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Avoir 1503##
Cet avoir fait rfrence votre commande 41515111##
T-M15D##

Joints-lanternes

TVA
Avoir total :

100 pc

100 UNI

TVA 10%

10 UNI
110 UNI

1-3-1 Saisissez l'avoir. Pourquoi devez-vous saisir cet avoir comme dchargement
ultrieur ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-3-2 Quels sont les postes proposs par le systme R/3 ? Quelles sont les
quantits et valeurs factures ?
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

11-10

1-3-3 Simulez le document. Quelles sont les critures en compte qui vont tre
gnres ?
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004

Enregistrez l'avoir.
Numro du document : ______________________________________

(C) SAP AG

LO515

11-11

Avoirs et annulations : solutions


Chapitre : avoirs et annulations

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1501##

Montant

9163

Montant TVA

833

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515111##

Appuyez sur la touche Entre pour raliser limputation.


Dans la liste des postes, vous modifiez les quantits et les valeurs
conformment la facture et vous enregistrez la facture.

(C) SAP AG

LO515

11-12

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-2-1 Vous modifiez la transaction pour saisir un avoir.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Opration

Avoir

Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de


base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1502##

Montant

330

Montant TVA

30

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515111##

Appuyez sur la touche Entre pour raliser limputation.


Le systme R/3 propose la quantit totale facture et la valeur totale facture
dans les postes individuels.
Vous modifiez la quantit et la valeur proposes dans le poste un.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Quantit

30

Montant

300

Vous dslectionnez les postes deux quatre.

(C) SAP AG

LO515

11-13

1-2-2 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

330

002

Compte d'attente EM/EF

300 -

003

Compte de dbit des taxes

30 -

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.
1-2-3 Pour afficher la facture, vous pouvez suivre le chemin de menus suivant :
Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous placez le curseur sur un numro de commande et que vous
slectionnez Environnement Afficher historique de commande,
lhistorique de commande saffiche pour le poste. Lavoir saffiche de la
mme faon quune facture. Seul le signe +/- plac ct de lentre vous
permet de savoir que le document est un avoir.
1-2-4 Lenregistrement de lavoir ne supprime pas automatiquement le motif de
blocage de la facture. Le motif de blocage est supprim lorsque vous
excutez la fonction de dblocage automatique.

1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Crer facture
1-3-1 Puisque lavoir corrige uniquement la valeur totale facture, et pas la
quantit totale facture, vous lentrez comme un dchargement ultrieur.
Pour cela, vous modifiez la transaction.

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Opration

Dchargement ultrieur

LO515

11-14

Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de


base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1503##

Montant

110

Montant TVA

10

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515111##

Appuyez sur la touche Entre pour raliser limputation.


1-3-2 Le systme R/3 propose la quantit totale facture sans montants dans les
postes individuels. Aucun poste nest slectionn.
Vous slectionnez le quatrime poste et saisissez le montant.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

100

1-3-3 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de stock

004

Compte de dbit des taxes

110
0100 10 -

(Les lignes zro affiches dans le compte dattente EM/EF sont supprimes
lors de lenregistrement).
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le
numro du document.
(C) SAP AG

LO515

11-15

(C) SAP AG

LO515

11-16

Dblocage des factures

Contenu :
l Dblocage manuel des factures
l Dblocage automatique des factures
l Workflow des factures bloques pour des carts de prix

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

12-1

Dblocage des factures : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de dbloquer manuellement une facture au niveau
du poste ou de l'en-tte ;
l de dbloquer automatiquement une facture.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

12-2

Synoptique

Gestion du compte
d'attente EM/EF

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement
automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

12-3

Dblocage des factures

l La plupart des factures bloques peuvent tre


dbloques automatiquement pour paiement lors
de l'entre du reste des marchandises ou de
l'ajustement du prix la commande.
l Si les carts sont justifis, le comptable doit
dbloquer la facture pour paiement malgr l'cart.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

12-4

Blocage des factures

Commande
Entre march.

Ecart
Contrle
factures
?
____
=
_____

Contrle des factures

Enreg.

Cration pice numro ...


EM/EF
1000

Comptabilit financire.

Facture
bloque
bloque
pour paiement

Fourn.
1000

Fourn.

Programme
paiement

1000

Banque
1000

Blocage
SAP AG 1999

Si une facture est bloque pour paiement lorsque vous l'enregistrez, la zone Blocage du paiement est
slectionne dans le poste fournisseur individuel de la facture. La Comptabilit financire se trouve
alors dans l'impossibilit de rgler la facture automatiquement.

On distingue trois faons de bloquer une facture :


blocage automatique li des carts dans un poste,
saisie manuelle d'un blocage de paiement,
blocage stochastique.

Une facture bloque doit tre dbloque pour paiement via une tape distincte, ventuellement aprs
consultation du service Achats ou du fournisseur. Ceci permet de supprimer le blocage du paiement.

(C) SAP AG

LO515

12-5

Dblocage des factures

Slection

Dfinition
du traitement

Slection
proc. blocage

Slection des factures


Socit
____
Facture
________
Fournisseur
________
Date comptable ________
Date d'chance ________
Groupe acheteurs ________
Utilisateur
________

____
________
________
________
________
________
________

Traitement
Dbloquer manuellement
Dbl. automatiquement
Modifier date de base pour dlais de paiement
Procdure de blocage
Blocage li aux carts
Blocage de paiement manuel
Blocage stochastique

SAP AG 1999

Slectionnez les factures que vous souhaitez traiter.

Le dlai d'escompte peut expirer dans le laps de temps entre le blocage et le dblocage d'une facture.
Lors du dblocage d'une facture, vous pouvez modifier la date de base pour les dlais de paiement.
Ceci permet de prolonger la priode de paiement lorsque vous dbloquez la facture.

Vous pouvez dbloquer automatiquement des factures que le systme R/3 a bloqu pour des carts.

(C) SAP AG

LO515

12-6

Dblocage automatique

Commande
100 pc

Facture

Avoir
20 pc

80 pc
ou
EF> EM

Dblocage
automatique

20 pc
60 pc

Facture
bloque
bloque pour
paiement

Motif de blocage
non valable

Le programme de paiement ne
peut pas rgler la facture

Blocage
paiement
supprim
supprim
Le programme de
paiement peut rgler
la facture

SAP AG 1999

Le motif de blocage Q (quantit) ne peut plus s'appliquer aprs l'arrive d'une autre livraison ou d'un
avoir.

Le motif de blocage D (date) devient invalide dans le temps.

Le motif de blocage P (prix) ne peut plus s'appliquer si vous modifiez le prix la commande ou si
vous recevez un dchargement ultrieur.

Le motif de blocage I (qualit) ne s'applique plus lorsque les marchandises satisfont au contrle
qualit.

Les factures dont les motifs de blocage ne sont plus valables doivent tout de mme tre dbloques
pour paiement.

Dans le cas d'un dblocage automatique, le systme R/3 supprime les motifs de blocage qui ne sont
plus valables dans toutes les factures correspondant la slection. Si une facture ne contient plus de
motifs de blocage, elle est dbloque pour le paiement.

Vous pouvez raliser un dblocage automatique en arrire-plan via le programme RM08RELEASE.

(C) SAP AG

LO515

12-7

Dblocage manuel

Document
510001234
510001234
510001234
510001474
510001503
510001503
510001503
510001503

Slectionner
pr dblocage

Motifs de blocage Diffrences


Pste Q P D G M O I Quantit Valeur Jours
001 x
20
003
x
120
007
x x
200
23
005
x
002 x x x
10
170
11
003 x
x x
50
007
x
200
009 x x
6
100

Supprimer
motif de blocage

Motif de blocage
n'est plus valable

Enregistrer
modifications
SAP AG 1999

Le systme R/3 affiche les postes de facture bloqus dans la liste. Cette liste contient de nombreuses
informations, que vous pouvez organiser en fonction de vos besoins.

Si vous souhaitez dbloquer une facture, vous devez slectionner une ligne de la facture. Le systme
R/3 slectionne tous les autres postes dans la mme facture, puisque vous ne pouvez pas dbloquer
des postes individuellement. Il dbloque la facture lorsque vous slectionnez la fonction Sauvegarder
modifications.

Vous pouvez supprimer les motifs de blocage dans un seul poste de facture en plaant votre curseur
sur un motif de blocage et en slectionnant Suppr. motif blocage. Lorsque vous supprimez le dernier
motif de blocage et que vous slectionnez la fonction Sauvegarder modifications, le systme R/3
dbloque la facture pour paiement.

(C) SAP AG

LO515

12-8

Dblocage de factures bloques pour des carts


de prix
Service du contrle
des factures

Service
Achats

l Facture bloque
pour un cart
de prix

l Contrle du
blocage de prix
lModif. cmde
ou

l Marquer poste

l Afficher postes facture

facture comme ne
pouvant pas tre trait

bloqus qui ne peuvent


pas tre traits

l Lire la note de
l'acheteur

l Supprimer motif
blocage

Dblocage
automatique

l Fin du workflow

SAP AG 1999

Si au moins un poste d'une facture est bloqu en raison d'un cart de prix, l'vnement de workflow
Facture fournisseur.Prix bloqu peut tre dclench.

Un message s'affiche dans la corbeille d'arrive de l'acheteur.

L'acheteur peut afficher et traiter le poste de facture bloqu pour un cart de prix.

L'acheteur peut modifier le prix la commande, supprimer le motif de blocage dans le poste de
commande ou marquer le poste de facture comme ne pouvant pas tre trait. Il peut galement saisir
une note pour le comptable.

Si l'acheteur modifie le prix la commande ou supprime le motif de blocage, le systme R/3 vrifie
s'il est possible de dbloquer automatiquement la facture.

(C) SAP AG

LO515

12-9

Dblocage des factures : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de dbloquer manuellement une facture au niveau
du poste ou de l'en-tte ;
l de dbloquer automatiquement une facture.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

12-10

Dblocage des factures : exercices


Chapitre : dblocage des factures

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :


de dbloquer des factures manuellement ;
de dbloquer des factures automatiquement.

La plupart des factures bloques sont dbloques par le dblocage


automatique lors de l'entre du reste des marchandises ou de
l'ajustement du prix la commande.
Si les carts sont justifis, le comptable doit dbloquer la facture
pour paiement.

1-1

Vous tes le comptable charg des factures bloques.


1-1-1 Enumrez l'ensemble des factures pour votre fournisseur T-L15A## qui ont
t automatiquement bloques pour des carts. Vous souhaitez modifier la
date de base de calcul de la date dchance de faon ne pas perdre
lescompte.
1-1-2 Comment pouvez-vous savoir que les motifs de blocage ne sont plus
valables ?
______________________________________________________
Lexcution de la fonction de dblocage automatique provoque-t-elle le
dblocage de certaines factures ? Si oui, lesquelles ?
______________________________________________________
1-1-3 Affichez la facture et la commande 41515121##. Passez lhistorique de
commande. La facture a-t-elle t bloque ? Pourquoi certains motifs de
blocage ne sappliquent-ils plus ? Pouvez-vous configurer le systme R/3
pour quil dbloque automatiquement la facture ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

12-11

1-1-4 Supprimez les motifs de blocage individuels. Que se passe-t-il lorsque vous
supprimez le dernier motif de blocage dans une facture ?
______________________________________________________
1-1-5 Dbloquez une facture. Numro de facture : ___________________
1-1-6 Enregistrez vos modifications.
1-1-7 Affichez une facture dbloque. Pouvez-vous identifier le motif du blocage
et la personne responsable du dblocage ?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________

1-2

Affichez toutes les factures que vous avez saisies et qui ont t bloques de faon
stochastique, puis dbloquez-les.

1-3

Excutez la fonction de dblocage automatique des factures pour le fournisseur TL15A##.


1-3-1 Si le systme R/3 dbloque des factures, contrlez une dentre elles.
Pouvez-vous identifier le motif du blocage de cette facture ?
______________________________________________________
______________________________________________________
1-3-2 Comment la fonction de dblocage automatique affecte-t-elle le prochain
dblocage manuel ?
______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

12-12

Dblocage des factures : solutions


Chapitre : dblocage des factures

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Dbloquer factures
1-1-1 Dans la rubrique Slection de factures bloques, vous saisissez les donnes
suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Socit

1000

Fournisseur

T-L15A##

Dans la rubrique Traitement, vous slectionnez Dbloquer manuellement et


Dcaler date descompte.
Dans la rubrique Procdure de blocage, vous slectionnez Bloqu en raison
des carts
Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des commandes bloques
saffiche.
1-1-2 Les motifs de blocage qui apparaissent en jaune ne sont plus valables et
seront supprims lors du prochain dblocage automatique de factures. Le
systme R/3 dbloque les factures contenant uniquement des motifs qui ne
sont plus valables.
1-1-3 La facture relative la commande 41515121## a t bloque en raison
dcarts sur quantits et dun cart de prix. Les carts sur quantits ne sont
plus valables car vous avez saisi une autre entre de marchandises, toutefois,
lcart de prix est toujours valable. Le systme R/3 ne peut pas dbloquer la
facture automatiquement.
1-1-4 Si vous placez votre curseur sur un motif de blocage et que vous
slectionnez Suppr. motif blocage, le motif de blocage saffiche en vert. Le
systme R/3 supprime uniquement les motifs de blocage affichs en vert
lorsque vous enregistrez vos modifications. Si vous supprimez tous les
motifs de blocage dune facture, le systme dbloque la facture lorsque vous
enregistrez vos modifications.

(C) SAP AG

LO515

12-13

1-1-5 Vous slectionnez la commande en question et vous slectionnez Dbloquer


facture( icne drapeau). La ligne slectionne saffiche en vert. Le systme
R/3 dbloque la facture pour paiement uniquement lorsque vous enregistrez
vos modifications.
1-1-6 Aprs avoir supprim des motifs de blocage individuels ou dbloqu des
factures, slectionnez Sauvegarder modifications.
1-1-7 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous slectionnez deux fois Changer vue, le systme R/3 affiche
les motifs de blocage dans la liste des postes. Si vous avez supprim les
motifs de blocage, ils ne saffichent pas.
Si vous slectionnez Environnement Documents Suivant et que vous
double-cliquez sur la pice comptable, la pice comptable apparat. Lorsque
vous double-cliquez sur la premire ligne, les donnes de poste saffichent.
Vous pouvez voir ici que la zone Blocage du paiement nest pas renseigne.
Pour afficher le nom de la personne ayant dbloqu la facture, slectionnez
Environnement Modifications pice. Slectionnez Cl de blocage au
paiement, puis Dtails. Slectionnez la ligne et choisissez Dtails.

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Dbloquer factures
Dans la rubrique Slection de factures bloques, vous saisissez les donnes
suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Socit

1000

Fournisseur

T-L15A##

Dans la rubrique Traitement, vous slectionnez Dbloquer manuellement.


Dans la rubrique Procdure de blocage, vous slectionnez Blocage stochastique.
Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des commandes bloques saffiche.
Vous choisissez Traiter, marquer tout, puis vous slectionnez Dbloquer facture
(icne drapeau)-. Vous sauvegardez ensuite votre travail en slectionnant
Sauvegarder modifications.

(C) SAP AG

LO515

12-14

1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Dbloquer factures
Dans la rubrique Slection de factures bloques, vous saisissez les donnes
suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Socit

1000

Fournisseur

T-L15A##

Dans la rubrique Traitement, vous slectionnez Dbloquer automatiquement.


Dans la rubrique Procdure de blocage, vous slectionnez Blocage li des carts.
Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des factures dbloques saffiche.
1-3-1 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique
Contrle des factures Saisie document Afficher document de facture
Lorsque vous slectionnez deux fois Changer vue, le systme R/3 affiche
les motifs de blocage dans la liste des postes. Ils restent identiques, mme
aprs le dblocage de la facture.
Si vous slectionnez Environnement Documents suivants, que vous
double-cliquez sur la pice comptable, la pice comptable apparat. Lorsque
vous double-cliquez sur la premire ligne, les donnes de poste saffichent.
Vous pouvez voir ici que la zone Blocage du paiement nest pas renseigne.
1-3-2 Dans le cas d'un dblocage automatique, le systme dbloque tous les motifs
de blocage qui ne sont plus valables. Ces motifs ne saffichent pas lors de la
prochaine excution de la fonction de dblocage automatique.

(C) SAP AG

LO515

12-15

Contrle des factures en arrire-plan

Contenu :
l Saisie de factures pour un traitement en arrire-plan
l Procdure de contrle des factures en arrire-plan
l Traitement des factures contrles comme incorrectes

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

13-1

Contrle des factures en arrire-plan : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des factures en arrire-plan l'aide de la
transaction MIRA d'EnjoySAP.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

13-2

Synoptique

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

Gestion du compte
d'attente EM/EF
XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

13-3

Contrle des factures en arrire-plan

l Pour vos factures les plus importantes contenant


des centaines de postes individuels, le systme
R/3 doit normalement comparer le montant total de
la facture avec la valeur prvue de la commande,
via le traitement en arrire-plan.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

13-4

Contrle des factures en arrire-plan

Transaction

Donnes basePaiement
Paiement Autres
Facture

Date de la pice
Date comptable
Rfrence
Montant
Montant TVA
Imputation

Sauvegarde

Facture
sans poste
5100002015
SAP AG 1999

Lorsque vous utilisez le contrle des factures


en arrire-plan, vous saisissez uniquement les
donnes de facture gnrales (montant brut de
la facture, informations fiscales, conditions de
paiement, imputation). Vous ne saisissez pas
de donnes relatives aux postes.
Les donnes saisies sont sauvegardes dans une
facture. Celle-ci ne contient aucun poste.
Le programme de dcompte, qui est lanc
rgulirement en arrire-plan, cre les postes
de cette facture. En fonction des quantits et
des valeurs facturer, le systme R/3 vrifie si
le total des postes et des montants dj
(C) SAP AG

LO515

13-5

sauvegards (montant brut de la facture,


montants de TVA, cots indirects d'acquisition
non planifis) donne un solde nul.
Si le solde est nul ou s'il se situe dans les
limites de tolrance fixes, le systme R/3
enregistre la facture en arrire-plan.
Si le solde excde les limites de tolrance,
la facture et les postes crs sont
enregistrs et doivent faire l'objet d'un
traitement manuel ultrieur.
Le traitement en arrire-plan utilise la mme
logique que le contrle des factures en ligne.
Par consquent, le systme R/3 prend en
compte les paramtres du Customizing pour la
rduction automatique de facture ou pour
l'acceptation automatique.

(C) SAP AG

LO515

13-6

Contrle des factures en arrire-plan


Facture
sans poste
5100002015
8:00

9:00

8:30

...

Temps

Programme de dcompte
Contrle des factures
en arrire-plan excut

Facture
5100002015
Statut :
erreurs dtectes

SAP AG 1999

Non

Facture relle
= ?
Facture
thorique

Oui

Non, mais les carts se

Facture
5100002015
Statut :
enregistre

situent
dans les limites de tolrance

Le systme R/3 contrle les factures en arrire-plan l'aide du programme de dcompte


RMBABG00 et les enregistre dans la mesure du possible.

L'administrateur systme dfinit les jobs du programme de dcompte. Les jobs lancent le programme
intervalles rguliers, par exemple toutes les 15 minutes ou tous les soirs 8 heures.

Vous utilisez des cycles de dcompte frquents lorsque vous saisissez une facture contenant de
nombreux postes et que ne souhaitez pas devoir effectuer de rapprochement manuel. Cependant, si la
facture doit tre traite manuellement, vous voulez pouvoir y accder le plus tt possible.

Il est conseill de lancer un cycle de dcompte le soir dans les cas exposs ci-aprs.
Vous recevez une facture en mme temps qu'une livraison. L'entre de marchandises est saisie
dans le courant de la journe, mais pas immdiatement. Vous ne pouvez pas contrler la facture
faisant rfrence au bon de livraison en ligne, car la livraison n'a pas encore t saisie. Vous
esprez pouvoir saisir l'entre de marchandises ce soir au plus tard.
La facture contient plusieurs postes pour les mmes articles. Pour viter tout blocage ou
ralentissement de performance du systme pendant la journe, vous souhaitez que la facture soit
enregistre en arrire-plan pendant la nuit.

(C) SAP AG

LO515

13-7

Contrle des factures en arrire-plan : exemple

Facture

Commande
Entre march.

100 pc art. A 10/pc


50 pc art. B 12/pc

100 pc art. A
10 pc art. B

100 pc art. A =

1100

50 pc art. B =

500
1600

Entre march.

40 pc art. B

Saisie pour le contrle des


factures en arrire-plan

Temps
Programme de dcompte
Facture
sans poste
5100012305
Statut :
non contrle

Facture
5100012305
Statut :
erreurs
dtectes

Nouveau
traitement en
arrire-plan

Facture
5100012305
Statut :
enregistre

SAP AG 1999

Lorsque vous saisissez une facture pour un contrle en arrire-plan, le systme R/3 cre tout d'abord
une facture sans poste.

Lorsque vous excutez ensuite le programme de dcompte, le systme cre la liste des postes et tente
d'enregistrer la facture avec les quantits et les valeurs proposes. Dans l'exemple ci-dessus, c'est
impossible car vous n'avez reu qu'une partie de la commande pour l'article B. Par consquent, le
systme R/3 dtermine qu'il existe un cart entre le montant escompt de la facture (100 x 10 + 10 x
12 = 1120) et le montant rel (1600). Le statut "contrle comme incorrecte" est donc associ la
facture.

Lorsque le commissaire aux comptes effectue le traitement manuel de la facture, il dfinit celle-ci
pour un nouveau traitement en arrire-plan.

Lorsque vous excutez ensuite le programme, le systme R/3 tente nouveau d'enregistrer la facture.
Etant donn qu'une autre entre de marchandises a t enregistre entre-temps, le montant escompt
de la facture est dsormais 100 x 10 + 50 x 12 = 1600. Par consquent, il n'y a plus d'cart entre le
montant escompt de la facture et le montant rel, et le systme R/3 enregistre la facture.

Le systme enregistre les postes individuels avec les quantits et les valeurs proposes. Comme
l'indique l'exemple, vous pouvez rencontrer des cas o les carts de prix s'annulent sans tre nots.

Le Customizing du contrle des factures vous permet de configurer le systme R/3 pour qu'il attribue
aux factures enregistres en arrire-plan le statut "correct" ou "termin".

(C) SAP AG

LO515

13-8

Traitement des factures contrles comme


incorrectes
Facture
5100002015
Statut :
erreurs
dtectes

Synthse de la facture
Statut
Tentatives Type vr. fact.
5100002013 non contrle
2
5100002015 contrle incorrecte 1
___

Nouveau traitement
en arrire-plan

Liste des postes


X 4151599002

Modifier

100 pc

Facture
5100002015

Modifier
Enregistrer

Statut :
enregistre

SAP AG 1999

Vous devez traiter manuellement toute facture contrle en arrire-plan prsentant le statut "erreurs
dtectes".

Le systme R/3 cre un protocole d'erreurs pour les factures qui contiennent des erreurs, indiquant le
motif pour lequel la facture n'a pas pu tre enregistre.

Vous disposez des options suivantes lors du traitement manuel d'une facture :
modification de la facture et enregistrement en ligne,
modification de la facture et slection d'un nouveau contrle des factures en arrire-plan,
dsignation de la facture pour le contrle des factures en arrire-plan sans modification.

Si une facture contrle comme incorrecte ne doit pas tre retraite par le systme R/3 (parce qu'elle
a t saisie deux fois par erreur par exemple), vous pouvez la supprimer.

(C) SAP AG

LO515

13-9

Contrle des factures en arrire-plan : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des factures en arrire-plan l'aide de la
transaction MIRA d'EnjoySAP.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

13-10

Contrle des factures en arrire-plan : exercices


Chapitre : contrle des factures en arrire-plan

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de saisir des factures pour un traitement en arrire-plan ;

de traiter manuellement des factures contrles en arrire-plan


comme incorrectes.

Pour vos factures les plus importantes contenant des centaines de


postes individuels, le systme R/3 doit normalement comparer le
montant total de la facture avec la valeur prvue de la commande
et de lentre de marchandises. Si l'cart se situe dans les limites
de tolrance, le systme R/3 enregistre la facture. Si lcart est
trop important, vous pouvez rsoudre le problme via la synthse
des factures.
1-1

Vous recevez plusieurs factures qui doivent correspondre vos donnes de


commande et d'entre de marchandises. Dans la mesure o le contrle des
factures en arrire-plan vous permettra de gagner du temps ultrieurement, vous
utilisez la transaction Saisie de facture pour contrle en arrire-plan.
1-1-1

Premire facture :
FACTURE

Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1101##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515131##
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

30 pc

300 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

40 pc

2000 UNI

TVA 10%

230 UNI

TVA
Montant rgler :

2530 UNI

Numro de facture : _______________________________________


(C) SAP AG

LO515

13-11

1-1-2

Deuxime facture :
FACTURE

Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1102##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515132##
T-M15C##

Joints d'tanchit

TVA

70 pc

1410 UNI

TVA 10%

141 UNI

Montant rgler :

1551 UNI

Numro de facture : _______________________________________


1-1-3 Troisime facture :
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1103##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515133##
T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

200 pc

10000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

50 pc

1100 UNI

TVA 10%

1110 UNI

TVA
Montant rgler :

12210 UNI

Numro de facture : _______________________________________


1-1-4

Quatrime facture :
FACTURE

Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1104##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515134##

(C) SAP AG

LO515

13-12

T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

50 pc

500 UNI

T-M15B##

Joints d'tanchit
plats

200 pc

10000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

300 pc

6000 UNI

TVA 10%

1650 UNI

TVA
Montant rgler :

18150 UNI

Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

13-13

1-2

Affichez les documents saisis dans la synthse des factures.

1-3

Lancez le programme de dcompte RMBABGOO en slectionnant Systme


Services Reporting. Saisissez les critres de slection suivants :
Nom de zone

Valeurs

Socit

1000

Type de contrle des factures

Fournisseur

T-L15A##

Le systme R/3 a-t-il dj enregistr des factures ?


____________________________________________________________
1-4

Affichez de nouveau les documents saisis dans la synthse des factures. Quels
changements constatez-vous ?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Certaines factures contiennent-elles des erreurs ? Lesquelles ? Pour quelle raison ?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
1-5 Vous souhaitez corriger la troisime facture. Repassez lcran Synthse des
factures, slectionnez une ligne, puis slectionnez Postes pour analyser le motif de
lerreur.
1-5-1
Pour quelle raison le Systme R/3 na-t-il pas enregistr la troisime
facture ? Comment pouvez-vous corriger la facture ?
______________________________________________________
______________________________________________________
Corrigez la facture, puis sauvegardez le document.
1-5-2
Pour quelle raison le systme R/3 na-t-il pas enregistr la quatrime
facture ? Pouvez-vous paramtrer un nouveau contrle de la facture en arrireplan ? ______________________________________________________
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

13-14

Contrle des factures en arrire-plan : solutions


Chapitre : contrle des factures en arrire-plan

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique


Contrle des factures Saisie document Saisie de facture pour contrle en
arrire-plan
1-1-1 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1101##

Montant

2530

Montant TVA

230

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515131##

Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le document. Un message affiche


le numro du document.
1-1-2 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1102##

Montant

1551

Montant TVA

141

LO515

13-15

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515132##

Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le document. Un message affiche


le numro du document.
1-1-3 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1103##

Montant

12210

Montant TVA

1110

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515133##

Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le document. Un message affiche


le numro du document.
1-1-4 Vous saisissez les donnes suivantes dans la page onglet Donnes de
base :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Rfrence

1104##

Montant

18150

Montant TVA

1650

LO515

13-16

Vous saisissez le numro de la commande comme imputation.


Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Commande / programme de
livraisons

41515134##

Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le document. Un message affiche


le numro du document.
1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Synthse factures
Saisissez les critres de slection suivants :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Utilisateur

Lo515##

Dans la rubrique Statut facture, vous slectionnez les quatre statuts possibles.
Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des factures saffiche.
Aucune facture na t enregistre jusquici. Pour la premire facture, lcart est
nul. Le systme R/3 enregistrera donc cette facture lors du prochain lancement du
programme de dcompte.
1-3

Lorsque vous slectionnez Systme Services Reporting, la fonction


Excution de programme apparat. Vous saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Programme

RMBABG00

Lorsque vous slectionnez Excuter, lcran des critres de slection saffiche.


Vous saisissez les donnes suivantes :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Socit

1000

Type de contrle des factures

Fournisseur/auteur de la
facture

T-L15A##

LO515

13-17

Lorsque vous slectionnez Excuter, le protocole du programme de dcompte


saffiche.
Le systme R/3 a enregistr au moins une facture.

(C) SAP AG

LO515

13-18

1-4

Logistique Gestion des articles


Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Synthse factures
Saisissez les critres de slection suivants :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Utilisateur

Lo515##

Dans la rubrique Statut facture, vous slectionnez les quatre statuts possibles.
Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des factures saffiche.
La facture enregistre est marque par un feu tricolore vert. Pour les autres factures
que le systme R/3 na pas pu enregistrer, le type de vrification des factures prend
la valeur Contrle en ligne.
1-5

Pour analyser les erreurs, vous placez votre curseur sur la facture concerne, puis
vous slectionnez Postes.
1-5-1 Vous souhaitez corriger la troisime facture de la faon suivante.
Le systme R/3 a propos une quantit et une valeur pour le poste de
commande 10, qui nexiste pas dans la facture. Vous dslectionnez ce
poste.
Il y a un cart de prix vident dans le poste de commande 40. Corrigez la
valeur propose.

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Montant

1100

LO515

13-19

1-5-2 Vous souhaitez corriger la quatrime facture de la faon suivante.


La quantit totale commande a t facture pour le poste de commande 30,
bien quune entre de marchandises ait t enregistre pour seulement 50
pices.
Il est possible que lentre de marchandises des 250 autres pices soit
enregistre avant le prochain lancement du programme de dcompte, do
lutilit dun autre contrle de la facture en arrire-plan.
Slectionnez Retour pour repasser lcran de synthse des factures. Dans
la colonne Types de contrle des factures, slectionnez 1er vnement
contrle en arrire-plan pour la quatrime facture. Slectionnez
Sauvegarder pour sauvegarder vos modifications.

(C) SAP AG

LO515

13-20

Traitement automatique

Contenu :
l Facturation automatique des entres de marchandises
(FA)
l Entre de facture via EDI

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

14-1

Traitement automatique : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de raliser une facturation automatique des entres
de marchandises ;
l d'afficher le protocole associ cette transaction ;
l de dcrire le processus EDI.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

14-2

Synoptique

Gestion du compte
d'attente EM/EF

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement
automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

14-3

Traitement automatique : scnario de gestion

l Pour limiter les papiers et les erreurs de saisie, le


service Comptabilit souhaite tester la facturation
automatique des entres de marchandises (FA)
pour deux fournisseurs. Le systme R/3 doit crer
les factures tous les soirs, quel que soit le moment
d'enregistrement des entres de marchandises et
des retours.
l Votre entreprise reoit et traite les factures d'un
autre fournisseur via EDI.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

14-4

Facturation automatique des entres de


marchandises

Fournisseur
Commande
100 pc
10 UNI/pc

Facture
Information

Entre march.
100 pc

Entreprise
Facture

SAP AG 1999

Lors de la facturation automatique des entres de marchandises (FA), les entres de marchandises
sont imputes directement sans que le fournisseur n'tablisse de facture. Le systme R/3 utilise les
informations de la commande et de l'entre de marchandises. Le systme cre un enregistrement de
message au moment du dcompte, ce qui vous permet d'envoyer une lettre sur le dcompte au
fournisseur.

La FA est dfinie pour chaque poste de commande. Le systme R/3 assiste ainsi l'acheteur en
mettant des suggestions partir de la fiche fournisseur et de la fiche infos-achats.

Vous ne pouvez utiliser la FA que si elle est dfinie pour le fournisseur de la commande dans la fiche
fournisseur. Lorsqu'un poste de commande doit tre imput automatiquement, le contrle des
factures bas sur les entres de marchandises doit tre activ pour ce poste.

Vous pouvez prciser la slection des entres de marchandises imputer de plusieurs manires, par
exemple, via la date comptable de l'entre de marchandises, le fournisseur ou encore la commande.

Vous pouvez dfinir les options suivantes pour la cration de factures :


une facture par fournisseur,
une facture par commande,
une facture par poste de commande,
une facture par document de livraison/feuille de saisie des services.

Si la quantit facture est suprieure la quantit livre en raison d'un certain nombre de retours, le
systme R/3 cre un avoir au moment de la FA.

Vous ne pouvez pas utiliser la FA pour imputer des cots indirects d'acquisition.

(C) SAP AG

LO515

14-5

EDI Tltraitement

Appel d'offres

Client
Offre

Fournisseur

Catalogue de prix
Commande
Confirmation de
commande
Document d'avis de
livraison
Enreg. facture

Facture
Avis

SAP AG 1999

Un grand nombre d'entreprises peuvent vous transmettre des informations par voie lectronique.
Cette mthode permet une mise disposition plus rapide des donnes dans le systme hte grce la
rception automatique des donnes, et elle vite les erreurs de saisie.

Une facture reue via EDI contient les mmes informations qu'une facture papier.

Si vous recevez une facture via EDI, le systme tente de l'enregistrer. Le systme R/3 dtermine les
postes qui doivent tre imputs et propose des quantits et des valeurs pour ces postes en fonction de
la commande transmise. Contrairement au contrle des factures en arrire-plan, le systme R/3
contrle les factures reues via EDI au niveau des postes.

Si la facture reue via EDI correspond aux postes proposs par le systme R/3, il enregistre la
facture.

Si la facture prsente des carts, vous pouvez l'enregistrer avec les carts, la rduire ou la conserver
pour un traitement manuel ultrieur, en fonction des paramtres du Customizing.

Vous ne pouvez pas imputer des chargements ultrieurs et des cots indirects d'acquisition (planifis
et non planifis) via EDI.

(C) SAP AG

LO515

14-6

Traitement automatique : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de raliser une facturation automatique des
entres de marchandises ;
l d'afficher le protocole associ cette transaction ;
l de dcrire le processus EDI.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

14-7

Traitement automatique : exercices


Chapitre : traitement automatique
Sujet : facturation automatique des entres de
marchandises (FA)
A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de configurer le systme R/3 pour quil cre des factures en


fonction des donnes relatives aux entres de marchandises.

Pour limiter les papiers et les erreurs de saisie, le service


Comptabilit souhaite tester la facturation automatique des
entres de marchandises (FA) pour deux fournisseurs. Aprs la
saisie des livraisons de retour et des entres de marchandises, le
systme R/3 doit crer tous les soirs - les factures et les avoirs
correspondants.
1-1

Votre fournisseur Abbott Supplies (T-L15B##) servira tester le processus de


facturation automatique des entres de marchandises. Contrlez, dans la vue
Donnes achats de la fiche fournisseur, sil est possible dutiliser la facturation
automatique des entres de marchandises avec ce fournisseur (zone Fact auto
EM,livr).

1-2

Excutez la facturation automatique des entres de marchandises dans le contrle


des factures (Logistique). Slectionnez uniquement votre fournisseur T-L15B##.
Effectuez limputation laide de la slection de document 3 (slection de
document par poste de commande) et du mode test. Slectionnez une commande
imputer dans la prochaine question.
Numro de commande : __________________________________

1-3

Excutez nouveau la FA pour la commande slectionne dans la question 1-2


pour votre fournisseur T-L15B##, slection de document 3, sans utiliser le mode
d'essai. Quels sont les documents enregistrs par le systme R/3 ? Relevez les
numros de document.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Affichez lun des documents.

(C) SAP AG

LO515

14-8

1-4

FACULTATIF : vous recevez, de la part dun fournisseur FA, une facture pour une
commande FA.
Utilisez le mode dessai FA pour rechercher une commande que vous navez pas
encore impute. Numro de commande : __________________________________
Enregistrez manuellement une facture pour cette commande.
Quelles sont les consquences sur le prochain lancement de FA ?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

14-9

Traitement automatique : solutions


Chapitre : traitement automatique
Sujet : facturation automatique des entres de
marchandises (FA)

1-1

Logistique Gestion des articles Achats Commande Donnes de base


Fournisseur Achats Afficher
Vous saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Fournisseur

T-L15B##

Organisation dachats

1000

Vous slectionnez Donnes achats et appuyez sur la touche Entre. Les donnes
achats saffichent. La zone Fact auto EM,livr et est slectionne dans la rubrique
Donnes de Commande.
1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Exec. fact. autom. EM
Saisissez les critres de slection suivants :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Socit

1000

Fournisseur

T-L15B##

Dlimitation document

Slectionnez le mode test. Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste des
transactions dachat devant tre imputes saffiche.

(C) SAP AG

LO515

14-10

1-3

Logistique gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Exec. fact. autom. EM
Saisissez les critres de slection suivants :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Socit

1000

Fournisseur

T-L15B##

Document dachat

<voir question 1-2>

Dslectionnez le mode Test.


Lorsque vous slectionnez Excuter, le systme R/3 enregistre la facture pour les
postes de la commande. Une liste des factures cres par le systme saffiche.
Lorsque vous slectionnez Facture, vous pouvez afficher la facture correspondant
la ligne sur laquelle est positionn votre curseur.
1-4

(C) SAP AG

Si vous saisissez une facture manuellement pour la quantit livre dun poste de
commande pour lequel la facturation automatique des entres de marchandises est
dfinie, le systme R/3 cre une facture nulle pour ce poste lors du prochain
lancement de FA. Si vous saisissez une facture partielle manuellement, le systme
cre une facture pour la quantit restant imputer lors du prochain lancement de
FA.

LO515

14-11

Customizing du contrle des factures

Contenu :
l Paramtres du Customizing du contrle des factures

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

15-1

Customizing du contrle des factures : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l d'numrer les tapes de Customizing requises
pour le contrle des factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

15-2

Synoptique

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

Gestion du compte
d'attente EM/EF
XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

15-3

Customizing du contrle des factures

l Pour simplifier la maintenance et l'adapter


l'volution de vos besoins, vous souhaitez rsumer
les modifications de Customizing apportes par
votre entreprise au domaine du contrle des
factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

15-4

Messages systme

Contrle des factures


Article
Quantit Px commande
100-3412 100
10

Montant
1000
1020

Message : prix trop lev

Message d'erreur

Message d'avertissement

Non-spcialiste

Spcialiste

SAP AG 1999

Vous pouvez configurer l'affichage de certains messages sous forme de message d'erreur ou de
message d'avertissement ; vous pouvez galement faire en sorte qu'ils ne s'affichent pas.

Vous pouvez appliquer ces paramtres tous les employs ou seulement certains d'entre eux.

(C) SAP AG

LO515

15-5

Imputations automatiques
Facture
Article A 1000
Article B 2000
Article C 3000
TVA
600
Total
6600

Programme
Transactions

Montants

Pice FI

Imputer

001
002
003
004
005
006
007
008

31
86
89
86
93
86
93
40

1230
191100
300100
191000
231000
191000
232000
154000

Facture MM
Comptes

Rogers & Hart


Compte EM/EF
Compte de stock
Compte EM/EF
Diffrences prix
Compte EM/EF
Diffrences prix
Compte de dbit
des taxes

6600 +
900 100 2020 20 +
2980 20 600 -

Customizing

Cl
compta.
SAP AG 1999

Lorsque vous enregistrez une facture, le systme R/3 dtermine automatiquement les transactions
qu'il doit imputer.

Un plan comptable est affect chaque socit. Pour chaque plan comptable, vous dfinissez les
comptes que le systme R/3 doit imputer pour les transactions individuelles.

Pour certaines transactions, vous pouvez configurer les comptes en fonction du domaine de
valorisation ou du code de chargement ultrieur.

(C) SAP AG

LO515

15-6

Types de document et tranches de numros

Transaction

Pice comptable
Types de
compte

Transaction
Type de document

RD
manuel

RS
automatique
Document
article

Tranche de
Tranche de numros
numros

Net/
brut
Tranche de
numros

Intervalle
de numros

Intervalle
de numros

Intervalle
de numros
SAP AG 1999

Pour les factures MM, la tranche de numros est configure en fonction de la transaction concerne.
Il existe deux types de transaction :
RD pour la saisie manuelle de factures,
RS pour la cration automatique de documents (annulation de facture, FA et EDI par exemple).

Pour chaque transaction, vous configurez le type de document que le systme R/3 doit proposer
comme pice comptable lors de l'appel de la transaction. Si le systme cre plusieurs pices
comptables (documents de revalorisation ou de rduction de facture par exemple), vous pouvez
configurer des types de document spars pour chaque pice.

Le type de pice comptable dtermine si le systme R/3 doit effectuer une comptabilisation brute ou
nette du document et dfinit les types de compte autoriss et la tranche de numros que le systme
doit utiliser. Vous disposez, dans le systme standard, du type de document RE pour la
comptabilisation brute et du type de document RN pour la comptabilisation nette.

L'intervalle de numros partir duquel le systme R/3 affecte le numro de la pice dpend de la
tranche de numros utilise. Vous pouvez configurer les tranches de numros en fonction de
l'exercice comptable.

(C) SAP AG

LO515

15-7

Taxes : devises trangres

Codes TVA
proposs
dans les donnes
de base

pour les cots


indirects
d'acquisition
non planifis

Taux de change EM taux de change facture

Enregistrement
de diffrences
de change

Taux de change
facture - taux de
change planifi

Pas de diffrences
de change

SAP AG 1999

Dans le Customizing, vous pouvez configurer le code TVA propos par le systme R/3 pour chaque
socit lorsque vous saisissez des factures. Ce paramtre varie en fonction du fournisseur, selon qu'il
s'agit d'un fournisseur tranger ou national.

Si vous ne souhaitez pas que le systme R/3 rpartisse les cots indirects d'acquisition non planifis
parmi les postes, mais qu'il les enregistre sur un compte gnral distinct, vous pouvez dfinir un code
TVA spcifique, que le systme propose lors de la saisie des factures.

Dans le cas de factures en devise trangre, certains carts de change peuvent se produire. Dans le
Customizing, vous pouvez spcifier si le systme R/3 doit ou non enregistrer ces diffrences sur des
comptes d'carts de change distincts. Vous pouvez galement configurer le mode de dtermination
de ces comptes.

(C) SAP AG

LO515

15-8

Cots indirects d'acquisition non planifis : textes


de commande

Cots indirects
d'acquisition non planifis
Rpartition
parmi les postes
de commande

Enreg. ds compte
gnral distinct

Gnral : messages
avec textes commande

Types txt cmde

Oui

Non

Types de cours
Garanties

...

Saisie de facture

Dates
Note texte de commande
SAP AG 1999

Le systme R/3 peut rpartir les cots indirects d'acquisition non planifis parmi les postes de
commande ou les enregistrer sur un compte gnral distinct.

Vous pouvez crer divers textes de commande dans la commande. Dans le Customizing, vous
pouvez spcifier si le systme R/3 doit, ou ne doit pas, informer le comptable de l'existence de textes.
Dans la mesure o tous les types de texte ne sont pas pertinents pour le comptable, vous pouvez
galement spcifier les textes pour lesquels le systme doit afficher un message.

(C) SAP AG

LO515

15-9

Paramtres de saisie de codes barres


Socit

Type de document

Archive

Facture
Type de document
Systme R/3

Code barres _________

Saisie de facture

Scanner
Archiver

Code barres _________


Systme R/3
Type de
document
Code barres

Type de
document
Code
barres

Serveur archive

SAP ArchiveLink
SAP AG 1999

Si vous archivez la facture papier, vous devez affecter le document de facture cette pice. Pour
cela, vous utilisez le code barres.

Vous pouvez affecter un type de document papier pour chaque type de document de chaque socit.

Les paramtres de la saisie d'un code barres vous permettent de dfinir si la saisie de codes barres est
active et si le systme R/3 doit contrler le code barres saisi en fonction du type de document et de
l'utilisateur.

(C) SAP AG

LO515

15-10

Variantes de la liste des postes

Liste des postes


Pst Article
Texte
Qt Montant Commande
001 100-4291 jts-lanternes 100 2000
4500012389
Donnes
002 200-1222
chemisesfiscales
50 3600
4500012389

Informations de facture
Pst Commande Article Texte
Qt UdQ Montant Compte Ctr. cots
001 4500012389 100-4291 Jts-lanternes 100 pc 2000
002 4500012389 200-1222 Chemises
50 pc 3600
001 4500020143
002 4500020143

Papier
16 car
Rparations 2,5 hre

480
196

Immo.

400000 1000
400100 1050

Liste des postes


Pst
001
002

Texte Compte Centre cots Qt


Papier 400000 1000
16
Donnes
fiscales 2,5
Rpar.
400100 1050

UdQ Montant
car 480
hre 196

SAP AG 1999

Lorsque vous saisissez des factures, le comptable reoit tous les postes imputer dans la liste des
postes. Chaque ligne contient un grand nombre d'informations.

Pour vous permettre de visualiser facilement les informations importantes, sans devoir faire dfiler
l'cran vers la gauche ou la droite, des variantes d'affichage de la liste des postes ont t dfinies.

Si certaines de ces variantes ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise, vous pouvez en
dfinir de nouvelles dans le Customizing.

(C) SAP AG

LO515

15-11

Contrle du double d'une facture

Fiche fournisseur
Contrler double facture

Socit

Customizing

Facture
Fournisseur
Rfrence
Date
Montant
Devise

Socit

Facture
Customizing
Customizing

Fournisseur
Rfrence
Date
Montant
Devise

SAP AG 1999

Si vous avez dfini le code Contrler double facture dans une fiche fournisseur particulire, lorsque
vous saisissez une facture pour ce fournisseur et que la zone Rfrence est renseigne, le systme R/3
vrifie systmatiquement s'il existe dj une facture contenant les mmes donnes. Le systme
vrifie les donnes suivantes :
socit, fournisseur, rfrence, date du document, montant et devise.

Dans le Customizing, vous pouvez spcifier si le systme R/3 doit prendre en compte la socit, la
rfrence et la date comme critres de contrle.

Exemple : la facture suivante a dj t enregistre dans votre systme R/3.


Socit 0001, fournisseur 1230, rfrence a2b3c4, date de document 22/10, montant 1000, devise
UNI. Vous saisissez maintenant la facture ci-dessous.
Socit 0001, fournisseur 1230, rfrence ab23c4, date de document 22/10, montant 1000, devise
UNI. Si vous avez dfini la rfrence comme critre de contrle, le systme R/3 ne considre pas la
deuxime facture comme un double. Si vous avez slectionn Ne pas contrler la rfrence, un
message s'affiche vous indiquant que vous avez peut-tre saisi cette facture deux fois.

(C) SAP AG

LO515

15-12

Paramtres dfinir pour le blocage des factures

Dfinition de limites de
tolrance

Dfinition d'un blocage


du paiement
Blocage manuel sur la
page onglet
Paiement

Blocage automatique en
cas d'cart

Cl de tolrance
Ecart sur quantits
Ecart de prix
Montant du poste
...

Ctrl limites
sup. : oui/non

Contrle du montant
du poste
Blocage stochastique
Blocage automatique
Blocage automatique

Activer

Type de poste
Entre march.
oui/non

Activer

pourcentage
valeur seuil

SAP AG 1999

Vous pouvez dfinir plusieurs blocages de paiement pour les factures bloques manuellement au
niveau de l'en-tte. Pour un blocage automatique de paiement, le systme R/3 dfinit le blocage de
paiement R.

Une cl de tolrance est associe chaque type d'cart (par exemple, cart sur quantits, cart de
prix), pour lequel vous devez configurer des limites de tolrance. Il existe galement une cl de
tolrance pour les contrles du montant d'un poste, les petits carts et pour la modification du prix
maximum.

Si le systme R/3 doit bloquer des postes de facture au-dessus d'un certain montant, vous devez
activer le contrle du montant dans le Customizing. Vous pouvez galement prciser le contrle en
fonction du type de poste et du code de l'entre de marchandises. Vous saisissez le montant rel dans
les limites de tolrance.

Pour un blocage stochastique, le systme R/3 bloque les factures de faon alatoire. Si vous activez
le blocage stochastique, vous devez galement dfinir la probabilit de blocage d'une facture par le
systme R/3.

(C) SAP AG

LO515

15-13

Paramtres EDI dans le contrle des factures

Partenaire (fournisseur)

EDI

Socit

Type de
document

Raction aux
carts

Code TVA

Tolrance
Prenregistrer uniquement
Rduire
Accepter
Accepter
ou prenregistrer
SAP AG 1999

Pour recevoir des factures via EDI, vous devez dfinir :


comment votre systme R/3 utilise les informations relatives l'entreprise, transmises par le
partenaire, pour dterminer la socit dans laquelle il enregistre la facture ;
le type de document qu'il doit utiliser pour enregistrer la facture ;
le mode de conversion des codes TVA transmis par le partenaire en codes TVA utiliss dans le
systme R/3 ;
comment le systme doit ragir si le partenaire transmet des quantits et des valeurs diffrentes de
celles escomptes en fonction de la commande et de l'historique de commande :
- s'il rduit la facture de l'cart au niveau du poste,
- s'il accepte la diffrence (il est possible que le systme R/3 bloque la facture pour paiement),
- s'il prenregistre la facture - auquel cas vous devez la traiter manuellement,
- s'il accepte les carts uniquement lorsque leur total se situe dans les limites de tolrance (si ce
n'est pas le cas, le systme prenregistre la facture).

(C) SAP AG

LO515

15-14

Dtermination des messages dans le contrle des


factures
Dtermination des messages
Tables de conditions
Squences d'accs
Types de message
Schmas des messages
Besoins
Conditions
Formulaires

Message en cas
d'un cart
de prix
Acheteur
Rduction
de facture

FA sur entre
de marchandises
Imputation stock
en consignation
Fournisseur
SAP AG 1999

Si un cart de prix se prsente, le systme R/3 peut en informer l'acheteur par mail.

En cas d'imputation du stock en consignation, vous devez envoyer au fournisseur une information sur
le dcompte, afin qu'il puisse vrifier le paiement et avoir une vue d'ensemble des quantits de stock
en consignation.

Lors de la facturation automatique des entres de marchandises (FA), vous devez envoyer au
fournisseur un justificatif des factures gnres pour qu'il puisse comparer les paiements effectus
aux commandes et aux livraisons.

Lorsque vous rduisez une facture, vous devez en informer le fournisseur pour qu'il puisse prendre
en compte les carts entre les paiements et les crances.

(C) SAP AG

LO515

15-15

Autorisation dans le contrle des factures

Classes de tolrances

Autorisations et profils
Socit
Division
Motifs de blocage
Acceptation manuelle

Montant maximum comptabilis


Escompte maximum

Fiche utilisateur

Customizing

SAP AG 1999

Vous pouvez utiliser les autorisations et les profils pour dfinir les paramtres suivants pour chaque
utilisateur :
socits pour lesquelles l'utilisateur peut enregistrer des documents,
divisions pour lesquelles l'utilisateur peut enregistrer des factures,
motifs de blocage que l'utilisateur peut supprimer,
possibilit pour l'utilisateur d'accepter manuellement des carts sans rfrence un poste.

Vous pouvez affecter chaque utilisateur une classe de tolrances. Vous fixez le montant et
l'escompte maximum que la classe de tolrances est autorise enregistrer.

(C) SAP AG

LO515

15-16

Extensions dans le contrle des factures

Attribution de numros

Proposition d'imputation
pour factures relatives des
commandes avec limites

Regroupement des comptes pr


dtermination comptes EM/EF

Texte de poste dans


documents subsquents
Contrle des tolrances

Entre de facture EDI

Imputation stock en consignation


/pipeline

FA sur entre
de marchandises

Edition de messages

SAP AG 1999

Dans le contrle des factures, vous pouvez utiliser maintes reprises des extensions pour dterminer
comment le systme R/3 effectue la mise jour d'informations pour des fournisseurs spcifiques.

Une extension est constitue d'un ou plusieurs modules fonction dans lesquels vous pouvez crer
votre propre codage.

Pour une documentation sur les extensions individuelles, reportez-vous aux modules fonction
correspondants.

(C) SAP AG

LO515

15-17

Customizing du contrle des factures : rsum

Vous tes maintenant capable :


l d'numrer les tapes de Customizing requises
pour le contrle des factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

15-18

Customizing du contrle des factures : exercices


Chapitre : Customizing du contrle des factures

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

d'numrer les tapes de Customizing requises pour le


contrle des factures.

Vous devez configurer le Customizing du contrle des factures


pour optimiser le processus correspondant.

1-1

FACULTATIF : vous devez configurer plusieurs paramtres de manire spcifique


pour votre entreprise. Trouvez les chemins de menus de ces fonctions type.

1-1-1 Dfinissez le message M8 225 Facturation automatique des entres de


marchandises active pour la commande & & comme message derreur
pour tous les employs.
______________________________________________________
1-1-2 Dfinissez des tolrances propres au fournisseur.
______________________________________________________
1-1-3 Pour la socit 1000, configurez le systme de faon ce quil bloque les
postes de facture pour les services externes au-dessus de 1000 UNI.
______________________________________________________
______________________________________________________
1-1-4 Dfinissez une petite tolrance d'cart de prix.
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

15-19

1-1-5 Vrifiez dans quels comptes le systme R/3 enregistre les carts de prix.
______________________________________________________
1-1-6 Dfinissez des textes annexes de commande obligatoires.
______________________________________________________

(C) SAP AG

LO515

15-20

Customizing du contrle des factures : solutions


Chapitre : Customizing du contrle des factures

1-1

Outils AcceleratedSAP Customizing Traitement de projet


Lorsque vous slectionnez Aff. guide rf. SAP, le Guide dimplmentation complet
saffiche. Pour paramtrer le contrle des factures (Logistique), vous utilisez le
noeud Gestion des articles Contrle des factures Contrle des factures
(Logistique) .
Pour les applications secondaires, vous ajoutez ce chemin de menus les lments
suivants :
1-1-1 Dfinir proprits des messages systme
1-1-2 Facture fournisseur Paramtrer tolrances spcifiques au
fournisseur
1-1-3 Blocage facture Contrle du Montant poste Activer (type de
poste D)

Bloquer facture Contrle du montant poste Paramtrer contrle


du montant du poste(type de poste D)
Bloquer facture Dfinir marges de tolrance (cl de tolrance AP)
1-1-4 Bloquer facture Dfinir marges de tolrance (cl de tolrance BD)
1-1-5 Paramtrer enregistrement automatique -
bouton Interrompre,
imputation (ligne PRD)

1-1-6 Facture fournisseur Traiter textes de commande lors du contrle


facture

(C) SAP AG

LO515

15-21

Contrle facture

Contenu :
l Procdure de saisie pour le contrle facture
l Prenregistrement des documents
l Factures sans rfrence
l Diffrences entre le contrle facture et le contrle des
factures (Logistique)

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

16-1

Contrle facture : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de saisir des factures via la transaction du
contrle facture MR01 ;
l d'numrer les principales diffrences entre le
contrle facture et le contrle des factures
(Logistique) ;
l de prenregistrer une facture ;
l de saisir une facture sans rfrence une
commande ou une entre de marchandises.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

16-2

Synoptique

Gestion du compte
d'attente EM/EF

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

16-3

Contrle facture : scnario de gestion

l Votre entreprise doit prenregistrer des factures


au-dessus d'une certaine valeur jusqu' ce qu'elles
soient approuves et dbloques.
l Votre entreprise reoit parfois des factures qui ne
font pas rfrence une commande.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

16-4

Processus du contrle facture


Ecran
initial
Ecran
fournisseur
Automatique
en cas
d'carts

Con
tr

le f
a

ctur
e

Ecran de
slection

Ecran de poste
Ecran de poste
Synthses
des pices
Ecran de poste

Contrle
des pices
Ecran
initial

SAP AG 1999

Lorsque vous saisissez une facture dans le contrle facture, vous devez utiliser plusieurs crans.
Ecran initial : saisie des donnes d'en-tte et slection.
Ecran fournisseur : saisie des donnes fournisseur.
Ecran de slection : slection des postes concerns.
Synthse des pices : synthse des postes saisis.
Ecran de poste : informations dtailles concernant un poste (certaines donnes peuvent tre
modifies).
Ecran d'ajustement : correction des quantits et des montants dans la synthse.
Contrle des pices : simulation des enregistrements et dtermination du solde.

(C) SAP AG

LO515

16-5

Prenregistrement des documents

Non-spcialiste

Facture

Con
trl
e

fact
u

Manque de
connaissances
Manque
d'informations
Spcialiste

re

Prenreg.

Facture
prenregistr
e
prenregistre

Modifier
Spcialiste

Enregistrer

Facture
enregistre
enregistre

SAP AG 1999

Le contrle facture vous permet de prenregistrer des factures dans les cas suivants.
Un comptable expriment dsire traiter une facture, mais il lui manque certaines informations
ncessaires l'enregistrement de la facture (par exemple, les informations relatives l'imputation).
Il prenregistre la facture. Ds qu'il obtient les informations manquantes, il modifie le document
saisi par anticipation et l'enregistre.
Un employ moins expriment saisit les donnes de la facture sans les contrler. Le responsable
contrle ensuite le document saisi par anticipation, le modifie si ncessaire et l'enregistre.
Les factures saisies doivent tre contrles deux fois. Les participants doivent inclure le centre de
cots d'approvisionnement et la Comptabilit financire.
Une facture prsente un cart de prix significatif. Vous la prenregistrez afin d'viter que le
systme R/3 ne remplace le prix moyen pondr de l'article factur par un chiffre peu raliste.

(C) SAP AG

LO515

16-6

Processus de prenregistrement des documents


Con
trle

Facture

factu
re

Prenregistrement

Pice 51000123
Poste fournisseur
Postes de facture

Modifier

Enregistrer
Document
Fourn.
EM/EF

Compte EM/EF
Cpte fournisseur

100 100 +

Historique de commande
Entres march.
Factures
Factures prenregistres

SAP AG 1999

Lorsque vous prenregistrez une facture, le systme R/3 sauvegarde les donnes que vous saisissez.
Il affecte un numro au document mais n'effectue aucune comptabilisation.

Vous pouvez modifier un document saisi par anticipation aussi souvent que vous le souhaitez.

Le systme n'effectue de contrle rel que via la fonction d'enregistrement de document saisi par
anticipation.

Les critures comptables sont effectues lors de l'enregistrement du document saisi par anticipation.

Les documents saisis par anticipation sont rpertoris dans l'historique de commande.

Vous pouvez dfinir des stratgies de lancement pour le prenregistrement des documents. Ces
stratgies dterminent les modalits d'approbation des documents saisis par anticipation pour
enregistrement. Vous utilisez le Workflow pour prendre en charge le traitement des documents saisis
par anticipation (cette fonction correspond au prenregistrement des pices dans la Comptabilit
financire).

Le contrle des factures vous permet de passer directement de la synthse des pices au
prenregistrement des documents.

Vous pouvez supprimer un document saisi par anticipation. Le numro du document supprim n'est
pas repris par le systme R/3. Lorsque vous supprimez un document, son en-tte reste dans le
systme en tant que trace du motif d'affectation du numro du document. Les postes individuels sont
supprims de la base de donnes.

(C) SAP AG

LO515

16-7

Factures sans rfrence

Facture

Con
trle
factu
r

Smith & Sons

Pas de
rfrence
une commande

Poste fournisseur indiv.

Ecriture de contrepartie

Article

Centre cots

Immobilisation

SAP AG 1999

Vous pouvez enregistrer des factures pour lesquelles il n'existe aucune commande de plusieurs
faons.
Au niveau d' un article
Si un numro d'article est spcifi dans la facture - cots de stockage d'un article particulier par
exemple.
Au niveau d'un compte gnral
Lorsque le compte gnral correspondant aux cots peut tre dfini cots de repas d'affaires par
exemple.
Au niveau d'une immobilisation
Lorsque l'immobilisation correspondant aux cots peut tre dfinie cots de maintenance par
exemple.

Le systme R/3 passe directement l'criture de contrepartie pour le poste fournisseur individuel sur le
compte de stock, le compte gnral ou le compte d'immobilisation spcifi.

Lorsqu'une facture ne comporte aucune rfrence, le systme R/3 ne peut pas vrifier l'exactitude de
son contenu et de ses prix. Par consquent, vous pouvez configurer le systme pour qu'il bloque
automatiquement les factures sans rfrence excdant un certain montant.

Vous pouvez galement saisir une facture dont certains postes font rfrence une commande et
d'autres non.

(C) SAP AG

LO515

16-8

Diffrences avec le contrle des factures


(Logistique)
Contrle des factures
Contrle facture
Systmes
Systmes rpartis
rpartis
Compta. directe
sur compte gnral
et compte article

Slection
Slection multiple
multiple illimite
illimite
Logique
Logique de
de compta.
compta.

Rduction
Rduction de
de facture
facture

Ecarts
Ecarts et
et
motifs
motifs de
de blocage
blocage
Prenregistrement
des documents

Enreg.
Enreg. en
en arrire-plan
arrire-plan

Factures
Factures relatives
relatives des
des
commandes
commandes avec
avec limites
limites

...

Conditions
Conditions de
de paiement
paiement
Ecriture
Ecriture inter-socits
inter-socits

...

SAP AG 1999

Le contrle facture et le contrle des factures


(Logistique) diffrent de par l'tendue de leurs
fonctions respectives. Les fonctions
disponibles dans le contrle facture qui n'ont
pas encore t mises en oeuvre dans le contrle
des factures (Logistique) sont les suivantes :
saisie de factures par anticipation,
comptabilisation directe sur un compte
article ou un compte gnral,
(ces fonctions sont disponibles dans le
contrle des factures (Logistique) partir
de la Version 4.6C).
(C) SAP AG

LO515

16-9

Vous pouvez utiliser paralllement le contrle


facture et le contrle des factures (Logistique).
Cependant, les documents enregistrs dans le
contrle facture ne peuvent tre affichs que
via la fonction de contrle facture. Ce principe
s'applique galement au contrle des factures
(Logistique).
A terme, le contrle des factures (Logistique)
remplacera compltement le contrle facture.
De nouvelles fonctions sont dveloppes
uniquement dans le contrle des factures
(Logistique).
Vous pouvez trouver une liste des diffrences
qui existent entre le contrle facture et le
contrle des factures (Logistique) pour des
niveaux de version particuliers dans les
commentaires 116272, 105825 et 144081 de
SAPNet.

(C) SAP AG

LO515

16-10

Contrle facture : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des factures via la transaction du
contrle facture MR01 ;
l d'numrer les principales diffrences entre le
contrle facture et le contrle des factures
(Logistique) ;
l de prenregistrer une facture ;
l de saisir une facture sans rfrence une
commande ou une entre de marchandises.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

16-11

Contrle facture : exercices


Chapitre : contrle facture

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

dutiliser le contrle facture pour enregistrer une facture


correspondant une commande ;

dutiliser le contrle facture pour prenregistrer une facture ;

de modifier et denregistrer une facture saisie par anticipation


(prenregistre) ;

dutiliser le contrle facture pour enregistrer une facture sans


rfrence une commande.

Votre entreprise utilise galement le contrle facture. Vous


souhaitez vous familiariser avec les fonctions de
prenregistrement et denregistrement sans rfrence un poste.

1-1

Vous recevez une facture de Sapsota Company Limited. Saisissez la facture via le
contrle facture.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1601##
La facture fait rfrence votre commande numro 4151516##
T-M15C##

Joints d'tanchit

T-M15D##

Joints-lanternes

TVA

100 pc

2000 UNI

50 pc

250 UNI

TVA 10%

225 UNI

Montant rgler :

2475 UNI

1-1-1 Renseignez lcran initial et lcran fournisseur.

(C) SAP AG

LO515

16-12

1-1-2 Dans lcran de slection, le systme R/3 propose un certain nombre de


postes avec des quantits et des valeurs. Affichez lhistorique de commande
pour tous les postes et compltez le tableau suivant :

Poste
de
comma
nde

Facture courante

Historique de commande

Montant
propos

Quantits
EM

Quantit
propose

Quantits
factures

10
20
30
40

1-1-3 Corrigez ventuellement les valeurs proposes afin de supprimer tous les
carts. Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________
1-1-4 Simulez les enregistrements effectuer. Compltez le tableau.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004

Enregistrez le document.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

16-13

1-2

Le fournisseur vous envoie la facture suivante.


FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1602##
La facture fait rfrence votre commande numro 41515162##
T- M15B##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

100 pc

5000 UNI

T-M15C##

Joints d'tanchit

100 pc

2100 UNI

TVA 10%

710 UNI

TVA
Montant rgler :

7810UNI

1-2-1 Vous tes charg de prenregistrer (saisir par anticipation) les factures.
Utilisez la fonction de prenregistrement des documents dans le contrle
facture. Dans lcran de slection de poste, vous remarquez quun prix trop
lev a t factur dans le second poste. Sauvegardez le document sans
saisir lcart.
Numro de document prenregistr : ____________________
1-2-2 Affichez le document prenregistr.
Possde-t-il une pice comptable ? _____________________
Le document saisi par anticipation apparat-il dans l'historique de
commande ? De quelle faon ?
______________________________________________________
1-2-3 Vous avez consult le service Achats qui vous a appris que la facture est
correcte. Modifiez le document prenregistr et sauvegardez-le.
1-2-4 Enregistrez le document saisi par anticipation. Possde-t-il une pice
comptable ?
Numro de facture : _______________________________________
Pourquoi la facture est-elle bloque ? Comment pouvez-vous viter ce type
de blocage ?

(C) SAP AG

LO515

16-14

1-3

Vous recevez parfois une facture pour laquelle il ny a pas de commande. La


facture suivante permet la mise niveau de lun de vos articles. Les frais de
transport doivent tre enregistrs dans un compte distinct.
FACTURE
Sapsota Company Limited

Fournisseur T-L15A##

Date facture : (date du jour)


Facture 1603##
La facture fait rfrence votre commande
T-M15A##

Pions pour
chemises spirale en
fonte

500 pc

Transport
TVA

600 UNI

450 UNI
TVA 10%

Montant rgler :

105 UNI
1155 UNI

1-3-1 Utilisez le contrle facture pour saisir cette facture. Enregistrez les cots de
larticle T-M13A## de la division 1000 dans les frais de transport et les
cots darticles sur le compte 86300.
1-3-2 Simulez les enregistrements.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004
Enregistrez la facture.
Numro de facture : _______________________________________

(C) SAP AG

LO515

16-15

Contrle facture : solutions


Chapitre : contrle facture

1-1-1 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle


factures Saisie document Crer facture
1-1-1 Saisissez les donnes suivantes dans l'cran initial :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Socit

1000

Devise

UNI

Rfrence

1601##

Commande

41515161##

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran fournisseur. Vous


saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

2475

TVA

225

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran de slection.

(C) SAP AG

LO515

16-16

1-1-2 Le systme R/3 propose les postes de commande avec les quantits et les
valeurs devant tre factures.

Poste
de
comma
nde

Facture courante

Historique de commande

Montant
propos

Quantits
EM

10

20

5000

30

2000

40

Quantit
propose

Quantits
factures

100

100

100

100
0

80 + 20
0

0
100
0

1-1-3 Puisque la facture ne contient pas le poste 20, que le systme R/3 a propos,
vous supprimez la slection de ce poste en cliquant sur la zone de slection
approprie.
Puisque la facture contient le poste 40, que le systme R/3 na pas propos,
vous slectionnez ce poste et saisissez pour lui les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

250

Quantit

50

Vous slectionnez Synthse des pices.


Le systme R/3 contrle la quantit du poste 40. Si ncessaire, vous recevez
un message davertissement vous informant que la quantit livre est nulle.
Pour accuser rception de ce message, appuyez sur la touche Entre.
1-1-4 Lorsque vous slectionnez Simuler, les critures en compte qui seront
gnres par lenregistrement de la facture saffichent.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

2475 -

002

Compte d'attente EM/EF

2000

003

Compte d'attente EM/EF

250

004

Compte de dbit des taxes

225

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.

(C) SAP AG

LO515

16-17

1-2

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle factures


Prenregistrement des documents Prenregistrer
1-2-1 Saisissez les donnes suivantes dans l'cran initial :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Socit

1000

Devise

UNI

Rfrence

1602##

Commande

41515162##

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran fournisseur. Vous


saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

3410

TVA

310

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran de slection.


Ne modifiez pas les valeurs proposes et slectionnez Synthse des pices.
Dans la synthse des pices, vous slectionnez Sauvegarder document.
1-2-2 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle
factures Prenregistrement des documents Afficher
Le systme propose la dernire facture prenregistre. Appuyez sur la
touche Entre pour afficher la synthse des pices.
Il nexiste pas de pice comptable pour le document prenregistr.
Pour afficher lhistorique de commande, placez votre curseur sur un poste et
slectionnez Environnement Historique de commande. Les documents
prenregistrs sont rpertoris sparment.

(C) SAP AG

LO515

16-18

1-2-3 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle


factures Prenregistrement des documents Modifier
Le systme R/3 propose la dernire facture prenregistre. Appuyez sur la
touche Entre pour afficher la synthse des pices.
Dans la synthse des pices, vous slectionnez Correction oui/non. Vous
modifiez ensuite le montant dans la troisime ligne du document.
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

2100

Si vous slectionnez une nouvelle fois Correction oui/non, vous repassez


la synthse des pices. Le systme R/3 contrle le prix. Si ncessaire, vous
recevez un message davertissement vous informant que le prix est trop
lev. Pour accuser rception de ce message, appuyez sur la touche Entre.
Dans la synthse des pices, vous slectionnez Sauvegarder document.
1-2-4 Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle
factures Prenregistrement des documents Enregistrer document
prenregistr
Le systme R/3 propose la dernire facture prenregistre. Appuyez sur la
touche Entre pour afficher la synthse des pices.
Dans la synthse des pices, vous slectionnez Enregistrer. Un message
affiche le numro du document.
Le systme R/3 bloque la facture en raison dun cart de prix. Si lacheteur
avait modifi le prix la commande entre-temps, le systme naurait pas
bloqu la facture.
1-3

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Contrle factures


Saisie document Crer facture
1-3-1 Saisissez les donnes suivantes dans l'cran initial :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Date de la pice

<date du jour>

Socit

1000

Devise

UNI

Rfrence

1601##

Fournisseur

T-L15A##

LO515

16-19

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran fournisseur. Vous


saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Montant

1155

TVA

105

Appuyez sur la touche Entre pour afficher la synthse des pices.


Lorsque vous slectionnez Traiter Nouveau poste Articles, une bote
de dialogue saffiche, dans laquelle vous saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Article

T-M15A##

Division

1000

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran Dbit darticle. Vous
saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Quantit

500

Montant

600

Appuyez sur la touche Entre pour afficher de nouveau la synthse des


pices.
Lorsque vous slectionnez Traiter Nouveau poste Compte gnral,
une bote de dialogue saffiche, dans laquelle vous saisissez les donnes
suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Compte gnral

86300

Appuyez sur la touche Entre pour afficher lcran Poste de compte gnral.
Vous saisissez les donnes suivantes :

(C) SAP AG

Nom de zone ou type de


donne

Valeurs

Montant

450
LO515

16-20

Appuyez sur la touche Entre pour afficher de nouveau la synthse des


pices.

(C) SAP AG

LO515

16-21

1-3-2 Lorsque vous slectionnez Simuler, une bote de dialogue saffiche. Elle
vous permet de visualiser les critures en compte gnres par
lenregistrement dune facture.
Poste

Compte

Montant

001

Compte fournisseur

1155 -

002

Compte d'attente EM/EF

003

Compte de stock

600

004

Compte gnral

450

005

Compte de dbit des taxes

105

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le document. Un message affiche le


numro du document.

(C) SAP AG

LO515

16-22

Gestion du compte d'attente EM/EF

Contenu :
l Gestion du compte d'attente EM/EF
l Ecritures en compte lors de la gestion du compte
d'attente EM/EF

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

17-1

Gestion du compte d'attente EM/EF : objectifs

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure :


l de grer le compte d'attente EM/EF.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

17-2

Synoptique

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

Gestion du compte
d'attente EM/EF
XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

17-3

Gestion du compte d'attente EM/EF : scnario de


gestion

l Le compte d'attente EM/EF sert solder les entres


de marchandises et les factures. Lorsqu'il existe
des carts sur quantits entre les entres de
marchandises et les entres de facture, certains
postes restent non solds sur le compte d'attente
EM/EF. Si de futures livraisons, des livraisons de
retour, des factures ou des avoirs ne soldent pas
un cart sur quantits pour un poste de
commande, vous devez grer le compte d'attente
EM/EF pour ce poste.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

17-4

Ecarts sur quantits


Facture

Commande
100 pc
10,00 UNI/pc

Entre march.
50 pc

80 pc
10,00 UNI/pc
= 800 UNI

Avoir

30 pc
10,00 UNI/pc
Entre march. = 300 UNI

30 pc
Facture

Commande
100 pc
10,00 UNI/pc

Entre march.
100 pc

97 pc
10,00 UNI/pc
= 970 UNI
Facture
Livraison de retour
3 pc
3 pc
10,00 UNI/pc
= 30 UNI

SAP AG 1999

Le compte d'attente EM/EF relatif un poste de commande est sold lorsque la quantit livre et la
quantit facture sont identiques.

Si la quantit facture est suprieure la quantit livre, le systme R/3 attend une autre entre de
marchandises.

Si la quantit livre est suprieure la quantit facture, le systme R/3 attend une autre facture.

Tous les carts du compte d'attente EM/EF doivent tre solds. Si ces carts ne sont solds ni par une
autre entre de marchandises (ou un avoir) ni par une facture (ou une livraison de retour), vous devez
grer le compte d'attente EM/EF manuellement.

Avant de grer le compte d'attente EM/EF, vous devez dterminer qu'aucune autre entre de
marchandises ou facture ne doit tre enregistre pour un poste de commande.

(C) SAP AG

LO515

17-5

Ecritures en compte pour la gestion des comptes

Facture

Commande
100 pc
10,00 UNI/pc

Entre
march.

Compte de stock
Compte EM/EF
Compte fournisseur

97 pc
10,00 UNI/pc
= 970 UNI

Entre march.
100 pc

1000 +
1000 -

Facture

970 +
970 -

Gestion cpte EM/EF

30 30 +

SAP AG 1999

Le systme R/3 cre un poste non sold dans le compte d'attente EM/EF la suite de l'cart entre la
quantit livre et la quantit facture.

Si aucune autre facture n'est entre (ou une livraison de retour cre), vous devez solder le poste non
sold manuellement.

Le systme R/3 crdite ou dbite le compte de stock lorsque le compte d'attente EM/EF est sold.
Pour un article prix moyen pondr, le compte de stock n'est crdit ou dbit que s'il existe une
couverture de stock suffisante. Dans le cas contraire, il effectue l'enregistrement dans un compte
d'cart de prix.

Vous ne pouvez pas annuler ce document.

Cette fonction se situe dans le contrle facture.

(C) SAP AG

LO515

17-6

Gestion du compte d'attente EM/EF : rsum

Vous tes maintenant capable :


l de grer le compte d'attente EM/EF.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

17-7

Gestion du compte dattente EM/EF : exercices


Chapitre : gestion du compte d'attente EM/EF

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

dnumrer les fonctions de gestion du compte d'attente


EM/EF.

Le compte d'attente EM/EF sert solder les entres de


marchandises et les factures. Certains carts ne sont pas solds par
d'autres entres de marchandises ou dautres factures. Vous devez
solder ces carts manuellement.

1-1

En qualit de chef comptable, vous souhaitez solder le compte d'attente EM/EF, qui
contient de petits carts pour le fournisseur T-L15A##.
1-1-1 La gestion du compte d'attente EM/EF s'effectue dans le contrle facture
sous Poursuite traitement. Saisissez votre fournisseur T-L15A##, des carts
sur quantits infrieurs 50% et des commandes antrieures ( blanc)
Mois comme critres de slection. Slectionnez Prparer la liste.
1-1-2 Slectionnez Excuter. Affichez l'historique de commande de l'un des
postes.
Slectionnez les postes que vous souhaitez traiter. Slectionnez Rapprocher.
1-1-3 Slectionnez Afficher document. Quels sont les comptes et les montants
imputs ?
FACULTATIF : compltez le tableau suivant.
Poste

Compte

Montant

001
002
003
004

(C) SAP AG

LO515

17-8

(C) SAP AG

LO515

17-9

Gestion du compte d'attente EM/EF : solutions


Chapitre : gestion du compte d'attente EM/EF

1-1

Logistique Gestion des articles Contrle des factures Logistique Contrle des factures Poursuite traitement Grer cpte alt. EM/EF
1-1-1 Dans la rubrique Critres de slection, vous saisissez les donnes suivantes :
Nom de zone ou type de
donne

Valeurs

Fournisseur

T-L15A##

Ecart sur quantits infrieur

50

Commandes antrieures

1-1-2 Lorsque vous slectionnez Excuter, une liste de postes de commande


saffiche. Vous affichez les entres de marchandises et les factures dun
poste de commande en plaant votre curseur sur un poste, puis en
slectionnant Historique de commande.
Vous slectionnez un ou plusieurs postes de commande en cliquant sur la
zone de slection. Lorsque vous slectionnez Rapprocher, le systme R/3
enregistre un document qui solde le compte dattente EM/EF. Il effectue
galement la mise jour de lhistorique de commande. Vous repassez
lcran de slection.
1-1-3 Lorsque vous slectionnez Afficher document, la synthse de pices
saffiche. Le systme R/3 propose la dernire pice enregistre. Appuyez sur
la touche Entre pour afficher la synthse des pices. Vous pouvez, partir
de l, afficher les enregistrements en slectionnant Autres fonctions Vue
comptabilit.
Le systme R/3 solde le compte dattente EM/EF et, si possible, enregistre
lcriture de contrepartie dans le compte de stock. Dans le cas contraire, il
enregistre lcriture de contrepartie dans un compte d'cart de prix.
Affichez lhistorique de commande en slectionnant Environnement
Historique de commande.
La gestion du compte apparat sous Factures dans lhistorique de
commande. La quantit totale facture est modifie.

(C) SAP AG

LO515

17-10

(C) SAP AG

LO515

17-11

Conclusion

Introduction au
contrle des factures

Ecarts sans rfrence


un poste

Procdure de base du
contrle des factures

Factures relatives des


commandes imputes

Taxes, escomptes
et devise trangre

Cots indirects
d'acquisition

Ecarts et motifs
de blocage

Rduction de facture

Chargements
ultrieurs
WWWW
+ XXXX
+ YYY
= ZZZZ

Taxes douanires

WWWW
+ XXXX
= ZZZZ

WWW
+ XX
= ZZ

Avoirs et annulations

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

18-1

Conclusion: synoptique

Gestion du compte
d'attente EM/EF

Dblocage des factures

Contrle des factures


en arrire-plan

XX
+ Y XX
= ZZ YY
ZZ

Conclusion

Traitement automatique

Customizing du
contrle des factures

Contrle facture

XXXX
+ YYY
= ZZZZ

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

18-2

Conclusion: objectifs du cours (1)

Vous tes maintenant capable :


l de saisir des factures pour les comptes de stocks

et les autres comptes ;


l de dcrire les mises jour et les imputations

rsultant de la saisie des factures ;


l de modifier les informations d'escompte et les

informations fiscales ;
l de dfinir des tolrances pour les prix, la quantit

et les montants, et de dbloquer des factures ;


l de saisir des cots indirects d'acquisition

planifis et non planifis.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

18-3

Conclusion: objectifs du cours (2)

Vous tes maintenant capable :


l d'enregistrer des factures en arrire-plan ;
l de corriger les valeurs avec des chargements

ultrieurs ou des enregistrements de rduction de


facture ;
l d'effectuer la facturation automatique des entres

de marchandises ;
l de grer le compte d'attente EM/EF (entre de

marchandises/entre de facture) ;
l de configurer les fonctions du contrle des

factures.

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

18-4

Activits/lectures complmentaires recommandes

l Rptez les exercices en utilisant les donnes IDES ou vos


propres donnes
l Reportez-vous la documentation en ligne
l Reportez-vous la documentation du guide IMG
l Reportez-vous aux nouveauts versions

SAP AG 1999

(C) SAP AG

LO515

18-5