MARZO 2015

TUTORIALES

Tutoriales
Formularios en Google Docs
En este tutorial veremos cmo utilizar Google Docs y puntualmente cmo trabajar en formularios.

Google Docs es una plataforma que permite crear documentos

en lnea y editarlos desde cualquier dispositivo. Una alternativa
es la creacin de formularios. Los formularios permiten generar
encuestas, realizar cuestionarios o recolectar datos de forma
Sitio: https://docs.google.com

eficiente.

1. Registrarse en Google Docs

Al ingresar en https://docs.google.com nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Veremos que en el margen superior se ofrece todas las opciones de Google Docs.
Seleccionaremos la ltima: Formularios. Luego debemos hacer clic nuevamente en el botn del
centro de la pantalla Crear un formulario gratis.

Si no estamos logueados (sesin iniciada) en Google, por ejemplo porque tenemos abierta una
cuenta de gmail) veremos la siguiente pantalla:

Si ya tenemos una cuenta de Google debemos colocar correo electrnico, contrasea y hacer clic en
Iniciar Sesin. Caso contrario, haremos clic en Crear una Cuenta. El sistema pedir algunos datos
(recuerden elegir contraseas seguras, as como leer las condiciones del servicio y polticas de
privacidad si tienen dudas). Una cuenta en Google sirve para todos sus servicios (mail, docs etc.)

2. Crear un formulario

Google Docs abrir un formulario nuevo. Para colocarle un nombre debemos hacer clic en el margen
superior derecho donde dice Formulario sin ttulo y escribirlo (podremos modificarlo de la misma
forma en otro momento). El formulario se guardar automticamente cada algunos segundos.
El formulario puede trabajarse de forma colaborativa. Para invitar colaboradores debemos hacer clic
en Archivo y seleccionar Aadir colaboradores. Podremos invitarlos colocando su direccin de
correo electrnico.

3. Crear / editar las preguntas del formulario

El primer paso es editar el ttulo y la descripcin del formulario. Luego podemos comenzar a agregar
preguntas. El formulario viene por defecto con una primera pregunta aadida. Debemos hacer clic
sobre ella para poder editarla, se abrir una venta de edicin.

Ttulo de la pregunta: aqu colocaremos la pregunta, consigna o informacin solicitada.

Texto de ayuda: este campo es optativo, puede ser una aclaracin, una ayuda, una indicacin para
quien est respondiendo o completando el formulario.
3.1. Tipos de preguntas

Formularios de Google Docs ofrece diversos tipos de preguntas. Tiene que ver con el tipo de
pregunta que realizamos y el tipo de respuesta que esperamos, por ejemplo una palabra, un prrafo,
una opcin entre mltiples opciones etc.

Veamos las alternativas:

Tipo de pregunta

Visualizacin en el formulario

Texto:
Se utiliza para respuestas breves. Al editar el
formulario solo es necesario completar la
pregunta.
Prrafo:
Se utiliza para respuestas ms extensas o de
desarrollo. Al editar el formulario solo es
necesario completar la pregunta.

Test:
Se utiliza para preguntas con respuestas de
eleccin mltiple. Permite elegir una sola
opcin. Al editar es necesario completar la
pregunta y las opciones.
En los tipos de preguntas de una sola opcin
adems

podemos

indicar

que

segn

respuesta lleve a otra pgina del formulario.

la

Casillas de verificacin:
Se utiliza para preguntas con respuestas
mltiples. Permite elegir varias opciones. Al
editar es necesario completar la pregunta y las
opciones.

Elegir de una lista:

Se utiliza para preguntas con respuestas
mltiples. Las opciones aparecen como men
desplegable. Permite elegir una sola opcin. Al
editar es necesario completar la pregunta y las
opciones.

Escala:
Se utiliza para respuestas de valoracin a partir
de una escala. Permite elegir un solo valor. Al
editar es necesario completar la pregunta,
determinar la escala (de 1 a 10) y las etiquetas
de los extremos (Ej.: Bueno - Malo / De acuerdo
En desacuerdo)
Cuadrcula:
Se utiliza para respuestas de valoracin a partir
de escalas, pero incluye ms aspectos o
elementos a valorar con la misma escala.
Permite completar un valor para cada lnea.

Fecha:
Se utiliza para solicitar una fecha. Quien
responde el formulario puede seleccionar de un
calendario que se abre al momento de
responder.
Otra opcin del mismo estilo es Hora.

En la siguiente pantalla veremos un ejemplo de edicin de una pregunta. En la imagen, la pregunta

ya fue formulada, as como el texto de ayuda. Haciendo clic en Tipo test se desplegar un men
para elegir un tipo de respuesta.

Una vez que seleccionamos el tipo de pregunta podemos seguir editando. En este caso se seleccion
el tipo Casillas de verificacin, por lo tanto permite completar las opciones. Desde la x que se
encuentra a la derecha de cada opcin podemos eliminarla. Desde el margen izquierdo de cada
opcin podremos arrastrarlas para cambiar el orden.

Tambin es posible definir que la pregunta sea obligatoria. Esto significa que quien responde no
podr enviar el formulario sin esa respuesta.
Una vez completados todos los aspectos de una pregunta, hacemos clic en ok para guardarla.
Podremos volver a editar ms tarde.

La pregunta terminada tendr la siguiente apariencia:

Para agregar otra pregunta debemos hacer clic en Aadir elemento. Por defecto se agrega otra
pregunta para editar.

Si hacemos clic en la flecha hacia abajo que indica men de opciones podremos elegir directamente
el tipo de pregunta (desde Insertar en la barra del margen superior tambin podremos hacer lo
mismo).

Los tipos de preguntas se dividen aqu entre bsicas y avanzadas. Haciendo clic en alguna de
ellas podremos comenzar a editar la pregunta ya con el tipo de pregunta definido.

Veamos otro ejemplo, esta vez una pregunta para responder en un prrafo.

3.2. Modificar, duplicar o eliminar preguntas

Una vez creadas las preguntas podemos volver a ellas para editarlas, eliminarlas o duplicarlas.
Al pasar el mouse sobre la pregunta veremos que aparecen los siguientes botones:

Editar:

Al hacer clic en el botn para editar, podremos volver a ingresar a la pregunta y

modificar cualquier aspecto.

Duplicar:

Al hacer clic en el botn de duplicar, podremos crear una pregunta igual o perecida
(modificando algn detalle).

Eliminar:

Desde el botn eliminar borramos la pregunta definitivamente. Sin embargo si la

eliminamos por error podremos solucionarlo con la funcin deshacer.
La funcin deshacer (as como rehacer) sirve para cualquier momento durante
la confeccin del formulario.

4. Aadir otros elementos al formulario:

Al hacer clic en Aadir elemento por defecto se agrega una nueva pregunta. Sin embargo hay otros
elementos que podemos agregar el formulario.

Los otros elementos que podremos agregar al formulario son de diseo. Permiten organizar las
preguntas o agregar imgenes y videos.

Encabezado de seccin:

Permite dividir el formulario en secciones, agregarle un ttulo a

la seccin y una descripcin. Esta funcin favorece la
organizacin de las preguntas.

Salto de pgina:

Permite dividir el formulario en pginas. Esta funcin adems

de favorecer la organizacin del formulario, se usa para
preguntas de opcin de una sola respuesta (por ejemplo Test o
Elegir de una lista). En esas preguntas podemos predeterminar
que segn la opcin que se elige el formulario contine en otra
pgina. Para ello es necesario haberlo divido en pginas. Esta
es una funcin avanzada, para saber ms ingresen en:
https://support.google.com/docs/answer/141062?hl=es

4.1 Insertar imgenes y videos:

De la misma forma podremos insertar imgenes y videos:

Imagen:

Podemos insertar imgenes en cualquier lugar del formulario. Pueden ser

decorativas o bien parte de las consignas o preguntas.
Al hacer clic en el botn de imagen, podremos decidir si agregar la imagen
desde nuestra computadora seleccionar una imagen para subirla, o
desde una URL (para imgenes que estn subidas en la web). Una vez
que seleccionamos la imagen, podemos ponerle un ttulo, modificar su
tamao y alineacin.

Para insertarla en el formulario hacemos clic en ok.

Videos:

Tambin podemos videos. Al hacer clic en el botn podemos buscarlo en

YouTube o bien, si ya contamos con una URL del video copiar y pegarla.
Una vez que seleccionamos el video, podemos ponerle un ttulo, subttulo
y modificar su alineacin.

Para insertarlo en el formulario hacemos clic en ok.

As se ve un formulario en proceso de construccin desde la pantalla de edicin.

5. Diseo del formulario: cambiar tema

Los formularios por defecto tienen una apariencia general muy sencilla. Formularios de Google Docs
ofrece la posibilidad de cambiar el tema. Un tema es el diseo general predefinido que incluye
determinadas fuentes, tamaos, colores e imgenes de encabezado. Podremos elegir entre un men
de temas el que ms se ajuste a lo que necesitamos.
El primer paso es hacer clic en Cambiar tema en las opciones del margen superior.

Cambiar la visualizacin del formulario. Veremos una vista previa del mismo, es decir lo veremos
de la misma forma que lo vern los destinatarios.
En el margen derecho de la pantalla aparecer un listado de temas. Para elegir uno debemos hacer
clic sobre l. El formulario cambiar su diseo automticamente. Podremos probar y cambiar temas
hasta encontrar el que necesitamos.
Al seleccionar un tema, aparecer la opcin personalizar. Esta funcin permite modificar cada
aspecto del tema: la imagen del encabezado, fuentes, tamaos, alineacin de los ttulos y textos, el
fondo del formulario y el fondo de la pgina.

Para ver el formulario terminado debemos hacer clic en Ver el formulario publicado en el margen
superior de la pantalla:

As se ver un formulario publicado:

6. Pgina de confirmacin

Antes de enviar el formulario a los destinatarios, debemos configurar la pgina de confirmacin. La

confirmacin es el mensaje que aparece una vez que el formulario fue respondido.

Podremos cambiar el mensaje, en lugar de Hemos registrado tu respuesta podramos colocar

cualquier otro texto.
Adems podemos seleccionar alguna o varias de las opciones:
- Mostrar enlace para enviar otra respuesta: permite responder nuevamente el mismo formulario.
- Publicar los resultados: quienes reciban el formulario podrn ver el resumen de resultados.
- Permitir a los encuestados editar: una vez enviadas las respuestas permite volver y corregir.

As se ver la pgina de confirmacin una vez que el formulario fue respondido:

6. Envo del formulario:

Una vez que el formulario fue construido, el siguiente paso es enviarlo a los destinatarios. Debemos
hacer clic en Enviar formulario.

Se abrir la ventana de envo que ofrece diferentes formas:

1. A partir de un enlace. Debemos copiar el enlace que ofrece y podremos pegarlo en un
documento, un foro, un sitio, un mail o cualquier otro lugar.
2. A travs de redes sociales. Nuestros contactos vern el enlace y podrn acceder para
responder.
3. Por correo electrnico. Esta es la forma ms personalizada y privada de hacerlo. Los
destinatarios recibirn el enlace para acceder al formulario y poder responder.
Una vez elegida la forma para enviar el formulario a los encuestados haremos clic en ok.

NOTA: Cmo responder un formulario?

Una vez que los destinatarios reciben el enlace, podrn ingresar, completar sus respuestas y hacer
clic en Enviar. Este ltimo paso es fundamental para que se registren las respuestas. El botn de
enviar aparecer debajo de la ltima pregunta del formulario. Luego de hacer clic en Enviar los
encuestados vern la pgina de confirmacin mencionada anteriormente.

7. Gestin de las respuestas

Una vez que enviamos el formulario, Google Docs comienza a recopilar las respuestas. Tendremos
dos formas de visualizacin de las respuestas:

En una hoja de clculo:

Podremos ver cada respuesta
individual a medida que se reciban
en una hoja de clculo de Google
Docs. Para acceder debemos
hacer clic en Ver respuestas en
el margen superior de la pantalla:

bien

desde

el

men Para ms informacin sobre el destino de las preguntas en

Respuestas seleccionando Ver hojas de clculo ingresen en:

respuestas.

https://support.google.com/docs/answer/2917686?hl=es

Resumen de Respuestas:
Podremos ver un resumen de
todas las respuestas, incluyendo
grficos. Para acceder al resumen
debemos hacer clic en el men
Respuestas

seleccionar

Resumen de respuestas

Adems desde el men Respuestas podremos dejar de aceptar respuestas (cuando deseamos
que el formulario ya no pueda ser completado) o, bien eliminar las respuestas recibidas hasta el
momento.

Para explorar y conocer ms acerca de Formularios de Google, pueden ingresar al siguiente

enlace: https://support.google.com/docs/answer/87809?hl=es

Autor: Equipo Especializacin

Cmo citar este texto:
Equipo Especializacin (2015). Formularios en Google Docs .Especializacin docente de nivel superior en Educacin
Primaria y TIC. Buenos Aires: Ministerio de Educacin de la Nacin.

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