Inteligencia de negocios

Elizabeth del Carmen Zarate Gallardo

Administracin

07.11.2013

16 minutos de lectura

inteligencia de negocios

Introduccin
El siguiente artculo trata sobre el manejo y funcionamiento de BI, los beneficios
de emplear este tipo de tecnologas en la empresa.
Los riesgos que las empresas corren al no tener un uso adecuado de la tecnologa
de BI.
Conoceremos los producto y servicios que maneja BI, y como se desenvuelven la
tecnologa de inteligencia de negocios en los diferentes niveles de la pirmide
organizacional.

Inteligencia de negocios
Historia del Business Intelligence
Anteriormente las organizaciones se apoyaban del departamento de sistemas de
informacin para que generaran los reportes estndar y personalizados, esto
suceda cuando se trabajaba con mainframes (computadoras centrales eran
grandes, potentes y costosas, estas computadoras eran usadas por grandes
corporativos con una base de datos bastante grande y compleja tal es el caso de
los bancos, que utilizaban ste tipo de mquinas para procesar las transacciones
bancarias). Y minicomputadoras (denominados as a los pequeos sistemas
monousuarios. ste termino se populariz a mediados de los 60s y tenan 2
funciones bsicas: uso de circuitos integrados y mayor disponibilidad de recursos
en la memoria RAM).
En su mayora los usuarios no tenan acceso directo con las computadoras, esto
comenz a cambiar y dio un giro inesperado en los aos 70s, cuando se dio el
bum de las computadoras y se convirtieron en la moda.

Este tipo de computadoras eran utilizadas por los negocios para realizar las
transacciones y el nmero de reportes era limitado y predeterminado por ste tipo
de dispositivos. Los sistemas de informacin eran saturados por lo que tenan que
esperar para la recepcin de reportes que tardaban das, incluso semas esto
suceda si requeran de reportes personalizados que no estaban dentro de los
estndares disponibles.
Con el paso del tiempo se desarrollaron sistemas de informacin ejecutiva, para
crear ste tipo de sistemas se modificaron los sistemas tradicionales para cubrir
las necesidades y apoyar las actividades y funciones de los ejecutivos y
administradores.
Con la entrada de las computadoras y conexiones en red, las herramientas de BI
fueron retroalimentadas de tecnologa con la finalidad de crear sus rutinas bsicas
y reportes personalizados.
La siguiente figura muestra la breve historia de cmo fue evolucionando lo que
ahora conocemos como Businnes Intelligence u organizaciones inteligentes. De
igual manera se presenta el desarrollo de las aplicables en la toma de decisiones.

Inteligencia de
negocios
En 1965 se apoy la decisin tradicional que consista en reportes generados de
un estndar.

En 1975 se tom en consideracin la integracin del cliente para la toma de

decisiones, es decir se comenz a incursionar en datos cuantitativos y cualitativos.
Para 1985 la base de datos se ampli de manera considerable y poda ser
utilizada la informacin de uso domstico.
En el ao de 1995 los data Werehousing (almacn de datos) era utilizado por las
corporaciones, ya que manejaba grandes cantidades de datos y podan ingresar
datos nuevos con un tiempo de espera de cero. Y el acceso a la informacin poda
ser analizada en tiempo real y al mismo tiempo recibir modificaciones sin
necesidad de esperar tiempo para que los cambios se realicen. Los reportes ya
eran totalmente personalizados y agiliz la toma de decisiones, pues eran
generados con los datos vigentes hasta el momento.

Caractersticas principales de ste tipo de sistemas y como ayuda a

la toma de decisiones:

Coleccin de datos

Integrado

Variable en el tiempo

Mantiene un expediente completo de la organizacin: transaccional y

operacional.

Favorece el anlisis y divulgacin eficiente de datos.

En el ao 2000 la aplicacin del software era CRM (customer relationship

management) posee diferentes significados
En La administracin basada en la relacin con los clientes
Modelo de gestin de toda la organizacin se basaba en la orientacin al
cliente/mercados, se relaciona con el marketing directo de base de datos.
Software para la administracin de la relacin con los clientes.
Es la combinacin de datawarehouse, la informacin de la gestin de ventas y la
relacin de los clientes con la empresa.
Y finalmente en el 2005 nace el trmino de business Intelligence, tema que ser
visto de talladamente en ste artculo.

Antecedentes de la Inteligencia de negocios

Se le conoce como inteligencia de negocios o business Intelligence, es el conjunto

de productos y servicios que permite que los usuarios puedan acceder y analizar
de forma rpida y sencilla, a la informacin para su adecuada toma de decisiones
a nivel operativo, tctico y estratgico como a continuacin se presenta
El trmino Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) hizo su aparicin en
1996 cuando un reporte de Gartner Group (empresa pblica estadounidense, se
dedica a la investigacin tecnolgica, consultora y anlisis de negocios) dijo
textualmente lo siguiente:
Para el ao 2000, la Democracia de la Informacin emerger en las empresas de
vanguardia, con las aplicaciones de Inteligencia de Negocios ampliamente
disponibles a nivel de empleados, consultores, clientes, proveedores y el pblico
en general. La clave para surgir en un mercado competitivo es mantenerse delante
de sus competidores. Se requiere mas que intuicin para tomar decisiones
correctas basadas en informacin exacta y actualizada. Las herramientas de
reporte, consulta y anlisis de datos pueden ayudar a los usuarios de negocios a
navegar a travs de un mar de informacin para sintetizar la informacin valiosa
que en l se encuentra hoy en da esta categora de herramientas se les llama
Inteligencia de Negocios (13Oc46)

Definicin de Business intelligence

La aplicacin de Bi, son herramientas que da soporte a las decisiones en tiempo
real, tienen accesos interactivos, anlisis y permite manipular la informacin crtica
para la empresa.
stas aplicaciones, permite a los usuarios, identificar oportunidades y detectar los
problemas de la empresa, antes de que crezcan y se vuelvan poco manejables.
Los usuarios acceden y apalancar gran cantidad de datos de almacenamiento,
analiza sus relaciones y entiende e interpreta las tendencias que apoya la toma de
decisiones.
stas herramientas ahorran tiempo y evitan la mala interpretacin de los datos y
refuerza los puntos clave con informacin concisa y especfica
Evita la acumulacin de informacin que en ocasiones es impreciso leer o usar.
Los principios de la inteligencia de negocios son:

Toma de decisiones

Explotacin de la informacin

Enfoque al usuario

Inteligencia de negocios a nivel operativo, tctico y estratgico

Se le conoce como inteligencia de negocios o business Intelligence, al conjunto de
productos y servicios que permite que los usuarios puedan acceder y analizar de
forma rpida y sencilla, a la informacin para su adecuada toma de decisiones a
nivel operativo, tctico y estratgico como a continuacin se presenta

Inteligencia de
negocios

Nivel operativo
La inteligencia de los negocios permite a los colaboradores de ste nivel que en su
rutina diaria manejan informacin, la reciban de una manera oportuna, exacta y
adecuada.
El nivel de operativo manejan principalmente herramientas de reportes u hojas de
clculo con formatos fijos que est en constante actualizacin.
Pongamos el ejemplo de un supervisor de ventas cuya principal apoyo para
realizar satisfactoriamente su trabajo es una hoja de clculo, para que monitoree
que se cumplan las cuotas de ventas de los vendedores que estn a su cargo, una
delas columnas tendra informacin fija (cuota de ventas) y la siguiente columna
donde se anoten los datos diarios de ventas ( en trminos monetario) de cada uno
de sus vendedores y con stos datos puede realizar un anlisis y tomar decisiones
respecto a las metas que cumple cada trabajador o en su caso sus deficiencias.

Herramientas a nivel operativo de BI

Matrix
Es una plataforma de infraestructura convergente del sector, lo que significa que
es una nube virtual, que se relaciona con el almacenamiento de datos para
entregar la mejor solucin integral.

Se adapta a las demandas de las empresas dinmicas y modifica infraestructuras

complejas en minutos y no en meses, como ocurre en la vida real. Y entrega
soluciones de los anlisis que se solicita al programa.

Caractersticas del programa

Inteligenci
a de negocios
Matrix es una herramienta que satisface las necesidades de Inteligencia de
Negocios a nivel operativo.
Inteligencia de Negocios a Nivel Tctico
ste nivel permite analizar los datos a nivel medio , permite analizar y consultar
informacin mediante la utilizacin de software, sin intervencin de terceros.
Ejemplo.
Su pongamos que aun gerente le llega un reporte impreso, o pre impreso, donde
indica que las ventas en algn producto o servicio se han elevado
considerablemente. Una herramienta de nombre Funcion@, crea una anlisis que
marca las tendencias y variables del posible incremento.
Se da cuenta el gerente que el incremento de la demanda se debe a: nuevos
productos, clientes o estrategias promocionales.

Con sta herramienta de igual manera se puede determinar si es cclico (y que

ocurre en un periodo definido y su tendencia incrementa en una poca o tiempo
determinado), determina si stos incrementos son normales o anormales.
El gerente puede dictar estrategias para aumentar el impacto positivo o
minimizarlo en caso que sea negativo.
En el siguiente apartado se muestra como la herramienta de Deinsa Funcion sirve
de apoyo para el nivel tctico en las empresas BI.
Herramienta a nivel tctica de BI.
Deinsa Funcion
sta herramienta es muy importante desde el punto de gerencial, es de gran
ayuda para las siguientes reas: finanzas, auditora, tesorera, planificacin, entre
otras.
Esta herramienta nos ahorra tiempo en cuanto la elaboracin y generacin de un
reporte como un estado financiero, y permite dedicar ms tiempo a su anlisis.
A continuacin se detalla la ficha tcnica de para esta herramienta de BI.
Sus caractersticas principales son:
Ficha tcnica del programa:

Inteligen
cia de negocios

Inteligencia de Negocios a Nivel Estratgico

Permite monitorear y analizar las tendencias, patrones, metas y objetivos
estratgicos de la alta direccin.

Un ejemplo de IN en ste nivel est constituido por: Balanced Scorecard (trmino

introducido por Robert Kaplan y David Norton.

Qu es Balanced Scorecard?
O tambin conocido como cuadro de mando integral, es un esquema con mltiples
dimensiones para describir, implementar y administrar una estrategia en cualquier
nivel, mediante la relacin de objetivos, iniciativas y mediciones a las estrategias
organizacionales. Conducen a la empresa a estrategias definidas que se
convierten en planes de accin.
Tiene concordancia con normas internacionales.
Herramienta de BI aplicado al nivel estratgico.
Delphos, permite implementar demanera clara y concisa el Balanced Scorecard,
Administra las organizaciones en sus puntos clave, indicadores, metas y objetivos,
de una forma integral, que trabaja coherentemente con la estrategia de la
organizacin.
Este sistema manda alertas y enva correos electrnicos de forma automtica para
que todos los destinatarios designados para recibir la informacin y estn
esterados sobre la problemtica y el mensaje llegar de forma automatizada
aquella persona con las habilidades y conocimientos listos para darle una
solucin.
A continuacin se muestra la ficha tcnica de Delphos.

Inteligencia de
negocios

Importancia de BI en las organizaciones

La toma de decisiones es ineficiente si la entrada de datos es capturada de forma
ineficiente, por lo que con frecuencia el anlisis de la informacin es tan basta que
la solucin puede llegar muy lenta o incluso fuera de tiempo. Es por eso que la
importancia de manejar BI es crucial, para el xito o fracaso de una empresa con
datos considerablemente altos y variables.
Las tecnologas de BI buscas incrementar la eficiencia organizacional y su
efectividad, agilizando el flujo de datos dentro de la organizacin.
Existen otros datos dentro de los Bi, que incluso redefinen los procesos ya
existentes po unos nuevos, que eliminan pasos o en su caso crean nuevas
capacidades.
ste nuevo enfoque aceler el crecimiento de las tecnologas y las herramientas
de software se incrementaron un 7.7 % en el 2004.
Los proveedores con mayor aceptacin en el mercado global de acuerdo a
estudios realizados por el grupo Gartner son:

Inteligencia de negocios

Tecnologas de BI
Las compaas han descubierto nuevas maneras de usar los datos para poyar la
toma de decisiones, principalmente durante el periodo formativos de las
organizaciones. Estn interesados en conseguir la optimizacin de procesos y
para realizar reportes en el nivel operativo.
Los 5 estilos de BI
Los vendedores de Bi. Han construido nichos de software que se concentran en 5
estilos de BI:
Reporte empresarial.
Los reportes escritos son usados para generar reportes estticos altamente
formateados destinados a su distribucin con mucha gente.
Cubos de anlisis. De negocios.
Provee de capacidades analticas a los administradores
Vistas Ad Hoc Query y anlisis.
Herramientas OLAP permite a los expertos en el rea visualizar la base de datos
y analizar la respuesta para ser presentada en informacin transaccional de bajo
nivel.
Data mining y anlisis estadsticos.
stas herramientas son utilizadas para prevenir o descubrir las relaciones causa
efecto entre dos parmetros. Entrega de reportes y alertas.
Las reas de distribucin son empleados para enviar reportes completo o avisis a
un nmero grande de usuarios, se basan en suscripciones o fechas de calendario
( ejemplo Liverpool, Telmex, aparecen notas de atraso de pago, fecha lmite para
realizar el pago entre otros.

Hasta este punto, las grandes empresas han tenido que comprar diferentes
conjuntos de herramientas de BI a distintos vendedores, con cada herramienta
dirigida a una nueva aplicacin de BI y cada una de ellas dando al usuario
funcionalidad en solo uno de los estilos de BI.
Se da lugar a dos dimensiones, el eje vertical muestra la sofisticacin e interaccin
con el proceso analticos y mientras que la horizontal, solo se representa la escala.
Localizar los 5 estilos de BI dentro del cuadrante.

Inteligencia de
negocios
La siguiente nos muestra las tecnologas ms usadas para business Intelligence.

Inteligencia de negocios

Desafos crticos para el xito de BI

Como toda tecnologa tiene sus fallas si no se usa de forma adecuada, a
continuacin mencionaremos las posibles casusas por las cuales un Bi, puede
fallar, y los 10 grandes desafos que tienen las empresas que enfrentar para poder
tener xito en la inteligencia de negocios.
Las empresas fallan principalmente porque ven la solucin de problemas como
soluciones aisladas por departamento y no como u mismo sistema.

Falta de compromiso de los niveles organizacionales

Poca disponibilidad por parte de los elementos que representan los negocios. No
hay suficiente personal disponible o con las habilidades requeridas.
Desconocimiento o mala interpretacin del software de BI.
Su estructura de trabajo no est debidamente detallada.
No existen antecedentes de anlisis o sus procesos no estn debidamente
estandarizados.
Desconocen el impacto que la mala interpretacin de los datos, escasa
informacin o la sobreinformacin pueden ocasionar a la empresa y poner en
riesgo la rentabilidad del negocio.
Desconocen la importancia y necesidad de una base de datos.
Confan de ms en mtodos o herramientas no alineados a los objetivos y metas
institucionales.

Riesgos de BI
Si se tienen las herramientas adecuadas con el personal inadecuado y/o poco
capacitado, la empresa corre el riesgo de quebrar por el mal uso que se le da a la
tecnologa.
Se vean opacados los resultados obtenidos por el desempeo financiero.
Se trabaja con una relacin escasa con los proveedores y se pierden los
beneficios de trabajar con ellos y con otros socios de negocios.
La tecnologa evoluciona rpidamente, todas ellas al introducirse en la empresa
corren un riesgo de no ser manejadas adecuadamente y en su totalidad, hata que
son comprendidas y dominadas.

Un riesgo importante es la habilidad de los vendedores para cumplir y plasmar su

viabilidad.
Acceso errneo de los datos.
Que la empresa tenga mltiples herramientas de BI, con datos poco claro y metas
incompatibles con la organizacin. Induce a tener diferentes conclusiones de los
mimos datos.
Cuadrantes mgicos de Business intelligence Empresarial
Es una herramienta analtica que fue creada y promovida por la empresa Gartner
La cual es una representacin grfica del mercado compartido de un tiempo
determinado.
Estos cuadrantes mgicos ayudan a las empresas a identificar y poder diferencias
a los proveedores de servicios en el campo de las tecnologas de informacin.
De acuerdo a lo definido por Gartner, los lderes son aquellos fabricantes que
tienen una visin clara de la direccin del mercado y que desarrollan
competencias para mantener su posicin actual.
stos cuadrantes fueron actualizados en noviembre del 2004, con referencias de
las plataformas de BI.

Inteligencia de negocios
Cuadrante mgico de las plataformas de BI Fuente: Gartner Research (Noviembre
2004)
Estos cuadrantes mgicos deben ser considerados como una herramienta y no
como una gua.
Que se puede hacer con el BI
Generar reportes globales o por secciones
Crear base de datos de clientes
Se pueden crear escenario en torno a una decisin y hacer pronsticos de ventas
y/o devoluciones
Compartir informacin entre departamentos

Crear escenarios con respecto a una decisin hacer pronsticos de ventas y

devoluciones compartir informacin entre departamentos
Anlisis multidimensionales
Generar y procesar datos
Cambiar, modificar o alterar la estructura de toma de decisiones
Mejorar el servicio al cliente
(Ricardo Snchez Montoya , 2003)
Uso de Bi en los diferentes departamentos
Son muchas las ventajas que representa el BI y que conjunta personas y
tecnologa para la solucin de problemas
Las reas o campos de accin son:
Ventas
Deteccin de clientes, anlisis de Productos, ventas, lneas, mercados,
pronsticos e incluso se pueden realizar proyecciones.
Marketing
Segmentacin y anlisis de clientes, tendencias
Finanzas
Anlisis de gastos, razones financiera y cartera vencida
Produccin
Parmetros y anlisis de productividad, desperdicios, calidad, rotacin de
inventarios.
Distribucin de productos
Motivos por los que se pierden pedidos. (Ricardo Snchez Montoya , 2003)

Componentes de Business Intelligence

Los componentes de BI son:

1. Multidimensionalidad
La informacin proviene de diversas fuentes tales como: hojas de clculo, bases
de datos, ya que la herramienta debe poder reunir informacin completa aunque
se encuentre separadas para resumirla y tenga un alcance de anlisis profundo,
con bases slidas y datos actualizados
2. Data Mining
Hace una adecuada clasificacin de acuerdo a las actividades competentes y
observar tendencias nuevas, comportamientos o cambios
3. Agentes:
Los software analizan los datos sin necesidad del raciocinio de las personas, pues
estn programadas para interpretar datos.
4. Data Warehouse:
Como respuesta de las TICS para descentralizar la toma de decisiones,
colocando esta en las reas necesarias de la informacin y para quienes toman
decisiones, buscan y analizan
Etapas para implementacin de Aplicaciones BI
Para que BI apoye la toma de decisiones los datos deben ser los correctos y
deben ser interpretados adecuadamente.
El proceso de BI:

Inteligencia de
negocios
Fase 1 Dirigir y Planear
Es definir lo requerimientos para el manejo de la empresa, mediante un grupo de
analistas, se formulan preguntas e hiptesis para alcanzar el objetivo y cubrir las
necesidades.
Fase 2 Recoleccin de Informacin:
Se debe identificar la informacin en base de datos, sin importar que provienen de
un sistema independiente, con la finalidad de obtener los resultados esperados.
Fase 3 Procesamientos de Datos:
Se deben integrar los datos en un mismo formato para que puedan ser analizados.
Los datos de la etapa 3 son interpretados y procesados.
Fase 4- Anlisis y Produccin:
Se crean reportes personalizados, que trazarn los cursos de accin a seguir, y
proporciona datos o indicadores relevantes para la toma de decisiones.
Fase 5- Difusin:
Se generan los reportes personalizados y esperados, para su interpretacin y se
tracen los cursos de accin y se gestionen.

Tipos de productos y software de BI

A continuacin se presentarn los productos y software de operacin de mayor

concurrencia en el mercado mundial. Dan soluciones rpidas y se ajustan a las
necesidades de los negocios,
SAGENT SOLUTION PLATTFORM:
La funcin de este sistema integrado es extraer, transformar, mueve, distribuye y
presenta la informacin clave para la toma de decisiones organizacionales en el
entorno en el que se desenvuelven. MICROSTRATEGY: otorga soluciones a
clientes de cualquier giro empresarial y/o rea funcional con la finalidad de
ayudarlos a la obtencin de un mayor conocimiento sobre la informacin que la
empresa maneja.
SINESS OBJECTS crea informes. COGNOS proporciona a los usuarios el
poder acceder de forma sencilla a los datos, analizar la informacin almacenada
y
Su funcin es analizar datos y tomar de decisiones. Cuenta con una
herramienta especial para modelacin, proporciona pronsticos y se pueden
manejar simulaciones de negocios. BITAM/ARTUS BUSINESS INTELLIGENCE
SUITE:
Herramienta capaz de agrupar la informacin y utilizarla como un activo que
ayudar a la empresa a identificar las oportunidades de negocio, optimizar las
reas de finanzas, clientes, procesos internos, aprendizaje e innovacin.
ORACLEI APPLICATION SERVER:
Permite acceder, analizar y compartir la informacin y tomar decisiones precisas,
basadas en datos en forma rpida y concisa.
(Ricardo Snchez Montoya , 2003)

Conclusiones
La inteligencia de los negocios es utilizada por un gran nmero de empresas a
nivel mundial.
Son tecnologas vitales para muchas empresas que manejan datos tan complejos
y dinmicos que sera inexacto e incluso riesgoso trabajar manualmente. A de ms
que una de sus ventajas es que disminuye el tiempo de elaboracin, para que la
alta gerencia, tenga el tiempo necesario para analizarlas.
Los productos de BI, son muy similares, sin embargo se seleccionan en base a las
necesidades de cada empresa.

Propuesta de tesis

Implementacin de cursos de accin y desarrollo de las etapas de BI, en el ingenio

el potrerillo.

Referencias Bibliogrficas

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