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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO


SANTIAGO MARIO
EXTENSIN PUERTO ORDAZ

PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE INVENTARIO


PARA ELALMACN DE REPUESTOS EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS PATRITICOS
SOCIALES (CSPS), UBICADA EN SAN FLIX, ESTADO BOLVAR

Autor: Br. Elimar Hernndez

Puerto Ordaz, Enero 2016


1

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
EXTENSIN PUERTO ORDAZ

PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE INVENTARIO


PARA EL ALMACN DE REPUESTOS EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS PATRITICOS
SOCIALES (CSPS), UBICADA EN SAN FLIX, ESTADO BOLVAR
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al Ttulo de
Ingeniero Industrial

Autor: Br. Elimar Hernndez


Tutor: Ing. Humberto Castaeda
Asesora Metodolgica: Msc. Milagros Lpez

Puerto Ordaz, Julio 2016


2

APROBACIN DEL TUTOR


En mi carcter de Tutor del Trabajo Especial de Grado titulado:
PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE INVENTARIO
PARA EL ALMACN DE REPUESTOS EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS PATRITICOS
SOCIALES (CSPS), UBICADA EN SAN FLIX, ESTADO BOLVAR,
presentado por la ciudadana ELIMAR HERNNDEZ Cdula de Identidad N
18.520.650, para optar al Ttulo de Ingeniero Industrial, considero que ste
rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a presentacin
pblica y evaluacin por parte del Jurado Examinador que se designe.
En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 21 das del mes de Julio de 2016.

Ing. Humberto Castaeda


C.I: 22.826.376

APROBACIN DE LA ASESORA METODOLGICA

En mi carcter de Asesora Metodolgicadel Trabajo Especial de Grado


titulado: PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE
INVENTARIO

PARA

EL

ALMACN

DE

REPUESTOS

EN

EL

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE LA CORPORACIN DE


SERVICIOS PATRITICOS SOCIALES (CSPS), UBICADA EN SAN FLIX,
ESTADO BOLVAR, presentado por la ciudadana ELIMAR HERNNDEZ
Cdula de Identidad N 18.520.650, para optar al Ttulo de Ingeniero
Industrial, considero que ste rene los requisitos y mritos suficientes para
ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del Jurado
Examinador que se designe.
En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 21 das del mes de Julio de 2016.

Ing. Milagros Lpez


C.I: 10.386.996

INDICE GENERAL
p

LISTA DE CUADROS.......................................................................................vii
LISTA DE FIGURAS........................................................................................viii
RESUMEN........................................................................................................ix
INTRODUCCIN...............................................................................................1
CAPITULO
I. EL PROBLEMA.............................................................................................3
Contextualizacin del Problema........................................................................3
Objetivos de la Investigacin.............................................................................5
Objetivo General................................................................................................5
Objetivos Especficos........................................................................................5
Justificacin de la Investigacin........................................................................6
II. MARCO REFERENCIAL.............................................................................7
Antecedentes de la Investigacin ....................................................................7
Bases Tericas .................................................................................................9
Almacn ....................................................................................................9
Tipos de Almacn .......................................................................................9
Objetivos de los Almacenes .....................................................................11
Funciones de los Almacenes ...................................................................11
Elementos de un Almacn........................................................................12
Repuestos ................................................................................................13
Clasificacin de los Repuestos ................................................................14
Clasificacin ABC......................................................................................15
Indicadores de Control..............................................................................16
Mtodo las 5S .........................................................................................17

Inventario ................................................................................................19
Tipos de inventarios .................................................................................20
Sistema de Variables.......................................................................................21
Definicin de Trminos Bsicos......................................................................22
III. MARCO METODOLGICO.......................................................................25
Modalidad de la Investigacin.........................................................................25
Tipo de investigacin.......................................................................................25
Procedimientos................................................................................................26
Operacionalizacin de las Variables...............................................................27
Poblacin y Muestra........................................................................................29
Tcnicas e Instrumentos de recoleccin de datos..........................................29
Tcnicas de anlisis de datos.........................................................................31
III. RESULTADOS...........................................................................................33
Diagnstico de la situacin actual del almacn de repuestos del
Departamento de Mantenimiento de la CSPS................................................32
Jerarquizacin de los rubros del inventario, a travs de la metodologa del
ABC.................................................................................................................38
Indicadores de Gestin de Inventario y Almacn............................................47
Mejoras al almacn de repuestos de la CSPS...............................................54
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................70
Conclusiones...................................................................................................70
Recomendaciones...........................................................................................72
REFERENCIAS...............................................................................................73

LISTA DE CUADROS

CUADRO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Pp.

Sistema de Variables.................................
Operacionalizacin de las Variables..
Existencia actual en el almacn de repuestos de la CSPS
Niveles de inventario de repuestos.
Costo unitario y Valor de consumo del inventario actual
Clasificacin ABC..
Veracidad del inventario..
Tiempo en el inventario
Cumplimiento de los proveedores.
Consumo promedio..
Cumplimiento de presupuesto
Eficiencia en el registro de informacin
Resumen de indicadores propuestos..
Formato para el control de inventario fsico
Formato para la solicitud de materiales
Formato para la entrega de herramientas y/o equipos.
Formato para la devolucin de herramientas y/o equipos..
Fases de la metodologa de las 5S...
Plan de Accin.

21
28
38
40
43
45
47
48
49
50
51
52
53
57
58
59
59
62
69

LISTA DE FIGURAS

FIGURA
1

pp.

Esquema de la clasificacin ABC....


7

16

2
3
4
5

Esquema de las 5S
Equipos de la CSPS..
Condiciones del almacn de la CSPS
Diagrama de Ishikawa de las deficiencias en el almacn de la

18
33
34

6
7
8
9

CSPS..
Distribucin actual del rea del almacn..
Distribucin propuesta del rea del almacn
Base de datos para la requisicin de compra..
Base de datos para el ingreso de materiales, equipos y

35
55
56
60

10
11
12

herramientas requisicin de compra.


Ubicacin de los repuestos segn el ABC
Puerta de acceso al almacn..
Flujograma de proceso para la entrega de repuestos y

61
64
66

herramientas

67

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
EXTENSION PUERTO ORDAZ
ESCUELA: INGENIERIA INDUSTRIAL
PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE INVENTARIO
PARA EL ALMACN DE REPUESTOS EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS PATRITICOS
SOCIALES (CSPS), UBICADA EN SAN FLIX, ESTADO BOLVAR
Lnea de Investigacin: Gestin Logstica en Empresas

Autora:
Tutor:
Asesora Metodolgica:
Mes; Ao:

Br. Elimar Hernndez


Ing. Humberto Castaeda
Msc. Milagros Lpez
Julio, 2016.

RESUMEN
La Corporacin de Servicios Patriticos Sociales (CSPS), cuenta con un almacn de
repuestos adscrito al Departamento de Mantenimiento, el cual atraviesa por una serie de
debilidades que dificultan que los vehculos utilizados para la recoleccin de desechos,
desmalezadoras y otros, puedan ser atendidos oportunamente. Por tal razn, la presente
investigacin tuvo como objetivo general proponer mejoras al sistema de gestin para el
almacn de repuestos en el Departamento de Mantenimiento de la Corporacin de Servicios
Patriticos Sociales (CSPS), ubicada en San Flix, Estado Bolvar La metodologa utilizada
estuvo fundamentada bajo la modalidad de proyecto factible, basado en una investigacin
descriptiva y de campo. La poblacin estuvo integrada por los repuestos que se encuentran
en existencia.Dentro de las conclusiones obtenidas en el estudio, indican que este almacn
presenta deficiencias en el control del inventario, organizacin y orden, por lo que se hace
necesario implementar medidas que permitan mejorar la gestin del almacn. A travs de la
Metodologa del ABC, se identific la clase A est conformada por el 78,840% del valor de
consumo, mientras que la clase B est integrada por 13 artculos, con un porcentaje del valor
de consumo de 14,22%, y la clase C agrupa a 14 artculos, los cuales alcanzan el 4,75% del
valor total de la mercanca. Los indicadores diseados se relacionan con la veracidad del
inventario, tiempo en el inventario, cumplimiento de los proveedores, consumo promedio,
cumplimiento del presupuesto y eficiencia en el registro de la informacin. Las mejoras
establecidas para el almacn, contiene una propuesta de distribucin del rea, adems de la
actualizacin del sistema de informacin y la aplicacin del mtodo de las 5S. Todas estas
estrategias brindarn a la corporacin una herramienta para optimizar la gestin de almacn,
as como tambin mantener el orden y organizacin dentro del mismo.
Descriptores: Gestin de almacn. Almacn de repuestos. Repuestos.

INTRODUCCIN
A nivel organizacional, actualmente es de gran importancia contar con una
unidad encargada del resguardo de los materiales, materia prima, insumos y
herramientas utilizadas en los procesos productivos de las empresas. En
este orden de ideas, especial atencin merece el almacn de repuestos, ya
que su principal objetivo es que los equipos, herramientas y vehculos
cuenten con los materiales necesarios para garantizar su funcionamiento y
disponibilidad.
Especficamente para la Corporacin de Servicios Patriticos Sociales
(CSPS), es indispensable que el Departamento de Almacn funcione
adecuadamente, pues de esto depende que los vehculos y maquinaria
utilizados en la institucin para las actividades de recoleccin de desechos,
desmalezamientos y otras, se ejecuten de manera oportuna, lo que redunda
en la prestacin del servicio a las comunidades. Cabe destacar que,
actualmente, el almacn no cuenta con las condiciones ni fsicas ni de
organizacin adecuadas para llevar a cabo las operaciones propias de este
departamento, como control del inventario, clasificacin de los materiales,
distribucin fsica del almacn, entre otras.
Por tal razn, el objetivo general del presente estudio es proponer mejoras
a la gestin de almacn de repuestos en el Departamento de Mantenimiento
de la CSPS, ubicada en San Flix, Estado Bolvar, con la finalidad de
garantizar que las actividades de mantenimiento de los equipos y vehculos
de la organizacin puedan llevarse a cabo en los lapsos programados. En
este contexto, se diagnostic la situacin actual de la gestin de inventario,
as como tambin se aplic la metodologa del ABC para establecer la
jerarquizacin de los repuestos e insumos, de acuerdo con el porcentaje que
representan dentro de la existencia del inventario.
Por otro lado, para garantizar que la informacin relacionada con el
inventario sea manejada de forma adecuada y oportuna, se disearon las

bases de datos y formatos para que el personal del almacn pueda ingresar
la informacin actualizada, lo que facilitar la aplicacin de los indicadores de
gestin propuestos. A travs de la aplicacin de la metodologa de las 5S, se
pretende mejorar las condiciones fsicas del almacn, optimizar la
organizacin, orden y limpieza, adems de brindar una herramienta al
personal para la concientizacin sobre la necesidad de mantener el espacio
en condiciones adecuadas.
El informe, est estructurado en cuatro captulos, los cuales estn
conformados de la siguiente manera. Captulo I. El Problema:Incluye la
contextualizacin

del

problema,

los

objetivos

justificacin

de

la

investigacin. Captulo II. Marco Referencial: contiene los antecedentes,


bases tericas, sistema de variables y definicin de trminos bsicos.
Captulo III. Marco Metodolgico: Conformado por la modalidad y tipo de
investigacin, procedimientos de la investigacin, operacionalizacin de
variables, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de
datos y anlisis de datos. Captulo IV: Resultados. En ste apartado, se
presentan los resultados alcanzados durante el desarrollo de la investigacin,
adems de las conclusiones y recomendaciones emanadas de la misma.
Seguidamente, se presentan las referencias consultadas.

CAPTULO I
EL PROBLEMA
Contextualizacin del Problema
En toda organizacin, empresa o corporacin, debe mantenerse una cierta
cantidad de materiales, materia prima, insumos u otro tipo de productos que
son utilizados dentro de sus procesos productivos. Este lugar, conocido como
almacn, tiene como finalidad principal resguardar tales materiales y ejercer
el control del uso de los mismos. El principio bsico de la gestin de almacn
es mantener en vigilancia los productos que la organizacin requiere para su
ptimo funcionamiento.
En tal sentido, la Corporacin de Servicios Patriticos Sociales (CSPS), es
un rgano adscrito a la Alcalda Socialista Bolivariana de Caron
(ALSOBOCARON), cuya finalidad es coordinar la prestacin de servicios
como recoleccin de desechos, desmalezamiento de las reas pblicas,
alumbrado pblico, entre otros, a las comunidades del municipio Caron.
Dentro de su estructura cuenta con un Departamento de Mantenimiento, que
se encarga de atender las necesidades de los vehculos y equipos utilizados
para las actividades propias de la corporacin, tales como compactadoras,
volteos, desmalezadoras, camiones cesta, entre otros.
Con la finalidad de garantizar que las actividades de mantenimiento se
realicen oportunamente, posee un almacn en el que se guardan las
herramientas, los repuestos, insumos y materiales que se necesitan en
dichas actividades. En la actualidad, el referidoalmacn presenta condiciones
inadecuadas para cumplir con la funcin que le corresponde,

Pues el espacio destinado para tal fin no posee los requerimientos


necesarios para garantizar la proteccin de estos elementos necesarios para
que las labores de mantenimiento se realicen de forma adecuada, ya que la
entrada al almacn no cuenta con una puerta de seguridad, y por lo general,
se mantiene abierta aunque no se encuentre el personal encargado, lo que
es un factor que propicia la prdida de los materiales. Adems, no se cuenta
con un personal encargado del control del inventario de estos materiales, por
lo que la informacin sobre las existencias es prcticamente es nula.
Las principales causas de la situacin en que se encuentra el almacn de
la CSPS, son la falta de controles necesarios que deben existir en el mismo
principalmente para el ingreso y salida de piezas y repuestos, falta de
capacitacin del personal que utiliza el almacn, inexistencia de formatos de
control del inventario, falta de indicadores de gestin, no se cuentan con
condiciones adecuadas de higiene, entre otras, las cuales son seal de que
existe una deficiencia en la gestin de inventario.
Todo esto, ha trado como consecuencia que no se lleve un registro formal
y organizado de los repuestos e insumos que se deben mantener en stock, lo
que influye directamente en el retraso de las operaciones de mantenimiento
a los vehculos de la corporacin. De igual forma, la falta de orden y limpieza,
dificulta la ubicacin de los renglones solicitados por el personal del taller,
pues no se cuenta con una clasificacin de acuerdo con la rotacin de los
rubros, ni por tipo de materiales. Por otro lado, esto afecta la planificacin y
ejecucin del mantenimiento a los vehculos, ya que no se cuenta con los
materiales necesarios para ales actividades. Debido a esta situacin, los
vehculos y equipos que se encuentran en el taller de la CSPS, no han
podido recibir la atencin que ameritan, puesto que no se cuenta con los
repuestos que estos requieren para su reparacin y cumplir con las labores
que les corresponde.
A causa de la falta de una gestin de almacn adecuada, las
compactadoras, volteos, mquinas desmalezadoras y dems equipos

utilizados por la CSPS, permanecern inoperativos, en espera de los


repuestos que necesitan y, en consecuencia, las comunidades el Municipio
Caron no reciben los servicios que presta esta corporacin. De all que la
investigacin actual, tiene como principal objetivo identificar las estrategias
que permitan a la CSPS implementar un sistema de gestin que abarque el
orden y organizacin del almacn, el registro adecuado de la informacin
relacionada con el inventario, el control de las existencias, la medicin de los
resultados y la capacitacin del personal encargado del almacn de
repuestos de la institucin.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer mejoras al sistema de gestin de inventario para el almacn de
repuestos en el Departamento de Mantenimiento de la Corporacin de
Servicios Patriticos Sociales (CSPS), ubicada en San Flix, Estado Bolvar.
Objetivos Especficos
Diagnosticar

la

situacin

actual

del

almacn

de

repuestos

del

Departamento de Mantenimiento de la CSPS, a fin de conocer las


condiciones en que se encuentra.
Jerarquizar los repuestos, herramientas e insumos

a travs de la

metodologa del ABC, para clasificar los rubros que se encuentran en el


almacn, de acuerdo con su rotacin en el inventario.
Formular indicadores de gestin de inventario y almacn, con el propsito
de evaluar el logro de los objetivos planteados.

Establecer las mejoras al sistema de gestin del almacn de repuestos de


la CSPS, a fin de ejercer un control efectivo de las actividades desarrolladas
en el departamento.
Justificacin de la Investigacin
El aporte de la investigacin propuesta, estar orientado hacia el
establecimiento de estrategias que le permitirn contar con un sistema
adecuado para gestionar los procedimientos que en l se ejecutan, como el
control de las existencias, espacio adecuado, clasificacin de los repuestos y
herramientas, a fin garantizar que las actividades inherentes a esta rea se
desarrollen de forma oportuna, sin elementos que obstaculicen el libre
movimiento del personal y que le permita la clasificacin de los materiales
que en l se resguardan, as como tambin medir peridicamente los
resultados de la gestin de almacn.
Por otro lado, para el personal de mantenimiento de la empresa, los
resultados de la presente investigacin representa una valiosa ayuda al
momento de necesitar algn repuesto o herramienta para realizar sus
actividades, ya que podrn conocer con exactitud si estos se encuentran
disponibles o no, de lo que depender la aplicacin oportuna de las acciones
de mantenimiento de los equipos.

CAPTULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigacin
Ruz, Y. (2015), present su Trabajo Especial de Grado, en el Instituto
Universitario Politcnico Santiago Mario, de Puerto Ordaz, con el ttulo de
Diseo de un sistema de control de inventario para el almacn de
materiales y repuestos en la empresa Multisil C.A. ubicada en Ciudad
Guayana Estado Bolvar, como requisito para optar al ttulo en ingeniera
industrial. La poblacin estuvo conformada por el almacn, tambin por todos
los materiales y repuestos de los 24 equipos de trasportacin que posee la
empresa, la muestra fue representada por 57 tipos de repuestos
pertenecientes a los minishovel y autovolquetas. Dentro de las principales
conclusiones se obtuvieron que se calcularon los inventarios mnimos y
mximos de los repuestos, as como tambin el ABC de los mismos. Se
realizaron tres formularios para el almacn de materiales y repuestos, de
igual manera, se establecieron los registros digitales y se especific el plan
de accin para la implementacin de la metodologa 5S.
La principal relacin del estudio antes mencionado, con el actual, est
basada en que en ambos el objetivo principal est dirigido hacia la gestin de
la empresa en cuanto al almacn de repuestos utilizados en los equipos que
intervienen en los respectivos procesos productivos. Por tal razn, el
estudiode Ruz aportar informacin valiosa sobre la teora y metodologa
que ser utilizada en el desarrollo de los objetivos planteados.

Arias, Y. (2015), elabor su Trabajo Especial de Grado, titulado Diseo


de un sistema de gestin de inventario de repuestos y herramientas de la
Cooperativa Alcovosur, ubicada en San Flix, Estado Bolvar, para optar al
ttulo en Ingeniera Industrial en el Instituto Universitario Politcnico Santiago
Mario, de Puerto Ordaz. La poblacin estuvo conformada por los rubros
codificados que integran el inventario de repuestos y herramientas, para un
total de 45 cdigos En su investigacin, la autora concluy que de acuerdo
con el resultado de la clasificacin ABC, se propuso una nueva distribucin
de los estantes y materiales. De igual forma, se disearon los formatos
correspondientes, dentro de los que se encuentran solicitud de compra de
material, recepcin de repuesto y/o herramienta, retiro de repuesto y/o
herramienta del depsito, devolucin de repuesto y/o herramienta, auditora
de inventario.
La investigacin se cita como antecedente dada la similitud del tema en
que se orienta, y que permitir observar el desarrollo de tcnicas de la
gestin de almacn, tales como el anlisis de la demanda de los artculos la
reorganizacin del rea fsica en el almacn y las propuestas de mejora para
el manejo de los materiales resguardados en la empresa.
Acosta J. (2014) en su trabajo de grado titulado Propuesta de mejora al
sistema de gestin de inventario en el rea de almacn de repuestos para la
empresa Helados Cali C.A. Para optar al ttulo de Ingeniero industrial en el
Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario, de Puerto Ordaz, realiz
una propuesta para mejorar el sistema, de modo que contara con
herramientas que permitiera a la empresa mantener un control de los
repuestos e insumos del almacn, as como tambin disminuir el porcentaje
de ausencia de los mismos. El autor concluy que la empresa tiene una
carencia de stock de repuestos adecuados para satisfacer la demanda del
mantenimiento de los equipos, es decir, indisponibilidad de los repuestos al
momento de requerirlos.

El trabajo citado permitir observar el impacto que genera el cambio de la


metodologa de trabajo al establecer formularios formales de entrada y salida
de material, al mismo tiempo que resalta la necesidad de implementar
mecanismos de medicin para un monitoreo efectivo de la gestin.
Bases Tericas
Almacn
De acuerdo con Faras, J. (2011), el almacn posee como objetivos
definidos el resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos manteniendo en todo momento las condiciones fsicas y
ambientales requeridas para su eficiente y productivo funcionamiento. (p.
15). De esto se infiere que este departamento es el encargado de mantener
bajo vigilancia los materiales o productos que la empresa utiliza para poder
ejecutar sus procesos productivos.
Por su parte, Garca C. (2008), citado por Pez, T. (2013), el almacn es
una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos. (p.26). los almacenes de
cualquier organizacin tiene como objetivo fundamental brindar a los
materiales, productos o materia prima, una proteccin adecuada, siendo el
principal recurso para esto, el espacio con el que cuenta esta rea.
Tipos de Almacn
Astals, F. (2009), refiere que los almacenes pueden clasificarse de
acuerdo con varios criterios, entre los cuales destaca los siguientes:

Segn la naturaleza del material almacenado.


Segn la estructura fsica.

Segn su ubicacin dentro del flujo de materiales.

Segn la naturaleza del material almacenado: Entre estos, se encuentran


los almacenes de:

Materiales pulverulentos y granulados.


Lquidos.
Productos inflamables.
Pequeo material.
Materiales de produccin (moldes, matrices, repuestos, mquinas,

herramientas)
Productos perecederos.

Segn la estructura fsica: Esta tipologa depende del tamao, forma y


dimensiones de la estructura fsica donde funciona el almacn, y pueden
clasificarse en:

Naves.
Cercados.
Patios.
Silos y depsitos.
Recipientes de gas.

Segn su ubicacin dentro del flujo de materiales:Los principales tipos de


estos almacenes, son:

Para materias primas.


Para productos terminados.
Para productos en curso de fabricacin.
De distribucin.

Objetivos de los Almacenes


Para Anaya, J. (2008; p. 28), los principales objetivos de los almacenes
estn dirigidos hacia las siguientes responsabilidades.

10

Asegurar la disponibilidad de los equipos de manutencin requeridos e


instalaciones apropiadas en condiciones de perfecta utilizacin.

Garantizar la presencia del personal necesario, as como su formacin


y experiencia requerida para atender da a da a los flujos de entrada y
salida de materiales de acuerdo con la programacin de trabajo
establecida.

Mantenimiento de las condiciones de seguridad, salubridad e higiene


en el trabajo, de acuerdo con la legislacin existente.

Mantener un sistema adecuado de informacin sobre las actividades


realizadas.

Garantizar la vigilancia y conservacin adecuada de los inventarios que


estn bajo su responsabilidad, proporcionando los controles requeridos
para una correcta custodia de los mismos.

Funciones de los Almacenes


Astals, F. (2009), considera que las funciones bsicas del almacenaje son:
Almacenado (custodia): es la principal funcin del almacn y debe
asegurarse la custodia de los materiales sin deterioros, se mermas ni
riesgos.
Movimiento de materiales: los principales movimientos de materiales en el
almacn derivan de los procesos de:

Recepcin: son las operaciones relacionadas con la recepcin de la


mercanca y consisten en descarga, verificacin, la eventual toma de
muestras para su posterior envo a laboratorio y codificacin.

11

Ubicacin: se refiere al transporte de los materiales, generalmente


paletizados, desde el muelle de descarga hasta su ubicacin de

almacenaje.
Preparacin de pedidos: son las actividades asociadas a la
preparacin fsica de los elementos que componen un pedido. Puede
consistir nicamente en la agrupacin de un conjunto de paletas para

proceder a su carga.
Envo: el conjunto de operaciones asociadas al envo de la mercanca,
relacionadas con la consolidacin de los materiales que conforman un
pedido, embalaje y carga de la unidad de transporte.

Transferencia de informacin: los procesos antes mencionados deben


estar debidamente documentados y generar el flujo de informacin necesario
para poder llevar a cabo tanto un adecuado control y gestin de los
inventarios

como

para

poder

generar

los

procesos

administrativos

correspondientes: notas de recepcin, notas de salida, listas de embarques,


hojas de ruta, facturas, rdenes de reposicin.
Elementos de un Almacn
Acosta J. (2014), identifica como elementos de un almacn, los siguientes:

Materiales: en el conjunto de productos que almacenan, tales como


materias primas, productos en fase de elaboracin, productos
terminados, etc.

Contenedores: son los recipientes que contienen la mercanca entre


los que se encuentran sacos, paquetes, bolsas, cajas, paletas,
contenedores, bidones, etc, y que conforma la unidad bsica de
almacenado.

12

Ubicaciones: es el lugar donde se ubican o colocan los contenedores,


pudiendo ser fijas o variables, segn los criterios de almacenaje que se
adopten.

Subalmacenes: es la agrupacin de ubicacin es bajo criterio


particular: caractersticas del material, frecuencia de entrada o salida
del almacn, seguridad, etc.

Sistema de control y de gestin del almacn.

Personal.

Servicios: iluminacin, calefaccin, refrigeracin, vigilancia, etc.

Repuestos
De acuerdo con Arias, Y. (2015), se entiende como repuestos, aquellas
piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o mquinas en
sustitucin de otras semejantes. (p. 16). En el caso especfico de
mantenimiento, el inventario de materiales y repuestos tiene como fin
proporcionar oportunamente, a las unidades de ejecucin de mantenimiento,
los materiales, piezas y repuestos que se necesiten.
La gestin de los inventarios de repuestos posee caractersticas
peculiares que ameritan un tratamiento especial. De acuerdo con Ruz, Y.
(2015), en el inventario de repuestos, existen grandes cantidades de
artculos con poco movimiento. El movimiento de los materiales es lento, a
diferencia de produccin, donde es rpido y tiende a obedecer a leyes de
probabilidad normal (p. 46). En mantenimiento, se utiliza una gran cantidad
de materiales que entran en la categora de reparables, puesto que pueden
ser reparados y vueltos a usar.
Clasificacin de los Repuestos

13

Garca, S. (2010), propone la siguiente clasificacin de repuestos que se,


generalmente, son resguardados en el almacn del Departamento de
Mantenimiento de las organizaciones.
Segn la responsabilidad dentro del equipo

Piezas sometidas a desgaste: A este grupo aquellos elementos que


unen piezas fijas y mviles o aquellas partes en contacto con fluidos
como cojinetes, casquillos, retenes, juntas. Son piezas sometidas a
desgaste y abrasin. En este grupo tambin se pueden incluir rodetes y
tuberas sujetas a fatigas, corrosin y cavitacin.

Consumibles: Son aquellos elementos de duracin inferior a un ao,


con una vida fcilmente predecible, de bajo coste, que generalmente se
sustituyen sin esperar a que den sntomas de mal estado, siendo los
ms usuales: Filtros, Lubricantes, Adhesivos, Discos de ruptura,
Material de limpieza, juntas, empaquetadura, discos de corte,
electrodos, trapos, entre otros.

Elementos de regulacin y mando mecnico: aquellos elementos cuya


misin es controlar los procesos y el funcionamiento de la instalacin:
vlvulas, muelles, cigeales, etc.

Piezas mviles: aquellas destinadas a transmitir movimiento como por


ejemplo engranajes, ejes, correas, cadenas, reductores, etc. Su fallo
habitual es por fatiga.

Piezas estructurales: difcilmente fallan, al estar trabajando en


condiciones muy por debajo de sus capacidades. Entre ellos,
bastidores, soportes, basamentos, etc.

Segn la necesidad de stock en la planta

14

Repuesto A: Piezas que son necesarias mantener en Stock en planta.

Repuesto B: Piezas que son necesarias tener localizadas con


proveedor, telfono y plazo de entrega.

Repuesto C: Piezas que no son necesarias prever, pues un fallo en


ellas no afecta la operatividad en planta.

Segn la clasificacin por tipo de aprovisionamiento

Pieza estndar: Es la pieza incorporada por el fabricante en el equipo y


que puede ser comprada a varios proveedores.

Pieza especifica del fabricante de la maquina: la pieza diseada por el


fabricante de la mquina, que es especifica de l y por lo tanto debe ser
aprovisionada por el fabricante mismo.

Pieza especfica a medida: la pieza diseada para una determinada


mquina, que se puede construir bajo plano, y por lo tanto, puede ser
construida por cualquier taller especializado.

Clasificacin ABC
Parra, F. (2005), refiere que es una clasificacin de los artculos en
almacn atendiendo slo al porcentaje de inmovilizacin que representan
ciertos artculos respecto al total de inmovilizacin en existencias. (p. 35). En
este sentido, los artculos en existencia dentro de un almacn pueden
representar distinto valor, por distintas variables, tales como:

15

Por su precio de compra o fabricacin.


Por la cantidad utilizada de dicho producto en unidad de tiempo.
Por la utilidad que representan para el funcionamiento de la empresa.

Bajo este fundamento, los artculos del grupo A, son aquellos que aunque
representan un porcentaje pequeo en unidades fsicas respecto al total de
artculos en stock, suponen la mayor parte del capital inmovilizado en
existencia. Los del grupo B incluyen los de segundo orden en valor y los del
grupo C son los que representan un alto porcentaje en unidades fsicas pero
suman un bajo porcentaje en unidades monetarias con respecto a la
inversin total.

Figura1. Esquema de la clasificacin ABC.


Fuente:Parra, F. (2005)

Indicadores de Control
Camejo, J. (2012), refiere que se conoce como indicador de control de
gestin a aquel dato que refleja cules fueron las consecuencias de acciones
tomadas en el pasado en el marco de una organizacin. (Documento en
lnea). Los resultados arrojados por estos indicadores, permitirn a la
organizacin tomar decisiones futuras.

16

En este contexto, expresa que Los indicadores de gestin tienen la


finalidad de guiar y controlar el desempeo requerido para el logro de las
estrategias organizacionales. (p. 7). De lo anterior, se deduce que los
indicadores pueden ser valores o unidades que expresan cuantitativamente
el comportamiento de la organizacin o una de sus partes, que al ser
comparada con un nivel de referencia establecido, seala si existealguna
desviacin, sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas
segn el caso.
Por otro lado, Acosta J. (2014; p. 28) considera que para que un indicador
de gestin sea til y efectivo, tiene que cumplir con una serie de
caractersticas, entre las que destacan:

Relevante: que tenga que ver con los objetivos estratgicos de la

organizacin.
Claramente Definido: que asegure su correcta recopilacin y justa

comparacin.
Fcil de Comprender y Usar,
Comparable: Que se puedan

organizaciones, y en la misma organizacin a lo largo del tiempo.


Verificable y Costo-Efectivo: que no haya que incurrir en costos

comparar

sus

valores

entre

excesivos para obtenerlo.


Mtodo las 5S
Las 5S es un programa de trabajo que consiste en desarrollar actividades
de orden y deteccin de irregularidades en los puestos de trabajo, con la
finalidad de mejorar el ambiente laboral, as como tambin la seguridad de
los trabajadores, los equipos y la productividad de de la organizacin. En
este contexto, Rey, F. (2005), afirma que las 5S Son cinco principios
japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en direccin de
conseguir una fbrica limpia y ordenada. (p. 17). Estos nombres son:

17

Seiri:Organizar y seleccionar. Tiene como finalidad organizar el


espacio, separando lo que no sirve y clasificarlo, as como el
establecimiento

de

normas

para

garantizar

la

estabilidad

mejoramiento del puesto de trabajo.


Seiton: Ordenar. Consiste en descartar lo inutilizado, brindando un

lugar para cada cosa y cada osa en su lugar.


Seiso.Limpiar. Se realiza la limpieza del lugar, ubicando las fuentes de

suciedad para lograr su eliminacin.


Seiketsu:Mantener la limpieza.Su objetivo es establecer estndares de
limpieza, a fin de identificar las situaciones anormales, para mantener el

nivel de referencia.
Shitsuke. Rigor en la aplicacin de consignas y tareas. Esta fase
consiste en realizar la autoinspeccin, para revisar el avance, para
aumentar la fiabilidad de los medios y buen funcionamiento de los
equipos.

Figura 2. Esquema de las 5S.


Fuente: Rey, F. (2005)

Inventario

18

Can, A. (2013), define el inventario como bienes tangibles que se


tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o paraser consumidos
en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin.
(p. 22). Se entiende, entonces, que los inventarios tienen gran importancia
en el sistema de produccin, puesto que garantizan la continuidad de las
operaciones, la utilizacin racional de los recursos disponibles y el
mantenimiento de un nivel satisfactorio de servicio al cliente, adems de
asegurar la independencia de las operaciones de cada etapa de la
produccin y de la distribucin. Las principales caractersticas del inventario,
son:

Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa.

El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de


resultados.

En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente ms


grande.

En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de


mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de
las mercancas vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el


curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de
bienes o servicios para su posterior comercializacin.

Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos


en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin
de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios;
empaques y envases y los inventarios en trnsito.

Tipos de inventarios

19

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia


ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta
parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso Aponte (2010;
p. 14), incluye dentro de los tipos de inventario:

Inventarios de materia prima: Se pueden utilizar para separar a los


proveedores del proceso de produccin. Sin embargo, el mtodo
preferido es la eliminacin de la variabilidad en la calidad, la cantidad o

el tiempo de entrega del proveedor.


Inventario de trnsito: Depende del tiempo para transportar los bienes
de un lugar a otro, estos inventarios tambin se denominan inventario

de tubera.
Inventario de operacin: Existen debido a que se desconoce la
necesidad y el tiempo para algn mantenimiento o reparacin de

equipos.
Inventario de seguridad: El inventario de seguridad proporciona
proteccin contra las irregularidades o incertidumbres en la demanda o
suministro de un artculo; esto es, cuando la demanda excede lo
pronosticado, o cuando el tiempo de abastecimiento es mayor de lo
previsto. El inventario de seguridad garantiza que la demanda del
cliente pueda satisfacerse inmediatamente, y que los clientes no tengan

que esperar mientras los pedidos se acumulan.


Inventario de bienes terminados: Los bienes terminados se deben
inventariar debido a que se pueden desconocer las demandas del

cliente para un cierto perodo.


Inventario justo a tiempo: Es el inventario mnimo necesario para
mantener a un sistema trabajando. Con el inventario justo a tiempo
llega la cantidad exacta de bienes en el momento en que estos se
necesitan, ni un minuto antes ni un minuto despus.
Sistema de Variables

20

Ramrez (2009) plantea que una variable es: la representacin


caracterstica que puede variar entre individuos y presentan diferentes
valores (p.25).En toda investigacin es importante plantear variables, ya que
stas permiten relacionar algunos conceptos y hacen referencia a las
caractersticas que el investigador va a estudiar.
Cuadro 1.
Sistema de Variables
Objetivo Especfico
Diagnosticar la situacin actual
del almacn de repuestos del
Departamento
de
Mantenimiento de la CSPS, a fin
de conocer las condiciones en
que se encuentra
Jerarquizar los repuestos,
herramientas e insumos

Variable

Definicin Conceptual

Situacin actual del


almacn

Se refiere al estado en que


se encuentra actualmente
el almacn de repuestos
del Dpto. de Mantenimiento
de la CSPS.

Metodologa del ABC

Es un mtodo que permite


clasificar los artculos del
inventario, de acuerdo con
el costo y uso de ellos.

travs de la metodologa del


ABC, para clasificar los rubros
que

se

encuentran

en

el

almacn, de acuerdo con su


rotacin en el inventario.

Formular indicadores de gestin


de inventario y almacn, con el
propsito de evaluar el logro de
los objetivos planteados.

Indicadores de
Gestin

Establecer mejoras al sistema


de gestin del almacn de
repuestos de la CSPS, a fin de
ejercer un control efectivo de las
actividades desarrolladas en el
departamento.

Sistema de control

21

Son medidas cuantitativas


que se aplican para
identificar el cumplimiento
de
los
objetivos
establecidos por el Dpto.
de Mantenimiento de la
CSPS
Se refiere a las acciones
que se deben aplicar para
disear el sistema de
gestin de almacn, que
permitirn
el
control
adecuado del mismo.

Definicin de Trminos Bsicos


Cantidad de pedido: Es la tcnica que permite obtener el tamao del pedido
que minimizan los costos totales asociados al inventario.
Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin
omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los
artculos proporcionando una idea general de la coleccin.
Codificacin: Es la clasificacin de los artculos, significa representar cada
artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y
suficientes, por medio de nmeros y letras.
Compactadoras: Es un aparato motorizado que puede comprimir o
compactar la basura para reducir al mnimo la cantidad de remocin de
basura de una persona.
Consumo medio diario: Es la cantidad promedio que se consume
diariamente, en cuanto a las mercancas existentes en el inventario
Consumo mnimo diario: Se refiere a la cantidad mnima de un rengln,
que es utilizada diariamente.
Control: Se emplea este concepto a los medios de regulacin utilizados por
un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un
controlador aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y
orientar las decisiones.
Depsito: Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro
de la cadena de suministro o produccin.

22

Desecho slido: Es el que se aplica a todo tipo de residuo o desecho que


genera el ser humano a partir de su vida diaria y que tienen forma o estado
slido a diferencia de los desechos lquidos o gaseosos.
Desmalezamiento: hace referencia a quitar la maleza, la mala hierba.
Limpiar, despejar, desbrozar, escardar, descombrar.
Estndar: Es un conjunto de reglas que deben cumplir los productos,
procedimientos o investigaciones que afirmen ser compatibles con el mismo
producto.
Existencias: Son los bienes posedos por una empresa para su venta en el
curso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o
incorporacin al proceso productivo.
Existencia mxima: Es la cantidad mxima de mercanca que un negocio
puede almacenar de forma continuada.
Existencia mnima: Es la cantidad de artculos que permita que el almacn
siga proveyendo de servicio a los consumidores, sin que estos noten
carencias de servicio o sin que se rompa la cadena del mismo.
Gestin: Se denomina gestin al correcto manejo de los recursos de los que
dispone una determinada organizacin
Insumos: El trmino insumo se utiliza para hacer referencia a todos aquellos
implementos que sirven para un determinado fin y que se pueden denominar
como materias primas, especficamente tiles para diferentes actividades y
procesos.

23

Inventario: El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de


todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona
en un momento determinado.
Inventario de seguridad: Es el inventario adicional que se mantiene para
protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la
produccin o en el abasto de los productos.
Orden: Es la coordinacin, accin conjunta o acordada de antemano,
sucesin y establecimiento de un escenario de armona y equilibrio.
Punto de pedido: Es el nivel de existencias que indica que se debe realizar
un nuevo pedido teniendo en cuenta, entre otros aspectos, el volumen de
ventas y el tiempo que tarda el proveedor en servir el pedido.
Repuesto: Es todo elemento o conjunto de elementos que realicen una
funcin mecnica, correcta y especfica, incluso decorativa, en un bien de
consumo duradero.
Stock: Los trminos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para
referirse a los artculos que permanecen almacenados en la empresa a la
espera de una posterior utilizacin.
Tiempo de reposicin de inventario: es el tiempo comprendido entre la
deteccin de la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el
momento en que este llega fsicamente a nuestro almacn.

24

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Modalidad de la Investigacin
Debido a las caractersticas particulares asociadas a esta investigacin, se
considera en la modalidad de Proyecto Factible. Al respecto, Arias (2006)
refiere que:
Se trata de una propuesta de accin para resolver un problema
prctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha
propuesta se acompae de una investigacin, que demuestre su
factibilidad o posibilidad de realizacin. (p. 134).
Las medidas propuestas para mejorar la gestin de almacn de repuestos
para la Corporacin de Servicios Patriticos Sociales (CSPS), brindar una
solucin a la problemtica presenta en la institucin, en torno a las
deficiencias en el control de las actividades en esta rea de estudio, razn
por la cual el estudio se enmarca en la modalidad de proyecto factible.
Tipo de Investigacin
De Campo
Arias (2006) expresa que "El diseo de campo consiste en la recoleccin
de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin

25

manipular o controlar alguna variable". (p. 48).Entonces, la investigacin


actual se

26

considera de campo, motivado a que se realizar un anlisis del problema,


con el propsito de describirlo, entender su naturaleza, explicar sus causas y
efectos, y determinar la posible solucin ante el problema planteado; as, los
datos de inters sern recogidos en forma directa de la realidad.
Descriptiva
De acuerdo con Arias (2006), Este tipo de investigacin consiste en la
caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de
establecer su estructura o comportamiento, (p. 24). La investigacin se
categoriza como descriptiva, debido a que se deben describir claramente los
procesos, la interaccin entre ellos y las variables inherentes a la gestin de
almacn de repuestos, las cuales fueron el objeto de control para el estudio.
Procedimientos
Fase I. Diagnstico
Esta etapa de la investigacin consisti en la recopilacin de informacin,
para lo que se procedi a visitar la organizacin, a fin de identificar las
caractersticas del almacn y funcionamiento del mismo, as como tambin
para entrevistar al personal que labora en l, con la finalidad de obtener los
datos relacionados con la problemtica en estudio. Esto permiti observar las
condiciones fsicas del almacn, determinar las actividades correspondientes
y los factores que influyen en la situacin actual de la gestin de inventario.
Fase II. Alternativas de Solucin
La segunda fase corresponde a la presentacin de las alternativas para
solucionar el problema en estudio. En esta parte, se analizaron las posibles

27

opciones, de acuerdo con los datos obtenidos en la fase de diagnstico,


dentro de las que se encuentran la clasificacin ABC, para ordenar los rubros
y distribucin en el rea, el establecimiento de los indicadores de gestin
ms adecuados a la situacin, los formatos que requieren ser diseados y la
aplicacin de la metodologa del as 5S.
Fase III. Propuesta
Una vez realizado el diagnstico y anlisis de los datos, se procedi a
elaborar la propuesta, la cual consisti en la distribucin de los espacios en
el almacn, de acuerdo con los resultados de la clasificacin ABC, as como
tambin las estrategias para garantizar el orden y organizacin en el
almacn, adems de los formatos necesarios para el control del inventario de
los repuestos y los indicadores de gestin ms adecuados a las necesidades
del almacn.
Operacionalizacin de las Variables
Sabino (2006) indica con respecto a la operacionalizacin de variables lo
siguiente:
Es el desglosamiento de las variables, en aspectos sencillos, que
permiten la mayor aproximacin para poder medirla, estos se
agrupan en las llamadas, dimensiones las cuales tienen por objeto
la representacin del rea del conocimiento que ntegra la
variable, las mismas representan un componente significativo con
relativa autonoma y del que se derivan un agregado de
elementos llamados indicadores. (p. 38)
A continuacin, en el Cuadro 2 se conceptualizan las variables
consideradas en la investigacin.

28

Cuadro 2.
Operacionalizacin de las Variables

Variable Real

Variable Nominal
Diagnosticar

la

actual

almacn

del

Indicadores

situacin
de

repuestos del Departamento


de

Mantenimiento

de

la

CSPS, a fin de conocer las

gestin

almacn
repuestos

en

en

que

se

Medio ambiente
Infraestructura
Equipos
Materiales

Proceso
encuentra.
de Jerarquizar los rubros del Costo unitario de
de inventario, a travs de la los artculos.
el metodologa del ABC, a fin Valor de consumo.

Proponer mejoras a
la

condiciones

Mano de obra

Departamento

de de establecer su distribucin Elementos de los


Mantenimiento de la dentro del almacn.
grupos A, B y C.
del
Corporacin
de Formular indicadores de Control
Servicios Patriticos gestin de inventario y inventario.
(CSPS), almacn, con el propsito de Eficiencia.
ubicada en San Flix, evaluar el logro de los Eficacia.
objetivos planteados.
Logstica.
Estado Bolvar.
Establecer las mejoras al
Sociales

sistema

de

gestin

del Distribucin

del

almacn de repuestos de la almacn.


CSPS, a fin de ejercer un Sistema
control

efectivo

de

las informacin.

actividades desarrolladas en Mtodo de las 5s


el departamento.

Poblacin y Muestra

29

de

Poblacin
La poblacin de un estudio se refiere a las personas o elementos que se
estudian. Segn Mata, A. (2010), La poblacin se define como la totalidad
del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin posee una
caracterstica comn la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigacin (p.114). La poblacin de esta investigacin estuvo conformada
por la cantidad de rubros de los repuestos y herramientas que se encuentran
en existencia dentro del almacn de la institucin, los cuales se ubican en 54
artculos, que representan los tipos de artculos disponibles en el inventario.
Muestra
Mata, A. (2010), considera que la muestra es aquel sector de la poblacin
que se escoge para realizar la investigacin, esperando que lo encontrado
por medio de ella sea vlido para la poblacin y en consecuencia represente
a la poblacin en estudio. (p. 80). Se entiende de esto que, la muestra es
una porcin de la poblacin que se investiga. En este sentido, la muestra
estuvo conformada por el cien por ciento (100%) de la poblacin, por ser
finita y manejable.
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
De acuerdo con Fuenmayor (2013), los instrumentos de recoleccin son
las distintas forman o maneras de obtener la informacin.(p.58).Para el
desarrollo de la presente investigacin, las tcnicas empleadas fueron la
observacin directa, la entrevista no estructurada y la revisin documental,
con el propsito de conocer la problemtica. Cada una de estas tcnicas

30

cuenta con un instrumento, los cuales se mencionan en la siguiente


descripcin.
Tcnicas
Observacin Directa: Sabino, C (2006), la define como el uso
sistemtico de los sentidos humanos en la bsqueda de datos necesarios
para llevar a cabo el desarrollo del trabajo (p.83). La observacin directa se
realizara mediante la visualizacin de las actividades propias del almacn de
repuestos de la CSPS, adems de las condiciones en que se encuentra la
infraestructura donde este funciona.
Entrevista no Estructura: Al respecto Sabino. C, (2012) seale que es un
medio escrito en donde el investigador plasma el objeto de inters y los
integrantes de la muestra plasman sus opiniones. (p.156). Para esta
investigacin, las preguntas surgirn de las inquietudes de la investigadora,
de acuerdo con las necesidades de la misma.
Revisin Documental: Arias (2006), la define como un proceso basado
en la bsqueda, recuperacin, anlisis crtico e interpretacin de datos
secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros autores en
fuentes documentales (p.52). El anlisis de estos documentos tiene por
finalidad poder ahondar en el tema investigativo y en los resultados que se
vayan obteniendo durante el estudio.
Instrumentos
Lista de Cotejo: De acuerdo con Balestrini (2001) la lista de cotejo Es
una herramienta que se puede utilizar para observar sistemticamente un
proceso a travs de una lista de preguntas cerradas. (p.138).Mediante este

31

instrumento, se observarn los procesos que se ejecutan en el almacn de


repuestos de la CSPS, permitiendo verificar las condiciones del mismo y
compararla con los parmetros establecidos.
Cuestionario: Curcio (2012) define el cuestionario como un conjunto de
preguntas respecto a una o ms variables a medir. Las preguntas cerradas
son las que contienen categoras o alternativas de respuesta que han sido
delimitadas de antemano, (p. 115).

En este sentido, se aplicar un

cuestionario a la muestra seleccionada, con preguntas cerradas, tipo


dicotmicas,

con la finalidad de recabar la informacin necesaria para

cumplir con los objetivos planteados.


Ficha Bibliogrfica: Para Roca, L. (2012), Una ficha bibliogrfica es una
anotacin que contiene la informacin ms importante de un libro que puede
ser til en alguna de nuestras investigaciones. (p. 34). Este instrumento
permitir registrar la informacin relevante y til extrada de los diferentes
documentos consultados durante la investigacin.
Tcnicas de Anlisis de Datos
El anlisis de datos consiste en la realizacin de las operaciones a las que
el investigador someter los datos, con la finalidad de alcanzar los objetivos
del estudio. Al respecto, Valera, T. (2012), expresa que El propsito del
anlisis es aplicar un conjunto de estrategias y tcnicas que le permiten al
investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del
adecuado tratamiento de los datos recogidos. (p. 124). En este contexto,
para la presente investigacin, los datos recabados, fueron analizados
cualitativa y cuantitativamente. El anlisis cualitativo se realizar a travs del
diagrama de Ishikawa, mientras que para el cuantitativo se utilizarn
cuadros estadsticos y grficos.

32

Diagrama causa-efecto: Segn Ruz, Y. (2010), es una forma grfica,


ordenada y sistemtica para representar el complejo entramado de causas
posibles que hay detrs de un efecto. (p. 27). Este diagrama se emplea para
poner de manifiesto las posibles causas asociadas a un efecto, facilitando de
esta forma la tarea de identificar los factores verdaderos. En la presente
investigacin, ser empleado para analizar las causas que originan las fallas
frecuentes en cuanto a la gestin del almacn.
Metodologa 5S: Rey, F. (2005), refiere que es una metodologa para
organizar el trabajo de manera que minimice el desperdicio, asegurando que
las zonas de trabajo estn sistemticamente limpias y organizadas,
mejorando la productividad, la seguridad y proveyendo las bases para la
implementacin de procesos esbeltos. (p. 7). A travs de esta herramienta,
se analizarn las condiciones de limpieza y orden dentro del almacn de
repuestos.
Cuadros estadsticos y grficos: El autor antes mencionado, los define
como el arreglo ordenado de los datos procesados para facilitar la lectura e
interpretacin de los mismos. Los cuadros estadsticos representan la
sntesis de los pasos de recopilacin, elaboracin y anlisis de los datos. (p.
8). Su buena presentacin transmite la calidad de los procedimientos previos
y aclara el significado del material.

33

CAPTULO IV
RESULTADOS
Diagnstico de la situacin actual del almacn de repuestos del
Departamento de Mantenimiento de la CSPS.
La Corporacin de Servicios Patriticos Sociales (CSPS), es un ente de la
Alcalda del Municipio Caron, cuya principal funcin es coordinar y atender
las actividades relacionadas con la recoleccin de desechos slidos,
alumbrado pblico, desmalezamiento de las reas verdes de la ciudad y
todas que tienen que ver con los servicios pblicos de las comunidades. Para
cumplir con sus objetivos, esta Corporacin cuenta con una serie de equipos
y vehculos, tales como compactadoras, volteos, desmalezadoras, camiones
cesta, entre otros.

Figura 3. Equipos de la CSPS

34

En vista de que estos equipos necesitan atencin para mantener su


funcionamiento, la CSPS cuenta con un almacn de repuestos, en el que se
resguardan lo materiales, herramientas e insumos que son utilizados para las
actividades de mantenimiento que se aplican a dichos equipos. Sin embargo,
actualmente este almacn se encuentra en condiciones no adecuadas para
cumplir con las funciones asignadas, pues la infraestructura destinada para
tal fin presenta evidencias de desorganizacin, fala de limpieza, adems de
que no cuenta con los repuestos e insumos suficientes para ejecutar las
intervenciones, tanto preventivas como correctivas de los equipos de la
corporacin.

Figura 4. Condiciones del almacn de la CSPS

Esta situacin ha generado a la corporacin, retrasos en el cumplimiento


de la planificacin del mantenimiento, lo que trae como consecuencia que los
equipos se mantengan fuera de servicio por lapsos prolongados, afectando
as la prestacin de los servicios debidos a las comunidades. Por tal razn,
para identificar y analizar las causas que originan las deficiencias en el

35

almacn de repuestos de la CSPS, se elabor un diagrama de Ishikawa, el


cual se muestra a continuacin.

Mano de Obra Medio Ambiente

Dficit de personal
para atender el
almacn

Poca capacitacin
para el manejo del
almacn

Falta de orden en el
almacn

Fallas constantes
en los equipos

Equipos

Desorganizacin de
los materiales

Rotacin del
personal
contratado

Diversidad equipos
con diferentes
necesidades

Infraestructura

Falta de seguridad
en el acceso al
almacn

Espacio
insuficiente en el
almacn

Suciedad en el
rea de almacn

Variedad de
repuestos
necesarios

Deficiencias
en el Almacn de Repuestos
No existe un
control adecuado
del inventario

Falta de normas y
polticas de
Falta de informacin
inventario
sobre los repuestos
No cuentan con
No existe
requeridos
formatos para el
clasificacin de
control de inventario
los materiales

Materiales

Proceso

Figura 5. Diagrama de Ishikawa de las deficiencias en el almacn de la CSPS

Mano de Obra
En la corporacin, existe un dficit de personal para atender el almacn de
repuestos, pues en la actualidad slo se cuenta con un Jefe de Almacn que
debe encargarse de todo lo relacionado con las actividades que all se
ejecutan, lo que incide directamente en la falta de control del mismo.
Adems, no cuenta con la capacitacin adecuada para el manejo del
almacn, pues debido a la rotacin constante del personal contratado, los
cargos son cubiertos sin tomar en consideracin la preparacin y habilidades
requeridas para cumplir con las funciones que deben desarrollar.

36

Medio Ambiente
Se pudo observar en el rea la carencia de orden y organizacin, pues se
existe acumulacin de cajas, chatarra, piezas usadas de los vehculos en el
piso, adems de que los materiales no estn organizados por clasificacin ni
tipo, as como tambin suciedad excesiva que cubre la estantera y
mobiliario, por lo que no cuenta con las condiciones adecuadas para que el
personal se desenvuelva con facilidad, ya que no cuenta con espacio
suficiente. Esta situacin genera retrasos en el desarrollo de las actividades
en el almacn, pues se deben sortear los materiales mal ubicados, para
poder acceder a los que se necesitan y estn localizados en los espacios
traseros del mismo.
Infraestructura
Los repuestos, insumos, herramientas y dems materiales resguardados
en el almacn no cuentan con una organizacin adecuada en los estantes y
contenedores destinados para tal fin, lo que origina dificultad a la hora de
ubicarlos cuando son requeridos por el personal de mantenimiento. As
mismo, se pudo observar que el espacio fsico del almacn no se aprovecha
debidamente, por lo que es insuficiente para mantener el orden dentro de l.
Por otro lado, no existe seguridad en el acceso del rea, lo que significa que
personal no autorizado puede ingresar sin ninguna restriccin, siendo esta
una de las causas de la prdida de materiales.
Equipos
Los equipos utilizados en la CSPS cuentan con una diversidad
considerable, cada uno de los cuales cuenta con necesidades diferentes
para su mantenimiento, lo que dificulta que en el almacn de cuente con

37

todos los componentes requeridos para atenderlos a todos. Por otro lado,
debido a las fallas constantes que presentan los vehculos y equipos
utilizados por la Corporacin, existe una demanda continua de repuestos, sin
embargo estos no estn disponibles en el inventario, por lo que los insumos
no son suficientes para cumplir con los requisitos de estos, pues no se
cuenta con la planificacin de los que cuentan con mayor rotacin en el
inventario.
Materiales
Como se explic anteriormente, los equipos de la CSPS requieren de una
variedad de repuestos, sin embargo en el almacn no se cuenta con las
cantidades y tipos de materiales correspondientes. De igual manera, no
existe una clasificacin adecuada de los materiales resguardados en el
almacn, lo que dificulta su bsqueda.
Proceso
En el almacn, no se cuenta con un control adecuado del inventario, lo
que trae como consecuencia las discrepancias entre la existencia real y la
existencia esperada, pues no se lleva un registro sobre la entrada y salida de
los materiales. Por otro lado, no se han implementado polticas y normas que
permitan manejar el inventario de repuestos de forma eficiente, as como
tampoco con los formatos necesarios para el registro de la informacin.
De todo lo anterior, se evidencia que en el almacn de repuestos de la
CSPS existen deficiencias que afectan el funcionamiento adecuado de esta
rea, lo que trae como consecuencia que el mantenimiento de los vehculos
utilizados en la institucin no puedan recibir las atenciones que requieren
para prestar los servicios que les corresponde, siendo las de mayor impacto

38

en la gestin de inventario la falta de control en la existencia, deficiencias en


el registro y manejo de la informacin.
Jerarquizacin de los rubros del inventario, a travs de la metodologa
del ABC.
La metodologa del ABC permite clasificar los artculos o renglones dentro
del inventario, tomando en consideracin el movimiento de estos. En el caso
especfico del almacn de la CSPS, esta metodologa fue aplicada para
establecer la distribucin de los repuestos, insumos y herramientas que se
deben mantener bajo resguardo en este Departamento, para garantizar que
los equipos utilizados en la organizacin para cumplir sus objetivos, puedan
recibir la atencin preventiva y correctiva que les permita funcionar de
acuerdo con las necesidades de la Corporacin. En tal sentido, en primer
lugar se recurri a la identificacin del inventario existente en el mes de
noviembre del ao 2015, tal como se muestra en el siguiente cuadro.
Cuadro 3.
Existencia actual en el almacn de repuestos de la CSPS. (Octubre
2015)

t.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Descripcin

Unidad

Abrazadera
Aceite de motor
Acople
Alicate
Alternador
Aspa
Batera
Bobina
Bomba de aceite de motor
Cadena
Camisa de cilindro
Chumacera
Concha de biela (0.75)
Conector de cable
Correa A-40

Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Caja
Pieza

39

Existencia
actual
7
16
32
3
1
2
5
4
1
2
1
2
1
1
6

16
17
18
19

Correa B-85
Correa de Alternador
Correa de transmisin
Crucetas

Pieza
Pieza
Pieza
Pieza

3
1
6
3

Unidad

Existencia
actual

Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Caja
Pieza
Cuete
Pieza
Pieza
Juego
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Litro
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Pieza
Caja
Pieza
Caja
Pieza
Caja
Pieza
Pieza
Pieza

2
1
2
5
4
2
2
1
2
1
2
2
1
2
1
2
1
1
1
3
8
2
3
2
9
1
4
1
2
3
3
1
3
2
1

Cuadro 3. (Cont.)

t.
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54

Descripcin
Destornillador de estras
Destornillador de pala
Disco de freno
Estopera Delantera
Filtro Aceite
Filtro de Aire
Filtro de combustible
Filtro Gasoil
Fusible
Gato hidrulico
Grasa
Inyector
Juego de anillo (STD);
Juego de empacadura
Llave ajustable.
Llave Allen
Llave combinada de 13 mm.
Llave combinada de 30 mm.
Llave de artillera 41mm x 21mm
Llave inglesa
Lubricantes ligas de freno
Manguera de aire de alta presin 1/8
Manguera de bomba
Manguera de radiador
Pin
Radiador
Rel de batera
Rodamiento
Tapa de radiador
Tornillo
Triangulo reflectivo amarillo
Tuerca
Vlvula de Admisin
Vlvula de Escape
Zapata de freno

De acuerdo con lo anterior, para el mes de noviembre del ao 2015, en el


almacn de repuestos de la CSPS se mantienen 54 rubros de insumos,
repuestos y herramientas utilizadas para la ejecucin del mantenimiento de

40

los equipos de la corporacin. Una vez establecida la existencia actual, se


procedi a calcular el costo unitario, el valor de consumo y sus respectivos
porcentajes, con la finalidad de calcular el punto de reorden (punto de
pedido) y la cantidad de pedido. Para esto, se hizo necesario determinar la
existencia mxima, existencia mnima, consumo mnimo, consumo mximo,
consumo promedio y tiempo de reposicin, lo cual se logr a partir de la
revisin de los registros que se ubican en al almacn. A partir de esta
informacin, se aplicaron las frmulas correspondientes, tal como se
muestran a continuacin.

(Ec. 1)

Existencia Mnima:

Em=Cm x Tr

(Ec. 2)

Existencia Mxima:

EM =CM x Tr + Em

(Ec. 3)

Punto de pedido:

Pp=Cp x Tr + Em

(Ec. 4)

Cantidad de Pedido:

CP=EM E

Dnde:
Cm = Consumo mnimo (Menor cantidad usada mensualmente)
CM = Consumo Mximo (Mayor cantidad usada mensualmente)
Cp= Consumo Promedio diario (Consumo Anual/365 das)
E =Existencia
Tr = Tiempo de reposicin. (3 meses/90 das)
Luego de identificadas las frmulas a emplear, en el siguiente cuadro se
muestran los resultados.
Cuadro 4.
Niveles de inventario de repuestos

41

t.

Descripcin

Existencia
actual

Cm

CM

Cp

Em

EM

Pp

CP

Abrazadera

0,0192

12

Aceite de motor

16

0,0438

18

13

Acople

32

11

0,0877

15

48

23

16

Alicate

0,0082

12

Cuadro 4. (Cont.)

t.

Descripcin

Existencia
actual

Cm

CM

Cp

Em

EM

Pp

CP

Alternador

0,0027

Aspa

0,0055

15

13

Batera

0,0137

30

25

Bobina

0,0110

12

Bomba de aceite de motor

0,0027

10

Cadena

0,0055

15

13

11

Camisa de cilindro

0,0027

12

Chumacera

0,0055

13

Concha de biela (0.75)

0,0027

14

Conector de cable

0,0027

21

20

15

Correa A-40

0,0164

15

16

Correa B-85

0,0082

17

Correa de Alternador

0,0027

18

Correa de transmisin

0,0164

12

19

Crucetas

0,0082

20

Destornillador de estras

0,0055

21

Destornillador de pala

0,0027

22

Disco de freno

0,0055

24

22

23

Estopera Delantera

0,0137

15

10

24

Filtro Aceite

0,0110

24

20

25

Filtro de Aire

0,0055

12

10

26

Filtro de combustible

0,0055

27

Filtro Gasoil

0,0027

12

11

28

Fusible

0,0055

24

22

29

Gato hidrulico

0,0027

30

Grasa

0,0055

31

Inyector

0,0055

15

13

32

Juego de anillo (STD);

0,0027

33

Juego de empacadura

0,0055

34

Llave ajustable.

0,0027

42

35

Llave Allen

0,0055

36

Llave combinada de 13
mm.

0,0027

37

Llave combinada de 30
mm.

0,0027

Cuadro 4. (Cont.)

t.

Descripcin

Existencia
actual

38

Llave de artillera 41mm x


21mm

0,0027

39

Llave inglesa

0,0082

40

Lubricantes ligas de freno

0,0219

12

33

14

25

41

Manguera de aire de alta


presin 1/8

0,0055

12

10

42

Manguera de bomba

0,0082

43

Manguera de radiador

0,0055

12

10

44

Pin

0,0247

15

33

17

24

45

Radiador

0,0027

46

Rel de batera

0,0110

18

14

47

Rodamiento

0,0027

12

11

48

Tapa de radiador

0,0055

49

Tornillo

0,0082

12

50

Triangulo reflectivo amarillo

0,0082

15

12

51

Tuerca

0,0027

52

Vlvula de Admisin

0,0082

53

Vlvula de Escape

0,0055

12

10

54

Zapata de freno

0,0027

15

14

Cm

CM

Cp

Em

EM

Pp

CP

En el cuadro anterior, se describen las existencias mnimas y mximas


que se deben mantener en el inventario. Las mnimas, indican que es la
menor cantidad que se debe mantener para atender las necesidades del
Departamento de Mantenimiento, mientras que las mximas es la mayor
cantidad recomendable para que el inventario no se sature. El punto de
pedido o reorden indica la cantidad en la que el material debe ser adquirido
nuevamente, para evitar la falta de disponibilidad del mismo en el inventario.
La cantidad de pedido, se refiere a qu tanto se debe comprar para asegurar
la disponibilidad en inventario.

43

Seguidamente, se procedi a establecer la clasificacin, para lo que, en


primer lugar se determin el costo unitario de los artculos (CUA), que se
refiere al costo de cada material, mientras que el valor de consumo (VC) es
el producto del valor unitario por la cantidad actual en el inventario. A partir
de esto, en el cuadro siguiente se presentan los resultados obtenidos.
Cuadro 5.
Costo unitario y Valor de consumo del inventario actual
t.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
11
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
2
1

Descripcin
Alternador
Batera
Rodamiento
Juego de empacadura
Acople
Vlvula de Escape
Bobina
Cadena
Disco de freno
Manguera de aire de
alta presin 1/8
Correa de transmisin

CUA Bs.
82.900,00
12.300,00
48.500,00
22.550,00
1.375,00
19.500,00
9.600,00
17.000,00
16.500,00

E
1
5
1
2
32
2
4
2
2

VC
82.900,00
61.500,00
48.500,00
45.100,00
44.000,00
39.000,00
38.400,00
34.000,00
33.000,00

%VC
7,797%
5,784%
4,561%
4,242%
4,138%
3,668%
3,611%
3,198%
3,104%

%AC.VC
7,797%
13,580%
18,142%
22,383%
26,521%
30,189%
33,801%
36,998%
40,102%

15.000,00

30.000,00

2,821%

42,923%

4.900,00

29.400,00

2,765%

45,688%

Correa A-40

4.800,00

28.800,00

2,709%

48,397%

Filtro de Aire

14.000,00

28.000,00

2,633%

51,030%

Rel de batera

6.500,00

26.000,00

2,445%

53,475%

Abrazadera

3.500,00

24.500,00

2,304%

55,780%

Chumacera

12.000,00

24.000,00

2,257%

58,037%

Tapa de radiador

11.600,00

23.200,00

2,182%

60,219%

Crucetas

7.500,00

22.500,00

2,116%

62,335%

Inyector

11.250,00

22.500,00

2,116%

64,451%

Camisa de cilindro

22.000,00

22.000,00

2,069%

66,520%

Aceite de motor

1.300,00

16

20.800,00

1,956%

68,476%

44

2
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2
7
2
8
2
9

Llave de artillera 41mm


x 21mm

19.400,00

19.400,00

1,825%

70,301%

Radiador

19.400,00

19.400,00

1,825%

72,125%

Concha de biela (0.75)

18.500,00

18.500,00

1,740%

73,865%

Filtro de combustible

9.200,00

18.400,00

1,730%

75,595%

Correa B-85

5.850,00

17.550,00

1,651%

77,246%

Llave inglesa

5.650,00

16.950,00

1,594%

78,840%

Aspa

8.000,00

16.000,00

1,505%

80,345%

2.000,00

16.000,00

1,505%

81,850%

CUA Bs.
3.980,00
15.650,00
14.150,00
4.575,00
6.850,00

E
4
1
1
3
2

VC
15.920,00
15.650,00
14.150,00
13.725,00
13.700,00

%VC
1,497%
1,472%
1,331%
1,291%
1,288%

%AC.VC
83,347%
84,819%
86,150%
87,440%
88,729%

4.500,00

13.500,00

1,270%

89,998%

1.420,00
11.000,00
9.650,00
2.540,00
1.500,00
7.260,00

9
1
1
3
5
1

12.780,00
11.000,00
9.650,00
7.620,00
7.500,00
7.260,00

1,202%
1,035%
0,908%
0,717%
0,705%
0,683%

91,200%
92,235%
93,142%
93,859%
94,564%
95,247%

6.600,00

6.600,00

0,621%

95,868%

3.128,00
1.850,00
2.750,00
4.850,00

2
3
2
1

6.256,00
5.550,00
5.500,00
4.850,00

0,588%
0,522%
0,517%
0,456%

96,456%
96,978%
97,496%
97,952%

4.750,00

4.750,00

0,447%

98,398%

3.850,00

3.850,00

0,362%

98,760%

3.000,00
980

1
3

3.000,00
2.940,00

0,282%
0,277%

99,043%
99,319%

1.200,00

2.400,00

0,226%

99,545%

Lubricantes
freno

ligas

de

Cuadro 5. (Cont.)
t.
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51

Descripcin
Filtro Aceite
Juego de anillo (STD);
Gato hidrulico
Vlvula de Admisin
Llave Allen
Triangulo
reflectivo
amarillo
Pin
Filtro Gasoil
Zapata de freno
Manguera de bomba
Estopera Delantera
Llave ajustable.
Llave combinada de
30 mm.
Grasa
Alicate
Manguera de radiador
Correa de Alternador
Llave combinada de
13 mm.
Bomba de aceite de
motor
Tuerca
Tornillo
Destornillador de
estras

45

52
53
54

Conector de cable
Fusible
Destornillador de pala
Total

1.860,00
890
1.200,00

1
2
1

1.860,00
1.780,00
1.200,00

0,175%
0,167%
0,113%

552.558,00

180

1.063.291,00

100,00%

99,720%
99,887%
100,00%

Para el establecimiento de las clases A,B y C, se tomaron los siguientes


parmetros:
-

Clase A: Artculos con un valor de consumo de 80%.

Clase B: Artculos con un valor de consumo de 15%.

Clase C: Artculos con un valor de consumo de 5%

Cuadro 6.
Clasificacin ABC

t.

Descripcin

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Alternador
Batera
Rodamiento
Juego de empacadura
Acople
Vlvula de Escape
Bobina
Cadena
Disco de freno
Manguera de aire de alta presin 1/8
Correa de transmisin
Correa A-40
Filtro de Aire
Rel de batera
Abrazadera
Chumacera
Tapa de radiador
Crucetas
Inyector
Camisa de cilindro
Aceite de motor
Llave de artillera 41mm x 21mm
Radiador

46

Clasificaci
n
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A

24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35

Concha de biela (0.75)


Filtro de combustible
Correa B-85
Llave inglesa
Aspa
Lubricantes ligas de freno
Filtro Aceite
Juego de anillo (STD);
Gato hidrulico
Vlvula de Admisin
Llave Allen
Triangulo reflectivo amarillo

A
A
A
A
B
B
B
B
B
B
B
B

Cuadro 6. (Cont.)

t.
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54

Descripcin
Pin
Filtro Gasoil
Zapata de freno
Manguera de bomba
Estopera Delantera
Llave ajustable.
Llave combinada de 30 mm.
Grasa
Alicate
Manguera de radiador
Correa de Alternador
Llave combinada de 13 mm.
Bomba de aceite de motor
Tuerca
Tornillo
Destornillador de estras
Conector de cable
Fusible
Destornillador de pala

Clasificaci
n
B
B
B
B
B
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C

Se observa que la clase A est conformada por 27 artculos, los cuales


acumulan el 78,840% del valor de consumo, mientras que la clase B est
integrada por 13 artculos, con un porcentaje del valor de consumo de
14,22%, y la clase C agrupa a 14 artculos, los cuales alcanzan el 4,75% del
47

valor total de la mercanca. Este resultado, permitir establecer la


organizacin de los rubros, de acuerdo con la cantidad y rotacin que estos
tienen en el inventario.
Para esto, se considerar la ubicacin de los rubros del grupo A, cerca dela
entrada del rea, los del grupo B, en lugar medio y los del grupo C, al final
del almacn, lo que reducir el tiempo utilizado por el personal en la
bsqueda y traslado de los materiales dentro del rea.
Indicadores de Gestin de Inventario y Almacn
Los indicadores, son herramientas que permiten medir los resultados de
una gestin, para identificar desviaciones en la misma y poder tomar los
correctivos necesarios. En tal sentido, con el propsito de brindarle a la
empresa un instrumento con el que pueda evaluar la efectividad de la gestin
en el almacn de repuestos, se disearon una serie de indicadores con los
que podr determinar la eficiencia de la gestin de inventario y almacn, en
cuanto a la veracidad de las existencias, tiempo dentro del inventario,
eficacia de los proveedores, entre otros.
Vale destacar que, los indicadores establecidos tienen como fundamento
las debilidades detectadas en la fase de diagnstico, entre las que se
encuentran las contradicciones en las existencias, insuficiencia de renglones,
retardo en la entrega de pedidos, entre otros.
Cuadro 7.
Veracidad del inventario
NOMBRE: Veracidad del
inventario

DESCRIPCIN: Identificar desviaciones entre el


inventario real y el reflejado en el sistema

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
Inventario real: Es la cantidad de cada artculo
verificada en fsico
Inventario en sistema: Cantidad por artculo que debe
existir, segn el sistema.

Inventario real
inventario en sistema

48

FRECUENCIA: Mensual
UNIDAD DE MEDIDA:%
RESPONSABLE: Jefe de Almacn
CONSIDERACIONES DEL INDICADOR
CONDICIN
DESCRIPCIN
Los valores del ndice se ubican dentro del rango
Bajo Control

RANGO

80 ndice 100

Los valores del ndice se encuentran en un rango


50 ndice 80
de control intermedio. Se deben tomar acciones
preventivas
Los valores del ndice se encuentran fuera del
0 ndice 50
Fuera de Control
rango de control. Se debe tomar acciones
correctivas
Justificacin: Generar una herramienta que permita monitorear la concordancia de
informacin entre el fsico y el sistema.
Fuente de Informacin: Facturacin, orden de compra, conteo fsico.
No Crtico

Este indicador permitir al Departamento de Almacn identificar si existen


discordancias entre las cantidades reales de la mercanca y la registrada en
el sistema, y a partir de esta informacin tomar las decisiones
correspondientes. Para validar la veracidad de la informacin, el encargado
de aplicar el indicador debe hacerlo con la informacin actualizada de la
auditora, es decir, es recomendable que se aplique una vez culminado el
conteo fsico, pues esto reducir el margen de error en los datos necesarios
al momento de ejecutarse la medicin.
Este indicador fue seleccionado, debido a que se presentan discrepancias
entre la existencia real y la informacin sobre los rubros que se encuentran
fsicamente en el almacn, lo cual se origina por la falta de registro de la
entrada y salida de estos artculos en el almacn.
Cuadro 8.
Tiempo en el inventario

NOMBRE: Tiempo en el
inventario

DESCRIPCIN: Identificar el tiempo promedio de


permanencia de los artculos en el existencia

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
Inventario final: Resultado del conteo fsico
Salida promedio: Cantidad promedio de uso del
artculo

Inventario final
x 90
Salida promedio

49

FRECUENCIA:
UNIDAD DE MEDIDA:
Trimestral
Das
RESPONSABLE: Jefe de Almacn
CONSIDERACIONES DEL INDICADOR
DESCRIPCIN
RANGO
Los valores del ndice se ubican dentro
0
ndice
60 das
Bajo Control
del rango
Los valores del ndice se encuentran en
60 ndice 90
No Crtico
un rango de control intermedio. Se deben
tomar acciones preventivas
das
Los valores del ndice se encuentran
ms de 90 das
Fuera de Control
fuera del rango de control. Se debe tomar
acciones correctivas
Justificacin: Permite identificar los repuestos de mayor y menor rotacin en el inventario.
CONDICIN

Fuente de Informacin: Conteo fsico. Orden de mantenimiento. Solicitud de repuestos.

La importancia de este indicador, reside en que a travs de l se podr


identificar el tiempo promedio que permanecen en inventario los repuestos e
insumos, lo cual permitir establecer los parmetros de compra de los
mismos. Por otro lado, si los artculos se mantienen sin utilizar, por ms de
90 das, significa que es un gasto que no se debe realizar peridicamente.
La seleccin de este indicador, se realiz en base a la necesidad que tiene
el personal de almacn de mantener la organizacin adecuada dentro del
rea y evitar la compra innecesaria o sobrecarga del inventario, pues esto
genera una inversin en artculos que, o no se utilizarn o pueden daarse o
volverse obsoleto si no se utilizan en el tiempo oportuno.
Cuadro 9.
Cumplimiento de los proveedores
NOMBRE: Cumplimiento de los
proveedores

DESCRIPCIN: Determinar
respuesta de los proveedores

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
O/C con retraso: rdenes de compra con retrasos en
la entrega
O/C emitidas: rdenes de compra emitidas al
proveedor

O /C con retraso
x 100
O/C emitidas

la

capacidad

FRECUENCIA: Trimestral
UNIDAD DE MEDIDA:%
RESPONSABLE: Jefe de Almacn
CONDICIN

CONSIDERACIONES DEL INDICADOR


DESCRIPCIN

50

RANGO

de

Los valores del ndice se ubican dentro


80 ndice 100
del rango
Los valores del ndice se encuentran en
50 ndice 80
No Crtico
un rango de control intermedio. Se deben
tomar acciones preventivas
Los valores del ndice se encuentran
0 ndice 50
Fuera de Control
fuera del rango de control. Se debe tomar
acciones correctivas
Justificacin: Identificar el tiempo de entrega de los repuestos, por parte de los
proveedores
Fuente de Informacin: Facturacin. rdenes de compra. Recibos.
Bajo Control

Con este indicador, la unidad de almacn estar en capacidad de


identificar el grado de cumplimiento de los proveedores de quienes adquieren
los repuestos e insumos utilizados para las actividades de mantenimiento. De
hallarse con retrasos continuos y considerables, podr tomar la decisin de
sustituirlos. El fundamento de la seleccin de este indicador, reposa en que
se requiere contar con proveedores que tengan la capacidad de suministrar
los repuestos e insumos con oportunidad e tiempo, cantidad y calidad.
Cuadro 10.
Consumo promedio
NOMBRE: Consumo promedio

DESCRIPCIN: Indica la cantidad de repuestos que


son empleados por equipo mensualmente.

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
Cantidad de repuestos: Repuestos utilizados por la
unidad.
Cantidad de equipos: Total de equipos del mismo tipo

Cantidad de repuestos
x 100
cantidad de equipos

FRECUENCIA: Trimestral
UNIDAD DE MEDIDA:%
RESPONSABLE: Jefe de Almacn
CONSIDERACIONES DEL INDICADOR
CONDICIN
DESCRIPCIN
Los valores del ndice se ubican dentro
Bajo Control
del rango
Los valores del ndice se encuentran en
No Crtico
un rango de control intermedio. Se deben
tomar acciones preventivas
Los valores del ndice se encuentran
fuera del rango de control. Se debe tomar
Fuera de Control
acciones correctivas

51

RANGO

80 ndice 100

50 ndice 80
0 ndice 50

Justificacin: Es un soporte para el stock de repuestos que se debe mantener en


almacn para cumplir con los requerimientos de los equipos.
Fuente de Informacin: Orden de mantenimiento. Solicitud de repuestos

El indicador de consumo promedio, permite determinar la cantidad


aproximada que requieren los equipos trimestralmente, con cuya informacin
se puede evaluar el stock real de repuestos que se debe mantener en el
almacn, es por ello que se formula como uno de los indicadores de gestin
de inventario.
Cuadro 11.
Cumplimiento de presupuesto
NOMBRE: Cumplimiento de
presupuesto

DESCRIPCIN: Indica el porcentaje consumido del


presupuesto establecido para la adquisicin de los
repuestos

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
Gasto real: Cantidad de dinero utilizado
Gasto presupuestado: Cantidad de dinero destinado
para la compra

gastoreal
x 100
gasto presupuestado

FRECUENCIA: Anual
UNIDAD DE MEDIDA:%
RESPONSABLE: Jefe de Almacn
CONSIDERACIONES DEL INDICADOR
CONDICIN
DESCRIPCIN
Los valores del ndice se ubican dentro
Bajo Control
del rango
Los valores del ndice se encuentran en
No Crtico
un rango de control intermedio. Se deben
tomar acciones preventivas
Los valores del ndice se encuentran
fuera del rango de control. Se debe tomar
Fuera de Control
acciones correctivas

RANGO

80 ndice 100
50 ndice 80

0 ndice 50

Justificacin: Permite medir la variacin del gasto para el abastecimiento del almacn
Fuente de Informacin: Orden de mantenimiento. Solicitud de repuestos. Presupuesto.

Este indicador se formula con el propsito de que la gestin de inventario


controle su aspecto financiero, en base a los presupuestos anuales que
maneja la organizacin. La importancia de este resultado, es que permite

52

evaluar el comportamiento variante de la moneda nacional, facilitando la


toma de decisiones a la hora de asignar los recursos en el presupuesto.
Cabe destacar que, en vista de la situacin cambiaria del pas, es necesario
que la institucin cuente con esta informacin, para evitar que el presupuesto
no est acorde a la realidad.
Debido a la necesidad de evitar la inversin innecesaria o excesiva, se
seleccion este indicador, pues la corporacin cuenta con un presupuesto de
funcionamiento establecido anualmente por la Alcalda de Caron, razn por
la cual debe evitar sobrepasar lo estipulado en l.
Cuadro 12.
Eficiencia en el registro de informacin
NOMBRE: Eficiencia en el
registro de informacin

DESCRIPCIN: Indica el porcentaje de registro de la


informacin del almacn.

FRMULA DE CLCULO:

DONDE:
Formatos con registro: Nmero de formatos con
informacin actualizada
Total de formatos: Nmero de formatos existentes

formtos con registro


x 100
total de formatos
FRECUENCIA: Mensual

UNIDAD DE MEDIDA:%

RESPONSABLE: Jefe de Almacn


CONSIDERACIONES DEL INDICADOR
CONDICIN
Bajo Control

DESCRIPCIN
Los valores del ndice se ubican dentro
del rango

RANGO

80 ndice 100

No Crtico

Los valores del ndice se encuentran en


un rango de control intermedio. Se deben
tomar acciones preventivas

50 ndice 80

Fuera de Control

Los valores del ndice se encuentran


fuera del rango de control. Se debe tomar
acciones correctivas

0 ndice 50

Justificacin: Permite identificar la eficiencia del personal para el control del sistema de
registro de la informacin
Fuente de Informacin: Formatos.

53

El indicador descrito anteriormente se fundamenta en la necesidad de


controlar el registro de informacin asociado a la gestin de inventario, para
que as los niveles supervisor y gerencial puedan tomar decisiones acertadas
e incluso, generar archivos fsicos sobre los reportes de datos y el desarrollo
de las actividades cotidianas.
Una vez establecidos los indicadores, en el siguiente cuadro se presenta
el resumen de los mismos, con la correspondiente descripcin de los
aspectos de cada uno de ellos.

54

Cuadro 13.
Resumen de indicadores propuestos
Frecuencia/
Responsable

Niveles de
referencia

Inventario real
inventario en sistema

Mensual
Jefe de Almacn

80100
5080
050

Inventario final
x 90
Salida promedio

Trimestral
Jefe de Almacn

060 das
6090 das
ms de 90 das

O /C con retraso
x 100
O/C emitidas

Trimestral
Jefe de Almacn

80100
5080
050

Indica la cantidad de repuestos que


son empleados por equipo
mensualmente.

Cant de repuestos
x 100
cant de equipos

Trimestral
Jefe de Almacn

80100
5080
050

Cumplimiento de
presupuesto

Indica el porcentaje consumido del


presupuesto establecido para la
adquisicin de los repuestos

gastoreal
x 100
gasto presupuestado

Anual
Jefe de Almacn

80100
5080
050

Eficiencia en el
registro de
informacin

Indica el porcentaje de registro de la


informacin del almacn.

formtos con registro


x 100
total de formatos

Mensual
Jefe de Almacn

80100
5080
050

Indicador

Descripcin

Razn matemtica

Veracidad del
inventario

Identificar desviaciones entre el


inventario real y el reflejado en el
sistema

Tiempo en el
inventario

Identificar el tiempo promedio de


permanencia de los artculos en el
existencia

Cumplimiento de los
proveedores

Determinar la capacidad de respuesta


de los proveedores

Consumo promedio

55

La aplicacin de este sistema de indicadores, permitir a la organizacin


contar con la informacin necesaria para evaluar la gestin de inventario,
identificar las causas de las desviaciones detectadas y la toma de decisiones
al respecto, para garantizar la eficiencia y eficacia de la misma. Lo antes
descrito, en relacin al establecimiento de los indicadores de gestin, permite
concluir que el almacn de la CSPS, tendr una herramienta valiosa para
medir los resultados de la gestin de inventario, por lo que podr tomar las
acciones correctivas necesarias para garantizar la disponibilidad de los
repuestos que requieren sus equipos para funcionar adecuadamente.
Mejoras al almacn de repuestos de la CSPS.
Las acciones propuestaspara mejorar la gestin en el almacn de
repuestos de la Corporacin de Servicios patriticos Sociales, est
fundamentado en las debilidades identificadas durante la fase de diagnstico,
siendo las de mayor importancia la desorganizacin presente en el rea, la
falta de clasificacin de los materiales, las deficiencias en el registro y control
de la informacin relacionada con las existencias, la falta de orden, limpieza
y lineamientos eficientes en el almacn.
En este sentido, se consider primordial, disear una nueva distribucin
del rea, actualizar el sistema de informacin y aplicar el mtodo de las 5s,
para promover la organizacin y limpieza del almacn. Estos aspectos, se
desarrollan a continuacin.
Distribucin del Almacn
El rea interna del almacn, requiere de una nueva distribucin que
permita aprovechar el espacio disponible para promover la organizacin
adecuada de los artculos que en l se resguarda. Para esto, en primer lugar
se elabor el plano de la distribucin actual, tal como se muestra en la
siguiente figura.

56

Lmparas

Escritorio

Ventana
enrejada
Materiales
acumulados
en bolsas y/o cajas

Estantes

Figura 6.Distribucin actual del rea del almacn.

Se evidencia en la figura anterior que, los espacios internos del almacn


no cuentan con las distancias necesarias para el trnsito dentro de l,
adems de la desorganizacin de los materiales, ya que se encuentran cajas
y bolsas en el suelo. Esta situacin dificulta la entrada y salida de materiales,
adems de que la bsqueda de los repuestos se invierte un tiempo mayor al
necesario, pues no se cuenta con una clasificacin que permita agrupar los
materiales, de acuerdo con su tipo o rotacin dentro del inventario.
Partiendo de esto, se procedi a disear la nueva distribucin, tal como se
observa en la siguiente figura, en base a los resultados arrojados por la
metodologa ABC, lo que permiti identificar los artculos que se deben
mantener cercano a la puerta de acceso al almacn, para facilitar su
circulacin.
57

Figura 7.Distribucin propuesta del rea del almacn.

Las modificaciones propuestas para la distribucin del almacn, estn


relacionadas con:
-

Eliminar una de las lmparas, y colocar dos, una ms cerca del

escritorio y la otra hacia el primer estante.


Adquirir 3 estantes de menor capacidad que los actuales, con la
finalidad de ubicar en ellos los materiales que se encuentran en bolsas

y cajas.
La organizacin de los estantes, de forma tal que el trnsito entre ellos
se ms accesible.

Actualizacin del sistema de informacin


En vista de que en el almacn no se cuenta con un sistema de informacin
ptimo, se elaboraron los formatos y bases de datos que permitan el control
del inventario y dems actividades del almacn, tales como control de
inventario, ingreso y egreso de materiales, solicitud de materiales, requisicin

58

de compra, entrega de herramientas y equipos, devolucin de herramientas


y equipos al almacn.Los formatos fueron diseados en Excel, mientras que
las bases de datos se crearon en Access, ya que en la CSPS se cuenta con
estos programas que no requieren de equipos especiales para su
visualizacin y control. Cabe destacar que el Jefe de Almacn ser el
encargado de llevar el registro y control de la informacin que se debe
recolectar a travs de los formatos diseados.
Formatos diseados
Los formatos se deban mantener dentro de una carpeta, ordenados de
forma correlativa, de forma tal que faciliten el registro diario de los mismos.
Dentro de estos se encuentran el control de inventario fsico, solicitud de
materiales, entrega y devolucin de herramientas y/o equipos.
Cuadro 14.
Formato para el control de inventario fsico

59

En la columna de tem, va el correlativo de los repuestos identificados

(1, 2,3,4)
La descripcin se refiere al nombre y caractersticas de los repuestos

identificados.
En la presentacin, se indica si el producto se cuenta por pieza, caja,

paquete, bolsa u otra.


La casilla cantidad real es utilizada para indicar la cantidad de

repuestos que realmente estn en existencia.


La cantidad en sistema se refiere a la existencia que refleja el sistema

Cuadro 15.
Formato para lasolicitud de materiales

Este formato permitir ejercer el control sobre la salida de los materiales e


insumos utilizados para hacerles el mantenimiento a los equipos. De igual
forma, los datos de este formato aportarn informacin para la aplicacin de
los indicadores de gestin diseados.
Cuadro 16.

60

Formato para la entrega de herramientas y/o equipos

La importancia de este formato es que permitir el control de los equipos y


herramientas entregadas al personal para la ejecucin de las actividades, lo
que minimizar el extravo de las herramientas.
Cuadro 17.
Formato para la devolucin de herramientas y/o equipos

61

Este formato permitir recolectar la informacin sobre las herramientas y


equipos que han sido retirados del almacn para ejecutar las actividades de
mantenimiento.
Bases de datos
Las bases de datos creadas, son documentos digitales que le permitirn al
almacn mantener la informacin digitalizada, para un mejor control de la
misma. Dentro de estas, se encuentra la requisicin de compra y el ingreso
de materiales.

Figura 8.Base de datos para la requisicin de compra.

Las instrucciones para el registro de esta base de datos, es el siguiente:


-

Indicar la fecha de la requisicin.


Detallar el producto, herramienta o equipo que solicitado.
Indicar la cantidad de material.
Identificar el proveedor a quien se le adquirir el producto.
La persona que autoriza la compra debe firmar y sellar en seal de
aprobacin.

62

Con esta base de datos, se podr conocer la cantidad de materiales


solicitados, adems de que permitir contar con informacin sobre los
proveedores disponibles para cada tipo de material o equipo.

Figura 9.Base de datos para el ingreso de materiales, equipos y herramientas

Cuando ingrese cualquier tipo de material o equipo al almacn,


proveniente de una requisicin de compra, el encargado del almacn debe
introducir los datos identificados en la base de datos, a fin de actualizar el
inventario. Este sistema de informacin le permitir al encargado del almacn
controlar con mayor efectividad las existencias de repuestos, equipos,
insumos y herramientas, y de esta forma garantizar la disponibilidad de estos
para las actividades de mantenimiento de los equipos de la Corporacin.
Mtodo de las 5S
El mtodo de las 5S, tiene como principio que a cada elemento que del
rea laboral debe tener un lugar propio. Por tal razn, el propsito de
implementa esta metodologa, es suministrar al almacn de repuestos de la
CSPS una herramienta que le permita mantener el orden, limpieza y la

63

organizacin necesaria para que las actividades se ejecuten de manera


efectiva y oportuna. Las fases que abarca este mtodo se describen en al
siguiente cuadro.
Cuadro 18.
Fases de la metodologa de las 5S
Fase

Nombre

Objetivo
Eliminar

de

espacios,
Seiri:
I

Seleccionar o
clasificar

los

cajas

aquellos

materiales
inutilizados

los que deban ser

II

Organizar u
ordenar

los -

artculos y materiales
pertenecientes

al

un

que
la

circulacin.
Determinar

que
deben
en

almacn.
Identificar

el
los

artculos,
Asignar una ubicacin
a cada producto.

rea, clasificndolos
bajo

elementos

permanecer

almacn.

Seiton:

dems

artculos

resguardados en el
Organizar

estorben

obsoletos y clasificar

Contenido
Retirar
chatarras,

criterio

unificado.

III

Seiso: Limpiar

Brindar

una

Limpiar,

reparar mobiliario.
Establecer
normas

mejor

apariencia al rea.

de limpieza.

Cuadro 18. (Cont.)

64

pintar,

Fase

IV

Nombre
Seiketsu:

Objetivo
Garantizar

Bienestar

ambiente

personal,

para el personal que

estandarizacin labora

Disciplina y
hbito

Contenido
Medidas

seguridad.
Polticas de uso del

seguro

utiliza

almacn.
Concientizacin
Shitsuke:

un

personal

espacio

el
del

sobre

Crear

trabajo
Capacitacin

la

necesidad

de

asegurar

un

de

grupo

de
del

personal.

ambiente adecuado
Luego de identificadas las fases de la metodologa, as como su objetivo y
el contenido de cada una de ellas, se procedi a describir las actividades que
se deben realizar en el almacn de la CSPS, con el propsito de que estas
sean aplicadas.
Seiri (Clasificar y descartar)
En vista de que el almacn de repuestos de la CSPS presenta serias
deficiencias en la organizacin de los materiales que all se resguardan, es
necesario descartar todos aquellos materiales que no pertenecen al rea de
almacn. Con base en lo observado, se deben aplicar las siguientes
medidas:
-

Retirar del almacn los materiales que no estn directamente


relacionados con la finalidad del mismo.

Clasificar por tipo de material, es decir herramientas, insumos y


repuestos.

Identificar la ubicacin de cada tipo de material, para facilitar su


bsqueda.

65

Ordenar los materiales de acuerdo con la clasificacin ABC (Ver cuadro


5), considerando la rotacin del mismo. El criterio considerado para este
orden, es que los repuestos de mayor rotacin deben estar ubicados ms
cerca de la entrada del almacn. En este sentido, en la siguiente figura
se muestra la propuesta de ubicacin, de acuerdo con los resultados de
la metodologa ABC.

BC

Figura 10.Ubicacin de los repuestos segn el ABC

Seiton (Orden)
Luego de descartar los materiales y repuestos innecesarios del rea de
almacn, y definido el lugar donde se deben ubicar aquellos que tienen una
mayor frecuencia de salida, se proceder a ordenar los materiales,
considerando los siguientes elementos:
-

Asignar e identificar un lugar para cada artculo.

Asegurar que cada material y repuesto est listo para usarse.

66

Aplicar el sistema de informacin para el control de salida y entrada de


material para evitar prdidas de estos.

Establecer lineamientos para la entrada al almacn de personal no


autorizado.

Colocar en su sitio los equipos y herramientas una vez devueltos.

Seiso(Limpiar)
En esta fase, se procura evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en
el lugar de trabajo, para lo cual se recomiendan las siguientes acciones:
-

Se debe integrar la limpieza como parte del trabajo.

Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autnomo:


"la limpieza es inspeccin.

Asignar un lugar adecuado y funcional a cada artculo utilizado para


mantener limpia el rea de trabajo.

Establecer mtodos de prevencin para evitar el desorden y la suciedad


en el rea de Almacn.

Implementar las actividades de limpieza como otra ms de las rutinas en


el rea.

Si se logra implementar la fase Seiso, en el rea de Almacn de repuestos,


se obtendrn una serie de beneficios:
-

Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes

Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador

Se reducen los despilfarros de materiales

Seiketsu: Bienestar personal, estandarizacin


En esta fase, la finalidad es garantizar el bienestar del personal y
mantener los logros de las fases anteriores. Para esto, la metodologa
propone que los trabajadores utilicen adecuadamente los equipos de
proteccin personal (EPP), as como implementar las medidas necesarias
para evitar los riesgos que puedan poner en peligro su salud y seguridad. De

67

esta manera, las acciones que se deben ejecutar en esta fase, estn
relacionadas con el mejoramiento

las condiciones ambientales, a fin de

brindar un ambiente agradable y seguro para los individuos.


Dentro de las acciones propuestas para proporcionar el bienestar al
personal del almacn de repuestos de la CSPS, se encuentran el
mejoramiento de la iluminacin, la adecuacin del mobiliario y la sealizacin
de las reas que representen algn peligro para los usuarios del almacn.De
igual forma, en esta fase se recomienda solucionar la problemtica
relacionada con el acceso al almacn, pues no se cuenta con la seguridad
necesaria, que permita restringir la entrada a personas no autorizadas.

Figura 11.Puerta de acceso al almacn

En este sentido, se propone la instalacin de un protector de rejas a la


puerta, cuya llave est bajo el control del personal que labora dentro del
almacn. En cuanto a la estandarizacin, en esta fase se proponen las
normar de control interno que se deben implementar para garantizar el
funcionamiento adecuado del mismo. Por tal razn, se establecieron los
siguientes lineamientos:

68

El Jefe de Almacn es el nico personal con acceso autorizado al rea


de almacn y capacitado para la entrega de los materiales solicitados

por el Departamento de Mantenimiento.


Las entregas de repuestos y equipos se realizar a travs de la parte
superior de la puerta del almacn, que funciona como ventana de

despacho.
- La puerta del almacn debe mantenerse bajo seguro, para evitar que
ingrese personal no autorizado.
- A travs del siguiente flujograma, se describe el proceso de atencin
al personal de mantenimiento que solicita los materiales al Jefe de
Almacn.
INICIO

1
El personal de mantenimiento entrega la solicitud de repuestos al Jefe
de Almacn
1

Jefe de Almacn verifica la existencia del material

Jefe de Almacn entrega el material al personal de mantenimiento

Jefe de Almacn registra la informacin en el formato correspondiente

FIN

Figura 12.Flujograma de proceso para la entrega de repuestos y herramientas.

Con estas medidas, se pretende minimizar las condiciones que originan


inseguridad en el ambiente laboral y as poder brindar al personal que

69

atiende el almacn un espacio seguro que garantice su bienestar durante la


estada en su sitio de trabajo.
Shitsuke: Disciplina y hbito
Esta ltimafase implica el desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la
empresa.Implementar el modelo Shitsuke implica en el rea:
-

El respeto de las normas y estndares establecidos para conservar el


sitio de trabajo impecable.

Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el


funcionamiento de una organizacin.

Comprender la importancia del respeto por los dems y por las normas
en las que el trabajador seguramente ha participado directa o
indirectamente en su elaboracin.

Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems.


Para garantizar el desarrollo ptimo de esta fase, se propusieron

estrategias que permitan la educacin del personal sobre las tcnicas y


principios de la metodologa de las 5S, as como tambin la creacin de un
equipo promotor, encargado de supervisar y evaluar los resultados de la
misma, adems de la capacitacin del personal para el registro adecuado de
los formatos, ejecucin de los procedimientos y control del inventario. La
capacitacin del personal, debe ser realizada por la Direccin de Recursos
Humanos, a fin de garantizar que estos conozcan y manejen los elementos
que abraca la metodologa de las 5S. En el siguiente cuadro, se presenta el
plan de accin a seguir para lograr el objetivo de esta fase.

70

Cuadro 19.
Plan de Accin
Accin
Charla de induccin al
personal de almacn y
suministros
Adiestramiento sobre el
registro de la informacin y
formularios
Capacitacin sobre el control
del inventario, entrada y salida
de materiales
Crear comit promotor de la
metodologa
Elaborar y difundir folletos con
la informacin sobre la
metodologa 5S
Colocar sealizaciones y
normas para mantener el
orden dentro del almacn.

Responsable

Fecha de ejecucin

Jefe de Almacn

Agosto 2016

Jefe de Almacn

Agosto 2016

Jefe de Almacn

Septiembre 2016

Jefe de Almacn y
Direccin de la
CSPS
Jefe de Almacn y
Direccin de la
CSPS
Jefe de Almacn y
Direccin de la
CSPS

Septiembre 2016
Octubre 2016
Octubre 2016

Las actividades descritas en el cuadro anterior, se fundamentan en la


necesidad de que el personal de almacn, as como tambin aquellos que
utilizan los servicios que este departamento brinda, participen en la
aplicacin de la metodologa de las 5S, con todas las etapas que esta
conlleva, pues permitir contar con la organizacin adecuada, tanto fsica
como de control, garantizando as que la gestin de inventario sea eficiente y
sus resultados sean beneficiosos para la corporacin.
Adems, con estas medidas, se promover en los trabajadores la
adquisicin del hbito y la disciplina, a fin de que se respeten las normas
internas del almacn, para garantizar que las operaciones propias se
ejecuten de manera adecuada y se logren los objetivos departamentales.

71

CONCLUSIONES
El almacn de repuestos para los equipos de La Corporacin de Servicios
Patriticos

Sociales,

utilizados

para

la

recoleccin

de

desechos

slidos,desmalezamiento de reas verdes y reparacin de alumbrado


pblico, entre otros, presenta deficiencias en el control del inventario,
organizacin y orden, por lo que se hace necesario implementar medidas
que permitan mejorar la gestin del almacn.a travs del diagrama CausaEfecto, se pudo determinar que existe un dficit de personal para atender el
almacn de repuestos, quien no cuenta con la capacitacin adecuada para el
mane del almacn, el rea carece de orden y organizacin, tanto de los
artculos como de los espacios, no existe seguridad en el acceso del rea, la
diversidad de equipos de la CSPS origina que no se pueda mantener la
existencia de los repuestos para atender a todos los equipos.
Para jerarquizar los materiales del inventario, en primer lugar se identific
la existencia actual de los repuestos y herramientas en el almacn, y a partir
de all se calcularon el consumo mnimo y mximo de cada rengln, el
consumo promedio, las existencias mnimas y mximas, el punto de pedido y
la cantidad de pedido. A travs de la Metodologa del ABC, se logr identificar
los artculos que agrupan mayor volumen de valor de consumo, lo que arroj
como resultado que la clase A est conformada por 27 artculos, los cuales
acumulan el 78,840% del valor de consumo, mientras que la clase B est
integrada por 13 artculos, con un porcentaje del valor de consumo de
14,22%, y la clase C agrupa a 14 artculos, los cuales alcanzan el 4,75% del
valor total de la mercanca.
Para medir los resultados de la gestin de almacn e inventario, se
disearon indicadores, dentro de los que se encuentran la veracidad del
inventario, tiempo en el inventario, cumplimiento de los proveedores,
consumo promedio, cumplimiento del presupuesto y eficiencia en el registro
de la informacin. Con la aplicacin de estos indicadores, se podrn

72

identificar las desviaciones y deficiencias que se presenten en el control del


inventario y mantenimiento del almacn.
Las mejoras para el almacn, contiene una propuesta de distribucin del
rea dentro del almacn, considerando los resultados de la metodologa
ABC, adems de la actualizacin del sistema de informacin, a travs del
diseo de formatos y bases de datos para que el personal pueda registrar y
controlar la informacin sobre el inventario, adems de la aplicacin del
mtodo de las 5S, que permiti establecer las pautas para garantizar el
orden, organizacin, control y establecimiento de normas que permitan
optimizar el desarrollo de las actividades propias de esta rea.

73

RECOMENDACIONES
La Corporacin de Servicios Patriticos Sociales, debe realizar un estudio
que le permita determinar la factibilidad de habilitar un espacio con mejores
condiciones para ubicar el almacn de repuestos e insumos.
Los artculos que conforman la clase A, deben ser ubicados en los
estantes ms cercanos a la puerta de entrada del almacn, pues estos son
los que mayor movimiento tienen dentro del inventario, lo que reducira
tiempos en la bsqueda de estos cuando son solicitados por el
Departamento de Mantenimiento.
Para que los indicadores de gestin propuestos puedan brindar
informacin actualizada, los datos para su aplicacin deben ser confiables y
reales, por lo que es necesario que el personal de almacn controle
eficientemente el registro de la informacin.
Las mejoras propuestas, deben ser aplicadas en todos sus elementos,
para garantizar que el control sobre la gestin sea efectivo y permita
optimizar las actividades propias del almacn de repuestos de la CSPS.

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