Herramientas para la productividad

POWER POINT 2010

SEMANA 8

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

Presentaciones Mejoradas

Temas y manejo de colores

Una presentacin debe tener un estilo uniforme, es decir un diseo de colores, tipos de
fuente y formas que permitan al usuario sentirse siempre dentro de la misma
presentacin y que adems eviten desviar la atencin del usuario frente a su objetivo
principal que es el contenido de la presentacin.
Aplicar un tema
El tema es un diseo predefinido compuesto de colores de fondo, tipos de fuente y
formas que crean una composicin para la presentacin, el tema aporta el estilo a la
presentacin y es posible modificarlo para cambiar la apariencia original.

Para aplicar un tema a una presentacin:

1. Hacer clic en la ficha diseo
2. Elegir el grupo Temas
3. Hacer clic en el modelo que mejor se acople a la presentacin.

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Aplicar tema a una sola diapositiva.

Es posible asignar un tema diferente al de la presentacin a una sola diapositiva, solo se
debe tener en cuenta que la variedad de color y forma puede desmejorar el contenido de
la presentacin.
1. Hacer un clic derecho en el diseo de tema elegido.
2. Elegir la opcin Aplicar a las diapositivas seleccionadas

Modificar colores, fuentes, fondo y efectos de un tema.

Es posible utilizar el diseo del tema y modificar los colores, tipos de fuente o fondo.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

1.
2.
3.
4.

Hacer clic en la ficha diseo y a continuacin el grupo temas

Hacer clic en la opcin colores y elegir la combinacin.
Modificar de la misma forma las fuentes, efectos o estilo de fondo.
Tambin es posible ocultar los grficos de la plantilla con la opcin Ocultar
grficos de fondo.

Efectos de tema
Los efectos del tema modifican la apariencia de las formas en cuanto al color y efectos
de diseo, la intensin es que el usuario solo cree las formas y los efectos y colores se
controlan desde el tema:

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Efectos
Los efectos de animacin en diapositivas y objetos son muy importantes para acentuar
elementos que necesitamos que la audiencia recuerde, sin embargo a la hora de utilizarlos
en una presentacin se debe cuidar no cometer excesos ya que desva el objetivo real de
la presentacin.
Existen dos tipos de efecto para una presentacin, transicin y animacin. En este
captulo se tratara el tema a nivel general, pero la manera en que se utilicen son decisin
del usuario.

Transicin
La transicin es un efecto que se reproduce al mostrar una diapositiva, en otras palabras
antes de mostrar cualquier objeto de la diapositiva se ve el efecto seleccionado.
La transicin debe usarse para abrir un tema, para finalizar un tema o para aquellas
diapositivas que necesitan acentuar o crear un grado de recordacin en un tema.
Aplicar transicin a una diapositiva
1. Ubicarse en la diapositiva que tendr el efecto.
2. Hacer clic en la ficha Transiciones
3.

4. Elegir uno de los efectos predeterminados en el grupo Transicin a esta diapositiva.

5. PowerPoint muestra de directamente el efecto en la diapositiva.

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6. Es posible elegir entre los diferentes grupos como sutil, llamativos, etc.
7. Cuando se elige un efecto, este queda aplicado a la diapositiva.
8. Cada efecto tiene una variacin que se puede elegir desde Opciones de efectos, esto
permite utilizar el efecto seleccionado de diferentes formas

9. Para quitar o cambiar la transicin, elegir la opcin Ninguna o elegir un nuevo efecto
para cambiar.
Nota: Es posible aplicar el efecto de transicin a toda la presentacin pulsando el botn
Aplicar a todo.

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Sonido de transicin
Permite reproducir un sonido al momento de mostrar la diapositiva, PowerPoint en su
instalacin maneja sonidos predeterminados, no obstante se puede reproducir cualquier
sonido almacenado en el computador.
1. Para aplicarlo se debe elegir la opcin Sonido de transicin en el grupo Transicin a
esta diapositiva.

2. El sonido se reproduce de forma automtica y se puede repetir hasta que

PowerPoint encuentre un nuevo sonido pulsando la opcin Repetir hasta el prximo
sonido.
3. Para reproducir un sonido del computador, elegir de la lista la opcin Otro sonido
, esta opcin abre una ventana para seleccionar la ubicacin y el sonido a reproducir.
4. Para quitar un sonido, elegir la opcin [Sin Sonido] de la lista.

Avance de la diapositiva

Al avanzar en la presentacin y puntualmente para cambiar de diapositiva se puede

realizar de dos maneras:
Al hacer clic con el mouse: Quiere decir que para cambiar entre una diapositiva y otra
se debe hacer clic con el mouse.
Nota: En la prctica es posible cambiar con enter, flechas de navegacin y clic derecho
entre otras.

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Despus de: Esta opcin permite que la presentacin se vuelva automtica, es decir que
no necesita de un expositor para avanzar si no que lo hara de acuerdo a un tiempo
programado.
Por defecto la opcin de avance de una diapositiva es haciendo clic con el mouse y para
cambiar a la forma automtica se debe:
1. En el grupo Intervalos elegir la opcin Avanzar a la diapositiva.
2. Elegir la casilla Al hacer clic con el mouse en caso de avance manual.
3. Elegir la opcin Despus de: para que sea automtica, en este caso se debe digitar el
tiempo que se mostrara la diapositiva antes de avanzar a la siguiente.
4. El tiempo se digita en segundos, como se ilustra a continuacin una diapositiva que
demorar 5 segundos antes de avanzar
.
5. Al seleccionar las dos casillas la diapositiva avanzara cuando se cumpla cualquiera de
las dos.
6. Al activar la opcin Despus de y desactivar la opcin Al hacer clic con el mouse,
la diapositiva solo avanzara cuando se cumpla el tiempo, las otras opciones de
avance funcionaran normalmente.

Animacin

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La animacin es una coleccin de efectos que se aplican a los objetos de la diapositiva y

se reproducen en un orden especfico.
La animacin de objetos se debe usar para los elementos que se deben resaltar en la
presentacin simplemente para causar un impacto visual. El exceso de animaciones
puede desviar la atencin del espectador y descuidar el objetivo principal que es
comunicar el tema.
Aplicar animacin a un objeto
1. Seleccionar el objeto que se animara, inicialmente el orden en el que aplican las
animaciones es el mismo en el que se reproducen en la presentacin.
2. Hacer clic en la ficha Animaciones.

3. Elegir una animacin predeterminada en el grupo Animacin.

4. El objeto muestra la animacin directamente en la diapositiva.
5. Para variar el efecto seleccionado, se puede elegir las opciones de efectos.

Agregar Animacin
Esta opcin permite agregar efecto a un objeto mediante un evento como entrar, salir o
cuando este en la diapositiva, Un efecto de animacin se puede aplicar para el objeto en
las siguientes variaciones:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

Para acceder a esta opcin es necesario hacer clic en el botn Agregar Animacin del
grupo Animacin Avanzada

Entrada: Se reproduce al momento de entrar el objeto a la diapositiva, si algn objeto

no tiene la opcin de entrada se ver todo el tiempo en la diapositiva.
nfasis. Una vez el objeto est en la diapositiva es posible crear un efecto para resaltarlo
mediante esta opcin.
Salir: Para objetos que deban salir de la presentacin.
Para aplicar una animacin con cualquiera de las opciones anteriores:
1. Seleccionar el objeto los objetos teniendo en cuenta el orden en el que entra, hace
nfasis o sale de la presentacin.
2. Elegir la opcin adecuada.
3. Aparece un listado de efectos predeterminados.
4. Elegir uno para que PowerPoint lo aplique y lo reproduzca de forma automtica.
5. Para visualizar otros efectos, pulsar la opcin Ms efectos de nfasis etc

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Trayectoria de la animacin: Esta opcin permite elegir o dibujar un trayecto gua

para que el objeto haga su animacin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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1. Elegir el objeto que se animara

2. Pulsar el botn Agregar Animacin y a continuacin la opcin Elegir la opcin
Trayectoria de la animacin.
3. Seleccionar una opcin predetermina o dibujar el desplazamiento de forma
personalizada.

4. Elegir la opcin ms trayectorias para utilizar trayectorias predeterminadas

Orden de la animacin
El orden de aparicin se muestra directamente en cada objeto de la diapositiva

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Si un objeto presenta dos o ms nmeros significan que tiene nfasis, salida o trayectoria
adicional.
El orden de los objetos tambin se puede ver y reorganizar desde el panel de animacin,
pulsar el botn panel de animacin en el grupo animacin avanzada.

Autiomaticamente carga en la parte lateral el panel con todo el orden de la animacin.

El panel muestra los elementos que tienen animacin, el orden en que aparecen y cada
objeto tiene unas propiedades que se pueden cambiar para controlar el tiempo, intervalos
y efectos.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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Orden de la animacin
Para reordenar la aparicin de objetos animados se puede de dos formas.
1. Mover con clic sostenido el objeto a la nueva posicin.
2. Seleccionar el efecto y utilizar las flechas de reordenar segn la posicin adecuada.

Eliminar Efecto
1. Elegir el efecto en la lista del panel de animacin
1. Hacer clic en la lista de efecto

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2. Pulsar el Quitar
3. Tambin es posible pulsar la tecla suprimir.
Opciones de Efecto

Existen otras opciones para configurar sonido, intervalos etc. Estas opciones se deben
configurar desde la ventana de dialogo Opciones de efectos.
1. Hacer clic en la lista de un efecto
2. Elegir la opcin: Opciones de efectos.
3. Modificar las opciones segn indique la ventana.

Pre visualizar toda la animacin

Para pre visualizar toda la animacin de una diapositiva.
1. Pulsar el botn vista previa.
2. Pulsar el botn reproducir de la ventana personalizar animacin mantener activa la
opcin Vista previa automtica pera visualizarlo al momento de crearlo.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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Hipervnculos
Las opciones de vnculos e hipervnculos se utilizan para compartir e integrar
informacin con otras aplicaciones de office.
Hipervnculos:
Un hipervnculo crea un acceso rpido a un archivo, a una pgina web, o a un lugar de la
misma presentacin. La intencin de crear un hipervnculo es poderse mover entre
archivos o la presentacin de forma interactiva.
Un hipervnculo se puede crear a partir de un texto, una imagen, un objeto o un botn y
es importante conocer el archivo y la ubicacin.

Crear un hipervnculo.
Antes de iniciar y crear hipervnculos entre archivos, es recomendable crear un carpeta
con los archivos que se utilizaran, con esto se puede evitar la prdida de archivos al
momento de mover la presentacin.

1. Seleccionar el objeto que accionara el hipervnculo por ejemplo un texto, una imagen,
un objeto o un botn
2. Hacer Clic en la ficha insertar, grupo vnculos y pulsar el botn hipervnculos.

3. PowerPoint muestra la ventana de hipervnculos

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4. Para crear vnculos a un Archivo o pgina web:

a. Seleccionar la opcin Archivo o pgina web existente
b. La venta muestra todos los archivos ubicados en la misma carpeta donde se
almacena la presentacin.
c. Para crear un vnculo a una pgina web se debe pulsar el botn Pginas
consultadas y seleccionar una existente.
d. Tambin es posible digitar el nombre de la pgina en la opcin de direccin
teniendo en cuenta digitar http://

5. Para crear vnculos entre la misma presentacin.

a. Pulsar el botn Lugar de este documento.
b. La ventana muestra la estructura de la presentacin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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c. Seleccionar una diapositiva para generar el vnculo, tambin posible utilizar

opciones preestablecidos como Primera diapositiva, ltima diapositiva etc.
Botones de Accin:
Los botones de accin proporcionan acciones preestablecidas para poder interactuar
entre la presentacin o fuera de ella.

Existen botones de accin para ir a la diapositiva anterior, la siguiente, para ir a la

principal para ejecutar un sonido o archivo etc.
Para insertar un botn de accin:
1. Ubicarse en la diapositiva en la que se utilizar
2. Ir a la ficha Insertar, grupo ilustraciones y en la opcin formas elegir Botones de
accin
3. Elegir el botn segn la accin que realizar
4. Dibujar con clic sostenido en la diapositiva.
5. PowerPoint muestra la ventana de acciones.

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6. La accin del botn esta lista para ser usada.

7. En la ventana de Configuracin de la accin tambin es posible realizar los
siguientes cambios:
8. Clic Mouse Accin del mouse
La opcin clic mouse se utiliza para que el usuario ejecute la accin solo al pulsar
el botn mientras que Accin del mouse ejecuta la accin al pasar el mouse sobre
el objeto.
9. Hipervnculo a:
Esta opcin permite cambiar la accin predeterminada del botn, entre las que
podr elegir vnculos a una URL, a otra presentacin o un archivo.
10. Ejecutar programa:
Utilizando el botn examinar es posible ubicar el ejecutable de un programa para
ejecutarlo
11. Ejecutar Macro:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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Es posible que un usuario experto en programacin de Visual Basic, genere un

macro, la podr ejecutar a travs de esta opcin
12. Reproducir Sonido:
Permite seleccionar un sonido de la galera o un archivo del disco duro para que
se reproduzca al presionar el botn de accin
13. Resaltar al hacer clic:
Crea un marco alrededor del objeto al ejecutar la accin.

Interactuar entre presentaciones

Es posible que para generar presentaciones sea necesario utilizar informacin de otras
presentaciones o mostrar diferentes presentaciones al momento de exponer un tema,
existen dos opciones de compartir informacin entre presentaciones, la primera
corresponde a insertar diapositivas de una presentacin a otra y la segunda a ejecutar
presentaciones mediante la utilizacin de hipervnculos.
Utilizar diapositivas de otra presentacin
Para insertar diapositivas de otra presentacin a la presentacin actual se debe:
1. En la ficha inicio, elegir la opcin Nueva diapositiva y a continuacin la opcin
volver a utilizar diapositivas.

2. PowerPoint muestra una ventana que permite elegir la presentacin de la cual

obtendr las diapositivas.

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3. La opcin, Abrir una biblioteca de diapositivas permite elegir diapositivas

almacenadas en un servidor de SharePoint
4. La opcin, Abrir un archivo de PowerPoint permite abrir una presentacin
almacenada en el disco duro.
5. Al elegir una presentacin PowerPoint carga las diapositivas en la ventana.

6. Hacer clic sobre la imagen para insertar diapositivas a la presentacin actual

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD]

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Es posible utilizar el botn examinar para utilizar un archivo diferente.

Esquemas
Un esquema es una estructura jerrquica que permite crear, revisar o editar el contenido
de la presentacin, normalmente cada presentacin tiene una organizacin que se puede
realizar desde el mismo instante en el que se realice la presentacin.
Tambin es posible utilizar archivos de esquemas de Word para generar presentaciones
de PowerPoint. Para crear un esquema de diapositivas lo ms importante es conocer la
jerarqua de las diapositivas.
Esta la vista esquema de una presentacin ya creada, la vista esquema se encuentra en la
parte izquierda de la ventana.

Para activar o desactivar la vista esquema se debe utilizar el icono de vistas ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana.

Para generar una presentacin utilizando esquemas se debe:

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1. Activar vista esquema.

2. Digitar todos los ttulos y subttulos de la presentacin segn su orden.
3. Es importante saber que cada que genera un ttulo PowerPoint crea una diapositiva

4. Una vez que se tienen los ttulos y subttulos se debe crear la jerarqua segn
corresponda.
5. Para crear la jerarqua se utiliza el icono de aumentar o disminuir nivel de lista
ubicado en la Inicio grupo prrafo.
6. Como inicialmente la estructura se generar con ttulos y subttulos, se debe ubicar en
un subttulo y presionar el icono Aumentar nivel de lista, el subttulo se mover a la
derecha y la diapositiva muestra la composicin.

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Antes

Despus
7. Utilizando los botones de aumentar o disminuir niveles de lista se crea toda la
presentacin.
8. Una vez creado el esquema ya es posible agregarle el resto de contenido como
imgenes, grficos etc.
Presentacin con esquemas de Microsoft Word
Es posible crear una presentacin en PowerPoint utilizando un documento de Microsoft
Word basado en esquemas.
Esta imagen muestra un archivo generado con esquemas en Microsoft Word, se puede
apreciar en la imagen la numeracin por niveles segn cada tema

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Siempre que en Word se pueda generar un archivo numerado en esquemas tambin es

posible generar la presentacin de forma automtica mediante la utilizacin de los ttulos
y sus respectivos niveles.
1. Crear en Word el esquema numerado de cualquier tema que tenga jerarqua.
2. En PowerPoint elegir una presentacin nueva.
3. En la ficha inicio y el grupo diapositivas, elegir la opcin Nueva diapositiva y a
continuacin Diapositivas del esquema
4. Abrir el archivo de Word correspondiente
5. PowerPoint genera una nueva presentacin utilizando los ttulos y la jerarqua del
archivo de word.

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