SISTEMA DE GESTION EN CALIDAD Y SEGURIDAD BASC

SUB -PROCESO RETROALIMENTACIN Y MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
FORMATO INFORME DE AUDITORA

CODIGO:

F-RMC-02-03

VERSIN:
FECHA:

1
01/01/2013

Fecha del Informe: 26/03/ 2014

Fecha de La Auditora: 10/03/2012

AUDITOR: Patricia Navarro Duque

Cargo: Directora Jurdica Auditor Interno

OBJETIVO: Verificar que el sistema de Seguridad basado en la norma BASC v4 2012 y estndares se
cumpla en desarrollo de los procesos y actividades de la compaa con el objeto de minimizar los
riesgos y corregir las desviaciones que pueda tener el sistema de gestin; proporcionar oportunidades
para medir las exigencias del sistema de gestin en control y seguridad BASC
ALCANCE:
Abarca los procesos de Gestin Administrativa y del Recurso
CONCLUSIONES
En este informe se revisaron y se verificaron procedimientos, los formatos y manuales.
El proceso de Gestin Administrativa y del Recurso que involucra el procedimiento de compras control
de documentos y registros, mantenimiento y reparacin de equipos, identificacin y acceso a
requisitos legales.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
#

DESCRIPCIN

ORDENES DE COMPRA: Al momento de realizar la auditorias las rdenes de

Compra F-GAR 01-03
no se encontraban debidamente organizadas ni
controladas , se evidenci en el computador de la Secretaria de Gerencia que
tena organizados los del ao 2014; no se evidencio por parte de la persona
encargada el control del ao 2013 aunque le manifest que se dejaran al da,
como recomendacin le manifest que buscara ese control porque poda
encontrar trabajo adelantado de aos anteriores; me manifest que ella
desconoca el procedimiento y que lo socializaron con ella hace dos semanas,
que en su empalme al puesto de trabajo no le hablaron de esta funcin.
Con respecto al formato de las rdenes se evidencian debilidades en el formato
de orden de compra detectndose la modificacin en el cambio de fecha y en
la forma, ya que en el listado maestro de registros este formato aparece el
formato 01/01/2013 Versin 3 el cual se modific por inclusin en el sistema
de calidad.
Se levant una no conformidad y la respectiva accin correctiva para subsanar
esta modificacin al formato y dejar vigente la versin 4 del 24 de febrero del
2014, la cual quedo cerrada a la fecha de verificacin.
Fecha de Verificacin: 25 de marzo del 2014.

NOMRA
/
ESTANDA
RES

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VERSIN:
FECHA:

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01/01/2013

PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA: Un vez

detectadas las fallas por la gerencia en procedimiento de recibo y envo de
correspondencia, la responsable del sistema procedi a retroalimentar el
procedimiento tanto de recibo, tramite interno y envo de correspondencia, al
momento de la verificacin y de la accin tomada se evidencio que la persona
encargada est realizando el procedimiento de manejo de correspondencia de
acuerdo a las instrucciones.
Teniendo en cuenta que la empresa ha contado siempre con este procedimiento
el cual nos permite identificar la ubicacin de los documentos, controlar la
correspondencia y tener los registros para realizar el respectivo seguimiento,
es importante tener este control
de documentos y correspondencia en
permanente cuidado y atencin.

4.4.5

Fecha de primera verificacin : 10 de marzo de 2014

Fecha de segunda verificacin: 25 de marzo del 2014.
3

EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES :

No se ha realizado la evaluacin a los proveedores nuevos ni la reevaluacin
de los proveedores que ya cumplieron si ciclo en la empresa. En este punto
aunque la empresa tiene establecido este procedimiento para evaluar su
capacidad de cumplimiento, su habilidad para corregir las deficiencias al
momento de realizar una mala entrega o una inconformidad en el producto.
Fecha de prxima verificacin: Abril 03 del 2014.

FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO:

Se evidencia en la auditoria
la
modificacin del formato F-GTH-01-01 lbum Basc y modificacin del formato
F-GTH-01-13 entrevista de seleccin, pero no se diligenci el formato de
solicitud de cambio (F-GAR-02-02).
Considero que se han diseado formatos nuevos dentro del sistema para
evidenciar aspectos de calidad, pero no se estn socializando ni
implementando
Se recomienda diligenciar las dos solicitudes de cambio para tener este
requisito al da.
Fecha de verificacin : 31 de marzo del 2014

4.4.6

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HOJAS DE VIDA DE ARMAS: El lbum de armas no se evidencia al da; el

formato de hojas de vida de las armas no se encuentra diligenciado en su
totalidad.
Se solicit a la doctora Glenda responsable del proceso las hojas de vida de
las armas GAR 03-01, quien manifest su responsabilidad en este control y
su compromiso de ponerlo al da ya que a la fecha no lo evidenci al da.
Seguidamente se analizando el formato de hoja de vida del arma F-03-01, en
la parte inferior aparece el espacio para el control de aseo del arma, el cual no
se est diligenciando en su totalidad tal como lo explica pide el formato; la
auditada manifiesta que este control se lleva aparte en el computador del
seor Barandica, se debe unificar el criterio y la practicidad del formato.
Se recomienda llevar el control del mantenimiento de las armas en su hoja de
vida y llevar el control del computador a manera de recopilacin de la
informacin que traen los supervisores en sus planillas, ya que el formato de
hoja de vida est quedando incompleto. ( GAR 03-07 y GAR 03-08)
prescindir de uno de ellos y dejar el que ms nos acerque a la realidad del
control de las armas y que pueda ser consultado cuando se requiera para
verificacin de lo que est sucediendo con las armas en los distintos puestos,
con el control solo en el computador considero que se pierde el seguimiento en
fsico, que tambin es importante.
Fecha de verificacin: lunes 31/03/2014

FORMATO DE HOJAS DE VIDA DE RADIOS: No se evidencian registros de

las Hojas de Vida de los Radios a la fecha de la auditoria.
Al solicitar las hojas de vidas de los radios la doctora Glenda manifiesta, que
no se le retroalimento en su momento con la seora Dinora, ni con el seor
Joaquin Navarro, al momento de delegarle la responsabilidad de los radios.
La seora Glenda se comprometi a socializarlo con el seor Navarro, para
poner al da este formato, la seora Dinora manifest no tener conocimiento de
este control de los radios a pesar de haber estado encargada de esa funcin
en su induccin no se le retroalimento.

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Fecha de verificacin: viernes 28 de marzo del 2014.

7

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: No se evidencia el mantenimiento

preventivo que debe realizarse a los equipos en el mes de diciembre.
Dentro del procedimiento de mantenimiento de equipos se establece que este
debe realizarse cada seis meses; en el mes de diciembre se realizaron varias
cotizaciones as tambin la seora Glenda cotizo con Fernando Enrique Rada
(instalando el servidor), quien suministro una cotizacin, doctora Glenda me
manifest que la analizara con la Doctora; Se retomara la propuesta enviada
por el seor Ral Vergara en el mes de diciembre, se evidencia la gestin para
realizar el mantenimiento preventivo
Fecha de verificacin : Abril 30 del 2014

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS ELECTRNICOS: No se

diligenciamiento de las hojas de vida de equipos electrnicos.

evidencia el

A pesar que el formato F- 03-05 est incluido este formato dentro del sistema
y hace parte del control y mantenimiento de los equipos electrnicos no se ha
socializado con la persona encargada de tener al da el control de los equipos
electrnicos, la doctora Glenda manifiesta, ponerse al da con este control, para
ello socializara con el Auxiliar de Medios Tecnolgicos Damin Brochero, para
que se ponga al da en la elaboracin del formato hoja de vida de los equipos
electrnicos de la compaa.
Fecha de prxima verificacin: viernes 28 de marzo.

SEGUIMIENTO Y MEDICION A PARTIR DE INDICADORES:

evidencian indicadores al momento de la auditoria.

No se

La encargada del sistema manifiesta no tener los indicadores del proceso de

compras, ya que el indicador que genera este proceso se enfoca en la
evaluacin y reevaluacin de proveedores y no se ha realizado.
Aunque la compaa tiene establecido el reporte mensual de indicadores a la
encargada del sistema a la fecha no se han evidenciado indicadores en ninguna
de las reas auditadas, ni el reporte de los mismos a la encargada del sistema.
Teniendo en cuenta

que el sistema nos exige manejar

indicadores que nos

4.5/4.5.
1

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permitan realizar una medicin objetiva de la eficacia e implementacin del

sistema enfocada a distintos aspectos, es decir tanto en temas de seguridad
como de calidad,
para luego a partir de estas mediciones plantear las
acciones que nos permitan tener estos indicadores en un nivel excelente de
cumplimiento , es indispensable que la compaa retome la dinmica de la
medicin del sistema de manera mensual, para ello cada responsable del
proceso debe en primera medida conocer los indicadores que se han manejado
en cada rea y de esta forma reportarlos y mantenerlos, adicionalmente los
jefes de rea pueden aportan nuevos indicadores , dependiendo de la
necesidad de medir distintos aspecto.

1
0

Fecha de verificacin de indicadores de marzo y abril: el da 05 de abril

.
CONCLUSIN: A pesar de que la compaa tiene debidamente establecidos y
documentados los controles a partir de los procedimientos y sus respectivos
formatos y registros, muchos de estos controles no se estn llevando a cabo
ya que estn en el manual pero no se socializan
Se evidencia debilidades en este proceso, la primera causa detectada es que
en los empalmes de los puestos no se evidencia la retroalimentacin de los
procesos, entrega del puesto y socializacin de los formatos a utilizar de
manera personalizada y oportuna ya que se hace cuando la falla ha sido
detectada.
Si bien es cierto Operaciones y Gestin Humana tiene su respectivo manual va
correo electrnico, se recomienda preguntarle a los jefes de rea como pueden
manejar mejor este manual, es decir como lo consideren ms prctico, ya que
para las personas que apenas estn conociendo la compaa como los jefes de
rea actuales tener ste manual de consulta constante, retroalimentacin con
el grupo y dejar constancia de haberlo recibido en fsico y la socializacin
correspondiente, puede resultar mucho ms prctico y lo ms importante de
consulta constante.
As mismo se enfatiza en el control de los indicadores los cuales deben ser
reportados y analizados en los respectivos comits de manera peridica, para
implementar acciones y fijar metas que nos permitan medir los distintos
aspectos y mejorarlos si es el caso.

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