Arhivarea documentelor n 2016 - cum i ct

pstrezi actele firmei

ncepnd de la 1 ianuarie, regulile privind arhivarea documentelor au
fost modificate printr-un ordin al Ministerului Finanelor Publice (MFP).
Printre schimbrile aprute se numr posibilitatea de a pstra arhiva
documentelor financiar-contabile pe suport electronic, iar lista care
cuprinde tipurile de acte ce trebuie pstrate timp de 5 ani a fost
completat.
Normele privind arhivarea i pstrarea registrelor de contabilitate i a celorlalte
documente financiar-contabile se regsesc n Seciunea C din Normele Generale de
ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr.
2634/2015, n vigoare de la 1 ianuarie 2016.
Conform acestora, persoanele prevzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea nr. 82/1991,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, sunt obligate s pstreze un
anumit numr de ani o serie de documente financiar-contabile. De asemenea,
persoanele care desfoar activiti specifice anumitor domenii de activitate pentru
care legislaia aplicabil prevede folosirea i a altor documente, aplic n mod
corespunztor i reglementrile specifice.
Cu alte cuvinte, societile comerciale, societile/companiile na ionale, regiile
autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societ ile cooperatiste i
celelalte persoane juridice au obligaia s pstreze n arhiva lor registrele de
contabilitate, precum i documentele justificative care stau la baza nregistrrii n
contabilitate.
Alturi de acestea, mai au aceast obligaie i:

instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu i fr scop patrimonial;

subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n strintate, care aparin persoanelor

prevzute la alin. (1) i (2) - menionate anterior-, cu sediul n Romnia, precum i
subunitile fr personalitate juridic din Romnia care aparin unor persoane juridice
cu sediul n strintate;

organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum
sunt prevzute n legislaia pieei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de
pensii administrate privat i alte entiti organizate pe baza Codului civil .

Normele generale de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile prevd

cdocumentele financiar-contabile se pstreaz timp de 5 ani, cu ncepere de la
data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite.
Concret, documentele justificative, registrele de contabilitate i celelalte documente
financiar-contabile se pstreaz la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile
secundare.
Arhiva de hrtie nu mai este obligatorie ncepnd din acest an

ncepnd din prima zi a lui 2016, documentele pot fi arhivate att pe suport hrtie, ct i
pe suport electronic. Potrivit reglementrile incluse n Ordinul MFP nr. 2634/2015,
documentele se pot pstra pe suporturi tehnice n cazul n care eviden a contabil este
inut cu ajutorul programelor informatice. Totui, exist i o condi ie: ca ele s poate fi
listate n orice moment, fie atunci cnd entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de
control.
n acelai timp, legislaia aflat n vigoare stabile te c documentele financiar-contabile
pot fi pstrate, n baza unor contracte de prestri servicii, i de ctre operatori
economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice .
De menionat c, n acest caz, rspunderea n ceea ce prive te pstrarea documentelor
revine administratorului, ordonatorului de credite sau alte persoane care are obliga ia
gestionrii entitii beneficiare.
Care sunt termenele de pstrare a documentelor financiar-contabile?

Ordinul MFP nr. 2634/2015 prevede c anumite documente financiar-contabile

trebuie pstrate timp de cinci ani, cu ncepere de la data ncheierii exerci iului
financiar n cursul cruia au fost ntocmite.
Pe lista care enumer acest tip de acte, care se regse te n anexa nr. 4 a ordinului
MFP, se afl peste 20 de exemple, dintre care doar lista zilnic de alimente i borderoul
de achiziie reprezint o noutate:

Not de recepie i constatare de diferene;

Bon de predare, transfer, restituire;

Bon de consum;

Bon de consum (colectiv);

Lista zilnic de alimente;

Dispoziie de livrare;

Fi de magazie;

List de inventariere;

List de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);

Chitan;

Chitan pentru operaiuni n valut;

Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie;

Borderou de achiziie;

Borderou de achiziie (de la productori individuali);

Decont pentru operaiuni n participaie;

Ordin de deplasare (delegaie);

Ordin de deplasare (delegaie) n strintate (transporturi internaionale);

Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe);

Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaionale);

Not de debitare/creditare;

Fi de cont pentru operaiuni diverse;

Fi de cont pentru operaiuni diverse (n valut i lei);

Decizie de imputare;

Angajament de plat.

n schimb, registrele i celelalte documente financiar-contabile se arhiveaz pe o

perioad de 10 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul
cruia au fost ntocmite.
Excepie de la aceast regul fac statele de salarii, al cror termen de pstrare este
de 50 de ani.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atest provenien a unor

bunuri cu durat de via mai mare de 5 ani trebuie s fie pstrate pe perioada
corespunztoare duratei de via util a acestora.
Ordinul MFP 2634/2015 stabilete c, n caz de ncetare a activit ii unei societ i,
documentele financiar-contabile se pstreaz n conformitate cu prevederile Legii
societilor nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, sau se pot
preda la arhivele statului.
Arhivarea documentelor n format hrtie

n situaia n care societatea pstreaz documentele financiar-contabile n format hrtie,

arhivarea lor trebuie s respecte dou reguli generale, i anume:
Documentele s fie grupate n dosare, numerotate i nuruite;
Gruparea documentelor n dosare s fie fcut cronologic i sistematic, n cadrul
fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea.
Aceste dosare trebuie pstrate n spaii special amenajate, unde pot fi asigurate
mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii.
n ceea ce privete evidena documentelor n arhiv, aceasta se ine, potrivit Ordinului
MFP nr. 2634/2015, cu ajutorul unui Registru de eviden, n care sunt consemnate
dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea lor n decursul timpului.
Not: Numai o comisie constituit potrivit procedurilor proprii ale entit ii poate elimina
din arhiv documentele financiar-contabile. n aceast situa ie, este ntocmit un procesverbal n care se consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrul de
eviden al arhivei.
Nerespectarea regulilor din noul Cod de procedur fiscal se amendeaz

Codul de procedur fiscal prevede, la articolul 109, anumite reguli pentru conducerea
evidenelor contabile i fiscale, printre care se numr i obliga ia ca eviden ele
contabile i fiscale s fie pstrate, dup caz, la domiciliul fiscal al
contribuabilului/pltitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia. Se
precizeaz i faptul c aceste evidene pot fi pstrate inclusiv pe suport electronic sau
c pot fi ncredinate spre pstrare unei societ i autorizate s presteze servicii de
arhivare.
n schimb, evidenele contabile i fiscale ale exerciiului financiar n curs se pstreaz,
dup caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/pltitorului, la sediul social ori la sediile
secundare ale acestuia sau, n perioada 1 - 25 a lunii urmtoare perioadei fiscale de
raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor n
vederea ntocmirii declaraiilor fiscale.

n cazul n care evidenele contabile i fiscale sunt inute cu ajutorul sistemelor

electronice de gestiune, pe lng datele arhivate n format electronic
contribuabilul/pltitorul este obligat s pstreze i s prezinte aplicaiile informatice cu
ajutorul crora le-a generat.
Contribuabilul/Pltitorul este obligat s utilizeze pentru activitatea desfurat
documente primare i de eviden contabil stabilite prin lege i s completeze integral
rubricile formularelor, corespunztor operaiunilor nregistrate.
Nerespectarea obligaiei de a pstra, precum i a obliga iei de a prezenta organului
fiscal, a datelor arhivate n format electronic i a aplica iilor informatice cu ajutorul
crora le-a generat, se sancioneaz cu o amend de la 12.000 lei la 14.000 lei pentru
persoanele juridice ncadrate n categoria contribuabililor mijlocii i mari i cu amend
de la 2.000 lei la 3.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum i pentru
persoanele fizice.