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FACILITADOR
NA
Maricilene do Nascimento1
Ramon Silva2
1
UEPA
Rua do Una, 156 Telgrafo Belm PA - Brasil
2
UEPA
Rua do Una, 156 Telgrafo Belm PA - Brasil
ramonaleixo@yahoo.com.br
Palavras-chave: Comunicao interna; secretrio executivo; organizaes.
RESUMO
No presente artigo pautado, como ponto principal, a relao do perfil do secretrio
executivo dentro do processo comunicativo interno nas organizaes, bem como tudo que est
envolvido formalmente com ele na preocupao com a competitividade e desenvolvimento
empresarial. Busca-se analisar as principais questes que envolvem o mbito comunicativo
junto estrutura organizacional, sistemas de liderana e as relaes interpessoais,
componentes influenciadores de todo esse processo. Portanto, essas so as principais
preocupaes deste estudo e sempre enfatizando a relevncia de um assessor que entenda
todas as partes envolvidas no ato das relaes comunicativas. As concluses afirmam a figura
do profissional de secretariado executivo como um poderoso agente facilitador para a eficaz
fluidez na comunicao empresarial.
INTRODUO
A comunicao no mbito empresarial tornou-se amplamente discutida como fator
imprescindvel no alcance da qualidade competitiva na era da globalizao. As grandes
transformaes, caractersticas e inatas do novo capitalismo, fazem com que haja a
crescente preocupao quanto ao modo de como as organizaes vm analisando o processo
comunicativo dentro delas e que posturas esto tomando diante desse processo. O modelo, a
estratgia, o alinhamento, o grau inter-relativo e a viso so questes que precisam ser
analisadas e revistas com a participao macia de todos que compem a estrutura
organizacional.
Nessa participao estratgica, o secretrio executivo tem sido um grande catalisador,
principalmente na estratgica comunicativa; seu perfil totalmente atendente com as exigncias
trazidas no mundo da informao um grande diferencial nas assessorias. Porm, tudo
depende da cultura que identificada dentro das organizaes, pois esse profissional precisa
de ambientes dinmicos, criativos e inovadores, ou seja, abertos transformaes necessrias
para assim contribuir eficientemente na comunicao interna.
E por meio dessa perspectiva, o propsito deste estudo est na inovao por abordar de
forma diferenciada diversas interfaces da comunicao, haja vista a necessidade constante de
renovao e transformao deste conhecimento para se adaptar ao contexto atual empresarial
e acadmico. Assim sendo, este excerto de grande serventia ao desenvolvimento de uma
nova conjuntura quanto eficincia da comunicao empresarial, devido importncia dada
ao assunto e o desejo de que cada vez mais o desempenho, dos profissionais e acadmicos,
seja promissor.
Aplicando-se tradicional e tecnicamente o conceito de comunicao, podemos definila como um sistema, segundo afirma Torquato (1986, p. 15), um sistema aberto, semelhante
empresa. Como sistema, a comunicao organizada pelos elementos fonte, codificador,
canal, mensagem, decodificador, receptor, ingredientes que vitalizam o processo. E salienta
como funciona esse processo, os elementos e seus condicionantes logo em seguida:
Processo que se divide em duas etapas, a primeira de transmisso da
mensagem; a segunda, de recuperao, necessria para o controle da
comunicao por parte da fonte. Ora, essa viso torna-se rgida, se se pretende
estabelecer uma aproximao com o modelo matemtico-ciberntico de N.
Wiener. Preferimos identificar nos elementos que formam o processo
comunicacional os condicionantes sociolgicos e antropolgicos que
envolvem as fontes, os codificadores, os decodificadores, os receptores. So
esses fatores que esto disposio das organizaes para o ordenamento e
cumprimento de metas e objetivos.
Tal comunicao essencial para uma boa conduo do meio empresarial. o que se
busca incessantemente hoje; corporaes onde os funcionrios tenham um clima propcio ao
desenvolvimento de seu trabalho e que mediante a comunicao empresarial internamente, se
tornem potencializadores do processo produtivo interno; principalmente em tempos onde o
mercado est cada vez mais competitivo e globalizado, em constante transformao. Destacase, nesse prisma, a figura-chave do secretrio executivo: profissionais altamente qualificados
para fomentar uma gesto competente no comando de seu campo de atuao, na busca por
produtividade e na otimizao do fluxo de informaes nos mais variados ambientes e suas
especificidades, lidando com conflitos e contribuindo para integrar as aes conjuntas de cada
um em resultados slidos.
medida que se aplica o alinhamento estratgico, pode ser notada a relevncia que ele
tem para a comunicao estratgica. Trata-se de uma questo simples e de natureza fsicomagntica, fazendo-se uma analogia presente no processo de imantao magntica: o corpo (o
im natural) possuidor de eltrons colocado nas proximidades de um im artificial e assim
sofre a ao, influncia do campo magntico ao redor dele, passando no mais a ficar
orientado na sua prpria direo e sim, na direo predominante do im que o atrai,
imantando-se por induo magntica, passando de corpo neutro para imantado (SALMERON,
1953), de modo que se afastando o im do corpo, os eltrons deste voltam a ficar
desorganizados e perdem suas propriedades magnticas. Assim que acontece a relao
funcionrios e estratgias executivo-empresariais, quem comunica identifica-se como um im
que visa atrair as partes envolvidas da organizao e assim transformando-a em um campo
interativo, ou seja, passando todos de um estado neutro, indiferente, egosta, para um estado
enrgico, comprometido e motivado s misses, objetivos e metas empresariais, evitando
resistncias internas, trabalhando num mesmo sentido. Portanto, extremamente importante
que ocorra internamente o que chamamos de processo de imantao organizacional, a fim
de todos trabalharem coletivamente em beneficio da estratgia da empresa, por meio da
comunicao da misso, com vistas ao crescimento.
Para esse processo gerar bons resultados, valorizar o capital intelectual humano com o
intuito de gerar vantagens competitivas - quaisquer fatores que permitam a empresa
diferenciar seus produtos ou servios dos seus concorrentes, a fim de aumentar sua
participao no mercado (DESSLER, 2003, p. 14) -, tambm importante para a estratgia
comunicacional da empresa, tarefa dos altos executivos da mesma. Nada pode ir runa; a
empresa tendo a diligncia de conhecer o seu mercado interno e ciente de que suas aes ou
planos mediante a comunicao so preponderantes ao seu crescimento, certamente obter
muitos resultados satisfatrios e reconhecimento.
A IMPORTNCIA DE UM
COMUNICAO INTERNA
ESTILO
DE
LIDERANA
ADEQUADO
Sistema 1
Sistema 2
Processo
Decisorial
Sistema de
Comunicaes
Relaes
Interpessoais
Sistemas de
Recompensas e
Punies
Totalmente
centralizado
na cpula da
organizao.
Consultivo
Participativo
A cpula procura
facilitar o fluxo no
sentido vertical,
(descendente e
ascendente) e
horizontal.
Sistemas de
comunicao
eficientes so
fundamentais para
o sucesso da
empresa.
Trabalho em
Certa confiana nas equipes e formao
So toleradas, com
pessoas e nas
de grupos so
condescendncia. A
relaes.
importantes.
organizao informal
A cpula facilita a
Confiana
mtua,
incipiente considerada
organizao informal
participao e
uma ameaa a empresa.
sadia.
envolvimento
grupal intensos.
Utilizao de punies
Utilizao de
punies e medidas
e medidas
disciplinares.
disciplinares, mas
Obedincia estrita aos
com menor
regulamentos internos.
arbitrariedade.
Raras recompensas
Recompensas salariais e
(estritamente salariais).
raras recompensas
sociais.
Sistema 4
Totalmente
Centralizado na cpula, Consulta aos nveis
descentralizado. A
inferiores, permitindo
mas permite alguma
cpula define
delegao,
participao e
polticas
de carter rotineiro.
delegao.
e controla os
resultados.
Relativamente precrio,
Muito precrio.
prevalecendo
Somente comunicaes
verticais e
comunicaes
descendentes
descendentes sobre as
ascendentes.
carregando ordens.
Provocam
desconfiana,
organizao informal
vedada, e considerada
prejudicial. E os cargos
confinam as pessoas.
Sistema 3
Utilizao de
recompensas
materiais
(principalmente
salrios).
Recompensas
sociais ocasionais.
Raras punies ou
castigos.
Utilizao de
recompensas
sociais e
recompensas
salariais e
materiais.
Punies so raras
e quando ocorrem,
so definidas pelas
equipes.
Portanto, o profissional deste porte capacitado para relacionar-se com o outro eter a
capacidade de identificar e entender cada estilo de pessoa para lidar com cada uma delas.
Hoje, esse entendimento um grande diferenciador do profissional de secretariado, um
profissional que tem a facilidade de liderar e assim estabelecer a melhor forma de promover a
comunicao da melhor forma possvel. Os indivduos influenciam tudo dentro de uma
organizao, desde decises at a execuo delas. Diante desse fato, de quem e de que modo
chegar comunicao, afeta diretamente como cada um responder informaes dentro da
organizao. Estar perto de tudo e de todos na organizao o fator positivo para formar
estratgias onde as pessoas sejam imantadas s finalidades das organizaes. Por isso,
Frank Corrado (1994, p.57) aposta que:
Na nova empresa, a tarefa das comunicaes internas ser dupla: desenvolver
mensagens que influenciem o comportamento dos empregados, focalizando
qualidade, produtividade, moral e outros assuntos importantes para o
progresso da organizao [...].
E o secretrio est fazendo parte dessa resistncia, seu perfil no condiz com a falta de
dinamismo empresarial. Por isso, a inovao, a transparncia, a flexibilidade e polticas
integracionistas que so tendncias do sculo XXI tem sido alvo dos profissionais que foram
preparados s transformaes e posturas exigidas para atender o contexto globalizado,
principalmente quando h processo comunicativo em jogo para quem foi preparado para
exerc-lo sem restries que atrapalhem esse processo. Para enfatizar o papel do Secretrio
Executivo como profissional preparado para atender as organizaes modernas respaldado
que:
O objetivo principal do curso de Secretariado Executivo... formar
profissionais qualificados para compreenderem as transformaes que vm
ocorrendo na dinmica social e empresarial, na qual o conhecimento
polivalente, a globalizao de mercados, o capital intelectual e a liderana so
fundamentais ao desenvolvimento econmico, social e profissional. Esses
profissionais devem ser conscientes de sua insero no contexto das
atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras enquanto parmetros
necessrios sua contribuio qualitativa na construo da organizao
empresarial tal como se configura no momento atual, ao mesmo tempo em
que fortalece os novos paradigmas sustentadores da sociedade do terceiro
milnio. (UEM, 2005)
Portanto, mais fcil quando as duas partes trazem a mesma viso, tudo entra em
sintonia e todos estabelecem de forma conjunta o mtodo mais prtico e descentralizado na
troca de informaes. Como facilitador da comunicao nas organizaes esse profissional
encontra, pela tendncia da adoo do novo modelo nas organizaes, o seu espao como ele
deve ser e consequentemente ganha autonomia para contribuir de forma espontnea e
profissional o ato da comunicao no ambiente interno.
CONCLUSO
Evidenciou-se que h em todo o contexto da comunicao interna a relevncia do
secretrio executivo como pea primordial na facilitao desse processo. E identificou-se o
papel estrategista que este pode se tornar nas organizaes, para assim atender as demandas
do mercado globalizado, contribuindo grandemente s adaptaes exigidas no sculo XXI. A
tendncia do novo modelo integracionista organizacional potencializa as habilidades
comunicativas sem interferir e restringir o papel que o secretrio pode exercer internamente
na adoo de mtodos que focalizem a qualidade do feedback entre o corpo operacional e os
demais setores componentes.
O perfil do profissional de Secretariado Executivo a principal causa da facilidade
que encontra correspondncia dos novos desafios comunicativos das organizaes
atualmente. A sua arma na capacidade da gerncia informacional adiciona a eficincia que
pode externar na intermediao dos nveis empresariais, bem como identificar as necessidades
da boa relao interpessoal, garantindo um ambiente favorvel vinculao da informao,
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