GUIA DO GMAIL PARA EMPRESAS

DICAS PARA TURBINAR A SUA PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

SUMRIO
03 | INTRODUO

14 | CONFIGURAO DA ASSINATURA

04 | CAIXA DE ENTRADA: COMO ORGANIZAR

14 | RESPOSTA AUTOMTICA DE FRIAS

OS EMAILS QUE VOC RECEBE

09 | VISUALIZAO DE CONVERSA: E - MAILS
SOBRE O MESMO ASSUNTO FICAM AGRUPADOS
10 | BUSCA DO GMAIL
12 | COMO ANEXAR UM ARQUIVO DIRETAMENTE
DO COMPUTADOR OU DO GOOGLE DRIVE
13 | FUNO CANCELAR ENVIO

15 | LABS
16 | HANGOUTS: O BATE - PAPO DO GMAIL
18 | GMAIL OFFLINE
19 | CONHEA O GMAIL PARA EMPRESAS
20 | SOBRE A QI NETWORK

GUIA DO GMAIL
PARA EMPRESAS
DICAS PARA TURBINAR A SUA
PRODUTIVIDADE NO TRABALHO
O Gmail uma das mais populares e poderosas
ferramentas de e-mail para o trabalho. Utilizada
em todo o mundo, a soluo guarda alguns
segredinhos que podem facilitar ainda mais a vida
de seus usurios. Mas, que segredos so esses?
o que vamos revelar neste guia! Ento continue a
leitura e descubra como personalizar e usar o Gmail
de maneira a tornar o seu dia a dia de trabalho
ainda mais gil e produtivo!

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DICAS PARA TURBINAR A SUA PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

CAIXA DE ENTRADA:
COMO ORGANIZAR OS
EMAILS QUE VOC RECEBE
Antes de mais nada, fundamental
personalizar a caixa de entrada do seu e-mail,
escolhendo o tema do plano de fundo e as
cores de sua preferncia torna seus trabalhos
muito mais agradveis, uma vez que sua
pgina ter seu toque pessoal. Para isso, v
nas configuraes e clique em temas. Veja,
a seguir, diferentes maneiras de organizar as
mensagens que voc recebe no Gmail.

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PRIORIZANDO
A ENTRADA
Se voc daquelas pessoas que
recebem diversos e-mails todos os dias,
fundamental classificar essas mensagens
priorizando as mais importantes e
urgentes para facilitar seu trabalho e
tornar seu dia ainda mais produtivo.

Para isso, clique na seta ao lado de

Entrada. Aqui voc pode escolher
entre diversas formas de visualizar
sua caixa de entrada. O ltimo item,
porm, realmente interessante: a caixa
prioritria. Esse recurso torna sua vida
muito mais eficiente ao combinar seus
e-mails por ordem de importncia: indo
das mensagens no lidas e importantes
para chegar s marcadas com estrelas.
Ao marcar um remetente como
importante, voc ensina ao Gmail que
ele deve receber tratamento VIP. Assim,
ao colocar uma estrelinha ao lado da
mensagem, ela sempre ficar na parte
de cima de sua caixa de entrada, at
que voc a desmarque.

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CUSTOMIZANDO
OS FILTROS
Voc pode categorizar os emails que
recebe em diferentes categorias.
No menu das configuraes, clique
em configurar caixa de entrada para
adicionar categorias de mensagens que
aparecem em guias na pgina inicial.

Dessa maneira, voc pode determinar

para onde cada e-mail ser
direcionado, se para a caixa principal,
social, atualizaes, promoes ou
fruns. Veja abaixo o significado de
cada um desses grupos:
Principal: Mensagens
consideradas importantes,
com marcadores e etiquetas.
Social: para onde vo as
mensagens de Redes Sociais,
como por exemplo, o Google+, o
LinkedIn e o Facebook.

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Promoes: para esta guia

que vo os e-mails recebidos
notificando sobre promoes de
softwares e outros servios nos
quais voc cadastrou seu e-mail.
Atualizaes: Aqui esto os e-mails
recebidos notificando sobre
atualizaes de documentos no
Google Drive, alteraes em sua
Agenda e e-mails de boas vindas
recebidos aps voc aderir a novos
servios online, por exemplo.
Fruns: No caso de e-mails
corporativos, para esta guia que
vo os e-mails de comunicao
interna da empresa.

Assim fica mais fcil de filtrar e

encontrar os emails, no mesmo?
Voc tambm pode criar e personalizar
seus prprios filtros. Na engrenagem, do
lado direito, na opo das configuraes
existe a aba destinada aos filtros, na
parte de cima. Ali voc pode filtrar tudo
o que recebe baseado em critrios
como remetente, se h ou no anexos
na mensagem ou de acordo com as
palavras-chave.
Com isso, voc passa a poder
priorizar as mensagens de acordo
com o assunto ou com quem enviou a
mensagem. Ou pode-se optar tambm
por arquivar os e-mails em uma pasta
especfica para ler depois ou mand-los
diretamente para sua lixeira.

Para criar um filtro, clique na seta

na caixa de pesquisa, insira os
critrios do filtro e clique em Criar
filtro com esta pesquisa.

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Filtro Gmail: Neste exemplo, vamos

criar um filtro para aplicar um marcador
a todos os e-mails com a extenso @
qinetwork.com.br. Clique em Criar filtro
com esta pesquisa, os e-mails que
sero selecionados com estes critrios
sero exibidos. Clique no X para
fechar as opes de filtro, clique na
seta para baixo para abrir novamente
as opes de filtro. Clique em Voltar
para as opes de pesquisa para
refinar seus filtros.

Selecione uma ou mais aes

desta lista para aplicar a um
e-mail que atende aos critrios
que voc selecionou. Neste caso,
vamos aplicar o marcador Qi
Network. Para cri-lo, clique na
caixa ao lado da opo aplicar
o marcador e selecione a opo
Novo marcador.

HABILITANDO
ESTRELAS EXTRAS
Antes mesmo de comear, importante
reservar um tempo para deixar essa
funcionalidade ainda melhor. O Gmail
possui, como padro, um cone de
estrela que pode servir para organizar
melhor seus e-mails. Dessa forma, os
e-mails com estrela ficam em destaque
na caixa de entrada, sendo possvel
encontr-los com muito mais facilidade
em meio a uma montanha de outras
mensagens. No entanto, existe uma
funcionalidade extra no Gmail que
habilita novos cones para serem
usados, alm da tradicional estrelinha.

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Para isso, clique no boto de

engrenagem, v at o menu
das configuraes e encontre a
opo estrelas.
Alm da estrela padro, existem
outros 11 cones que podem ser
utilizados para classificar e-mails.
Para ativ-los, basta arrast-los
de no esto em uso para em
uso. Arraste todos os cones que
voc pretende utilizar para a parte
de cima e, quando terminar, salvar
suas alteraes. Pronto!

A partir de agora, para marcar

uma mensagem utilizando um
dos cones novos, basta continuar
clicando na estrela para que eles
sejam alternados. Mas se lembre
de no acrescentar muito mais
cones do que voc realmente vai
utilizar, porque assim voc evita
ter que escolher dentre muitos
deles ao classificar os e-mails,
atrasando uma tarefa que poderia
ser muito mais simples.

VISUALIZAO DE CONVERSA:
E - MAILS SOBRE O MESMO ASSUNTO FICAM AGRUPADOS
Por padro, as conversas de
e-mail de um mesmo destinatrio
so todas agrupadas, sem lotar
sua caixa de entrada. Para
visualizar todas as mensagens
que fazem parte da conversa,
basta clicar em uma conversa no
lida. Voc perceber que todas
as suas mensagens aparecero
agrupadas, com o e-mail mais
antigo no topo da pgina, e o mais
recente ao final da pgina.

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Esta forma como as mensagens so

dispostas chamada de visualizao de
conversa. Se o e-mail j foi lido, ao abrir a
mensagem novamente voc ver os e-mails
reduzidos. Clique em um e-mail especfico
para l-lo, ou abra todos os e-mails clicando
no cone Expandir todos.
Ao olhar sua caixa de entrada, uma conversa
atualizada aparecer como um novo e-mail,
com o texto em negrito e o fundo branco.
Tenha em mente que pode haver vrios
e-mails novos na conversa, e no apenas o
e-mail que voc est visualizando.

BUSCA DO GMAIL

COMO USAR UM
OPERADOR DE PESQUISA

Voc pode usar palavras ou

smbolos denominados operadores
de pesquisa para filtrar os resultados
da pesquisa do Gmail. Tambm
possvel combinar operadores para
filtrar os resultados ainda mais.

Abra o Gmail;

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Na caixa de pesquisa,
digite o operador de pesquisa.

OPERADORES DE
PESQUISA QUE PODEM
SER USADOS
Aps fazer uma pesquisa usando
operadores de pesquisa, voc pode usar
os resultados para configurar um filtro
para as mensagens.
Veja alguns exemplos:

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COMO ANEXAR UM ARQUIVO DIRETAMENTE

DO COMPUTADOR OU DO GOOGLE DRIVE
ARRASTE UM ARQUIVO
PARA ANEX- LO A
MENSAGEM
Esse um dos recursos mais simples
de fazer. No Chrome e no Firefox
basta arrastar e soltar um ou mais
arquivos para anex-los a uma nova
mensagem. O recurso no funciona
no Internet Explorer.

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Voc tambm pode anexar um arquivo

diretamente do Google Drive, como
mostra a imagem abaixo.

Voc pode inserir um link no corpo

da mensagem ou anexar o arquivo do
Google Drive:

FUNO CANCELAR ENVIO

Muitas vezes, por conta da pressa
ou por pura desateno, acabamos
enviando e-mails incompletos ou
at com informaes erradas.
Contudo, esse problema pode ser
facilmente contornado. Com o
Gmail possvel voltar atrs!

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DICAS PARA TURBINAR A SUA PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

A ferramenta apresenta um recurso que

possibilita o cancelamento do e-mail em at 30
segundos aps seu envio. Quem deseja ter essa
funo, basta habilit-la em Configuraes
do Gmail. V nas configuraes e na aba
geral, marque o box Ativar o cancelamento de
envio. Voc pode escolher entre 5, 10, 20 e 30
segundos para cancelar o envio do email. Com
essa funo ativada, uma caixa amarela surgir
aps o envio de qualquer mensagem, permitindo
que voc desfaa o encaminhamento de um
e-mail ou o exclua completamente.

CONFIGURAO
DA ASSINATURA

RESPOSTA AUTOMTICA
DE FRIAS

Ter uma assinatura configurada em

seu e-mail ajuda a deix-lo com uma
aparncia mais profissional, alm de incluir
informaes importantes, como o seu
telefone, website, redes sociais ou endereo
em todas as mensagens enviadas por voc.

Utilize este recurso do Gmail para configurar

uma mensagem customizada que ser enviada
automaticamente para qualquer um que enviar uma
mensagem de e-mail a voc enquanto voc estiver de
frias ou fora do escritrio.

O Gmail oferece uma maneira simples

e com vrias opes de edio de
texto, insero de links e imagens para
configurar a sua assinatura de e-mail.
Veja nosso vdeo tutorial que explica
como configurar a sua assinatura.

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Para criar uma resposta de frias, v em configuraes,

desa a pgina at encontrar a opo Resposta
automtica de frias. Habilite a funo e insira a data
de incio e a data de trmino nos respectivos campos.
Na sequncia, v em Assunto e escreva a mensagem
que deseja que as pessoas recebam enquanto estiver
fora de seu trabalho.

Certifique-se de que as pessoas saibam

quando tero uma resposta sua. O
ideal inserir uma data no corpo da
mensagem. Selecione se voc quer limitar
a mensagem automtica de frias a
pessoas da sua lista de contatos. Para
finalizar, v at o final da pgina e clique
em Salvar alteraes.

LABS
Os Labs so funcionalidades muito teis
para voc deixar o seu Gmail ainda mais
completo. So recursos experimentais
que, por padro, no vem ativos nas
configuraes originais do Gmail, mas voc
pode habilit-los a qualquer momento.

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Confira os labs mais

populares do Gmail!
cone de mensagem no-lida:
Esse recurso permite que voc
visualize, no guia do navegador,
quantas mensagens no-lidas
existem na sua caixa de entrada.
Respostas predeterminadas:
Esse um dos labs mais teis
e populares do Gmail. Com
ele, voc pode salvar modelos
de emails (templates) para
automatizar o processo de
envio de emails recorrentes.
Voc tambm pode enviar
respostas predeterminadas
automaticamente utilizando
regras e filtros do Gmail.

Atalhos de teclado: Como o prprio

nome diz, essa funcionalidade
permite que execute aes no
Gmail com ajuda dos atalhos do
teclado. So aes como enviar um
email, responder, arquivar, marcar
como no lida, entre outras. Neste
link voc pode ver a lista completa
de atalhos do Gmail!
Utilizar o bate-papo no lado direito:
Por padro, o bate-papo do Gmail
vem posicionado no lado esquerdo
da interface grfica. Para melhor
visualizao, voc tem a opo de
alterar a posio do chat para o
lado direito, ativando este lab. Fica
muito mais fcil para conversar
com outras pessoas, sejam
colegas, clientes ou parceiros!

HANGOUTS:
O BATE - PAPO
DO GMAIL
O Hangout uma das principais
ferramentas de comunicao da
Google. Sua funo simples: promover
conversas via udio ou vdeo com at
25 pessoas ao mesmo tempo.
Apesar de j existir outros programas
dedicados a esta mesma tarefa, o
programa da Google dispe de algumas
particularidades que fazem toda a diferena.

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DIFERENCIAIS
Tecnologia baseada na nuvem: Para
usufruir dos recursos do Hangouts,
voc precisa apenas instalar um plugin
em seu computador. Caso, voc utilize
o Chrome, no precisa instalar plugin
algum. A ferramenta funciona pelo
seu navegador de Internet e possui
configuraes intuitivas, fceis de usar.
Sem custos para fazer chamadas:
Diferente de outros programas,
o Hangouts no exige nenhum
pagamento para realizar as chamadas
de udio ou vdeo.Voc no precisa
pagar nada a menos que no seja uma
ligao para telefone celular ou fixo.

 Multiplataforma: Voc pode fazer

chamadas via computador, smartphone
ou at mesmo tablet. Voc conversa com
quem quiser e quando quiser. Independente
de qual seja seu sistema operacional, voc
poder se comunicar com seus colegas,
uma vez que o Hangouts funciona tanto em
Windows quanto em Linux e Mac, ou seja,
ningum fica de fora.

QUANDO UTILIZADO
Uso pessoal: Voc pode utilizar o
Hangout para juntar todos os seus
amigos e conversar, bater um papo sobre
o que quiserem. Caso algum no tenha
webcam, no tem problema, possvel
participar apenas via udio tambm.

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Uso profissional: Pela ferramenta, sua

empresa pode otimizar tempo e reduzir
custos. Gastos com viagens, para
realizar encontros ou reunies, no so
mais necessrios. possvel realizar
tudo via Hangout, com facilidade e
segurana. Alm disso, sua empresa
ganha tempo, j que no preciso
gastar horas dentro de avies para ir s
reunies. Com apenas alguns segundos
voc se conecta pela ferramenta online
e fica o tempo que desejar.

Esse o Google Hangouts,

uma ferramenta que alia
interatividade e conectividade
tecnologia e simplicidade.

GMAIL OFFLINE
Posso acessar o Gmail desconectado
da internet? Sim, possvel acessar as
mensagens do Gmail quando no se tem
acesso internet. O recurso Gmail Offline
permite aos usurios escrever novos
e-mails, que so enviados assim que o
usurio voltar a conectar-se internet.

Ateno: em hiptese alguma instale este

complemento em computadores pblicos,
pois suas mensagens sero armazenadas
localmente no disco rgido.
Para habilitar este recurso, faa o seguinte:
clique em Configuraes do Gmail; depois
em Off-line e, por fim, clique em Instalar
Gmail off-line. Ser instalada a extenso do
aplicativo em seu navegador.

Agora com voc: personalize seu

Gmail e o configure da maneira que
voc achar melhor. Experimente
diversas alternativas e veja qual
funciona melhor para voc!

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DICAS PARA TURBINAR A SUA PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

CONHEA O GMAIL
PARA EMPRESAS
O Gmail corporativo faz parte do G
Suite, uma soluo de aplicativos de
produtividade e colaborao na nuvem.
Alm do email corporativo, a plataforma
conta com aplicativos de armazenamento,
videoconferncia, documentos,
apresentaes, planilhas, entre outros.
Com o Gmail corporativo, voc pode contar
com um endereo de email personalizado,
do tipo voce@suaempresa.com.br. A
soluo profissional conta com 30 GB de
armazenamento por usurio e tem a opo
de armazenamento ilimitado, dependendo
do plano contratado.
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Nossos produtos e servios auxiliam os
negcios de nossos clientes com aumento
de produtividade, melhoria de processos,
comunicao, colaborao e mobilidade.

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