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Anlisis del tiempo

Caso de estudio

8:00 Rafael es un gerente medio que siempre llega a tiempo.


Se sirve una taza de caf, se conecta a Internet y lee las
noticias deportivas. Comenta con Anita, la Asistente del
Departamento, acerca de la fiesta de despedida que
habr esta tarde.
8:20 Comienza a revisar su correo electrnico. Tiene 22
mensajes pendientes, 3 de ellos importantes. Uno de
ellos es de la Asistente del Presidente recordndole que
enve las estadsticas financieras para la elaboracin del
presupuesto.
8:30 Joaqun, un compaero de trabajo, entra en la oficina y
comenta con Rafael acerca de los efectos que tendr en
sus trabajos el nuevo administrador. La conversacin se
dirige hacia un programa de televisin que ambos vieron
recientemente.
8:45 El mensajero interno entra a la oficina con un grupo de
documentos que ha fotocopiado. Joaqun se excusa y se
retira. Rafael revisa las fotocopias para asegurarse de
que estn bien. Nota que un documento necesita ser
fotocopiado de nuevo, ya que le han escrito una nota
marginal. Mientras, el mensajero permanece de pie
esperando por sus rdenes. El le instruye que le pida a
Anita que imprima la pgina de nuevo y le haga su
respectiva fotocopia para volver a revisarla. Este
documento debe ser enviado a la brevedad a un cliente.
9:05 Recibe un recordatorio de la agenda electrnica para
reunirse con Ral, su jefe inmediato, quien necesita ver
el informe de la reunin de ayer. Se dirige a la oficina de
Ral y permanece discutiendo hasta las 9:45, como es
usual. Rafael no ha elaborado el informe de la reunin.

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9:45 Regresa a su oficina. Piensa acerca de varios asuntos


que tienen que ser hechos. Aproximadamente 8 vienen
a su mente. Nota que han llegado 7 nuevos mensajes a su
correo electrnico. Siente que no tiene suficientes horas al
da. Decide que es mejor consultar con Jos y Rosa acerca
del contrato de Granos y Semillas C.A., el cual aparenta ser el
punto ms importante. Se dispone a
llamarlos, cuando....
9:55 Julin, un subalterno, toca a su puerta (no pide permiso
a Anita); entra y comienza a hablar acerca del
problema que l y otros tres Supervisores estn
teniendo por compartir una sola Asistente.
10:35 Anita le trae toda la correspondencia. Rafael comienza
a abrir los sobres. Pide caf y llama a Jos y a Rosa
para que se renan con l para discutir el contrato. Al
comenzar, lo atrae la lectura de un artculo interesante.
10:55 Rosa llega a la oficina y le informa que Jos llegar tan
pronto como pueda. Rafael est clasificando la
correspondencia en paquetes. Le pide a Rosa que
espere para comenzar la discusin apenas llegue Jos.
Hablan de temas triviales mientras l hojea otros
artculos que le parecen interesantes.
11:05 Jos llega y comienzan a discutir acerca del contrato.
Rafael pensaba que ellos tenan la informacin
necesaria, pero descubre que faltan varios datos, pero
ellos le informan que no le escucharon nada de eso. Se
ponen de acuerdo acerca de los elementos que faltan y
deciden que se reunirn cuando los tengan listos.

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11:45 Rosa y Jos dejan la oficina. Anita le informa que Jess


lo ha estado esperando desde las 11:10 para discutir el
caso Johnson. Rafael sale y le pregunta a Jess si
tenan una cita. Jess le responde que la cita est registrada
en la agenda electrnica. Rafael le pide que vuelva en la tarde
despus de almuerzo. Sale 15 minutos antes, ya que tiene un
incipiente dolor de cabeza.
Cuando se dirige a la cafetera piensa que ...esta no ha
sido mi mejor maana. Necesito ver a Jess despus de
almuerzo y la fiesta de despedida es a las 3:30, lo que
slo me deja dos horas disponibles para finalizar el
contrato de Granos y Semillas, enviar las estadsticas
financieras (no recuerda bajo que nombre guard el archivo),
llamar a la Arrendadora y a Envases Cnicos (llamadas que
tienen alta prioridad), redactar cerca de 10 cartas (4 de las
cuales tienen alta prioridad), revisar mi correo y agenda
electrnica, enviar el reporte que no le he entregado a Ral, y
coordinar con Anita mi itinerario de visitas al interior para las
prximas semanas, todo esto suponiendo que nadie me
interrumpa.
Yo tengo trabajo para dos personas!

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Caso de estudio - Hoja de trabajo

Lapso

Tiempo
productivo

Tiempo
desperdiciado

Elemento
desperdiciador
del tiempo

8:00
8:20
8:20
8:30
8:30
8:45
8:45
9:05
9:05
9:45
9:45:
9:55:
9:55
10:35
10:35
10:55
10:55
11:05
11:05
11:45

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Anlisis del tiempo

Anlisis del tiempo

" Hay una buena excusa


para no efectuar un anlisis
personal del tiempo: implica
mucho trabajo. Sin
embargo, considera esta
sugerencia: si no ests
satisfecho de la forma como
manejas tu trabajo; si
incidentes especficos
revelan que tu trabajo es
redundante, que la
distribucin del tiempo es
inadecuada, que las cosas
prioritarias no estn siendo
hechas de primero, un
anlisis de tu tiempo puede
ser la mejor solucin, la
menos costosa".
M. Januz

En toda actividad productiva se suelen hacer inventarios con el


objeto de conocer la existencia de diversos elementos. De igual
manera, en la administracin del tiempo, es necesario que
hagas un inventario de dnde y cmo gastas tu tiempo. Las
personas suelen engaarse ellas mismas en relacin a la forma
como estn gastando su tiempo.
Cuando se le pregunta a una persona acerca de la fecha en
que ocurri o se realiz un determinado evento, se suele or
una respuesta que dista mucho de precisar la fecha exacta en
que este ocurri. Una persona entrevistada estim que gastaba
solamente cerca de treinta minutos por semana ayudando a
otros a realizar su trabajo, pero un anlisis de su tiempo revel
que en tal actividad este trabajador estaba utilizando casi ocho
horas a la semana, lo que representaba que para realizar su
trabajo tuviera que trabajar de noche y durante fines de semana
enteros. En conclusin, la base del anlisis del tiempo va ms
all de la mera descripcin de a dnde va tu tiempo. El anlisis
del tiempo debe ser enfatizado en el otorgamiento de
prioridades referidas a las actividades que cumplan o
satisfagan objetivos establecidos.
Cuando tus actividades estn vinculadas a metas, es preciso
que asignes prioridades, poniendo las principales en primer
lugar, jerarquizando luego las subsiguientes y eliminando
aquellas que no son productivas para ti. Esto, en trminos
generales, viene a ser la principal virtud de vivir dentro del
mbito de la administracin del tiempo.

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Anlisis del tiempo

Lo importante vs lo urgente

NO IMPORTANTE IMPORTANTE

Uno de los criterios ms usados para definir prioridades es


trabajar sobre la base de demandas "urgentes". Esta palabra
frecuentemente tiene el poder mgico de destruir una
planificacin consciente de nuestro tiempo. Si realmente
analizramos la verdadera "urgencia" de estas demandas,
nos encontraramos que en muchos casos la "urgencia" no
es ms que manipulacin. La clave consiste en analizar la
verdadera importancia de estas actividades. Una actividad
urgente que no conduzca al logro de objetivos no debera
tener prioridad sobre una actividad importante. Para efectos
de anlisis podramos usar el siguiente cuadro:

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URGENTE

NO URGENTE

II

III

IV

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Ejercicio individual - Hoja de trabajo


Actividad

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Tiempo
productivo

Tiempo
desperdiciado

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Anlisis individual del tiempo


(Tiempo en el cuadrante 2)
Mi situacin actual
10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

80%

100%

80%

90%

100%

Mi situacin ideal
10%

20%

30%

40%

Mis mejores momentos del da


para dedicarlos al cuadrante 2

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50%

60%

70%

Actividades / situaciones que debo evitar


cuando est en el cuadrante 2

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Hbitos
La rutina inconsciente es
el peldao que conduce a
la prdida irreparable del
tiempo.
Roland Matthies

Todas las cosas tienen relacin entre s. Los hechos no ocurren en


forma aislada. Tienen que ver con situaciones, lugares y cosas. Un
cambio en una parte de nuestra vida puede impactar directamente
tambin otras partes.
Los hbitos son difciles de cambiar porque estn
interconectados. Una accin simple constituye una clave para
otras acciones y su modificacin puede hacer cambiar otras
conductas. A travs de este proceso, nosotros desarrollamos
hbitos de secuencia que forman un vigoroso patrn de
conducta.
Se suele decir que las personas controlan los hbitos y que los
hbitos controlan los destinos. Una buena parte de nuestra vida la
gastamos en hbitos porque mucha de nuestra conducta diaria es
rutinaria. Hbitos, por definicin, son conductas que han sido
realizadas tantas veces que se convierten en automticas. Esto
significa que nuestra conducta habitual opera por debajo de los
niveles de nuestra conciencia.
Cuando estamos preocupados o cuando actuamos
rutinariamente, no estamos administrando nuestro tiempo
libremente como lo haramos si acturamos en forma no
rutinaria. Administrar el tiempo requiere una observacin
precisa de los hechos que estn ocurriendo.

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Identificacin de hbitos

Por qu hago lo que hago cuando lo hago? Qu criterios utilizo para distribuir mi tiempo? Cada uno de
nosotros tiene diferentes formas de decidir qu va a hacer durante cada momento del da. A
continuacin se encuentra una lista de algunos de los criterios ms comunes que gobiernan la forma en
que distribuimos nuestro tiempo.
1.

Hacemos ms rpido lo que nos gusta... que aquello que no nos gusta.

2.

Hacemos primero las cosas que conocemos... que las que no sabemos cmo se hacen.

3.

Hacemos lo fcil... antes de lo difcil.

4.

Hacemos lo que requiere poco tiempo... antes de lo que requiere mucho tiempo.

5.

Hacemos aquello... cuyos recursos para hacerlo estn disponibles.

6.

Hacemos cosas que estn programadas... antes de aquellas que no estn programadas.

7.

Respondemos a requerimientos de otros... ms que a requerimientos de nosotros mismos.

8.

Hacemos cosas que son "urgentes... antes de hacer cosas que son importantes.

9.

Respondemos rpidamente... a crisis y emergencias.

10. Hacemos cosas interesantes... antes de hacer cosas poco interesantes.


11. Hacemos cosas... que producen avances en nuestros objetivos personales.
12. Esperamos que el fin del plazo se aproxime... antes que anticiparnos a la fecha establecida.
13. Hacemos cosas... que tienen el ms rpido procedimiento.
14. Respondemos sobre la base de... quin ordena tal cosa.
15. Respondemos sobre la base de... las consecuencias que tal accin puede tener.
16. Atacamos pequeos problemas... antes de atacar grandes problemas.
17. Hacemos las cosas... a medida que se van recibiendo.

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Control de hbitos

DESEO

CONOCIMIENTO

Hay cinco pasos involucrados en un cambio exitoso de


conducta: Deseo, Conocimiento, Visualizacin, Planificacin y
Accin.
Cambiar hbitos es difcil y requiere persistencia, y se hace
necesario para todas aquellas personas que desean utilizar
su tiempo efectivamente. Para eliminar los hbitos de
auto-frustracin y cambiarlos por hbitos de auto-ayuda
haz lo siguiente:

VISUALIZACIN
1. Identifica los hbitos que quieres cambiar: Recuerda que
existen tambin buenos hbitos. Refurzalos.

PLANIFICACIN

ACCIN

2. Define los nuevos hbitos que quieres desarrollar: Esto


requiere que tengas deseos de mejorar, sabiendo que las
modificaciones que hars mejorarn tu estilo de vida.
3. Inicia tu nueva conducta fervientemente: No veas hacia atrs.
4. No te apartes de esta conducta hasta tanto los nuevos
hbitos no estn firmemente establecidos: Debes ser
persistente.
5. Usa cada oportunidad para practicar la nueva conducta:
Vers que en corto tiempo estars aplicando los nuevos
hbitos como si fueran conductas aprendidas desde hace
mucho tiempo.

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Ejercicio - Cambio de hbitos


Describe el hbito que deseas cambiar

DESEO. Tienes el firme propsito de cambiar este hbito? ( ) SI ( ) NO

CONOCIMIENTO. Define con exactitud el hbito. Cundo aparece?


Exactamente que conducta adoptas?

VISUALIZACION. Detalla el hbito que quieres desarrollar.

PLANIFICACION. Qu pasos vas a seguir para cambiar el hbito?

ACCION. Cul es primer paso para cambiar este hbito? Cundo comenzars?

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