B K HOCH V U T

CC PHT TRIN DOANH NGHIP

Chuyn
CC K NNG QUN TR DNH CHO
LNH O DOANH NGHIP
(Ti liu dnh cho o to, bi dng ngun nhn lc
cho cc doanh nghip nh v va)
Bin son: PGS.TS. Trn Th Vn Hoa

H NI - 2012

MC LC

CHNG 1: K NNG LNH O .............................................................. 2

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

V tr, vai tr v cc k nng qun tr cn c ca lnh o doanh nghip ............... 2

nh ngha v c trng c bn ca lnh o: ........................................................... 8
Phn bit Lnh o v Qun l: .................................................................................. 9
Nhng cch tip cn khc nhau v lnh o ............................................................. 12

1.4.1. L thuyt v ngi lnh o v i. ........................................................... 12

1.4.2. L thuyt v cc c tnh c nhn ca Ngi Lnh o. .......................... 13
1.4.3. L thuyt v lnh o theo hon cnh. ...................................................... 13
CHNG 2 :K NNG GII QUYT VN .......................................... 22
2.1.
2.2.
2.3.

Vn l g? ................................................................................................................. 22
Cc cch tip cn trong gii quyt vn v nhng nhn t tc ng .................. 23
Qui trnh v cc bc gii quyt vn .................................................................... 25

2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
2.3.5.
2.3.6.

Xc nh vn : ........................................................................................ 25
Phn tch vn ......................................................................................... 26
a ra cc gii php: ................................................................................. 29
nh gi v La chn gii php ................................................................ 32
Thc hin gii php ................................................................................... 34
nh gi thc hin gii php ..................................................................... 34

CHNG 3 :K NNG GIAO TIP ............................................................. 36

3.1.

Cc loi giao tip v truyn t thng tin trong t chc .......................................... 36

3.2.
3.3.
3.4.

M hnh giao tip v nhng nhn t nh hng ...................................................... 38

Nguyn tc giao tip v truyn t thng tin hiu qu ............................................ 39
K nng giao tip c bn ............................................................................................. 41

CHNG 4 :K NNG THUYT TRNH ................................................... 45

4.1
4.2.
4.3.
4.4.

Bn cht ca thuyt trnh ........................................................................................... 45

Chun b thuyt trnh .................................................................................................. 47
K thut xy dng quan h vi ngi nghe .............................................................. 56
Th hin ni dung v hon thin bi trnh by ......................................................... 61

CHNG 5 :K NNG XY DNG NHM LM VIC HIU QU .... 64

5.1.
5.2.
5.3.

Cc loi nhm lm vic ............................................................................................... 64

Nhm lm vic hot ng nh th no? .................................................................... 65
Xy dng nhm lm vic hiu qu ............................................................................. 68

CHNG 6 :K NNG QUN L S THAY I .................................... 74

6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.

Cc loi thay i trong t chc .................................................................................. 74

Khi no cn thc hin nhng thay i ...................................................................... 76
Phng thc thc hin s thay i ............................................................................ 77
Cc m hnh thay i .................................................................................................. 78
Cc nguyn tc qun l s thay i ........................................................................... 80

TI LIU THAM KHO ................................................................................. 85

CHNG 1
K NNG LNH O
MC TIU:
- Lm r v tr, vai tr ca lnh o doanh nghip v cc c trng c bn ca lnh
o
- H thng cc quan im khc nhau v lnh o
-

Pht trin k nng lnh o cho ch doanh nghip

1.1. V tr, vai tr v cc k nng qun tr cn c ca lnh o doanh nghip
Theo John Adair, ngi lnh o l nhng ngi c trnh , kh nng to ra

nhng iu kin nht nh tin hnh cc hot ng. V quan trng hn c, Ngui lnh
o l ngi c kh nng tp hp, li ko c nhiu ngi tch cc tham gia thc hin
cc mc tiu ra. Cn Peter,F. Drucker li vit trong cun sch Cch thc qun l
nm 1955 l Ngi lnh o khng ch l ngi n thun c kh nng li cun ngi
khc v i khi ch l s m dn. cng khng n gin l kh nng gy cm tnh v
thuyt phc ngi khc v n d nhm ln vi k nng thuyt phc ca mt ngui bn
hng. Ngi Lnh o l ngi c tm nhn mc cao hn, v thng hng vic thc
hin cng vic ti mt tiu chun cao hn v pht trin tnh cch con ngi vt qua
nhng gii hn thng thung. Vi nhng quan im nh vy, ngi Lnh o c th mt
ngi rt kit xut, c sc thu ht v khi dy lng nhit huyt v s cng hin ht
mnh ca ngi khc. Chng ta c th k ra y rt nhiu tn cc Nh Lnh o kit xut
trong lch s nh H Ch Minh - Ngi Anh hng gii phng dn tc v l nh vn ho
ln ca Vit Nam; Mahatma Gandhi - V lnh t ca phong tro u tranh ginh quyn t
ch ca nhn dn n ; Nelson Mandela - V tng thng da mu u tin ca t nc
Nam Phi; B Emmeline Pankhurst Nh lnh o trong phong tro u tranh ginh quyn
tham gia bu c ca ph n Anh....Mi nh Lnh o k trn u li nhng du n v
vang trong lch s. Bn cnh cn c nhiu nh lnh o n ting trong lnh vc cng
nghip v kinh doanh thng mi. l nhng nh lnh o trong doanh nghip.
Chng ta cng gp rt nhiu doanh nhn c kh nng thu ht ngi khc, li cun
v khch l s nhit tnh lm vic ca nhn vin v mc ch pht trin doanh nghip. Nu
ch ly tiu thc kh nng li cun v ng vin ngi khc xc nh ai l ngi lnh
o trong doanh nghip th c th k n mt Gim c cng ty, cng c th l mt cn
b qun l cp trung gian trong cng ty v cng c th l mt trng nhm bn hng hoc
c th l mt ngi khng c mt chc danh qun l no trong cng ty nhng c kh nng
li cun ngi khc rt ln. Ta c th ni tt c nhng ngi trong doanh nghip c kh
nng khin ngi khc lm vic v mc tiu pht trin doanh nghip mt cch t nguyn
u l ngi c kh nng lnh o. Nhng ngi c chc danh qun l trong doanh

nghip cc cp t gim c, ph gim c, trng ph cc n v trong doanh nghip

u c nhng vai tr lnh o nhng mc khc nhau. Tuy nhin, cch tip cn ca
gio trnh ny nhn mnh n ngi lnh o cp cao ca doanh nghip nh gim c
iu hnh CEO ca doanh nghip.
Vy, lnh o cp cao ca doanh nghip gim c iu hnh doanh nghip c v
tr vai tr g? T trc n nay, gim c iu hnh doanh nghip (CEO) vn c mi
ngi hiu l ngi c trch nhim iu hnh cao nht trong mt doanh nghip hay mt
tp on ln. Cc chuyn gia v qun l a ra mt nh ngha rt tng qut v CEO:
CEO l ngi trc tip iu hnh v qun l doanh nghip nhm t mc tiu ca cc c
ng v cc nh u t, chu trch nhim trc ch s hu v ton b kt qu hot ng
ca doanh nghip. Nhc n chic gh CEO l ngi ta ngh ngay n quyn lc v tin
bc, ni m lng hng nm ca cc CEO lun mc rt cao trong cc tp on a quc
gia. Gim c iu hnh ca Citigroup, Charles Prince, nhn c 30,2 triu USD trong
nm 2004; Robert Willumstad, Gim c kinh doanh CitiGroup, nhn c 28,6 triu
USD nm 2004. Tin bc khng l nh vy ca cc CEO th hn ai cng bit, nhng c
l t ngi bit n nhng cay ng v gnh nng ng hnh vi vinh quang. Bi v khi
cc cng ty lm n thua l gim c iu hnh cng l ngi chu thit cng vi nhn
vin. Bng chng l Gim c iu hnh ca tp on Tyco phi chng kin mc
lng ca mnh gim st 12% khi c phiu ca Tyco trt gi 71%. Tin bc nhiu,
quyn lc ln nhng cha hn cc CEO tht s sung sng. i vi nhng ngi
trong cuc, CEO lun l mt ngh v cng vt v v khc nghit. Trong nhng thng cui
nm 2003, tng 12 mt cao c trung tm Seoul, Hn Quc v tng 56 ca Khch sn
Aston th Jakarta, Indonesia hai gim c iu hnh lng danh l Chung Mong Hun,
CEO ca tp on Hyundai Asian v ngi kia l Manimaren, CEO ca tp on dt may
ln nht Indonesia Texmaco phi nhy lu t vn. cc cng ty ln, hi ng qun tr
l ngi ch thc s ca cc doanh nghip thu gim c iu hnh v lm cng n lng
vi nhng iu khon hp ng v trch nhim c th.
Khng lm trn trch nhim, cng ty thua l th gim c iu hnh CEO
khng nhng s phi ra i m h cn l ngi ng mi chu so trc php lut, cn
Hi ng qun tr s ung dung tip tc tm thu cc ngi khc c nng lc chuyn mn
v ngh thut qun l cao hn. l quy lut o thi khc nghit trong kinh t th
trng. Hn na, khi phi ra i v cng ty thua l th coi nh danh ting ca CEO b
b i v rt kh cn ch ng trn thng trng. V tr ca CEO trong doanh nghip
c th c minh ho nh mt nh qun l phi gii quyt cc mi quan h ngang dc, a
chiu nh biu hin trong hnh sau:
Nh vy, trn thc t thc hin tt cng vic ca mnh, gim c iu hnh
doanh nghip phi lm vic tt vi t nht l 5 i tc quan trng chnh l (1) cc ch s

hu/nh u t m i din l ch tch hi ng qun tr; (2) Cn b qun l v nhn vin

di quyn; (3) i din chnh quyn a phng/cc s ban ngnh v c quan qun l
Nh nc; (4) Khch hng c nhn v t chc; (5) Gim c v lnh o cc cng ty
khc. Nhng i tc quan trng ny c mong i khc nhau i vi gim c iu hnh
xut pht t v th v nhng gi tr c nhn ca h c th hin khi lm vic vi cc
gim c iu hnh. V d, ch u t bao gi cng mong mun CEO to ra tht nhiu li
nhun cho cng ty, qua tng gi tr ca cng ty, m bo s pht trin ca cng ty
trong thi gian di qua em li li ch cho cc c ng. Cc nh qun l v nhn vin
di quyn mong i CEO to c hi cho h pht trin, to c hi cho h c tng
lng v cc khon phc li. i din cc s ban ngnh v c quan qun l hu quan,
ngoi vic mong i cc gim c iu hnh thc hin tt cc qui nh v mt hnh chnh
th cng mong mun cc gim c iu hnh ng h v th hin s quan tm ti vic gii
quyt cc vn x hi a phng. Bn cnh , khch hng cng lun mong i
gim c iu hnh vi t cch l ngi iu hnh doanh nghip s a ra cc chnh sch
gip h c mc tho dng cao hn....Nh vy, mt gc no th p ng
mong i ca i din chnh quyn v cc s ban ngnh, cn b qun l v nhn vin di
quyn, v khch hng th gim c iu hnh thng c xu hng tng cc khon chi lm
tng chi ph ca cng ty trong khi mong i ca cc nh u t l c gng qun l chi ph
mt cch hiu qu.
Bn cnh cc mong i chung l c tn trng v c mi quan h tt th cc i
tc i khi c nhng mong i khc chiu nhau khin cho cc gim c iu hnh ri vo
tnh th kh ra quyt nh. V th trong nhiu trng hp gim c iu hnh phi xc
nh c cc mong i u tin cn c gii quyt trc v cc mong i km u tin
hn trong tng trng hp nht nh. Vic xc nh mong i no nn c u tin tu
thuc vo mc tiu ca gim c iu hnh trong tng tnh hung. c th lm vic tt
v xy dng c mi quan h tt vi cc i tc tc trong cng vic, nhiu nh qun l
cho rng cc gim c iu hnh nn c quan im coi tt c cc i tc l khch hng v
i x vi cc i tc nh khch hng. V th iu u tin m cc gim c iu hnh
phi lm l xc nh ng mong i ca cc i tc, sau cn i vi nng lc p ng
ca mnh v doanh nghip. Nu mong i ca i tc vt qu kh nng p ng th cn
phi nh hng li nhu cu ca cc i tc trc khi p ng. C nh vy, gim c iu
hnh mi c th lm vic tt. V vy, vai tr gim c iu hnh trong doanh nghip
khng nhng c vai tr qun l l lm ng (tc l tun th ng qui trnh, qui nh) m
cn c vai tr lnh o, nh hng i tc tc l lm vic ng, xc nh mc tiu
ng, ra quyt nh ng trong tng tnh hung, phn cng ng ngi ng vic. y
chnh l 2 vai tr quan trng ca mt gim c iu hnh doanh nghip.

 lm ng, cc gim c iu hnh phi bit xy dng k hoch, gim st mi

hot ng theo ng qui trnh, qui nh v k hoch t ra. Hay ni cch khc, gim
c iu hnh cn duy tr mi hot ng ca doanh nghip theo ng chun mc v qui
trnh t mc tiu ca t chc. Cu hi quan trng m cc gim c iu hnh cn tr
li trong trng hp ny l mi vic ng cha? C sai st g khng? V tm cch iu
chnh cc sai lch nu c. Bn cnh , gim c iu hnh li phi lm ng vic c
ngha l bit ra cc quyt nh ng, xy dng qui trnh ng v ngy cng tt hn em
li hiu qu cho doanh nghip. T gc lm ng vic, cc gim c iu hnh doanh
nghip li lun phi c tm nhn xa v rng c th a ra cc chnh sch tt nht gip
doanh nghip pht trin. Khc vi lm vic ng, c th lm ng vic, cc gim c
iu hnh phi lun c xu hng i mi v tr li cu hi c cch no tt hn khng?
v tm ra cch tt hn a doanh nghip i ln. V nh th, cc gim c iu hnh
khng ch l ngi iu chnh sai lch m cn phi a ra cc chnh sch ng nht
doanh nghip c th pht trin tt hn trong tng lai.
Vi hai vai tr nh vy, gim c iu hnh doanh nghip thc s l mt ngh vt
v, y chng gai, y th thch nhng cng rt vinh quang khi thnh cng v cho li
a con thuyn doanh nghip gt hi ht thnh cng ny n thnh cng khc.
Vi mt ngh c th kim c rt nhiu tin, chu nhiu sc p v ri ro nh vy
th cn c cc phm cht v nng lc g? Quan nim v phm cht v nng lc ca cc
gim c iu hnh khng khc nhau nhiu cc nc khc nhau. Vi ngi chu ,
gim c iu hnh cn hi ba tnh cch Tn, Nhn, c. Trong Ch tn c hiu
l Uy tn ca CEO. y l yu t quan trng hng u. Khng gi ng li ha, thm ch
dng nhiu mnh li, th on gian ln, nh la i tc (m thng cho rng l s
tho vt kho lo) l k th ca tiu chun ti quan trng ny. Ch c c hiu l o
c ngh nghip. Ngoi yu t lng bng, cc nhn vin ch c th lm vic t gic, tn
tm, ht mnh khi nhn vo gng sng v t cch CEO. Mt CEO khng c o c ngh
nghip, t li, tham nhng, ch bit vun vn cho quyn li c nhn th d bao nhiu mnh
lnh cht ch, khe kht hay s c thc rit ro cng khng th thc y c nhn vin.
Ch Nhn c th hin kh nng hiu v thng cm vi nhn vin ca CEO. Mt CEO
t cch tt nhng kht khe, c on, khng hiu c tm t nguyn vng v thiu s
cm thng vi nhn vin th may lm ch duy tr c doanh nghip khng ph sn ch
khng th a doanh nghip ngy mt pht trin, sng to ra nhng thnh qu tt p. S
cm thng (c nguyn tc) to ra ha kh, s tin cy v qu mn nhau gia nhn vin v
CEO s l gii php v hnh thc y nhn vin t gic, sng to trong cng vic.
C nhiu quan im cho rng gim c iu hnh CEO trong cn c Tm, Tm v
Ti. Ch TM th hin l kh nng nhn xa trng rng, d on c cc xu hng pht
trin kinh doanh v xc nh r tm nhn, mc tiu chin lc ca doanh nghip. Bit

cho li a doanh nghip i ng hng. Ch TM th hin kh nng thu phc nhn

tm, gy nh hng v tp hp nhng nhn vin di quyn i theo ng mc ch t
ra. Mun c ch TM cc CEO phi thc s l tm gng sng cho nhn vin, thu phc
nhn vin bng chnh bn thn mnh thng qua vic hiu v cm thng vi cc nhu cu
ca nhn vin t tc ng, khi dy cc tim nng ca nhn vin, gip nhn vin
tho mn cc nhu cu ca mnh qua vic cng hin cho doanh nghip. Ch TI th hin
kh nng iu hnh doanh nghip vt qua cc kh khn v cnh tranh tt trn th trng.
TI ca cc CEO chnh l nng lc cm nhn c nhu cu ca cc i tc, qun l, nng
lc t chc iu hnh, nng lc lnh o, nng lc ra quyt nh v gii quyt cc vn
ca doanh nghip v s am hiu v ngnh ngh kinh doanh c th ra quyt nh ng
nhm em li li ch cho doanh nghip. Ch TI ca CEO c th hin ch yu qua cc
ch s IQ (thng minh), EQ (nng lc cm nhn) v AQ ( ch quyt tm v kin nh v
mc tiu) ca con ngi.
Trong mt hi k vit v cuc i mnh, t ph ni ting mt thi Harold Geneen,
ngi c thi gian gn 20 nm lm gim c iu hnh hng in thoi v in tn quc t
ITT ni v cng vic ca ngi gim c mt cch d hnh dung nht l ngi lm ra
li nhun bng kh nng v ngh thut qun l ca mnh. Ngh thut qun c hiu
trc kt l kh nng xc nh mc tiu r rng v t mc tiu thng qua ngi khc.
Mun lm c iu cc CEO cn phi c kh nng xc nh c ng mc tiu ca
mnh v bit truyn ti mc tiu cho nhn vin trong cng ty. Khng nhng th, CEO
cn c nng lc cm nhn c nhu cu cng nh nng lc lm vic ca nhn vin c
th khai thc, pht huy nng lc mt cch hiu qu nht thng qua cc chnh sch phn
cng ng ngi ng vic.
Theo Vin nghin cu ADIZE ca Thu in, cc CEO cn c 4 t cht PAEI vi
(P) l s chm ch cn c v kin nh vi mc tiu, (A) l bit t ra h thng cc qui
nh v ni qui ng duy tr s n nh ca doanh nghip v gng mu tun th cc
qui nh hnh chnh trong doanh nghip, (E) kh nng nhn xa trng rng, bit nhn ra v
nm bt cc c hi kinh doanh em li li nhun cho doanh nghip v (I) l s hp tc,
bit hp tc vi cc i tc v qui t lng ngi nhn vin di quyn on kt, phi hp
hot ng v mc tiu chung ca doanh nghip.
Vy, cc nhn t no nh hng n vic hnh thnh t cht ca cc CEO?
Hin nay c mt s trng phi khc nhau bn v vic hnh thnh t cht ca con
ngi ni chung v ca cc nh lnh o doanh nghip CEO ni ring. Theo l thuyt con
ngi v i, cc yu t hnh thnh nn t cht lnh o ca cc CEO ch yu l gia nh
v dng tc. Nu ai khng sinh trng trong mt gia nh c truyn thng lm lnh o
doanh nghip th kh c th c cc t cht lnh o v v th kh c th tr thnh CEO
gii trong mt doanh nghip.

Theo l thuyt c tnh c nhn cho rng cc gim c iu hnh doanh nghip d
c sinh trng trong gia nh khc nhau, trong cc quc gia khc nhau nhng h u c
nhng c tnh c nhn chung nht nh nh tm, tm, ti..v.v... v th, mun tr thnh cc
gim c iu hnh gii th c th hc hi v rn luyn c nhng t cht v c tnh c
nhn . Chnh v vy, c nhng gim c iu hnh ni ting th gii khng phi c
sinh trng trong mt gia nh c truyn thng lm kinh doanh v lnh o doanh nghip.
Nhng ngi ny thng c nh hng mc tiu r rng v hnh thnh mong mun tr
thnh cc CEO ngay t khi cn hc ph thng trong cc trng trung hc. Qua nhiu nm
h c hc tp v rn luyn hnh thnh nhng t cht cn c ca mt gim c v
hon thin dn cc t cht ny. V th h rt thnh cng trong v tr ca mnh. Do ,
yu t c nhn c nh hng rt mnh m n vic hnh thnh t cht ca cc CEO.
L thuyt lnh o theo hon cnh li cho rng nhng tnh cch v gi tr c nhn
ca con ngi c th c hnh thnh trong nhng hon cnh nht nh thng qua gia
nh, nh trng, x hi ni m cc CEO c o to, giao lu rn luyn. Chnh v vy
m CEO cc nc pht trin nh M, Anh, Nht ... c tip cn vi cc t cht v kinh
doanh trong cc bi hc ca chng trnh o to tt c cc cp hc t cp 1 n cao ng
v i hc. V th, h nhn nhn v cc c hi kinh doanh nhanh nhy hn cc CEO ca
Vit Nam. Mi trng kinh doanh ca cc nc c nn kinh t th trng t rt sm
to cho cc CEO ca nhng nc ny c s cm nhn tt hn v nhu cu khch hng so
vi cc CEO ca Vit Nam v cc nc c truyn thng ca nn kinh t k hoch ho tp
trung bao cp. Khng nhng th, do c im kinh t x hi khc nhau nn ngi lao
ng cc nc khc nhau th khc nhau. Chnh v vy, mc th hin ca cc t cht
ca gim c iu hnh cng khc nhau ty thuc vo c im v tnh cht, trnh hc
vn v s nhy cm ca cc loi nhn vin di quyn. Theo quan im ny, cc nhn t
quan trng nh hng n s hnh thnh v pht trin t cht ca cc CEO khng ch l
bn thn ngi CEO y c sinh trng trong gia nh no, hoc c o to trong mi
trng no, m cn tu thuc vo hon cnh ni CEO lm vic nh ngnh ngh kinh
doanh v s pht trin khc nhau ca nhn vin m CEO lnh o v qun l trong qu
trnh t mc tiu ca mnh.
Bn cnh t cht, cc nh lnh o doanh nghip m c bit l CEO cn c nhng
k nng qun tr nht nh c th tc ng, li cun ngi khc t mc tiu ca doanh
nghip. L ngi cho li con thuyn doanh nghip, nh lnh o doanh nghip cn bit
s a doanh nghip i u, lm th no n c ch , do vy k nng lnh o
th hin vic xc nh mc tiu v qun l qu trnh thc hin mc tiu nh o to v
pht trin nhn vin di quyn l quan trng nht. Vi vai tr l ngi i din ca
doanh nghip c ting ni vi khch hng, trc cng ng v phi lm vic vi cc i
tc khc nhau, lng nghe v thu hiu nhng mong i ca i tc cng nh thuyt phc

i tc, nh lnh o doanh nghip cn c k nng giao tip v k nng thuyt trnh tt.
Vi vai tr l ngi ra quyt nh gii quyt cc vn trong kinh doanh, gii quyt
cc mu thun v chnh tr cng nh mu thun li ch gia cc i tc th nh lnh o
doanh nghip cn c k nng gii quyt vn tt. Vi vai tr l ngi thng xuyn
khi sng s thay i gip doanh nghip ngy cng hon thin hn th nh lnh o
cn c k nng qun l s thay i. Vi vai tr l cu ni c th tp hp c mi
ngun lc ca t chc trong ngun lc con ngi l quan trng nht th nh lnh
o cn c k nng xy dng nhng nhm lm vic hiu qu.C rt nhiu k
nng m nh lnh o doanh nghip cn c. Trong gio trnh ny, tc gi nhn mnh
mt s k nng quan trng nh k nng lnh o, k nng giao tip, k nng thuyt
trnh, k nng xy dng nhm lm vic hiu qu, k nng qun l s thay i. Mi k
nng c vit thnh mt chuyn v ch trng n cc quan im, cch thc pht
trin v hon thin k nng. Chng 1 s nhn mnh k nng lnh o v cc quan
nim khc nhau v lnh o.
1.2. nh ngha v c trng c bn ca lnh o:
C rt nhiu quan nim v nhng cch nh ngha khc nhau v lnh o. Mi quan
nim c nhng cch tip cn khc nhau v lnh o v vai tr ca mt ngi lnh o.
Theo Ken Blanchard (1961), Lnh o l qu trnh to nh hng i vi nhng ngi
cng lm vic v thng qua h t c cc cc mc tiu t ra trong mt mi trng
lm vic tt. Cn theo Szilagyi v Wallace (1983) li cho rng Lnh o l mi lin h
gia hai ngi tr ln trong mt ngi c gng nh hng n ngi kia t c
mt hay mt s mc ch no . Theo quan im ca cc hc gi phng ng th
Lnh o l thu phc nhn tm.
C th a ra nhiu hn na nhng quan nim khc nhau v Lnh o. Tuy nhin,
d lnh o c nh ngha theo cch no i na th u khng nh lnh o c nhng
c trng c bn nh sau:
- Lnh o th hin mi quan h gia ngi vi ngi ch khng phi l mi quan
h gia ngi vi mt cng vic c th no . Hay ni cch khc, nu mt ngi lm
vic c lp v khng lin quan n bt k mt ngi no khc th s khng c hot ng
Lnh o. Ni n lnh o l ni n mi quan h ca ngi lnh o v ngi b lnh
o.
- Lnh o th hin mt s tc ng, gy nh hng v li cun ngi khc. y l
mt c trng ht sc quan trng ca lnh o. C th l khi c t nht hai ngi tr ln
cng lm vic v c mi quan h vi nhau, nu mt ngi c tc ng n ngi khc,
gy nh hng n hnh vi lm vic ca ngi khc nh li cun, ng vin ngi khc
lm vic nhm t c mc tiu ra th c hot ng lnh o.

- S tc ng, nh hng v li cun ngi khc ca Lnh o mang tnh t

nguyn, khng p buc. iu ny c ngha l ngi b lnh o s b li cun v sn
sng lm vic v chnh li ch ca bn thn mnh. Ngi b nh hng s t gic lm
vic ch khng phi b bt buc v h thy hi lng v c p ng nhu cu ca c
nhn khi thc hin cng vic nh nhu pht trin ngh nghip, nhu cu thng tin hoc
nhu cu c tn trng
1.3. Phn bit Lnh o v Qun l:
Khi ni Lnh o l qu trnh gy nh hng n ngi khc nhm t c mc
ch ra th Lnh o v Qun l c phi l mt khng? Qun l cng l qu trnh
t c mc ch ra thng qua ngi khc. Vy, s khc nhau gia Qun l v Lnh
o y l g? C th khng nh rng ngi lnh o doanh nghip cc cp khc nhau
u phi thc hin 2 vai tr l vai tr Lnh o v vai tr Qun l. Hya ni cch khc,
Lnh o v Qun l l 2 vai tr quan trng ca mt nh qun l, mt ngi lnh o
trong t chc d ngi l Ch tch hi ng qun tr, tng gim c hay l cn b qun
l cp trung, hoc t trng trong mt doanh nghip. Tuy nhin vai tr ny c phm vi v
mc khc nhau i vi cc nh qun l cp khc nhau trong doanh nghip ty
thuc vo loi hnh kinh doanh v m hnh t chc ca tng doanh nghip. Cng l t
mc tiu thng qua ngi khc nhng cch thc t c mc ch thng qua ngi khc
khi thc hin vai tr Lnh o s khc vi cch thc t mc tiu thng qua ngi khc
khi thc hin vai tr Qun l.
Khi th hin vai tr Qun l, cc nh lnh o doanh nghip cc cp thng t
c kt qu thng qua ngi khc nh cc hot ng sau:
- Xc nh chi tit cc vic cn phi lm. Ni mt cch chi tit hn l vi vai tr
qun l, nh lnh o doanh nghip s lit k r rng cc bc cng vic mnh cn phi
lm l g, bao gi phi xong.
- Giao vic cho nhn vin mt cch chi tit. C th l giao vic cho nhn vin v yu
cu h lm theo ng cch, ng qui trnh m mnh mun? lm khi no v thc hin cng
vic u? Khi no cn hon thnh?.
- Theo di, gim st vic thc hin cng vic. Khi bt u cng vic th cn thng
xuyn kim tra, gim st cht ch cch thc lm vic ca nhn vin c th pht hin ra
cc sai st v kp thi iu chnh. Nu c vn g ny sinh hoc cc iu kin lm
vic thay i th phi sp xp v b tr li ngun lc. Khi nhn vin cp di khng hon
thnh cng vic c giao, cn p dng nhng hnh thc k lut ph hp v ngc li, khi
cng vic c hon thnh mt cch tt p th nhn vin s c khen thng.
Vi vai tr Lnh o, vic t c mc tiu thng qua ngi khc nh thc hin
nhng hot ng sau:

- Lm r cc mc tiu pht trin ca ca doanh nghip v truyn t mc tiu cho

cp di. Gip cho cp di hiu r mc tiu chung v ch cho cp di nhng mi quan
h mt thit gia mc tiu ca t chc v mc tiu ca mi c nhn, qua to ng lc
lm vic v mc tiu phn u cho cp di.
- Tha nhn cc nhu cu ca cp di. Ch ng tm hiu v nhy cm vi cc
mong mun ca cp di. Tn trng cc nhu cu ca cp di v nh hng nhu cu ca
cp di mt cch ch ng khi cn thit.
- To iu kin gip cp di tho mn mong mun c nhn thng qua vic t
c mc tiu ra ca t chc. lm c iu ny cn phi to ra c cc nhu
cu khc nhau cho cp di v thng kp thi cho cc n lc ca cp di. Tha nhn
nhng s ng gp ca cp di trong vic t c mc tiu chung.
- Truyn cm hng lm vic cho cp di v lun to c nhu cu thay i, nhu
cu phn u cho cp di thng qua cc mc tiu pht trin v i mi ca t chc, ca
doanh nghip.
- o to, km cp v pht trin nhn vin di quyn. Hng dn nhn vin thc
hin cng vic, h tr v t vn cho nhn vin hon thnh cng vic, giao quyn ph hp
nhn vin lm vic, khng lm thay nhn vin. Cho nhn vin c hi pht trin ngh
nghip. Xy dng i ng nhn vin di quyn tinh nhu v chuyn nghip.
Nh vy, Lnh o v Qun l c nhng s khc nhau ht sc r rng. Ni n vai
tr Qun l ngi ta thng ni n vic duy tr nhng s n nh v trt t trong t chc
thng qua gim st. Hay ni cch khc, t c mc tiu ra, Qun l da vo vic
s dng mt h thng cc qui nh, cc chnh sch, cc th tc c ban hnh, cn
Lnh o li t c mc tiu da trn s ng vin, li ko v khuyn khch ngi
khc lm vic mt cch t nguyn. V nh vy, Qun l s duy tr s n nh trong t
chc trong khi Lnh o li lun hng ti s pht trin v to ra nhng i mi trong
t chc. Cc nh qun l nhn mnh n vic Lm ng. Trong khi , Lnh o l
Lm nhng ci ng. C ngha l Lnh o t c kt qu thng qua ngi khc
nh vic nh r mc tiu cn Qun l th c th ho cc mc tiu thnh nhng bc i
c th. Phn cng cng vic c th cho nhn vin cp di l vai tr Qun l nhng phn
cng NG NGI NG VIC l vai tr Lnh o.
Lnh o v Qun l khc nhau nh vy nhng u l hai vai tr ca nh qun l,
nh lnh o trong doanh nghip. C ngi t cu hi trong doanh nghip, ai s l ngi
c vai tr lnh o nhiu hn v ai l ngi c vai tr qun l nhiu hn? Cu hi ny
hon ton khng d tr li nu chng ta khng t trong mt ng cnh c th, mt doanh
nghip c th no . Nhng, c th ni rng, d trong hon cnh no th tt c cc cp
qun l doanh nghip u va c vai tr Lnh o v va c vai tr Qun l. Hay ni cch
khc, bt k nh qun l cp no u c c hai vai tr l vai tr Lnh o v vai tr

10

qun l. Khi nh qun l a ra cc nh hng v mc tiu pht trin ca doanh nghip

hoc ang ng vin Cn b cng nhn vin trong doanh nghip lm vic th lc h
ang thc hin vai tr Lnh o. Cn khi nh qun l doanh nghip c th ho mc tiu
thnh cc hot ng c th, phn cng cng vic cho tng ngi trong DN v gim st
vic thc hin cng vic ca mi ngi th h ang thc hin vai tr Qun l. iu quan
trng l cc nh qun l doanh nghip phi xc nh r mnh ang ng vai tr g trong
mi mt cng vic nht nh. Vai tr Lnh o v vai tr Qun l ca mt cn b qun l
c th hin rt r thng qua cc loi cng vic khc nhau nh trong bng sau:
Vai tr Lnh o

Vai tr Qun l, gim st

- a ra cc nh hng, mc tiu pht - C th ho cc mc tiu v hng pht

trin
trin thnh cc bc i c th
- To ng lc lm vic v mc tiu phn - Lp K hoch chi tit
u cho nhn vin
- H tr, km cp v Giao quyn cho nhn
vin
- nh gi v tha nhn s ng gp ca

- Kim tra gim st

- T chc iu phi cng vic hng ngy
- Tin hnh khen thng v k lut nhn
vin

nhn vin
- Duy tr s n nh trong t chc
- Khi sng qu trnh i mi ca doanh - t ra v tr li cu hi: iu ny
nghip

ng cha?
- t ra v tr li cu hi: lm th no cho - ...
tt hn?
- .....
Bng 1.1: So snh s khc nhau gia Qun l v Lnh o
Tnh hung nh: Cu chuyn ca ng Khi
ng Khi hin ang l gim c mt chi nhnh ca Cng ty Xut nhp khu nng sn thc
phm M ti Hu Giang. ng Khi rt mong mun c bt lm ph gim c ph trch
kinh doanh ca Cng ty thay cho ng Hng sp v hu c chuyn v cng tc ti thnh
ph HCM. L mt ngi 42 tui, ng Khi c tnh cch mnh m, rt nng n, nhit tnh,
tho vt trong cng vic. ng thi, ng cng l mt ngi quyt on, v chm ch lm vic.
Phn ln mi cng vic trong chi nhnh u do ng trc tip iu hnh, thc hin. Thu nhp
ca cn b, cng nhn vin trong chi nhnh cao v n nh. Mc d ng Khi l ngi nng
tnh v gia trng nhng mi ngi trong Cng ty u qu trng ng v yn tm khi lm vic
ti chi nhnh do ng lnh o. Cng vic ca chi nhnh lun lun hon thnh tt p. Tuy
nhin khi ng Khi i vng, nhng cn b, nhn vin khc, k c ph gim c chi nhnh u
khng bit gii quyt cc cng vic ra sao. Mi cng vic quan trng u phi gc li ch ng
Khi v gii quyt.

11

Nhiu cn b trong Cng ty ngh rng ng Khi rt xng ng v ph hp vi cng v ph

gim c Cng ty. Tuy nhin, ng Bc, gim c Cng ty li cho rng ng Khi khng ph
hp vi cng v . Theo ng Bc:
- ng Khi khng bit cch s dng v pht trin nng lc ca nhn vin trong chi nhnh, suy
ra ng Khi cng kh c th s dng v pht trin nng lc ca cn b, nhn vin Phng Kinh
doanh.
- Vi phong cch lm vic m m, c on, gia trng; cng v lnh o cp cao trong
Cng ty, cng vic phc tp v kh khn hn nhiu, ng Khi s d dng b suy sp v th lc
v tht bi.
- Cng ty cha tm c ngi thay th ng Khi cng v gim c chi nhnh Hu Giang.
Nu ng Khi tr thnh ph gim c kinh doanh ca Cng ty, nhng iu tng t nh chi
nhnh Hu Giang cng c th xy ra, v Cng ty khng th chp nhn cc may ri trong kinh
doanh khi vng ng.
V vy ng Bc ngh b nhim ng Dn, trng Phng K hoch ca Cng ty, lm ph
gim c kinh doanh.
Cu hi tho lun:
1. Hy nhn xt g v quan im lnh o ca ng Khi v ng Bc?
2. ng Khi cn lm g c th tr thnh nh lnh o gii?
3. Bi hc g rt ra t tnh hung ny?
1.4. Nhng cch tip cn khc nhau v lnh o
C nhiu cch tip cn khc nhau, mi cch tip cn a ra mt quan im khc
nhau. C ngi cho rng Lnh o l tp trung mi s ch cho cng vic, c kin li
cho rng Lnh o l phi ch n mi ngi trong nhm. C quan im li cho rng
Lnh o l phi bit quyt on v ra quyt nh, cn c quan im li cho rng lnh o
l phi ho ng vi tp th v bit lng nghe v khuyn khch mi ngi cho kin.
....Tuy nhin, tt c cc quan im khc nhau u xut pht t 3 cch tip cn c bn
l (i) L thuyt con ngi v i; (ii) L thuyt v cc c tnh c nhn; v (iii) L
thuyt v lnh o theo hon cnh.
1.4.1. L thuyt v ngi lnh o v i.
y c th l l thuyt sm nht trong cc l thuyt v ngi lnh o. L thuyt
ny cho rng kh nng lnh o c c l do bm sinh ch khng phi do rn luyn m
c. Ngi lnh o l ngi khi sinh ra c tri ph cho cc t cht Lnh o, l
cc t cht khin ngi y lun c s li cun ngi khc, c kh nng cng hin v s
sng sut ni bt ln v d th no i na, ngi s gnh vc trch nhim lnh o.
Theo l thuyt ny, ngi lnh o l cc V nhn, cc Nhn vt xut chng vi
nhng c tnh bm sinh ni tri hn hn cc c nhn khc trong x hi ng thi. L

12

thuyt ny tp trung mi s ch vo c nhn ca ngi lnh o, m khng quan tm

n hon cnh bn ngoi. y chnh l im m b nhiu ngi ph phn nht. V trn
thc t mun lnh o thnh cng cn phi hiu r hon cnh mi trng bn ngoi, hiu
r i tng lnh o v iu kin thc hin qu trnh lnh o ca mnh.
1.4.2. L thuyt v cc c tnh c nhn ca Ngi Lnh o.
Gn ging nh l thuyt v Ngi lnh o v i, l thuyt ny cho rng hu ht
cc nh lnh o c nhng nt chung hay ni cch khc l c cc c tnh c nhn ring
c ca ngi lnh o khc vi cc c nhn khc trong x hi. Nhng c tnh c nhn
ny c th nh hng n s thnh cng ca ngi lnh o. S khc nhau duy nht ca
l thuyt ny vi l thuyt Con ngi v i l cc hc gi ca trng phi l thuyt ny
khng cho rng cc nhng nt c trng ca nh lnh o ch nht thit l do bm sinh m
c, m c th cn do hc tp v rn luyn m nn. C ngha l, tr thnh mt nh lnh
o, cn phi c nhng tnh c nhn nht nh. Nu ai mun tr thnh nh lnh o cn
phi rn luyn, hc tp c cc t cht . V nh vy, c th dy mt nhm ngi
h tr thnh nhm cc nh lnh o.
L thuyt ny c pht trin da trn vic nghin cu cc vai tr khc nhau ca
tng c nhn trong mt nhm nht nh. Cc hc gi cho rng, bt k mt nhm no
cng c nhng mc tiu pht trin hiu qu ring ca nhm v ngi lnh o nhm s c
vai tr on kt mi ngi trong nhm, to ra s cng hng gia cc im mnh khc
nhau ca tng thnh vin trong nhm a nhm n thnh cng. V nh vy, mi
thnh vin trong nhm u cn c nhim v v trch nhim c th, c quyn lm vic v
a ra kin ng gp, c quyn c o to v nhn thng khi nhm thnh cng. V
ngi lnh o nhm lc ny phi l ngi a ra c cc chnh sch ng vin, kim
tra, nh gi v k hoch lm vic r rng gn li ch ca nhm vi li ch ca cc
thnh vin trong nhm.
1.4.3. L thuyt v lnh o theo hon cnh.
Trong khi cc l thuyt trn tp trung ch yu vo khai thc nhng c trng c
nhn ca ngi lnh o, v cho rng l yu t quyt nh mt ngi c th tr
thnh lnh o, th l thuyt lnh o theo hon cnh li c mt cch nhn tng i khc.
L thuyt ny ch trng nhiu hn n vic xc nh nhng hnh vi m ngi lnh o
th hin trong tng hon cnh v nghin cu nhng nh hng ca chng i vi mc
hi lng ca nhn vin. V mt iu ht sc quan trng l l thuyt ny da trn gi
thuyt cho rng trong cc tnh hung khc nhau i hi cc nh lnh o phi c cc
phong cch lnh o khc nhau. Cng chnh v th, cc nh lnh o cn phi ch n
nhng thay i ca mi trng xung quanh c nhng hnh vi lnh o ph hp. Do
vy m nhng l thuyt ny phc tp hn v chng phi quan tm n 2 yu t. Th nht
l phi xc nh nhng yu t no ca hon cnh mi trng c nh hng n hnh vi

13

ca ngi lnh o. V th hai, l phi ch ra mi quan h gia ngi lnh o v cp

di trong hon cnh v mi trng nht nh ca doanh nghip. Sau y l mt s
trng phi quan trng ca l thuyt Lnh o theo hon cnh:
- L thuyt d phng ca Fiedler
L thuyt d phng ca Fiedler xc nh nhng hnh vi (phong cch) ca ngi lnh
o, sau xc nh nhng yu t ch yu ca hon cnh gn lin vi phong cch lnh
o t c hiu qu. Bng vic s dng nhng cu hi iu tra theo thang bc i
vi cc ng nghip, Fiedler nh ra 2 phong cch lnh o c bn: ch trng n cng
vic v ch trng n con ngi. iu ny t c bng cch cho c nhn ngh n
mt ngi ng nghip m h khng thch. Cc c nhn sau t li ngi theo cc
yu t, v d: anh ta c ho nh hay khng, lm vic vi anh ta cng thng hay nh nhng
th no... tng y l cho d anh ta l ngi m nhng ngi khc khng thch lm
vic cng, nhng nu anh ta c nh gi thang bc cao, th iu chng t l anh ta
rt ch trng n con ngi trong phong cch lnh o. Sau Fiedler xc nh nhng
yu t c bn ca hon cnh m ng cho l c tnh quyt nh xem mt phong cch lnh
o no c ph hp khng.
l cc yu t:
+ Mi quan h gia ngi lnh o v nhn vin cng nh cht lng ca mi quan
h .
+ C cu cng vic: nhng i hi ca cng vic nh trc nh hng nh th
no n quyn hn ca ngi lnh o trong vic phn cng v hng dn cp di lm
vic.
+ Quyn lc t v tr: quyn lc do t chc qui nh m mt ngi lnh o phi ch
o.
Quan im ca Fiedler l khi mi quan h gia ngi lnh o v nhn vin tt,
cng vic c xc nh r rng v v tr quyn lc ca ngi lnh o mnh th hon
cnh l thun li cho ngi lnh o s dng phong cch ch trng n cng vic. V
iu ngc li cng ng, khi m mi quan h gia lnh o v nhn vin khng thn
mt, cng vic khng c xc nh r rng v tr quyn lc ca ngi lnh o l khng
chc chn, th l hon cnh khng thun li cho ngi lnh o v lc ny p dng
phong cch lnh o ch trng n cng vic l ph hp nht. Th nhng trong thc t li
c rt nhiu cch tng hp ca cc yu t trn, v nh vy c nhiu hon cnh m trong
khng thun li hoc cng khng bt li nhng li i hi phong cch lnh o ch
trng nhiu hn n con ngi hoc nhiu hn n cng vic.
- L thuyt chu k lnh o.
Mt trong nhng kh khn ca nhm l thuyt lnh o theo hon cnh l c rt
nhiu cc yu t m ngi nghin cu c th ch n v cho rng chng quan trng

14

trong vic xc nh hiu qu ca phong cch lnh o. Mt v d in hnh l trong l

thuyt chu k cuc sng, cc nh nghin cu cho rng mt yu t quan trng nh hng
n phong cch lnh o l trnh pht trin ca nhn vin. Trnh pht trin ca nhn
vin da trn mc khuyn khch hon thnh cng vic ca h; ph thuc vo vic h
c sn sng v tnh nguyn nhn cng vic v trch nhim hay khng; v nhng kinh
nghim v kin thc m h c trong cng vic. Ba yu t ca chn chn ca nhn vin
cng cao, th phong cch lnh o ch trng n con ngi li cng ph hp hn.
C th khng nh rng khng c phong cch lnh o no ng cho mi tnh
hung. c phong cch lnh o ph hp cn cn c vo 3 yu t nh (1) Nng lc lnh
o v qun l ca bn thn ngi lnh o; (2) Mi trng lm vic ca t chc ni din
ra hot ng lnh o; (3) Trnh pht trin ca nhn vin di quyn (c tnh c nhn,
hiu bit v k nng ngh nghip ca nhn vin. Cc yu t ny s quyt nh nhng
phong cch lnh o khc nhau trong tng hon cnh c th.
Nng lc lnh o v qun l ca bn thn ngi lnh o c th hin Kin
thc, K nng v kh c nhn ca ngi (phm cht v th cht c nhn). C th l:
- V kin thc: thc hin tt vai tr lnh o ca mnh trong doanh nghip, cc
nh qun l cn am hiu cc kin thc v lnh o v qun l, am hiu tm l lnh o
nhy cm vi mong i ca cc i tc, am hiu cc kin thc lin quan n kinh t, chnh
tr x hi v d bo xu th pht trin ..
- V k nng: K nng quan trng nht gip cc nh qun l lm tt vai tr lnh o
l (1) nhm cc k nng c nhn nh gii quyt vn , qun l bn thn, qun l thi
gian v (2) nhm k nng gy nh hng tc ng n ngi khc bao gm k nng lnh
o nhm, k nng giao tip, k nng thuyt trnh, k nng qun l s thay i.
- Kh nng c nhn: Bao gm th cht tt v cc Phm cht c nhn th hin kh
nng khi dy nim tin ngi khc. l ngi c chun mc o c hnh vi mc
cao v lun l tm gng cho nhng ngi khc noi theo. Cc phm cht thng c k
n ca ngi Lnh o l ng tin cy v khng bao gi khin tp th tht vng; Chnh
trc; Cng bng khng thin v; Bit lng nghe v khng ln lt mi ngi trong mi
cuc tho lun; Nht qun v khng b cong cc gi tr theo hon cnh; Quan tm n
ngi xung quanh mt cch chn thnh, yu qu v ho ng vi mi ngi; Lun tin
tng vo tp th, sn sng trao quyn hn v trch nhim cho tp th; nh gi cng
trng ng ngi; Lun st cnh vi tp th trong lc kh khn; Cung cp thng tin kp
thi. Trong tt c cc phm cht c nhn ca ngi Lnh o th tnh kin nh v s quan
tm n ngi khc l hai phm cht ht sc quan trng bi v tt c nhng ai lm lnh
o cng cn vt qua nhng kh khn v tr ngi trong cng vic nu khng c tnh kin
nh v khng lm vic vi tt ngi khc th khng th thnh cng c. Nhng ngi
lnh o chuyn quyn ch quan tm n li ch ca chnh bn thn mnh v khng quan

15

tm n ngi khc s kh c th li cun c ngi khc v tr thnh ngi lnh o

thc s. Mc thnh cng ca ngi lnh o s c quyt nh rt nhiu bi vic
nhng ngi xung quanh nh gi v kh nng v cch hnh x ca h.
Trnh pht trin ca nhn vin c phn nh bng mi quan h gia hnh
vi thi lm vic ca nhn vin v nng lc ca nhn vin. Trong , hnh vi thi
lm vic ca nhn vin chnh l s nhit huyt lm vic v t tin khi lm vic. Nng
lc lm vic ca nhn vin quan trng nht l hiu bit v cng vic c giao v
mc thnh tho trong cng vic . Ta c cng thc nh gi trnh pht trin ca
nhn vin nh sau:
D = Nng lc lm vic * Hnh vi thi lm vic

Vic nh gi trnh pht trin ca nhn vin v la chn phong cch lnh o ph
hp vi tng nhn vin c thc hin theo cc bc sau:
- Bc 1: Phn tch cng vic xc nh yu cu v kin thc, k nng thc
hin mt cng vic ca th bng cch tr li cu hi: thc hin cng vic c th cn
kin thc, k nng g? mc no?
- Bc 2: So snh gia nng lc lm vic ca mt nhn vin c th vi yu cu cn
c khi thc hin cng vic . Nu thc t cao hn yu cu cng vic th ta i theo hng
cao (C) v nu thc t thp hn mc yu cu th i theo hng (T) (nh hnh v 4.3
di y)
- Bc 3: Xc nh trnh pht trin nhn vin la chn phong cch lnh o
ph hp. Trnh pht trin nhn vin c th i t D1/2 n D4 (nh hnh 4.3)

Hnh 1.3: Ma trn nh gi trnh pht trin nhn vin

Sau khi nh gi trnh pht trin ca nhn vin, ta s cn c vo trnh pht
trin ca nhn vin la chn phong cch lnh o ph hp i vi tng nhn vin. Ty
vo trnh pht trin ca nhn vin, c th la chn cc phong cch lnh o khc nhau
ty thuc trnh pht trn nhn vin theo bng 4.4 di y:

16

Bng 4.4. Phong cch lnh o da trn trnh pht trin nhn vin
Theo cch la chn ny th c th c 8 phong cch lnh o khc nhau ty thuc vo
mc ch huy trc tip v mc h tr gin tip nh sau:
+ Nu trnh pht trin nhn vin D1 v D1/2 th dng phong cch ch huy trong
mc ch huy D1 cao hn i vi ngi c trnh D1/2
+ Nu trnh pht trin nhn vin D2/1 th va ch huy va km cp
+ Nu trnh pht trin nhn vin D2 th km cp
+ Nu trnh pht trin nhn vin D2/3 th km cp trc v h tr sau
+ Nu trnh pht trin nhn vin D3/2 th h tr trc, km cp sau
+ Nu trnh pht trin nhn vin D3 th h tr
+ Nu trnh pht trin nhn vin D3/4 th h tr trc, phn quyn sau
+ Nu trnh pht trin D4/3 v D4 th phn quyn, trong mc phn quyn
ca D4 cao hn mc phn quyn ca D3/4
Cc phong cch lnh o trn y b chi phi bi 4 hot ng chnh ca ngi
lnh o, l:
- Ch huy (S1): l hot ng cm tay ch vic, ra tng mnh lnh v gim st cht
ch vic thc hin cc cng vic . Hot ng ny th hin mc ch huy trc tip cao
v mc h tr gin tip thp. Hot ng ny thng p dng i vi nhn vin c s
nhit tnh cao v nng lc lm vic thp.
- Km cp, o to (S2): L cung cp thm kin thc k nng cho nhn vin, gii
thch tng bc thc hin cng vic v gip nhn vin tng bc tri nghim khi bt u
cng vic mi. Hot ng ny th hin mc ch huy trc tip cao v h tr gin tip
cao v thng c p dng i vi i ng nhn vin c thi v nhit tnh lm vic
cao v thiu kin thc, k nng lm vic.

17

- H tr v t vn (S3): l hot ng cung cp thm iu kin h tr nhn vin

lm vic tt nh cung cp thm thng tin, h tr gii thiu cc mi quan h, to thm c
hi tri nghim nhm nng cao s thnh tho trong cng vic, a ra nhng li t vn
v gii php hoc ci thin iu kin c s vt cht gip nhn vin c mi trng lm
vic tt hn. Hot ny ny thng p dng i vi i ng nhn vin nhit tnh, c kin
thc nhng k nng lm vic cha tt, t c iu kin tri nghim v cn rn luyn thm
v mc thnh tho trong cng vic.
- Phn quyn (S4): l tng thm quyn hn cho nhn vin nhn vin c thm
trch nhim v quyn hn gii quyt cng vic. Mc phn quyn ty thuc tm quan
trng v tnh cp bch ca tng loi cng vic cng nh tng nhn vin khc nhau.
Phng php phn quyn ch nn p dng cho nhng nhn vin c thi lm vic tt, c
kin thc v k nng lm vic mc cao.
Mi trng lm vic c th hin cc gi tr chung m mi ngi cng chia s
ti ni lm vic. chnh l cc gi tr vn ha doanh nghip. Vn ha doanh nghip
chnh l nhng gi tr Chn Thin M m cc c nhn trong doanh nghip cng tha
nhn l ng v lm theo. Nhng gi tr ny c biu hin l cc qui nh, cc ni qui
m mi thnh vin trong doanh nghip cng lm theo v n chi phi cc hnh vi ng x
gia nhn vin vi nhau, gia cp trn vi cp di, gia khch hng v cc nhn vin
trong doanh nghip.v.vGi tr vn ha doanh nghip s to ra mi trng lm vic hp
tc, chia s hay cnh tranh trong tng doanh nghip. Lnh o cao nht ca doanh nghip
c vai tr quan trng trong vic hnh thnh v pht trin gi tr vn ha doanh nghip
trong tng thi k. Khi mt thnh vin trong doanh nghip c gi tr c nhn tri vi
nhng gi tr vn ha ca doanh nghip th ngi c th la chn l thay i mnh
ph hp vi gi tr vn ha ca doanh nghip hoc thay i vn ha doanh nghip nu
kh nng hoc phi chp nhn t b doanh nghip tm mt mi trng lm vic mi.

18

TNH HUNG: NGI QUN L MI

Vn phng i din ca cng ty T Phone ca Anh H Ni ch c 10 ngi. Nhim
v ca vn phng l giao dch v pht trin khch hng dng in thoi di ng ng di
quc t cho cng ty in thoi di ng T Phone pha Bc Vit nam. Khi mi thnh lp,
vn phng ch c 4 ngi. Trng vn phng i din l ng Golden Smith, ngi Anh.
ng c cng ty giao trch nhim khai ph th trng pha Bc Vit nam. ng n H
ni v thu mt cng ty t vn tm ngi tuyn chn. ng chn c 3 ngi: hai nhn
vin tr tui cng tt nghip khoa Cng ngh vin thng trng i hc Bch khoa. Ngi
u tin l anh Tun 26 tui, sau khi tt nghip Bch Khoa anh hc tip cao hc v
hin bng thc s Qun tr Kinh doanh. Ngi kia tr hn 1 tui, anh Hng, c kinh
nghim lm vic cho mt cng ty nh nc c 4 nm. Ngi th ba l Huyn, mt c
gi tt nghip i hc Ngoi ng ra trng cch y hn 3 nm. C cng c 3 nm
kinh nghim cng tc trong mt cng ty nc ngoi thnh ph H Ch Minh mi
chuyn ra Bc lm vic. Tt c h cn rt tr v y nhit huyt.
ng Smith phn cng anh Tun ph trch mng khch hng ha mng tr sau. Cn
anh Hng ph trch cc khch hng l tr trc, ... Cn c Huyn ph trch cc cng vic
hnh chnh, k ton v trc tng i in thoi. Cng vic tin trin kh tt khin cc
mng cng vic u tr nn qu ln. Trong lc , vi s pht trin nhanh ca nn kinh t
Vit nam, nhu cu v in thoi quc t trong thnh ph ngy cng ln. Mt lot cc cng
ty in thoi di ng ra i. Cc cng ty ny lm n u c li. Hn na s lng cc
khch hng nh, mua th ngy cng nhiu khin anh Hng khng th qun l xu. Th l
ng Smith quyt nh tuyn thm 2 nhn vin na.
Hai ngi mi c tuyn cng l hai nam gii. Mt ngi tt nghip khoa cng
ngh vin thng cng trng i hc Bch khoa, tn l Nam 25 tui. Ngi kia tn
Phc, c bng thc s k thut nc ngoi v, ni ting Anh lu lot, tnh tnh chn
chn v c 10 nm kinh nghim lm vic c Vit nam v nc ngoi. Sau , do
tnh hnh lm n ang thun li, ng li quyt nh tuyn thm 2 ngi tr tui na vo
lm vic khai thc nhng th trng m trc y ng cha kp lm.
Nm nay, Cng ty m nc ngoi thi hnh chnh sch ct gim chi ph. ng
Smith phi rt v nc, v mt ngi Vit nam s ln thay ng. Trong cc nhn vin hin
c, ng Smith nhn thy rng Tun l ngi c trnh k thut nht, v cng l mt
u im khi thuyt phc cc khch hng ln khi dng dch v ca h. y c l cng l
mt trong nhng nguyn nhn khin s lng khch hng anh k cao nht trong vn
phng. Anh ng thi cng l ngi lm cho ng sm nht. Tuy nhin, im yu ca anh
ta l anh ta cn tr, cha chn chn. Hn na, ng nhn thy l cc ng nghip khng
thch anh ta lm, bi h cho rng anh ta lun tm cch chng t mnh v chi tri. H
thm ch cn cho rng anh tm mi cch cho ng bit v kh nng ca mnh, thm ch
cn rm pha mi ngi trc mt ng t nng mnh ln. ng cng nhn thy anh

19

khng chia x thng tin vi ng nghip. Cn c tin ni rng nu anh ta khng c ch

nh lm trng i din th anh s b cng ty i tm vic khc.
Trc khi v nc, ng Smith ra 2 quyt nh cui cng l tuyn thm mt
nhn vin v pht trin mng li dch v khch hng v quyt nh bt Tun lm
trng i din ca cng ty ti H Ni. Ngi mi c tuyn cng l mt thanh nin tr
tn l H, tt nghip i hc Ngoi thng. Anh c kinh nghim lm vic marketing c
2 nm cho mt cng ty nc ngoi khc.
Sau khi ng Smith v nc, Tun bt u cng vic trng i din ca mnh.
Cng vic ca mi ngi vn tin hnh bnh thng. Vic ca trng nhm theo Tun
chng c g l vt v c. Tun yu cu mi ngi lm cng vic ca mnh nh c v
khng phn cng li cng vic. Nu cn thng thuyt cc hp ng quan trng th i
sp Si gn ra hoc nc ngoi sang. Cn trong nhng trng hp khc, thng
Phc i din, v anh ta trng chn chn v c phong hn c.
Trong vn phng, Tun ph trch chung, v ng thi anh ta cng lm vic gn gi
vi anh H, ngi nhn vin mi nht. Vn l khng hiu sao, sau 3 thng lm vic
m anh H vn khng th bt kp vi cng vic. Anh rt chu kh tip cn v tm hiu
nhu cu khch hng, v khi cn anh ta u tho lun vi Tun, th nhng cng vic ca
anh chng chy cht no. Tm hiu k, Tun nhn ra rng dch v khch hng ti thi
im ny l ht sc cn thit nhng tht kh pht trin do chi ph ln v cha c chnh
sch r rng ca cng ty m.
Mt vi ln khi sp min Nam ra lm vic vi vn phng ti H ni, Tun c thay
mt anh em bo co tnh hnh. Ring trng hp ca H, Tun nhn mnh rng mc d
H c nhiu c gng nhng khng em li kt qu. Nhng Tun cng cha h c mt
ngh g gii quyt tnh trng ny. Anh H t ra chn nn v cm thy kh nng ca
anh khng c pht huy ti cng ty v dng nh mi ngi cho rng Anh chng lm
c vic g c. Anh ta ang tm vic lm ti mt cng ty khc. H phn nn vi nhng
ngi xung quanh l Tun t ra qu t ho so vi H mi khi c sp min Nam hoc
nc ngoi ti. Anh ta vn chi tri nh trc, khng chia x thng tin vi mi ngi
v khng mun gip H trong cng vic. Sau nhiu c gng v thnh cng, hin nay anh
Phc cng chn nn v Anh khng c ch nh lm nhm trng m phi lm nhn
vin ca Tun. Anh bit mnh hn Tun im g, v km im g. Th nhng anh vn
cho rng lm cn b qun l nh Tun th ai cng lm c v Phc thc s kh chu
khi phi lm nhn vin di quyn ca mt cn b qun l nh Tun. Phc ang tm
kim c hi chuyn sang mt cng ty khc.
Cu hi tho lun:
1. nh gi u nhc im ca Tun vi t cch l ngi lnh o
2. Nu l Tun, Anh/ch lm g tr thnh ngi lnh o hiu qu
Bi hc g c th rt ra t tnh hung ny

20

CU HI N TP
1. Phn bit s khc nhau gia vai tr lnh o v vai tr qun l ca ch doanh
nghip
2. Cc trng phi v lnh o khc nhau nh th no? Anh ch ng h trng phi
no?
3. tr thnh nh lnh o chuyn nghip cn nng lc g?
4. C nhng phong cch lnh o no?
5. Lm th no nh gi trnh pht trin ca nhn vin v chn phong cch lnh
o ph hp?
6. Phong cch lnh o ch huy khc vi phong cch lnh o h tr im no?
7. Phong cch lnh o phn quyn c p dng cho nhng nhn vin no? Khi p
dng phong cch lnh o phn quyn cn lu nhng yu t no? V sao?
8. CEO c vai tr g trong doanh nghip? Cc i tc quan trng ca CEO l g?
9. lm tt vai tr , cc CEO cn c nhng t cht no?

21

CHNG 2
K NNG GII QUYT VN
MC TIU:
- Lm r qui trnh gii quyt vn
- Xc nh cc sai lm thng ny sinh khi gii quyt vn v cc cng c nhn
din, phn tch v la chn vn
- Pht trin nng lc gii quyt vn hiu qu
2.1. Vn l g?
Trong qu trnh qun l ti doanh nghip, cc nh qun l thng hay nhn c
nhng li phn nn nh:
- Vn ca ti/n v ti hin nay l thiu cn b v nhn vin c nng lc;
- Vn ca ti/n v ti l thiu s phi hp gia cc b phn lm vic hiu
qu
- Vn ca ti/n v ti l qui trnh lm vic khng r rng
- Vn ca ti/n v ti l s pht trin qu nhanh ca h thng
- Vn ca ti/n v ti l cc ch tiu v doanh thu do cp trn giao qu cao so
vi nng lc hin ti ca n v
- .....
T nhng li phn nn trn, chng ta c th thy Vn bao gi cng c dng
ch mt s thiu ht hay vt qu mong i ca mt c nhn/ mt n v no . Do
vy, cc nh qun l a ra mt nh ngha ht sc tng qut v vn nh sau: Vn
l khong cch hay s khc bit gia nhng g chng ta mong i v thc t. Gii
quyt vn chnh nhng ci thin nhm rt ngn khong cch/hay s khc bit nhm
lm cho cuc sng tt p hn. Cn lu l mi khong cch k c nhng khong cch
ny sinh khi thc t thp hn mong i c th hin bng cc t thiu/cha.. v nhng
khong cch ny sinh khi thc t cao hn c mong i c th hin bng cc t qu,
.... C mt s quan im khc li a ra nh ngha v coi vn l mt ci g kh
gii quyt, kh s l hoc cha c s l nh mong i.
Trong thc t qun l c rt nhiu loi vn khc nhau, c th chia thnh 3 loi
vn nh:
- Cc vn c tnh sai lch hin ti: l nhng g sy ra khng ging nh k
hoch v d nh khin cc nh qun l cn c gii php gii quyt v d nh my mc
hng, thiu nguyn liu, thiu nhn lc c trnh v k nng lm vic, t l nhn vin
b vic v ri b cng ty ln....
- Cc vn cn hon thin: l nhng g lin quan n vic cn phi hon thin hn
trong tng lai lm cho cng vic tt hn, hiu qu hn v d khi u t mua thit b
22

mi s dn n nhu cu cn o to v nng cao trnh ca cng nhn s dng cng

ngh mi; nhu cu ca khch hng ngy cng kh tnh v a ang i hi cc dch v
cung cp cn chuyn nghip hn, hon thin hn...Cc vn mang tnh cht tim tng:
l nhng g s c th sy ra trong tng lai v cn cc nh qun l a ra mt s gii
php phng nga v d nh s thiu hp tc gia cc thnh vin trong mt phng/ban;
nhu cu ca th trng ra tng hoc s tng trng qu nhanh ca doanh nghip d dn
n nguy c vt qu kh nng qun l...
Trong 3 loi vn trn, c vn no din ra m khng th tin on khng? Trn
thc t khng phi lc no cc nh qun l cng c th d on c mt cch chnh xc
liu c th sy ra nhng vn g trong tng lai do mi trng thay i ngy cng nhanh
v kh lng. Nhng vn kh d on c th c xp loi vo cc vn tim
tng c tnh cht ri ro. Nhng vn ny thng sy ra khi chng ta gii quyt cc vn
hin ti v khng lng ht c tc ng ca n trong tng lai hoc qu ch quan v
nhn mnh n hiu qu ca gii php m qun mt cc k hoch ngn chn sao cho vn
c khng lp li.
Gii quyt vn v Ra quyt nh thng hay c nhc n nh nhng hot ng
song hnh vi nhau. y cn lm r gii quyt vn v ra quyt nh v mt hay l hai
khi nim? C nhng quan im sai lm cho rng gii quyt vn v ra quyt nh l
mt khi nim v mun gii quyt vn cn phi ra cc quyt nh. Trn thc t, gii
quyt vn c hiu l mt qu trnh lm rt ngn cc khong cch hoc cc s khc
bit nhm lm cho thc t cng gn hn vi nhng iu mong c ca chng ta. Qu
trnh bao gm rt nhiu bc khc nhau v mi bc ta u phi ra cc quyt nh.
Nh vy, theo quan im ny, quyt nh c th c coi l c tnh thi im v n hon
ton khc vi qu trnh gii quyt vn .
2.2. Cc cch tip cn trong gii quyt vn v nhng nhn t tc ng
C nhiu cch tip cn gii quyt vn khc nhau tu thuc vo phong cch ca
nh qun l v mi trng lm vic. Tuy nhin, hai cch tip cn ph bin v tng qut
nht trong gii quyt vn , l: (1) Tip cn gii quyt vn mt cch h thng,
logic; v (2) Tip cn gii quyt vn mt cch sng to v linh hot.
Khi tip cn v gii quyt vn mt cch h thng v logic, ngi ta coi gii quyt
vn nh l mt qu trnh gm nhiu bc ht sc cht ch. Cch tip cn ny a ra
mt khung logic cho qu trnh gii quyt vn nhng i khi n gim tnh sng to v
i mi. Cch tip cn th hai mang tnh cm tnh hn v c tnh sng to cao hn. Mi
cch tip cn u chu nh hng ca nhng phong cch qun l khc nhau ph hp vi
cc c tnh khc nhau ca cc nh qun l. Nu cc nh qun l c th vn dng tng hp
c hai cch tip cn th qu trnh gii quyt vn s rt c hiu qu.

23

Qu trnh gii quyt vn bao gi cng c tnh hai mt. Cc bc cht ch ca qu

trnh gii quyt vn c th coi nh mt k thut ca gii quyt vn . Tuy nhin, bn
cnh qui trnh gii quyt vn cc nh qun l cn quan tm n cc yu t con ngi
hay cn gi l mt quan h ca qu trnh gii quyt vn . l cc yu t lin quan n
con ngi trong qu trnh gii quyt vn nh tm l tnh cm v c tnh ca bn thn
ngi gii quyt vn v cc c nhn c lin quan n qu trnh gii quyt vn , kin
thc k nng v kinh nghim ca h. Bn cnh , li ch ca mi ngi trong qu trnh
gii quyt vn l khc nhau do nhu cu ca cc c nhn rt khc nhau. V th, qu trnh
gii quyt vn c th em li li ch cho ngi ny nhng c th gy thit hi cho
ngi khc, hoc tc ng ca qu trnh gii quyt vn c th c ngi ny cho l
tch cc v c ch th ngi khc c th coi l thit hi hoc khng c ch.
Nh vy, nhn t u tin nh ng n qu trnh gii quyt vn s lin quan
n bn thn ngi ra gii quyt vn vi cc thi quen, phong cch qun l v ra quyt
nh, phong cch thu thp thng tin.... cng nh trnh vn ho v kinh nghim ca c
nhn ngi qun l . Bn cnh , mi trng v mc phc tp ca mi trng cng
c tc ng rt quan trng n qu trnh gii quyt vn v cch tip cn gii quyt vn
. Cc yu t ca mi trng c th k n l mi trng t chc bao gm vn ho v
cc th ch v cc c im hot ng ca t chc v cc yu t mi trng bn ngoi
bao gm thi im gii quyt vn , cc c tnh kinh t, x hi v ngnh ngh hot ng
ca t chc. Trong iu kin mi trng cng phc tp v mc tc ng ca mi
trng n qu trnh gii quyt vn ln, cc nh qun l cn c s sng to hn, linh
hot hn. Trong trng hp ny nn gim bt s cng nhc v lp k hoch cng nhc
cho qu trnh gii quyt vn . Trong trng hp ny khng nn cu ton qu v phi ht
sc nhy n vi mi s thay i c cc ng ph ph hp mt cch kp thi. Ngc li,
iu kin mi trng n nh v kh nng d on c nhng s thay i cao th nn lp
k hoch cho qu trnh gii quyt vn v tun th cc bc ca qui trnh gii quyt vn
hn ch ri ro.
Qu trnh gii quyt vn cn chu nh hng rt nhiu bi cch thc gii quyt
vn l theo nhm hay theo c nhn. Nu gii quyt vn theo nhm th qu trnh s
phc tp hn v kh ly c s nht tr trong nhm hoc c tnh, cch nhn ca cc thnh
vin trong nhm c nhiu s khc bit. Hn th na, cc im mnh ca cc thnh vin
trong nhm gii quyt vn c th trit tiu cho nhau nu chng ta c mt nhm lm
vic khng hiu qu v s cng tc trong nhm km. Tuy nhin, gii quyt vn theo
nhm s c th to ra mt s cng hng tt nu c s on kt v hp tc tt, khai thc
ht th mnh ca cc thnh vin trong nhm. Trong khi , gii quyt vn theo c nhn
c th nhanh hn nh s rt c th gp cc kh khn v ngun lc v khng c c nhn
no gii mi thc v c th lm tt mi lnh vc. Cc nh qun l c th ng vai l

24

nhng c nhn lnh o nhm tt c th huy ng v khai thc ht mi th mnh ca

nhm lm vic nhng cng phi c tnh quyt on c th a ra nhng quyt nh
quan trng khi phi ng mi chu so gii quyt nhng vn quan trng ca ngi
lnh o. Khi gii quyt vn theo c nhn th k nng, kin thc, kinh nghim v thi
, tm th ca nh qun l l nhng nhn t tc ng n hiu qu ca qu trnh gii
quyt vn . Cc nhn t ngoi cnh nh mi trung v vn ho t chc cng c tc
ng khng nh n phong cch lnh o ca nh qun l v qu trnh gii quyt vn
trong t chc ca h.
2.3. Qui trnh v cc bc gii quyt vn
Qui trnh gii quyt vn bao gm 6 bc c bn l: (1) Xc nh vn , (2) Phn
tch vn , (3) a ra cc gii php gii quyt vn , (4) la chn cc gii php, (5) t
chc thc hin gii php v (6) nh gi vic thc hin gii php v pht hin ra vn
mi. Cc nh qun l cn tm hiu ni dung chi tit ca tng bc gii quyt vn c
th pht trin k nng ca mnh mt cch hiu qu nht.
Xc nh vn
Phn tch vn

nh gi

xut gii php

Thc hin gii php

La chn gii php

Bng 2.1. Qui trnh gii quyt vn

2.3.1. Xc nh vn :
Xc nh vn l bc u tin nhm nhn ra s tn ti ca vn , ch ra vn
g ang din ra v n nh hng n mnh nh th no hay ni cch khc, xc nh xem
vn c phi l vn ca mnh phi gii quyt hay khng. Trong trng hp khng
nh rng vn khng phi l vn ca mnh th cch tt nht l chuyn vn
cho ngi khc c quyn lc v nng lc tt hn, chc nng ph hp hn gii quyt.
Cng c xc nh vn l cng c phn tch khong cch. Mun phn tch c
khong cch, ta cn nh gi c thc trng, lit k c cc mong i v sp xp cc
mong i theo th t u tin ri nhn din khong cch gia thc t v nhng iu
mong i.
Vic xc inh vn thng b tc ng bi qui lut tng bng tri. Tc l nhng
g mnh nhn thy c trn mt nc hay cn gi l b ni ca vn l ht sc nh b
so vi nhng g cn n du di nc nh l phn su kn ca vn . Do , khi xc nh
vn cn lu trnh suy ngh theo mt li mn, trnh nhng nh kin c nhn v thi

25

 tm hiu vn mt cch hi ht hoc qu da vo kinh nghim ca bn thn c bit

trong iu kin mi trng thay i nhanh nh hin nay. Mun vy, cn phi khng
ngng nng cao kin thc, i mi t duy v c nhng cch nhn mi v mt vn
tng nh c. Cn lu n cch m t vn theo nhng cch khc nhau, hnh nh
ho vn v c gng m t vn cng n gin, r rng, cng chnh xc v c sc
thuyt phc cng tt.
Bi tp m t vn
Bi tp m t vn
Sau khi trao i vi tng c nhn, H quyt nh hp tho lun v bn k hoch do c son tho.
Bn k hoch khng -c a s thng nht trong cuc hp. Anh Minh phn i kch lit. Anh
Nam vn nh- nhng ngy qua khng ni g. Bn ng-i ng h t-ng ca k hoch nh-ng phn
i i phi thay i nhiu chi tit trong bn k hoch. Mt ng-i vng, ba ng-i cn li ngh
hp bn vo bui khc sau khi mi ng-i chun b k hn. Sp ca H tham d cuc hp nh-ng
khng ni g.
- Hy xc nh vn din ra trong cuc hp v m t vn !
- So snh m t vn ca Anh/ch vi vi 9 cu m t vn di y khng nh cu
m t vn no ng v cu m t vn no sai
STT
123456789-

khng nhn -c s ng h ca a s trong uc hp

Anh Minh bt u th hin s i khng ca mnh vi H
Bn ng-i ng h t-ng ca bn k hoch l nhng thnh vin
ng h H
Bn ng-i ch-a ng h bn k hoch ca H
Ba ng-i pht biu sau cng l nhm "trung dung"
Anh Nam vn khng ni g
H khng bit cch tranh th s ng h ca cc thnh vin
trong cuc hp
Anh Minh mun th hin vi Sp ti nng ca mnh
Sp ca H khng ng h H trong tr-ng hp ny

2.3.2. Phn tch vn

Phn tch vn l ch ra nhng nguyn nhn dn n vn c xc nh
trong bc m t vn . Hay ni cch khc, khi phn tch vn chng ta phi tr li
c cu hi v sao li ny sinh vn ? u l nguyn nhn quan trng v c bn ca
vn v xp sp mc quan trng ca cc nguyn nhn .
Khi phn tch v xc nh nguyn nhn ca vn ta c th s dng cc cng c
nh (i) S dng bng m t vn ; (ii) M hnh xng c; (iii) phng php phn tch
hai mt i lp; (iv) Qui lut 5 ln ti sao.

26

- Bng M t vn l mt cng c gip cho cc nh qun l nhn din r hn v

vn ang tn ti v d dng ch ra nguyn nhn ca vn . Khi s dng bng ny ta
s phi tr li cc cu hi (5W v 1 H) nh sau:
+ What : Vn l g? Mt ln na din t khong cch
+ Who v How : Vn din ra nh th no hay ni cch khc Vn nh
hng n ai ? nh hng nh th no ? Vn c ln khng ?
+ Where : Vn din ra u? C thng xuyn v tnh lp li khng ?
+ When : Vn din ra khi no? N c nhn ra ln u tin l lc no ?
+ Why : Ti sao vn din ra hay ngun gc ca vn l g ?
Bn cnh vic tr li cc cu hi trn, cc nh qun l c th lm r hn vn
bng cch ch ra mc trm trng ca vn v ch ra nhng ngi c th gip mnh
gii quyt vn cng nh nhng ngi c hng li t vic gii quyt vn .
Hn na, cc nh qun l cng cn lm r vn c g c bit hn v khc hn so vi
cc vn khc hay khng ? ch ra cc nguyn nhn ca vn ta cn c thi gian thu
thp thng tin v suy ngh thu o, trnh vi v v ch quan khi a ra quyt nh.
- M hnh xng c l coi vn nh xng sng ca con c v cc nguyn nhn
nh l cc xng ln v xng rm ca con c nhm khai thc cc yu t khc nhau a
n vic xut hin vn ca mnh. V d nh s thiu hp tc trong cng vic l mt vn
ang tn ti trong doanh nghip ca mnh c th coi l trc xng sng ca con c.
Cc nguyn nhn c th l nhng iu lin quan n nhn s, ti chnh, c ch chnh sch,
c s vt cht, qui trnh lm vic... Vi mi yu t lin quan s c coi nh mt
xng ln ca con c v vic c th v chi tit hn cc yu t ny s c th hin qua
cc xng rm ca con c nh hnh v di y:

27

Ti chnh
Chnh sch

-nh mc ti chnh thp

- Th tc hnh chnh

hn hp
(giai on tht l-ng
buc bng)

- Th-ng pht khng r rng

- Thc t

- S lc hu ca

khc vi suy
ngh/
mong i

- Thay i nhn vin

- Th tc cht ch/phc tp

-Ngun ti chnh

cng ngh

Thiu s hp
tc
Thiu cc cuc hp
nh k

- Sc p cng vic

- Khng r cc nhim v
cn phi hp

Con ng-i

Qui trnh

C s vt cht

Hnh 2.2: M hnh xng c V d1

- Phng php xem xt vn di nhiu gc khc nhau cng l mt trong
cc cng c quan trng hay c s dng trong phn tch vn . Khi mt vn ny
sinh, mi mt v tr s nhn nhn vn theo nhng gc nhn khc nhau tu thuc nhng
thng tin m h c v kin thc, kinh nghim ca h. Do vy, khi phn tch vn cc
nh qun l cn khai thc kin ca nhng ngi c lin quan di nhng gc khc
nhau gii thch v tm hiu nguyn nhn ca vn . c th khuyn khch mi ngi
cng tham gia kin cn loi b nhng hnh vi p t khi tho lun v ghi tt c cc
kin li trc khi nh gi v phn tch. y cng l mt cch p dng phng php 360
trong phn tch v thu thp thng tin nhiu chiu. Khi nhn vn t nhng gc
khc nhau ta phi xc nh c vn nh hng n ai? v ngi nhn nhn v
m t vn nh th no? cch m t vn ca h khc mnh ch no? C nh vy,
vn mi cng c lm sng t.
T Nhn vin

T trng phng
Thiu s
phi hp

T Nhn vin

T Lnh o cng ty

Khc

Hnh 2.3: M hnh xng c khi nhn vn t nhng nhm i tng khc nhau

28

- Mt phng php na c th c dng khi phn tch vn l qui lut 5

ln ti sao? phng php ny gip cho cc nh qun l hiu n tn gc ca vn khi
tr li cc cu hi ti sao lin tip.
V d v cch s dng k thut cu hi Ti sao?
Giang mi c bt t k ton ca hng ln ca hng trng ca hng K ca
mt cng ty Xng du. Ca hng ca c c nhim v cung cp xng du cho dn c ti
a bn qun 4, thnh ph HCM. Gn y c nhiu khch hng phn nn l cc nhn
vin CH khng ha nh vi khch hng. Giang quyt nh tm hiu cc nhn vin trong
CH xem ti sao li c nhng li phn nn nh vy.
Ln 1: Giang hi - Vn ca CH chng ta hin nay l ang c qu nhiu li phn nn
ca khch hng v thi phc v
o NV1: Chng ti rt n lc nhng khch hng ca chng ta rt ln xn vo gi cao
im
Ln 2: Giang hi - Ti sao khch hng li ln xn vo gi cao im
o NV2: V lc khch hng rt ng
Ln 3: Giang hi - Ti khch hng ng m nhn vin bn hng li khng vui v n
tip khch hng?
o NV1: V khi khch hng qu ng v ln xn, nhn vin bn hng phi phc v nhiu
v tr nn b sc p v d cu gin
Ln 4: Giang hi - Ti sao nhn vin li khng th kim sot mnh v d cu gin khi
khch hng ng?
o NV2: nhn vin phn ln khng qun l tt bn thn khi bn hng, k nng ng s vi
khch hng cn nhiu hn ch
Ln 5: Giang hi V sao k nng bn hng ca nhn vin cn nhiu hn ch
o NV1: V nhn vin cha c o to mt cch bi bn v k nng ng s vi
khch hng v h khng xc nh r c cc chun mc hnh vi khi ng s vi
khch hng.
2.3.3. a ra cc gii php:
a ra cc gii php l vic ch ra nhng hot ng c th tc ng vo nguyn
nhn nhm lm hn ch tc ng gy ra vn hoc loi b cc nguyn nhn nhm
gim bt khong cch gia thc t v mong i. Hay ni cch khc trong bc ny ta phi
lm r c nhng cch no c th gii quyt c vn ca mnh. Lu l lun lun c
nhiu hn mt bin php gii quyt mt vn v c nhng gii php c th gii quyt
nhiu hn 1 vn . Khi a ra cc gii php cho mt vn chng ta cn lu ti vic
xc nh r mc tiu ca vic ra cc gii php trc khi xut v tr li r cu hi cc
gii php s gip chng ta gii quyt vn nh th no? Nu chng ta tip cn mc tiu
sai, chng ta s khng th gii quyt tt vn ca mnh.
29

C rt nhiu cng c khc nhau h tr cho cc nh lnh o trong vic tm kim

cc gii php nh (i) phng php cng no hay cn gi l bo tng; K thut
phn tch hai mt i lp hay cn gi l k thut Janusian; v (iii) K thut n d.
- Phng php cng no (hay Cn bo tng) l phng php m cc nh qun
l d dng nht. Mc tiu ca phng php ny l a ra cng nhiu tng cng tt v
khuyn khch cc tng mi. Cc nh qun l c th a vn ra tho lun nhm, v
khuyn khch mi ngi a ra gii php m khng c php ph phn bt k cc gii
php no vi mc tiu l s lng cc gii php s quan trng hn cht lng cc gii
php. Khi tho lun, c th dng giy A0 hoc bng lit k tt c cc gii php m mi
ngi a ra hoc c th dng my chiu chiu ngay nhng gii php c a ra nu
trong cuc hp c th dng c cc phng tin my tnh. Vic ghi li v cho mi ngi
trong cuc hp bit ngay nhng kin va xut c tc dng kch thch s sng to ca
tt c mi ngi v ng vin mi ngi cng tham gia vo qu trnh xut gii php.
Phng php cng no cng c th c dng vi mt c nhn khi phi suy ngh c lp
v khng c iu kin tham kho kin ca ng o mi ngi trong cuc hp. Lc
c gng ghi ra giy ngay lp tc cc tng ca mnh. Lu , khi dng phng php ny
mt iu ht sc quan trng l trnh mi s nh gi v cc gii php v nu ta nh gi
ngay cc gii php th s lm gim s sng to v hn ch c tng c xut.
- K thut phn tch hai mt i lp cn c gi l k thut Janusian (tn mt v
thnh La M m khun mt ca ng c c i xng ln ng tin ca ngi La
M). K thut ny yu cu cc nh qun l t hi v t tr li mt s cu hi i lp
hiu hn v vn ca mnh. V d khi tr li cu hi Ai l ngi ph hp nht gii
quyt vn ny? th cc nh qun l ng thi cng phi hi v tr li cu hi Ai l
ngi khng ph hp nht gii quyt vn ny?. Hay Qui trnh no c p dng
gii quyt vn ny? th tng t cng phi hi v tr li cu hi Qui trnh no
thng khng c p dng gii quyt vn ny?... Mc ch ca k thut ny l
xem xt v ch ra cc gii php khc nhau gii quyt vn v i khi c th dng cc
phng php i lp hn ch cc kh khn ca vn .
- K thut n d c dng so snh vn vi nhng g rt gn gi trong thin
nhin v nhiu vn trong qun l thc ra b nh hng bi cc qui lut t nhin m i
khi con ngi cht qun i khi mi m kinh doanh. Nu chng ta lin tng v so snh
c cc vn trong qun l vi cch m cc loi t nhin sinh tn ta c th hiu su
hn v cc ngun gc ny sinh ra vn mt cch ht sc r rng v thuyt phc. c
th dng c phng php n d, ta phi tr li cu hi vn ny khin ta lin tng
ti ci g trong t nhin? vn ny gn vi iu g? ging ci g/con g?....V thng qua
cc hiu bit v s sinh tn trong thin nhin ta s gii thch r hn v vn ca mnh
c th a ra c cc gii php n gin nhng tht hiu qu

30

Tnh hung: LM G BY GI????

"Nhng ti hiu rt t v ngnh kinh doanh ca cc anh." Ti ni.
", anh khng cn phi hiu nhiu. Cc thnh vin trong nhm chin lc l cc
trng phng, h l cc chuyn gia thc th trong tng lnh vc. Cng vic ca anh l
lm vic cng vi nhm v t vn gip ti iu hnh nhm ny nhm c th a ra
c mt chin lc pht trin tt cho cng ty," ng Ph Gim c cng ty X (ng
Thnh) kim trng nhm chin lc ca cng ty tr li.
Ti ngh, "Mt cng vic c th lao tt, li ph hp vi chuyn mn ca mnh (t
vn qun l), v l mt c hi hc hi thm kinh nghim t vn trong mt ngnh mi, ti
sao li khng c ch?" n gin nh th, ti tr thnh nh t vn chin lc cho
cng ty X. Cng vic ca ti l gip ng Ph Gim c iu hnh nhm chin lc lm
vic mt cch c kt qu.
Cng ty X hin ang gp kh khn, tuy cha n mc v vng, nhng cng
ban gim c phi nghim tc tm v c mt chin lc pht trin mi c th cnh
tranh tt nht trong nn kinh t hi nhp. Trong sut 20 mi nm xy dng v trng
thnh, cng ty X tng l nh cung ng ch yu cc sn phm v dch v lin quan cho th
trng c nc. Gn y, do chnh sch m ca ca chnh ph, cc sn phm v dch v
trn th trng tr nn a dng hn v cc i th cnh tranh ngy cng nhiu hn. S
thay i mi trng cnh tranh v s xut hin ngy cng nhiu cc nh cung cp sn
phm dch v thc s v ang l mi e do nghim trng i vi hot ng kinh
doanh ca cng ty X v cng ty nm trong mt a bn ht sc nng ng. Tuy nhin, s
thay i ny cng m ra c hi cho cng ty X t hon thin v pht trin theo hng
ngy cng chuyn nghip ho v thm nhp vo cc th trng ngoi quc. Nhim v ca
nhm chin lc l phn tch mi trng v a ra mt chin lc kinh doanh tng th
cng ty c th hot ng c hiu qu v cnh tranh tt nht trong tnh hnh mi khi m
vai tr ca cc mi quan h v li th ca ngnh hng c quyn ang ngy cng gim
dn trn th trng.
Theo quyt nh ca Gim c cng ty, nhm chin lc gm c by thnh vin,
bao gm ng Ph Gim c (ng Thnh) v cc trng phng Phng kinh doanh (ng
Vinh), Trng phng chm sc khch hng (ng c), trng phng t chc hnh chnh
(ng Phc), trng phng Ti chnh k ton (B Ngc), trng phng pht trin DN (B
Hng), v ti (chuyn gia t vn). Ti nhanh chng nhn ra rng ng Vinh l mt trong
nhng ngi c u c sc so nht cng ty v cng l ngi c mi quan h cht ch
vi Gim c. ng Phc thng ngi im lng trong cc cuc hp ca cng ty. ng c
li c ting l hay phn nn v vic cng ty khng ch ti nhng tng sng to ca
mnh. Ti d on hai ngi ny c th s gy kh d cho cc cuc tho lun ca nhm.

31

ng Bnh (Gim c cng ty) ch c mt 10 pht trong bui hp u tin vi t

cch l gim c cng ty c quyt nh thnh lp nhm chin lc v v giao nhim v
cho nhm, ri ng giao ton quyn cho Ph gim c Thnh lm trng nhm iu hnh
hot ng v cc cuc hp ca nhm. Tht ngc i, nhng ngi ti ngh l s gy
kh khn th li rt hp tc. Trong hai cuc hp u tin, ng Vinh trng phng kinh
doanh mi thc s l vn . Mc d ng ph gim c c chng trnh cuc hp v
c gng hng cuc hp i theo chng trnh ny, ng Vinh thng xuyn tm ra cch
ngt qung cuc tho lun. ng ta lin tc ph phn tng ca ngi khc hoc n
gin l khng thm . i khi ng ta tr li cu hi mt cc chung chung, v thnh
thong li a ct. Tuy nhin, nhng hnh vi khng hp tc y li c b li bi mt
vi tng rt sc so, n mc c th thay i ton b hng tho lun. Nhng tng
th hin mt kin thc tuyt vi v cnh tranh, v nng lc tm hiu mong mun v
p ng nhu cu ca khch hng cng nh cch khai thc cc li th sn c tng uy
tn cho cng ty..... Nhng tng tch cc nh vy chng tn ti lu. ng y thng
nhanh chng quay tr li vai tr chm chc ca mnh.
Cuc hp th ba kt thc trong tnh trng ri beng. Trong cuc hp ny, B Hng
trng phng pht trin doanh nghip trnh by k hoch pht trin cc tng i l v
i l cng nh cc iu kin bo m quyn li cho i l v gi cc i l gii trnh s
li ko ca cc i th cnh tranh. B Ngc v ng Phc trnh by k hoch ct gim ch
ph v k hoh sp xp, o to v pht trin nhn s. Cuc hp dng nh tin trin tt
p cho n cui bi trnh by ca ng Phc.
ng Vinh t nhin ng dy, p quyn s ca mnh xung bn v ni to: "Ti
sao chng ta khng sa li tt c mi th, sa c ci cng tin ca cng ty na!" Vi li
pht biu ny, ng Phc vi v quay li ch ngi m khng kt lun bi trnh by. Vi
pht sau, ng ly l do phi v sm. Cc thnh vin khc cng dn dn ly l do rt lui
khi cuc hp. Cn phng tr nn trng tri, tt nhin l vn cn li hai ngi: ng Ph
gim c v ti.
"By gi anh bit v sao chng ti li cn ti anh." ng Ph gim c m chiu
ni m khng cn nhn ti, "Phi lm g by gi!?"
Cu hi tho lun:
1. Vn g ang din ra trong nhm chin lc
2. Nguyn nhn ca vn l g?
3. Gii php no c th gii quyt vn ca nhm chin lc
2.3.4. nh gi v La chn gii php
nh gi v La chn gii php l qu trnh la chn xc nh gii php hiu
qu nht, ph hp nht cho vn ca mnh trong rt nhiu gii php c a ra
bc xc nh cc gii php. Lu l trc khi la chn gii php cn xc nh r cc
32

tiu thc la chn v mc tiu ca vic la chn gii php. Sau khi c rt nhiu gii php
c xut bc trn, cc nh qun l cn phn loi v nhm cc gii php vo tng
nhm ph hp vi cc chc nng v lnh vc khc nhau. Sau tin hnh so snh cc gii
php theo tiu thc ph bin, tnh hu ch, chi ph hoc kh nng thc hin.
Cc cng c thng c dng nh gi la chn gii php l ma trn gii php
chi ph, kt qu hoc ma trn v cht lng v mc chp nhn cng nh cc ri ro ca
tng gii php. Tu theo mc tiu khc nhau trong tng thi k, cc nh qun l c th
nhn mnh n cc tiu ch khc nhau. Tuy nhin, cn lu n tnh ph hp khi la
chn cc gii php. Gii php c chi ph thp nht cha chc l gii php c tnh ph
hp nht. Mc d v kh khi thc hin gii php cng c mt s nh qun quan tm
khi cn nhc la chn cc gii php. Tuy nhin, i khi gii php d thc hin nht cha
chc l gii php ph hp nht vi t chc.
Bng 2.3: Ma trn nh gi v la chn gii php
Gii php A

Gii php B

Gii php C Gii php D

Gii php E

Chi ph
Mc d/kh
Mc ri ro
Thi im
% t kt qu
S sn c ngun
lc
Khi nh gi v la chn cc gii php, cn trnh chn gii php theo cm tnh v
qu da vo kinh nghim trong qu kh. Trong iu kin mi trng kinh doanh bin i
rt nhanh nh hin nay, nhng gii php c th rt ph hp v hiu qu ca nm trc
tr nn khng cn ph hp v hiu qu na trong nm nay. Bn cnh , vic qu coi
trng mt gii php quen thuc hoc mi l, cng nh qu nhn mnh n u im ca
mt gii php no cng c th khin cc nh qun l b qua nhng gii php khc ph
hp v hiu qu hn.
Trong qu trnh la chn gii php, cc nh qun l c gng thu thp cng nhiu
thng tin cng tt trnh vic phi ra cc quyt nh la chn khi thiu thng tin. C thu
thp c cc thng tin lin quan, nhng nh qun l mi d dng cn nhc k hu qu
v tc ng ca cc gii php v qua mi la chn c gii php c nhiu u im v
ph hp nht cho vn cn gii quyt. Kt qu ca vic nh gi v la chn gii php
chu tc ng rt ln vo nhng tiu thc mc tiu c t ra v cc cn c la chn.
Qu trnh ny hon ton khng n gin v nhiu nh qun l rt quan tm n vic
pht trin cc k nng phn tch chi ph v li ch c th a ra cc la chn hiu qu

33

v ph hp nht i vi vn ca mnh. Qu trnh ny cng khng trnh khi s tc

ng ca cc nhn t ch quan nh kin thc, kinh nghim v thi ca bn thn ngi
lnh o t chc.
2.3.5. Thc hin gii php
Thc hin gii php l vic bin gii php c la chn bc trn thnh hin
thc. Trong qu trnh thc hin gii php ta phi bit cch s dng ti u cc ngun lc
hin c v xc nh nhng k hoch hnh ng v bc i ph hp cho gii php c
la chn. Mc ch cui cng ca vic thc hin gii php l tng bc gii quyt vn
hin c v to ra mt s bin i trong t chc. C ngi cho rng qu trnh thc hin
gii php chnh l qu trnh to ra v thc hin s thay i.
Khi thc hin gii php, cc nh qun l thng phi i mt vi hai lc lng i
lp nhau l (i) Nhm ngi ng h v (ii) Nhm ngi phn i/chng i. Nhu vy,
qu trnh thc hin gii php s gp rt nhiu kh khn nu chng ta khng lng trc v
bit ai l nhng ngi ng h mnh v ai l nhng ngi chng i c cc ng s thch
hp. Trn thc t khng bao gi c trng hp 100% mi ngi ng h tuyt i quyt
nh ca mnh v nhu cu ca mi c nhn trong t chc l khc nhau. Do , cc nh
qun l phi chp nhn s chng i v a ra nhng bin php ph hp nh thng bo
cng sm cng tt v s thay i v lm r nhng vic m tng c nhn phi thc hin
gii quyt vn , c gng gii thch cho mi ngi hiu v nhn thy r mc tiu v li
ch ca cc gii php khi n c thc hin, ra cc bin php khen thng kp thi v
qui trch nhim r rng cho tng c nhn, giao ng ngi, ng vic trnh s chng cho
v c s kim tra gim st quan tm n khch hng bn trong ca t chc.
Trong qu trnh thc hin gii php gii quyt vn cc nh qun l cn trnh
vic qu nhn mnh vo hnh ng m qun mt mc tiu v qu trnh t mc tiu, nhm
ln cch thc/phng tin t mc tiu v mc tiu. Hn na, khi thc hin cc gii php
cn xy dng thi lc quan v dnh thi gian thch hp cho cc hot ng thc hin
gii php theo mt lch trnh c th, phn tch v ch r cc c nhn c lin quan v
trch nhim ca tng c nhn khi thc hin gii php.
2.3.6. nh gi thc hin gii php
Gii php c thc hin s to ra mt s thay i trong t chc. Mun bit cc
gii php c gip chng ta gii quyt vn hay khng hoc xc nh xem vn
c gii quyt n mc no ...chng ta phi tin hnh nh gi vic thc hin cc gii
php. Vic nh gi kt qu thc hin cc gii php cn cho php cc nh qun l xc
nh xem liu c khong cch mi no c to ra trong qu trnh gii quyt vn hay
khng hay ni cch khc, qu trnh gii quyt vn c to ra thm vn mi no hay
khng. y l mt bc ht sc quan trng nhn nhn mc t mc tiu ra ca
cc gii php v c cc iu chnh ph hp v qu trnh gii quyt vn mt mt chu s

34

tc ng ca mi trng nhng mt khc n cng c tc ng nht nh n mi trng

v nh hng n li ch ca cc i tc c lin quan.
Khi gii quyt vn cn lu n cc nhn t c th cn tr qu trnh gii
quyt vn mt cch sng to nh cch nhn nhn vn theo li mn, suy ngh theo
mt ngn ng kinh vin hoc qu trung thnh vi qu kh v kinh nghim, hay t
ngm nh ra nhng rng buc mi cho vn ca mnh. Khi i u vi nhng vn
kh, hy c gng vt qua nhng cn tr sn c ca con ngi bng cch thc hin
cc hnh ng sau y:
- S dng nhiu hng suy ngh, ch khng ch suy ngh mt chiu.
- S dng nhiu cch suy ngh, ch khng ch t duy theo ngn ng
- Khng hon ton ch da vo kinh nghim trong qu kh
- Xc nh bn cht c bn, nhng im tng t nhau ca nhng vn hu nh
khng c quan h vi nhau.
- Lc b nhng thng tin tha v tm kim cc thng tin cn thiu
- Trnh vic t gii hn vn , to ra nhng gii hn v hnh ngn chn suy ngh
mt cch sng to.
- Khc phc s e ngi, rt r khi t ra nhng cu hi
- S dng, pht trin c hai cch suy ngh"suy ngh phn c phi"v"suy ngh phn
c tri"
- Khi xc nh vn cn "bin l thnh quen, quen thnh l", trc ht tp trung
nh ngha vn , sau lm bin i n, nhn n di nhiu gc khc nhau.
- Lm t m ho cc nh ngha vn bng cch c nhiu cch nh ngha khc
nhau (t nht l hai) hoc bng cch t ra hng lot cc cu hi xung quan vn .
- Lt ngc vn ang xem xt bng cch bt u t kt qu v ln ngc li.
- M rng cc danh mc cc gii php bng cch chia nh cc vn hin ti
thnh nhng vn nh hn.
- Tng s lng cc gii php bng cch kt hp cc vn khng c quan h vi nhau.

CU HI N TP
1.
2.
3.
4.
5.

Vn l g? Cc sai lm thng sy ra khi nhn din v m t vn l g?

Phn tch vn c nhng cng c no? u nhc im ca tng cng c l g?
Lm cch no c th la chn c gii php tt nht gii quyt vn ?
Khi thc hin gii quyt vn , cc nh qun l cn vt qua thch thc no?
Cc yu cu cn c khi nh gi thc hin vn l g?

35

CHNG 3
K NNG GIAO TIP
MC TIU:
- Lm r cc yu t nh hng n giao tip
- Ch ra nhng sai lm thng mc phi khi giao tip
- Rn luyn v pht trin k nng giao tip hiu qu
Cc nh lnh o ngoi chc nng nh hng v ra quyt nh cn cn phi thc
hin chc nng truyn t thng tin v giao tip vi cc i tc bn trong v bn ngoi
doanh nghip. Cc nh lnh o khng bit cch truyn t thng dn n hai hu qu
tiu cc c bn l (i) Khin cho ngi nghe khng hiu v cm thy b e da, cm thy
mnh b nguy him. T , ngi nhn truyn t thay v vic ch lng nghe tip nhn
thng tin, h chuyn sang t v, cnh gic, suy ngh cc cch phn ng. Phn ng ca h
thng l tc gin, tranh ci hoc ln trnh..; (ii) Khin cho ngi nghe tht vng, khng
chc chn. Ngi truyn t lm cho ngi nghe cm thy mnh b coi thng, hoc nghi
ng kh nng ca mnh. Lc , h s tp trung vo tm cch th hin r kh nng ca
mnh hn l ch tip nhn nhng thng tin. Phn ng ca h thng l t i, mt nin
tin, rt lui...V th cc nh lnh o cn nhn thc r rng vic truyn t khng hiu qu
s c nh hng rt xu n mi quan h gia cc bn, v t s nh hng mnh n
kt qu kinh doanh. iu ny t ra mt yu cu ht sc cp bch i vi cc nh lnh
o v qun l l phi khng ngng hon thin v pht trin k nng giao tip v truyn
t thng tin c th em li hiu qu cao trong qun l.
3.1. Cc loi giao tip v truyn t thng tin trong t chc
C rt nhiu quan im khc nhau v giao tip v truyn t thng tin. Nhng ni
mt cch tng qut nht giao tip l qu trnh chuyn tng t ngi ny sang ngi
khc v thng dn ti hnh ng. Mc ch c bn ca qu trnh giao tip hiu qu l to
ra mt hnh nh trung thc, d gn, thnh tho v lch s qua gip cc nh lnh o th
hin d dng nhng iu mong mun v a ra cc nh hng ca mnh cho cp di
thc hin c mt mc tiu ra. Bn cht ca qu trnh giao tip c th hin qua
cc c im ch yu nh:
- Giao tip l mt qu trnh bao gm mt ngi gi v t nht mt ngi nhn.
- S c mt thng ip c chuyn ti t ngi ny sang ngi khc nh m
cc thng ip c chia s gia hai hay nhiu ngi
- Qu trnh giao tip bao gi cng lin quan ti mt nhm ngi m trong t nht
c hai ngi tham gia v n c tc dng gip cc nhm thc hin mc tiu ca mnh
- Giao tip l mt qu trnh hai chiu nhm chuyn ti thng ip v nhn cc kin
phn hi. Giao tip l mt phn quan trng trong cc cng vic ca mt nh lnh o.

36

Giao tip v truyn t thng tin c rt nhiu chc nng khc nhau. Ring trong lnh
vc qun l, cc nh lnh o c th dng giao tip a ra nhng li gii thiu v hnh
nh v cc mc tiu kinh doanh ca mnh; hoc dng giao tip thng lng v m
phn nhm gii quyt cc mu thun trong t chc hoc thng tho cc hp ng kinh
doanh; hoc cc nh lnh o cng c th dng giao tip nh gi v thuyt phc hoc
khuyn khch nhn vin, a ra cc gi hng dn nhn vin hoc a ra cc quyt
nh, cc li ngh... thc hin cc chc nng khc nhau th hnh thc v phng tin
giao tip s c s dng v la chn cng khc nhau. V d cc nh lnh o khng th
dng cc bi din vn pht biu trong hi ngh trin khai cng vic ca cng ty pht
biu trong bui hp mt vi cc nh cung cp hoc khch hng....
Cn c vo cc chc nng giao tip, phng php truyn t thng tin s c la
chn mt cch ph hp. C hai phng php truyn t ph hp vi hai tnh hung truyn
t khc nhau. Truyn t hng dn (coaching), tc l ngi qun l cung cp nhng li
khuyn nhng thng tin hoc nhng tiu chun cho cp di h lm vic tt hn.
Phng php ny p dng trong hon cnh cp di thiu kh nng, khng thng tin,
cha hiu k... v cp trn cn cung cp cho h nhng iu kin cn thit hon thnh
cng vic. Loi truyn t th hai gi l thuyt phc (counseling). Loi ny lin quan n
quan im, cch nhn nhn nh gi vn ca cp di. Vai tr ca ngi qun l l
thuyt phc, gip cp di thay i quan im, cch nhn nhn nhn ra vn v tm
cch gii quyt.
Cn c vo hnh thc truyn t v giao tip c th chia thnh hai loi l giao tip
bng li v giao tip khng bng li. Giao tip bng li l cc loi giao tip dng li ni
hoc ch vit din t v truyn thng ip t ngi gi sang ngi nhn. Giao tip
khng bng li l cc loi giao tip c th hin bng cc ngn ng ca c th nh nh
mt, nt mt, c ch iu b, s di chuyn, khong cch, dng v b ngoi v c s im
lng...Truyn t v giao tip khng bng li thng c tc ng rt ln n kt qu ca
giao tip v i khi n mu thun vi li ni.
Cc knh giao tip trong qun l c th chia lm 3 loi l giao tip t trn xung,
giao tip t di ln v giao tip ngang cp. Cc giao tip t trn xung thng mang tnh
ch th, ra quyt nh, thuyt phc, khuyn khch ng vin hoc nh gi. Cc giao tip t
di ln thng mang tnh bo co, ngh, xin php v c tnh phn hi nhiu hn. Cc
giao tip ngang cp thng mang tnh phi hp, chia s v ng vin hoc ngh. Tu
theo cc yu cu v v tr khc nhau trong t chc m la chn nhng hnh thc giao tip
ph hp vi v tr v m hnh giao tip. Khi cp di giao tip vi cp trn trong cc nn
vn ho ng thng c nhng yu cu ht sc nghim ngt th hin s tn trng v
tun th.

37

3.2. M hnh giao tip v nhng nhn t nh hng

Cc chuyn gia v qun l s dng nhng cch khc nhau th hin m hnh
giao tip. M hnh giao tip tng qut nht c th hin mi quan h gia ngi nhn v
ngi gi thng tin cng nh cc nhn t nh hng n qu trnh ny. iu ny c th
hin qua hnh 2 sau y

Ngi gi

Thng tin
truywenwe

Ngi nhn

Phn hi

Con ngi, vn
ha, tnh cm, c
tnh v cc mi
quan h

Li ni hoc
hnh ng

Ngi nhn

Ngi gi
Con ngi, vn
ha, tnh cm, c
tnh v cc mi
quan h

Hnh 2: M hnh giao tip v truyn t thng tin

Nhn vo m hnh giao tip v truyn t thng tin ta c th thy y l mt qu
trnh c nhiu nhn t tc ng khc nhau. Cc loi nhn t c th c tng hp thnh
cc nhm nh nhm nhn t lin quan n ngi gi thng tin, nhm nhn t lin quan
n c nhn ngi nhn thng tin v nhm nhn t lin quan n mi trng v k thut
truyn tin.
- Cc nhn t lin quan n c nhn ngi truyn tin bao gm kh nng m ho
tng thnh cc ngn ng bng li hay khng bng li ca ngi truyn tin. Kh nng m
ho ny ph thuc vo kin thc, kinh nghim v cc yu t v tm trng v thi ca
ngi truyn t thng tin. S hiu bit v kin thc ca ngi truyn tin s nh hng
n kh nng din gii iu mun truyn t hay tng ca h. Khi nhn cc thng tin
phn hi th kh nng gii m cc thng tin nhn c cng tc ng ht sc quan trng
n kt qu giao tip v lc ny ngi gi ban u li tr thnh ngi nhn thng tin phn
hi.
- Khi ngi truyn tin m ho tng ca mnh gi n ngi nhn th ngi
nhn trc tin phi gii m cc tng ca ngi gi. Do , qu trnh giao tip v
truyn t thng tin c hiu qu hay khng s chu tc ng ht sc quan trng bi kh
nng gii m ca ngi nhn. Kh nng gii m ca ngi nhn c xc nh bi kin
thc v kinh nghim ca h v vn m ngi gi cp cng nh tm trng, thi
ca ngi nhn khi nhn tin. Ngoi ra, cc chuyn gia v qun l cng cho rng mi quan
38

tm n vn ang giao tip v quan h ca ngi nhn v ngi gi cng c tc ng

ht sc quan trng n kh nng gii m ca ngi nhn. Trong trng hp ngi nhn
khng quan tm n nhng iu m ngi gi ang mun truyn t th hiu qu ca qu
trnh giao tip s ht sc thp. iu ny tng t nh vic mt nh din thuyt ang ni
nhng iu m ngi nghe khng quan tm vy. Hay ni cch khc, tr thnh mt nh
qun l c k nng giao tip tt cn tm hiu mong mun ca cp di v bit truyn t
nhng thng tin m cp di cn. Tuy nhin, qu trnh giao tip lun i hi 2 chiu nn
sau khi gii m, nhng ngi nhn tin phi c cc thng tin phn hi cho ngi gi. trong
qu trnh cung cp cc thng tin phn hi th kh nng m ho cc thng tin mun phn
hi cng ht sc quan trng i vi qu trnh giao tip.
- Ngoi kh nng gii m ca v m ho ca ngi nhn v ngi gi, cc nhn t
v vn ho x hi nh ngn ng, cc gi tr vn ho, cc hnh vi ng x v nhiu l
nhng nhn t c tc ng ln n hiu qu ca qu trnh giao tip. Trong giao tip bng
in thoi, nhiu c th do sng gy ra, cn trong giao tip trc din, nhiu c th l ting
n ca mi trng gy ra. Nhiu cn c th c hiu l nhng li rm pha hay s c v
tc ng t mi trng bn ngoi n qu trnh giao tip. Cc yu t vn ho c k n
nh cch biu t cc ngn ng bng li hoc khng bng li ca nhng nhm ngi
khc nhau hoc cc c nhn khc nhau. Cc yu t ny c th chu nh hng ca h
thng v mi trng gio dc cng nh iu kin sinh hot hoc ngh nghip. Ngoi ra,
cc yu t v phng tin v cng c giao tip cng c nhng tc ng quan trng n
kh nng m ho hoc gii m ca qu trnh giao tip.
Nh vy, cc thng ip c truyn qu nhng knh khc nhau trong qu trnh
giao tip c th bng li ni v hnh ng chu nh hng ca cc yu t k thut, yu t
mi trng bn ngoi v tm l, tnh cm, hnh vi v thi ca con ngi (ch th ca
qu trnh giao tip). Mc tc ng ca cc nhn t ny khc nhau tu mi trng giao
tip nht nh. Do vy, cc nh qun l cn cn nhc y n cc yu t ny hn ch
nhng tc ng ngc chiu nhm tng hiu qu ca qu trnh giao tip v truyn t
thng tin.
3.3. Nguyn tc giao tip v truyn t thng tin hiu qu
Cc trng phi qun l khc nhau a ra h thng nhng nguyn tc giao tip
c sp xp theo cc th t khc nhau. Mt s h thng nguyn tc c bn nht c
tm tt nh sau:
- Nguyn tc ABC yu cu giao tip v truyn t thng tin phi bo m Chnh xc
(Accuracy), ngn gn (Brevity) v R rng (Clarity)
- Nguyn tc 5C khng nh trong giao tip phi bo m tnh va ca thng tin,
thng ip a ra qu nhiu cng s nguy him nh qu t vy. Do , theo nguyn tc

39

5C, ngoi 3 yu t R rng (Clear), ngn gn (Concise), chnh xc (Correct) th giao tip
cn m bo tnh y (Complete) v s tn trng, lch s (Courteous)
- Ngoi 2 nguyn tc trn, cc chuyn gia v qun l cn a ra 8 nguyn tc
giao tip mt cch hiu qu trong kinh doanh l:
+ Hng vo vn khng vo c nhn, tc l tp trung vo s kin, vn ch
khng phi vo c tnh, c tnh ca ngi nghe.
+ Bo m s tng ng, tc l truyn t ng ci m ngi nghe ang suy ngh,
ang cm thy. Khng h cm thy iu nh qun l ni v ang suy ngh l khc nhau
+ Hng vo m t, ch khng nh gi. M t mt cch khch quan cc vn ,
cc s kin, nhng hu qu ca n v nhng phn ng ca bn, khng nh gi vn khi
truyn t.
+ Bo m tnh tn trng ngi nghe, tc l khng th hin s tri hn, s bng
quan khi truyn t.
+ Truyn t c th, hu ch, khng chung chung.
+ Bo m tnh lin tip, lin kt vi nhng vn c cp trc, hay nhng
vn c hai bn u bit v nht tr.
+ Chu trch nhim v li truyn t ca mnh bng cch s dng cc t nh"ti cho
rng, ti ni..."ch khng ni chung chung.
+ Truyn t tt phi bit cch lng nghe v bit cch phn ng li mt cch c hiu
qu nhng trnh by ca ngi khc.Hng vo vn ch khng hng vo con ngi.
m bo cc nguyn tc trn ca qu trnh giao tip, cc thng tin phi m bo
tiu chun y , r rng, chnh xc v kp thi. Trong kinh doanh, tnh kp thi ca
thng tin l ht sc quan trng. C nhng thng tin a ra qu sm v qu mun u gy
ra thit hi cho kinh doanh
tng hiu qu trong qu trnh giao tip v truyn t thng tin, cc nh qun l
cn lu mt s vn sau:
- Xc nh r v hiu iu mun truyn t. iu ny c ngha l mnh phi hiu
c mnh mun truyn t iu g trc khi thc hin qu trnh truyn t thng tin
- Dng ngn ng v biu tng quen thuc m ho cc thng tin trong qu trnh
giao tip
- Ni dung thng tin a ra cn phi ph hp vi nhng iu m mi ngi quan
tm, ph hp vi mi trng giao tip
- Coi trng ngi ang giao tip vi mnh
- Lng nghe mt cch ch ng v to ra mi trng thun li cho cc thng tin
phn hi
- m bo li ni c hiu ng bng cch a ra cc thng ip r rng, n
gin, sng ng, t nhin , chnh xc v c s chun b k.

40

3.4. K nng giao tip c bn

Ni n k nng giao tip, cc nh qun l thng nhn mnh nhng yu t cu
thnh nh k nng quan st, k nng t cu hi, k nng lng nghe ch ng v trnh
xen vo vn ca ngi khc, k nng iu chnh cu tr li bng k thut s dng ngn
ng v k nng phi hp ngn ng ni vi ng ng hnh th. Cc yu t cu thnh ny c
th c th hin qua 4 k nng c bn l k nng NI, NGHE, VIT v NG X
- K nng vit c th hin qua cch in mu biu, cch hnh vn, cch vit thng
bo hoc bng tin, cch son tho vn bn, cch ghi chp li cc tin nhn, cch lm bo
co hoc cng vn ngh, vit cc th chc mng cho khch hng hoc i tc...Cc nh
qun l u cng nhau tha nhn mt thc t l Nhng g Bn vit ra chnh l hnh
nh ca chnh bn!. Do , k nng vit l ht sc quan trng i vi cc nh qun l.
K nng vit ca mt nh qun l th hin qua cch cu trc mt bi vit v cch s dng
t ng, cu vn, ging iu v s chnh xc ca vn phm. Mt bi vit c nhiu li chnh
t v c cu trc khng logic thng s lm gim uy tn ca cn b qun l. Ngoi ra,
cc vn bn vit cn th hin s quan tm n ngi c trnh c cc phn hi tiu
cc. Mun vy cc nh qun l cn quan tm n trnh ca ngi c, nhu cu c
cung cp thng tin ca ngi c, vn t vng ca ngi c th hin mt bi vit c
hiu qu, t c mc ch ca truyn t thng tin.
- K nng ni c th hin qua ging iu, v cch th hin khi ni ca ngi giao
tip. K nng ni c th c th hin qua cch t cu hi v tr li trong nhng bui
tho lun, hoc cch giao vic trc tip hoc cch thuyt trnh mt vn g trc
cng chng. Mt vn kh khn ca k nng ni l chu s tc ng rt mnh ca vn
ho ng x v ng ng ni. Cc nc c nn vn ho ng thng c s mu thun
gia li ni v ng s. Chng ta hay gp cu Ni vy m khng phi l vy!. iu ny
c ngha l trong qu trnh giao tip bng li ni, i khi s m h trong ngn ng ch
c lm r thng qua vic quan st nhng hnh vi ng x ch khng phi thng qua li
ni. Khi c mu thun gia li ni v cc hnh vi ng x th cc hnh vi ng x thng
c sc mnh v gi tr hn. c k nng ni hiu qu, cc nh qun l cn lu mt s
vn sau:
o Cn chun b k trc khi ni
o To s ch ca ngi nghe qua ging iu v c ch
o Ni r rng, d hiu v m lng nghe
o S dng cc t v thnh ng thng dng
o Quan tm n vic gii thch r iu mun ni v kt hp nhun nhuyn gia k
nng ni v ng s khng bng li.

41

- K nng nghe v lng nghe l mt k nng ht sc quan trng trong giao tip
nhng khng phi nh qun l no cng quan tm ch rn luyn. K nng nghe v lng
nghe l cch tt nht th hin s tn trng ca mnh i vi ngi ang giao tip. Tuy
nhin khi lng nghe, chng ta thng gp cc kh khn dn n vic lng nghe khng
hiu qu nh ch n vic pht hin cc sai st ca ngi ang giao tip vi t cch l
trng ti bt li, hoc ang ngh n vic khc quan trng hn hoc lm hai vic mt lc
hoc ang c tm trng khng thoi mi. lng nghe mt cch hiu qu v hiu ng
iu m ngi khc ang mun truyn t vi mnh cn lu mt s vn sau:
o Tp trung ch vo vn ang trao i th hin s quan tm ch ca mnh,
duy tr s giao tip bng nh mt v chn cch din t m.
o To mi trng giao tip ph hp, gia khong cch hp l vi ngi ang giao
tip vi mnh, trnh cc tc ng bn ngoi nh ting n v c gng xo b nhng ro cn
v hnh khc
o Khuyn khch ngi ang giao tip vi mnh bng cc phn hi kp thi nhng
iu mnh nghe c, din gii hoc lm r hn th hin s thng cm vi ngi ang ni
v c gng c cc ng x ph hp.
Bi tp tnh hung
"i m tm ngi khc"
C Bch Ku l gim c sn xut mi ca nh my c kh i Nam. Trong ln i
thm mt trong nhng phn xng, c Bch Ku lp k hoch gp ng St, l qun
c ca phn xng. Sau y l on hi thoi gia ng St v c Bch Ku.
C Ku: Anh St, ti gp anh hm nay v ti va xem xt bo co kt qu cng tc ca
phn xng ta. Ti c mt vi kin. Ti bit l chng ta cha c iu kin ni chuyn
trc tip vi nhau. By gi l lc chng ta cn xem xt li hot ng ca phn xng. Ti
s rng iu ti phi ni s lm anh khng hi lng.
ng St: Vng v c l sp mi, nn ti ngh rng chng ti s phi lng nghe mi ch bo
ca c. Trc kia ti cng tng nhiu ln phi gp g kiu ny vi nhng xp mi. H
n y v ngh h bit mi iu.
C Ku: Anh St , ti mun chng ta cng trao i. Ti khng n y phn x ai c.
Ti cng khng n y dy bo cc anh phi lm nh th no. Ti mun ni ti mt
s lnh vc c th ci tin tt hn.
ng St: Tt thi, trc kia ti cng tng nghe nhiu li dy bo kiu ny. Nhng c
ch ng n y. Xin c t nhin v tip tc li phn x ca mnh!
C Ku: Ti khng ngh rng ti ang phn x ai c. Nhng c mt s iu anh cn phi
lng nghe. Mt trong nhng iu ti nhn thy qua ln n thm ny l anh qu thn mt
vi nhn vin n ca mnh. Ti cho rng iu ny c nh hng khng tt n cng vic

42

ca phn xng ni chung v ca anh ni ring.

ng St: i tri! C tng n phn xng ny bao gi u, c lm sao bit c rng
mi ngi trong phn xng vn c quan h thn mt gn gi t xa. C c bit khng,
nhng ngi ph n ny cm thy hnh phc hn hn khi c ngi khc ch ti, d
ch mt cht m thi!
C Ku: C th l nh th. Nhng anh cn cn thn hn. Anh c th khng nhy cm lm
vi nhng g ang thc s din ra i vi h. iu ny lm ny sinh mt vn khc
phn xng anh m ti nhn thy. Anh c bit c mt phn xng sch s gn gng quan
trng nh th no i vi cng vic khng? Sng nay khi ti i do qua mt lt, mi th
u qu ln xn, ba bi. Tt c nhng iu th hin s thiu k nng qun l ca anh.
ng St: Ti thch c phn xng no sch s hn nh th. C c th nhn thy mt
s dng c khng c t ng ch v ai va dng xong. Nhng chng ti rt t ho
v s gn gng ca chng ti. Ti khng th hiu ti sao c c th ni rng nh th l
ba bi. C cha tng y, lm sao c c th phn x c ai?
C Ku: ..., ti rt vui anh v anh quan tm ti vn ny. Ti ch ngh rng anh cn
ch n iu ny, th thi. Nhng i vi vn ny, ti thy rng anh n mc chng
ging nh mt qun c phn xng cht no. Phi chng anh nh a ra mt m hnh
mi cho cc qun c phn xng bng cch mc m khng cn ci cc ngc chng? n
mc kiu ny c th l tm gng cho cng nhn lm vic mt cch ba bi. Chng ra lm
sao c.
ng St: Ny, ti khng ng vi cch c phn bit qu ng gia qun c vi nhn
vin. n mc ging nh h s gim bt c rt nhiu s cch bit. Ngoi ra, lng ca
ti cng khng mua sm qun o mi em lau chi du m hng ngy u. i vi
ti, l mt s in r.
C Ku: Ti khng mun ai ni ti l in r, anh St . Nhng ti thc s hiu ti va
ni g. Cn mt vi iu khc na cng cn phi c chnh n cng nhanh cng tt.
Mt trong nhng iu l v cc bn bo co anh gi cho ti. C qu nhiu li, k c li
chnh t, v ti cho rng c mt vi con s khng trung thc. Khng bit anh c ch n
chng hay khng? Hnh nh anh xem xt chng mt cch qu qua loa cu th.
ng St: Nu trn i ny c g lm cho chng ta mt qu nhiu thi gian th chnh l
cc bn bo co. Ti phi s dng ti ba phn t thi gian ca mnh lp bo co v
cung cp s liu cho cp trn. Chng ti phi vit qu nhiu bo co. Ti sao cp trn
khng cho chng ti tp trung vo cng vic ca mnh v gim bt nhng cng vic
giy t ny i.
C Ku: Anh St , chng ta cng bit rng chng ta cn gim st cn thn nng sut, cht
lng v chi ph ca phn xng. Anh cn phi nghim tc hn i vi trch nhim ca
mnh trong vic lp bo co.

43

ng St: c thi, ti s khng tranh lun v iu ny. Ti s li thua thi. Chng ai

trn vn phng li mun gim bt cc bn bo co c. Nhng c Ku , c cho ti hi
mt cu thi.
C Ku: c thi, anh nh hi g?
ng St: V sao c khng tm ti ngi khc m tranh lun!!! Ti cn phi quay v v tr
cng vic ca mnh y.
Cu hi tho lun.
1- Nhng nguyn tc no trong giao tip v truyn t thng tin b vi phm trong tnh
hung trn?
2- Nhng hnh vi v li ni no trong cuc trao i trn c th thay i c c kt
qu tt hn?
3- C Ku nn lm g trong bui gp g tip theo vi ng St?

CU HI N TP:
1. Giao tip l g? C cc hnh thc giao tip no?
2. Cc nhn t nh hng ti qu trnh giao tip l g?
3. Trnh by cc nguyn tc giao tip c bn trong doanh nghip
4. K nng giao tip c th hin nh th no?

44

CHNG 4
K NNG THUYT TRNH
MC TIU
- Lm r bn cht ca thuyt trnh v nhn t nh hng n thuyt trnh.
- Xc nh cc bc ca qu trnh chun b cho bi thuyt trnh.
- Lm r nhng yu t th hin ni dung ca bi thuyt trnh: bao gm phn m u,
phn ni dung chnh v phn kt lun.
4.1 Bn cht ca thuyt trnh
Trong qu trnh lm vic, bt k ai cng s phi t mnh trnh by v thuyt phc
ngi khc chp nhn nhng tng ca mnh. Mc d k nng thuyt trnh ng vai tr
rt quan trng i vi s pht trin ngh nghip ca mi mt c nhn nhng khng phi ai
cng c t cht bm sinh ca mt nh din thuyt ni ting, v khng phi ai cng c hi
rn luyn v hon thin k nng din thuyt trong trng i hc cng nh cc ni
khc. Theo nghin cu ca AT&T v i hc Stanford, yu t quan trng nht quyt nh
70% s thnh cng v thng tin ca mi c nhn chnh l nng lc gy nh hng n
ngi khc thng qua cc bi thuyt trnh hiu qu. Khi thuyt trnh mt vn no ,
d ch l pht biu ngn gn trong cuc hp nhm hay trnh by k hoch cng vic hoc
mt bi trnh by di v mt vn chuyn mn trong cc bui hi tho, ta m, hi
ngh, mi c nhn s th hin: bn cht, uy tn, nng lc gy nh hng ca mnh ti mt
nhm ngi nghe nht nh thng qua cch dng ngn ng bng li v khng bng li.
Vy thuyt trnh l g ? C rt nhiu khi nim khc nhau v thuyt trnh c a ra
trong nhiu cun sch, nhiu gio trnh theo cc cch tip cn khc nhau.
Theo t in Hn Vit th thuyt trnh c hiu l trnh by mt vn no mt
cch thuyt phc. ng trn quan im kinh doanh, thuyt trnh c hiu l c hi
bn tng, suy ngh ca mnh cho mt i tng ngi nghe nht nh. Vi quan
im ny, ngi thuyt trnh chnh l ngi bn, ngi nghe thuyt trnh chnh l
ngi mua v sn phm c em bn chnh l tng/suy ngh ca ngi thuyt
trnh. Qu trnh bn tng din ra hai chiu vi s tc ng qua li gia ngi trnh
by v ngi nghe trong mt mi trng nht nh. Mi trng thuyt trnh c to nn
bi khng gian, thi gian, a im v phng tin thuyt trnh.
Qu trnh thuyt trnh chnh l qu trnh giao tip bng ngn ng li ni v phi li
ni gia ngi thuyt trnh v ngi nghe. Qu trnh ny c th hin trong hnh 14.1
di y. Theo m hnh ny, hiu qu ca thuyt trnh s ph thuc vo cc nhn t t
pha ngi trnh by, ngi nhn v mi trng bn ngoi.

45

Hnh 14.1: Qu trnh truyn t thng tin trong thuyt trnh

- Nhng nhn t t pha ngi thuyt trnh bao gm s r rng ca tng, nng
lc m ha tng (Hiu bit v vn trnh by, k nng trnh by, t cht v hnh vi
thi ), li ch v ng c trnh by, v th trong mi quan h vi ngi nghe, tm trng
v sc khe khi trnh by, trang phc ca ngi trnh by. v.v.
- Nhng nhn t t pha ngi nghe bao gm nng lc gii m (hiu bit v vn
c nghe, k nng nghe, t cht v hnh vi nghe); tm trng v sc khe khi nghe trnh
by, mi quan tm, v th trong mi quan h vi ngi trnh by .v.v.
- Nhng nhn t t pha mi trng nh cc phng tin giao tip (qua micro hay
khng qua micro, cht lng ca thit b m thanh, cht lng ca thit b trnh chiu nh
my chiu, nh sng, mi trng kh hu, thong ca a im trnh by.v.v
Cc nhn t khc nhau s nh hng khc nhau n hiu qu thuyt trnh ca
ngi trnh by. Nhng nhn t nh hng n hiu qu ca thuyt trnh s ln lt c
phn tch trong cc ni dung tip theo trong chng ny. Ngi thuyt trnh tt l ngi
bit nhn din cc nhn t nh hng tch cc n hiu qu thuyt trnh ca mnh pht
huy cng nh cc nhn t nh hng tiu cc n hiu qu thuyt trnh ca mnh c
gii php khc phc.
Qu trnh thuyt trnh c din ra qua 3 giai on: Giai on chun b thuyt
trnh, thuyt trnh v hon thin thuyt trnh. Giai on chun b thuyt trnh cn lm r
mc ch thuyt trnh v i tng nghe l ai thit k ni dung v la chn phong cch,
cch thc din t ni dung cng nh phng tin h tr thuyt trnh. Giai on thuyt
trnh l giai on trc tip tip xc vi ngi nghe trao i, truyn ti cc ni dung c
bn, cc im nhn ca tng ti ngi nghe mt cch thuyt phc nht. Ngi thuyt
trnh chuyn nghip khng kt thc vic thuyt trnh ca mnh ngay khi tm bit ngi
nghe m cn tip tc lng nghe kin phn hi t ngi nghe v bi thuyt trnh ca
mnh hon thin v pht trin k nng trnh by ca mnh. Theo tng kt ca cc nh
thuyt trnh thnh cng th giai on chun b s chim t 60% - 70% s thnh cng ca
mt bi thuyt trnh. Mc d giai on chun b c vai tr quan trng nh vy nhng cng

46

tc chun b thuyt trnh cng cn rt linh hot c th phn ng tt nht i vi nhng

yu cu thay i t cc nhm ngi nghe khc nhau.
4.2. Chun b thuyt trnh
c mt bi thuyt trnh tt, cn lm tt cng tc chun b thuyt trnh. Trc khi
lm r cn c dung lng bao nhiu cho bi thuyt trnh v cc ni dung thuyt trnh nn
c din t theo ngn ng no, s dng cng c no, cn lm r mc ch thuyt trnh
v i tng ngi nghe thuyt trnh.
Xc nh mc ch thuyt trnh
Phn quan trng nht trong giai on chun b l xc nh r mc tiu thuyt
trnh ca chng ta l g? Hay ni cch khc chng ta phi tr li mt cch r rng l chng
ta vi t cch l ngi thuyt trnh th chng ta mun t c iu g qua vic thuyt
trnh? Ti sao ta phi thc hin thuyt trnh mt cch c hiu qu? Tr li tt cc cu hi
ny s gip ngi thuyt trnh c ng lc thuyt trnh r rng qua gip ngi thuyt
trnh c cc cn c v tiu ch r rng khi la chn cch thc v ni dung thuyt trnh.
Mc ch thuyt trnh ca ngi thuyt trnh c th l chia s v cung cp thng tin, c th
l thuyt phc, c th l bo co, c th l th hin quan im ring hoc c th l xin
kin ngi nghe v mt vn no . D mc ch ca ngi thuyt trnh l thuyt phc
hay thng bo.v.v., th ngi thuyt trnh cng cn phi c nhng tng r rng v vic
mong mun ca mnh v tr li c cu hi Sau khi thuyt trnh, ta mun ngi nghe
nh c nhng g hay mun h phi lm g?. Lm r mc ch thuyt trnh c ngha l
hiu mnh mun g ?. Cn lu rng mc ch thuyt trnh ca mnh i khi khng
ng nht vi mc ch ca cc nh t chc ra bui thuyt trnh c bit l khi phi thuyt
trnh trong cc hi ngh, hi tho hay ta m ln, ngi thuyt trnh v nh t chc l
khc nhau.
Hiu r ngi nghe
Yu t then cht th hai trong vic chun b l phn tch v tm hiu ngi nghe, d
on phn ng ca ngi nghe c c cch thc din t cho ph hp. Khc vi giao
tip bng vn bn, vic tm hiu ngi nghe khng ch dng li giai on chun b v
cn c tip tc tm hiu ngay trong giai on th hin bi thuyt trnh v hon thin
thuyt trnh. Hay ni cch khc, vic tm hiu ngi nghe s c thc hin trc, trong
v sau khi thuyt trnh. Trong mi giai on khc nhau, mc ch v cch thc tm hiu
ngi nghe khc nhau. Trong giai on chun b thuyt trnh ta phi hiu ngi nghe l ai
? v sao h cn phi nghe bi thuyt trnh ca mnh ?, v h thch nghe mnh thuyt trnh
theo cch no ? H s phn ng ra sao khi nghe bi thuyt trnh ca mnh ? Tt c cc
thng tin s gip ta la chn cch thc v ni dung thuyt trnh ph hp nht v lm
tt cng tc chun b thuyt trnh. Khi ang thuyt trnh ta phi tip tc tm hiu ngi
nghe xc nh chnh xc phn ng ca h vi ni dung v cch thc din t ca mnh

47

v c nhng iu chnh kp thi. ng thi, trong giai on ny ta cng cn xc nh xem

ngi nghe gii m c ng vi iu mnh mun hay khng kp thi iu chnh li
nhn thc ca ngi nghe. Sau khi thuyt trnh, ta cn tm hiu nh gi ca ngi nghe
v bi thuyt trnh hon thin v pht trin k nng thuyt trnh ca mnh trong thi
gian tip theo.
Mun tm hiu ngi nghe ta phi phn loi ngi nghe theo nhng nhm khc nhau
chn cc cch ng x ph hp. Nu cn c vo cch thc tip nhn thng tin ca ngi
nghe, ta c th phn loi ngi nghe thnh 3 loi: Ngi nghe thnh gic, ngi nghe th
gic v ngi nghe trc gic. Ngi nghe th gic thng a thch cch thu thp v tip
nhn thng tin bng hnh nh v nhng con s, nhng dn chng c th r rng. V vy
khi thuyt trnh vi ngi nghe th gic cn chun b cc thng tin r rng, c th s dng
hnh nh minh ha v cn c dn chng c th cho tng nhn nh v kt lun. Ngn
ng s dng vi ngi nghe th gic l ngn ng giu hnh nh, c mu sc. Ngi nghe
thnh gic l ngi nghe rt a chung ngn ng m thanh, thch s khi qut v th khi
trnh by vi nhm ngi nghe thnh gic cn c s h tr ca m thanh th by thuyt
trnh s hiu qu hn. Ngi nghe trc gic l nhm ngi nghe a thch s cm thng,
chia s v c bit thch s dng cc ngn ng gin d, thn thin.
Nu da vo cch phn ng ca ngi nghe th c th chia ngi nghe thnh 4
nhm khc nhau nh: thn thin, trung lp, th , chng i (xem bng 4.2). Bng vic d
on trc v cc phn ng khc nhau ca tng nhm ngi nghe, chng ta s c tng
tt hn cho vic b cc, sp xp bi thuyt trnh ca mnh. V d, mt ngi nghe thn
thin s hng ng v a thch tnh hi hc v chia s nhng kinh nghim c nhn khi
thuyt trnh. Ngi nghe trung lp li i hi mt phong cch thuyt trnh im m v
nghim tc, v c nhiu d kin thc t, dn chng y cc thng s v kin ca cc
chuyn gia. Ngi nghe chng i thng b bt buc phi tham d v nghe bi thuyt
trnh ca mnh nn h thch phong cch thuyt trnh ngn gn v sc tch. Ngi nghe th
c th s c th b thu ht bi bi thuyt trnh c tnh hi hc, nhiu hnh nh sng
ng, v nhng s liu ng ngc nhin.
Ngoi ra, chng ta cng c th phn loi ngi nghe theo tui tc, gii tnh, trnh
, kinh nghim la chn phong cch v ni dung truyn ti thng ip mt cch ph
hp nht. Khi tm hiu ngi nghe, cn tr li nhng cu hi sau:
- Ch thuyt trnh s li cun ngi nghe nh th no? Li ch m bi thuyt
trnh c th em li cho ngi nghe l g?
- Ngi nghe bit nhng g v bit n u v ch thuyt trnh? Ngi nghe
mun nghe nhng g trong ch ny?
- Ngi nghe thuc nhm no v lm th no c ngi nghe tn trng? Lm
cch no ngi nghe tip nhn thng ip mt cch thun li nht?

48

- Ngi nghe s tip nhn cc quan im c nhn, cc s kin, cc thng s, kinh

nim c nhn, kin chuyn gia, tnh hi hc, cc hnh ng, tranh minh ha, v d thc
t, hon cnh lch s, hay l cc vn tng t c lin quan theo cch thc no ?
- Lm cch no gip ngi nghe nh c nhng chnh ca bi thuyt trnh ?
Bng 4.2: Cc loi ngi nghe v cch phn ng ca ngi thuyt trnh
Cch truyn t ni
Thi v phong
dung thuyt trnh
cch th hin
C gng th hin iu g Hy t ra thn thin,
Thn thin
mi l, cun ht ngi vui v v ci m. S
Thng vui v v nghe.
dng giao tip bng
lun ng h ngi
mt mt cch thng
thuyt trnh v ch
xuyn v lun ti
a ra
ci.
Trnh by c hai mt ca Hy t ra nghim tc,
Trung lp
vn . Trinh by c u ng lm g ph
Thng c thi im v nhc im ca trng, lm mt s c
bnh tnh, sng sut; vn hoc nu vn v ch nh th hin s t
suy ngh ca h cch gii quyt vn . tin.
thng
rt khch Dnh thi gian hp l
quan.
tr li cc cu hi ca
ngi nghe
Loi ngi nghe

Ti liu h tr
Nn hi hc v
chia s nhng v d
thc t v kinh
nghim ca bn
thn.

S dng cc s
kin, cc thng s,
kin chuyn gia,
so snh cc mt i
lp. Trnh s hi
hc,
cc
cu
chuyn c nhn v
cc hnh nh le
lot.
Hy ngn gn khng qu T ra nng n v th S dng s hi
Th
Thng c s tp ba chnh. Trnh nu hai v. i li xung quanh hc, c hnh nh
trung km; c th h mt ca vn .
v lm nhng c ch ng, hnh nh
phi tham gia mt
mnh.
nhiu mu sc,
cch bt buc.
nhng li trch dn
n tng, v cc
thng s ng ngc
nhin.
Trnh vic lm cho bu khng kh u m, khng ng bt ng, khng
pht ti liu ngoi, khng s dng cc hnh nh lp i lp li, Khng k
vng vo s tham gia ca ngi nghe.
Chng i
Sp xp bi ni logic T ra bnh tnh v ng Thm vo nhng d
Thng mun thay s dng phng thc mc. Ni mt cch chm ri liu khch quan v
th hoc ch nho khng gy tranh ci, v u n.
kin ca cc
ngi trnh by; h sp xp dn theo
chuyn gia. Trnh
thng th phng trnh t thi gian hay
nhng cu chuyn
th v d b kch khng gian.
vt v s hi hc.
ng.
Trnh phn hi v tr li nu c th, nu khng th hy iu chnh cho
ph hp hoc ch chp nhn nhung cu hi c vit ra.
49

Nu phi thuyt trnh cho nhng i tng ngi nghe hon ton khng quen bit,
cch tt nht cn tm hiu tnh cch v mong mun ca hn nhm ngi nghe bng
cch c gng tr chuyn vi h v tm hiu v mt s thng tin c nhn cng nh k vng
ca h i vi bi thuyt trnh. Nhng thng tin ny c th gip cho chng ta tr li
nhng cu hi v vic ngi nghe mun nghe g v nn pht trin ni dung thuyt trnh
theo hng no. Trc khi thc hin bi thuyt trnh ca mnh chng ta cng nn cm n
nhng ngi ny gy n tng tt vi ngi nghe. Trong mt s trng hp cc i
tng ngi nghe vi cc nhu cu rt a dng v khc nhau th ta phi la chn i tng
ngi nghe quan trng cn c u tin. i tng ngi nghe cn c u tin l i
tng ngi nghe gip mnh t c cc mc ch c nhn khi thc hin thuyt trnh.
Lp dn bi thuyt trnh
Sau khi lm r mc ch trnh by (hiu mnh mun g) v tm hiu ngi nghe
ca mnh (bit ngi), chng ta bt u chn b cc v lp dn cho bi thuyt trnh.
Trn c s dn chng ta s thu thp thng tin v lm giu c thuyt trnh ca mnh
mt cch ph hp nht vi mong i ca ngi nghe. Mt bi trnh by c b cc logic v
hp l s hp dn ngi nghe v gip ngi nghe d gii m ng, d nh v d chp
nhn hn. V c bit bi thuyt trnh cn c b tr sao cho cc im nhn c lp i
lp li trong nhng phn khc nhau v c mt logic xuyn sut bi trnh by. Nhng
chuyn gia thuyt trnh gii thng t chc bi thuyt trnh theo nhng dn bi lp
nhng rt hiu qu nh sau:
- Bc 1: Gii thiu vi khn gi nhng chnh s c thuyt trnh.
- Bc 2: Thuyt trnh nhng vn .
- Bc 3: Nhc li nhn mnh nhng iu va thuyt trnh.
Ni cch khc, d c b cc nh th no th nhng chnh, nhng im nhn s
c ni n trong c phn gii thiu, phn thn bi v phn kt lun ca bi thuyt trnh.
Mc d trong mt s trng hp, c ngi cho rng lm nh th c v nh l khng cn
thit v nhm chn nhng trong thc t th chin thut ny c hiu qu mt cch ng
ngc nhin. C th, cch xy dng ba phn ca mt bi thuyt trnh hiu qu.
Thu ht s ch phn m u
c bi trnh by n tng, chng ta cn lu rng khng c c hi th hai
gy n tng ban u!. V vy, phn m u ca bi thuyt trnh cn c cn phi thu
ht c s ch ca ngi nghe. Nu chng ta ch n gin m u bng nhng cu
nh Tht l hn hnh khi c c mt ti y hay l Tht l vinh d cho ti khi
c mi n thuyt trnh. Nhng li m u t nht nh vy s a ngi nghe vo
mt s khi u bun t. trnh s v v , trong phn m u ca bi thuyt trnh
chng ta hy c gng t c ba tiu ch:
- La chn cch thu ht s ch ca ngi nghe v cun ht h.

50

- Gii thiu bn thn v to s tn nhim.

- Gii thiu v nhng ni dung chnh mt cch hp dn.
Nu chng ta c th cun ht ngi nghe v li cun h vo bi thuyt trnh ngay
t lc bt u, chng ta s c nhiu kh nng c c s ch ca h cho n khi kt
thc. thu ht c ngi nghe, chng ta c gng xem xt v cn nhc vic s dng
mt s k thut nh t mt cu hi gi m, nh hng ngi nghe hoc a ra mt v d
thc t ng kinh ngc, mt li ni ca ngi ni ting, mt mu chuyn, hay mt cu
chm ngn ca mt danh nhn. Mt s nh thuyt trnh gii t c s li cun bng
cch m u vi mt cu hi hay mt yu cu i hi ngi nghe phi gi tay hoc ng
dy tr li.
to s tn nhim, chng ta cn gii thiu v chc v, trnh hc vn hoc l
kinh nghim rt phong ph ca bn thnChng ta cn gii thiu tt c nhng thng tin
chng minh rng chng ta hon ton tiu chun (hiu bit v k nng, quyn hn)
trnh by vn v tr thnh nh thuyt trnh ng tin cy. Trc khi bt u trnh by,
chng ta nn xy dng lng tin vi ngi nghe bng cc hnh thc giao lu v xy dng
quan h thn thin vi h. Ngi nghe thng c bit phn ng tch cc vi nhng din
gi gn gi chia s v bn thn hay bc l nhng im chung vi h.
Sau khi thu ht c s ch v gii thiu bn thn, chng ta cn phi khng nh
mc ch trnh by ca mnh, ch c trnh by v c bit l ni v cc ni dung
chnh s c lm r trong bi thuyt trnh. Khi gii thiu cc ni dung chnh c th s
dng hnh nh minh ha tng s hp dn v thu ht. Tuy nhin, i khi c th dng
bin php gii thiu dn dn v t t cc ni dung chnh v tng kt li trong phn kt
lun tng s hi hp v t m ca ngi nghe. Mt m bi y cng cn phi th
hin r cch thc v phng php thuyt trnh cng nh thi lng ca bi thuyt trnh
ngi nghe chun b tm th tt hn khi nghe bi thuyt trnh ca mnh.
Th hin cc ni dung thuyt trnh trong phn thn bi
th hin ni dung thuyt trnh trong phn thn bi, chng ta cn sp xp cc ni
dung theo mt trt t logic nht nh gip ngi nghe d theo di v d nh v tm cch
th hin cc ni dung mt cch hp dn ngi nghe nht. Ty vo thi lng thuyt
trnh khc nhau, chng ta c th chn nhng cch th hin cc ni dung thuyt trnh khc
nhau. Tuy nhin, thu ht s tp trung ca ngi nghe chng ta khng nn khin ngi
nghe mt mi v phi tip cn vi qu nhiu thng tin v phi nh qu nhiu. Bi vy,
phn ni dung chnh ca mt bi thuyt trnh ngn (di 20 pht) ch nn bao gm t hai
n bn chnh. Trin khai tng chnh vi nhng chi tit v s gii thch tng xng
nhng khng qu sa v lan man. Hy lun nh rng nu a qu nhiu chi tit vo bi
trnh by c th lm m i chnh ca ni dung thuyt trnh. V th, hy c gng duy tr
bi thuyt trnh ca mnh tht n gin v hp l. Ngi thuyt trnh gii phi bit cch

51

gip ngi nghe phn bit r rng u l cc chnh v u l cc ph. Mun vy ngi
thuyt trnh cn phi c t duy l n gin ha cc vn phc tp khi thuyt trnh
gip ngi nghe d hiu v d nh, trnh nhn chm ngi nghe trong bin thng tin c
nghe m khng bit li ra. Cch thng minh nht gip ngi nghe d theo di l gii
thiu cc t kha ngn gn d nh khi th hin cc chnh hoc t cc cu hi nh
hng suy ngh ca ngi nghe khi th hin cc chnh ny. Bn cnh , khi trnh by
cng cn c nhng v d gii thch lm cho chnh tr nn sinh ng v d nh hn.
La chn cc chnh th hin trong bi thuyt trnh rt quan trng nhng nu
chng ri rc th ngi nghe cng rt kh nh. Chnh v vy, cn sp xp v xu chui
nhng chnh ny mt cch r rng v theo mt logic nht nh. C rt nhiu cch khc
nhau xu chui cc chnh theo mt mch logic nht nh ty tng mc ch thuyt
trnh v tng loi ngi nghe khc nhau, c th l:
- Sp xp theo trnh t thi gian. V d, mt bi thuyt trnh v lch s pht trin ca
mt sn phm no nn c sp xp theo thi gian t khi bt u xut hin cc tng
u tin ca sn phm cho n khi sn phm c thit k v a n tay khch hng nh
thi im hin ti.
- Sp xp theo trnh t khng gian. V d, mt bi thuyt trnh v s a dng v
phong ph ca lc lng lao ng hay s pht trin cc doanh nghip khc nhau do cc
yu t c th ca tng vng min to ra nn c sp xp theo cc vng/cc quc gia
khc nhau (vng ng bng sng Hng, vng trung du Bc B, vng duyn hi min
Trung, vng ng Nam B,)
- Sp xp theo ch , chc nng, hoc theo quy c. V d, mt bn bo co bn v
tnh trng giao nhm hnh l ca cc hng hng khng c sp xp theo tn ca cc hng
hng khng.
- Sp xp theo cp so snh cc mt i lp; thun - chng: V d, mt bn tin so
snh cc k thut canh tc truyn thng vi cc k thut canh tc hin i; li ch v tc hi
ca vic pht trin internet trong hc ng.
- Sp xp theo cch tr li cu hi ai, ci g, khi no, u, ti sao, v nh th no
vit bo. V d khi ni v mt s kin mi sy ra cn ni theo trnh t ci g va xy ra,
xy ra u ? Ai c lin quan v thit hi hay li ch th no ?
- Sp xp theo gi tr hay kch c. V d, khi ni v s bin ng gi nh, cn sp
xp theo qui m cc loi nh hoc gi c ca tng loi nh.
- Sp xp theo tm quan trng. V d, khi ni v 5 l do cn tuyn thm mt nhn vin no
, cn nu cc l do c tm quan trng ln nht cho n cc l do t quan trng nht.
- Sp xp theo vn v cch gii quyt. V d, khi ni v vn doanh thu gim
ca mt cng ty nn sp xp theo trnh t l nu vn l doanh thu gim, phn tch
nguyn nhn dn n gim doanh thu v gii php tng doanh thu.

52

- Sp xp theo mc t n gin n phc tp. V d khi thuyt trnh v t bin

gien cy trng nh ng c sp xp theo trnh t sn phm t loi cy trng ging n
gin ti cc gim phm mang kiu gien phc tp.
- Theo tnh hung tt nht v tnh hung xu nht. V d, khi pht biu v quan
im c nn xc nhp hai cng ty hay khng, cch tt nht l nu nhng u im c th
c khi st nhp nh ci thin th phn, tng li nhun, sau mi trnh by n cc hn
ch nh lm gim gi c phn, gim th phn, v gy nn s nh n trong nhn vin.
Khi chun b bt k bi thuyt trnh no, hy chun b nhiu ni dung hn so vi
nhng g cn ni. Cn lun c sn mt th g d tr nh mt bn s liu dn chng,
nhng bc nh, nhng cu chuyn v d hoc pht trin thm mt tng no
phng trng hp c th kt thc bi thuyt trnh trc khi ht gi mc d thng thng
th thi gian trnh by thc t cho mt vn no thng vt hn 25% thi gian tp
trnh by vn nh. Nu thi gian trnh by b hn ch, tt nht hy tp kim sot
thi gian bng cch phn chia thi gian trnh by c th cho tng ni dung v tp s dng
thi gian mnh c php trnh by mt cch hiu qu nht.
Hp 14.1: Chn phng php thu ht s ch ca ngi nghe
Nhng ngi thuyt trnh c kinh nghim thng bit rt r phi lm th no thu ht
s ch ca ngi nghe v cch duy tr n trong sut bi thuyt trnh ca mnh. Di y l 9
phng php c kim chng.
1) Ha hn. M u vi mt li ha rng s p ng s mong i ca khn gi (v d: Sau khi
bi thuyt trnh ny kt thc, qu v s bit lm th no tng doanh thu thm 50%).
2) To kch tnh. M u bng cch k mt cu chyn cm ng hoc m t mt vn
nghim trng lin quan n ngi nghe hoc ni dung trnh by. Trong sut bi din thuyt,
nn nh cho thm vo nhng yu t kch tnh, c th dng khong lng sau khi nu ra then
cht. Thay i ging iu v m lng. Cc chuyn gia thng s dng cch din t vi
cng cao nh tc gin, thch th, bun v ho hng to kch tnh.
3) Giao tip bng mt. Khi mi bt u, hy iu chnh s tp trung bng cch quan st mt
cch bao qut tt c ngi nghe nhn din h. Nn li mi ngi t 2 n 5 giy d
on tnh cch v cm nhn thi ca ngi nghe. Khng nn ch nhn qu lt v s khng
thi gian cm nhn v c d on ban u v ngi nghe.
4) S di chuyn. Ri khi bc ng bt c khi no c th trnh s cng nhc v tip cn
vi ngi nghe nhiu hn. Di chuyn v hng ngi nghe c bit l khi bt u v lc kt
thc bi trnh by to thin cm vi ngi nghe.
5) t cu hi. Khuyn khch ngi nghe nghe bi trnh by ca mnh mt cch ch ng v
li cun vi nhng cu hi gi m mang tnh cht nh hng v cho ngi nghe c hi tr
li, hoc chia s quan im ring ca h. Thi phn ng ca ngi nghe vi cc cu hi t
ra cng nh cu tr li ca ngi nghe s gip chng ta nh gi c mc quan tm, ch

53

, hng th ca ngi nghe i vi cc ni dung c trnh by.

6) Minh ha. Mi mt ngi nghe tham gia vo cc ni dung trnh by ca mnh bng cch
ngh ngi nghe a ra v d hoc trc tip mi ngi nghe th hin cc tnh hung ng vai
(V d, ti s ch cho cc bn thy cch p dng bn bc trong quy trnh u i khch hng,
nhng ti cn mt ngi nghe tnh nguyn ln ng vai khch hng).
7) S dng cc sn phm mu lm phn thng, qung co. Kh trnh by mang tnh
cht qung co mt sn phm no , hy cn nhc n vic dng mt s sn phm mu
thuwng cho khch hng v cho khch hng c hi dng th.
8) S dng hnh nh. Dng nhiu hnh nh a dng trnh by cho mt ni dung nht nh,
ng qun ghi ln bng nhng thc mc hay cc mi quan tm ca ngi nghe lin quan n
ch trong sut qu trnh ni th hin s tn trng ngi nghe v nu c th gii thch v
tr li th ln lt tr li hay lm r cc thc mc .
9) Li ch c nhn. R sot ton b bi thuyt trnh m bo rng n p ng c nhu cu
c nhn ca ngi nghe. Nn nh rng ngi ta thng quan tm nht n nhng g c ch cho
h.
Chun b phn kt lun
Khi trnh by, khng t ngi vi v kt lun bng nhng li khng c ngha
m qun rng ngi nghe thng rt quan tm n nhng li kt ca bi thuyt trnh.
Nhng li kt n tng thng gip ngi nghe nh lu hn. Chnh v vy, ngi thuyt
trnh nn dnh nhiu thi gian chun b mt li kt n tng c th t c hiu qu
thuyt trnh cao nht. Mt kt lun hiu qu thng t c ba tiu ch sau:
- Tm tt ch trng tm ca bi thuyt trnh mt cch r rng, ngn gn.
- li cho ngi nghe nhng cm xc c th v ng nh.
- Th hin r nhit huyt, quan im, hy vng hay li ku gi ngi nghe.
Mt s ngi thuyt trnh thng kt thc mt cch thiu thuyt phc vi nhng
cu ni nh Ti ngh l tt c nhng g m ti mun ni hay l l tt c nhng g
ti mun chia s trong bi thuyt trnh hm nay. Nhng li kt nh th th hin rt t s
nhit huyt v khng phi l mt ci kt m ngi nghe mong i. Nhng nh thuyt trnh
c kinh nghim thng kho lo bo cho ngi nghe bit l h ang kt li bi din
thuyt. H s dng nhng cm t nh Tm li,, sau ngay lp tc i thng vo
phn kt.
Mt kt lun r rng nn im li nhng nt chnh v nhn mnh vo nhng g m
ngi nghe cn lm, nn suy ngh, hay cn ghi nh. Trong mt s trng hp c th ni
kt thc bi thuyt trnh ny, ti xin nhc li mc ch chnh, hay Tm li, mc
ch chnh ca bi thuyt trnh ny l, Nh vy, vn chnh c trnh by hm nay
tp trung trong ba ni dung (1) l (2), v (3) l.

54

Phn kt thc c th coi nh mt im sng cho bi thuyt trnh. Do , cn cung

cp nhng thng tin ct li c gi tr c ghi nh v c tnh cht gi m ngi
nghe c th c c hi pht trin. im ct li ca bi thuyt trnh chnh l gi tr ca n
i vi ngi nghe v nhng ch li m ngi nghe nhn c khi nghe bi thuyt trnh.
Tt c nhng gi tr ca bi trnh by s c nhn mnh li phn kt thuyt phc
ngi nghe v li trong tm tr ca ngi nghe.
Hp 4.3: Cc cng vic chun b cho bi thuyt trnh
Sn sng
- Xc nh mc tiu. Quyt nh iu mun ngi nghe tin, ghi nh, hay lm theo
sau khi kt thc bi thuyt trnh.
- Phn tch khn gi. Cn nhc lm cch no lm cho thng ip a ra ph hp
vi kin thc v nhu cu ca khn gi.
To li m u
- Tng tc vi ngi nghe. Thu ht s ch ca ngi nghe bng cch m u
vi mt li ha, cu chuyn, thc t gy sc, mt cu hi, li trch dn, mt vn lin
quan, hoc mt chuyn ci no .
- Chuyn tip gia cc on. Gia cc chnh cn cu chuyn ni phn trc
v phn sau. S dng cc mnh quan h hiu th s chuyn v d nh: u tin,
th hai, sau , mc d vy, tri ngc vi n l, v.v..
- Chun b sn cc ti liu d phng. Sn sng khi c hi thm cc thng tin
bn ngoi v cc ti liu h tr trong trng hp cn nhiu thi gian.
C cu li kt
- Xem li cc chnh. Nhn mnh cc chnh mt ln na phn kt lun
ngi nghe ghi nh.
- Cung cp cc im nhn quan trng. Lm cho ngi nghe hiu tm quan trng
ca nhng thng tin c cung cp cng nh cch s dng thng tin , kt thc bng
cch nhn mnh mt li ch no hoc gi m suy ngh ca ngi nghe.
Thit k cng c h tr hnh nh
- La chn phng tin truyn ti. Xem xt k tng mt tt v xu ca mi
phng tin.
- nh du chnh. Ch s dng hnh nh minh ha nhng khi nim chnh.
Lm cho cc khi nim ny tr nn ngn gn, n gin v d hiu
- C gng thay du dng bt c khi no c th. S dng bng biu, khung thi
gian. thay th cho du dng khi ph hp.
- Chng minh bn thn. Th hin s ng tin cy bng xc nh v tr, chuyn
ngnh, hc vn hay bng cp ca mnh trc khi trnh by.
- a ra chnh. Gii thiu ch v tm tt cc ni dung chnh s trnh by.

55

C cu thn bi
- Pht trin t 2 n 4 chnh. Sp xp ch c th tp trung vo cc vn chnh.
- Sp xp cc ni dung mt cch lgic. Sp xp ni dung theo th t thi gian, t
quan trng nht t quan trng nht, trong s so snh v i lp, hoc qua theo nhng
cch khc mt cch logic v ph hp nht.
- S dng thnh tho cc phng tin h tr. Giao tip vi ngi nghe mt cch
ch ng, trnh bin mnh thnh mt phng tin truyn ti. Hy din t theo cch ring
ca mnh v s dng thnh tho cc phng tin h tr.
Pht trin bi thuyt trnh a phng tin
- S dng thnh tho cc chng trnh. Hc cch s dng cc chng trnh
thit k bi trnh by, bit cch tn dng cc phng tin truyn ti thng tin mt
cch hiu qu nht.
- La chn mu nn ca bi thuyt trnh ph hp vi nh sng trong phng.
Xem xt s hi ha gia mu nn v mu ch cng nh sng em li hiu qu tt
khi trnh chiu slide.
- Kt hp cc phng tin khc nhau gip truyn ti thng ip. S dng cc
hnh nh ng ph hp v cc ng dn gip cho bi trnh by thm th v v c kt
ni vi cc phn c lin quan cc ti liu h tr khc.
- Lm th nh cho cc chnh. Ghi li ngn gn ton b chnh ca bi trnh by
v mi slide tp thuyt trnh. Tuy nhin, khng c c t th ghi nh ny khi
thuyt trnh trc ngi nghe
- Duy tr s kim sot. ng phn trnh chiu p o v lm ngi thuyt trnh
b lu m. C gng gn kt vi khn gi bng cch s dng cc phng php khc nhau
lm sinh ng cc ni dung thuyt trnh.
4.3. K thut xy dng quan h vi ngi nghe
Cc nh thuyt trnh chuyn nghip thng rt quan tm n vic to dng mi lin
h vi ngi nghe thng qua cc cch nh: s dng hnh nh mt cch hiu qu, dn dt
bng li, v s dng ngn ng hnh th mt cch c mc ch. Cc phng php ny th
hin c c th nh sau:
Hnh nh ha vn mt cch hiu qu
lm cho bi thuyt trnh sinh ng hn v tng s thu ht ngi nghe, nn hnh
nh ha vn mt cch thc t v ng tin cy. Mt s cch sau y nn c s dng
hnh nh ha cc ni dung trnh by ty thuc tng ng cnh c th khi trnh by:
- Pht hin s tng ng. Pht hin ra nhng nt tng ng trong cc s vic khc
nhau c th lin h vn mnh ang ni vi mt vn rt i thng bi trnh
by tr nn gn gi v d hiu hn.

56

- S dng cc php n d. So snh vn mnh ang trnh by vi nhng s vt hin

tng gn gi trong cuc sng mt cch trc din hn.
- S v von. L s i chiu v s dng cc t nh hay ging nh. V d, c y
vui nh mt ngi va thng x s vy.
- S dng cc mu chuyn c nhn. Khng c g c th kt ni chng ta vi ngi
nghe nhanh hn nhng mu chuyn ca bn thn.
- S dng cc s liu c th dn chng. Mc d thng khng nhng trong
thc t cc con s lun d dng c ghi nh c bit l khi chng lin quan trc tip n
ngi nghe. Do , khi thuyt trnh c th n gin ha v s liu ha cc s kin.
- Kch tnh ha bi trnh by bng cch a ra iu ti t hoc l tt nht. Trong
thuyt trnh c th s dng nhng cnh bo v iu ti t nht c th xy ra nhn mnh
tm quan trng ca mt vn no v gy n tng vi ngi nghe.
Ch dn bng li thng qua nhng cu chuyn tip
Khi thuyt trnh chng ta cn lun nh rng ngi nghe ca chng ta khc vi
nhng ngi c bo co. Nhng ngi nghe khng th kim sot vic chuyn slide v lt
gi li cc trang trc xem li chnh dn n d dng lc khi bi thuyt trnh mt
cch d dng. Chnh v vy, khi thuyt trnh cn lu n vic gip ngi nghe theo di
c b cc v cc chnh ca bi thuyt trnh qua cc thng ip v s ch dn bng li.
Cc thng ip ch dn bng li gip ngi nghe d dng theo di bi trnh by thng l
cc cu gii thiu trc ni dung nh nh hng ngi nghe; tm tt ni dung chnh
va trnh by; v nhng cu chuyn tip dn dt t phn ny sang phn khc:
- Gii thiu trc: trc khi bt u gii thch v trnh by chi tit mt vn no
, cn c nhng li gii thiu nh hng ngi nghe.
- Tm tt: Sau khi trnh by chi tit ni dung vn no , cn tm tt li chnh
nh mt ln nhc li ngi nghe d nh ni dung trnh by ca mnh v chun b tm
th chuyn sang phn khc.
- Chuyn hng: chuyn sang mt ni dung mi, chng ta cn s dng cc cu
chuyn gip bi trnh by ca mnh tr nn mm mi v lin mch hn. V d, T ny
n gi chng ta ton ni v; gi hy chuyn sang hoc Adam- Smit a ra
quan im rng, nhng mt cch nhn khc c th ni l Hoc c th ci thin bi
thuyt trnh bng cch thm nhng t ni thch hp nh th nht l, th hai l, tip theo,
sau , bi vy, hn na, mt khc, ngc li, v tm li
Nhng thng ip khng li
Mc d khi thuyt trnh nhng g c ni ra l rt quan trng, nhng nhng thng
ip khng bng li m ngi thuyt trnh th hin cng c nh hng mnh m v c
bit quan trng n s tip thu v li cun ngi nghe. Ngi trnh by c th th hin cc
thng ip khng bng li qua nh mt, s di chuyn, cch th hin tay, ming hay nhng

57

ci nhu my, nhng hnh ng v tnh hay c thc. Tt c nhng c ch, hnh ng ca
ngi thuyt trnh u l nhng thng ip khng bng li m ngi nghe c th gii m
theo ngha ny hoc ngha khc.
c c nhng thng ip khng bng li ph hp v h tr tch cc cho bi
trnh by, ngi thuyt trnh cn phi lu nhng im sau y:
- Trng tht p ! D thch hay khng th ngi thuyt trnh vn b nh gi bi hnh
thc v v bn ngoi. Trong tt c cc dp tr nhng bui thuyt trnh nh trong nh, hy
c gng lu n cch n mc v chn nhng b trang ph ph hp th hin mt phng
cch chuyn nghip. Theo kinh nghim thc t, ngi thuyt trnh tt l ngi n mc
chnh t t nht l cng phi bng hoc hn ngi n mc p nht trong phng.
- Nn c th mm mi v linh hot. Ngi thuyt trnh c tc phong nhanh nhn
th hin s nhit tnh trong bui thuyt trnh thng c nh gi rt cao. Mun vy khi
thuyt trnh hy th lng c th v s dng cc c ch mm mi, t nhin mt cch ph
hp lm ni bt cc ni dung thuyt trnh. Trnh s dng nhng ng tc cng nhc
hoc lp i lp li khng c ngha hoc c ngha i lp vi ni dung trnh by. Hy
nh rng khi ngn ng khng bng li mu thun vi ngn ng bng li th ngi nghe
lun tin vo ngn ng khng bng li.
- Cn trnh by mt cch ch ng da trn nhng t kha quan trng c tnh cht
nh hng. Khi thuyt trnh trnh c giy hay c nhng g c ghi li trn bn
tho m hy ni mt cch thoi mi, ch ng v t nhin. Hy s dng cc t kha trn
slides hoc trong giy ghi nh lm gi cho v nh hng ni dung trnh by.
- Thay i ng iu v s dng khong lng. Hy chia cc ni dung trnh by thnh
nhng phn nh v thay i ng iu, m lng cng nh nhp ni ph hp vi tnh
cht v ni dung ca tng phn. Nn s dng Khong lng trc v sau mt quan
trng cho php ngi nghe c thi gian tip nhn tng ca bn.
- Ri khi bc ng. Khi thuyt trnh nn trnh vic ng im ti bc. S di chuyn
gip cho ngi thuyt trnh trng t nhin v thoi mi hn. Do , trong qu trnh thuyt
trnh nn quan st v chn mt vi ch trong phng di chuyn ti. K c khi phi ng
gn vi cc thit b tr gip hnh nh, thi thong hy ri xa chng di chuyn gn ti
ngi nghe v gip ngi nghe c th nhn thy c ngi v cm nhn c s nhit tnh
ca ngi trnh by.
- a dng ha cc biu cm khun mt. Ngi thuyt trnh nn bt u bi trnh by
vi mt n ci nhng hy thay i biu cm trn khun mt sao cho ph hp vi suy
ngh v ging ni v ni dung trnh by. Ngi thuyt trnh c th lc u t s khng
ng tnh, o mt cho thy s coi thng, nhn hng ln ch s ch dn, hoc
nhn my th hin s quan tm hay khng c hng th

58

 s dng tt ngn ng khng bng li, ngi thuyt trnh cn tp luyn trc.
C th nh mt ngi c kinh nghim nghe v xem mnh tp luyn a ra nhng gi
hay li khuyn trong khi luyn tp. Nu khng tm c ngi gip, hy tp trc gng
hoc ghi hnh li phn luyn tp ca mnh v xem li nh gi nhng hnh vi khng li
trong on ghi hnh v rt kinh nghim dn.
Chun b cc h tr hnh nh v thuyt trnh a phng tin
Trc khi thuyt trnh trong kinh doanh, hy ngh n cu ngn ng: Ni vi ti,
ti s quen. Cho ti thy, ti s nh. Lin h n nhng iu lin quan, ti s hiu. Mc
ch ca ngi thuyt trnh l lm cho ngi nghe hiu, nh v lm theo nhng g ngi
thuyt trnh ni. lm cho ngi nghe thy hng th v b cun ht, hy b sung vo
bi thuyt trnh nhng hnh nh sinh ng. Mt s chuyn gia khng nh rng 85%
lng kin thc c ghi nh l nh hnh nh. Do , mt bi thuyt trnh c s kt hp
vi cc h tr hnh nh s d hiu v c nh lu hn so vi nhng bi thuyt trnh thiu
i s h tr ca hnh nh.
H tr hnh nh l cng c c bit hu dng vi nhng ngi thuyt trnh cha c
nhiu kinh nghim bi l ngi nghe s tp trung s ch vo cc hnh nh trong bi
trnh by m gim s ch vo ngi ni. Tuy nhin, nhng din gi c kinh nghim li
c gng ht sc khng b che khut hay lm lu m bi hnh nh. Mc d vy hu ht
cc thuyt trnh gia u ng rng: s dng hnh nh trong bi trnh by s gip kch
thch tr nh cu ngi ni, khin ngi ni t tin, bnh tnh hn khi thuyt trnh.
Ngy nay c rt nhiu phng tin h tr hnh nh gip cho bi thuyt trnh tr
nn phong ph hn. Tuy nhin, mi phng tin u c nhng u nhc im nht nh.
Hnh 4.3 di y lit k ra nhng u nhc im ca mt s dng h tr hnh nh c th
gip chng ta cn nhc v la chn phng tin h tr hnh nh ph hp nht cho tng
ni dung thuyt trnh. Ba dng ph bin nht l trnh chiu a phng tin, s dng my
chiu, v ti liu pht tay.
- Trnh chiu a phng tin. Vi cc chng trnh phn mm tin tin nh
Microsoft PowerPoint, Apple Keynote, Lotus Freelance Graphics, Corel Presentations, v
Adobe Presentor hay Adobe Ovation ngi thuyt trnh c th to ra nhng bi thuyt
trnh linh hot v sng ng vi my tnh c nhn ca mnh. Thnh qu ca nhng
chng trnh ny thng c trnh by trn mn hnh vi tnh, mn hnh ti vi, mn hnh
LCD (tinh th lng), hay l tm mn chiu. Vi mt thit b chuyn dng v tin tin,
ngi thuyt trnh c th to ra mt bi thuyt trnh a phng tin bao gm m thanh ni,
nhng on phim video khin cho bi thuyt trnh tr nn sng ng v hp dn hn.
- S dng my chiu. Din gi c kinh nghim thng chun b cc loi slide khc
nhau dng cho my chiu cng vi my tnh hoc my chiu dng vi giy hoc phim 3M
phng trng hp trc trc k thut. D dng loi my chiu no, cng cn ch

59

ng trnh sang bn cnh my chiu khng che lp tm nhn ca ngi nghe v khng
bng hnh ca mnh hin trn mn hnh.
- Ti liu pht tay. Ngi trnh by c th b sung v lm ni bt bi thuyt trnh ca
mnh bng vic pht thm nhng tranh nh, dn , cc sch thng tin nh, cc bi bo,
biu , bn tm lc hoc cc ti liu b sung khc cho ngi nghe. Khi s dng cc ti
liu pht tay, cn chn thi im thch hp cho vic pht ti liu. Nu phn pht trong khi
ang thuyt trnh, ti liu ca c pht c th lm ngi nghe mt tp trung, khin ngi
trnh by mt kh nng kim sot tnh th.
- Ghi chp ca din gi. C rt nhiu cch khc nhau in bi thuyt trnh thnh bn
cng. V d, c th in slide di dng take note c th c khong trng ghi li nhng
li gii thch cho cc chnh/hnh nh c th hin trn slide trong mt trang giy.
Nhng bn in nh ny rt tin dng tp luyn trc khi trnh by cng nh cung cp
cho nh ti tr hoc ngi nghe mt bn tm tt ni dung thuyt trnh.
Hnh 14.3: u im v hn ch ca cc phng tin h tr hnh nh
Phng tin
u im
truyn t
Trnh chiu a phng To s trnh by chuyn nghip vi nhiu
tin
mu sc, tranh nh, ha, v phng ch
khc nhau. D s dng v lu chuyn qua
cc thit b lu tr lu ng, ti v t
trang web, hoc nh km trong th in
t. Khng tn km khi cp nht ti liu
cng nh chun b bi trnh by.
S dng my chiu
To s trnh by chuyn nghip m khng
tn nhiu cng sc. D dng chun b, d
cp nht v bo qun, d lp t cc thit
b lin quan, v c th ch ng hn ch
bt thng tin mi ln chiu.
Ti liu pht tay
Khuyn khch s tham gia ca ngi
nghe. D dng lu gi v cp nht. D
dng gi nh li v ngi nghe c th gi
li ti liu.
Bng xoay hoc bng a ra mt la chn sn c hu ht cc
trng
a im. D dng thit k, chnh sa
ngay ti ch, ghi chp li nhng nhn xt
hay thc mc t pha ngi nghe, v c
th kt hp vi cc thit b hnh nh cng
ngh cao khc trong cng mt bi thuyt
trnh.
Bng ghi hnh
a ra mt s th hin chnh xc v ni
dung; th hin s s chun b l lng ca
ngi thuyt trnh.
Cc vt trng by
To ra s im nhn v tng tnh thc t
ca ni dung thng ip. Kch thch s
tham gia ca ngi nghe do c quan st
c th hn.

60

Hn ch
S d lm ngi nghe phn tn,
thiu tp trung vo chnh do b thu
ht bi hnh nh ng. i hi phi
c nhng thit b trnh chiu tn
km v k nng s dng phng
tin hin i ca ngi thuyt trnh.
L phng php li thi i vi mt
s ngi nghe. Khi s dng, ngi
ni b ph thuc vo thit b. Kh
khn trong vic ti s dng cc
tranh nh v th.
Tng ri do ro ti liu ca din gi
b sao chp tri php. C th gy
kh khn trong vic vn chuyn. C
th khin ngi nghe mt tp trung
Yu cu phi c kh nng vit r
rng v v p. Kh quan st vi
lng ln khn gi. Cc bng xoay
c chun b trc c th gy
vng vu khi vn chuyn v s b
m dn sau nhiu ln s dng.
C th c li v nh dng bng ghi
hnh khi khng ph hp vi my
tnh. Tn km v kh cp nht.
Ngi trnh by phi chun b nhiu
hn v tn km v chi ph vn
chuyn v cng nh chi ph thay th
cc vt dng b hng. Ch ph hp
vi nhm ngi nghe nh.

4.4.Th hin ni dung v hon thin bi trnh by

Sau khi sp xp xong bi pht biu v chun b v mt hnh nh tc l sn sng
chuyn ti ni dung n ngi nghe. Cn t tin v tr nn chuyn nghip hn nu s
dng nhiu phng php v k nng truyn t ni dung, c trc, trong v sau khi
thuyt trnh.
Chn phng php chuyn ti ni dung
Mt bo co vin khng c kinh nghim thng phi nh ton b bi bo co
t c hiu qu. Tuy nhin, nu khng phi l mt ngi trnh by c kinh nghim th
vic nh ton b bi trnh by s khin ngi trnh by tr nn cng nhc v khng t
nhin. l l do ti sao khng nn ghi nh ton b bi bo co bng li m ch cn ghi
nh nhng phn quan trng phn m u, phn kt thc, nhng trch dn quan trng
to n tng mnh m khi thuyt trnh. Nhiu ngi khng th ghi nh ton b ni dung
ca bi thuyt trnh chuyn sang c t bn vit tay. Lm nh vy s khin ngi nghe
nhm chn v cho thy rng ngi trnh by khng nm chc ch , ngi nghe s mt
tin tng vo kh nng chuyn mn ca v nng lc trnh by ca ngi thuyt trnh. Vic
c nh vy cng lm ngi thuyt trnh khng th giao tip bng nh mt, khng th
thy phn ng ca ngi nghe cng nh khng ghi nhn c nhng phn hi.
Ghi nh ton b hay c li t bn vit tay u khng em li s thuyt phc cho
bi thuyt trnh. Phng n tt nht l trnh by theo ng khu, nht l khi bn dng bn
bo co in t nh powerpoint. Thuyt trnh ng khu (ty ng) ngha l ni mt cch t
do, hu nh khng dng cc ghi nh sau khi thuyt trnh cng nh khi nhc li. C ngha
ngi thuyt trnh s bnh lun trn bn bo co in t, iu ny cho thy ngi thuyt
trnh chun b v tp trnh by bn bo co ny nhiu ln. Powerpoint hay cc phn
mm thuyt trnh thay th nhng li nhc hay ghi nh truyn thng, c cc ghi nh
hay bn vit tay ngoi bn bo co in t s lm cho ngi thuyt trnh mt tn nhim.
Nu trnh by khng dng powerpoint, ngi thuyt trnh c th dng cc th ghi
nh hay cc gch u dng nhng cu cht, nhng chnh, nhng trnh c t nhng bn
vit tay. Hy chun b v luyn khng dng th ghi nh c th ni vi ngi nghe nh
th ang tng tc vi h. Nhng ghi nh khng nn ton l cc on vn hay nhng t
n l. Thay vo , nn bao gm 1 -2 cu hon chnh gii thiu tng chnh. Bn
di cc cu cht l cc gch u dng cc nh hn v minh ha. Cc th ghi nh gip
ngi thuyt trnh khng b lc v ghi nh tt hn, nhng ch khi bn tp dt bn
bo co k cng.

61

Hp 4.2: B quyt gim run khi thuyt trnh trc m ng

Mi ngi u tr nn hi hp trc khi thuyt trnh. Khi phi i mt vi nguy hin
hay th thch, c th ca mi ngi phn x bng phn ng sinh l chng li hay b
chy. Phn x sinh l ny gip tng to nng lng i ph vi tnh hung nguy
him. N cng lm ngi thuyt trnh d b kh ming, ra m hi tay, tng nhp tim v
bn chn. Phn x ny cng hng ngi thuyt trnh i n hnh ng chng li hoc
b chy. Trn thc t, ai cng c mt cm gic lo s trc khi thuyt trnh do khng th
loi b c phn x sinh l t nhin. Tuy nhin, c th lm gim bt nh hng ca n
nh cc k thut sau:
- Ht th su: Hy ht mt hi tht su lm gim nh hng ca phn x chng li
hay b chy. Ht vo v m m 10 giy, gi hi th trong thi gian 10 giy v th ra
m n 10 giy. Tp trung vo vic m trong khi ht th. C hai vic s gip ngi
thuyt trnh gim cng thng.
- Thay i suy ngh v quan im: ng cho rng vic ra m hi tay hay thy kh ming
l biu hin cho s hi hp. Hy ngh rng l s h hi, phn khch v y nhit huyt
cho bi thuyt trnh.
- Am hiu ch thuyt trnh v c s chun b tt: Hy t tin l mnh am hiu ch
bng cch ch trnh by nhng ch m mnh am hiu v thch hp vi ngi nghe.
Kim tra cc thit b h tr cn thn v c mt sm c thi gian chun b.
- T nh vi bn thn: Lun t nh rng ngi nghe l nhng ngi thn ang bn
mnh. Hn na, cc bo co vin thng trng t tin hn l h ngh.
- Ung mt cc nc: Ung mt cht nc kh ming, c bit l khi thuyt trnh
lu hn 15 pht.
- B qua tt c nhng li ni vp: ng xin li hay t th nhn s hi hp. Hy c b
qua v tip tc thuyt trnh, ngi nghe s sm qun i li .
- Cm thy t ho khi kt thc thuyt trnh: Hy ch ng c cm gic thoi mi khi kt
thc bi thuyt trnh. Hy t ho v nhng g lm c v ngi nghe s thng cho
bn nhng trng v tay v tn thng. C th mnh lc s dp tt c phn x
Chng li hay b chy v tr v bnh thng.

62

CU HI N TP
1. Ti sao vic tm hiu mong i ca ngi nghe v xc nh r mc ch bi thuyt
trnh trc khi thc hin thuyt trnh li rt quan trng ?
2. Khi chun b bi thuyt trnh, c th gim bt ni s bng cch ch ti 5 lnh vc g
?
3. phn gii thiu, c th tng tin cy ca mnh bng cch s dng hai phng php
g ? Phn no ca bi thuyt trnh m u, thn bi hay kt lun s khin ngi
nghe ghi nh nht ?
4. Ti sao ngi thuyt trnh nn thuc lng cu m u bi thuyt trnh ?
5. ng khu l g ? V sao n tr thnh cch tt nht khi thuyt trnh trong kinh doanh ?
6. Ngi thuyt trnh c th lm g s dng h tr hnh nh hiu qu ?

63

CHNG 5
K NNG XY DNG NHM LM VIC HIU QU
MC TIU:
- Lm r vai tr v cc loi nhm lm vic
- Lm r vai tr ca nh lnh nhm
- Pht trin k nng xy dng nhm lamg vic hiu qu
Mt cy lm chng nn non, ba cy chm li nn hn ni cao! l mt cu thnh
ng ni ln sc mnh ca s on kt v kt hp ca mt nhm. Cu thnh ng ny cng
rt ph hp vi cc hot ng qun l v kinh doanh. D l mt ngi qun l ti gi i
th bn cng kh m t mnh c th hon thnh mi cng vic mt cch hon ho. Hay
ni cch khc mi ngi ch c mt hoc mt vi im mnh, nu bit cch pht huy
cc im mnh ca tng ngi th c th to ra mt tp th, mt t chc c sc cnh
tranh ln. V th, trong thi i ngy nay, k nng lnh o nhm lm vic hiu qu l
mt trong nhng k nng ht sc quan trng m mt nh lnh o cn phi rn luyn
v pht huy.
5.1. Cc loi nhm lm vic
Nhm lm vic l s lin kt ca 2 hay nhiu c nhn c s tc ng qua li vi
nhau v ph thuc ln nhau nhm tha mn nhng nhu cu no ca cc thnh vin v
cng t ti nhng mc tiu nht nh ca c nhm. Nh vy, nhm lm vic bao gi
cng uc hnh thnh t c mt mc ch nht nh no nh s phi hp cng
hot ng ca t nht 2 thnh vin tr ln. Cc thnh vin ny c th l nhng ngi bn,
c th l nhng ngi ng nghip, c th l nhng ngi hon ton xa l hoc i khi l
nhng i th cnh tranh ca nhau.
Cc thnh vin ca nhm kt hp vi nhau cng thc hin mt mc tiu nht
nh ca nhm nhng li khng phi l mt php cng n thun nh 1 + 1 = 2. Bi v,
khi c s kt hp gia hai c nhn tr ln thc hin mt cng vic no th ngoi s
s kt hp ca nhng im mnh ca cc thnh vin nhm cn l s kt hp ca nhng
tnh cch khc nhau, nhng tnh cm khc nhau ca cc thnh vin . Hay ni cch khc,
khi c t hai ngi tr ln lm vic vi nhau th ny sinh cc mi quan h gia nhng
con ngi ny. V v th, nhng thnh vin c kt hp vi nhau trong nhm khng ch
thc hin cng vic mnh c phn cng nh ai lm vic ny m h cn c cc mi quan
h tc ng qua li vi nhau qua thi quen sinh hot, cc chun mc gi tr v nim tin
ca tng c nhn v ca nhm. V nhm l tp hp ca nhng ngi c cc gi tr c nhn
ring nhng thc hin mt mc tiu chung th nhm cn c cc gi tr ring ca nhm
lm chun mc cho cc thnh vin ca nhm v lm cho nhm ny khc vi cc nhm
khc. Cc gi tr c gi v vn ho nhm. Lc ny c th din ra tnh trng vn ho

64

nhm khc hoc khng ph hp vi vn ho ca mt thnh vin no trong nhm. Tuy

nhin, nhm lm vic hiu qu thng c cc gi tr c nhn tng ng vi cc gi tr
ca nhm mt mc nht nh.
C th c cc loi nhm khc nhau tu theo cc tiu thc phn loi khc nhau. Cn
c vo tnh chnh thc ho ca nhm, ngi ta chia thnh 2 loi l nhm chnh thc v
nhm phi chnh thc. Nhm chnh thc l nhng nhm c thnh lp mt cch chnh
thc bng vn bn nh cc phng ban trong mt cng ty, cc nhm thit k sn phm
hoc nhm xy dng chin lc, hoc nhm d n, nhm bn hng, nhm tip th.... ca
mt t chc c thnh lp ra thc hin mt nhim v nht nh no ca t chc v
c quyt nh thnh lp mt cch chnh thc vi s p t nht nh trong cch thc cu t
chc v qun l. Cc nhm khng chnh thc thng c thnh lp bi nhng c nhn
c cng s thch v mong mun lm mt vic g v h t nguyn kt hp vi nhau
hon thnh cng vic. Nhm ny c thnh lp hon ton t nguyn v khng cn mt
vn bn hay quyt nh thnh lp no ca cp trn hay t chc. Nhm phi chnh thc c
th l nhm bn cng nghin cu mt vn no hoc cng chi mt mn th thao
no .
Cn c vo tnh cht v thi gian tn ti ca nhm c th chia thnh nhm lu bn
v nhm tm thi. Nhm lu bn thng gn vi s tn ti lu di ca t chc v c chc
nng nhim v nhm thc hin cc chin lc pht trin lu di ca t chc. Cc nhm
lu bn thng c k n nh cc phng ban trong doanh nghip, cc x nghip, cc t
sn xut hoc t bn hng. Cc nhm tm thi thng tn ti trong thi gian ngn v c
thnh lp thc hin mt mc tiu tc thi ca doanh nghip. Sau khi hon thnh nhim
v nhm c th chuyn sang mt hnh thc hot ng khc hoc t gii tn. V d cc
nhm d n trong cng ty kinh doanh ch tn ti trong chu k d n, nhm xy dng chin
lc ch tn ti khi cng ty tin hnh xy dng chin lc, nhm nghin cu mt sn
phm A no ch tn ti n khi sn phm A ra i trn th trng.
5.2. Nhm lm vic hot ng nh th no?
Mi mt nhm lm vic u c mt c ch hot ng nht nh. C ch hot ng
ca mt nhm c xc nh da trn nhim v m nhm phi hon thnh trong mt thi
k nht nh v qui trnh lm vic c th ca nhm. Qui trnh lm vic ca nhm s ch
cho cc thnh vin trong nhm thy c mi lin h ca tng thnh vin trong nhm vi
nhau v mi lin h ca nhm vi cc thnh vin bn ngoi. Nh vy, qui trnh lm vic
ca mt nhm bao gi cng c t trong mi lin h vi cc thnh t ca mt t chc
nht nh v chu nh hng ca mi trng hot ng trong t chc .
Mt nhm hot ng tt l nhm m cc thnh vin cng hiu r mc ch v nhim
v ca nhm cng nh ca tng c nhn trong nhm c th phi hp gip tng thnh

65

vin thnh cng v c nhm thnh cng. Mt nhm lm vic tt cn c 3 iu kin quan
trng l:
- Tp hp cc ti nng c nhn: y l mt iu kin ht sc quan trng v nng lc
lm vic ca tng c nhn, kin thc v trnh ca tng c nhn c mt ngha ht sc
quan trng ng gp vo s thnh cng ca mt nhm.
- C cng mt vin cnh tng lai: cc c nhn ti nng cng lm vic tt vi
nhau cn xc nh mt hng i chung v gip tng thnh vin hiu r vin cnh tng
lai ca nhm mi ngui cng hng ti. Trong mt s trng hp, khi vin cnh tng
lai ca cc thnh vin nhm l khc nhau th s dn n tnh trng mi ngi i theo mt
hng v sc mnh ca nhm s b gim i rt nhiu.
- C mt ngi lnh o gii: Mt c nhn lnh o gii s c sc thuyt phc v
li cun rt ln nh m c th tp hp c sc mnh ca cc c nhn trong nhm.
Hn na, ngi lnh o gii s c kh nng tc ng n cc thnh vin trong nhm v
hng dn h i theo mt hng nht nh, trnh cc tc ng ngc chiu. Ngi lnh
o gii s khuyn khch v ng vin c cc c nhn pht huy ht th mnh ca mnh
thc hin cc nhim v v mc tiu chung ca nhm mt cch hiu qu nht trong s
phi hp vi cc c nhn khc trong nhm.
Bn cnh cc iu kin cn thit nh nu trn, tr thnh mt nhm lm vic
hiu qu cc nh qun l cn quan tm n 3 gic hiu qu ca nhm, l:
- Tng thnh vin ca nhm phi lm vic hiu qu: Khi cc thnh vin trong nhm
l nhng c nhn ti nng, c lm vic trong mi trng c s phi hp v on kt tt
ca nhm th ti nng s c pht huy mnh hn v ln hn. Do vy, mt nhm
lm vic hiu qu th trc ht tng thnh vin phi hon thnh tt cng vic ca mnh v
trnh tr thnh gnh nng ca c nhm.
- C nhm hiu qu. Kha cnh ny c nhn mnh nh mt c tnh to hiu qu
lm vic cho nhm thng qua s phi hp tt vi cc thnh vin khc. Hiu qu lm vic
ca tng c nhn khng ch c xem xt mc hon thnh nhim v ca c nhn anh ta
m cn c xem xt da trn s phi hp tt vi cc thnh vin khc v ng gp vo s
thnh cng ca cc thnh vin khc nh th no.
- Quan h vi cc nhm khc mt cch hiu qu. Ngoi s phi hp gia cc thnh
vin trong nhm th mt trong nhng yu t ht sc quan trng nh gi mc hon
thnh cng vic ca nhm s phi hp hiu qu vi cc nhm khc. hay ni cch khc,
cc nh qun l cn quan tm n tnh tng th khi qun l theo nhm. V d, trong mt t
chc s c nhiu nhm lm vic khc nhau v mi nhm lm vic c mc tiu ring . Tuy
nhin, tt c cc nhm lm vic u hng ti mc tiu pht trin chung ca t chc.
Mun vy, tng nhm lm vic cn c s phi hp cht ch v lin h tt vi nhau
trnh lng ph ngun lc ca t chc cng nh trnh vic mi nhm ch v mc tiu ring

66

ca nhm mnh m qun i tnh thng nht v s pht trin lu bn ca t chc hoc gy
ra nhng cnh tranh khng lnh mnh nhm gim tnh hiu qu ca t chc.
L mt nhm lm vic, cc thnh vin c th c cc gi tr c nhn khng hon ton
ging nhau. Tuy nhin t c mc tiu nht nh ca nhm th mi thnh vin trong
nhm cn phi c s tin tng, tn trng nhau v tn trng s khc bit ca cc c nhn
trong nhm. Khi t chc nhm lm vic, s phi kt hp gia cc thnh vin trong nhm
l ht sc quan trng, mun vy cc nhm lm vic hiu c mc tiu chung ca tp th,
hiu c s a dng v chuyn mn nghip v v tnh t ch ca cc thnh vin trong
nhm phi hp mt cch c hiu qu. Khi lm vic nhm c c nhng im mnh v
nhng im hn ch nht nh khin cc nh qun l phi ht sc lu c cc bin
php hn ch im yu v pht huy ti a cc im mnh trong nhm lm vic. Nu
chng ta c mt nhm lm vic tt, th c th c cc im mnh sau:
- To ra s cng hng kt hp th mnh ca tt c cc thnh vin trong nhm v
lc 1+1 s l mt s ln hn 2.
- Phn cng lao ng hp l, tit kim c thi gian v ngun lc ca nhm
- To ra khng kh lm vic vui v, khng n c
- To ra s thi ua v cnh tranh lnh mnh gia cc thnh vin ca nhm nhm
thc y s pht trin nhm
- Gip , chia s kinh nghim v c th hc tp ln nhau nhm tng sc mnh ca
tng c nhn v ca c nhm
- ....
Tuy nhin, nu nhm lm vic khng tt c th to ra rt nhiu kh khn trong trong
vic hon thnh nhim v ca nhm cng nh gip cc thnh vin t c mc tiu ca
mnh. l cc kh khn sau:
- To ra s kh nht tr v mc tiu v cch thc lm vic
- Kh ra quyt nh nhanh
- Quyn li v trch nhim b chia x dn n kh qui trch nhim v thi khng
tch cc lm vic
- To ra s cnh tranh khng lnh mnh trong nhm lm gim sc mnh ca nhm
- Kh trao i v chia x thng tin, kh lnh o
- .....
Trong mi nhm khc nhau v iu kin lm vic khc nhau, ngi lnh o nhm
gii cn phi tm ra nhng cch ph hp nht vi iu kin ca mnh pht huy cc
im mnh v hn ch cc im yu khi lm vic nhm.

67

5.3. Xy dng nhm lm vic hiu qu

Khi lm vic trong nhm, cc thnh vin ca nhm c cc ni s nh s b t chi,
s b coi l l bch hoc s b iu khin. Trong khi , tng thnh vin trong nhm li c
nhng nhu cu khc nhau nh nhu cu c nhn bit, nhu cu gy nh hng v nhu cu
c tn trng. T cc nhu cu v ni s , mi thnh vin khi lm vic nhm thng
th hin nhng hnh vi tch cc hoc tiu cc rt khc nhau nh xy dng ng minh
hoc tranh ci dnh phn thng, sng to v chia x cc tng mi hoc da dm v che
du thng tin, tch cc xy dng nhm hoc lng trnh rt lui khi nhm. L mt ngi
lnh o nhm, cn phi hiu nhu cu v cc ni s ca tng thnh vin trong nhm
nh gi v gii thch cc hnh vi ca h v c bin php tc ng iu chnh cc hnh
vi sao cho c li nht cho s pht trin lu di ca nhm lm vic v em li li ch
cho t chc. Hay ni cch khc, vic quan st v nh gi, phn tch cc hnh vi ca tng
c nhn trong nhm l ht sc cn thit i vi cc nh lnh o nhm.
Cc hnh vi c hiu qu khi lm vic nhm c th k n nh:
- Sn sng chia s thng tin, a ra tng sng to v nhng kin xy dng
- Lm r cc kin v cc d nh ca mnh, trnh a ra nhng kin hoc thng
tin kh hiu
- Kim tra tnh thc tin ca cc thng tin v tm cch lin kt cc kin khc nhau
ca cc thnh vin trong nhm
- Khuyn khch tng thnh vin ng gp cho s pht trin ca nhm
- Tn trng s ng gp v kin ca mi thnh vin nhm
Cc hnh vi khng hiu qu khi lm vic nhm l nhng hnh vi ch tn trng v
cao c nhn nh:
- Hiu thng, khng lng nghe kin ca ngi khc
- Ln n ngi khc bng cc hnh vi p o hoc gy nh hng
- Khoe khoang, thch th hin mnh
- Lng trnh hoc ch chuyn gy mu thun trong nhm
- ...
T nhng hnh vi khng hiu qu v c hiu qu khi lm vic nhm trn y, chng
ta c th tm tt mt s cc nhn t cn tr tnh hiu qu ca nhm lm vic nh sau:
- Lnh o nhm c nng lc hn ch
- Nhm khng c mc tiu lm vic r rng v cc thnh vin nhm khng hiu
ging nhau v mc tiu
- Mc tiu ca cc c nhn trong nhm l khng tng ng
- Vic nh gi kt qu cng vic ca cc thnh vin trong nhm l khng cng
bng, thung pht l khng hp l

68

- Tnh nng ng v ci m ca cc thnh vin trong nhm thp

- Qui m ca nhm l qu ln hoc
- Nhm thiu s ng h ca cp trn v lnh o trong t chc.
Ngc li vi cc yu t cn tr trn th cc nh lnh o cng d dng c th nhn
ra nhng yu t thnh cng ca nhm l:
- Cc thnh vin trong nhm hiu bit v tn trng nhau
- Hiu r im mnh v im c bit ca nhm cng nh ca tng thnh vin trong
nhm
- Cc thnh vin trong nhm cng chia x cc gi tr c th kt hp tt li ch
ca tng thnh vin v ca c nhm
- Nhm chn c ngi lnh o ph hp c kh nng to ra s cng hng ca
cc thnh vin trong nhm
Nh vy, c th c mt nhm lm vic hiu qu, vai tr khng ch dng li
ngi lnh o nhm m cn tu thuc vo cc thnh vin trong nhm. Mun c nhm
thnh cng, cc nh lnh o nhm cn:
-

Xc nh r mc tiu v k hoch thc hin mc tiu ca nhm

To ra nhit huyt ca cc thnh vin v nhng ngi c lin quan n vic

thc hin mc tiu ca nhm

Tn trng s khc nhau ca mi thnh vin trong nhm v bit cch pht huy
cc im mnh ca tng thnh vin
Coi trng s h tr v hp tc ln nhau
o to cch thc lm vic nhm cho cc thnh vin
C chnh sch v qui trnh lm vic trong nhm r rng, cng khai v to mi
trng lm vic hiu qu trong nhm
Bn cnh s n lc ca lnh o nhm, cc thnh vin ca nhm cn:
Hiu mnh, hiu ngi
Qun l tt bn thn
Pht trin k nng giao tip tt, bit lng nghe v chia x
Pht trin k nng thng lng tt
Bit cch lm vic v mi ngi v v tp th.

69

Bi tp tnh hung: D n Bc Vn
C quan X l mt n v cp tnh, qun l ngnh kinh t ln ca tnh c thnh lp t
nm 1995 trn c s st nhp 3 c quan c. Ton b c quan X c 30 cn b nhn vin
trong bin ch, ng thi cn trc tip qun l 12 doanh nghip nh nc vi tng s trn
3000 cn b cng nhn vinca tnh. Chc nng ch yu ca c quan l tham mu cho tnh
trong vic thc hin qun l nh nc i vi ngnh kinh t k thut trn a bn tnh.
Trc y vic trao i v cung cp cc thng tin gia cc cc b phn trong ni b
c quan c thc hin rt d dng bng cc hnh thc trao i trc tip. Hin nay, vi
mng li c quan phi hp tr nn rng ln, vi cc knh phc v ngy cng m rng,
vic trao i cc thng tin kinh t x hi, cng nh cc thng tin cn thit khc trong ni
b c quan nh trc y dng nh khng cn hiu qu na. c rt nhiu thng tin
cn thit khng n c cc b phn chc nng, nhiu d n c phc v rt chm v
bt u c nhng li phn nn ca cc c quan phi hp v hiu qu v tc v thi
phc v ca c quan. Khng nhng th, nhiu thng tin quan trng v b mt ca c quan
khng c qun l tt v nm phn tn rt nhiu khu.
Trc tnh hnh , ban lnh o c quan t ra mc tiu l phi nng cp v ci
thin h thng thng tin ni b. Vic nng cp v ci thin h thng thng tin ny tp
trung vo vic xy dng mt h thng th in t trong ni b cng nh qun l d liu
thng tin ca c quan. Hin nay my tnh c s dng trong mt s b phn ca c
quan c bit l trong phng ti chnh k ton. Cc phng khc cng c mt s my tnh
c nhn nhng ch yu dng nh my vn bn. Mt s cn b lnh o ch cht ca
c quan cng c trang b my tnh xch tay. Tuy nhin vic s dng my tnh trong
c quan l khng qua mng, cc thng tin c nhp vo my tnh khng c chia s
cho cn b trong c quan khi cn thit.
Hin l mt cn b k thut tr va tt nghip cao hc Qun Tr Kinh Doanh (MBA)
vi chuyn ngnh Qun L D n. Hin c mt s hiu bit kh su v my tnh cng nh
cc vn lin quan n qun l d n nh: lp v s dng biu GANTT, biu
PERT, hay cc kin thc qun l vic thc hin thnh cng mt d n c th trong mt
gii hn nht nh v thi gian v ngun lc ti chnh.
Hin c chn l cn b qun l d n ny. y l mt c hi tt Hin th hin
ht kh nng ca mnh v p dng cc kin thc hc vo thc t. Hn na, trong thi
gian qua, Hin cng bt u cm thy tht vng v chn nn vi cng vic ca mnh
c quan. Cng vic ch yu ca Hin trong b phn thng tin nh b ca c quan ch yu
ch l vic chun b bo co cho trng phng k ton ca c quan. Mc d rt mun lm
vic c quan nhng Hin cng cm thy cng vic tht bun t v dng nh rt kh c
th pht huy ht kh nng ca Hin trong tnh hnh hin nay. Hin hy vng d n ny s l

70

mt bc m thc hin nhng c m ca mnh trong tng lai. Do vy Hin rt vui

v phn chn khi nhn trch nhim qun l d n ny.
Cng vic u tin m Hin thc hin khi c giao nhim v qun l d n ny l
la chn cc thnh vin ca nhm d n. Hin cho rng cc thnh vin trong nhm d n
phi l nhng ngi c hiu bit nht nh v my tnh v h hng thng tin. Hin
quyt nh ngh vi th trng c quan chn 4 thnh vin ca nhm d n bao gm: 2
nhn vin ca phng k ton, 1 nhn vin ca phng i ngoi v Hin s l trng nhm.
Hin quyt nh chn 2 nhn vin ca phng k ton l v hai nhn vin ny c kinh
nghim s dng my tnh trong vic hon thnh cc bn bo co k ton ca c quan v
phng k ton cng l mt trong nhng phng quan trng v hin ang c nhiu my tnh
nht trong c quan.
Vic Hin chn thm 1 nhn vin ca phng i ngoi tham gia d n ny l do hu
ht cc li phn nn v s c tc thng tin trong ni b c quan u xut pht t phng
i ngoi. Hn na, cc thng tin v i tc cng l mt trong cc ngun thng tin quan
trong ca c quan trong giai on hin nay. Theo Hin, nhn vin ca phng i ngoi s
l ngi hiu hn ai ht trong c quan ni c th mua cc thit b cn thit nng cp h
thng thng tin ca c quan.
Sau khi ban lnh o c quan ra quyt nh v vic thnh lp nhm d n, Hin t
chc mt cuc hp vi tt c cc thnh vin trong nhm xc nh mc tiu ca d n,
cc nhim v ch yu cng cc bc cng vic quan trng cn thc hin ca d n, lp
lch trnh d n v phn b ngun lc, d on chi ph v phn cng trch nhim ca cc
thnh vin d n trong tng giai on c th ca d n. Ni chung, Hin thc hin mi
cng vic mt cch bi bn theo cc bi ging v qun l d n c hc.
Cc mc tiu ca d n m nhm d n xc nh trong cuc hp u tin ny nh sau:
Thit lp mt h thng truyn d liu thng tin gia cc phng trong c quan qua
pht huy hiu qu ca h thng thng tin ni b.
Lp t mt h thng mng my tnh mi ngi trong c quan c th chia x
thng tin vi nhau bng my tnh.
Ci t cc phn mm gip cho mi ngi trong c quan c th trao i tin tc
cng nh nhp cc d liu thng tin chung.
Trong cuc hp ny Hin cng nhn mnh n nhim v ca cc thnh vin trong nhm
d n c th nh sau:
Gii thch cho tt c mi ngi trong cc phng chc nng ca c quan v mi
quan h ca h vi cc c nhn v cc phng ban khc trong c quan t cho h hiu
v m hnh truyn thng tin trong ton c quan.
Nhn vin ca phng i ngoi c trch nhim mua thit b v hp tc vi Hin
trong vic xy dng s truyn thng tin ca c quan

71

Hai nhn vin ca phng k ton c trch nhim ci t mng my tnh cng nh
cc phn mn c lin quan khc.
Thi hn ca d n l 2 thng. Trong qu trnh thc hin d n, Hin cho rng khng
nht thit phi bo co thng xuyn cho th trng c quan v tin thc hin ca d
n. Theo Hin, th trng c quan ch l mt chuyn gia qun l n thun v khng hiu
g v my tnh c. Hn na Hin cng mun gy n tng cho th trng bng nhng kt
qu bt ng m Hin hy vng khi kt thc d n.
Hin thc s ht mnh vi cc cng vic ca d n. Hin thng xuyn phi
lm vic 18 gi trong ngy. Hng ngy, Hin thy mnh cn phi i n c v kim tra
cng vic ca cc thnh vin trong nhm d n. i khi Hin cn phi hng dn chi tit
v c th cc cng vic phi lm cho nhng thnh vin tham gia d n v c lc Hin
gp s phn ng khng c li cho cng vic chung. Hin mong i v t nhiu hy
vng tt p vo d n ny. Do vy, Hin lun t mnh kim tra mi vic bo m
rng khng c mt sai st no c th sy ra trong qu trnh thc hin d n. Hin theo di
tin ca d n tng ngy v c gng khng mt cng on no b tc nghn hay tr
hon v bt k l do g. Hn na, Hin lun n c cc thnh vin trong nhm d n
h khi qun nhim v v dnh nhiu thi gian hn cho cc cng vic ca d n.
Hin cn lm mt thng bo gi n tt c cc phng ban trong c quan v tin
trnh v cc yu cu lin quan ti da n cng nh thi gian lp t dy cp v ci t
mng my tnh theo nh lch trnh ca d n. Khi mi vic chun b xong, Hin ngh
c quan DETICO (mt c quan cung cp thit b my tnh) c nhn vin k thut v ch
thit b n lp t theo hp ng tho thun trc. Tht khng may, chuyn xe ch
thit b v dy cp cho c quan li b tai nn giao thng, li xe v 2 cn b k thut i
theo lp t b thng. Dy cp khng th chuyn n c quan v lp t theo nh lch
trnh ca d n.
Cng vic d nh c tin hnh ngay ngy hm sau vi s ng h nhit tnh ca
c quan DETICO. Theo lch trnh, phng i ngoi ca c quan s l phng u tin trong
h thng c lp t cc thit b v dy cp. ng ngy hm , phng Marketing t
chc hi ngh thng nin vi cc i tc chnh ca c quan. y l mt hi ngh rt quan
trng khng ch cho ring phng i ngoi m cn cho c c quan. Hi ngh ny c
chun b rt k v khng th tr hon v bt k l do g v n cn th hin uy tn ca c
quan i vi khch hng.
Hin rt khng mun tin ca d n b nh tr nn thay i mt cht trong
k hoch l bt u lp t h thng mng mi t phng t chc ca c quan. Khng
nhng th, Hin cn yu cu cn b k thut ca bn cung cp phi lm thm gi kp
tin . Trng phng t chc thc s bc tc v phi li thm gi cng vi i lp t
dy cp v phi l bui tic mng sinh nht ngi bn thn ca ng ta.

72

Trc khi ci t phn mn th ton b h thng dy cp cn c kim tra rt cn

thn. Hai thnh vin trong nhm d n ca phng k ton phi hon thnh mt cng vic
quan trng v khn cp khc n on thanh tra ca b. Do vy, cng vic ca d n
ny phi gc li vi ngy.
Hin thc s lo lng v phn nn vi nhng nhn vin ca cc phng khc v
s thiu hp tc ca h trong vic thc hin d n chung ca c quan. Nhng tt c mi
ngi u ngh Hin thng cm v h qu nhiu vic, h khng thi gian hon
thnh cc cng vic chuyn mn ca h. c bit, mt s nhn vin phng k ton v
phng i ngoi ca c quan li cn phn nn v vic h qu vt v khi phi m nhn
thm cc cng vic ca nhng ngi tham gia d n m Hin la chn trong khi chng
c nhn thm mt khon th lao no.
Cui cng th ton b h thng my tnh ca c quan c ni mng mc d kt
thc mun hn so vi lch trnh l 10 ngy. H thng E-mail c hon thin v c kh
nng chia s thng tin rt tt. Khng nhng th, cc d liu thng tin cn thit chung cng
c a ln mng my tnh phc v kp thi cho cc b phn trong ton c quan.
Tuy nhin, sau khi d n hon thnh th vic trao i thng tin trong ton c quan gn nh
khng c g thay i. Cc nhn vin trong c quan rt thch h thng my tnh mi v s
ni mng ca n v thng say sa vi cc tr gii tr hn l dng trao i thng tin.
Phn ln nhn vin trong c quan vn tin tng rng vic ttrao i thng tin qua mng
my tnh l thiu chnh xc v c v nh khng tn trng ln nhau. Do , mc d h
thng mng my tnh i vo hot ng nhng khng ai thch s dng n nhn hay
gi thng tin cho ngi khc mc d h cng cho rng l cch nhanh nht.
Cu hi tho lun:
1, Theo Anh (ch) d n ny c thnh cng hay khng? V sao?
2, Hin mc cc sai lm no vi t cch l ngi lnh o nhm d n?
3, Nu c c l ngi qun l d n ny th Anh hay Ch s lm nhng g thc hin
tt hn d n ny?
4, Bi hc kinh nghim no c ch cho Anh (ch) vi t cch l ngi lnh o nhm?.

CU HI N TP
1. Vai tr ca ngi lnh o nhm l g?
2. Ngi lnh o nhm cn lm g xy dng v lnh o nhm
3. Lm th no pht trin k nng lnh o nhm lm vic

73

CHNG 6
K NNG QUN L S THAY I
MC TIU:
- Lm r s cn thit phi thay i v cc loi thay i trong t chc
- Phn tch cc bc ca qu trnh thay i
- Khng nh vai tr ca ngi lnh o i vi s thay i ca t chc
- Pht trin k nng qun l s thay i
Nh trit hc C i Hy lp trc y tng ni v s bin i khng ngng ca
s vt hin tng bng cu ni bt h Khng ai c th tm hai ln trn cng mt dng
sng!. iu ny cng c ngha rng iu duy nht khng i chnh l s thay i. Trong
iu kin kinh doanh hin nay "thay i hay l cht" l khu hiu m nhiu cng ty, t
chc v thm ch c c nhn v ang lm theo. Nhng cng ty khng c kh nng thay
i theo kp mi trng kinh doanh s b loi ra ngoi cuc chi. Do vy, k nng qun l
s thay i xy dng mt t chc lun theo kp vi mi trng kinh doanh c tm
quan trng sng cn i vi bt k mt t chc hay doanh nghip no nhm gip t chc
pht trin v ngy cng ln mnh.
6.1. Cc loi thay i trong t chc
"Thay i" trong t chc theo ngha chung nht l s phn ng vi nhng sc p
hay nhng nhu cu no ca s pht trin. Hay ni cch khc, qun l s thay i chnh
l qu trnh qun l nhng g ang din ra, dang bin i trong mt t chc, mt doanh
nghip. Cc b phn khc nhau trong cng ty s nhn nhn cc yu t thay i khc nhau.
Hn na, vic qun l s thay i c th c nhn nhn t cc gc khc nhau. Chng
hn, mt ngi c th cho rng qu trnh thc hin s thay i cn phi c qun l hon
ho, trong khi , ngi khc c th cho rng qu trnh qun l s thay i c th c
nhng sai lm v khng c iu g l hon ho. Cng ty c th hc t nhng sai lm
lm tng kh nng linh hot v thnh cng lu di hn trong tng lai.
Nhng nhn t thc y qu trnh thay i thng n t mi trng bn ngoi ca
t chc hoc doanh nghip nh s pht trin ca khoa hc, s vn ng khng ngng ca
cuc cnh tranh trong nc v quc t, s thay i ca cc chnh sch v qui nh ca Nh
nc, hay s thay i trong nhu cu v th hiu ca khch hng.. iTng khi , cc nhn
t km hm s thay i li thng l nhng yu t bn trong t chc, nh con ngi vi
thi quen, thi v hnh vi cng nh mong mun duy tr nhng g h quen thuc,
hoc c cu t chc vi nhng l li lm vic quan liu hay cng c th l yu t vn ha
ca cng ty c th hin thng nhng qui nh khng cn ph hp vi thc t kinh
doanh....

74

Ni v cc loi thay i cng c nhiu cch phn loi khc nhau tu theo cc cn
c khc nhau. Cn c vo mc nh hng ca s thay i i vi s pht trin ca t
chc ta c th tht ba loi thay i khc nhau, l:
- Thay i c tnh pht trin: l nhng thay i c tnh cht hon thin. c
th l s hon thin v k nng, v phng php hay cc iu kin kinh doanh khi m n
cha t c mc mong mun. Do vy cn hon thin hn c kh nng thc hin tt
hn hoc t c kt qu cao hn. iu ny gip cng ty chuyn mnh v bc sang mt
thi k pht trin mi thun li hn, mnh m hn..
- Thay i c tnh cht qu : l s thay i c thc hin t c s
pht trin dn v chm ca cng ty. V d nh nhng phng php qun l mi c p
dng, hoc thay i c cu t chc do nhu cu st nhp cng ty, .... Loi thay i ny i
hi nhiu bc qu , nhng bc ny khng th lm mt ln v c th c coi nh
nhng th nghim gip ng ty chuyn dn sang nhng trng thi mi.
- Thay i c tnh cht bin i: y l thay i c bn nht. l nhng thay i
trong nhn thc, nim tin. Hu ht cc yu t nh hng n loi thay i ny u kh
kim sot. Loi thay i ny i hi cc nh qun l phi b qua s qu "trung thnh"
tuyt i vi tn ch mc ch, vn ha, hoc phong cch lnh o vn c ca cng ty.
Ngi ta cn c th phn loi cc thay i da trn tiu thc phm vi v mc
ch ng ca con ngi trong vic t chc nhng thay i . Vi cch phn loi ny cc
thay i c th c phn lm 4 loi (hnh 3.2): nhng thay i mang tnh iu chnh,
nhng thay i mang tnh thch nghi, thay i mang tnh ti nh hng v nhng thay i
mang tnh ti to.
Hnh 3.2: Cc loi thay i phn theo phm vi v tnh ch ng ca con ngi.
Tnh tng dn
Tnh chin lc
Tnh d on

iu chnh

Ti nh hng

Thch nghi

Ti to

Tnh phn ng

- Thay i c tnh iu chnh l nhng thay i c tnh tng dn c thc hin

theo k hoch xc nh. Nhng thay i ny c thc hin nhm tng tnh hiu qu ca
cng vic ch khng phi l phn ng li mt vn mi pht sinh ngay lp tc.
- Thay i thch nghi l nhng thay i c tnh tng dn c thc hin phn
ng li mt s kin hoc vn no t bn ngoi nh cc hot ng ca i th cnh
tranh, s thay i ca nhu cu khch hng... i hi t chc phi phn ng li m khng
ko theo s thay i c bn rng khp t chc.
75

- Thay i ti nh hng: l nhng thay i mang tnh chin lc c thc hin

c th n u c vi nhng s kin hoc thay i ca mi trng bn ngoi trong
tng lai. Nhng thay i ny ko theo s chuyn hng c bn ca t chc v thng
khng ph v hon ton b khung ang tn ti ca t chc.
- Thay i ti to l nhng thay i mang tnh chin lc cn thit phn ng li
s thay i ca cc yu t bn ngoi. Nhng thay i ny thng i hi s tch ri dt
khot vi qu kh v em n s ph v c b khung ang c ca t chc.
Cc nh qun l cn xc nh nhng loi thay i no l cn thit cho mt t chc
trong nhng thi k nht nh. Khi cn hon thin v lm tng hiu qu lm vic da trn
nhng ci hin c th cn n cc thay i c tnh cht pht trin. Khi cn thit lp cc h
thng tm thi th cn nhng thay i qu . Khi cn pht trin nhng h thng mi, gi
tr mi th phi thc hin nhng thay i c tnh cht bin i. Vi mi mt loi thay i
cn c nhng s u t thch ng cng nh nhng cch thc qun l rt khc nhau tu
iu kin v mi trng kinh doanh c th ca tng t chc.
xc nh loi thay i no l cn thit, cc nh qun l cn cn nhc v tr li
cc cu hi sau y:
Chng ta mun i n u?
Hng i m chng ta chn c thc s l cn thit hay khng?
Chng ta ang hng ti mt mc tiu ngn hn hay di hn?
Chng ta c mong mun c s thay i lin tc khng?
Chng ta s tip nhn s thay i n mc no?
Ci g s xy ra nu chng ta khng thay i?
Vic xc nh nhng thay i cn thit cho t chc cng chnh l vic xc nh tm
nhn hay hnh nh tng lai ca t chc . Hnh nh y c th ch n gin l vic hon
thin nhng ci c, hoc c th l mt ci g mi hon ton m n cha thc s r
rng ngay by gi, nhng chc chn l s khng ging nh hnh nh hin ti ca cng ty.
6.2. Khi no cn thc hin nhng thay i
Sau khi nhn ra nhng ng lc v nhng sc p khin t chc cn thay i, cc nh
qun l cn phi tr li cu hi l khi no t chc mnh bt u phi thc hin s thay i?. V
c bn th cc t chc c th tin hnh s thay i ngay c khi mi th ang din ra tt p,
hoc khi ang phi ng u vi nhng mi e da v khng hong s din ra.
Trn thc t, ngi ta c th d bo trc cc sc p ca s thay i v lc m
thay i s din ra. Vic ln k hoch thc hin thay i mt cch ch ng c th coi
nh mt phn ca cng tc chun b cho tng lai ca cng ty. Mt t chc khng thc
hin nhng thay i mt cch thng xuyn, th c th d dng gp nguy him trc
nhng bin ng ca mi trng kinh doanh. Nh vy, c th ch ng thay di th
ngy c khi t chc ang pht trin v cha c s e do nghim trng no n cc cuc

76

khng hong th t chc phi ngh n nhng thay i mang tnh cht hon thin
ch khng phi khi gp cc e do qu nghim trng mi ngh n s thay i. C th c
kin cho rng qu trnh thay i s d dng hn khi cng ty ang trong tnh trng
khng hong, khn cp v lc vic sng cn ang trc mt, tt c mi ngi u
nhn ra rng khng cn cch no khc l c nhng thay i v h s d dng ng h s
thay i. Tuy nhin, thc t cc cuc khng hong ch ra rng y l thi im t hiu
qu nht cho s thay i. Do vy, cng c nhng quan im khc cho rng nhng thay i
nn c a ra khi cng ty d bo trc thy nhng kh khn. y dng nh cng l
mt nghch l, bi v thc hin s thay i khi "s kin" cha xy ra cng ht sc kh
khn v mi ngi d e ngi v phn i, dn n kh c th huy ng tim lc ca n v
thc hin s thay i.
tr li cu hi Khi no nn thc hin s thay i? cn mt s nhy bn v
tinh tng v thi im v kh nng nm bt c hi ca cc nh lnh o. C nhiu ngi
thng c tm l tr hon v ch i rt lu mi thay i, c ngwif li rt hp tp v vi
vng bt u thay i. C hai trng hp qu sm hay qu mun ny u khin qu trnh
thay i din ra kh khn hn v km hiu qu hn. Mt nh lnh o gii l ngi bit
la chn ng thi im khi t chc ca h nn thc hin s thay i v c kh nng
thc hin i . Thc t th khng phi lc no hai kha cnh ny cng i lin vi nhau
v v vy y chnh l mt th thch ht sc quan trng i vi cc nh lnh o.
6.3. Phng thc thc hin s thay i
Sau khi xc nh cc thay i cn thit v la chn c thi im thay i,c c nh
lnh o cn tr li cu hi lm th no thc hin s thay i? hay t chc nn thc
hin phng thc thay i no cho c hiu qu nht. tr li cu hi ny, cc nh lnh
o cn quan tm n nhng vn sau:
Vn th nht l tc . gii quyt vn ny i hi cc nh lnh o tr li
hng lot nhng cu hi nh:
- S tn bao nhiu thi gian lp k hoch v cc chng trnh thay i?
- S thay i s din ra bao lu?
- Cn tin hnh cc loi thay i no v b phn no trong t chc?
- Qu trnh iu chnh v sa i cc th nghim s din ra nh th no?
- Nu thc hin thay i qu nhanh hay qu chm th s c tc ng g n t chc?
Vn th hai l phm vi s thay i. Vn ny ph thuc vo tm nhn v qui
m ca nhng thay i cn thit phi din ra trong t chc. gii quyt cn ny cc
nh lnh o cn tr li cc cu hi nh:
- Liu nn bt u thay i trong phm vi nh sau s m rng dn hay nn bt
u t phm vi ln ngay?
- Nu cn lm th, th nn lm th u v vi ai?

77

- C nn lm th ni d ginh thng li nht hay khng v l ni no, lnh vc

no? ...
Khi quyt nh bt u thay i trn phm vi ln th vn tip theo ny sinh l
chiu su ca s thay i. Lc ny cc nh lnh o cn tr li cc cu hi
- Cc thay i cn thc hin nhng b phn no ca t chc.
- Cc thay i s c din ra ng thi hay tng bc mt?
- Tc ng ca nhng thay i ny nh th no n cc lnh vc khc nhau ca t
chc? Liu c gy ra nhng ri ro no trong qu trnh thay i khng?
- Cng ty s tip nhn v hp thu c mc no khi cc thay i din ra?
Vn tip theo l tnh cng khai ca qu trnh thay i. gii quyt vn tnh
cng khai, cc nh lnh o cn tr li cu hi nh:
- S thay i c nn c cng b rng ri hay khng?
- Ai s c bit v nhng thay i ny v mc n u?
Trn thc t i khi cng b rng ri v s thay i c th to ra s hp dn li cun
mi ngi, khin mi ngi nhit tnh ng h s thay i. Tuy nhin, khi cng b ri
th s rt kh linh hot v iu chnh cc k hoch thay i. Mt s nh lnh o khc li
cho rng cn phi thay i trong "im lng", khng cn s thng bo qung co rng khp.
iu ny cho php t chc kim sot c nhng phn ng tiu cc, rt kinh nghim t
nhng sai lm c th sy ra. Vn l ch cn xc nh mc cng khai ca nhng
thay i ny nh th no v i tng c bit n s thay i trong t chc.
Mt vn na cn quan tm l cc cu trc ng h s thay i. Ni mt cch
khc, cc nh lnh o cn xc nh r mc u tin ca cc thay i trong t chc v
xc nh xem cn ng h nhng thay i ny nh th no.
Vn cui cng l vic quyt nh ai s l ngi dn dt s thay i. Trn thc
t y l vn ht sc phc tp lin quan n ngi khi xng s thay i, ngi thc
hin s thay i. Cc nh lnh o cp cao trong t chc nn l nhng a ra nh hng
v khi xng s thay i. Cn b qun l cp trung thng l nhng ngi t chc thc
hin s thay i. Tuy nhin, cng c trng hp ngi qun l cp thp nht trong t
chc chnh l ngi khi xng s thay i. Mi c nhan trong t chc u c nhng vai
tr khc nhau i vi s thay i v tu tng iu kin nht nh m pht huy cc vai tr
mt cch ph hp nht. Chnh v vy, vic la chn mt nhm ngi khi xng v
thc hin s thay i l cc k quan trng v cn thit.
6.4. Cc m hnh thay i
c th hiu v qu trnh thay i v c nhng quyt nh ph hp, cc nh lnh
o cn xem xt mt s m hnh thay i khc nhau. Chuyn ny s gii thiu mt s
m hnh ph bin nht ca s thay i.

78

- M hnh ca Lewin phn s thay i lm 3 giai on: (1) giai on lm tan ,

(2) giai on to hnh v thay i v (3) giai on lm ng li. Trong giai on lm
tan , t chc bt u nhn thy nhu cu phi thay i, ln k hoch thay i, ch cho mi
ngi thy nhu cu cn phi thay i v v ra vin cnh sau khi thay i, to cho mi
ngi cm gic khng hi lng v tnh trng hin ti... cho n lc s thay i bt u
thc s c tin hnh. y l giai an chun b cho mt s thay i thc s.
giai on to hnh v thay i, nhng cch thc lm n c bt u c thay th
bng cch mi, hoc c cu t chc c c thay bng mt c cu mi... y l giai on
thc s din ra s thay i. Trong giai on ny, nhng yu t mi u tranh thay th dn
cc yu t c cho n khi cc yu t mi bt u nh hnh.
Trong giai on th ba, cc yu t mi hon ton thng th v i vo n nh,
to thnh nn np, thi quen. y l giai on cng c nhng thnh tu t c ca
hai giai on trn.
- M hnh thay i ca Todd Jick li chia s thay i lm 4 giai on: giai on
1 bao gm vic "chun on bnh" cho mt t chc, ni cch khc l phn tch tnh hnh
thc t ca t chc pht hin nhu cu thay i. Giai on 2 l lp k hoch chun b
cho s thay i. Giai on 3 l tin hnh thay i v giai on 4 l qun l nhng phn
ng i vi s thay i .
- M hnh thay i m Isabella a ra li nhn s thay i qua lng knh hnh vi
ca nhng ngi nhn s thay i. Isabella l lun rng trong qu trnh thay i, con
ngi s phi tri qua 4 giai on khc nhau. Khi bt u nghe tin n v s thay i,
ngi ta thng bn tn, tm cch thu thp thng tin bit v s thay i , xem n c
ngha g i vi t chc.
Khi s thay i c chnh thc din ra, ngi ta tm cch hiu xem s thay i
s nh hng n h nh th no, h c g v mt g. Mi ngi thng tm cch bit
thm v s thay i thng qua nhng kinh nghim trong qu kh hoc kinh nghim ca
nhng ngi khc thng qua trao i.
Khi s thay i thc s din ra, ngi ta tm cch so snh nhng yu t mi v c
xem chng c khc g nhau v c tin b hn khng. Hu ht mi ngi thng cm thy
bi ri, nhiu khi mt t tin trong thi im ny v ci mi th cha nm vng, cn ci c
li b thay th.
Khi s thay i tin hnh xong, con ngi thng c tm th nh gi xem ai l
ngi c cuc v ngi tht th trong qu trnh thay i. C nhng u im hay nhc
im g do s thay i em li... Nm vng nhng c im tm l ny ca con ngi,
cc nh lnh o cn c k hoch chun b cho s thay i din ra m thm v tn
km, au n nht cho cc thnh vin ca t chc.

79

6.5. Cc nguyn tc qun l s thay i

Sau nhiu n lc nghin cu trong nhiu nm qua, Todd Jick a ra 10 nguyn tc
trong qun l s thay i nh sau:
- Phn tch t chc v cc nhu cu phi thay i : Ngi t chc thay i cn phn
tch k cc yu t ca t chc, thy c nhng nhu cu thc s cn phi thay i, v
xc nh chnh xc thi c thay i. Sau , phi xut k hoch qun l s thay
i c mt cch chi tit. K hoch ny phi lng trc nhng phn ng c th c t pha
ngi nhn thay i c bin php gii quyt.
- Nhn thy c vin cnh tng lai v chia x vi mi ngi. Ngi t chc thay
i khng nhng phi nhn thy vin cnh tng lai m cn phi lm sao cho mi ngi
cng nhn thy v hiu c vin cnh . Ch c nh vy mi gip mi ngi hiu ra s
cn thit phi thay i v yn tm ng h cc nh lnh o trong qu trnh thay i.
- Tch ri dt im khi qu kh : Vic tch ri khi qu kh l vic quan trng
thc tnh mi ngi hng ti s thay i. Tuy nhin, khi thc hin s thay i vn cn
duy tr v gi li nhng di sn, v truyn thng bo m c tnh lin tc v qu
trong s thay i.
- C c s ng h mnh m ca lnh o: Nu khng c s lnh o mnh th
mt t chc khng nn thc hin mt s thay i ln. iu ny c bit quan trng trong
sut c qu trnh thc hin thay i c bit l khi mun nhng thay i c cu t chc v
li cun mi ngi cng thay i. Vai tr lnh o c khi khng ch do mt ngi m
nhim, m c khi l do mt nhm ngi m nhim. Do , nu c wocj s ng h ca
nhm cc nh lnh o th c th c nhiu kh nng thnh cng hn.
- Tranh th c s ng h ca ng o mi ngi : S lnh o mt mnh n th
cha tin hnh thay i. thay i c cn phi c n lc v s ng h rng
khp trong t chc. S ng h ny khng ch bao gm nhng ngi lnh o, ngi
qun l, v ngi t chc thay i, m c nhng ngi nhn s thay i. Nhng ngi
nhn s thay i phi chp nhn s thay i. Mt cch dnh c s ng h ca
nhng ngi ny l tm kim s ng h c nhn ca nhng ngi lnh o khng
chnh thc trong t chc.
- Xy dng mt k hoch trin khai s thay i: thc hin s thay i cn mt k
hoch trin khai s thay i ht sc chi tit. K hoch cn nu r mc tiu c th cn t
c v c qu trnh thay i t lc bt u thng bo v s thay i, n thi gian ginh
cho cc hot ng thay i, phng thc v cch thc tin hnh tng lnh vc thay i v
nhng ngi chu trch nhim vi tng phn vic trong qu trnh thay i. Hn th na,
bn k hoch phi xc nh r ngi hoch nh chin lc thay i, ngi t chc thay
i v ngi nhn s thay i...K hoch cn r rng v n gin v c c cc trng hp
d phng.

80

- Truyn t, li cun mi ngi: Ngi lnh o cn truyn t tng v s

thay i cho mi ngi trong t chc, tm kim nhng s tham gia ca mi ngi c
lnh vc khc nhau trong t chc. Vic thng bo v s thay i cho mi ngi bit l rt
quan trng, v l giai on kh khn nht trong chu k tm l tip nhn thng tin thay
i ca con ngi. Do vy cc nh lnh o cn xc nh r nn thng bo nh th no,
bng hnh thc g, trong hon cnh nh th no.... c th c mt thng bo c tnh xy
dng, thng bo cn:
C ng v chnh xc
M t tnh hnh hin ti ca t chc, t chc cn phi tin c n u,
Lm th no n c ni .
Xc nh r ai l ngi t chc cuc thay i,
Ai l ngi s b nh hng trong cuc thay i ny.
Ch r thi gian v tin t chc cuc thay i.
Gii thch r tiu chun nh gi th no l s thnh cng ca cuc thay i
D bo trc mt s kha cnh bt li trong qu trnh thay i.
Truyn t s quyt tm ng h ca nhng ngi bo tr cho cuc thay i.
Gii thch cho mi ngi hiu h s c thng bo nhng thng tin cn thit nh
th no trong sut qu trnh thay i.
- Cng c v chnh thc ha s thay i: Trong sut qu trnh tin hnh thay i, cc
nh qun l v lnh o cn th hin lng quyt tm v nhit huyt ca mnh i vi s
thay i, khuyn khch nhng hnh vi c ch cho s thay i.
Nh vy, qun l s thay i va l khoa hc va l ngh thut. Vic tin hnh cuc
thay i s gp rt nhiu kh khn v thch thc. S c nhn ngi ng h s thay i v
khng t ngi cn tr s thay i. iu ny i hi cc nh lnh o phi c cc k nng
gii quyt vn , k nng giao tip v lnh o tt c th qun l tt qu trnh thay i
ca t chc.
Tnh hung: Ti sao Thnh li ri b cng ty.....?
Cch y 10 nm, l mt sinh vin xut sc ca trng i hc Bch Khoa, Thnh
c tuyn chn vo lm ti mt cng ty ca tng cng ty Xng du Vit nam ngay sau
khi tt nghip i hc. Thnh gn nh khng phi mt nhiu thi gian hon tt cc
th tc tuyn dng ti cng ty X. Vi ci bng tt nghip loi gii trong tay, Thnh bit
rng mnh s chng h gp kh khn g khi i xin vic. Mt trong nhng l do m Thnh
xin vo lm ti cng ty X v c mun c th sc mnh trong mt tng cng ty ln v
c ting ca Nh nc. Mong mun ca Thnh dng nh khng h b gp kh khn
g trong nhng nm u bc chn vo cng ty X. Sau 2 nm tp s, Thnh c phn
cng ph trch mt mng k thut ca cng ty. Thnh c cc cn b lnh o cng
ty X v ng nghip yu mn v s chm ch, cn c v lun c cc sng kin hay. Thnh

81

lun c gng hon thnh tt nht cc d n k thut ca mnh. Ch sau 5 nm lm vic,

Thnh thc s c c lng tin ca gim c cng ty X. Lc ny mi ngi bt u x
xo v s tin tng ca gim c vi Thnh. Thnh c xp vo trong hng ng cn b
k cn v l ngi sao ca cng ty v c phn cng ph trch cc phn vic quan trng
trong phng k thut ca cng ty. V ch sau 8 nm lm vic ti cng ty, Thnh c
bt l ph phng k thut, ngi c trch nhim tm ti v gim st qu trnh i mi
my mc thit b tng hiu qu phc v kinh doanh trong ton ngnh.
Gim c ca cng ty X lun tin tng vo s sng to v kh nng chuyn mn
ca Thnh nn ngh vi cc cp lnh o ca Tng cng ty v k hoch bi dng
v bt Thnh trong nhng nm ti khi m ng v hu. ng Kin - gim c, ngi tt
nghip i hc Bch Khoa trc Thnh 15 nm, thc s nhn thy ti nng c bit ca
Thnh trong cc d n mi v kh ca cng ty khi phi gii quyt cc vn k thut m
tng cng ty giao cho. Hu ht cc ngh ca Thnh v ci tin ct bm xng, ci tin
cc thit b v thng cha xng cng nh cc thit k h thng lin hon bo m an ton
k thut cho cc ca hng xng du u c ng ng h v to mi iu kin hon
thnh mt cch tt nht....Thnh lun l ngi xung kch trong cc d n k thut mi ca
cng ty X v anh lun l ngi c khen thng u tin trong cc k thi ua ca cng
ty v ca ngnh. Tuy nhin, ng Kin vn cha th bt Thnh gi chc trng phng
v trng phng k thut ca Thnh l chu ca ngi bn thn vi ng v anh ta ch ln
hn Thnh c 2 tui.
Bn cnh mt chuyn mn, Thnh rt tch cc tham gia cc phong tro th dc th
thao ca cng ty v i khi anh cng ginh nhng gii thng cao trong cc gii du bng
bn ca cng on tn cng ty Xng du. Ai cng ngh rng Thnh t c cc thnh
tch ca mnh mt cch d dng vi s c gng v cht thng minh vn c ca mnh.
Chng ai nghi ng g v mt tng lai sng ln ang ch i Thnh. Cc ng nghip
cng la vi Thnh i khi cng c v ghen ty vi nhng g Thnh t c nhng chng
ai c th a ra cc sng kin g nhanh v c hiu qa nh cc sng kin ca Thnh. Cc
ng nghip mi th n s Thnh v chng my ai dm lm phin, hi han Thnh mi khi
c vn kh v lc no h cng thy Thnh bn vi u vi cc d n mi v quan
trng. Nu c ai c cng lm d n vi Thnh th thng xuyn b Thnh nhc nh
l cu cn linh hot hn, sng to hn khi gii quyt ch ny hoc khc phc s c n...
Thnh lun c mi tham gia cc cuc hp ca ban lnh o cng ty v dng nh ln
no anh cng n mun vi mt b dng tt bt, tc tai b x v qun o khng c l
lut cn then. Nhng tt c nhng iu nh nht u b lu m i trong cc cuc hp
ca cng ty khi Thnh c nhc n nh mt "ngi sao sng" ca cng ty.
Do yu cu cng tc v i mi t chc ca tng cng ty, ng Kin - gim c
cng ty X c phn cng ph trch mt b phn mi trn tng cng ty. ng ch kp

82

chun b bn giao cng vic trong na thng vi mt khi lng khng l cc cng vic
ln nhn nhim v mi. ng Hi, gim c ca mt cng ty khc c a v lm
gim c cng ty X thay cho ng Kin. Khc vi ng Kin, ng Hi khng c o to
v k thut nhng ng c kinh nghim cng tc trong ngnh Xng du hn 25 nm
trong c hn 10 nm ng m nhn cc chc v ph gim c v gim c cc cng ty
nhiu vng khc nhau trong ton quc. Vic a ng Hi v lm gim c ca cng ty
X l mt phn thng v cng l mt th thch cui cng tng cng ty dnh cho ng
trc khi ng v hu. Trong mt ni cng vic m ng bn giao li cho gim c Hi, ng
Kin c nhn mnh n vic bi dng Thnh tr thnh cn b ch cht ca cng ty trong
thi gian ngn nht....
Thnh c ng Hi mi ln gp ti vn phng ngay trong nhng ngy u tin
ng Hi nhn chc. Tuy nhin, n tng u tin ca ng Hi i vi Thnh khng my
thin cm khi ng thy trc mt mnh l mt cn b tr u tc khng c chi chut
cn thn v b qun o nhu nt. ng nh li nhng cu hi m ng t nh khi gp
Thnh trong hi ngh thi ua ton ngnh cch y vi nm "ti sao nhng cn b gii
c thng trong ngnh li c ngi lum thum nh anh chng ny nh? Sao gim c
ca anh ta li c th ngh khen thng anh ta nh?....". Ch sau vi tun lm vic th
ng Hi thc s cm thy kh chu vi Thnh. Dng nh ng khng th chu ni khi
trong cc cuc hp Thnh ht thuc l lin tc v qun o lc no cng xc xch. Mi c
5 cuc hp giao ban m Thnh i mun n bn bui hp v nhng l do bn tip
khch hng hoc hon thnh nt cc chi tit bn v....Mi ln nh vy, Thnh thng vi
vng v ht Hi xin li mi ngi vi cc l do tht chnh ng cho 5 pht i tr ca
mnh. Mi ngi th bnh thn v dng nh quen vi iu ch c ng Hi l cau
my kh chu nhng cha c dp no chn chnh Thnh. ng Hi thm ngh mnh
khng th c mt cn b ph phng k thut lum thum v cu th nh vy.
Cng vo dp ny, cng ty X phi nhn mt d n k thut mi tng i quan trng. ng
Hi giao d n ny cho phng k thut v ngh phng k thut lp phng n thc
hin trnh gim c trong vng 2 ngy. Cng ging nh cc d n kh khc trc y,
Thnh t thy c trch nhim phi thc hin d n ny v d tho mt phng n hnh
ng tng i t m trnh ln ng Hi. Sau khi c bn d tho, ng Hi hi d n ny
c thng qua trng phng cha v sao li khng c k nhy ca trng phng?! ng
cng hi rt cn k v cc l do ti sao cn gim c ng h vic ny hay ti sao cn chi
tin vo vic kia trong bn d tho. ng Hi thc s kh chu khi Thnh tr li vi ng
rng: "t trc n nay Thnh cha h phi gii thch vi ai v nhng iu tng t v d
n ny l d n quan trng nn Thnh ngm nh rng gim c lun to mi iu kin
d n c th hon thnh mt cch tt nht....V mi d n kh nh kiu d n ny u
thuc trch nhim ca Thnh m khng cn phi c kin ca trng phng ....". ng
Hi ni vi Thnh rng ng cn phi thng qua ban gim c d tho v chng trnh

83

hnh ng ny trc khi t bt k duyt mi th....Sau 2 ngy, trong cuc hp ca

ban gim c, ng Hi c gii thch v cch lm vic v hnh vi c s ca Thnh.
Thc ra ai cng nhn thy Thnh c ng Kin u i nh mt ngi sao ca cng ty
v chnh v vy m Thnh d dng c ng b qua cc sai st nh nh i hp mun
hoc n mc thiu chnh t....
Ch sau 6 thng t ngy ng Hi v cng ty, mi vic dng nh thay i hn. Cc qui
nh v tun th gi gic lm vic v n mc cng nh qui trnh lm vic v np bo co,
truyn thng tin phi c nghim tc thi hnh bt k l ai. Thnh tr thnh trung
tm ca cc bui kim tho v lun c cm gic b theo di mi ni mi lc. ng hi
lun nhc nh anh v hnh vi ng s vi nhn vin trong phng v trong cng ty sao cho
xng ng l mt ph phng k thut.Ong ngh Thnh phi chn chnh cch n mc
cho gn gng v gim ht thuc trong cc cuc hp. Cc iu kin thc hin d n m
Thnh a ra u phi c thng qua cp phng ri cc cp lnh o cng ty.... T
nhin Thnh cm thy mnh tht b chn b tay v khng th a ra mt sng kin no
cho nn hn. Thnh thy thiu s s ng h ca cp trn v ra sc chng minh rng cch
lm vic ca gim c Hi l nguyn nhn chnh km hm s sng to ca nhn vin
phng k thut. Cc d n ca Thnh dng nh dm chn ti ch hoc tin trin rt
chm. Anh khng cn ho hng tham gia cc trn bng bn si ng sau gi lm vic v
tun trc anh np n xin thi vic ti cng ty X chuyn sang lm cho mt cng ty
khc. Th l sau hn 10 nm cng hin v th sc ti cng ty X, Thnh cng tng l
ngi ng gp khng nh cho s thnh cng ca cng ty ny ni ring v tng cng ty
xng du ni chung. ng Hi cng ang suy ngh v n xin thi vic ca Thnh v li
ha vi ng Kin khi nhn bn giao cng ty ny. S vic qu l khng d gii quyt!.....
Cu hi tho lun
1. Hy xc nh vn m ng gim c Hi ang phi i mt l g?
2. Ti sao Thnh li mun ri b cng ty X? C s thay i no din ra trong cng ty?
C my phng n Thnh c th la chn trc nhng s thay i ?
3. ng Hi mc sai lm g khi qun l s thay i trong cng ty? Nu l ng Hi, Anh
(ch) s lm g trong trng hp ny (c nn gi Thnh li cng ty khng? Nu gi th
nn lm th no?)
4.
Bi hc g c th rt ra t tnh hung ny?
CU HI N TP
1. C cc loi thay i no trong t chc?
2. Cc m hnh qun l s thay i c nhng u im v nhc im g?
3. Ai l ngi khi sng s thay i trong cng ty? Ai l nhm ngi thc hin s
thay i trong cng ty?
4. Lm th no pht trin k nng qun l s thay i?

84

TI LIU THAM KHO

Ti liu tham kho bng Ting Vit
1. Donna Fenn (2009), Nhng k dn u, NXB Tri thc
2.
3.
4.

. Carnegie (1989), c nhn tm, NXB Long An.

G. Vigner (1990), Php giao tip nc Php, H Ni.
GS. TS. Nguyn Vn nh, PGS. TS. Nguyn Vn Mnh (2009), Gio trnh Tm l

5.

v ngh thut giao tip, ng x trong kinh doanh du lch, NXB i hc Kinh t
Quc dn.
Howard Senter (2003), Hi hp v thuyt trnh Lm th no t kt qu mong

6.
7.
8.

mun, NXB Tr.

John C. Maxwell (2011), To dng s khc bit, NXB Lao ng X hi.
John Kotter, Holger Bathgeber (2007), Tng bng tan, NXB Tng hp Thnh ph
H Ch Minh.
Keith Ferrazzi (2009), Ai che lng cho bn, NXB Tr.

9. Keith Ferrazzi, Tahl Raz (2005), ng bao gi i n mt mnh, NXB Tr.

10. Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler (2009), Nhng cuc
m phn quyt nh, NXB Th gii.
11. Mnh Chiu Xun (2011), Thng lng bt k ai, NXB i hc Kinh t Quc dn.
12. Mary Key, Dennis Stearns (2006), Nhng nguyn tc vng ca CEO, NXB Tr.
Minh Hng (2010), B quyt chinh phc i phng, NXB Thi i.
Mukul Pandya, Robbie Shell (2006), Thut lnh o siu ng, NXB Lao ng.
Nguyn Minh Thuyt, Nguyn Vn Hip (2001), Ting Vit Thc hnh, NXB i
hc Quc dn H Ni.
16. Nguyn Thin Gip, on Thin Thut v Nguyn Minh Nguyt (2006), Dn lun
13.
14.
15.

17.
18.
19.
20.
21.
22.

Ngn ng hc, NXB Gio dc.

PGS. TS. Dng Th Liu (2011), Gio trnh Vn ha Kinh doanh, NXB i hc
Kinh t Quc dn.
PGS. TS. L Cng Hoa, PGS. TS. Nguyn Ngc Huyn (2011), Qun tr Kinh
doanh ng i, NXB i hc Kinh t Quc dn.
PGS. TS. L Cng Hoa, TS. Nguyn Thnh Hiu (2011), Gio trnh Nghin cu
Kinh doanh, NXB i hc Kinh t Quc dn.
PGS. TS. Trn Ngc Khu, TS. L Hu Xanh, TS. V Anh Tun (2009), Gio
trnh Tm l hc Lnh o, Qun l, NXB Chnh tr - Hnh chnh.
Phm Minh Hc (1987), Tm l hc T1, Nh xut bn Gio dc, H Ni.
S. Ostran der (1989), Ngh thut giao tip, NXB Long An.

85

Steven DSouza (2008), To dng mi quan h tht n gin, NXB Lao ng X

hi.
24. The Arbinger Institute (2008), Lnh o v s t la di, NXB Tr.
25. UBKH Nh nc (1990), Ngh thut m thoi, T1,T2, H Ni.
23.

26.
27.
28.

V.Lebedep (1989), Tm l hc x hi trong qun l, NXB S tht, H Ni.

Vit Phng v Thi Ninh (2006), IQ EQ Nn tng ca s thnh cng, NXB Ph
n.
Vikrom Kromadit (2012), Nghit ng v thnh cng, NXB Tr.

Ti liu tham kho bng Ting Anh

1.

2.

Baba, M.L., Gluesing, J., Ratner, H., & Wagner, K.H. (2004). The context of
knowing: Natural history of a globally distributed team, Journal of Organization
Behaviour.
David C. Thomas (2008), Cross-Cultural Management: Essential Concepts, Sage

Publications.
29. Harold H. Kelley (1967), Attribution theory in special Psychology in David
3.
4.
5.

Levine.
Helen Deresky (2011), International Management: Managing across borders and
cultures (7th edition), Prentice Hall Publication.
Jean-Claude Usunier (1998), International & Cross-Cultural Management Research,
Sage Publications.
Keyong Dong, Ying Liu (2010), Cross-Cultural Management in China, Peer
Reviewed Journal.

6.

Leon G.SCHIFFMAM, Leslis Laza Kanuk, Consumer behavior, Fouth edition.

7.

Mary Ellen Guffey, Kathleen Rhodes, Patricia Rogin (2011), Business

Communication Process and Product, Sixth Canadian Edition, Nelson Education
Ltd.
Philip Kotter (1991), Marketing Management analysis, Planning, implementation,
and control.

8.

86