TECNOLGICO NACIONAL DE MXICO

INSTITUTO TENOLGICO EL LLANO, AGS.

Docente: LAF Ana Maria Villanueva Clavel.

Materia: Finanzas en las Organizaciones.
Alumnos:

INTRODUCCIN
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR PAGAR
Cuentas por pagar es un instrumento prctico para labores constantes, es un
manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la
confiabilidad de su informacin, reduccin de errores y un auxiliar infalible adems
de oportuno en la realizacin de pagos o control de saldos de sus proveedores por
conceptos de compra u otros diversos.
Posee adems todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeacin,
realizacin y control de pagos. Adems sus efectivos reportes le garantizan pleno
conocimiento de sus movimientos bancarios.
Las cuentas por pagar son la fuente de financiamiento a corto plazo sin garanta
para las empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se
adquiere mercanca, pero no se firma ningn documento formal que muestre la
responsabilidad del comprador con el vendedor. De hecho, el comprador acuerda
pagar al proveedor el monto requerido segn las condiciones de crdito
establecidas normalmente en la factura del proveedor.
Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las
operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de mercancas o
servicios o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
La administracin de cuentas por pagar es la administracin por parte de la
empresa del tiempo que transcurre entre la compra de materia prima y el envo de
su pago por correo al proveedor.
La gestin que se realiza con los pagos a proveedores y a entidades financieras
por deudas de corto plazo es la administracin de cuentas por pagar. En
contraparte con las cuentas por cobrar, ahora la empresa es el cliente de los
proveedores, lo que significa que pasar por una evaluacin similar a la que se
hizo a los clientes. En este caso, el objetivo es buscar la fuente de deuda menos

costosa, por lo que aqu tambin se aplicarn los criterios de costos y beneficios
marginales. Entre las fuentes de financiamiento de corto plazo se mencionan:
Las cuentas por pagar representan el crdito en cuenta abierta que ofrecen los
proveedores a la empresa y que se originan generalmente por la compra de
materia prima. Es una fuente de financiamiento comn a casi todos las empresas
Incluyen todas las transacciones en las cuales se compra mercancas pero no se
firma un documento formal, no se exige a la mayora de los compradores que
pague por la mercanca a la entrega, sino que permite un periodo de espera antes
del pago.
En el acto de compra el comprador al aceptar la mercanca conviene en pagar al
proveedor la suma requerida por las condiciones de venta del proveedor, las
condiciones de pago que se ofrecen en tales transacciones, normalmente se
establecen en la factura del proveedor que a menudo acompaa la mercanca.
En cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar
los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus
chequeras, as como auxiliarlo en su conciliacin bancaria, entre otras actividades.

NDICE

4.6 Administracin de cuentas por pagar.

Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes
provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la
adquisicin de mercancas o servicios o por la obtencin de prstamos para el
financiamiento de los bienes que constituyen el activo.
Para una buena administracin de las cuentas por pagar se necesita contar con
informacin veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones. Es
necesario contar con un programa de pagos que permita conocer las necesidades
de efectivo.
La gestin que se realiza con los pagos a proveedores y a entidades financieras
por deudas de corto plazo es la administracin de cuentas por pagar. En
contraparte con las cuentas por cobrar, ahora la empresa es el cliente de los
proveedores, lo que significa que pasar por una evaluacin similar a la que se
hizo a los clientes. En este caso, el objetivo es buscar la fuente de deuda menos
costosa, por lo que aqu tambin se aplicarn los criterios de costos y beneficios
marginales. Entre las fuentes de financiamiento de corto plazo se mencionan:
En cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar
los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus
chequeras, as como auxiliarlos en su conciliacin bancaria, entre otras
actividades.
Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le
facilita el anlisis de proveedores y sus pagos, como los siguientes:

Control de pagos en peso y dlares por proveedores

Estados de cuenta
Reporte de vencimientos
Control de saldos de proveedores
Catlogo de bancos y chequeras
Anticipos o pagos efectuados
General de cuentas por pagar
Diario de bancos
Conciliacin bancaria

Cuentas por pagar le ofrece adems dispositivos de seguridad de entrada, por

modulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en la
informacin de pagos, as como del manejo del sistema.

4.6.1 Condiciones de crdito.

Polticas de crdito y cobro
La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar
Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayora de las empresas
encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden
variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo
campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares.
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente
incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado
de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de
crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao;
en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes
de la empresa.
Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus
clientes con una cuenta abierta

Polticas de crdito
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin
correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de
crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin
inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica
de crditos deficientes no producen resultados ptimos.

Estndares de crdito
Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder
crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias,
periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito.
Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de
variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por

cobrar, la estimacin de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la

empresa.

Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuacin.

Nivel ptimo
La empresa debe determinar cul es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el
punto de vista costo-beneficio.

4.6.2 Periodos de crdito.

El periodo de crdito son el nmero de das despus del inicio del periodo de
crdito hasta el cumplimiento del pago total de la cuenta. Los cambios del periodo
de crdito tambin afecta la rentabilidad de una empresa.
El periodo que se concede para liquidar el importe de los Bienes o servicios
vendidos o prestados a crdito.
Las ventas de crdito a plazos se usan normalmente para bienes de consumo
duradero o de un costo relativamente alto como autos, muebles y artculos para el
hogar. Por lo regular estos bienes tienen tambin un valor de reposicin,
generalmente se requiere un pago inicial, el consumidor promete realizar pagos
mensuales durante un periodo determinado.
El crdito en efectivo al consumidor difiere en que el consumidor obtiene fondos
en vez de mercancas a cambio de una promesa de pago. Las fuentes principales
de crdito en efectivo al consumidor son las compaas de financiamiento
personal, los bancos y las uniones de crdito.

Perodo de crdito
Cuando una empresa le permite a un cliente (como una pequea empresa o un
minorista) ordenar productos o servicios sin pago inmediato, el tiempo entre la
fecha de la factura y la fecha de vencimiento de pago se conoce como el perodo
de crdito. Durante el perodo de crdito el cliente puede pagar la deuda o
devolver una parte de los bienes y pagar la parte restante de la deuda.

Fijacin de los Trminos del Crdito.

Si decide a otorgar un crdito se deben de tomar en cuentas las siguientes pautas:
En cuanto al plazo de crdito se debe de establecer una poltica de plazo,
teniendo en cuenta los plazo de cobro que pueden ser a 30 das, a 60 das a 90
das, etc. el cobro de estas cuentas debe ir de la mano con el periodo de gracia
que nos otorgan los proveedores para pagar nuestras deudas de lo contrario nos
veremos en grandes problemas de financiamiento.
Se debe de establecer el porcentaje de descuento si el cliente paga antes de la
fecha indicada de tal manera que no resulten nocivos para la empresa.
Se debe de establecer montos estndar de crdito segn el tipo de cliente con el
cual se haga el trato.
Debe de quedar establecido que el beneficiario del crdito, asume la
responsabilidad en el cumplimiento de las clusulas establecidas en el contrato.
Tasa de inters, por lo general una tasa de inters de acuerdo al perodo y al
monto del crdito otorgado

i = d * 365 / t

Dnde "i" es el tipo anual equivalente

"d" es la tasa de descuento ofrecida
"t" es el periodo de aplazamiento concedido

Perodo de descuento
Como incentivo para inspirar a ms clientes a pagar temprano, algunas empresas
optan por implementar un perodo de descuento que les ofrece a los clientes un
porcentaje fijo de descuento de un artculo o de una orden para pagar dentro de
un plazo determinado de das. Por ejemplo, un cliente que paga por una compra
dentro de 14 das puede recibir un 2 por ciento de descuento, mientras que si
espera 30 das para pagar tendra que pagar el pedido completo. En trminos de
crdito comercial, dicho acuerdo se expresara como "2/14, neto en 30". Al precio
de los bienes durante el perodo de descuento se le conoce como el costo real del
producto. Cuando una pequea empresa produce un producto que ofrece un
perodo de descuento a los compradores a menudo eso le permite una ms rpida
recuperacin de los costos de los bienes vendidos.

4.6.3 Descuentos por pronto pago.

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas

debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms
oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en
bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos
contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto
pago se pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin
de cambios de las condiciones de crdito.

Periodo de descuento por pronto pago

El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es
bastante difcil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados
exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos
fuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron
el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de
cobros.
Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un
periodo menor al estipulado, este accedera a un descuento.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,

retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el

periodo medio de cobros es difcil de cuantificar.

Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el
periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

Polticas de cobro
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para
cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de
cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de
estimacin de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la
poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de
cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente
constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las
cuentas de difcil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los
costos de esta estrategia puede incluir la prdida de ventas adems de mayores
gastos de cobro si el nivel de la gestin de cobranza es demasiado intenso; en
otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen
sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte,
reduciendo as las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro

Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A
medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms
personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el
orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas
Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de
una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos
trminos, recordndole al cliente su obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de

un periodo determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta
ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros
de cuentas vencidas.
Llamadas telefnicas
Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se
puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilizacin de agencias de cobros
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a
un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta
clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un
porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal
Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza
la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que
puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la
posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de
los traslados.
Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que
como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la
empresa y para los responsables del rea financiera y contable.

Fuentes
https://es.scribd.com/doc/187184564/4-6-Administracion-de-Cuentas-Por-Pagar
http://pyme.lavoztx.com/la-diferencia-entre-un-perodo-de-descuento-y-un-perodode-crdito-11159.html
http://www.ejemplode.com/59-finanzas/1476-ejemplo_de_cuentas_por_pagar.html
https://createonepw.blogspot.mx/2011/11/administracion-de-cuentas-porpagar.html
http://fernandafavela.blogspot.mx/2013/11/introduccion-cuentas-por-pagar-esun.html?m=1
http://admonfinanzaslourdes.blogspot.mx/2011/01/periodo-de-credito.html