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COMO ELABORAR A
PRESTAO DE
CONTAS
Auditoria Interna
Dayse do Espirito Santo Pinto (Auditora)
Equipe:
Ana Paula Ferreira Andrade
Ansia Paula da Silva Campos
Fellipe Madruga Barroso
Joice Luzia Higino
Jorge Luiz Godncio Gonalves
Jos Pereira Santos
Leandro Patrick da Silva Frana
Maria Madalena Silva Oliveira
Natlia Simes Corra
Suellen da Conceio Moraes
I. Introduo
O presente documento foi elaborado com a finalidade de orientar o Outorgado com recursos
concedidos pela Fundao a respeito dos procedimentos sobre a elaborao da documentao para
Prestao de Contas que dever ser entregue no Setor de Protocolo FAPERJ. Sendo a Prestao de
Contas, portanto, composta por documentos apresentados em sua forma fsica, ou seja, no
digital/eletrnica.
O pensamento de que a Prestao de Contas deve ser preparada somente aps o trmino do
projeto um equvoco que induz a erros, inconsistncias e retrabalhos. Entenda a Prestao de Contas
como um processo que comea no exato momento em que se inicia a realizao do projeto, devendo
ser prevista no planejamento de suas atividades. Portanto, a elaborao da Prestao de Contas deve
ser iniciada no momento em que se comea a efetivar o pagamento das despesas pertinentes ao
projeto, sendo desenvolvida ao longo da execuo do mesmo, devendo ser finalizada e apresentada
FAPERJ no prazo determinado no Termo de Outorga e Aceitao de Auxlio/Bolsa.
Antes de submeter um projeto para concesso de Auxlio ou Bolsa e mesmo aps a sua
aprovao, ou seja, durante a execuo do mesmo, realize a leitura atenciosa das Instrues para
Concesso e Utilizao de Auxlios e Bolsas e das Instrues para a Prestao de Contas para que a
elaborao e a apresentao da Prestao de Contas se tornem mais exatas e criteriosas.
Conhea as especificidades e despesas permitidas para cada uma das modalidades de Auxlios e
Bolsas concedidos pela FAPERJ por meio da leitura das Instrues para Concesso e Utilizao de
Auxlios e Bolsas. Leia tambm as Instrues para a Prestao de Contas.
Outorgado com auxlio: leia as clusulas que compem o instrumento e certifique-se de que a
modalidade e as rubricas discriminadas no Plano de Aplicao esto adequadas s solicitaes previstas
no projeto que foi submetido FAPERJ para a concesso do Auxlio.
Outorgado com bolsa: leia as clusulas que compem o instrumento e certifique-se de que a
modalidade corresponde solicitao para a qual submeteu o projeto.
Fique atento ao prazo para execuo do projeto. Despesas no podem ser executadas fora do
perodo estipulado.
Para efetivao de qualquer tipo de despesa, deve existir previso do item no projeto
submetido FAPERJ e a rubrica pertinente despesa autorizada no Termo de Outorga, no caso de
Auxlio, ou alinhamento com a finalidade do projeto, no caso de Bolsa. Alm de permisso prevista
para a modalidade de Auxlio ou Bolsa a que se refere a execuo do recurso.
Outorgado com auxlio: Cada despesa realizada deve estar de acordo com as rubricas descritas
no Termo de Outorga assinado e com o Oramento Detalhado constante no projeto submetido
FAPERJ.
Outorgado com Bolsa de Bancada para Projeto-BBP: Cada despesa realizada deve estar de
acordo com tema e objetivos previstos no projeto submetido FAPERJ.
Outorgado com Bolsa Doutorado Sanduche: realizar a aquisio das passagens e do seguro
sade com recursos especificamente concedidos para estes fins, devendo guardar os respectivos
comprovantes e os bilhetes de embarque ida e volta do exterior para apresentao na Prestao de
Contas.
Outorgado com Bolsa Doutorado Sanduche Reverso: o outorgado, que nesta modalidade o
orientador da Bolsa, realizar a aquisio das passagens e do seguro sade para o doutorando do
exterior, com recursos especificamente concedidos para estas finalidades, devendo guardar alm dos
comprovantes dessas aquisies, os bilhetes de embarque do doutorando, vinda e retorno, e os Recibos
de Repasses mensais (Modelo IX - FAPERJ) assinados pelo doutorando.
Obrigatoriamente cada pagamento com recursos de Auxlio, Bolsa de Bancada para ProjetoBBP, Bolsa Doutorado Sanduche ou Bolsa Doutorado Sanduche Reverso ser efetivado por meio de
emisso de cheque ou utilizando a funo dbito do carto bancrio, portanto, o valor da despesa
ser debitado diretamente na conta do fomento, correspondendo ao valor total do comprovante de
despesa.
O valor disponvel em conta corrente findado o prazo para execuo do projeto, corresponde ao
saldo remanescente. A sobra dos recursos depositados pela FAPERJ, no utilizados integralmente, e os
rendimentos de aplicao financeira, caso o outorgado no tenha utilizado para desenvolvimento do
projeto, devero ser inteiramente devolvidos, visto que integram o saldo remanescente. J a despesa
glosada corresponde aos recursos concedidos pela FAPERJ que foram utilizados de forma indevida, seja
por no autorizao da despesa, por no previso do item adquirido no projeto submetido FAPERJ, por
comprovao irregular de despesa, por no comprovao devida de gastos realizados ou por no
aprovao do relatrio tcnico.
GRE
Guia
de
Recolhimento
Estadual,
obtida
no
Site
da
SEFAZ/RJ
(http://www4.fazenda.rj.gov.br/sisgre-web/paginas/gerarGRE/guiaGREPub.jsf)
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60019-7
20019-6
DESCRIO DO CDIGO
Devoluo de Bolsa/Auxlio do
mesmo Exerccio
Devoluo de Bolsa/Auxlio de
Exerccio Anterior
SITUAO
Para devoluo de valores que
ocorrer no mesmo ano do
recebimento do auxlio/bolsa.
Para devoluo de valores que
ocorrer em ano diferente do
recebimento do auxlio/bolsa.
II.V.II. Caso os recursos financeiros concedidos sejam oriundos de edital de Convnio, ser
necessrio realizar a devoluo para conta do convnio indicada no Termo de Outorga e Aceitao de
Auxlio.
Esses modelos correspondem aos documentos padronizados pela FAPERJ, que so necessrios
execuo do projeto e composio da Prestao de Contas de recursos concedidos pela Fundao. Os
modelos apresentam layouts e textos revisados. Os textos foram adequados, objetivando a utilizao de
termos familiares ao documento a que pertencem e apresentao de contedo que facilita o
entendimento, uniformizando os significados em conformidade com outros instrumentos, como por
exemplo, o Termo de Outorga e Aceitao de Auxlio/Bolsa.
O Editor pode ser acessado no site da FAPERJ dentro do item Prestao de Contas do menu
vertical. Para gerar qualquer documento imprescindvel que a parte de Identificao do Editor seja
preenchida, mesmo para aqueles modelos que sero gerados e impressos durante a execuo do
projeto.
recibo no deve ser emitido para execuo de servio de forma contnua, caracterizando vnculo
empregatcio.
subsistncia do estagirio de doutorando do exterior. No primeiro repasse tambm ser somado o valor
do auxlio instalao.
De acordo com os critrios estabelecidos pela FAPERJ, Outorgados com qualquer modalidade
de Auxlio, Bolsa de Bancada para Projeto-BBP, Bolsa Doutorado Sanduche ou Bolsa Doutorado
Sanduche Reverso, devero apresentar documentao comprobatria para Prestao de Contas. Essa
obrigatoriedade tem como base o artigo 122, pargrafo nico da Constituio do Estado do Rio de
Janeiro:
(...)
Prestar contas qualquer pessoa fsica ou entidade pblica que utilize, arrecade,
guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos, ou pelos quais
o Estado responda, ou que, em nome deste, assuma obrigaes de natureza
pecuniria.
Fique atento: O Setor de Protocolo somente receber a Prestao de Contas composta com os
Modelos I, II e III FAPERJ, e que a sua documentao esteja ordenada e devidamente preenchida,
assinada, com versos das folhas no utilizadas, no esteja amassada ou rasgada, de acordo com as
Instrues para a Prestao de Contas e as orientaes apresentadas no presente documento.
Cinco diferentes situaes foram descritas, a seguir, sobre como preparar a Prestao de Contas
para entrega, so elas:
A - Recursos utilizados, ainda que parcialmente (Auxlio ou Bolsa de Bancada para ProjetoBBP);
B - Recursos depositados em conta, porm no utilizados (Auxlio, Bolsa de Bancada para
Projeto-BBP, Bolsa Sanduche ou Bolsa Sanduche Reverso);
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C - Bolsa Sanduche;
D - Bolsa Sanduche Reverso;
E - Prestao de Contas de Outorgado Falecido (Auxlio, Bolsa de Bancada para Projeto-BBP,
Bolsa Sanduche ou Bolsa Sanduche Reverso).
A Recursos utilizados, ainda que parcialmente (Auxlio ou Bolsa de Bancada para Projeto-BBP).
Nesta situao a Prestao de Contas ser apresentada FAPERJ para comprovao de despesas
referente aos recursos concedidos, independente de terem sido utilizados de forma total ou parcial. As
orientaes a seguir, devem ser aplicadas para qualquer modalidade de Auxlio ou para a modalidade de
Bolsa de Bancada para Projeto BBP.
1. Realize a devoluo de saldo remanescente referente diferena entre o total dos valores concedidos
pela FAPERJ e aqueles que efetivamente foram utilizados no projeto, conforme procedimento descrito
no item II.V.I. ou II.V.II., quando houver.
3. Caso ainda no tenha realizado a atestao, no corpo ou no verso de cada comprovante, utilize
carimbo ou escreva mo a informao: Declaro que o(s) material(is) foi(ram) entregue(s)/servio(s)
foi(ram) prestado(s), e assine. Para os recibos emitidos atravs do Editor de Formulrio para Prestao
de Contas, essa informao sair impressa, bastando datar e assinar.
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4. Cole os comprovantes, que estiverem impressos em folha de material inferior qualidade offset e/ou
que possuam tamanho inferior ou superior ao A4, em folha de papel branca do tipo offset e que possua
tamanho A4. No utilize cola basto, somente cola liquida, pois a aderncia melhor (passe a cola
apenas nas bordas do comprovante). Observe as ilustraes a seguir:
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5. Prenda o talo de cheques, contendo os canhotos dos cheques utilizados e as folhas de cheques no
utilizadas, apenas pela contracapa ou pela parte rgida do talonrio por onde ficam presas todas as
folhas, usando um grampeador (no deve haver impedimento de visualizao dos canhotos e das folhas
no utilizadas). Quanto ao carto da conta, prenda utilizando fita durex larga e transparente.
Ateno: A parte rgida do talo deve ser presa para cima, observe a disposio na ilustrao a seguir.
7. Acesse o Editor de Formulrios para Prestao de Contas disponvel no site da Fundao, selecione a
opo correspondente Prestao de Contas (Auxlio ou Bolsa) e insira os dados de acordo com as
despesas que foram realizadas para impresso dos modelos obrigatrios: I, II e III. Aps a impresso,
assine os formulrios. Os demais formulrios j tero sido impressos ao longo da execuo do projeto
conforme a necessidade, devendo tambm integrar a Prestao de Contas.
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Ateno:
Recibos de dirias devem ser apresentados seguidos dos respectivos Certificados ou Declaraes
pertinentes.
Comprovantes de compra de passagens devem ser apresentados seguidos dos respectivos bilhetes de
embarque e Certificados ou Declaraes pertinentes.
A ordem de apresentao dos documentos ser: Relatrio de dirias do outorgado ou Recibo de dirias
de Terceiro, comprovante de compra de passagens, Bilhetes de embarque e Certificado ou Declarao
de participao no evento.
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A Prestao de Contas dever ser entregue de acordo com o prazo determinado no Termo de
Outorga e Aceitao de Auxlio/Bolsa no Setor de Protocolo da FAPERJ, juntamente com o Relatrio
Tcnico. A entrega pode ser realizada pelo prprio outorgado ou portador de sua confiana.
B Recursos depositados em conta, porm no utilizados (Auxlio, Bolsa de Bancada para ProjetoBBP, Bolsa Sanduche ou Bolsa Sanduche Reverso).
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1. Realize a devoluo do valor integral dos recursos concedidos e rendimentos (se houver), para a
FAPERJ, conforme procedimento descrito no item II.V.I. ou II.V.II.
2. Rena o comprovante de devoluo dos recursos, GRE ou recibo de depsito bancrio (caso o recurso
tenha sido proveniente de Edital de Convnio), talo de cheques, carto bancrio, a carta de
encerramento da conta, o extrato contendo toda movimentao financeira da conta do projeto e
tambm o de rendimentos da aplicao financeira. Ateno: caso o comprovante de depsito tenha
sido impresso em papel termossensvel, devido caracterstica de desaparecimento das informaes
por conta de manuseio ou por ao do tempo, dever ser apresentada cpia (legvel) alm do original.
3. Cole o comprovante de devoluo dos recursos em folha offset de tamanho A4, caso a qualidade e
tamanho sejam inferiores. No utilize cola basto, somente cola liquida, pois a aderncia melhor
(passe a cola apenas nas bordas dos comprovantes). Observe a ilustrao a seguir:
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4. Prenda o talo de cheques, contendo os canhotos dos cheques utilizados e as folhas de cheques no
utilizadas, apenas pela contracapa ou pela parte rgida do talonrio por onde ficam presas todas as
folhas, usando um grampeador (no deve haver impedimento de visualizao dos canhotos e das folhas
no utilizadas). Quanto ao carto da conta, prenda utilizando fita durex larga e transparente.
Ateno: A parte rgida do talo deve ser presa para cima, observe a disposio na ilustrao a seguir:
5. Acesse o Editor de Formulrios para Prestao de Contas disponvel no site da Fundao, selecione a
opo correspondente Prestao de Contas (Auxlio ou Bolsa) e insira os dados para impresso dos
modelos obrigatrios: I, II e III. Aps a impresso, assine os formulrios.
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A Prestao de Contas de auxlio financeiro no utilizado poder ser entregue mesmo durante a
vigncia do prazo para execuo do projeto. Entretanto, obrigatoriamente, dever ser entregue de
acordo com o prazo determinado no Termo de Outorga e Aceitao de Auxlio/Bolsa, no Setor de
Protocolo da FAPERJ.
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C Bolsa Sanduche
2. Providencie uma declarao emitida pela instituio brasileira vinculada ao projeto na qual dever
constar: nome do outorgado com a bolsa, ttulo do projeto contemplado com a bolsa, nome do
orientador brasileiro, perodo de desenvolvimento das atividades no exterior, informao sobre
cumprimento dos objetivos previstos e as assinaturas do orientador brasileiro e do chefe de
departamento da instituio brasileira onde o doutorado realizado.
3. Rena os comprovantes de aquisio das passagens de ida para o exterior e retorno ao Brasil, os
bilhetes de embarque, o comprovante de aquisio do seguro sade, a declarao emitida pela
instituio, a carta de encerramento e o extrato bancrio de toda movimentao da conta aberta para
recebimento dos recursos. Ateno: os comprovantes impressos em papel termossensvel, devido
caracterstica de desaparecimento das informaes por conta de manuseio ou por ao do tempo,
devero ser apresentadas cpias (legveis) alm dos originais.
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4. Caso ainda no tenha realizado a atestao, no corpo ou no verso de cada comprovante, utilize
carimbo ou escreva mo a informao: Declaro que o(s) material(is) foi(ram) entregue(s)/servio(s)
foi(ram) prestado(s), e assine. Para os recibos emitidos atravs do Editor de Formulrio para Prestao
de Contas, essa informao sair impressa, bastando datar e assinar. Verifique as ilustraes instrutivas
a respeito de como inserir o atesto no item A.
5. Cole os comprovantes, que estiverem impressos em folha de material inferior qualidade offset e/ou
que possuam tamanho inferior ou superior ao A4, em folha de papel branca do tipo offset e tamanho
A4. No utilize cola basto, somente cola liquida, pois a aderncia melhor (passe a cola apenas nas
bordas do comprovante).
Quanto ao talo de cheques, prenda apenas pela contracapa ou pela parte rgida do talonrio por onde
ficam presas todas as folhas, usando um grampeador ( a parte rgida do talo deve ser presa para cima e
no deve haver impedimento para visualizao dos canhotos de cheques utilizados e das folhas no
utilizadas); e o carto da conta utilizando fita durex larga e transparente. Verifique as ilustraes
instrutivas a respeito de como realizar colagem de comprovantes e como prender o talo de cheques
e carto bancrio no item A.
6. Acesse o Editor de Formulrios para Prestao de Contas disponvel no site da Fundao, selecione a
opo Bolsa. Insira no campo Total do valor concedido a soma dos recursos depositados pela FAPERJ
para aquisio das passagens de ida e retorno e do seguro sade. No item Despesas de Custeio insira
as informaes referentes aos dois comprovantes de compra das passagens e ao comprovante de
seguro sade, conforme dados solicitados. Realize a impresso dos modelos obrigatrios: I, II e III. Aps
a impresso, assine os formulrios.
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A Prestao de Contas da Bolsa Sanduche Reverso ser realizada pelo orientador, outorgado
com a bolsa, e ser composta por comprovao de: aquisio de passagens de vinda para o Brasil e
retorno do doutorando para o exterior, aquisio do seguro sade e repasses de valores referentes ao
auxlio instalao e dos mensais para manuteno do doutorando no Brasil; e, da declarao de
cumprimento do estgio, que dever ser emitida pela Instituio brasileira na qual foi realizado.
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2. Providencie uma declarao emitida pela instituio brasileira vinculada ao projeto na qual dever
constar: nome do outorgado com a bolsa, ttulo do projeto contemplado com a bolsa, nome do
doutorando vindo do exterior, perodo de desenvolvimento das atividades no Brasil, informao sobre
cumprimento dos objetivos previstos e assinaturas do representante da instituio e do doutorando.
3. Rena os comprovantes de compra das passagens de vinda para o Brasil e retorno para o exterior, os
bilhetes de embarque, o comprovante de aquisio do seguro sade, todos os Recibos de Repasse de
Valor para Doutorando do Exterior emitidos, sendo o primeiro com valor de repasse tambm do auxlio
instalao e os demais somente do valor mensal depositado para manuteno do doutorando, a
declarao emitida pela instituio, o comprovante de devoluo de saldo remanescente, o talo de
cheques e carto da conta inutilizados, a carta de encerramento e o extrato bancrio de toda
movimentao da conta aberta para recebimento da bolsa. Ateno: os comprovantes impressos em
papel termossensvel, devido caracterstica de desaparecimento das informaes por conta de
manuseio ou por ao do tempo, devero ser apresentadas cpias (legveis) alm dos originais.
4. Caso ainda no tenha realizado a atestao, no corpo ou no verso de cada comprovante, utilize
carimbo ou escreva mo a informao: Declaro que o(s) material(is) foi(ram) entregue(s)/servio(s)
foi(ram) prestado(s), e assine. Para os recibos emitidos atravs do Editor de Formulrio para Prestao
de Contas, essa informao sair impressa, bastando datar e assinar. Verifique as ilustraes instrutivas
a respeito de como inserir o atesto no item A.
5. Cole os comprovantes, que estiverem impressos em folha de material inferior qualidade offset e/ou
que possuam tamanho inferior ou superior ao A4, em folha de papel branca do tipo offset e tamanho
A4. No utilize cola basto, somente cola liquida, pois a aderncia melhor (passe a cola apenas nas
bordas do comprovante).
Quanto ao talo de cheques, prenda apenas pela contracapa ou pela parte rgida do talonrio por onde
ficam presas todas as folhas, usando um grampeador (a parte rgida do talo deve ser presa para cima e
no deve haver impedimento de visualizao dos canhotos de cheques utilizados e das folhas no
utilizadas); e o carto da conta utilizando fita durex larga e transparente. Verifique as ilustraes
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instrutivas a respeito de como realizar colagem de comprovantes e como prender o talo de cheques
e carto bancrio no item A.
6. Acesse o Editor de Formulrios para Prestao de Contas disponvel no site da Fundao, selecione a
opo Bolsa, e insira os dados de acordo com as despesas que foram realizadas para impresso dos
modelos obrigatrios: I, II e III. Aps a impresso, assine os formulrios. Os Recibos de Repasse de
Valor para Doutorando do Exterior j tero sido impressos ao longo da execuo do projeto, quantas
vezes tenham sido necessrias.
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E Prestao de Contas de Outorgado Falecido (Auxlio, Bolsa de Bancada para Projeto-BBP, Bolsa
Sanduche ou Bolsa Sanduche Reverso).
A Prestao de Contas de auxlio financeiro de outorgado falecido poder ser realizada pela
instituio corresponsvel com o projeto desenvolvido ou por algum familiar do outorgado. Neste caso,
a organizao da Prestao de Contas dever seguir as instrues contidas no item A ou B, conforme o
caso. Entretanto, nos documentos emitidos atravs do Editor de Formulrios para Prestao de Contas
nos quais necessria a assinatura do outorgado, o representante dever adicionar p/ antes do nome,
assinar e adicionar carimbo com identificao, caso seja representante da instituio, ou apenas p/ e
assinatura, caso se trate de um familiar do outorgado. Alm disso, ser necessrio incluir uma cpia
autenticada da Certido de bito do outorgado e um documento redigido como Nota de Esclarecimento
onde o responsvel pela elaborao da Prestao de Contas se identificar e discorrer a respeito do
ocorrido com o outorgado e demais informaes pertinentes Prestao de Contas.
Caso a devoluo de saldo remanescente no tenha sido realizada, esta ser efetivada pela
FAPERJ aps a entrega da Prestao de Contas.
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2. Elabore uma Nota de Esclarecimento na qual ir expor o motivo para elaborao da Prestao de
Contas do outorgado falecido, outros esclarecimentos pertinentes Prestao de Contas e assine.
4. Organize os comprovantes de acordo com a ordem de emisso. Caso o extrato bancrio j tenha sido
providenciado organize os comprovantes de acordo com os dbitos discriminados no documento, pois
cada um dos comprovantes corresponder, obrigatoriamente, a um determinado dbito registrado no
extrato. Essa ser a mesma ordem em que os comprovantes de despesas sero listados na Relao de
Documentos Comprobatrios de Despesas (Modelo III-FAPERJ).
5. Insira o atesto no corpo ou no verso de cada comprovante que ainda no o possui, utilizando carimbo
ou escrevendo mo a informao: Declaro que o(s) material(is) foi(ram) entregue(s)/servio(s)
foi(ram) prestado(s), adicione p/ e assine ao lado. Para os recibos emitidos atravs do Editor de
Formulrio para Prestao de Contas, essa informao sair impressa, bastando adicionar o p/, datar e
assinar. Verifique as ilustraes instrutivas a respeito de como inserir o atesto no item A.
6. Cole os comprovantes, que estiverem impressos em folha de material inferior qualidade offset e/ou
que possuam tamanho inferior ou superior ao A4, em folha de papel branca do tipo offset e tamanho
A4. No utilize cola basto, somente cola liquida, pois a aderncia melhor (passe a cola apenas nas
bordas do comprovante).
Quanto ao talo de cheques, prenda apenas pela contracapa ou pela parte rgida do talonrio por onde
ficam presas todas as folhas, usando um grampeador (a parte rgida deve ser presa para cima e no
deve haver impedimento de visualizao dos canhotos e das folhas no utilizadas); e o carto da conta
utilizando fita durex larga e transparente. Verifique as ilustraes instrutivas a respeito de como
realizar colagem de comprovantes e como prender o talo de cheques e carto bancrio no item A.
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7. Acesse o Editor de Formulrios para Prestao de Contas disponvel no site da Fundao, selecione a
opo correspondente Prestao de Contas (Auxlio ou Bolsa) e insira os dados de acordo com as
despesas que foram realizadas para impresso dos modelos obrigatrios: I, II e III. Aps a impresso,
assine os formulrios. Os demais formulrios j tero sido impressos ao longo da execuo do projeto
conforme a necessidade.
Ateno:
Recibos de dirias devem ser apresentados seguidos dos respectivos Certificados ou Declaraes
pertinentes.
Comprovantes de compra de passagens devem ser apresentados seguidos dos respectivos bilhetes de
embarque e Certificados ou Declaraes pertinentes.
A ordem de apresentao dos documentos ser: Relatrio de dirias do outorgado ou Recibo de dirias
de Terceiro, comprovante de compra de passagens, Bilhetes de embarque e Certificado ou Declarao
de participao no evento.
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