Vous êtes sur la page 1sur 68

LE GUIDE DE

LINSPECTION

La campagne de vrification des tudes souvre ds le 1er janvier de


chaque anne civile. Pour des raisons pratiques lies notamment la date de
la clture annuelle de lexercice comptable, certaines chambres choisissent
cependant dattendre le mois de mai pour dbuter la nouvelle campagne
dinspection.
Rien nempche toutefois linspection dune tude avant cette date de
clture. En effet, entre la clture du mois de dcembre et celle de lexercice
comptable, seules des critures dinventaires (les oprations de saisie de
comptabilit gnrale, paiement de factures, prlvements) peuvent tre
ajoutes aux mouvements de comptabilit gnrale de lanne prcdente,
par les journaux des comptes financiers concerns, y compris le journal
doprations diverses, dat du 31 dcembre de lexercice clos.
Tant que la clture du mois de janvier de lexercice suivant nest pas faite
en fvrier, au moment du paiement de la TVA de janvier, il reste possible de
saisir des oprations comptables portant sur des comptes financiers
concernant lexercice prcdent.
Pass cette priode, aucune criture ne doit tre possible dans le compte
client lexception des oprations ne portant pas sur des comptes
financiers, et passes via le journal des oprations diverses, comme par
exemple des rintgrations, dotations aux amortissements, indemnits
kilomtriques, tant que la clture dfinitive de lexercice prcdent na pas
t faite. Le dernier dlai pour cette clture est le 30 du mois davril

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

suivant.
fiscale.

Cette date est lie la limite dtablissement de la dclaration

Le dcret du 27 septembre 2007 a galement pos le principe dune


inspection mene par deux inspecteurs rgionaux et un expert comptable ou
une personne qualifie en comptabilit, sauf lorsque la comptabilit de
ltude est tenue par un expert comptable. Ce dernier doit alors remettre
au(x) titulaire(x) de ltude une attestation qui devra tre adresse au
prsident rgional avant le 31 mars de chaque anne. Le modle a t fix
par arrt du garde des sceaux publi au Journal Officiel le 14 juin 2008.

OBLIGATIONS ET DROITS
DE LHUISSIER DE JUSTICE INSPECTE
Les huissiers de justice et leur personnel doivent prter leurs concours et
faciliter la tche des inspecteurs :

En compltant les documents en ligne avant le dplacement des


inspecteurs pour procder aux oprations de vrification sur site
En les recevant avec courtoisie
En mettant un bureau avec un poste informatique et une imprimante
leur disposition,
En tant disponible tout au long du droulement des oprations
dinspection,
En participant activement au contrle par la communication des
lments sollicits,
En apportant toutes les explications et justificatifs utiles sans pouvoir
objecter labsence dun collaborateur ou dun prestataire externe
En ayant pris soin de prparer lavance et de manire organise
lensemble des documents requis par les textes.

Le caractre contradictoire doit transparatre dans le compte rendu


dinspection. Pour se mnager la preuve du respect de cette obligation
lgale, il est recommand aux inspecteurs et aux inspects de viser
systmatiquement les cases recommandation, observation ou rponse de
ltude mme en labsence de dveloppement ncessaire sur le point
inspect.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

Pour rpondre cette mme obligation de contradictoire, en cas de cession


en cours dexercice, le(s) cdant(s) ont lobligation dtre prsents aux
oprations dinspection. Ils devront donc tre convoqus par lettre ou
courriel avec accus de rception.
Le dcret du 27 mai 2007 prcise que les rapports dinspections sont
transmis directement par les inspecteurs au procureur gnral. Cela
ninterdit pas daccorder un ventuel dlai afin de permettre ltude
inspecte dapporter toutes explications complmentaires utiles. Ce dlai
doit tre mis profit pour voquer galement la difficult releve avec le
prsident rgional.

Les rapports dinspections doivent tre galement transmis au procureur de


la Rpublique avant le 31 juillet. La chancellerie a alert la chambre
nationale sur le non respect de ce calendrier par les inspecteurs et par les
prsidents rgionaux.

POUVOIRS ET OBLIGATIONS
DES INSPECTEURS

Les inspections se droulent en deux phases :

un contrle inopin par communication de documents comptables le


jour mme de la demande des inspecteurs,
un contrle sur site sur rendez-vous

Les inspecteurs nont aucun pouvoir dinvestigation de police judiciaire. Il se


doivent de se prsenter et de sexprimer avec courtoisie sans pour autant
se contenter de remplir limprim qui constitue le cadre minimal de
linspection. Ils doivent savoir prendre des initiatives lors du contrle,
orienter leurs recherches sur tel ou tel point qui le justifierait.
Limprim dinspection prvu par larrt du 4 juin 2008 publi au journal
officiel du 14 juin 2008 met en forme les obligations de contrle minima, les
inspecteurs pouvant effectuer des contrles complmentaires sils le jugent
propos.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

Les vrifications doivent porter sur les diffrents aspects de lensemble de


lactivit de loffice quil sagisse de lactivit professionnelle dhuissier de
justice (gestion des dossiers, reprsentation des fonds clients, respect des
rgles tarifaires et dontologiques) que de la gestion proprement dite de
loffice.
Les inspecteurs procdent ensemble aux oprations de contrle pralable
ou sur site. Si les textes ninstaurent aucune hirarchie entre les
inspecteurs, il est vivement recommand que lun dentre eux soit cependant
dsign rapporteur et de prfrence celui tabli dans le ressort tranger
ltude inspecte.
Le rapporteur aura la responsabilit deffectuer la demande de
communication des documents relatifs la phase inopine, leur rception et
la rdaction matrielle du rapport dinspection.
En cas de cession pendant lanne civile concerne par lexercice contrl
une convocation doit tre adresse aux huissiers de justice qui taient
titulaire(s) de loffice ou associs.
Lensemble des pices et documents vrifis doit tre vis lectroniquement
ou sign par les inspecteurs et le ou les titulaires de ltude ou dfaut
celui prsent au moment du contrle. Larticle 94-11 leur donne la
possibilit demporter copie de tout document quils jugeraient utiles.
Le dcret du 27 mai 2007 ne fixe aucune dure. Les inspecteurs prendront
donc le temps ncessaire pour mener bien leur mission
En principe, au terme de leur inspection, les inspecteurs adressent au
procureur gnral, le compte rendu de leurs oprations de contrle et au
plus tard le 31 juillet de lanne suivant lexercice contrl. Ce compte
rendu devra avoir t au pralable sign par le(s) titulaire(s) de loffice
laide de leur code extranet ou de leur cl lectronique.
Le prsident de la chambre rgionale doit adresser un compte rendu sur les
rapports dinspections de comptabilit au Procureur Gnral dans le courant
du quatrime trimestre de lanne civile.
Toutefois, il existe souvent des accords entre les prsidents rgionaux et le
procureur gnral pour que les rapports soient en ralit remis directement
par le prsident rgional qui cette occasion remettra son compte rendu et
son avis sur les inspections.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

Lorsque des anomalies ou faits graves sont constats, les inspecteurs


doivent en informer le prsident rgional et le procureur, lequel a le pouvoir
de dclencher louverture dune information prliminaire.
Leur mission nest pas de porter un jugement ou de proposer une sanction
mais ils doivent cependant sentretenir des difficults releves avec le
titulaire, formuler des recommandations, souligner les efforts comme les
manquements rpts.

Une quatrime phase regroupe dsormais les obligations professionnelles


telles que Tracfin, Cnil, Formation continue, Affichage et mise la
disposition du tarif, etc..

LORGANISATION DES CONTROLES

Rappel des dispositions nouvelles poses


par le dcret n 2014-983 du 28 aot 2014
en raison de la nouvelle comptence territoriale dpartementale
et modifiant le dcret n 2007-1397 du 27 septembre 2007

Article 3 modifiant larticle 94-3 :


Le second alina de larticle 94-3 est remplac par un alina ainsi rdig :

Les huissiers de justice inspecteurs ne doivent pas avoir leur rsidence


dans le ressort dun tribunal de grande instance dont le sige est situ
dans le dpartement o se trouve ltude inspecte.
Article 4 modifiant larticle 94-18 : le premier alina de l'article 94-18, les
mots : dont au moins un choisi en dehors du dpartement o exerce
l'huissier de justice inspect sont supprims.
Article 5 modifiant larticle 94-23 : les mots : Un des inspecteurs peut

tre choisi dans le dpartement o exerce l'huissier de justice inspect.


sont supprims.
Article 6 modifiant larticle 94-27 : Pour l'application des articles 94-18

et 94-23 et conformment aux septime et huitime alinas de l'article 62,

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

les inspections des tudes d'huissier de justice des ressorts des cours
d'appel de Metz, Bastia, Fort-de-France, Basse-Terre, Cayenne et SaintDenis sont organises selon les dispositions suivantes.
Un des huissiers de justice dsigns pour inspecter les tudes situes
dans le ressort de la cour d'appel de Metz peut tre lui-mme tabli dans
ce ressort. Les autres inspecteurs sont choisis sur les listes dresses par
les chambres rgionales des cours d'appel de Colmar et de Nancy.
Un des huissiers de justice dsigns pour inspecter les tudes situes
dans le ressort de la cour d'appel de Bastia peut tre lui-mme tabli
dans ce ressort. Les autres inspecteurs sont choisis sur la liste dresse
par la chambre rgionale de la cour d'appel d'Aix-en-Provence.
En ce qui concerne l'inspection des tudes situes dans le ressort des
cours d'appel de Basse-Terre, de Fort-de-France et de Cayenne, la liste
des huissiers de justice inspecteurs et la liste des personnes qualifies
en comptabilit sont dresses d'un commun accord par les chambres
intresses et soumises l'agrment conjoint des procureurs gnraux
des trois cours d'appel.
Pour l'inspection des tudes de la Guyane, l'un des inspecteurs est
dsign parmi les huissiers de justice inspecteurs rsidant en
Guadeloupe, les autres inspecteurs sont dsigns soit de la mme faon,
soit parmi les huissiers de justice inspecteurs du ressort de la cour
d'appel de Fort-de-France.

Pour l'inspection des tudes de la Martinique, l'un des inspecteurs est


dsign parmi les huissiers de justice inspecteurs rsidant en
Guadeloupe, les autres inspecteurs sont dsigns soit de la mme faon,
soit parmi les huissiers de justice inspecteurs du ressort de la cour
d'appel de Cayenne.
Pour l'inspection des tudes de la Guadeloupe, les inspecteurs sont
dsigns parmi les huissiers de justice inspecteurs rsidant en Guyane ou
en Martinique
Pour l'inspection des tudes situes dans le ressort de la cour d'appel de
Saint-Denis, les inspecteurs sont choisis sur une liste dresse d'un
commun accord par la Chambre nationale des huissiers de justice et la
chambre rgionale de la cour d'appel de Saint-Denis, parmi les huissiers
ou huissiers de justice honoraires ne rsidant pas dans le ressort de la
cour d'appel de Saint-Denis et figurant sur une des listes mentionnes

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

l'article 94-4. Cette liste est soumise l'agrment du garde des sceaux,
ministre de la justice.

Le choix des contrleurs doit tre fait dans la mesure du possible en


fonction de leurs comptences informatiques et comptables et de leur
connaissance ventuelle de lactivit accessoire de grance dimmeubles ou
de syndic de coproprit.
Ne doivent pas tre dsigns inspecteurs, en raison de leur fonction
lective, les prsidents dpartementaux et rgionaux ainsi que les dlgus
en exercice.
Lors de la phase prparatoire, lorsquil dtermine et affecte les quipes
dinspecteurs, et si la comptabilit de ltude nest pas suivie par un expert
comptable, le prsident de la chambre rgionale a lobligation de dsigner un
expert comptable aux cts des inspecteurs rgionaux.
Dans le cas contraire cette dsignation est facultative. Cependant elle est
recommande lorsque lattestation dexpert comptable nest pas conforme
au modle fix par arrt ou incomplte et que les explications fournies ne
sont pas satisfaisantes.
Les prsidents de chambres dpartementales doivent en outre signaler aux
chambres rgionales, les incidents comptables ou autres susceptibles
daffecter les inspections annuelles.
Le prsident rgional apportera des recommandations ventuelles au vu des
derniers rapports et des faits relevs depuis soit par la chambre rgionale
soit par la chambre dpartementale. Cest un point extrmement important
pour permettre un vritable suivi des tudes.

Accueil

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

Un premier cran permet laccs limprim en entrant le code daccs en


fonction du statut : tude contrle, inspecteur ou prsident rgional. Ces
codes sont adresss chaque anne par le service informatique de la
chambre nationale. Chaque tude se voit attribuer son code daccs et
chaque huissier un code dinspecteur qui ne sera toutefois activit que par
le prsident rgional lorsquil procde aux dsignations dinspecteurs.
Aprs avoir entr son code daccs puis valid, ltude ou linspecteur
accde par un second cran limprim lui-mme qui se dcline en 4 menus
principaux :
1. Le tableau de la masse salariale pour rpondre aux demandes de la
CPNE ce tableau pr-rempli par linformatique par la reprise des
donnes de lanne prcdente doit tre actualis par ltude et valid
par les inspecteurs.
2. Le formulaire pour le contrle de lactivit principale
3. Le formulaire pour le contrle de lactivit accessoire exerce par
chacun des titulaires de lautorisation

ATTENTION Le formulaire de dclaration des actes et produits pour les


cotisations dassurance, a t supprim en raison des nouvelles dispositions
rsultant du dcret n0146 du 26 juin 2014.

L'article 74 du dcret n0 56-222 du 29 fvrier 1956est ainsi modifi est ainsi


modifi :

1 Au premier alina, le mot : quatrime est remplac par le mot :


troisime

;
2 Le deuxime alina est remplac par les deux alinas suivants :
La chambre nationale des huissiers de justice appelle et peroit directement
la cotisation spciale due par les huissiers de justice. A cette fin et
l'occasion des inspections annuelles des tudes, les inspecteurs adressent la
chambre nationale une copie du compte rendu d'inspection.
La chambre nationale des huissiers de justice adresse au procureur de la
Rpublique du tribunal de grande instance dans le ressort duquel est situ le
sige de l'office dfaillant un tat des cotisations impayes. Sur avis du
procureur de la Rpublique, le prsident du tribunal de grande instance rend

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

cet tat excutoire par ordonnance sur requte, dans les conditions prvues
aux articles 493 498 du code de procdure civile
Rappel - outre ltat excutoire pouvant donner lieu recouvrement forc,
ltude dfaillante dans le paiement des cotisations assurances sexpose une
dchance de garantie.

Les donnes chiffres requises portent sur la totalit de lexercice, mme dans
lhypothse dune cession intervenue au cours de lexercice contrl. Les
chiffres du prdcesseur doivent donc tre intgrs sur ce bordereau.

RECOMMANDATION PRATIQUE
Le formulaire se prsente sous forme de diffrents onglets complter.
Il est vivement conseill tant ltude quaux inspecteurs denregistrer les
informations saisies en cliquant sur le bouton en bas de page avant de passer
longlet ou sous onglet suivant.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

PRESENTATION DE LIMPRIME DINSPECTION

Depuis le 1er janvier 2011, limprim dinspection est adapt aux diffrents
type de structures dexercice titre individuel ou socital (SCP titulaire dun
office dhuissiers de justice, SEP, Socit dhuissiers de justice, SELARL,
SELAFA, SELAS).
Les Socit en participation ou les Socits dhuissiers de justice ne sont
pas titulaires de loffice. Ce ne sont pas ces structures qui sont l'objet de
l'inspection, mais chacun des associs qui restent titulaires de leur office,
qui doivent tenir une comptabilit distincte, disposer d'un compte affect, et
prsenter un rpertoire de leurs actes qui ne peuvent tre signs que par
eux. Si la comptabilit peut tre tenue sous une forme unique, (un seul
grand livre par exemple) elle doit permettre d'individualiser les critures
propres chaque tude.

Lorsque un changement de structure


a eu lieu depuis la dernire
inspection, (par exemple que 4 SCP se sont runies en une SEL) sont crs
un formulaire pour la structure actuelle et autant de formulaires adapts
que de structures existantes en dbut dexercice (dans lexemple, il faudra
donc mettre disposition un formulaire type SEL et quatre formulaire type
SCP).
Il convient alors de rpondre la question pose par laffirmative puis
dindiquer le nombre dtudes dont est issue la structure actuelle, le nombre
actuel de bureaux annexes ventuellement autoriss en prcisant si ces
bureaux annexes tiennent un rpertoire dossiers.
Par ailleurs, dans le cas des SEL, il y aura disposition, autant de
formulaires que de bureaux annexes constitus par les anciennes SCP (pour
une SEL constitue dun sige social et de trois bureaux annexes, il faudra
un imprim type SEL et de trois imprims allgs pour les bureaux
annexes (qui correspondra en ralit la partie 3me phase : gestion de
lactivit principale.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

10

De ce fait, dans le cas dune SEL cre par fusion de quatre SCP dans
lanne dexercice objet du contrle, il faudra en ralit :

1 imprim SEL ;
4 imprims SCP ;
3 imprimes allgs .

Il est donc prvu un questionnaire pralable concernant lexistence dune


modification de structure dans lanne dexercice (et limplication du type
de structure dexercice concernes), ainsi que du nombre de bureaux
annexes existant actuellement. Le nombre exact de formulaires ncessaires
suivant leurs types sera, alors, automatiquement dlivr.

LE CONTROLE DE LACTIVITE PRINCIPALE

Chaque tude et chaque bureau annexe tenant un rpertoire feront lobjet


dun formulaire dinspection distinct.

Information sur loffice inspect

Ce point ne comporte quun seul onglet.

La raison sociale de loffice doit tre complte et identique celle porte


dans larrt de nomination publi au journal officiel. Lindication du nom du
prdcesseur est indispensable, en cas de mutation au sein de la structure
socitale ou de cession de loffice au cours de lexercice contrl ou de
lexercice en cours.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

11

Chaque titulaire devra communiquer galement ladresse de messagerie


laquelle devront tre adresses toutes les correspondances affrentes aux
inspections.
Le numro du SCT est une mention obligatoire. Il sagit du numro port sur
le bordereau trimestriel du SCT.
Pour la rgularit du contrle, les mentions des dates de dlibration de la
chambre rgionale et de linspection sont impratives.
Larrt du 4 juin 2008 fait obligation dsormais de mentionner la rpartition
des parts sociales entre les associs au jour du contrle.
Les inspecteurs qui nont pu obtenir communication de la lettre de mission
de lexpert comptable lors de la phase inopine doivent se faire remettre
celle-ci lors de leur dplacement.
Les indications lies la prsentation de loffice doivent retenir galement
lattention des inspecteurs qui indiqueront avec la plus grande prcision, le
nom du logiciel informatique quipant ltude et sa version, la date de
validit du contrat de maintenance.
Liste des logiciels qui ont fait lobjet dun rapport de conformit tabli par un commissaire aux comptes
agr en application de larticle 10 de larrt du 31 mai 2011 :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

ATELCA SARL Logiciel D.CLIC Version 1.3


PTITUDE LOGICIELS Version INTHUISS 7.15.6
ANDALYS Logiciel ATHENA Version 6.20
CODIX SA Logiciel IMX Version 7
FIDUCIAL INFORMATIQUE Logiciel Maestro Version 8
FIDUCIAL INFORMATIQUE Logiciel NEO - suite Version 2
GEST HELP Version 3
ITR logiciel InTegral Version 2.10.34
NEURONEXT SAS Logiciel OFFICE MANAGER Version 1.0 (ancien TYS)
PRIAM INFORMATIQUE Logiciel WINPRIAM Version 3.7.3
SAS INFORMAT Logiciel HORUS Version V2012T4
SAS HDJ Logiciel HDJ Version 3
SARL INTELLIGENT SOFTWARE Logiciel INTESOFT Version 6 access ou sql
SOFT OUEST SAS Logiciel HUISSIER SOFT OUEST Version 8
TALENTIA SOFTWARE Logiciel spcifique RSII Version 2.0
TALENTIA SOFTWARE Logiciel spcifique COMPTAREL Version 3.24

La priode transitoire instaure par la chambre nationale des huissiers de


justice, pour la mise en conformit de leur logiciel comptable dont les rgles
ont t poses par larrt du 31 mai 2011, prend fin cette anne.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

12

Toutes les tudes doivent tre quipes dun logiciel dont la version a t
valide par un commissaire aux comptes mentionn sur la liste publie au
journal officiel par arrt du 25 juin 2012.
Pass ce dlai, les comptabilits tenues par des logiciels non conformes sont
considres comme non fiables sauf justifier de manire prcise que le retard
incombe au prestataire informatique seul. Les inspecteurs sont invits
suspendre leurs oprations dinspections et informer sans dlai le prsident
rgional

Commissaire aux comptes


Les conditions de lobligation de nomination dun commissaire aux
comptes sont les suivantes pour les SCP et les SELARL : toute personne
morale ayant une activit conomique relve du contrle dun commissaire
aux comptes, ds lors quelle dpasse au moins 2 des seuils suivants :
Total bilan > 1 550 000
CA HT > 3 100 000
Salaris > 50
Pour les SELAS les seuils sont diffrents :
Total bilan > 1 000 000
CA HT > 2 000 000
Salaris > 20
Enfin toutes les SELAFA doivent avoir un commissaire aux comptes.
A titre drogatoire, lorsque ltude fait lobjet dun contrle par un
commissaire aux comptes, aucune attestation telle que vise par larrt du
4 juin 2008 nest requise. Mais ltude doit cependant fournir le rapport du
commissaire aux comptes.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

13

LA PHASE INOPINEE DU CONTROLE


DU

Ce point ne comporte quun seul onglet.

Larrt du 4 juin 2008 vient prciser le principe du caractre inopin des


vrifications de comptabilit en listant dans le premier tableau les
documents qui devront tre adresss rception et le jour de la demande,
mme en labsence du titulaire.
Cette premire phase est fondamentale et son strict respect obligatoire.
Lanalyse des documents ainsi transmis permettra aux inspecteurs de cibler
les points prsentant un intrt tout particulier ou pouvant ncessiter une
attention plus forte. Elle suppose donc une mise en place bien antrieure
la seconde phase de contrle sur site.
La demande est faite par tlcopie ou courrier lectronique, sans
information pralable de ltude inspecter. Il y est rpondu par ltude de
la mme manire. Dans le cas dune demande lectronique, il est conseill
dutiliser le systme de lenvoi de laccus de rception qui sera retourn de
la mme manire par le destinataire.
Les dates de la demande et de sa rception par ltude contrle, la date de
rception des documents par les inspecteurs devront obligatoirement tre
mentionnes. Les inspecteurs pourront sils le souhaitent poursuivre la
prparation pralable de linspection sur site par la demande
complmentaire ventuelle de certains documents (tableau 2)
Dsormais, la liste des documents fournir comprend une copie PDF du
rapport dinspection de lanne prcdente. Sont tout aussi impratifs,
lintgralit du dernier rapprochement bancaire tabli, le tableau de bord de
la mme date et la dernire page du relev bancaire correspondant
Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

14

Attention : Le dfaut de rponse immdiate par ltude est act par les
inspecteurs qui en informent immdiatement le prsident rgional. La phase
sur site de linspection se droulera alors de manire inopine.

Ce point de contrle est primordial et doit retenir toute lattention des


inspecteurs. Sans se dplacer, en fonction de leur propre disponibilit
quotidienne, ils pourront analyser ces principaux documents comptables,
bancaire, en tirer une vision prcise de la situation conomique et financire
et apprcier la fiabilit de la comptabilit de ltude et sa qualit
dorganisation. .

Lexamen attentif de la Balance gnrale est une source dinformations


importantes.

A titre dexemple : Balance gnrale dune SCP

COMPTES DE LA CLASSE 1 COMPTES DE CAPITAUX : ils sont au


nombre de 5 :
Hormis le compte de l'exploitant (compte 108) propre aux entreprises
individuelles, ces comptes sont plus spcifiques aux personnes morales
(socits).
Comme expos ci-aprs, les mouvements de ces comptes doivent dcouler
des dcisions prises par l'assemble gnrale des associs. Il convient donc
de s'assurer que les dcisions des associs sont bien traduites et que les
variations sont conformes aux dcisions,
1010000 Capital

1068000 autres rserves : le solde correspond aux rserves dcides par


les associs lors de leur assemble gnrale statutaire annuelle au cours de
laquelle ils doivent se prononcer sur laffectation du rsultat. Pour rappel,
cette assemble gnrale doit se tenir obligatoirement dans les 3 mois de la
clture de lexercice comptable (6 mois pour les SELARL).

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

15

A lexception des SELARL qui sont soumises limpt socit, le rsultat


affecter correspond au rsultat dtermin partir de la comptabilit de
trsorerie puisque les SCP comme les tudes individuelles restent soumises
limpt BNC. Le diffrentiel ventuel entre le rsultat trsorerie et le
rsultat dengagement sera affect en report nouveau.
Lorsque le rsultat de trsorerie est infrieur celui de la comptabilit
dengagement, cela signifie que ltude a encaiss plus que ce quelle a
produit et ses charges. Le report nouveau sera mouvement la baisse.
Lorsque le rsultat de trsorerie est suprieur celui de la comptabilit
dengagement, cela signifie que ltude est en dficit dencaissement. Le
report nouveau sera augment.
1100000 report nouveau : il sagit dune notion nouvelle qui rsulte de
lentre en vigueur de la comptabilit dengagement. Le solde constate
principalement les crances acquises lors du passage de la comptabilit
dite de trsorerie la comptabilit dengagement.
1200000 et 12900)00 Bnfice ou Perte de lexercice. Il sagit
naturellement du bnficie de lexercice prcdent. Un solde diffrent de
zro signifie donc que ce rsultat na pas t affect.
1640000 Emprunt - Ce compte pourra tre examin lors du contrle sur
site, aux points engagement financiers de loffice et engagements
financiers des titulaires . Mais il a galement un lien avec les comptes de
classe 2 immobilisations qui suppose la vrification des factures et de la
ralit des achats.
Les soldes des comptes d'immobilisations et d'emprunt seront rapprochs
respectivement avec les tableaux d'immobilisations et les tableaux de
remboursement des emprunts.

COMPTES DE LA CLASSE 2 COMPTES DIMMOBILISATIONS - : ils sont


au nombre de 13, mais nappelle pas de prcisions particulires.
2748000 Caisse des prts -Ce compte ne peut tre mouvement par les
sommes caisse de prts CNHJ que dans le cadre des offices individuels.
Pour les titulaires exerant au sein dune SCP ou dune SELARL, les
sommes caisse des prts doivent tre imputes en classe 4 compte 45

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

16

COMPTES DE LA CLASSE 4 COMPTES DE TIERS


4011100 Fournisseurs de loffice ministriels Il sagit de constater les
dettes lis lexploitation de loffice. Un solde est zro ou faible laisse
prsumer que ltude npas une gestion comptable conforme aux rgles de
la comptabilit dengagement qui suppose en gnral un dcalage entre la
date comptable de lenregistrement de la facture et la date comptable du
paiement effectif. Il est recommand aux inspecteurs de solliciter une
balance auxiliaire des comptes fournisseurs.
Un solde crditeur de fort montant peut reflter un retard dans les
paiements de factures du une situation de trsorerie tude tendue .

4011200 Fournisseurs lis aux comptes clients - Ce compte enregistre


les critures dbours (frais de correspondants, serruriers, dmnageurs,
etc..). Un solde important peut exprimer un retard dans le paiement en
raison dun problme de trsorerie de gestion. Il alors est recommand aux
inspecteurs de solliciter une balance auxiliaire des comptes fournisseurs.

4110000 CLIENTS Prestations factures Il sagit des crances


acquises ltude. Le montant doit correspondre au solde frais dus
ltude sur la balance dossiers. Le montant doit prsenter galement une
cohrence avec la TVA (rapport denviron 15 %) et avec le chiffre
daffaires de ltude (entre 3 et 6 mois) et les soldes crditeurs des
comptes 706 actes et honoraires facturs
Rappel : cest dans ce compte que sont inscrites les crances douteuses
(qui doivent tre justifies par les dmarches de ltude pour leur
recouvrement)

4199990 Virements inter dossiers - Le solde doit tre peu important.


Son montant et celui du 419600 doivent trouver leur contrepartie dans le
542 000

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

17

4310000 4380000 Organismes sociaux Les critures lies aux charges


sociales doivent inclure les charges sociales courues et non chues.

4455100 447010 TVA et TAXE FORFAITAIRE - le solde des TVA


dductibles (4456600 et 4456610) doit tre dbiteur. C
Ces comptes de classe 4 doivent tre rapprochs du tableau de bord qui
mentionnent le montant des TVA et TAXES dues, c'est--dire le montant
des taxes et TVA encaisses.
Il doit exister galement une cohrence avec la balance dossiers qui doit en
principe prsenter la ventilation entre, TVA, taxe forfaitaire, frais et
dbours.

455000 et suivants Comptes dassocis.


Dans le cadre dune SCP, le montant des prlvements des associs et le
paiement des charges sociales personnelles rgles par la SCP sont ports
en dbit. Les apports de fonds et la constatation du rsultat de trsorerie
sont ports au crdit de ce compte. Ces soldes doivent donc tre
rapprochs du rsultat acquis et au rsultat de lanne prcdente port en
compte 120.
Si la balance gnrale communique nest pas exprime en comptabilit de
trsorerie , il convient de se reporter au tableau de bord, en tenant compte
des charges venir puis en dduisant le disponible de gestion.
Les associs bnficient dune rmunration constate en charge en compte
64, avec la possibilit de prise en charge des cotisations et charges
personnelles de chaque associ. Dans le cadre dune SELALR, soumise
limpt sur les socits, et sur dcision dassemble gnrale des associs,
ils pourront percevoir des dividendes. Il est virement recommand de se
faire communiquer une dition dtaille du compte courant de chaque
associ.
A noter : un associ cdant ne peut plus avoir de compte courant prsentant
un solde dbiteur ou crditeur.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

18

COMPTES DE LA CLASSE 5 COMPTES FINANCIERS


Lexamen de ces comptes est troitement li la vrification des
rapprochements bancaires, qui est un point fondamental du contrle.
Lexcdent de trsorerie ne doit pas tre reprsent par les seuls fonds en
caisse dont le contrle ncessit une vrification des carnets de reus ou
souchiers.

RAPPEL : les autorisations de dcouverts, les comptes de gestion dbiteurs


ne sont admis que pour faire face une situation ponctuelle. Ils ne peuvent
tre retenus comme une modalit de gestion courante. Les inspecteurs
devront vrifier que le(s) titulaire(s) a (ont) bien engag les mesures
ncessaires pour une restructuration.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

19

ETUDE / S.C.P.
VERIFICATIONS A FAIRE
Tableau de bord de la veille de la demande
Existence de la numrotation squentielle depuis le dbut de l'exercice (annexe arrt du 31/05/11)
Egalit des fonds clients en comptabilit gnrale et sur la balance dossiers
Absence de comptes clients en attente (ou faible solde)
Compte de virements inter-dossiers sold
Concordance du solde du compte affect avec le solde des fonds clients
Compte de virements interne sold
Cohrence des sommes en rapprochement bancaire (en liaison avec l'analyse des rapprochements)
Existence dun excdent de trsorerie
Solde de caisse peu important (en relation avec l'activit de l'tude et infrieur l'excdent de trsorerie)
Absence de compte de TVA ou de taxe forfaitaire facture non encaisse (445711 ou 447010)
Balance gnrale de la veille de la demande
Prsence des mentions obligatoires en en-tte (nom de ltude, date ddition, critres de slection)
Equilibre de la balance gnrale des comptes
Soldes conformes ceux des comptes ports sur le tableau de bord
Compte de rsultat (N-1) affect (donc sold) (compte 120000)
Solde des comptes de prlvements du ou des titulaires infrieur au droit rsultat
Absence de compte-courant dbiteur d'associ en S.E.L.
Absence de comptes de tiers divers (ou faiblesse de leur solde)
Solde nul des comptes de virements internes
Solde nul du compte de virements inter-dossiers
Solde nul des comptes 467000 ddis aux dbours
Compte de report--nouveau (110000) exprimant le dcalage entre engagement et recettes/dpenses
Financement des immobilisations nettes (classe 2) par les capitaux permanents (classe 1 hors 110000)
Solde du compte Clients - Prestations factures (411000) compatible avec les mouvements de la priode
Solde du compte Clients - Fonds mandants (419600) compatible avec les mouvements de la priode

OUI

NON

N/A

OBSERVATIONS

1re et dernire page numrotes de la balance dossiers dtaille la veille de la demande


Prsence des mentions en en-tte (nom de ltude, date ddition, critres de slection, pagination)
Egalit du solde des fonds clients avec celui du compte clients (419600) de la balance gnrale
Faible montant du solde dbiteur des dossiers clients lists en fin de balance
Prsence des informations obligatoires (provisions reues, acomptes encaisss, disponibles verss, produits facturs, montant d
au client (419600), montant d l'tude (411000))
Dernier rapprochement bancaire et relev bancaire correspondant Compte affect
Egalit des soldes rapprochs
Date du relev bancaire proche de la date ddition du rapprochement bancaire
Concordance du solde du relev bancaire avec celui port sur ltat de rapprochement
Concordance du solde comptable avec celui port sur la balance gnrale
Absence de sommes non comptabilises (ou faibles montants)
Inexistence d'encaissements non crdits par la banque au-del de quelques jours
Peu de dpenses ou de faible montant, anciennes et non dbites par la banque
Dernier rapprochement bancaire et relev bancaire correspondant Compte tude
Egalit des soldes rapprochs
Date du relev bancaire proche de la date ddition du rapprochement bancaire
Concordance du solde du relev bancaire avec celui port sur ltat de rapprochement
Concordance du solde comptable avec celui port sur la balance gnrale
Absence de sommes non comptabilises (ou faibles montants)
Inexistence d'encaissements non crdits par la banque au-del de quelques jours
Peu de dpenses ou de faible montant, anciennes et non dbites par la banque
Attestation de l'expert-comptable de l'tude
Existence de l'attestation
Conformit avec le modle de l'arrt du 4 juin 2008
Prsence du tableau de trsorerie mensuelle en annexe
Tableau de trsorerie sign de l'expert-comptable
Excdent de trsorerie la clture de chaque mois
Solde du compte clients a priori conforme l'activit de l'tude (voir balance)
Evolution de l'excdent a priori conforme l'activit de l'tude

Toute rponse ngative doit tre motive et donner lieu des contrles complmentaires.
AUTRES OBSERVATIONS

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

20

ELEMENTS COMPTABLES ET ECONOMIQUES


DU

Introduction
Ce point se prsente sous la forme de 2
onglets diffrents

1. Oprations dinspection portant sur lactivit principale - Documents


tenir disposition des inspecteurs ds le premier jour du contrle

2. Examen

des comptes annuels - Contrles


priphriques et principales volutions comptables

antrieures

ou

Cette phase dinspection se droule sur site, aprs prise de rendez vous
pralable avec chaque titulaire et leur(s) prdcesseurs(s) si une cession
est intervenue depuis la dernire inspection.

Nous recommandons aux inspecteurs de sassurer rgulirement que la


phase prparatoire est correctement suivie par les titulaires de ltude
inspecte. Dans le cas contraire, si limprim nest pas complt, dfaut
de rponse concrte malgr des rappels tlphoniques ou courriels, les
inspecteurs doivent en faire tat au prsident rgional. Si la veille de
linspection, limprim nest toujours pas complt, les inspecteurs peuvent
suspendre leurs oprations et annuler leur dplacement. Ils en rfrent
alors au prsident rgional qui prendra toute dcision utile, pouvant aller
jusqu dresser un rapport de carence adress au procureur de la
Rpublique.
Les inspecteurs nont pas en effet complter lintgralit de limprim
dinspection sur place mais seulement en vrifier la fiabilit des
indications mentionnes puis de contrler les modalits de lexercice
professionnel.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

21

1er Onglet - Oprations dinspection portant sur lactivit principale


Documents tenir disposition des inspecteurs ds le
premier jour du contrle

Le tableau prsente la liste des documents que les tudes doivent tenir la
disposition des inspecteurs ds le premier jour du contrle sur site. Il sagit
principalement de documents concernant la tenue de la comptabilit de
ltude mais aussi des documents juridiques pour les socits, SCP ou SEL
tels que les statuts, les procs-verbaux dassembles gnrales etc..

Par liste des immobilisations il faut entendre ltat complet, c'est--dire le


tableau des amortissements et les investissements amortis.

2me Onglet - Examen des comptes annuels

Principales volutions comptables


Les comptes annuels du dernier exercice clos regroupent plusieurs
documents savoir, le bilan, le compte de rsultat, et de lannexe.
Ces points concernent dsormais tous les offices en raison de lobligation
dune comptabilit dengagement depuis le 1er janvier 2011. De ce fait les
montants reporter ne correspondent plus ncessairement la dclaration
fiscale qui peut tre en comptabilit de trsorerie.
Ce contrle se fait partir de ltat financier tabli par lexpert comptable
ou dfaut si cela ne rentre pas dans la mission de lexpert comptable,
partir de la balance de clture de ltude. Cet tat financier est un
document comptable obligatoire.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

22

Dfinition du Rsultat comptable : le rsultat port au passif du bilan de


ltude est le rsultat dengagement :

BNC pour une tude individuelle, rsultat dengagement net des


charges sociales de lhuissier de justice titulaire et des intrts
demprunt de lachat de loffice.

BNC pour une SCP, rsultat dengagement avant dduction des


intrts professionnels mais personnels des huissiers de justice (sur
lachat des parts sociales) et des charges sociales personnelles des
associs

Socit lIS, rsultat aprs rmunration des associs dirigeants


(charges sociales prises ou non en considration), aprs intrts
demprunt sur achat du droit de prsentation et aprs impt sur les
socits.

Encours des emprunts caractre professionnel :


Il convient dindiquer le solde des emprunts figurant au passif du bilan de
lexercice clos. En revanche, dans cadre des socits le solde des emprunts
professionnels des associs na pas tre mentionn.
Le nombre de salaris : Il sagit du nombre des salaris au moment de la
clture de lexercice.

Tenue de la comptabilit
Depuis le 1er janvier 2011, pour toutes les tudes, quelque soit les modalits structurelles
dexercice, ces documents doivent tre conformes aux articles R 123- 201 du code de
commerce (bilan), R 123-202 du mme code (compte rsultat), 410-8 du plan
comptable gnral ainsi quaux articles 2 et 3 de larrt du ministre de la justice du 11
mai 2007 : article L 123-16 du code de commerce.

Les deux questions poses comporte deux champs possibles :

OUI,
NON

Les inspecteurs devront donc vrifier imprativement le passage la


comptabilit dengagement au 1er janvier 2011.
Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

23

Le non respect de cette obligation lgale expose les titulaires de ltude au


rejet de la comptabilit. Les inspecteurs devront suspendre leurs oprations
et en rfrer immdiatement au prsident rgional.

Vrifications comptables
Ce point se prsente sous la forme de 4 onglets
diffrents

1.
2.
3.
4.

Situation de trsorerie,
situation comptable,
vrification de lgalit des soldes
rapprochements bancaires.

1er Onglet - Tableau de trsorerie par comptes


la fin de chaque mois de lexercice
et tabli daprs les balances dfinitives

Cette prsentation permet de suivre lvolution mensuelle par compte


bancaire identifi
La situation de
trsorerie doit tre dtermine daprs les balances
mensuelles dfinitives et inclure les soldes des comptes dattente et
comptes provisoires (ex compte de reprise informatique)

Fonds Clients :
Le principe essentiel est lgalit permanente entre le solde du compte
affect et celui des fonds clients (cf articles 30-1 et 30-3 du dcret du 12
dcembre 2005)

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

24

Par ailleurs, les frais acquis non encore encaisss ne peuvent faire lobjet
dune compensation avec des fonds trangers au dossier auquel ils se
rapportent, sauf convention contraire tablie avec le client (article 30-3
alina 2 du dcret du 12 dcembre 2005).

Important : Louverture de dossiers lors de linformatisation ou lors du


changement de logiciel doit rsulter dune opration spcifique constate
dans le compte 419 699 intitul : Clients ouverture informatique. Ce
compte est par essence provisoire et son solde doit tendre vers zro le plus
rapidement possible. Le prsident rgional pourra lors de son contrle,
vrifier cet effet sur les exercices antrieurs quil peut consulter sur extra
net, la prsence du compte 419699 et lvolution de son solde. Si ce compte
est toujours visible dans la comptabilit aprs plusieurs exercices et si son
montant reste fig ou sans diminution notable, cela constitue une anomalie
dont il devra tre justifi.

Trsorerie de gestion
Les comptes de banques (512 100 et suivants) et comptes de chques
postaux
(514 000) permettent la comptabilisation de lensemble des
mouvements bancaires intervenant dans loffice et ne concernant pas des
comptes clients.
Par principe, les soldes des diffrents comptes doivent donc tre
comptablement dbiteurs. Toute autre position doit tre justifie.
Le solde dbiteur de la caisse (530 000) ainsi que ses mouvements
journaliers doivent tre vrifis notamment au vu de la liste journalire de
chacun des comptes (article 30-4 du dcret du 12 dcembre 2005) et des
reus qui doivent tre numrots. Un solde crditeur est totalement
proscrit. Il est indispensable galement de vrifier les oprations de caisse
prcdant le contrle.
Enfin, dans le cadre du contrle de trsorerie, une attention toute
particulire doit tre apporte au compte de virements internes (580 000)
dont le solde doit tre nul sauf exception justifie.

Tous les comptes ouverts dans la comptabilit de loffice font lobjet du


contrle.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

25

Nous vous rappelons que dsormais beaucoup dtablissements financiers


ouvrent laccs aux comptes banquiers et aux relevs des oprations par
connexion internet. Dans la mesure du possible, les inspecteurs sont invits
se faire tablir la connexion lors des contrles sur site afin de vrifier la
pertinence des montants.

T.V.A. et Taxe Forfaitaire :


Le tableau mensuel de trsorerie doit donner lieu une vrification de
concordance daprs les balances gnrales mensuelles, les balances
dossiers et les listes journalires des comptes mouvements. (dtection de
mouvements devant donner lieux explication). Cette dition journalire est
accessible partir de lensemble des logiciels valids.

Depuis la mise en place de la comptabilit dengagement, la TVA facture, la


Taxe forfaitaire facture mais non encaisse et la TVA dductible sur
services non payes nentrent pas dans la composition des taxes dues au
Trsor Public et reprsenter dans les comptes de gestion.
Lexcdent de trsorerie de gestion tude correspond aux soldes des
comptes de trsorerie (classe V) moins les soldes des comptes de TVA et
Taxe Forfaitaire payer (445510), de la TVA dductible sur immobilisation
(445620), de la TVA dductible sur biens et services pays (445660 et enfin
de la Taxe forfaitaire encaisse (447000).
La chambre nationale recommande que le fonds de roulement reprsente au
minimum, un mois de frais gnraux

ATTENTION Le solde de gestion de loffice doit tre positif. Un solde

mensuel ngatif ou le recours une autorisation de dcouvert justifie par


crit, ne peuvent tre que ponctuels et non utiliss comme une mode
permanent de fonctionnement et de gestion.

Lorsque la trsorerie de ltude est pour partie reprsente par des titres,
les inspecteurs doivent alors vrifier si ce sont des SICAV de trsorerie ou
du risque sur le capital et le prciser dans la partie observations.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

26

2me Onglet - Situation comptable de loffice la date


du dernier jour ouvr du dernier exercice clos
et tabli partir de la balance provisoire du mois de dcembre

Il sagit de contrler la situation comptable au vu du tableau de bord du


dernier jour ouvr de lanne civile et conforme au modle arrt par
larticle 30-4 du dcret du 29 fvrier 1956. Cette balance est donc tablie
avant les critures dopration diverses.
Le solde banque correspond au montant port sur le tableau de bord lorsque
les rapprochements bancaires sont faits avec le programme informatique de
ltude. Il doit correspondre au solde du dernier extrait de compte point
ldition du tableau de bord.
La TVA verser au Trsor Public au titre du mois ou du trimestre, est
constate au crdit du compte 445 510 TVA dcaisser . Son montant
est dtermin en rgle gnrale en dbitant le compte 445 710 par le crdit
des comptes 445 660 et 445 620
La TVA dductible sur les immobilisations constitue une crance sur le
trsor public enregistre au dbit du compte 445 620
La TVA dductible sur les dpenses des biens et services constitue une
crance sur le trsor public enregistre au dbit du compte 445 660 tva
dductible
La TVA collecte par loffice constitue une crance du trsor public
enregistre par le crdit du compte 445 710

Attention il se peut que ltude prsente des

comptes de TVA qui


prsentent dune part un cumul de la TVA collecte et dautre part un cumul
de TVA rcuprable. Cette anomalie dordre comptable doit conduire
calculer le solde global de la TVA dcaisser, c'est--dire en principe la
diffrence entre le solde total du compte TVA Collecte et celui du compte
TVA dductible (cf TABLEAU DE BORD)

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

27

3me Onglet - Vrification de lgalit des soldes


de la balance dossiers et de la balance gnrale

La balance dtaille des dossiers est un document prcieux dont ldition


est permise dsormais tout moment par chaque systme informatique. Il
est indispensable de rapprocher ses informations et celles de la balance
gnrale. Une obligation pratique en dcoule : des balances dites et
arrtes la mme date.

ATTENTION : Contrairement ce qui est mentionn sur limprim prvu par


larrt du 4 juin 2008, ce contrle de concordance ne peut se faire qu
partir de la balance provisoire dite au dernier jour ouvr de lanne civile
et non partir de la balance de clture.

Le principe : le total des fonds clients des dossiers doit tre gal au solde
du compte client dans la balance gnrale, cest--dire au solde des
comptes 419 600 + le solde provisions clients 419700 (ce dernier compte
ntant supprim qu lentre en vigueur du plan comptable professionnel).
Un contrle par sondage permet galement de sassurer de lexistence et de
la concordance des mouvements entre la comptabilit dossier et la
comptabilit gnrale en rapprochant le dossier physique de la situation
apparaissant la balance et la fiche comptable du dossier fournie par le
systme informatique des mouvements figurant en comptabilit.
Les dossiers prsentant un solde fonds clients ngatif, (cest dire de
solde comptable dbiteur ) sont en principe lists en fin de balance
dossiers. Toutefois sur certains logiciels, ils ne sont pas lists ainsi en
exergue et un tat spcifique doit tre dit. Ils doivent donner lieu un
examen et une explication prcise.
Toute discordance entre le solde client port en balance gnrale et le total
des fonds clients sur la balance dossiers doit tre explique par le titulaire
et rapporte par les inspecteurs.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

28

4me Onglet - Rapprochements Bancaires

Le rapprochement bancaire a pour but la vrification priodique de la


concordance de la position du compte banque dans la comptabilit de loffice
avec celle de lextrait bancaire. Cest un point fondamental du contrle. Une
tenue comptable sans rapprochements bancaires rguliers et jour ne peut
tre considre comme fiable.
Les inspecteurs doivent donc se faire remettre les rapprochements se
rapportant aux relevs bancaires et banque postale.

Un extrait de compte reu de la banque (appel le relev bancaire)


Le compte banque (extrait du grand livre comptable 512000 par
exemple)
Le dernier tat de rapprochement bancaire.

Il existe en principe plusieurs mthodes de contrle :


La premire consiste partir du solde du compte de banque tenu par loffice
pour obtenir au final le solde apparaissant sur lextrait bancaire. Les
chques mis, non dbits la banque, viennent majorer le solde comptable.
A linverse, les chques remis lencaissement et non crdits viennent le
minorer.
La seconde consiste partir du solde port sur lextrait bancaire auquel on
rajoute les remises de chques non crdites la banque. Les chques mis
non dbits viennent au contraire minorer le solde de lextrait bancaire.

Une troisime consiste obtenir le solde rellement disponible en partant du


solde comptable et en identifiant les mouvements enregistrs par la banque
mais absents de la comptabilit de loffice. Ce solde dit rel doit alors tre
retrouv en partant du solde figurant sur lextrait bancaire et en prenant en
compte les mouvements dbits et crdits comptabiliss par loffice mais ne
figurant pas sur lextrait bancaire.
Cest cette mthode de rapprochement qui est vivement recommande
En principe, les logiciels informatiques ditent obligatoirement le rsultat
du rapprochement bancaire proprement dit et un tat synthtique

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

29

consultable tout moment lcran (liste des pices rapproches et en


instance de rapprochement).
Cet tat synthtique comporte toutes les mentions obligatoires lors dune
dition, savoir le nom et ladresse de la banque, le numro du compte
bancaire, le numro et lintitul du compte comptable, la date darrt du
solde comptable et le montant de ce dernier, le montant des sommes non
rapproches en dbit et en crdit, le solde du compte port sur lextrait
bancaire, le dtail des critures non comptabilises et surtout, trs
important, la date ddition du rapprochement.
Les sommes non rapproches doivent prsenter les informations suivantes :
date de lcriture, journal concern, numro de lcriture, libell de
lopration, numro de dossier, montant.
Une vrification des soldes de dpart en balance gnrale et sur les extraits
bancaires est indispensable. Dans un deuxime temps, un contrle par
sondage sur des montants significatifs, permettra de contrler lexistence
en comptabilit des montants ports en rapprochement mais concernant un
mouvement bancaire postrieur la date de ralisation du rapprochement.
Enfin, les inspecteurs porteront leur attention sur lanciennet des
oprations figurant sur le rapprochement bancaire, sur la concordance des
rgularisations lies au rapprochement prcdent en sassurant de la
comptabilisation de ces dernires par un pointage au grand livre.
A titre dexemple voici quelques questions qui peuvent se poser :
Des oprations de plus dun an appellent un
dinterrogations : quel traitement a t mise en place ?

certain

nombre

Existe-t-il des montants non comptabilits et si oui leur montant est-il


significatif ?
Le rapprochement bancaire est-il effectu sur les applications informatiques
prvues cet effet ? Si non, pourquoi ?

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

30

Contrles par sondage du compte affect

Les inspecteurs procdent des contrles par sondage du compte affect


trois dates de leur choix et partir dune balance intermdiaire ou du
tableau de bord journalier lorsque le systme informatique ne permet pas
ldition dun tel document en cours de mois.
Ces contrles seront effectus sur trois mois diffrents et en vitant les
dates de fin de mois.

Contrle de la situation comptable


la veille du contrle

Lensemble des logiciels actuels permet ldition de ce document. La


vrification doit se faire daprs le tableau de bord et/ou la balance gnrale
dite aprs les oprations quotidiennes entre compte affect et compte de
gestion

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

31

GESTION DE LACTIVITE PRINCIPALE

Ce point du contrle comprend trois onglets :

Chiffres de loffice
Exactitude des comptes tarif et frais et examen des dossiers
Ventes de meubles aux enchres publiques

Chiffres de loffice

Les inspecteurs doivent contrler ces donnes avec celles mentionnes par
ltude sur limprim dclaratif assurances. Elles doivent porter sur les
douze mois de lexercice contrl et de lexercice prcdent et intgrer les
montants concernant lexercice du prdcesseur si la mutation est intervenue
depuis le dernier contrle.
Attention, le montant des produits reporter sont tirs partir de la classe
7 de la balance gnrale. Les montants seront donc diffrents de ceux
indiqus en page 5 du contrle qui mentionnent les produits vision
fiscale
Le montant de la rmunration grance pour les SELARL sobtient en
consultant la ligne 644000. En SELAS, il nexiste pas de rmunration de
grance mais une rmunration dassoci.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

32

Doivent tre galement comprises dans la rmunration des dirigeants les


les charges associs payes par la socit.

Le montant des sommes encaisses pour le compte des clients durant les 12
mois de lexercice coul, est en principe consultable dans les donnes
statistiques du logiciel. Dans le cas contraire, les inspecteurs doivent
prendre le total des crdits de lexercice du compte clients, diminu du
solde nouveau de ce compte louverture de lexercice.
Le nombre de donnes des dossiers en cours est une donne comprise dans
les lments statistiques et tableaux de bord fournis par les logiciels.

Exactitude des dcomptes de frais rclams


la clientle et examen des dossiers

La vrification doit porter sur au moins DIX dossiers en cours et DIX


dossiers archivs, ce qui veut dire que les contrleurs ne doivent pas
hsiter adapter ce volet du contrle au volume de lactivit de loffice.
Les inspecteurs auront slectionn les dossiers soit lors de la phase
prliminaire au vu des documents reus, soit sur site lexamen de la
balance dossiers dtaille.
Une attention particulire devra tre apporte au nombre de dossiers trs
anciens et non archivs pour des raisons quil conviendra de vrifier.
Le respect du dcret tarifaire doit tre contrl en toutes ses dispositions, y
compris les dlais de reversement et la remise des comptes dtaills aux
parties prvues par larticle 27 du dcret 12 dcembre 1996 modifi.
Un contrle de laffectation des acomptes devra tre galement fait au
regard des instructions spcifiques donnes par le dbiteur ou dfaut au
regard des rgles lgales dimputation des paiements.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

33

Ventes aux enchres

Les inspecteurs devront vrifier les conditions rgulires des modalits des
ventes aux enchres depuis le 1er janvier 2013.
La loi du 20 juillet 2011 de libralisation des ventes volontaires de meubles
aux enchres publiques a confirm, la possibilit pour les huissiers de
justice dexercer lactivit de vente volontaire de meubles aux enchres
publiques prvue par larticle 1er de lordonnance du 2 novembre 1945 et
dans le respect de la notion daccessoire prvue larticle L. 321-2 du
Code de commerce.
En application du dcret n 2013-884 du 1er octobre 2013 relatif la
formation professionnelle des personnes habilites diriger des ventes
volontaires de meubles aux enchres publique, les notaires et les huissiers
de justice qui, avant le 1er janvier 2013, organisent et ralisent des ventes
volontaires de meubles aux enchres publiques depuis plus de deux ans
sont rputs remplir les conditions de formation prvues au mme 2.
Il rsulte de cet article quune condition temporelle doit tre respecte,
savoir quil convient de justifier de la ralisation de ventes aux enchres
antrieures de plus de deux ans au 1er janvier 2013. Il faut donc avoir
ralis au moins une vente avant le 1er janvier 2011.
La Chambre nationale a adress une attestation aux huissiers de justice
ayant ralis des ventes volontaires avant le 1er janvier 2011 et pour
lesquels la chambre nationale dispose dinformations en ce sens, issues des
contrles de comptabilit.
Les huissiers de justice pour lesquels la chambre nationale ne disposait
daucune information issue des contrles de comptabilit (soit quils naient
pas exerc cette activit, soit que les ventes volontaires ralises laient
t avant 2002, date laquelle cette donne a t individualise dans les
contrles) ont reu un courrier faisant tat de cette situation et les
informant de lobligation de formation qui leur appartient daccomplir selon
les termes et conditions du dcret.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

34

Les inspecteurs devront galement sassurer que cette activit est bien
porte la connaissance de la chambre nationale et de la caisse de garantie
en vrifiant le bordereau individuel dclaratif qui permet ensuite dtablir
les appels de cotisations. Ils sassureront de lexistence dune couverture
dommages et biens pour la salle des ventes dont ltude pourrait tre
locataire ou propritaire soit travers le contrat groupe de la chambre
nationale soit via une assurance personnelle.

Rappel des principes sur le droulement des ventes :


Les biens susceptibles de faire lobjet dune vente volontaire aux enchres
sont des biens meubles par nature, soit des meubles doccasion soit des
meubles neufs, mais sous la condition quils soient issus directement de la
production dun vendeur qui ne soit ni commerant ni artisan.
Lhuissier de justice doit donc disposer dun mandat contenant photocopie
de la pice didentit du dposant, dune confirmation crite quil est bien le
propritaire du meuble dpos en vue de sa vente, le prix de rserve
ventuel.
Attention : le fait que les ventes proposes par des marchands puissent

porter sur un nombre important de lots, constituant lessentiel dune vacation,


peuvent sapparenter une vente monte interdite par les textes.
Les biens peuvent tre vendus par dtail ou par lots. Cependant les ventes
en gros de marchandises aux enchres publiques nentrent pas dans la
catgorie des biens ci-dessus numrs.
Lhuissier exerce cette activit sous la condition davoir t mandat par le
propritaire du bien, en concurrence avec les socits de ventes volontaires
mais titre accessoire et dans le cadre de son office.
Le prix de rserve ne peut tre suprieur lestimation la plus basse faite
par lexpert. Les huissiers de justice ne peuvent en revanche garantir au
vendeur un prix minimal.
Le montant des honoraires, en matire de ventes volontaires comme en
matire de ventes judiciaires, comprend la fois les honoraires vendeur
et les honoraires pris sur lacqureur ou ladjudicataire.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

35

MEDIATION
NOUVEAU POINT DE CONTROLE

Les inspecteurs devront dsormais mentionner le nom de ou des titulaires


qui exercent la mdiation et le montant des produits dgags par cette
nouvelle activit
Les huissiers de justice ne peuvent accomplir de mdiation mettant en cause
des actes accomplis par d'autres huissiers de justice ou ayant pour objet
une procdure d'excution. Il en est de mme lorsqu'ils sont intervenus dans
le cadre du diffrend. Ils ne peuvent, aprs une mdiation, intervenir dans la
mme affaire . Lors de lexercice de lactivit de mdiateur lhuissier de
justice pourra faire tat de sa qualit professionnelle

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

36

GESTION DE LOFFICE

Les Titulaires
Il convient de porter la date de prestation de serment dans loffice et non
dans la profession.

Contrle spcifique aux structures socitales


Les inspecteurs doivent prciser la forme juridique de la socit : SCP
(socit titulaire dun office dhuissier de justice ou socit dhuissiers de
justice), SELARL, SELAFA, SELAS, SEP

Tous les associs, porteurs de parts sociales ou porteurs de parts


dindustrie doivent tre convoqus une assemble gnrale approuvant les
comptes et affectant le rsultat comptable. La tenue dune telle assemble
au moins une fois par an, dans le respect des conditions de quorum et de
majorit, et la rdaction dun procs-verbal prcis sont obligatoires. Si le
dernier exercice comptable na pas t approuv, un champ apparaitra
permettant de mentionner les motifs du dsaccord.
Des champs
observations safficheront galement sil est rpondu par la ngative sur les
questions relatives laffectation du rsultat et la distribution des
dividendes.
Ces points sont trs importants car ils peuvent reflter une situation
conflictuelle larve entre associs, crer un dsquilibre entre eux qui avec
le temps peut venir affecter la gestion quotidienne de ltude.
Le rsultat rparti entre les associs correspond au rsultat comptable. En
SCP, la diffrence entre le rsultat dengagement et le rsultat de trsorerie
est affect dans un compte de rserve ou de report nouveau. En SCP, la
diffrence entre le rsultat dengagement et le rsultat de trsorerie est
affect dans un compte de rserve ou de report nouveau.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

37

Le montant des prlvements doit intgrer les sommes rgles par la


structure socitale pour le compte de chaque titulaire au titre des
cotisations caisses des prts ds lors que le compte de classe 2
enregistrant ces critures n'a pas t sold par le dbit des comptes de
chacun des associs.
Le contrle des prlvements des titulaires ne concerne que les associs au
sein dune SCP et seffectue partir de laffectation du rsultat comptable et
du solde du compte courant des associs au 31 dcembre (racine 45).

Socit dexercice libral


En SEL, il convient de vrifier si les oprations daffectation de rsultat sont
correctement comptabilises (rserve lgale, report nouveau, distribution
de dividendes).
Il ne peut y avoir de compte courant dbiteur dassoci au sein des SEL.
Dans le cas contraire la situation est susceptible de recevoir la qualification
dabus de bien social.

Les salaris et charges salariales

Les inspecteurs doivent viser obligatoirement le tableau CPNE, la rgularit


des bulletins de salaires au regard de la rglementation en vigueur et de la
grille des conventions collectives attention notamment au respect du
statut cadre au-del du coefficient 400.
Ce tableau intgre le contrle du respect par lemployeur des dispositions
relatives au DIF.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

38

Les engagements financiers

Les charges patronales et cotisations professionnelles

Engagements financiers mobiliers ou immobiliers de loffice et des titulaires


Les contrats de leasing, de crdit de bail doivent tre mentionns.
Les ventuels concours bancaires en vue de la consolidation de la trsorerie
sont inclure dans le tableau engagements de loffice lorsque le prt est
consenti la structure socitale.
Ces mmes concours doivent tre ports dans les engagements financiers
personnels de lhuissier lorsque le prt est consenti au titulaire lui-mme ou
dans le cas dun office individuel.
Le montant annuel des chances correspond au total des remboursements
en capital et des frais financiers en ce qui concerne les engagements
financiers de ltude.
Sagissant des engagements des titulaires, il convient de se reporter au
tableau des emprunts et de reporter le montant du remboursement capital
+ intrts.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

39

CONTROLE DES OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES

CNIL

Actuellement la seule obligation de vrification pour les inspecteurs est


celle qui concerne la prsence de laffiche dans les locaux de loffice et des
mentions lgales sur les courriers de ltude.
Pour rappel, sur toutes les correspondances doit figurer en pied de page
des courriers et documents manant de ltude, la mention suivante :

Conformment larticle 39 de la loi Informatique et liberts du 6 janvier


1978, vous bnficiez dun droit daccs et de rectification aux informations
qui vous concernent. Pour exercer ce droit, veuillez vous adresser aux
personnes habilites de ltude .
A lentre de ltude doit tre visible une affiche indiquant :
lidentit du responsable de traitement automatis (un
dsign au sein de ltude),

associ

que les informations recueillies font lobjet, sauf opposition

justifie de votre part, dun enregistrement informatique rserv,


dans la limite de leurs attributions, lusage de ltude ou des
tiers lgalement autoriss en tre destinataires .
Et enfin que : Conformment aux articles 39 et suivants de la loi

n 78-17 du 6 janvier 1978 modifie en 2004 relative


linformatique, aux fichiers et aux liberts, vous pouvez obtenir
communication auprs de notre tude et, le cas chant,
rectification ou suppression des informations vous concernant, en

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

40

vous adressant sur place au responsable du traitement ou par


courrier sur simple demande crite ladresse de ltude .

DDPP (ex GGCCRF) Direction


dpartementale de la protection des
Populations
Les inspecteurs doivent vrifier que les conditions tarifaires des honoraires
libres sont bien affiches dans ltude, et quil est propos de remettre sur
demande le tarif des honoraires rglements.

TRACFIN - Vrification du respect des


obligations lgales en matire de lutte
contre le blanchiment des capitaux
et le financement du terrorisme

Les huissiers de justice sont directement concerns par les dispositions de


l'article L.561-2-13 du Code Montaire et Financier qui les soumet, ainsi
d'ailleurs que toutes les autres professions du droit et du chiffre, diverses
obligations en matire de lutte contre le blanchiment des capitaux et le
financement du terrorisme.
Ces obligations concernent lensemble des activits professionnelles des
huissiers de justice, lexception des activits accessoires de location ou
sous location saisonnire ou non, en nu ou en meubl, gestion locative et
syndic de coproprit auxquelles se livrent les huissiers de justice dment
autoriss. (Art L.561-2-8 du CMF)

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

41

I/ RAPPEL DES OBLIGATIONS DES HUISSIERS DE JUSTICE


Trois types dobligations diffrentes psent sur les huissiers de justice en
matire de lutte contre le blanchiment :
La loi n 2006-64 du 23 janvier 2006 et son dcret dapplication n 2006736 du 26 juin 2006, ont tout dabord soumis les huissiers de justice un
devoir de vigilance et une obligation de dclaration des oprations portant
sur des sommes dont ils souponnent quelles proviennent de certains types
dinfraction.
Par ailleurs, larticle L.561-12 du Code montaire et financier impose aux
huissiers de justice une obligation de conservation de certains documents,
qui doivent pouvoir tre communiqus la Chambre Rgionale sur simple
demande.
1) Une obligation de vigilance (articles L561-5 L561-14-2 du CMF)
Les huissiers de justice doivent veiller sinterroger si leur concours nest
pas requis aux fins dorganiser ou de favoriser tout montage financier ou
juridique dont le but serait de rendre licite des fonds issus de crimes ou
dlits afin de dissimuler la provenance des profits ou obtenir des revenus
de placement de ces fonds.
L'attention de l'huissier de justice s'impose ds la mise en relation et tout
au long de l'excution de son mandat.
Dans le cadre des activits sensibles de la profession, parmi lesquelles on
citera l'excution force, le recouvrement amiable ou judiciaire des
crances, ou les missions de squestre, les critres de vigilance peuvent
tre nombreux et varis, on peut retenir, sans que la liste soit exhaustive et
titre d'exemple :

L'entente manifeste voire cordiale entre crancier et dbiteur pouvant laisser


prsumer un faux procs judiciaire ou une fausse reconnaissance de dette,
les lments d'identification du dbiteur ou du crancier sont inexistants ou
insuffisants. Les lments du reprsentant du crancier, correspondant, mandataire,
sont insuffisants ou inexistants,
le caractre douteux de la reconnaissance de dette.
Les paiements en espces rguliers d'un montant significatif.
Les virements en provenance de comptes divers, de comptes l'tranger ou de
comptes dont le dbiteur n'est pas le titulaire.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

42

Les paiements effectus par des tiers au profit des dbiteurs par chque, par
chque de banque, ou par carte bancaire via le site internet de l'tude.
Train de vie disproportionn avec les revenus de l'activit dclare
factures prsentant des anomalies : n de tva incomplet ou faux, n de facture,
adresse...
absence de correspondance entre l'objet social de la socit crancire ou dbitrice
et le titre de recouvrement.
Disproportion entre la somme acquitte et les revenus apparents du dbiteur.

2) Une obligation de dclaration (articles L561-15 L561-22 du CMF)


Les huissiers de justice ont lobligation de dclarer TRACFIN les
sommes ou oprations dont ils savent, souponnent ou ont de bonnes

raisons de souponner quelles proviennent dune infraction passible dune


peine privative de libert suprieure un an ou participent au financement
du terrorisme .
Larticle L. 561-15 II du code montaire et financier prvoit un rgime
spcifique de dclaration en matire de fraude fiscale.
Cet article nonce que lorsque le professionnel sait, souponne ou a de
bonnes raisons de souponner que les sommes ou oprations suspectes
proviennent dune fraude fiscale, il ne dclare TRACFIN ces sommes ou
oprations que lorsquil y a prsence dau moins un des 16 critres dfinis
par le dcret n 2009-874 du 16 juillet 2009 :
1 Lutilisation de socits cran, dont lactivit nest pas cohrente avec lobjet social ou
ayant leur sige social dans un Etat ou un territoire qui na pas conclu avec la France une
convention fiscale permettant laccs aux informations bancaires, identifi partir dune
liste publie par ladministration fiscale, ou ladresse prive dun des bnficiaires de
lopration suspecte ou chez un domiciliataire au sens de larticle L. 123-11 du code de
commerce ;
2 La ralisation doprations financires par des socits dans lesquelles sont intervenus
des changements statutaires frquents non justifis par la situation conomique de
lentreprise ;
3 Le recours linterposition de personnes physiques nintervenant quen apparence pour
le compte de socits ou de particuliers impliqus dans des oprations financires ;
4 La ralisation doprations financires incohrentes au regard des activits habituelles
de lentreprise ou doprations suspectes dans des secteurs sensibles aux fraudes la
TVA de type carrousel, tels que les secteurs de linformatique, de la tlphonie, du
matriel lectronique, du matriel lectromnager, de la hi-fi et de la vido ;
5 La progression forte et inexplique, sur une courte priode, des sommes crdites sur
les comptes nouvellement ouverts ou jusque-l peu actifs ou inactifs, lie le cas chant
une augmentation importante du nombre et du volume des oprations ou au recours des

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

43

socits en sommeil ou peu actives dans lesquelles ont pu intervenir des changements
statutaires rcents ;
6 La constatation danomalies dans les factures ou les bons de commande lorsquils sont
prsents comme justification des oprations financires, telles que labsence du numro
dimmatriculation au registre du commerce et des socits, du numro SIREN, du numro
de TVA, de numro de facture, dadresse ou de dates ;
7 Le recours inexpliqu des comptes utiliss comme des comptes de passage ou par
lesquels transitent de multiples oprations tant au dbit quau crdit, alors que les soldes
des comptes sont souvent proches de zro ;
8 Le retrait frquent despces dun compte professionnel ou leur dpt sur un tel compte
non justifi par le niveau ou la nature de lactivit conomique ;
9 La difficult didentifier les bnficiaires effectifs et les liens entre lorigine et la
destination des fonds en raison de lutilisation de comptes intermdiaires ou de comptes de
professionnels non financiers comme comptes de passage, ou du recours des structures
socitaires complexes et des montages juridiques et financiers rendant peu transparents
les mcanismes de gestion et dadministration ;
10 Les oprations financires internationales sans cause juridique ou conomique
apparente se limitant le plus souvent de simples transits de fonds en provenance ou
destination de ltranger notamment lorsquelles sont ralises avec des Etats ou des
territoires viss au 1 ;
11 Le refus du client de produire des pices justificatives quant la provenance des fonds
reus ou quant aux motifs avancs des paiements, ou limpossibilit de produire ces pices
;
12 Le transfert de fonds vers un pays tranger suivi de leur rapatriement sous la forme
de prts ;
13 Lorganisation de linsolvabilit par la vente rapide dactifs des personnes physiques
ou morales lies ou des conditions qui traduisent un dsquilibre manifeste et injustifi
des termes de la vente ;
14 Lutilisation rgulire par des personnes physiques domicilies et ayant une activit en
France de comptes dtenus par des socits trangres ;
15 Le dpt par un particulier de fonds sans rapport avec son activit ou sa situation
patrimoniale connues ;
16 la ralisation dune transaction immobilire un prix manifestement sous-valu.

Lorsquune opration est vise par le dispositif anti blanchiment, lhuissier


de justice doit en informer TRACFIN sans dlai.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

44

Lhuissier de justice qui souponne quune opration est lie au blanchiment


ou au financement du terrorisme doit sabstenir deffectuer lopration
jusqu ce quil lait dclare auprs de TRACFIN. Il ne pourra procder sa
ralisation quen labsence dopposition de TRACFIN ou de dcision du
Prsident du Tribunal de Grande Instance de Paris. Si lopration suspecte a
dj eu lieu, la dclaration de soupon doit tre adresse TRACFIN sans
dlai.
La dclaration de soupon est tablie par crit et le formulaire (voir en
annexe) est tlchargeable sur le site www.tracfin.bercy.gouv.fr
La dclaration contient le montant des sommes inscrites dans les livres ou
les oprations portant sur des sommes dont le dclarant sait, souponne ou
a de bonnes raisons de souponner quelles proviennent dune infraction
punie dune peine privative de libert suprieure un an ou participent au
financement du terrorisme.
La dclaration de soupon est associe la mise en place dune protection
efficace des dclarants. Elle ne figure jamais dans une transmission en
justice opre par TRACFIN.
La dclaration nest accessible au Parquet que sur rquisition auprs de
TRACFIN et dans le seul cas o elle est ncessaire la mise en uvre de
la responsabilit du professionnel lorsque lenqute judiciaire fait apparatre
quil peut tre impliqu dans le mcanisme de blanchiment de capitaux ou
de financement du terrorisme quil a rvl.
3) Une obligation de conservation des documents
Aux termes de larticle L561-12 du Code montaire et financier, les
huissiers de justice doivent conserver pendant cinq ans compter de la
clture du dossier, les documents relatifs l'identit de leurs clients
habituels ou occasionnels, ainsi que les documents relatifs aux oprations
faites par ceux-ci en ce compris la copie excutoire du titre en vertu
duquel l'excution a t conduite.

Ils doivent galement conserver pendant cinq ans, les documents


consignant les caractristiques des oprations particulirement complexes
ou d'un montant inhabituellement lev ou ne paraissant pas avoir de
justification conomique ou d'objet licite.
Cette conservation est destine pouvoir communiquer, en cas de besoin,
ces documents la chambre Rgionale sur simple demande.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

45

Larticle 7 du dcret du 29 fvrier 1956 nonce, en effet, que la chambre

rgionale des huissiers vrifie le respect, par les huissiers de justice, de


leurs obligations prvues par le chapitre Ier du titre VI du livre V du code
montaire et financier en matire de lutte contre le blanchiment des capitaux
et le financement du terrorisme et se fait communiquer, dans des conditions
fixes par dcret en Conseil d'Etat, les documents relatifs au respect de ces
obligations .
Pour lapplication de ce texte, larticle 56 du dcret du 29 fvrier 1956, tel
que modifi par larticle 3 du Dcret n2010-9 du 6 janvier 2010 nonce que:
Pour les vrifications effectues en application du 5 de l'article 6 de

l'ordonnance du 2 novembre 1945 prcite, les huissiers de justice


communiquent la chambre, sur simple demande, les documents dont la
conservation est prvue par l'article L. 561-12 du code montaire et
financier .
Attention : La dure de conservation des donnes nominatives ne peut
excder cinq ans conformment aux prescriptions de la loi informatique et
liberts .

II/ LE ROLE DES INSPECTEURS LORS DU CONTROLE DE COMPTABILITE


A loccasion du contrle annuel de comptabilit des tudes dhuissiers de
justice, les inspecteurs sont chargs de vrifier le respect dune partie des
obligations des tudes en matire de lutte contre le blanchiment.
Le formulaire de contrle de comptabilit de lexercice 2010 des tudes
dhuissier de justice intgre, pour la premire fois le questionnaire suivant :

TRACFIN : lEtude observe-t-elle ses obligations en matire de lutte


contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (L.5612 du CMF) (Oui non).
Les obligations vises par cette question concernent uniquement la
conservation des documents prvue par larticle L.561-2 du CMF.
En effet, cette vrification tend permettre la Chambre rgionale de
remplir les exigences de larticle 57 du dcret du 29 fvrier 1956 qui dispose
que : La Chambre rend compte annuellement, au procureur de la Rpublique, du
rsultat de ces vrifications .

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

46

Le bordereau informatique de contrle de comptabilit a donc t adapt


afin de permettre aux Chambres rgionales de satisfaire leurs obligations
et de justifier de leurs diligences.
Le rle des contrleurs ne consiste donc pas vrifier dossier par dossier, si
une dclaration a t effectue ou si elle aurait d ltre, ni prsumer que
ltude nobserve pas ses obligations en matire de lutte contre le
blanchiment si aucune dclaration na t faite dans lanne.
Lors du contrle de comptabilit, la vrification du respect des obligations de
ltude en matire de lutte contre le blanchiment se limite donc la
vrification de la conservation pendant cinq ans compter de la clture du
dossier des documents relatifs l'identit des clients ainsi que les
documents relatifs aux oprations faites par ceux-ci.

FICOBA

Les inspecteurs devront sassurer PAR SONDAGE que les huissiers de


justice taient bien porteurs du titre excutoire lors de chaque requte
FICOBA (vrifier au minimum 10 dossiers)

FORMATION CONTINUE

La loi du 22 dcembre 2010 a introduit dans lordonnance n 45-2592 du 2


novembre 1945 relative au statut des huissiers lobligation dune formation
continue. Cette disposition lgale a t prcis par larticle 21 du dcret
n75-770 du 14 aot 1975 relatif aux conditions d'accs la profession
d'huissier de justice ainsi qu'aux modalits des cration, transferts et
suppressions d'offices d'huissier de justice et concernant certains officiers
ministriels et auxiliaires de justice, qui dispose que :

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

47

La formation professionnelle continue prvue par l'article 3 bis de


l'ordonnance du 2 novembre 1945 susvise assure la mise jour et le
perfectionnement des connaissances ncessaires l'exercice de sa
profession par l'huissier de justice. La dure de la formation continue est de
vingt heures au cours d'une anne civile ou de quarante heures au cours de
deux annes conscutives.
L'obligation de formation continue est satisfaite :
1 Par la participation des formations, caractre juridique ou
professionnel, dispenses par des tablissements universitaires ;
2 Par la participation des formations, habilites par la Chambre nationale
des huissiers de justice, dispenses par des huissiers de justice ou des
tablissements d'enseignement ;
3 Par l'assistance des colloques ou des confrences caractre
juridique ayant un lien avec l'activit professionnelle d'huissier de justice ;
4 Par le fait de dispenser des enseignements caractre juridique ayant un
lien avec l'activit professionnelle d'huissier de justice, dans un cadre
universitaire ou professionnel ;
5 Par la publication de travaux caractre juridique.
Au cours des deux premires annes d'exercice professionnel, cette
formation inclut dix heures au moins portant sur la gestion d'un office, la
dontologie et le statut professionnel. Toutefois, au cours de cette mme
priode, les personnes mentionnes aux articles 2 et 3 consacrent la
totalit de leur obligation de formation ces matires.
Les huissiers de justice dclarent, au plus tard le 31 janvier de chaque
anne civile, auprs de la chambre rgionale dont ils relvent les conditions
dans lesquelles ils ont satisfait leur obligation de formation continue au
cours de l'anne coule. Les justificatifs utiles la vrification du respect
de cette obligation sont joints cette dclaration.
La chambre rgionale contrle l'accomplissement effectif de l'obligation de
formation professionnelle continue des huissiers de justice en vrifiant les
critres des formations suivies ainsi que leur lien ncessaire avec l'activit
d'huissier de justice .

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

48

Bureau annexe Il est rappel que les bureaux annexes dtenant un


rpertoire doivent faire lobjet obligatoirement dune inspection spcifique
et spare de celle de loffice principal.

Changement de structure dans lanne : Sassurer que limprim


nouvelle structure et lensemble des imprims correspondant aux
anciennes tudes sont bien complts galement
Une impression papier en double exemplaire permettra de recueillir la
signature de linspect. Les inspecteurs pourront alors valider
provisoirement le rapport dinspection. Laccs limprim par ltude sera
bloqu lissue de cette premire phase.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

49

CONTROLE DE L ACTIVITE ACCESSOIRE

Tous les huissiers de justice nexerant pas lactivit administrateur


dimmeubles quil sagisse de la grance ou du syndic de coproprit, nous
rappelons quelques rgles essentielles afin de faciliter les oprations de
contrle.

Lobjectif de cette vrification :


Lobjet du prsent formulaire est de sassurer que le confrre qui exerce
lactivit accessoire dadministrateur dimmeuble ( qui peut se dcomposer
en la gestion dimmeuble et lactivit de syndic de coproprits) le fait dans
le cadre rglementaire et dontologique, en sassurant de son respect des
dispositions juridiques essentielles, de la rigueur de son organisation
comptable, et plus spcifiquement de raliser une vrification de
comptabilit similaire celle de lactivit principale, mais adapte cette
activit accessoire particulire quil faut dfinir.
Dfinition de lactivit de gestion dimmeuble :
Afin dviter toute ambigut, il faut dune part se rfrer la jurisprudence
du Conseil dEtat du 15/10/1965 (Recueil Lebon 59203-59220) (1) et
dautre part poser la rgle que lappel de loyers et provisions pour charges
et toutes sommes dues des propritaires dimmeubles, leur encaissement
(direct ou par chque lordre des propritaires), leur reversement avec
perception dhonoraires, la rgularisation des provisions pour charges,
relvent de la gestion dimmeubles et non dune activit de recouvrement
de loyers (qui sous entend une somme due et impaye selon les termes
lgaux ou contractuels).
Cette dfinition , nest pas exhaustive bien sur, il faut y adjoindre la mise en
location, la recherche des locataires, visites, tablissement des tats des
lieux dentre et de sortie ( activit englobe dans les frais de baux selon

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

50

les termes de la loi du 6 juillet 1989 dans le cadre des baux dhabitation )
qui peuvent tre, dans certaines tudes, intgres dans lactivit principale.
Il faut sattacher vrifier alors, quil ny ait aucun risque de conflits
dintrts susceptibles dengager la responsabilit civile professionnelle du
confrre au regard des recommandations et rgles poses par la Caisse de
Garantie.
Lactivit de gestion dimmeubles est quant au maniement des fonds ,
proche de lactivit principale : il sagit dencaisser de tiers ( les locataires,
les organismes versant les allocations logements, ceux versant les dpts
de garantie ..), des fonds pour le compte des mandants ( les propritaires )
en vue de les leur reverser dans le dlais contractuellement prvus ou payer
pour leur compte des factures ( fournisseurs dnergie, deau, artisans,
prestataires de services , assurances GRL , Trsor Public ..) : la
vrification purement comptable sera donc assimilable celle de lactivit
principale.
Outre la vrification de la reprsentation des fonds clients et de la rgularit
de la tenue de la comptabilit, du paiement des charges sociales, salariales
et fiscales, les inspecteurs devront contrler la rgularit des conditions
dexercice de lactivit.
Les huissiers de justice qui exercent titre individuel ou sous forme de
socit de fait une activit accessoire devaient en tre dment autoriss
personnellement, soit par le garde des sceaux (avant 1997) soit par le
procureur gnral. Dsormais, lautorisation pralable est remplace par
une simple obligation dclarative auprs du procureur gnral prs la cour
d'appel, de la chambre rgionale, lesquels exercent un contrle a posteriori.
Cette formalit pralable doit galement tre faite auprs de la chambre
nationale afin de satisfaire aux obligations contractuelles vis--vis de
lassureur de lactivit professionnelle accessoire et de permettre galement
la mise jour du fichier professionnel et de lannuaire.
Les inspecteurs devront sassurer que la formalit dclarative a bien t
faite par lhuissier de justice exerant nouvellement une activit accessoire.
Lactivit reste cependant totalement dissocie de la structure au sein de
laquelle lhuissier de justice exerce son activit professionnelle : ainsi ni la
SCP ni la SEL ne peut exercer lactivit. Les associs titulaires de
lautorisation pourront cependant choisir un exercice en commun par le biais
dune socit de fait. Dans un tel cas, les mandats devront cependant tre
donns aux personnes physiques (Me A, Me B , administrateurs

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

51

dimmeubles ou Me A, Me B, syndics de coproprit) mais ils ne peuvent en


aucun cas tre donns la socit de fait.
La vrification portera sur les courriers qui ne peuvent mentionner la qualit
dhuissier de justice.
En ltat des textes actuels, il conviendra aussi de sassurer que lhuissier
de justice administrateur dimmeubles ou la socit de fait, ne procde pas
par voie judiciaire au recouvrement des loyers impays ou crances de la
coproprit.
Cette activit doit donner lieu une comptabilit spare, mme si des
produits infrieurs 10 % au regard de ceux de lactivit principale
permettent de ne faire quune seule et unique dclaration fiscale.
Comptabilit spare mais aussi principe dun compte affect spar.
Pour les syndics de coproprit, ceux-ci devront prsenter aux inspecteurs,
les dcisions dassemble gnrale qui leurs permettent de ne pas ouvrir de
compte spar pour chaque coproprit.
Quil sagisse de lactivit de simple grance ou de lactivit de syndic de
coproprit, lhuissier de justice a lobligation de tenir une comptabilit
spare de celle de ltude et douvrir un compte affect.
Les inspecteurs devront donc sassurer du respect de ces prescriptions
lgales

Dfinition de lactivit de syndic de coproprit :


Les rgles dfinissant cette activit sont dfinies par la loi du 10 juillet 1965
et son dcret dapplication du 17 mars 1967 : on ne peut que renvoyer leur
lecture.

En terme de maniement de fonds , loptique est lgrement diffrente : il


sagit pour le syndic de la coproprit dappeler des fonds auprs des
membres du syndicat des copropritaires ( son mandant), selon un budget
pralablement vot et qui ly autorise , en vue de rgler des tiers dont
lintervention est ncessaire la conservation, lentretien et ladministration
de limmeuble.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

52

Il nexiste donc pas en principe de difficult quant une absence de


reversement de fonds ; Le risque rside surtout dans la gestion et la
reddition des comptes de la coproprit.
Ces deux activits tant exerces titre principal par les agents
immobiliers soumis la loi du 2 janvier 1970 dite Loi Hoguet , et son
dcret dapplication, la question peut se poser de sinspirer de leur
formulaire de vrification.
Les modes opratoires des contrles sont finalement similaires ceux dj
mis en uvre dans le cadre de la vrification de la comptabilit de lactivit
principale.
Il ne semble pas ncessaire de reprendre des points de contrle spcifique
la vrification de lapplication de la loi Hoguet qui en exclut expressment
notre profession : il n y a donc pas effectuer de vrification de la pointe
de trsorerie , de la bonne tenue des registres des mandants, de laffichage
des garanties, etc.
Les confrres doivent obtenir des lments dinformation et vrifier les
points suivants :
- les conditions dexercice de lactivit dadministration dimmeuble.
- la vrification de la comptabilit de lactivit de gestion dimmeuble
- la vrification des conditions dexerce spcifiques et de la comptabilit
lactivit de syndic de coproprit.
Si un huissier de justice qui exerce lactivit de syndic de coproprits
exerce quasi systmatiquement concomitamment celle de gestion
dimmeubles, la rciproque nest pas vraie.

Lors de la prochaine campagne dinspection (2016) un nouvel imprim


dinspection, adapt la grance locative ou au syndicat de coproprit sera
mis en place. Dans lattente nous vous rappelons les points principaux du
contrle.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

53

Contrle des conditions dexercice de lactivit de gestion


dimmeuble
1) Rgime de lautorisation ou rgime de la dclaration.
Rgime de lautorisation jusquau 24/09/2011 : justification de lautorisation
du Garde des Sceaux (avant 1997) ou du procureur gnral (entre 1997 et
2011)
Rgime de la dclaration compter du 25/09/2011 (date de publication au
JORF du Dcret n2011-1173 du 23/09/2011) : prsentation des notifications
et des accuss de rception qui ont dues tre adresses tant au Procureur
gnral, la Chambre rgionale, le cas chant la Chambre dpartementale,
ainsi qu la Caisse de garantie.
La Chambre rgionale devant tre informe par le Parquet Gnral de tout
retrait dautorisation ou dinterdiction frappant un confrre aura communiqu
linformation aux inspecteurs

2) Garantie professionnelle

La chambre nationale est le garant lgal de la responsabilit professionnelle


des huissiers de justice tant au titre de leur activit principale que de leur
activit accessoire. A cet effet ils doivent sacquitter dune cotisation
professionnelle appel par la chambre nationale selon les modalits poses
par le dcret n 56-222 du 22 fvrier 1956.

Il est donc justifi de cette garantie par la production dune attestation


dassurance dlivre au titre de lanne dexercice objet du contrle. Cette
attestation est tablie par la caisse de garantie de la chambre nationale.
Les huissiers de justice ne peuvent en aucun cas se droger cette
obligation et faire tat dune assurance souscrite par un autre organisme.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

54

3) Vrification de la ralisation des formalits administratives et bancaires

Il convient de vrifier les formalits suivantes :

Dclaration au CFE
Centre de gestion agr (nom et adresse)
Existence de comptes bancaires spcifiques (Compte affect et
compte de gestion)

4) La structure dexercice de lactivit :


Lactivit accessoire dadministrateur dimmeubles peut tre exercer soit
titre individuel soit sous forme de socit de fait.
Dans ce second cas, linscription RCS est cependant obligatoire. Le numro
doit donc tre communiqu. ,
Les inspecteurs devront vrifier la tenue dun registre dassemble et le
respect des dispositions lgales ce titre ainsi que la rpartition du rsultat
entre associs conformment au statut. .
5) Les modalits dexercice
En ltat actuel des textes, la rgle est celle du non cumul des deux
activits : Huissier de justice et Administrateur dImmeubles
Les inspecteurs devront ainsi vrifier :

si les locaux sont autonomes et ont un accs spcifique et dans le cas


contraire prciser si la partie activit accessoire est bien distincte.
Si le papier en tte est spcifique,
Si la qualit dhuissier de justice est bien absente dans les actes sous
seing privs qui sont tablis
Si il existe deux sites internet diffrents et sans lien.
Si les lignes tlphoniques, adresses mail, flammes de machine
timbrer sont bien identifies

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

55

Il conviendra galement de prciser sil existe un personnel ddi et


rmunr pour lactivit, de vrifier quelle convention collective nationale lui
est applique.

6) Traitement des charges :


Si le personnel a des fonctions partages entre lactivit dhuissier de justice
et celle dadministrateur dimmeubles, il conviendra de sassurer des
conditions de refacturation.
Il est ncessaire de connatre galement le systme de rpartition des
charges de fonctionnement :

Les charges sociales personnelles du titulaire sont-elles payes


intgralement par lactivit principale ?
Y compris sur les revenus provenant de lactivit accessoire ?
Qui paie les salaires et charges sociales du personnel ?
Y a-t-il une rgularisation en fin danne par lexpert comptable avec
une "proratisation" des charges ? Quelle est-elle ?
Y a til des charges spcifiques ? (existence demprunt pour lexercice
de cette activit, rachat de clientle, investissement dans le domaine
informatique, logiciel et autres)
Vrification de lexistence des dclarations fiscales, (TVA, revenus,
etc.) et sociales sil y a lieu

7) Lexistence de logiciels et lorganisation comptable:

La comptabilit de lactivit dadministrateur dimmeuble doit tre spare


de celle de lactivit principale. Un compte affect spcifique doit tre
ouvert et li une convention bancaire spcifique galement.
Il conviendra de vrifier si lexpert comptable de ltude surveille galement
cette activit (lettre de mission et son contenu).

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

56

Contrle des
dimmeubles

modalits

dexercice

de

lactivit

de

gestion

Quelle que soit la forme sous laquelle elle est exerce, quelle que soit
lorganisation comptable, les fonds clients doivent obligatoirement tre
reprsents et les outils informatiques aujourdhui permettent davoir, tout
comme pour lactivit principale dhuissier de justice, une situation mensuelle
qui permet de vrifier que les fonds des mandants et locataires sont bien
reprsents chaque instant.
Il faut avoir une indication sur les dlais de reversement qui peuvent varier
puisque les rglements des propritaires sont contractuellement convenus
dans le mandat ; le reversement peut tre mensuel, trimestriel, semestriel,
annuel.
La loi prvoit actuellement un dlai maximal de deux mois compter de la
remise des cls pour que le propritaire restitue le dpt de garantie vers
par le locataire. La loi Alur prvoit de rduire ce dlai un mois ds lors que
l'tat des lieux de sortie est conforme l'tat des lieux d'entre. A dfaut de
restitution dans les dlais lgaux, le propritaire pourrait subir une pnalit
de 10 % du montant du dpt de garantie par mois de retard.
Il faut galement vrifier comment sont gres les provisions pour charges.
Deux systmes peuvent coexister en fonction des termes du mandat avec le
propritaire

soit les provisions pour charges seront verses entre les mains du
propritaire et le confrre fait le travail de la rgularisation des
provisions pour charges afin de crditer comptablement le locataire ou
rclamer au locataire le dbit de charge ;

soit le confrre conserve lintgralit des provisions pour charges


payes par le locataire, et procde au mme travail de rgularisation
annuelle.

Ces prcisions sont donnes car il faut pouvoir comprendre la lecture de la


balance des mandants de la gestion dimmeubles si les soldes lus sont
cohrents avec les informations donnes.
En tout tat de cause, il convient de sassurer que laffectation relle des
fonds est bien conforme la destination dcide par lassemble gnrale
des copropritaires.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

57

Quoiquil en soit cest lintgralit des soldes crditeurs des mandants y


compris les dpts de garantie toujours dtenus) et locataires (y compris les
provisions pour charges) qui constituent les fonds clients qui doivent tre
reprsents. Pour tre clair, il ne sagit pas du solde du compte mandant, il
sagit bien de la totalisation des soldes crditeurs de la balance des
mandants et des locataires.

En ce qui concerne les rapprochements bancaires, ils doivent tre faits avec
la mme rgularit que pour lactivit principale : les outils informatiques
existent aujourdhui et un simple tableau Excel peut permettre dtablir un
tat de rapprochement qui soit prsentable et correct.
Les diffrents rapprochements bancaires doivent tre dits et conservs
pour tre produits aux inspecteurs.
Le tableau de vrification des balances de gestion dimmeubles mensuelles
tout au long de lanne peut tre complt, linstar de celui concernant
lactivit principale.
Des tableaux de bords similaires peuvent tre tablis mois par mois.
La gestion des honoraires perus sur lencaissement des loyers est la
suivante : lorsque les propritaires sont rgls la facturation se fait sur leur
compte rendu de gestion et le compte honoraires de gestion et le compte
TVA du logiciel de gestion dimmeuble sont crdits.
Ils sont ensuite reverss (donc dbits comptablement sur la balance des
mandants) sur le compte de gestion du cabinet qui fait lobjet dune
comptabilit gnrale (informatiquement intgr au logiciel de gestion
dimmeuble ou suivi par un logiciel comptable spar).
Si dans le cadre de lactivit principale dhuissier de justice, le virement
fonds frais est quotidien, il ne peut pas en tre de mme pour la gestion
dimmeuble ; cependant on peut exiger que ce virement soit effectu une fois
par mois au moins, lorsque les propritaires sont rgls de leurs loyers.
Il faut donc ensuite vrifier les balances Cabinet soit dans leur ensemble,
soit par sondage chaque fin de mois lorsque les propritaires sont rgls,
en vue de retrouver le montant des honoraires sur la balance cabinet.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

58

.
Les oprations dinspection permettront galement de sassurer des points
suivants :
Existence ou non de mandats nominatifs crits avec les propritaires :
vrifier que le confrre a bien sign avec son propritaire un mandat crit et
quy figurent les lments essentiels (voir modle de mandat joint). Ces
lments sont surligns en marge.

Affichage en vitrine des annonces locatives


en respectant le
formalisme prvu par les diffrentes lgislations (notamment faire figurer le
diagnostic de performance nergtique, en tout cas son rsultat, le montant
de la part des frais de baux incombant locataire TTC, etc.), tout ceci afin
dtre en conformit par rapport aux contrles ventuels de la Direction de la
Protection de la population (DDCSPP).
Se faire remettre par sondage un compte-rendu de gestion pour
galement vrifier que sa prsentation vaut ou comprend une facturation du
montant des honoraires qui sont dduits du montant du loyer afin, dans
lhypothse l aussi, dune vrification de comptabilit plus approfondie et
notamment par l'Administration fiscale, de pouvoir justifier dune dclaration
de TVA avec une facturation correspondante.
Demander par qui et sous quelle forme sont tablis les tats des lieux
dentre et surtout de sortie et le cas chant rappeler les rgles
dontologiques applicables (signature des tats des lieux par les parties
prsentes).
Demander comment se passe le recouvrement forc des loyers et
provisions pour charges impays et le cas chant rappeler les rgles
dontologiques applicables (Application de la rgle du non cumul).

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

59

Les spcificits du contrle de lactivit de Syndic de coproprit


et de ses conditions dexercice.
Si un huissier de justice exerant lactivit de gestion dimmeubles nexerce
pas lactivit de syndic de coproprit, sauf de trs rares exceptions qui
peuvent toujours exister, lactivit de syndic de coproprit est toujours
exerce par un confrre qui exerce galement lactivit de gestion
dimmeuble.

La vrification de la comptabilit = vrification des comptabilits


des syndicats de copropritaires.
Le contrle de la comptabilit gestion dimmeuble aura rvl lexistence
des honoraires provenant de lactivit de syndic de coproprits, perus
trimestriellement, en vertu des dispositions lgales.

La particularit de lactivit de syndic de coproprit est, que le syndic


encaisse des fonds des copropritaires pour le compte dune personne
morale qui est le Syndicat des copropritaires, son mandant, afin de payer
des tiers (fournisseurs, prestataires ).
La loi ALUR impose de nouvelles rgles dont lune des principales est
lobligation douvrir un compte bancaire spcifique au nom de chaque
coproprit.
En attendant son entre en vigueur, lorganisation comptable et bancaire
peut tre la suivante :

Le syndicat possde un compte bancaire spar

Le syndicat na pas de compte spar, mais un sous-compte son


nom, du compte gnral du syndic. Ce compte fonctionne comme un
compte spar dans syndicat, mais ne le protge pas en cas de
dfaillance du syndic, mme sil est couvert par sa caisse de garantie.

Le syndicat na pas de compte spar, ni de sous-compte. Les


mouvements de banque du syndicat sont enregistrs avec ceux des
autres coproprits dans le compte bancaire du syndic. Dans ce cas il
faudra solliciter le journal de banque du syndicat.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

60

Il existe galement un certain nombre de documents de synthse dans le


cadre de cette activit :

Le compte de gestion gnrale de lexercice clos. Cet tat est bti sur
le modle du compte de rsultat des entreprises, en sparant charges
et produits, dune part, et oprations courantes et travaux / oprations
exceptionnelles, dautre part.

Le compte de gestion des charges pour oprations courantes. Cet tat


met en regard sur plusieurs exercices les charges pour oprations
courantes budgtes et le rel constat. Il permet aux copropritaires
de se faire une ide claire de lvolution des dpenses courantes dune
anne sur lautre.

Le compte de gestion pour travaux et oprations exceptionnelles. Cet


tat rcapitule les travaux vots par lassemble gnrale (art. 14-2 L
10-07-1965) et clturs au cours de lexercice. Le solde montre, la
fin de lexercice, un excdent ou une insuffisance de provision par
rapport aux dpenses pour travaux. Ce solde doit tre rparti entre les
copropritaires.

Ltat des travaux et oprations exceptionnelles vots non encore


clturs. Cet tat a pour objet de prsenter la situation globale de
chaque opration vote en assemble et non clture la fin de
lexercice, par rapport lautorisation donne et aux provisions
appeles. Il permet de vrifier ltat davancement des travaux au
cours de lexercice. Le solde gnral du tableau doit correspondre au
solde du compte 12 au passif de ltat financier.

Ltat financier aprs rpartition. Cet tat rcapitule tous les comptes
non solds du syndicat dont il constitue le bilan financier.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

61

Le contrle de comptabilit et de gestion suppose galement les vrifications


suivantes :

Pointage des dpenses du relev des charges (livre journal) avec les
justificatifs (exhaustif pour les petites et moyennes coproprits et par
sondage pour les plus grosses). Les justificatifs manquants doivent
tre exigs.
Vrification des totalisations par rubrique de charges et addition des
rubriques pour obtenir le total des dpenses.
Vrification de lexistence de la totalit des facturations priodiques de
lexercice1 et sassurer quelles concernent toutes des dpenses de
lexercice. Il faudra provisionner les charges relatives aux derniers
mois de lexercice laide des factures reues au dbut de lanne
suivante
Vrification de la rgularit des factures : existence de toutes les
mentions lgales et de la dfinition de la prestation ou du produit livr.
Qui contrle la ralit des livraisons et signe les bons de livraison ou
de passage ? Le fournisseur est-il habituel ou inconnu ? Les travaux
sont-ils conformes lautorisation donne par lassemble gnrale ?
Les dpenses payes par la coproprit sont elles des charges
communes ou privatives ?2
Vrification des dpenses : La dpense correspond-t-elle un besoin
de la coproprit3, une ligne budgtaire, une urgence? Les
dpenses dpassant les seuils dinformation du conseil syndical et de
mise en concurrence ont-elles fait lobjet dune information ou dune
mise en concurrence ? La rponse du conseil syndical doit tre
consigne par crit sur une copie du devis.
Vrification des calculs dindexation. Se faire remettre le contrat dun
ou deux fournisseurs et vrifier si lindexation du prix est conforme au
contrat. Procder par contrles tournants sur plusieurs annes.
Les honoraires facturs par le syndic correspondent-ils ce qui est
prvu au contrat approuv par lassemble ? La progression sur
plusieurs annes est-elle trs diffrente de linflation ? Les prestations
particulires fournies par le syndic sont-elles conformes son contrat
?

Il existe des coproprits de taille diffrente (de 2 lots plusieurs centaines


de lots) ; Les fonds ainsi dtenus peuvent tre importants atteignant
plusieurs dizaines de milliers deuros, dans le cadre des dpenses de
fonctionnement, ces montants pouvant tre encore plus levs dans
lhypothse o des travaux importants sont vots (mise aux normes des
ascenseurs, travaux de couverture, ravalement )

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

62

Cela sous-entend une philosophie de contrle un peu diffrente, dans la


mesure o certes, il faudra sassurer de la reprsentation des fonds verss
par les mandants sur les comptes correspondants mais aussi, surtout dans
lhypothse dun contexte douteux, et ce qui est un peu plus compliqu, cest
sassurer que ce qui est annonc comme tant factures payes aux tiers et
aux fournisseurs le sont bien aux dits et des fournisseurs.
Quoiquil en soit la comptabilit de tout syndicat de copropritaires, depuis
lapplication de la loi SRU, est une comptabilit dengagement tenue en partie
double, donc similaire celle dun office dhuissier de justice.
En ce qui concerne donc les versements des fonds :
Lgalement, sauf dcision contraire prise en assemble gnrale, chaque
syndicat des copropritaires doit avoir un compte bancaire spar : cest cette
solution qui prconise par la Caisse de garantie.
Si ce nest pas le cas, le contrle va savrer un petit peu plus compliqu
puisquil devra comprendre la vrification des sous-comptes comptables de
chaque coproprit lintrieur du grand compte comptable qui lui-mme
devra correspondre un compte bancaire.
En thorie donc, pour chaque coproprit, le confrre doit tre capable de
prsenter la veille du jour de linspection, et pour chaque clture dexercice
(gnralement le 31 dcembre de chaque anne) : la balance gnrale du
syndicat dont une lecture attentive peut interpeler, le relev du compte
bancaire, ltat de rapprochement bancaire.
Il faut lire la balance gnrale et notamment vrifier que le montant des
fournisseurs demeurant rgler est cohrent avec le compte bancaire de la
coproprit ; si le montant des fournisseurs rgler est trs important et la
trsorerie faible cela ncessite des explications (appels de fonds en cours de
recouvrement ? beaucoup de copropritaires dbiteurs, mais cela se lit sur la
balance galement?)
Il faut aussi sassurer de la ralit des rapprochements bancaires.

Dans un contexte douteux cest la vrification dtaille et prcise, sur


pices, par un confrre connaissant lactivit, qui permettra de contrler
efficacement la comptabilit du syndicat des copropritaires.
Il faut sassurer que la vrification des comptes ait pu tre offerte aux
membres du conseil syndical de ladite coproprit et quil a bien t consult
pour ltablissement de lordre de jour.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

63

La remise de la copie du dernier procs-verbal dassemble gnrale


permettra sa lecture de sassurer que les comptes ont bien t approuvs
par lassemble gnrale

La vrification de points essentiels concernant la responsabilit


civile professionnelle
Il faut sassurer que les mandats, les contrats de syndic, sont bien existants
pour chaque coproprit, quils sont bien conformes aux termes de larrt
NOVELLI et que la dure de dsignation est bien celle figurant la rsolution
de lassemble gnrale qui le dsigne.
On rappelle ici que le syndic de coproprit est dsign pour une dure qui
court compter du jour de lassemble gnrale. Pour mmoire, toute
dcision prise par un syndic qui nest plus en cours de mandat est nul et
contestable.
On peut galement complter le contrle par les points de contrle suivants,
o Etablissement de lensemble des diagnostics qui sont lgalement
prvus dans ces immeubles.
o Mise en uvre du processus visant voquer lors des assembles
gnrales les travaux rendus obligatoires par des dispositions lgales
ou rglementaires.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

64

LE CONTROLE DES GROUPEMENTS PROFESSIONNELS.

Si le dcret du 29 fvrier 1956 ndicte pas de rgles prcises concernant


linspection des groupements il donne nanmoins la possibilit aux
prsidents rgionaux de prendre des initiatives en la matire.
Larticle 31 voque les groupements et les associations.
Larticle 33 indique quils sont autoriss par le procureur gnral aprs avis
du TGI et des chambres dpartementale et rgionale.
Larticle 22 stipule que :
Dans lexercice de ses activits accessoires lhuissier de justice
demeure sous le contrle du procureur de la Rpublique et de la chambre
rgionale .
Enfin larticle 94-2 alina 2 modifi par le dcret du 23 septembre 2011
nonce que :
Les

inspections
concernent
lensemble
des
activits
professionnelles des huissiers de justice y compris leurs activits
accessoires. Elles portent notamment sur la comptabilit, lorganisation et
le fonctionnement de ltude et sur le respect par les huissiers de justice
des obligations prvues par le chapitre 1er du titre VI du livre V du code
montaire et financier .
A la lecture de ces articles le rle de la chambre rgionale dans le contrle
des groupements ne peut tre ni.
Certains prsidents rgionaux organisent depuis plusieurs annes ces
contrles dautres prsidents rgionaux ne le font pas et cette carence nuit
une bonne lisibilit des activits des huissiers de justice et confirme une
matrise alatoire du risque dont est garant la chambre nationale c'est-dire lensemble de la communaut.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

65

Peu de groupements dtiennent des fonds clients Il sagit gnralement


des groupements daudienciers correctionnels en raison des encaissements
damendes sur place la suite des audiences.
Hors cette hypothse de vrification, les oprations dinspections portent
essentiellement sur le contrle de la gestion comptable et des salaris et
sur les engagements financiers mobiliers ou immobiliers.

Un imprim adapt et donc allg a t labor. Il est la disposition des


prsidents rgionaux sur simple demande.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

66

A lissue de cette premire partie


les inspecteurs devront

Soit poursuivre les oprations dinspections au titre de lactivit


accessoire ventuellement exerce, un imprim par titulaire de
lautorisation devant tre rempli,

Soit se reporter en dernire page aprs stre assur que limprim


a t correctement rempli, que le contradictoire a t respect et
les observations recueillies.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

67

Deuxime phase de la campagne dinspection


concertation des inspecteurs avec le prsident rgional

Le prsident rgional consulte le compte rendu du contrle et interroge


ventuellement les contrleurs. Par suite deux hypothses :
Absence de modifications du rapport :
Les inspecteurs valident dfinitivement.
Des correctifs ou informations complmentaires ont t apportes :
Il convient den informer imprativement le contrl en lui prcisant
quil dispose dun dlai de 8 jours pour consulter limprim
dinspection, formuler ses observations auprs de linspecteur
rapporteur.
A lissue de ce dlai, les inspecteurs valident dfinitivement le rapport
dinspection.

Sauf accord du procureur gnral pour que les rapports dinspection


lui soient adresss ou remis directement par le prsident rgional,
Linspecteur rapporteur adresse avant le 31 juillet le rapport
dinspection au procureur gnral, au procureur de la Rpublique,
au prsident rgional et ltude concerne.
Le prsident rgional adresse son avis motiv au procureur de la
Rpublique. Enfin, dans le courant du dernier trimestre de lanne
civile, le prsident Rgional rend compte au procureur gnral, du
droulement et du rsultat des inspections en donnant son avis sur
la manire dont chaque inspecteur a rempli sa mission.

Cnhj- caisse de garantie guide linspection campagne 2014

68