ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD N 3

BRAYAN NICOLAS OJEDA OLIVOS

APRENDIZ

MARISOL RUIZ TOLOZA

TUTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2016

BOGOTA D.C

INTRODUCCION
La promulgacin de la Ley General de Archivos (594/2002) est
orientada bsicamente a racionalizar el trmite de los documentos de
la administracin pblica, promover la organizacin tcnica de los
archivos de gestin, garantizar la conservacin de los documentos de
valor histrico de las entidades oficiales y estimular la conservacin y
consulta de los archivos histricos.

En los tiempos actuales el manejo de la informacin es esencial para

todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los
archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la
informacin, ya que en ellos quedan los registros no solo de los
hechos de la gestin pblica o privada, sino muchos datos que genera
la ciencia, la tcnica y el arte, motivo por el cual es fundamental
regular su organizacin.

Este mini-manual se constituye en una herramienta de apoyo y

consulta para que la Gestin Documental para la aplicacin de la Tabla
de Retencin Documental y organizacin de los Archivos de Gestin
(Archivo general de la Nacin: Ley 594 de 2000 Art. 24, Decreto 1382
de 1995, Acuerdo 039 de 2002, Acuerdo 042 de 2002). Su contenido
permite detallar la metodologa para la identificacin y conformacin
de las series y subseries documentales; organizacin de los archivos
de gestin, teniendo en cuenta la ubicacin,
clasificacin y
conformacin de expedientes; descripcin de cajas, expedientes y
carpetas; preparacin de la documentacin para realizar las
transferencias documentales y cmo diligenciar el inventario
documental para mantener un control permanente de las series que
conforman cada archivo.

CONCEPTOS BASICOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series con sus
correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los documentos del

archivo de gestin al central, y de este al histrico, de conformidad con
las tablas de retencin y valoracin documental vigentes.

ACTIVIDAD 3
Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualizacin,
realice en la herramienta ofimtica de su preferencia un mapa
conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los
siguientes aspectos:
1. Importancia de la aplicacin de las transferencias documentales.
-Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
- Evitan la produccin y acumulacin irracional de documentos.
- Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la
documentacin.
-Solucionan a nivel fsico y funcional el problema de la
acumulacin de documentos en las dependencias e instituciones
productoras.

2. La necesidad e implementacin de las Transferencias en el

archivo de gestin, central e histrico.

CICLO VITAL DE DOCUMENTO

FASE

FASE

ACTIVA
ARCHIVO

FASE

SEMACTIVA
VALORACION PRIMARIA

DE
TRMITE

INACTIVA

ARCHIVO DE
CONCENTRACI
ON

VALORACION SECUNDARIA

ARCHIVO
HISTORICO

BAJA
DOCUMENT
AL

TRANSFERENCIA PRIMARIA

TRANSFERENCIA
SECUNDARIA

VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO

EVIDENCIAL

LEGAL

TESTIMONIAL

FISCAL

INFORMATIVO

3. La preparacin fsica de los documentos

1. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION

2. ELIMINACION DE MATERIAL METALICO

- Eliminacin de material metlico:

Cambiar material metlico por material plstico

3.
MATERIAL AFECTADO

IDENTIFICACION DEL
POR BIODETERIORO.

- Documentos identificados con hongos o insectos.

Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de

conservacin caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
Solicitar servicio de personal especializado.

4. REVISION Y FOLIACION
-

Los documentos se enumeran consecutivamente y

cronolgicamente.
Con lpiz de mina negra.
En la esquina superior derecha.
Sin enmendaduras.

BIBLIOGRAFIA

s.n.)
Procesos
Archivsticos.
(Video).
Tomado
dehttps://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYw Enlace - Mini
manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. Este
documento es un manual donde indica cmo se realizan las Tablas de
Retencin Documental y las Transferencias Documentales.
cdim.esap.edu.co
www.sgc.gov.co/Intranet/.../INSTRUCITVO-DE
TRANSFERENCIA.asp...