Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
David Hoyle
John Thompson
ISBN: 978-84-8143-643-3
Depsito legal: M-30488-2009
Impreso en Espaa - Printed in Spain
Edita: AENOR
Maqueta: Block Comunicaciones
Imprime: Dayton, S. A.
Todos los derechos reservados. No se permite la reproduccin total o parcial de este libro, por cualquiera de los
sistemas de difusin existentes, sin la autorizacin previa por escrito de AENOR.
Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por los autores en esta obra.
Gnova, 6. 28004 Madrid Tel.: 902 102 201 Fax: 913 103 695
comercial@aenor.es www.aenor.es
Prlogo
La revisin de ISO 9001 realizada en 2008, adems de clarificar algunos requisitos, se han considerado las disposiciones de la Norma ISO 14001:2004 1 para
aumentar la compatibilidad de las dos normas en beneficio de la comunidad de
usuarios.
Segn las notificaciones conjuntas del Foro Internacional de Acreditacin (IAF) 2,
el Policy Committee for Conformity Assessment (ISO-CASCO) de ISO y el
Comit Tcnico ISO/TC 176, los auditores tienen que poder demostrar su competencia en:
Los requisitos de ISO 9001:2008.
Los conceptos y terminologa de ISO 9000:2005.
Los ocho principios de gestin de la calidad.
Un conocimiento general de ISO 9004.
Estar familiarizados con la norma de orientacin para la auditora ISO 19011.
Se analizan otros mtodos de auditora para mostrar sus principales flaquezas en los
procesos de planificacin, conduccin y elaboracin de informes mediante el enfoque basado en procesos. Este libro contiene numerosas preguntas tiles para los
auditores, estructuradas alrededor de procesos de gestin clave y vinculadas a las
necesidades de la norma.
La capacidad para auditar es algo que slo se aprende con la prctica. La pericia del
auditor no se demuestra por su habilidad para formular un conjunto de preguntas y
registrar las respuestas, sino, en primer lugar, por tener claro lo que quiere conseguir
y, en segundo lugar, por hacer preguntas que revelarn informacin vlida para la gestin. Deseamos que los lectores entiendan con claridad y adopten un mtodo de
auditora ms eficaz. De este modo, confiamos en que las organizaciones se beneficiarn de sus auditoras y que los auditores obtendrn la satisfaccin de aplicar a su
trabajo un enfoque basado en procesos.
UNE-EN ISO 14001:2004 Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su
uso (ISO 14001:2004).
ndice
Prlogo .......................................................................................................
1. Introduccin ........................................................................................... 11
2. Metodologas para la auditora ................................................................ 15
3. Principios de gestin de la calidad ........................................................... 33
4. El enfoque basado en procesos ................................................................ 45
5. Preguntas para el nivel empresarial .......................................................... 53
6. Preguntas para el nivel de gestin ........................................................... 79
7. Preguntas para el nivel operacional ......................................................... 99
8. Evaluacin de los procesos empresariales ........... 103
Proceso de gestin empresarial ..... 104
Proceso de mrketing ..... 108
Proceso de ventas ... 112
Proceso de gestin financiera .... 117
Proceso de gestin de recursos humanos ..... 121
10
Introduccin
En 1983, el mensaje central de la Carta Blanca de Normas, Calidad y Competitividad Internacional del gobierno britnico era que la industria de su pas deba utilizar normas y principios de la calidad britnicos como medio para mejorar su
competitividad. Las normas del sistema de la calidad que se usaron para difundir esta
campaa surgieron de la industria de defensa, donde haba una larga tradicin de
direccin y control. Como consecuencia, ISO 9001 sigui el mismo modelo de imposicin de requisitos para evitar errores pasados que haban llevado a una baja calidad de la produccin. Este mtodo, adoptado a principios de los aos ochenta por
algunos cientos de organizaciones, sobre todo del sector de la fabricacin y principalmente en el Reino Unido, ha pasado a ser utilizado en todo el mundo por millones de organizaciones de todos los sectores, desde el gubernamental, el sanitario,
la educacin o la fabricacin hasta los servicios.
A lo largo de estos aos hay una aceptacin creciente de que la calidad no resulta de
una simple imposicin de normativas, sino de que las organizaciones desarrollen y
mantengan un ambiente en el que la gente se sienta motivada para hacer las cosas de
forma correcta sin necesidad de recibir rdenes. ISO 9000 refleja ahora esa tendencia. La burocracia ha sido reemplazada por los ocho principios de gestin de la calidad que (en palabras de ISO 9000) apuntan a ayudar a las organizaciones a alcanzar
un xito sostenido 3.
Para los diseadores y administradores del sistema de gestin de la calidad de una organizacin, estos principios son la clave para que ISO 9001 se implante con xito.
UNE-EN ISO 9004:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del
desempeo (ISO 9004:2000).
12
Para los auditores, son la clave para transformar el modo de llevar a cabo auditoras
de los sistemas de la calidad, tal como seala el Foro Internacional de Acreditacin
(IAF).
En respuesta a ISO 9001:1994, la mayora de las organizaciones produjeron documentacin que slo se enfocaba en aquellos requisitos que estaban sealados en la
norma. Se crea que documentando lo que se haca y haciendo todo lo que el documento sealaba para cada requisito especfico de la norma, la calidad del producto
mejorara 4. Como quiera que no se abarcaban todos los principales factores vinculados a la calidad, como los relacionados con el comportamiento, la adhesin a ISO
9001:1994 no permiti que las organizaciones evitaran problemas en la calidad.
Esta limitada concepcin de gestin de la calidad fue desplazada por ISO 9000:2000
(ahora ISO 9000:2005). En su lugar ahora anima a las organizaciones a 5:
a) determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas;
b)
c)
determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad;
f)
Small, Jack. ISO 9000 for Executives. Lanchester Press CA, EEUU, 1997.
5 UNE-EN
Introduccin
13
incluso de una pgina o dos, que hubiera permitido que cualquiera tuviera una idea
clara de la norma para satisfacer al cliente. Hubiera sido una herramienta de diseo
y de auditora de sistemas bastante ms eficaz ya que lo detallado de los requisitos
es lo que hace que los auditores pierdan de vista los objetivos.
Desde la introduccin de las normas de la familia ISO 9000, los organismos de certificacin han acumulado una serie de no conformidades ya sea porque la terminologa de la norma no se ha definido, o porque la organizacin no ha hecho lo que
se comprometi a hacer. No se han evaluado los resultados, pero el mejoramiento
de stos es el que acrecienta la competitividad de la industria; no la simple conformidad con los procesos preexistentes. Las organizaciones siguen asumiendo el mtodo de la conformidad para las auditoras porque los organismos de certificacin
hacen lo mismo. Adems, las organizaciones deberan cambiar el enfoque de su sistema de gestin de la calidad y los auditores deben cambiar de mtodo.
La revisin de ISO 9001 realizada en 2008 no fue una de las importantes, puesto que
slo pretenda clarificar puntos en el texto y aumentar la compatibilidad con la
Norma ISO 14001:2004.
En lo referente a la auditora externa, el Foro Internacional de Acreditacin requiere
que los auditores externos demuestren conocimiento de los principios de gestin de
la calidad y de los conceptos y la terminologa de las normas. Con respecto a la auditora interna, y para mantener los buenos resultados, las organizaciones necesitan
que los auditores contribuyan al aumento del rendimiento. Para ello es necesario un
cambio en la tcnica de las preguntas.
Los auditores ya no podrn empezar sus interrogaciones diciendo:
Tiene algn proceso para ********? Mustremelo.
Ser ms apropiado preguntar:
Qu mejoras en los resultados ha obtenido desde la ltima vez que aplic el
proceso ********? Mustremelo.
A esta nueva tcnica la llamamos enfoque basado en procesos para la auditora.
Metodologas
para la auditora
16
17
Como cada organizacin desarrolla sus propias tcnicas para aplicar una auditora,
no hay mtodos definitivos, pero lo que se presenta a continuacin ilustra las principales caractersticas de tres enfoques generales. Slo se sealan aquellos aspectos
relacionados con las preguntas del auditor en una auditora. Se han omitido indicaciones sobre las fases de preparacin, anlisis y elaboracin de informes.
Tabla 2.1
Plan de auditora basado en elementos
Elemento
Ttulo
Departamento
4.1
Responsabilidades
generales
Direccin general
4.2
Requisito de documentacin
Calidad
Auditor
Hora
(contina)
18
Ttulo
Departamento
5.1
Compromiso de la direccin
Director general
5.2
Enfoque al cliente
Ventas
5.3
Poltica de calidad
Director general
5.4
Planificacin
Calidad
5.5
Revisin de la direccin
Director general
6.1
Provisin de recursos
Director general
6.2
Recursos humanos
Personal
6.3
Infraestructura
Instalaciones
6.4
Entorno de trabajo
Produccin
7.1
Planificacin de
realizacin de procesos
de produccin
Gestin de
proyectos/Planificacin
de produccin
7.2
Procesos relacionados
con el cliente
Ventas
7.3
Diseo y desarrollo
Diseo
7.4
Compras
Compras
7.5
Produccin y provisin
de servicios
Produccin/
Operaciones
7.6
Produccin
8.1
Calidad
8.2
Medicin y supervisin
Calidad
8.3
Control de no conformidad
Calidad
8.4
Anlisis de datos
Calidad
8.5
Mejora
Calidad
Auditor
Hora
19
20
Es fcil de usar.
No evala los requisitos aplicables a ms de un departamento, salvo en el control de la documentacin y de los datos.
Las preguntas de los registros son tericas y no se aplican preguntas especficas para la situacin real.
21
Se asume que el cumplimiento de los requisitos es indicativo de que las operaciones de la organizacin estn bajo control.
El auditor pasa por alto factores que determinarn que las operaciones estn
bajo control y que los controles sean eficaces.
No examina otras reas para averiguar si los problemas identificados estn profundamente arraigados.
Los auditores tienen que conocer bien la industria que auditan para saber
dnde es preciso buscar.
Como resultado de todo esto, este tipo de enfoque aade escaso valor. Muy rara
vez el auditor descubre problemas que la organizacin no percibe. Esto se convierte en una mera revisin de documentos y en un desperdicio de tiempo para
corregir problemas menores que tienen escaso impacto en la eficiencia organizacional.
22
Tabla 2.2
Plan de auditora basado en departamentos
Departamento Auditor
4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5
Direccin
general
Calidad
Mrketing
y ventas
Finanzas
Gestin de
proyectos
Diseo
Compras
Produccin
Instalaciones
Personal
23
24
Las preguntas de los registros son tericas y no se aplican preguntas especficas para la situacin real.
Los auditores tienen que conocer bien la industria que auditan para saber
cmo generar preguntas a partir de los procedimientos y qu es lo que han de
buscar.
25
por la tarea. El auditor tiende a tomar notas sobre las diversas partes que va examinando, por ejemplo, el nombre de la persona (para eventualmente revisar su
grado de formacin en los registros de la organizacin); el nmero de equipos
(para eventualmente revisar la evaluacin que de stos se ha hecho). La diferencia fundamental es que el enfoque basado en tareas utiliza una estructura de elementos-tarea como base para examinar datos ms que un conjunto de requisitos
tales como ISO 9001.
26
ser muy rigurosos, los datos que se recopilen en cada fase deben estar relacionados
con las no conformidades que puedan surgir, as como con cualquier vaco importante en el sistema.
Revela los problemas que haya con las personas, los productos, la informacin
y los equipos.
Los auditores tienen que conocer bien la industria que auditan para saber qu
es preciso buscar.
27
28
macin y establece vinculaciones. Si descubre que el proceso de gestin de recursos humanos es eficaz, significa que ste ha colocado a gente competente en los
dems procesos, lo cual permite que el auditor esquive la evaluacin especfica, por
ejemplo, del sector de formacin en el proceso de ventas. Si el proceso de gestin
de recursos materiales muestra ser eficaz, significar, igualmente, que se han colocado buenos equipos, componentes, etc. en los dems procesos, con lo cual se
puede esquivar la necesidad de evaluarlos en cada proceso. Una vez que el auditor
determina que los procesos de gestin de recursos funcionan bien, pasa a evaluar
toda la cadena de procesos, desde el mrketing hasta la distribucin. Las preguntas son simples y en un tiempo muy corto el auditor puede determinar si la organizacin est gestionando sus procesos con eficacia.
29
Exige que el auditor busque los factores que determinarn si las operaciones
estn bajo control y si los controles son eficaces.
30
Resumen
Una auditora es como un trabajo detectivesco. Los auditores hacen preguntas as como los detectives van a la bsqueda de pistas mientras las evidencias
estn esperando a ser descubiertas. Se trata, pues, de tener claro qu es lo que
se busca y qu pregunta hay que formular para dar con la verdad. Sin embargo, la pregunta conveniente, formulada en el momento inadecuado es tan
ineficaz como una pregunta errnea en el momento preciso. Las tpicas listas
de preguntas en la prctica no son las apropiadas pero son muy tiles para el
entrenamiento, preparando la imaginacin del auditor para formular la pregunta correcta en el momento propicio.
Las auditoras que usan el enfoque basado en elementos sirven para verificar si la
organizacin ha transformado los elementos de la norma en procedimientos y si los
procedimientos se estn siguiendo, pero no muestran si los resultados esperados se
han alcanzado.
Las auditoras que usan el enfoque basado en departamentos ofrecen algunas evidencias de que la organizacin est aplicando la norma en el funcionamiento de los
departamentos y en los procedimientos, pero no muestran si los resultados esperados se han alcanzado.
Las auditoras que usan el enfoque basado en tareas sirven para verificar si se est
cumpliendo con las tareas especficas, pero no muestran si los resultados esperados
se han alcanzado.
Una de las razones para realizar auditoras es obtener informacin veraz
para la toma de decisiones de la direccin, pero la gran mayora de auditoras slo producen datos que garanticen certificados de conformidad que
mejoren la documentacin o que refuercen la conformidad. Casi nunca
ofrecen datos relevantes para la toma de decisiones respecto al crecimiento,
la tecnologa, el desarrollo del personal y, por lo general, todas las auditoras
se centran en que la organizacin cumpla los requisitos y no en que tenga
buenos resultados. Las tareas pueden o no realizarse de acuerdo con los
procedimientos, pero lo que la direccin debe conocer es si el desempeo
actual de la organizacin cumple los objetivos y si es que hay posibilidades
para mejorarlo mediante un mejor control o mediante mejoras en los procesos.
Ciertamente, las auditoras requieren de una metodologa ms eficaz; una que
se enfoque en el desempeo y no en la mera conformidad; si bien, es evidente
que las organizaciones deben cumplir una serie de normativas para que la sociedad no se vea perjudicada. Las organizaciones competentes incluyen entre sus
objetivos el cumplimiento de las normas as como equipos de medicin para
31
controlar el desempeo; no hay motivo para creer que una auditora que se
enfoca en el desempeo pasar por alto las necesidades de los clientes y de todas
las partes interesadas.