TRABAJO DE PROCESO ADMINISTRATIVOS

SISTEMA DE CONTROL
INSTRUMENTOS Y FORMATOS PARA EL CONTROL

PRESENTADO POR:
DERLYS MONTES PEREZ
SAMIR FERIA VELASQUEZ

LIC:
CARLOS ESCANDON GALVAN

CORPORACIN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIN SUPERIOS

CUN
SINCELEJO SUCRE
2016

INTRODUCCIN
Teniendo en cuenta que CONTROL es un proceso que verifica que todo lo que se
est llevando a cabo, se est realizando de una manera correcta y dentro del cual
se aplican medidas correctivas si el ciclo lo amerita, con el fin de que se desarrolle
de acuerdo con lo planteado.
De manera que este mismo procedimiento seala errores y debilidades para
conseguir a futuro inmediato y as evitar que aparezcan nuevamente, arrojando
informacin precisa y oportuna, reduciendo costos, ahorrando tiempo al evitar
errores.
En el siguiente trabajo daremos a conocer aspectos importantes del CONTROL ya
que por lo anteriormente dicho, es vital para el proceso administrativo, dndonos
de pautas especficas y efectivas para realizar de manera correcta estrategias y
tcnicas, obteniendo como fin excelentes resultados en lo planteado.

SISTEMAS DE CONTROL
Un sistema de control son sistemas formales de fijacin de metas, monitoreo,
evaluacin y retroalimentacin cuya informacin seala a los gerentes si la
estrategia y estructura de la empresa estn funcionando en forma eficiente y
eficaz.
Los sistemas de control efectivos alertan a los gerentes cuando las cosas andan
mal y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas.
Un sistema de control eficaz posee tres caractersticas:

tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen

debidamente a los eventos inesperados.
Aporta informacin precisa y brinda a los gerentes una imagen real de
desempeo organizacional.
Aporta informacin oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con
base en informacin obsoleta es una garanta de fracaso.

Un sistema de control es un medio para recopilar y utilizar informacin a fin de

ayudar y coordinar las decisiones de planeacin y de control dentro de una
empresa y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados.
Por consiguiente los sistemas de control consisten en sistemas de control formal
e informal. El sistema de control administrativo formal de una compaa incluye
reglas implcitas, procedimientos, medidas de desempeo, y planes de incentivos
que guan el comportamiento de sus gerentes y otro empleado. Por ejemplo el
sistema contable proporciona informacin de costos, ingresos y utilidad. Los
sistemas de recursos humanos ofrecen informacin sobre reclutamiento,
capacitacin, ausentismo y accidentes, y los sistemas de calidad proporcionan
informacin sobre rendimiento, productos defectuosos y entregas tardas a los
clientes.
El sistema de control administrativo informal incluye valores compartidos, la lealtad
y los compromisos mutuos entre los miembros de la compaa, la cultura de la
compaa y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes
y los empleados.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones
para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables
de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas
correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin.
Adems Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide
directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la empresa

INSTRUMENTOS DEL CONTROL

Los instrumentos pueden ser de la siguiente naturaleza.

Estadsticos,
Financieros,
contables,
verbales,
escritos,
parciales,
totales,
peridicos y continuos,
especiales,
particulares,
temporales,
de produccin,
de calidad,
de realizaciones, etc.

Los instrumentos ms comunes o utilizados son:

INFORMES
Este es un documento mediante el cual una o ms personas, dan
autoridad mayor o similar sobre una actividad.

cuenta a la

Este debe ser un texto sobre y objetivo donde el informante nunca expresara
opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceirse a la realidad de los
hechos. Un informe necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la
cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por
primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del
proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
AUDITORIAS
La auditora es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito
de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora, y esta es mediante
la aplicacin articulada y simultnea de los procedimientos de evaluacin contable,
de legalidad y de gestin, para determinar, con conocimiento y certeza razonable,
la calidad de su informacin.

 ESTUDIOS DE TIEMPO Y MOVIMIENTO.

Estudios de tiempos: Actividad que implica la tcnica de establecer un estndar
de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medicin
del contenido del trabajo del mtodo prescrito, con la debida consideracin de la
fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.
Estudios de movimientos: Anlisis cuidadoso de los diversos movimientos que
efecta el cuerpo al ejecutar un trabajo.

FORMATOS PARA EL CONTROL

Definicin de formato:
El formato es el conjunto de las caractersticas tcnicas y de presentacin de un
texto, objeto o documento en distintos mbitos, tanto reales como virtuales.
PASOS PARA REALIZAR UN BUEN FORMATO DE CONTROL
1.- Definir el tipo de control que se quiere realizar (equipo, personas, procesos,
seguridad etc.)
2.- Definir el rea que se evaluara con ese control (recuerda que necesitas hacer
una investigacin previa si no manejas la informacin)
3.- Hacer una subdivisin en los mismos formatos (cuando la informacin es muy
extensa).
4.- Todos los formatos debern de llevar una clave de control. (Principal y sus
subdivisiones).
5.- Se recomienda que el formato sea evaluado por mas de una persona (ya que
as se tendr una visin mas objetiva).
6.- Revisar que el formato efectivamente evalu y no encueste (ya que es un error
muy comn en el que caen los auditores).
7.- Todos los formatos debern de tener guardar un mismo formato (por
cuestiones de imagen).
8.- Para todos y cada uno de los controles que se mencionan en el tema de
preparando una auditoria deber de considerarse un formato en especfico.
(Puedes complementar dichos temas mas no quitar alguno).
9.-Todos los formatos debern de ser medibles.
10.- Realizar una escala de evaluacin para cada formato con la finalidad de
poder emitir un resultado (aplica o no aplica), recuerda que no es algo que puedas
asignar un valor.

Ejemplo: