6.

3 Gestin de bases de datos histricas de activos

6.3.1 Descripcin
La gestin de bases de datos histricas de activos es un proceso para recopilar, mantener y analizar la
informacin histrica de activos para que est lista para ser utilizada por los otros procesos
estratgicos de gestin de activos y para el control de proyectos. La informacin emprica es el recurso
de planificacin de activos ms fundamental disponible, y se manifiesta en forma de datos e
informacin histricos cuantificados y documentados. El proceso histrico de gestin de bases de
datos capta informacin emprica y conserva esta experiencia dentro de la memoria institucional para
apoyar el desarrollo de planes de gestin de activos de mejora continua, as como mtodos y
herramientas mejorados. El propsito del proceso no es repetir el historial, sino aprender de l (es
decir, permitir una mejora continua en el sistema de gestin de activos).
Para ilustrar la importancia de los datos histricos, la figura 6.3-1 proporciona un diagrama de flujo de
bloques simplificado del flujo de informacin en el proceso estratgico de gestin de activos. Cada
bloque representa un proceso de gestin de activos que incorpora mtodos o herramientas de
manipulacin de datos (por ejemplo, modelos de anlisis de decisiones de inversin). Las lneas de
interconexin muestran el flujo general de datos y productos de informacin entre los procesos.
Claramente, si quita el bloque histrico del diagrama, no hay cierre en el flujo de informacin. Sin el
proceso de datos histricos, los mtodos y herramientas de planificacin de activos no tienen otra
base que el conocimiento personal de los miembros del equipo de planificacin de activos; No se
desarrolla memoria institucional y no existe ninguna oportunidad para una organizacin de
aprendizaje.

Figura 6.3-1 Flujo de informacin del proceso estratgico de gestin de activos

Para la gestin de activos, los datos histricos cobran an mayor importancia porque la planificacin
de activos y la toma de decisiones dependen en gran medida del coste y del modelado econmico y
del anlisis de riesgos que utilizan mtodos probabilsticos estocsticos. Sin datos empricos, la calidad
de la produccin de estos tipos de mtodos se reduce considerablemente y es mucho ms probable
que se tomen decisiones de inversin inapropiadas.

.1 Integracin de bases de datos de gestin de activos y control de proyectos

La Figura 6.3-1 es esencialmente la misma que la Figura 10.4-1 (Seccin 10.4) para el proceso de
administracin de la base de datos histrica del proyecto. Si bien las cifras muestran bloques
separados para los procesos de activos y proyectos, la distincin entre ellos es algo artificial. Ambos
procesos tienen necesidades similares de referencias de rendimiento, referencias de costos

y otra informacin. Si el sistema de proyectos de una empresa se ve como un activo estratgico de la

empresa, la base de datos de activos se puede ver como el maestro. En cualquier caso, a travs de
una estructura de base de datos relacional o de algn otro medio, las bases de datos deben ser
integradas, permitiendo a los usuarios acceder a la informacin del ciclo de vida de las carteras de
activos y proyectos.
Donde la distincin entre las bases de datos es real est en las fuentes de datos (ms aptas para ser
externas para proyectos), usuarios finales (por ejemplo, equipos u organizaciones) y procesos que
soportan. En cuanto a los usuarios finales, los equipos de proyecto pueden utilizar un sistema de
informacin de proyectos estrechamente integrado o sistemas ms o menos independientes. Los
activos pueden ser propiedad y operados por varias unidades de negocio que pueden tener bases de
datos centralizadas o descentralizadas.
Cada vez ms, las empresas utilizan sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) y de
inteligencia empresarial (BI) que utilizan una plataforma de software y una base de datos para
soportar la mayora de las funciones empresariales de la empresa, tales como finanzas, fabricacin,
recursos humanos, almacenamiento, etc. Estos sistemas han evolucionado para incluir tambin la
funcin de gestin / control del proyecto. Los sistemas ERP son complejos y constituyen un activo
importante de cualquier empresa que los utilice. Los proyectos para implementar y mantener ERP y
sistemas similares a menudo se encuentran entre las inversiones de activos ms significativas de la
empresa.

.2 Integracin de otros sistemas

La gestin estratgica de activos utiliza datos para planificar, evaluar e informar el desempeo desde
mltiples perspectivas, como la toma de decisiones de inversin (Seccin 3.3), el anlisis de
rentabilidad y el clculo de costos objetivo (Seccin 3.1). A veces la estructura de datos o las
caractersticas requeridas desde una perspectiva analtica pueden entrar en conflicto con otra. Por
ejemplo, los datos para la informacin financiera que estn de acuerdo con
Los Principios de Contabilidad Aceptados (GAAP, por sus siglas en ingls) a menudo no soportan
fcilmente el clculo del costo del producto usando mtodos ABC / M (por ejemplo, cuando se
reconocen los costos, cmo se asignan, etc.). Los intentos de integrar completamente bases de datos
y sistemas (por ejemplo, ERP) pueden conducir a sacrificios en la calidad o oportunidad de la
informacin desde una o ms perspectivas. La figura 6.3-2 ilustra un ejemplo de un enfoque modular
que utiliza sistemas de contabilidad heredados y sistemas ABC / M especializados para alimentar un
repositorio de datos comn, que a su vez soporta cajas de herramientas personalizadas de
planificacin y evaluacin (o bancos de trabajo) .43 Muchas empresas con sistemas ERP no tienen
Implement los mdulos de gestin de proyectos disponibles debido a problemas percibidos o
compensaciones con plena integracin.

Figure 6.3-2 Illustration of an Overall Analytical Database and Reporting Vision

43 Player, Steve and David E. Keys, Editors, Activity-Based Management: Arthur Andersons Lessons from the ABM
Battlefield, MasterMedia Limited, 1995.

Los datos para usos finales especializados suelen introducirse manualmente en el repositorio de datos.
Sin embargo, los desarrolladores de sistemas ERP y Enterprise Performance Management (EPM)
intentan cada vez ms proporcionar sistemas que integren todas las funciones para que los datos slo
se ingresen una vez y se puedan acceder ampliamente. Sin embargo, es probable que haya siempre
modelos de anlisis especializados, herramientas y datos que residan fuera del mbito del ERP.

6.3.2 Mapa de procesos para la gestin de bases de datos histricas de activos

La figura 6.3-3 ilustra el mapa de procesos para la gestin de bases de datos histricas de activos. Los
dos pasos principales del proceso incluyen la recoleccin de datos de varios tipos y su procesamiento
en productos de informacin tiles.

Figura 6.3-3 Mapa de procesos para la gestin de bases de datos histricas de activos
En las siguientes secciones se describen brevemente los pasos del proceso de gestin de bases de
datos histricas de activos. Estos pasos son muy similares a los del proceso de administracin de
bases de datos histricas del proyecto (ver Seccin 10.4).

.1 Plan para la gestin de bases de datos histricas de activos

La gestin de bases de datos histricas de activos comienza con la planificacin. Como se discuti, las
bases de datos de activos y proyectos deben estar integradas; Por lo tanto, la planificacin debe
considerar primero la interfaz / interaccin de las entradas y salidas de datos del proyecto con la base
de datos de gestin de activos. Por ejemplo, se capturan los datos del proyecto en tiempo real, en
algn intervalo de tiempo de informe o slo durante el proceso de cierre del proyecto ?, qu formatos
de datos y nivel de granularidad deben utilizarse ?, etc.
Los insumos de gestin de base de datos histricos de activos incluyen datos cuantitativos planificados
y reales e informacin cualitativa sobre el desempeo de activos y mtodos y herramientas de
administracin de activos. Los datos del sistema del proyecto, que son un activo de la empresa, son un
aporte al proceso de administracin de la base de datos de activos. Los datos cuantitativos (por
ejemplo, estimaciones de costos, costos reales, programaciones, etc.) deben ser procesados. El
procesamiento incluye la limpieza, organizacin y normalizacin de los datos necesarios para su
inclusin en la base de datos maestra para su uso continuo. La informacin cualitativa (por ejemplo,
las lecciones aprendidas, etc.) debe limpiarse, organizarse y estandarizarse segn sea necesario para
su inclusin. Estas actividades de recoleccin y procesamiento, algunas de las cuales se realizan de
manera continua, y otras peridicamente o como un esfuerzo especfico, deben planificarse y
asignarse recursos para su desempeo.
Los datos cuantitativos procesados se utilizan para el desarrollo y mantenimiento de bases de datos de
referencia para la planificacin (por ejemplo, bases de datos de modelos de estimacin de costos),
mtricas para la validacin del plan (por ejemplo, Etc). La informacin procesada, incluyendo las
lecciones aprendidas, ayuda a guiar la aplicacin efectiva de los

Las tareas de desarrollo y mantenimiento, sino que tambin sirven como referencias directas a la
planificacin de activos de ayuda.
El plan de gestin de bases de datos histricas de activos debe abordar el trabajo de recopilacin y
procesamiento. Los temas de planificacin pueden incluir, pero no estn limitados a lo siguiente:
funciones y responsabilidades
recursos asignados
mtodos de recoleccin (durante todo el ciclo de vida del activo)
estructura y formato de los datos (registros de activos, estructura del cdigo de costos, etc.)
nivel de detalle y exhaustividad de los registros
datos y calidad de registro
almacenamiento y mantenimiento (herramientas y sistemas)
acceso y recuperacin (mtodos y derechos de acceso)
mtodos de anlisis (cuando proceda)
calidad del producto de informacin (validacin de datos)
cuestiones legales (retencin, reclamaciones, etc.)
Las bases de datos captan informacin tanto electrnica como impresa; Cada tipo de datos tiene
consideraciones especficas. En cualquier forma que se capture, el objetivo es almacenar los datos de
una manera que sea fcil de encontrar, recuperar, actualizar y usar. Tambin puede haber varias bases
de datos que apoyan propsitos especficos que cada uno debe ser considerado. Por ltimo, algunas
empresas tienen lmites o restricciones para conservar los datos originales y los registros que deben
respetarse como poltica y deben ser tratados (por ejemplo, utilizar los datos sin procesar para crear
mtricas y, a continuacin, descartar los datos originales).
Para los proyectos, las actividades de recoleccin y procesamiento de datos pueden ser
responsabilidad de los ingenieros de costos en una funcin de control del proyecto que apoya al
gerente del proyecto. Para los activos, las responsabilidades de recoleccin y procesamiento de datos
tienden a ser ms dispersas entre las finanzas, las operaciones, el mantenimiento y otras
organizaciones. Sin embargo, el anlisis y desarrollo de bases de datos para fines estratgicos de
gestin de activos puede ser apoyado por un ingeniero de costes. Otro aspecto a planificar es la
interaccin / interfaz de proveedores y contratistas con las bases de datos del propietario y viceversa.
Dada la gran cantidad de participantes o usuarios de una base de datos histrica de activos, es
importante considerar previamente el formato y granularidad de datos disponibles para facilitar la
integracin de datos en la base de datos o facilitar el uso posterior de los datos y asegurar que las
responsabilidades estn claramente definidas.

2 Recopilar y procesar datos

Cuantitativo (Medidas)
Las entradas de la base de datos incluyen datos cuantitativos estimados, planificados y reales sobre el
rendimiento de los activos, incluido el sistema del proyecto. Los datos cuantitativos (costo, ingresos,
tasas de desempeo, etc.) deben ser recolectados y procesados. La recoleccin de datos para los
activos normalmente se realiza en tiempo real oa intervalos regulares. Como se ilustra en la figura 6.32, gran parte de los datos tambin respalda el sistema de informacin financiera de la empresa (cada
vez ms respaldado por una base de datos del sistema ERP), que habr establecido las necesidades de
datos y los requisitos de presentacin de informes.
El procesamiento de datos incluye la limpieza, organizacin y normalizacin de los datos segn sea
apropiado para incorporarlos en la base de datos maestra para su uso continuo. La limpieza de datos
se refiere a asegurar que los datos son completos y aceptablemente precisos para fines de base de
datos, que pueden diferir de la contabilidad, finanzas y operaciones. Organizar datos se refiere a

asegurarse de que los datos estn codificados de acuerdo con las estructuras utilizadas por la base de
datos y son identificables de otro modo (por ejemplo, ttulos de cuenta significativos, descripciones de
categoras, etc.).
Cabe sealar que los datos de costos reportados directamente de los sistemas de contabilidad de
costos son tiles, pero por lo general no estn limpios ni estn organizados de una manera que mejor
apoye la planificacin de activos, los mtodos y el desarrollo de herramientas, etc.
La normalizacin de datos es un paso ms complejo que implica traducir los datos de manera que se
encuentren en una base estndar o "normal" en trminos de tiempo, ubicacin y moneda. Despus del
procesamiento, los datos pueden ser ingresados en una base de datos electrnica y / o conservados en
forma impresa.
Datos Cualitativos (Lecciones de Proceso Aprendidas)
Los datos de base de datos tambin incluyen informacin cualitativa sobre el desempeo de los
procesos o sistemas estratgicos de administracin de activos. Esta informacin puede incluir
evaluaciones sobre el xito de la cartera de activos en el logro de sus objetivos, y qu factores
contribuyeron al xito o fracaso. La informacin subjetiva puede obtenerse mediante el uso de
encuestas, descripciones narrativas, entrevistas, talleres de lecciones aprendidas o evaluacin de
desempeo forense (Seccin 6.4). Se puede obtener informacin ms objetiva mediante la evaluacin
comparativa (vase la seccin 6.1), que implica comparar la gestin de activos y las prcticas y el
desempeo del sistema de proyectos con el de otras empresas que utilizaron las mejores prcticas y
obtuvieron el mejor desempeo.
La informacin cualitativa tambin debe limpiarse, editarse y organizarse segn sea necesario para su
incorporacin en la base de datos maestra. Despus del procesamiento, los datos pueden ser
ingresados en una base de datos electrnica y / o conservados en forma impresa. El objetivo es
capturar informacin cualitativa que permita tomar la siguiente decisin de inversin basada en
enfoques exitosos, evitar repetir los que no tienen xito y proporcionar un contexto para evaluar los
datos cuantitativos.
Procedural (Mtodos y herramientas Lecciones aprendidas)
En una extensin de los mtodos anteriores, se captura informacin cualitativa adicional sobre el
rendimiento de los mtodos y herramientas de gestin de activos. Para la gestin de activos, los
modelos son centrales para muchos de los procesos (por ejemplo, anlisis de decisiones, ABC / M,
etc.), por lo que las lecciones aprendidas sobre el desarrollo y uso del modelo sern de gran utilidad.

.3 Analizar y procesar datos

Desarrollo de datos de referencia
Muchos mtodos y herramientas de planificacin y evaluacin se basan en bases de datos de
referencia de algn tipo. Por ejemplo, la base de datos de referencia para un sistema conceptual de
estimacin de costos puede contener muchos parmetros y factores de ajuste. Los datos de referencia
proporcionan una base emprica para la planificacin.
Los datos de referencia deben ser consistentes, confiables y competitivos con una base bien definida
(p. Ej., Suposiciones, condiciones, etc.) de manera que cualquier esfuerzo de planificacin de activos
pueda determinar cmo sus requisitos y condiciones de base difieren de la referencia y ajustarse en
consecuencia. La calidad de una base de datos de referencia no se juzga por la exactitud o exactitud
de sus entradas en trminos de representar el costo absoluto o la duracin de cualquier artculo o
actividad en un proyecto determinado. Por el contrario, se juzga por lo fiable que es una "base" de
planificacin en trminos de competitividad y consistencia, con consistencia que significa que la base
es conocida y es consistente entre elementos similares y no cambia con el tiempo a menos que el
cambio est justificado por anlisis.
Los datos de referencia normalmente se normalizan a una base estndar (es decir, en trminos de
tiempo, localizacin, moneda, condiciones, etc.). Las bases de datos de referencia establecidas
generalmente no requieren una actualizacin constante; Las actualizaciones anuales son comunes. En

el momento de la revisin y actualizacin, los datos de la cartera de activos recogidos durante el

perodo se analizan para determinar si los datos existentes siguen siendo buenas referencias. Si se
desarrollan nuevos datos de referencia, la base debe ser consistente y bien documentada.
Benchmarks y desarrollo de mtricas
Los parmetros y las mtricas son una forma de datos de referencia, pero el propsito es
principalmente apoyar la validacin de la planificacin de activos (ver Seccin 3.2). Las mtricas de
benchmarking son tambin referencias tiles para mtodos y herramientas de planificacin
estocsticos (es decir, de arriba hacia abajo o conceptuales), incluyendo modelos. El benchmarking es
un proceso que compara las prcticas, los procesos y las medidas relevantes con los de una base de
comparacin seleccionada (es decir, el punto de referencia) con el objetivo de mejorar el rendimiento.
La base de comparacin incluye prcticas competitivas internas o externas o mejores, procesos o
medidas. La validacin es una forma de evaluacin comparativa aplicada especficamente a los planes
para evaluar si los resultados del plan son competitivos y alcanzar los objetivos de desempeo.
Desarrollo de Mtodos y Herramientas
Cada uno de los procesos estratgicos de gestin de activos incluye un paso para el desarrollo de
mtodos y herramientas (por ejemplo, modelos nuevos, modelos actualizados, sistemas, etc.). Cada
uno de estos procesos tiene informacin histrica como una entrada para el desarrollo de mtodos y
herramientas. Esta informacin normalmente incluye ejemplos de mtodos y herramientas utilizados
en otros activos y lecciones aprendidas de su uso. Adems, se pueden utilizar datos cuantitativos para
apoyar el desarrollo de algoritmos y modelos de planificacin (por ejemplo, anlisis de regresin de
insumos y productos para desarrollar un modelo de estimacin paramtrico).

6.3.3 Insumos para la gestin de bases de datos histricas de activos

1.
2.

3.
4.

5.
6.

Requisitos. El proceso de obtencin y anlisis de los requisitos (ver Seccin 3.1) establecer los
requisitos para las bases de datos histricas, que son activos de la empresa.
Bases de la decisin de inversin. Los planes de inversin de activos (vase la Seccin 3.3)
pueden describir sistemas y enfoques especficos para la gestin de bases de datos histricas
de activos. Adems, la base de datos histrica captura los datos del plan, as como los datos
de rendimiento real.
Planes de la base de datos del proyecto. La gestin de las bases de datos de activos y
proyectos (vase la seccin 10.4) debe planificarse conjuntamente.
Datos sobre el rendimiento real. La evaluacin del rendimiento de los activos (vase la Seccin
6.1) alimenta los datos reales de rendimiento al proceso histrico de gestin de bases de
datos.
Rendimiento y mtodos y herramientas Experiencias. Las lecciones cualitativas aprendidas se
recogen de todos los procesos estratgicos de gestin de activos (Captulos 3, 4, 5 y 6).
Informacin del proyecto. El proceso de administracin de la base de datos histrica del
proyecto (Seccin 10.4) proporciona los datos del proyecto segn sea necesario para
administrar el sistema de proyectos de la empresa.

6.3.4 Salidas de la gestin de bases de datos histricas de activos

1.
2.

3.
4.

5.

Planes de la base de datos de activos. La gestin de las bases de datos de activos y proyectos
(vase la seccin 10.4) debe planificarse conjuntamente.
Datos de referencia de planificacin. Muchos mtodos y herramientas de planificacin de
activos (Captulo 3) se basan en datos de referencia con base histrica. Esto es
particularmente cierto para los mtodos estocsticos probabilsticos (por ejemplo, modelos,
anlisis de riesgo, etc.) utilizados en la planificacin de activos.
Planificacin de datos de validacin. Los mtodos de benchmarking y validacin se basan en
referencias y mtricas histricamente basadas.
Datos para apoyar el desarrollo de mtodos y herramientas. Cada uno de los procesos
estratgicos de gestin de activos (Captulos 3, 4, 5 y 6) incluye un paso para el desarrollo de
mtodos y herramientas, y cada uno de estos pasos tiene informacin histrica del proyecto
(por ejemplo, ejemplos, lecciones aprendidas, parmetros del modelo, etc.) Como una entrada.
Informacin para el control de proyectos. Algunos puntos de referencia y mtricas de
desempeo del sistema de activos y proyectos se pueden usar para propsitos de control de
proyectos.

6.3.5 Conceptos clave para la gestin de bases de datos histricas de activos

Los siguientes conceptos y terminologa descritos en este y otros captulos son particularmente
importantes para entender tanto el activo como los procesos histricos de gestin de base de datos de
TCM (vase tambin la seccin 10.4.5 para una mayor elaboracin sobre estos conceptos):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Base de datos. (Vanse las secciones 6.3.1 y 11.3).

Mejoramiento continuo. (Vase la Seccin 6.3.1).
Bases. (Vase la Seccin 6.3.1).
Planificacin de recursos empresariales (ERP). (Vase la seccin 6.3.1.1).
Administracin de rendimiento empresarial (EPM). (Vase la seccin 6.3.1.1).
Normalizacin. (Vase la seccin 6.3.2.2).
Lecciones aprendidas. (Vase la seccin 6.3.2.2).
Datos de referencia. (Vase la seccin 6.3.2.3).
Mtrico. (Vase la seccin 6.3.2.3).
ndice de referencia y Benchmarking. (Vase la seccin 6.3.2.3).
Validacin. (Vase la seccin 6.3.2.3).

Lecturas y Fuentes Adicionales

Fuentes de ERP / EPM y los sistemas de inteligencia de negocios proporcionan la mayor parte de la
literatura sobre las bases de datos para apoyar los procesos estratgicos de gestin de activos. Gran
parte de la discusin se centra en aspectos financieros, operacionales y perspectivas distintas de la
inversin y gestin de activos. Las siguientes referencias proporcionan informacin bsica y darn
lugar a tratamientos ms detallados.
Cokins, Gary. Performance Management (Finding the Missing Pieces to Close the Intelligence Gap).
New York: John Wiley & Sons, 2004.
Langenwalter, Gary A. Enterprise Resources Planning and Beyond. Boca Raton, FL: CRC Press, 1999.
Player, Steve and David E. Keys, Editors. Activity-Based Management: Arthur Andersons Lessons
from the ABM Battlefield. New York: MasterMedia Limited, 1995.