Manual Excel Datos

EXCEL
DATOS
Profesor: Silvina Caruso
INDICE
Indice .............................................................................................................0
Presentacin ..................................................................................................1
Objetivos ........................................................................................................2
Introduccin ...................................................................................................3
Condiciones de tablas y bases de datos ........................................................4
Ordenar .........................................................................................................7
Filtros ...........................................................................................................10
Filtros automticos ...................................................................................10
Filtros avanzados .....................................................................................14
Formato Condicional ....................................................................................17
Funciones de Bases de Datos .....................................................................21
Lista de funciones ...................................................................................23
Subtotales ....................................................................................................26
Validacin de Datos .....................................................................................29
Grficos .......................................................................................................32
Tablas dinmicas .........................................................................................39
Manual del curso: Excel Datos
PRESENTACIN
Microsoft
Excel
es
el
programa ms usado en la
empresa. Es el
integra
datos,
que mejor
clculos,
textos y grficos dentro de un

mismo entorno. La mayora
de los usuarios Excel no
conocen ms del 30% de su
potencial real. Esto hace que
terminen trabajando de forma rudimentaria y desaprovechando todo el
potencial que ofrece. En nuestro curso de Excel Datos formamos a los
participantes en el dominio y buen manejo de herramientas Excel
fundamentales de administracin y analisis de datos.
OBJETIVOS
Se espera que al finalizar la lectura de este material los participantes
logren:
Aplicar tcnicas de manejo de datos en Excel.
Ordenar datos de acuerdo a distintas necesidades.
Filtrar los datos de un determinado texto o los nmeros mediante

el comando Autofiltro.
Crear sus propios filtros personalizados para buscar intervalos

de nmeros, texto incluido en otro texto u otra informacin.
Discriminar entre registros y valores totales.
Presentar tablas y bases con un formato funcional a la ofimtica

profesional.
Realizar distintos tipos de clculos y resmenes tomando como

base listas, tablas y bases de datos.
INTRODUCCIN
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o
registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas
(los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos
almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se
denominan listas de base de datos.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin,

incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas
son: ordenar, filtrar, crear un resumen de los datos etc.
CONDICIONES DE TABLAS Y BASES DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma
entidad, cada fila es un registro y cada columna un campo. Los datos de la
misma fila, que son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada
columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un
registro y permite clasificarlos y ordenarlos.
CAMPO
CAMPO
CAMPO
CAMPO
REGISTRO
APELLIDO NOMBRE EDAD TELEFONO

LOPEZ
JUAN
20 4888-1234
DIAZ
JOSE
40 4117-8585
GOMEZ MARTA 25 4333-3698
ARCE
GASTON 51 4455-9988
VEGA
ANA
36 4999-0000
MORA
LIDIA
32 4111-7410
Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de los

datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, introduzca los
datos en la lista segn las siguientes recomendaciones:
Evite que haya ms de una lista en una hoja de clculo. Algunas de

las caractersticas de gestin de listas, como el filtrado, solamente
pueden utilizarse en una lista a la vez.
Deje en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y
los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con
mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una
clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales automticamente.
Evite la colocacin de filas y columnas en blanco para que Excel
pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.
Cree rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los
rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los
datos.
En los rtulos de columna, utilice una fuente, una alineacin, un
formato, una trama, un borde o un estilo de letras que sea diferente
del formato que se asigne a los datos de la lista.
Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilice bordes de
celda, no utilice filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo
de los rtulos.
Disee la lista de forma que las filas tengan elementos similares en

la misma columna.
No inserte espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que
afectarn a las clasificaciones y a las bsquedas.
No utilice una fila en blanco para separar los rtulos de columna de
la primera fila de datos.
La lista no debe tener celdas combinadas.
ORDENAR
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos
siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple,
es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la
vez, siguiendo una jerarqua.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna

que queramos ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones de la
seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o
descendente respectivamente.
Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de

ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. Esto
ordenar todo el conjunto de la fila.
Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.
Los botones A-Z y Z-A estn ms enfocados a ordenar por un criterio de

ordenacin.
El boton ORDENAR, es para ordenar por ms de un criterio. Al pulsarlo,

nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los campos
por los que queremos ordenar.
Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar.
Si no, mostrar los nombres de columna
(columna A, columna B, ...).
Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se

puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto
o fondo, o su icono.
Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z

a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes,
mircoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando

Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos
ordenar por ejemplo por APELLIDO y por NOMBRE.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn

sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos
especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
FILTROS
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros
almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con
algn criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
FILTROS AUTOMTICOS
Para aplicar un autofiltro a una base de datos, en la ficha Inicio, en el grupo
Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtro.
10
El resultado ser similar al siguiente:
El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir mens desplegables en el

encabezado de la base de datos. Con estos mens, se pueden elegir las
opciones
de
consulta.
Segn
el
campo,
aparecen
las
posibles
combinaciones de los registros que se pueden buscar.
11
Filtrar texto: Haga clic en la flecha
del encabezado de columna.
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de

texto por los que filtrar.
Filtrar nmeros: Haga clic en la flecha
del encabezado de columna. En
la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que

filtrar. La lista de nmeros puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000
entradas.
En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de

la derecha, escriba los nmeros o seleccinelos de la lista. Por ejemplo,
para filtrar por un nmero comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.
12
Filtrar por nmeros superiores o inferiores: Haga clic en la flecha
del
encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a continuacin,

seleccione Diez mejores.
Filtrar por encima del promedio de nmeros o por debajo. Haga clic en la
flecha
del encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a
continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por nmeros que estn por encima del promedio, seleccione Por
encima del promedio. Para filtrar por nmeros que estn por debajo del
promedio, seleccione Por debajo del promedio.
13
FILTROS AVANZADOS
A pesar de que sea muy til y sencillo de manejar los filtros automticos,
para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, utilice el
comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. El
comando Avanzadas funciona de forma diferente desde el comando Filtrar
en varios aspectos importantes.
Los criterios se definen en la misma hoja de clculo. y pueden incluir varias

condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a
varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula.
Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuacin:
14
La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista, que debe incluir rtulos de
columna.
Copie los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas

que contienen los valores que desea filtrar. Pguelos en la primera fila
vaca del rango de criterios.
En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que
desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los
valores de criterios y la lista. Mas adelante daremos ejemplos de criterios.
Haga clic en una celda de la lista. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha
Datos, seleccione el comando Avanzadas.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la
hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla
Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea de pegado.
15
En la casilla Rango de la lista coloque el rango de su base de datos,

incluidos los rtulos.
En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los

rtulos de criterios.
Criterios como resultado de una frmula: Puede utilizar como criterio un

valor calculado resultado de una frmula. Si emplea una frmula para crear
un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios;
conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna de la
lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que
contienen un valor en la columna G superior al promedio de las celdas
E5:E14; no utiliza rtulo de criterios.
=G5>PROMEDIO(E5:E14)
16
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda,
Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato
condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan
una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor
contenido en ella, etc.
17
Cmo aplicar un formato condicional a una celda: Seleccionamos la celda a

la que vamos a aplicar un formato condicional. Accedemos al men
Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones,
como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o
resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos

para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
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Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla (como se ve en el dibujo

anterior) que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato
concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que

vemos en la imagen.
19
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos

que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor,
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las

condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta
forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un
valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que
contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato
entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con
el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato
puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la
celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las
condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna
de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
20
FUNCIONES DE BASES DE DATOS

Existen 12 funciones para hojas de clculo empleadas para los clculos de
bases de datos (o listas) de Excel. Cada una de estas funciones,
denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de clculo empleados

en la funcin para base de datos.
21
Sintaxis:
Base de datos: es el rango de celdas que compone la base de datos. En

Excel, una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las
filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La
primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna. La referencia
se puede introducir como rango de celdas o como nombre que representa
el rango que contiene la lista.
Nombre de campo: indica la columna en que se utiliza la funcin. Las

columnas de datos en la lista deben tener un rtulo identificatorio en la
primera fila. Puede ser una cadena de texto con el rtulo de columna
encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento",
o como un nmero que representa la posicin de la columna en la lista: 1
Criterios: es una referencia a un rango de celdas que especifican

condiciones de una funcin. La funcin devuelve informacin de la lista que
concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios. Este
rango incluye una copia del rtulo de la columna en la lista de la columna
que desea que resuma la funcin. La referencia al argumento criterios
puede introducirse como rango de celdas, como A9:F10 en la tabla de base
de datos que se muestra a continuacin, o como nombre asignado a un
rango, por ejemplo "Criterio."
22
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que

incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo
del nombre de campo para especificar un valor de comparacin de criterios.
Asegrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista.
En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos de un huerto.

Cada registro contiene informacin acerca de un rbol.
LISTA DE FUNCIONES
BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin cuenta los
registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina
cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros.
23
BDCONTARA (A4:E10;"Beneficio";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin

examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y
determina el nmero de campos Beneficio de esos registros que no estn
en blanco.
BDMAX (A4:E10;"Beneficio";A1:A3)) es igual a 105,00 $, la ganancia

mxima de manzanos y perales.
BDMIN (A4:E10;"Beneficio";A1:B2) es igual a 75,00 $, la ganancia mnima

de manzanos con un alto superior a 10 metros.
BDSUMA (A4:E10;"Beneficio";A1:A2) es igual a 225,00 $, la ganancia total

de manzanos.
BDSUMA (A4:E10;"Beneficio";A1:F2) es igual a 75,00 $; la ganancia total

de manzanos con un alto entre 10 y 16.
BDPRODUCTO (A4:E10;"Rendimiento";A1:B2)) es igual a 140, el producto

del rendimiento de los manzanos con un alto mayor a 10.
BDPROMEDIO
(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2))
es
igual
12,
el
rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros.
BDPROMEDIO (A4:E10;3;A4:E10) es igual a 13, la edad media de todos

los rboles en la base de datos.
24
BDDESVEST (A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)) es igual a 2,97; la desviacin

estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales, si los datos de
la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total del
huerto.
BDDESVESTP (A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2,65; la desviacin

estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos
de la base de datos representan el conjunto de la poblacin.
BDVAR (A4:E10,"Rendimiento",A1:A3) es igual a 8,8; la varianza estimada

en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos
slo representan una muestra de la poblacin total del huerto.
BDVARP (A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 7,04; la varianza real en

el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos
representan el conjunto de la poblacin del huerto.
BDEXTRAER (A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) devuelve el valor de error

#NUM! porque ms de un registro cumple con los criterios.
25
SUBTOTALES
Excel puede resumir datos automticamente, calculando valores de
subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automticos, la
lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las
columnas para las que desee calcular los subtotales.
Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista

agrupando las filas con detalles con la fila de subtotal asociada, y
agrupando las filas de subtotales con la fila del total general.
26
Puede elegir la funcin de Excel que desee para calcular los totales. En
este ejemplo se utiliza la funcin Suma para calcular los subtotales por
Vendedor y el total general de toda la lista.
Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases
de datos, es el de los subtotales. Es decir, que se haga una operacin
parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como una
operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin,
seleccione el comando Subtotal, del grupo Esquema, de la ficha Datos.
Aparecer la siguiente pantalla:
27
Esta opcin va a insertar subtotales en cada cambio de registro segn se le

indique, y al final de la lista va a insertar un gran total.
Es necesario que se ordene la lista antes de utilizar esta opcin.
En la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el subtotal,

es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio.
La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar. Esta
lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente.
En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con

subtotal. Se pueden seleccionar todos si as se desea, pero el cambio se va
a realizar segn lo determinado en la lista Para cada cambio en.
Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e

inserta los nuevos.
Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina

cada vez que termina un subtotal.
Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada

rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango.
Para quitar todos los subtotales, utilice el botn Quitar todos.
28
VALIDACIN DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
Para aplicar una validacin a una celda seleccionamos la celda que

queremos validar. Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de
datos.
En l podremos escoger remarcar los errores con crculos o borrar estos

crculos de validacin. Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de
datos.
Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos

en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
29
En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el

datos sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero,

Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo
si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa
celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin

Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y
8.
30
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de

valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la
lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos
valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de
lista.
En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se

muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu
tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que

queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.
31
GRFICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo
y facilita su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e
inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice
mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos

la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres

que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo
automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no
se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Existen
diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.
32
Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos

interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.En cada uno de los tipos generales de grficos podrs

encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los
tipos de grfico.
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de

Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
33
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste

los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). Adems,
vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas
de grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu

datos queremos que aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa
Diseo encontraremos dos opciones muy tiles relacionadas con los Datos:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el

siguiente cuadro de dilogo:
34
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de

celdas que se tomarn en cuenta para crear el grfico.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos
al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta
que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por
ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en
la imagen) se bastan con uno solo.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a
categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que
podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y
columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo. Cuando acabes de
configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.
35
En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al

aspecto del grfico. Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que
ejes mostrar o si quieres incluir Lneas de la cuadrcula para leer mejor los
resultados: En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes
verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrs escoger entre
distintas opciones.
En la seccin Etiquetas podrs establecer qu literales de texto se

mostrarn en el grfico o configurar la Leyenda: Pulsando el botn Leyenda
puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para
posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
Tambin puedes elegir Ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir

una ventana que te permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto
esttico:relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminacin.
36
Puedes dar un estilo rpidamente a tu grfico utilizando la pestaa Diseo.
En funcin del tipo de grfico que hayas insertado (lneas, barras,

columnas, etc.) te propondr unos u otros. Estos estilos rpidos incluyen
aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en uno u otro
lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato,

donde encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin
ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que
insertemos), y los Estilos de WordArt. Estas opciones te permitirn aplicar
diversos estilos sobre tus grficos.
Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de

sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que
ms se ajuste a lo que buscas.
37
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas

Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto
para personalizar an ms el estilo del grfico. Al aplicar estilos,
normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el grfico, pero
tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el rea de
trazado, la leyenda, las lneas de divisin principales, etc.
38
TABLAS DINMICAS
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar
para resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar sus
filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen,
filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o mostrar los detalles de
determinadas reas de inters.
Ejemplo de un informe de tabla dinmica.
Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales

relacionados, especialmente cuando tenga una lista de nmeros larga para
resumir, y desee realizar comparaciones distintas con cada nmero. O
cuando desee que Excel realice automticamente ordenaciones, y el
clculo de subtotales y totales.
39
Como un informe de tabla dinmica es interactivo, puede cambiar la

presentacin de los datos para ver ms detalles, o calcular diferentes
resmenes. Para crear un informe de tabla dinmica, utilice el comando
Tabla dinmica, del grupo Tablas, de la ficha Insertar.
Un informe de tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales

corresponden a una columna de los datos de origen, y resume varias filas
de informacin de los datos de origen. Los campos de un informe de tabla
dinmica, enumeran elementos de datos en filas o en columnas. Las celdas
situadas en la interseccin de una fila y una columna, muestran los datos
resumidos de los elementos de la parte superior de la columna y de la
izquierda de la fila.
Para resumir los valores de los campos de datos, los informes de tabla
dinmica utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o Promedio.
Estas funciones proporcionan tambin subtotales y totales generales
automticamente, si opta por mostrarlos.
40
En este ejemplo, los datos de la columna Ventas de la lista de origen estn

resumidos con Suma, mostrando los subtotales de los trimestres y los
totales generales de las filas y las columnas.
En la siguiente tabla dinmica, los datos de las ventas de la lista que se

muestra en Excel, estn resumidos segn el trimestre y el tipo de deporte
por regin.
41
Puede controlar cmo se calculan los subtotales y los totales. Cuando se

cambian los datos fuente, pueden fcilmente actualizarse o volver a
calcular los datos de la tabla dinmica.
Un campo es una categora de datos. Un elemento es una subcategora de

un campo. En una lista de Excel, el nombre del campo aparece como el
rtulo de una columna. En la tabla dinmica, puede usarse dos tipos de
campos de la lista o de la tabla fuente: Campos que se usarn como rtulos
de campo de fila, del campo de columna y del campo de pginas en la tabla
dinmica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de
valores de texto.
Campos de datos que contienen los datos que se desea resumir. Estos
campos generalmente contienen datos numricos, pero tambin pueden
contener texto. Puede usar tantos campos como desee de la lista o de la
tabla fuente.
Los subtotales y totales se incluyen automticamente en la tabla dinmica.

Puede eliminar totales o elegir un clculo diferente para los subtotales. Los
campos de Filtro de informe filtran la presentacin de los datos.
Para filtrar la presentacin de los datos de una tabla dinmica, utilizar el

campo Filtro de informe. Este campo divide la tabla dinmica en pginas
individuales, permitindole ver uno por uno los datos que corresponden a
un elemento.
42
Los Filtro de informe se crean junto con la tabla dinmica. Tambin se

puede mover un Rtulo de fila o un Rtulo de columna, hacia una
orientacin de pgina despus de crear la tabla dinmica.
Para agregar detalles a los datos existentes en una tabla dinmica, agregue
un Rtulo de fila o de columna. Para mostrar subconjuntos menores de
datos, utilizar Valores. Para realizar esto, hacer clic con el botn derecho
del mouse en la zona derecha de la pantalla, sobre el dato a agregar.
43
Es posible elegir una funcin de resumen diferente, tal como SUMA o

PROMEDIO, para cada campo de datos.
Si se desea resumir un solo campo de datos en ms de una forma, se lo

puede incluir ms de una vez en la misma tabla dinmica. Despus se debe
cambiar su funcin de resumen, utilizando la opcin Configuracin de
campo de valor.
Los totales generales se incluyen cuando crea una tabla dinmica, si se

selecciona las casillas de verificacin de Mostrar totales generales de las
filas o Mostrar totales generales de las columnas, en la ficha Totales y
filtros, del cuadro de dialogo Opciones de tablas dinmicas.
Cuando una tabla dinmica tiene ms de un campo de datos, Excel

proporciona una fila o columna de total general para cada campo de datos.
Cada fila o columna de total general utiliza la funcin de resumen utilizada
por el campo de datos asociado.
No pueden aplicarse formatos condicionales, ni configurarse la

validacin de datos de las celdas de una tabla dinmica.
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Profesor: Silvina Caruso

Manual del curso: Excel Datos

textos y grficos dentro de un

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Ordenar datos de acuerdo a distintas necesidades.

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Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de

Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

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Los botones A-Z y Z-A estn ms enfocados a ordenar por un criterio de

El boton ORDENAR, es para ordenar por ms de un criterio. Al pulsarlo,

(columna A, columna B, ...).

Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se

Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn

cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos

especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Manual del curso: Excel Datos

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

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El resultado ser similar al siguiente:

El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir mens desplegables en el

combinaciones de los registros que se pueden buscar.

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Filtrar texto: Haga clic en la flecha

del encabezado de columna.

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de

Filtrar nmeros: Haga clic en la flecha

del encabezado de columna. En

la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que

En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de

Manual del curso: Excel Datos

Filtrar por nmeros superiores o inferiores: Haga clic en la flecha

encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a continuacin,

del encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a

continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

Manual del curso: Excel Datos

Los criterios se definen en la misma hoja de clculo. y pueden incluir varias

Manual del curso: Excel Datos

Copie los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas

Manual del curso: Excel Datos

En la casilla Rango de la lista coloque el rango de su base de datos,

En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los

Criterios como resultado de una frmula: Puede utilizar como criterio un