UNIDAD DE CONSULTORIOS Y

HOSPITALIZACION NUEVA SANTA MARIA

SA DE CV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NORMALIZADOS DE OPERACION
FARMACIA INTERNA SANTA
MARIA
.
RESPONSABLE SANITARIO: DR. J. JESUS TREJO AZUARA
CED.PROF. 832189 UNIVERSIDAD AUTONOMA DE
AGUASCALIENTES
*

PERSONAS ENCARGADAS DE ELABORAR, ACTUALIZAR Y REVISAR EL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

DR. J. JESUS TREJO AZUARA

RESPONSABLE SANITARIO.
C.P. MARGARITA ZAPATA GARCIA
ADMINISTRADOR GENERAL.

INTRODUCCION.........................................Error! Marcador no definido.

OBJETIVO DEL MANUAL............................................................................... 4

MARCO JURIDICO......................................................................................... 5

ACTIVIDADES O PROCESOS /PROCEDIMIENTOS..........................................6

4.1

ADQUISICIN DE INSUMOS HOSPITALARIOS..............................................6

4.1.1 POLTICAS................................................................................................. 6
4.1.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.........................................................7
4.1.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE AQUISICION DE INSUMOS HOSPITALARIOS........9
4.2

RECEPCION DE INSUMOS HOSPITALARIOS EN FARMACIA.......................10

4.2.1 POLITICAS................................................................................................ 10
4.2.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE INSUMOS..............11
4.2.3 DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................... 12
4.3 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE INSUMOS HOSPITALARIOS......................13
4.3.1 POLITICAS................................................................................................ 13
4.3.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE INSUMOS HOSPITALARIOS 14
4.3.3 DIAGRAMA DE FLUJO: ENTREGA DE INSUMOS HOSPITALARIOS............15
4.4 VENTA DE MEDICMENTOS EN CONSULTA EXTERNA..................................17
4.4.1 POLITICAS.............................................................................................. 17
4.4.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO......................................................17
4.4.3 DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................. 17

1
4.5

INTRODUCCION
REGISTRO DE MEDICAMENTOS PSICOTROPICOS....................................17

4.5.1
POLITICAS..............................................................................................
17
El presente
documento se ha elaborado con el propsito de ofrecer
al
4.5.2
DESCRIPCION
DEL
PROCEDIMIENTO.....................................................17
personal administrativo y operativo un instrumento de consulta completo que

contribuya
al adecuado
funcionamiento del rea de la farmacia evitando
la
4.5.3
DIAGRAMA
DE FLUJO.............................................................................
17
duplicidad
de esfuerzos, aprovechando los recursos y al mismo 17
tiempo
5
INTEGRACION...........................................................................................
agilizar los trmites que realizan los usuarios.

CONTROL................................................................................................. 18

Contiene la descripcin de las operaciones en el orden que deben de

realizarse , formatos e instructivos que se requieren en cada caso y precisan
dentro de sus objetivos los criterios que permitan el eficiente
aprovechamiento
de los recursos materiales con que cuenta la UNIDAD DE
1. Objetivo
CONSULTORIOS
Y HOSPITALIZACIN NUEVA SANTA MARA S.A. DE C.V.
2. Alcance
3. Responsabilidades.
Este
ha sido elaborado por el Departamento de farmacia y su
4. documento
Desarrollo del proceso.
5. Referencias
bibliogrficas.
actualizacin
ser
responsabilidad del Departamento antes mencionado, por
6. Anexos.
lo que
cualquier cambio que sea necesario incorporarle, deber ser sugerido
a dicho departamento, quien previo anlisis determinara su inclusin.
Formato 1. Procedimientos Normalizados de Operacin (PNO)
En Formato
este contexto,
elcambios.
manual constituye un instrumento administrativo que
2. Control de
servir
como
guademetodolgica
Formato
3. Firmas
conocimiento. para el desarrollo de las funciones, y en la
medida en que se mejore y actualice se promover la eficiencia en los
servicios prestados

OBJETIVOS.

DEL MANUAL

Contar con un documento que describa las actividades que se realizan

en la recepcin,

registro,

control y suministro de los insumos

hospitalarios de LA UNIDAD DE CONSULTORIOS Y HOSPITALIZACION

NUEVA SANTA MARIA SA DE CV.

Servir de apoyo al personal en el

desempeo de las funciones que tiene encomendadas en el rea de la

farmacia.

Los Manuales tienen como objetivo principal:

1.- Determinar las actividades que se deben realizar
dentro de la Empresa para la consecucin de los Objetivos para
los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren
implementar, modificar o desechar tomando como base de
anlisis las actividades de los puestos creados para la
consecucin de dicho objetivo

MARCO JURIDICO.

CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS

CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOS

LEY GENERAL DE SALUD

ART. 226 FRACC. I, II Y III
REGLAMENTO DE LA LEY GENERAL DE SALUD EN MATERIA DE
PRESTACIN DE
SERVICIOS MDICOS ARTICULO 64 Y 65
REGLAMENTO DE INSUMOS PARA LA SALUD ARTICULO 29 Y 30

SUPLEMENTO DE LA FARMACOPEA DE LOS ESTADOS UNIDOS

MEXICANOS PARA
FARMACIAS, DROGUERIAS, ALMACENES DE DEPOSITOS Y DISTRIBUCION
DE
MEDICAMENTOS
CAPITULO IX REDACCION DE LA RECETA
RECETARIO ESPECIAL CON CODIGO DE BARRAS
RECETARIO NORMAL.
CAPITULO XI MEDICAMENTOS CONTROLADOS: GRUPO II
PSICOTROPICOS, GRUPO
III PSICOTROPICOS.

ACTIVIDADES O PROCESOS /PROCEDIMIENTOS

4.1 ADQUISICIN DE INSUMOS HOSPITALARIOS

4.1.1 POLTICAS

En este caso la adquisicin se efecta en la farmacia poniendo nfasis

en las siguientes reas
1. Hospitalizacin

2. CEYE
3. Consulta externa
4. Rayos X
Una vez que la farmacia recepcin y verifico existencias se surtir lo
que haya e inmediatamente se levantara el pedido por el material
faltante
Invariablemente se realizara diario y se deber proporcionar con
oportunidad todas las necesidades mediante respectiva requisicin

4.1.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

RESPONSA
BLE

NO.
ACT.

Jefe de
farmacia

01

Jefe de
farmacia

02

03

ACTIVIDADES
Emite reportes de artculos que lleguen al
mnimo
de existencia.
Revisa reportes y determina cuales artculos y
que
Cantidades comprar.
Turna reporte a la Administracin para elaborar

requisicin.
Administraci
n

04

05

Recibe reporte y emite la requisicin con

original
y copia y turna al jefe de farmacia
Recibe requisicin, revisa:
5.1 Se est correcto procede en 06
5.2 Si esta incorrecto devuelve para correccin
en 04

06

Se comunica con proveedores para realizar la

adquisicin

07

Archiva requisiciones pendientes

08

Continua procedimiento de recepcin de

materiales
en farmacia.

4.1.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE AQUISICION DE INSUMOS

HOSPITALARIOS
JEFE DE FARMACIA

DIFERENTES AREAS

RECIBE
Y
VERIFICA
EXISTENCIA
S

INICIO

EMITE VALE
DE SALIDA A
LA
FARMACIA

SI

HAY EXISTEN
CIAS?

INSUMOS
HOSPITALARIOS
1

RECIBE RS1, VSA-1 Y

REVISA

NO
TURNA
VALE DE
SALIDA A
LA

EMITE R-1
EN
ORIGINAL Y
COPIA

TURNA R-1 Y
VSA-1 A LA
ADMINISTR
ACION

DEVUELVE
PARA
REALIZAR

R1

VERIFICA DATOS
Y
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
ESTA CORRECTO?

CONTINA EN
PROCEDIMIENTO
DE ENTREGA DE
INSUMOS

RECIBE Y
PROCEDE A
LA
ADQUISICIO
ARCHIVA
TEMPORALMENTE
LAS
REQUISICIONES Y
PEDIDOS

PENDIENTES

DEVUELVE PARA
SU CORRECCION
HACIENDO LA
OBSERVACION
TURNA AL JEFE
DE FARMACIA
PARA
ADQUISICION
CONTINA EN
PROCEDIMIENTO
DE RECEPCION
DE INSUMOS

4.2 RECEPCION DE INSUMOS HOSPITALARIOS EN FARMACIA

4.2.1 POLITICAS
Para dar entrada a los insumos hospitalarios en la farmacia, este
deber estar amparado por la requisicin de compra, el pedido y la
factura del proveedor.
La entrada de insumos hospitalarios deber ser registrada en
libros.
La recepcin de los insumos la efectuara la farmacia a la
requisicin de compra y pedido, para que dicho material sea
entregado inmediatamente al usuario.
Si al recibir los insumos existe duda sobre el mismo el personal
de la farmacia solicitara la presencia del usuario solicitante.
Cada rea har la requisicin de compra de su material y
tramitara su adquisicin ante la farmacia previa comprobacin
que dichos insumos no se encuentran en existencia.
Cuando la entrega de insumos se haga en areas distintas a la
farmacia, se enviara la documentacin completa debidamente
firmada para efecto de que se lleven a cabo los registros
correspondientes siendo responsabilidad de quien haya recibido
el material notificar al jefe de farmacia debiendo firmar en la
factura correspondiente poniendo su nombre, firma y fecha en la
factura as como el rea al que est adscrito.

4.2.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE INSUMOS

RESPONSA NO.
ACTIVIDADES

BLE
Farmacia

ACT
01

Recibe del proveedor factura original y copia procede a

cotejarla contra
pedido y requisicin de compra, en cuanto a: descripcin
del artculo,
Cantidad, calidad, empaque.
Procede a la recepcin y verificacin fsica para a la 05
acomodo
de materiales.
1.2 Si esta correcto firma de recibido turna al almacn la
recepcin
de documentos.
1.3 Si esta incorrecto rechaza y turna al proveedor para su
correccin.
Recibe factura original y copia, verifica precio unitario,
global
cantidad, impuesto, etc.
2.1 Si esta correcto, firma de recibido, sella de entrada en
almacn y entrega recibo.
2.2 Si esta incorrecto rechaza, e informa al jefe de
farmacia
las anomalas detectadas, para que el proveedor corrija la
deficiencia.

Almacn.

4
Jefe de
farmacia

Acomoda los materiales en los anaqueles.

Recibe factura original y copia procede a sellar,

registrando en
libros los siguientes datos: nombre del proveedor, numero
de
pedido, numero de factura, importes y firma.
Turna el original y una copia a contabilidad

Fin del procedimiento

4.2.3

Turna factura original y copia a la farmacia.

DIAGRAMA DE FLUJO: RECEPCION DE INSUMOS HOSPITALARIOS EN

FARMACIA
CONSUMO
INICIO

RECIBE DEL
PROVEEEDOR
FACTURA COTEJA
DATOS Y MATERIAL

SECRETARIA
RECIBE DEL
PROVEEDOR
FACTURA Y
REVISA DATOS

JEFE DE ALMACEN

RECIBE Y
REGISTRA EN
LIBROS, SELLA Y
DEVUELVE A
SECRETARIA

NOESTA CORRECTO?
SI
TURNA A
LA
SECRETARI
A

NO ESTA CORRECTO?
SI

DEVUELVE PARA
SU CORRECCION
HACIENDO LA
OBSERVACION, SE
REINICIA EL

TURNA FACTURA
Y COPIAS A LA
SECT P/DOC

DEVUELVE PARA
SU
CORRECCIN
HACIENDO
OBSERVACIONE
ENTREGA
CONTRARECIB
O AL
PROVEEDOR

TURNA AL
ALMACEN
ORIGINAL Y
COPIA

ACOMODA EN
ANAQUELES

RECIBE Y
REGISTRA

CONTINA
PROCEDIMIENT
O EN ENTREGA
DE INSUMOS

ENVIA
A
CONTABILID
AD

TURNA PARA
REGISTRAR
ENTRADA

FIN

4.3 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE INSUMOS HOSPITALARIOS

4.3.1 POLITICAS

El departamento de farmacia ser el responsable de surtir los

insumos hospitalarios a las reas correspondientes del hospital.
El Departamento de farmacia ser responsable de surtir los
insumos hospitalarios del hospital.
El departamento de farmacia ser responsable de surtir los
insumos hospitalarios de lunes a domingo de 7 a 3 de la tarde

 El departamento de farmacia ser responsable de verificar que el

formato de solicitud de vale este bien requisitado.
El Departamento de farmacia ser responsable de archivar todas
las solicitudes e imprimir un concentrado.
El departamento de farmacia ser responsable de entregar los
pedidos del rea de Hospitalizacin, Consulta externa, Rayos X
Unidades perifricas a la Clnica Santa Mara
El Departamento de farmacia es responsable de surtir diariamente
los insumos hospitalarios
El departamento de farmacia es responsable de solicitar la firma
de recibido al rea hospitalaria que reciba los insumos.

4.3.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE

INSUMOS HOSPITALARIOS
RESPONSAB NO.
LE
ACT ACTIVIDADES
1.1 Revisa que el formato de vale de salida de
almacn
1
este bien requisitado.

Farmacia

Est bien requisitado el formato?

1.2 No. Se le notifica al usuario de servicio.
1.3 Si. Continua con la revisin de cada una de las
solicitudes
02

2.1 Captura en el sistema de cmputo la solicitud.

03

Procede a surtir vales

04

Entrega los insumos hospitalarios solicitados a las

areas de hospitalizacin y solicita firma de
recibido en formato

05

Anexa al reporte de concentrado el formato

firmado

06

Archiva el reporte de concentrados y formatos

Firmados por da y por mes

07

TERMINA PROCEDIMIENTO.

4.3.3 DIAGRAMA DE FLUJO: ENTREGA DE INSUMOS

HOSPITALARIOS
DEPARTAMENTO DE FARMACIA
INICIO
REVISA EL
FORMATO QUE
ESTE BIEN
REQUISITADO

SE LE
NOTIFICA AL
USUARIO DEL
SERVICIO

ESTA BIEN
REQUISITADO

CAPTURA EN
EL SISTEMA
DE
CMPUTO

ENTREGA LOS
INSUMOS
A LAS AREAS

CONTINA CON
LA REVISION DE
CADA FORMATO

ANEXA AL REPORTE
DE CONCENTRADO
EL FORMATO
FIRMADO

ARCHIVA EL
REPORTE Y
EL
FORMATO

FIN

4.4 VENTA DE MEDICAMENTOS EN CONSULTA EXTERNA

4.4.1 POLITICAS
4.4.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
4.4.3 DIAGRAMA DE FLUJO

4.5 REGISTRO DE MEDICAMENTOS PSICOTROPICOS

4.5.1 POLITICAS
4.5.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
4.5.3 DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACION

Informacin y supervisin

El control primeramente se lleva a cabo a base del intercambio de

formatos con cada servicio previendo las existencias de insumos
hospitalarios de cada departamento.
En segundo lugar consiste en dotar al hospital de una existencia de
insumos hospitalarios de uso general para las diferentes reas
En todos los casos es necesario una contabilidad y un control exacto de
la cantidad de insumos hospitalarios que entra y sale de la farmacia,
esto con el objeto de evitar fugas y caducados.
Algunas personas consideran que los puntos ms importantes para el
manejo adecuado de la farmacia son:
La provisin de la cantidad adecuada de insumos, pues su
defecto entorpece la buena marcha de la clnica y a la
perdida y a desperdicio.
Tambin es conveniente que se marque en forma especial la
caducidad de los insumos hospitalarios que se utilicen.
(colores)
El control debe centralizarse y su eficacia desde luego estar
en relacin con el inters y la responsabilidad de las
personas que manejan la farmacia.
El inventario debe hacerse en forma peridica para evitar
perdidas
Utilizar los recetarios individuales y colectivos.
Se deber utilizar los formatos adecuados para llevar a cabo
un mejor control.

CONTROL

EVALUACION.
De la eficiencia.
La evaluacin del control de los insumos, se puede dividir en dos:
1. El control de las entradas de los insumos hospitalarios.
2. El control de las salidas de los insumos hospitalarios
La eficiencia de la farmacia, depende de la correcta relacin entre la
cantidad de insumos que se manejan la cantidad de usuarios que se
atienden, y la productividad del personal.
Adems se deber de evaluar el porcentaje de abasto y distribucin de
los insumos hospitalarios.
ANEXOS.
Se presentan los formatos de control que se utilizan en el rea de
farmacia como son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Recetario colectivo
Recetario individual
Control de recetarios individuales
Descarga de medicamentos diarios por servicio
Requisicin de compra
Vale de salida de almacn
Pedido contrato

RECETARIO COLECTIVO
NO.
DONDE DICE
1

DEBE ANOTARSE

SALA

Sala a la que se solicita el medicamento

PISO

El numero de piso en que se encuentra

la sala

FECHA

La fecha de la solicitud

SURTIDO POR

Nombre de quien surte la receta

CAMA

El numero de cama del paciente

EXPEDIENTE

El numero del expediente

PACIENTE

El nombre del paciente

PRESCRIPCION

La prescripcin determinada por el

medico

CLAVE

La clave del medicamento

CANTIDAD

La cantidad del insumo

11

JEFE DE SERVICIO

Nombre del jefe de servicio .

12

SUPERVISORA DE
TURNO

El nombre de la supervisora de turno de

enfermera.

13

Vo. Bo.

El nombre de quien da el Vo. Bo. En la

farmacia

10

RECETARIO INDIVIDUAL
aqui va la receta

RECETARIO INDIVIDUAL
NO
.
DONDE DICE

DEBE ANOTARSE

1 UNIDAD MEDICA

El nombre de la unidad donde se

emite la receta

2 DIRECCION

La direccin de la unidad mdica de

que se trate

3 NOMBRE DEL MEDICO

El nombre del mdico tratante

4 EGRESADO DE

El lugar del que es egresado el

medico

5 NOMBRE DEL PACIENTE

El nombre del paciente

6 EDAD

La edad del paciente

7 No. EXPEDIENTE

El nmero de expediente del

paciente

8 DIRECCION

La direccin del paciente

9 FECHA

La fecha en que se expide la receta

10 CAMA

El numero de cama si est

hospitalizado

11 MEDICAMENTO

El medicamento que se le va a
suministrar

12 DOSIS

La dosis que le corresponde al

tratamiento

13 FIRMA DEL MEDICO

La firma del mdico que emite la

receta

14 CEDULA PROFESIONAL

El Numero de la Cedula profesional

del mdico.

REQUISICION DE COMPRA
NO
.
DONDE DICE
DEBE ANOTARSE
1 PARTIDA

El numero de partida que se va a

adquirir

2 CONCEPTO

La descripcin del articulo de que

se trate

3 CANTIDAD

La cantidad a adquirir

4 UNIDAD

La presentacin del mismo

NOMBRE DEL AREA

5 SOLICITANTE

El rea que solicita

6 FECHA

La fecha en que se realiza la

solicitud

7 SOLICITA

El nombre y cargo que solicita

8 AUTORIZA

El nombre y cargo de quien

autoriza la
adquisicin.

VALE DE SALIDA DE
ALMACEN
NO
.
DONDE DICE

DEBE ANOTARSE

1 AREA SOLICITANTE

El rea que solicita los insumos

2 PARA APLICARSE EN

La unidad en que se va a aplicar

3 FOLIO

El numero de folio consecutivo que

corresponde al vale

4 DIA, MES Y AO

La fecha del vale de salida

5 CLAVE

La clave del insumo

6 UNIDAD

La presentacin del insumo

7 CANTIDAD SOLICITADA

La cantidad que se solicita del insumo

8 DESCRIPCION

La descripcin correspondiente al
insumo.

9 CANTIDAD SURTIDA

La cantidad que se surti

10 PRECIO UNITARIO

El precio del insumo incluyendo el IVA

11 TOTAL

El total del costo del insumo

NOMBRE Y FIRMA DEL

12 SOLICITANTE

Nombre y firma de quien solicita los

insumos

13 AUTORIZACION

El nombre y firma de quien autoriza

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN El nombre de la persona que recibe el

14 RECIBE
insumo
VO.BO. DEL JEFE DE
15 ALMACEN

El visto bueno del jefe de almacn del

hospital

16 SURTIDO POR

El nombre de la persona que surti el

insumo

17 FECHA DE SURTIMIENTO

El da, mes y ao en que se surte el

insumo

PEDIDO - CONTRATO
No.
DONDE DICE

DEBE ANOTARSE

19 TOTAL

El subtotal, ms IVA que da el gran

total

20 SELLO CON FECHA

Sello y firma del proveedor

NOMBRE DE LA
21 PERSONA

El nombre y firma de quien recibe el

pedido

QUE RECIBE
22 IMPORTE CON LETRAS
CALENDARIO DE
23 ENTREGAS

El importe en letras del gran total

Las fechas de entrega si estas son
parciales

24 NOMBRE Y NUMERO
DE LA PARTIDA
ENTREGA TOTAL O
25 PARCIAL
26 JEFE DE ALMACEN
27 ADMINISTRACION
28 DIRECTOR

La partida a la que corresponda el

articulo
De qu tipo de entrega se trata.
Nombre y firma del jefe de almacn
El nombre y firma del administrador de
la unidad
El nombre y la firma del director de la
unidad

LIBRO DE CONTROL DE RECETARIOS INDIVIDUALES

No
.
DONDE DICE
DEBE ANOTRSE

1 DIA. MES. AO

La fecha en que se solicita el recetario

2 NOMBRE

Nombre del Doctor que solicita el recetario

3 CEDUL

Numero de cedula profesional del medico

4 OTROS (S)

Otra persona que recibe el recetario

5 SERVICIO

Servicio que solicita el recetario

6 FIRMA

Firma del medico

Los folios de los recetarios de que numero a que
numero

7 FOLIO

8 OBSERVCIONES Las observaciones a que haya lugar.

DESCARGA DE MEDICAMENTOS DIARIOS POR SERVICIOS.

No
.
DONDE DICE
DEBE ANOTRSE
1 FECHA

La fecha de los movimientos

2 CLAVE
NO. DE
3 RECETARIO
4 CANTIDAD

La clave del medicamento de que se trate.

El numero de medicamento con el cual se
solicita el medicamento
La cantidad que se surti de medicamento

SURTIDA
SURTIDO POR
5 CLAVE

El total de medicamento surtido de esa clave

ORGANIGRAMA

RESPONSABLE
MEDICO

ENCARGADO DE
FARMACIA

AUXILIAR

ADMINISTRATIV
O

AUTORIZO:
______________________________________
DR. J. JESUS TREJO AZUARA.

REVISO
_________________________________________________
DR. SERVIO DAVID OLIVARES MARTINEZ

ELABORADO POR:
_____________________________________________
C.P. MARGARITA ZAPATA GARCIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO

FECHA DE ELABORACIN: MARZO DE 2012.

LUGAR; CD. VALLES, S.L.P.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NORMALIZADOS DE OPERACION
FARMACIA INTERNA SANTA
MARIA

Clav

Versio

Vigente a

n.

partir de

UNIC

01

..

A
AREA

NOMBRE

FIRMA

FECHA

FIRMAS DE CONOCIMIENTO. Registro del personal que es informado del

PNO as como la fecha en que es enterado.