CASO AGATE.

Introduccin
Agate es una agencia de publicidad. Se constituye en 1982 por la unin de 3
ejecutivos publicitarios: Amar, Gordon y Tim. Amar y Gordon haban trabajado
para una compaa de mucho xito, pero se sentan frustrados por la ausencia
de control que tenan sobre la direccin de las campaas en las que
trabajaban. Como consecuencia, se trasladaron y crearon su propia empresa.
Despus se unin Tim.
En 1987, los tres socios formaron una sociedad annima y repartieron las
acciones entre ellos. Gordon es el Director General, Amar es el Director
Financiero y Tim es el Director de creativos. Actualmente la empresa tiene 50
personas empleadas en la central y 100 ms en oficinas de todo el mundo.
Cada oficina es en realidad una empresa y sus acciones estn en manos de
Agate y de los directivos locales.
Inicialmente la empresa concentr su trabajo en la industria automovilstica
britnica, sin embargo ahora sus clientes tienen un amplio rango de
actividades: fabricacin, servicios..
La estrategia de la empresa en crecer lentamente y desarrollar el mercado
internacional, obtener ms clientes del tipo empresas multinacionales de gran
tamao.
La estrategia de los sistemas de informacin de la empresa tiene como objetivo
el desarrollo de los sistemas que puedan dar soporte a estos negocios
internacionales. En la actualidad, como consecuencia de que se estn
planteando el desarrollo de un nuevo sistema de informacin para la empresa,
los directores estn decidiendo si deben invertir en hardware y software para
permitir la edicin de vdeo digital. Hasta ahora haban subcontratado todos los
trabajos de edicin de vdeo, pero como ahora los accesos de banda ancha
son ms baratos, pueden transferir con rapidez entre las oficinas los archivos
de vdeos digitales.
Sistemas informticos existentes
Diseadores grficos y resto personal orientado a diseo: usan ordenadores
Apple Macintosh.
Otro personal: usa PC con Windows.
Para la gestin de la oficina central: se usa sistema informtico bsico
desarrollado en lenguaje de programacin Delphi. Los directivos decidieron
migrar este sistema a Java pues es un lenguaje portable entre plataformas
cosa necesaria al usarse Mac y PC. La diseadora del sistema orientado a
objetos dej parte de la documentacin que desarrollo para migrar a Java antes
de irse a otro trabajo.
El sistema existente tiene un alcance limitado: slo cubre los requisitos
centrales del sistema de informacin empresarial de Agate. La intencin es
ampliarlo para cubrir la mayor parte de las actividades de Agate y para que se
adapte al carcter internacional con el que opera la empresa.

Actividades empresariales en el sistema actual

Agate se relaciona con otras empresas a las que llama clientes. Hay un registro
de cada cliente y cada cliente tiene una persona que es el contacto principal
con Agate. El nombre y otros detalles del contacto principal se almacenan en el
registro del cliente. De la misma forma dentro de Agate hay un empleado que
es el contacto principal con cada cliente.
Cada cliente tiene asociado una o ms campaas publicitarias y se guarda
registro de cada una de ellas. Un miembro del personal de Agate (director o
responsable de finanzas), dirige cada campaa. Hay otros miembros del
personal que pueden trabajar en ellas y Agate dispone de una estructura de
gestin basada en proyectos, lo que significa que cada miembro del personal
puede estar trabajando en ms de un proyecto a la vez. Cada trabajador debe
responder frente al director de dicho proyecto de las tareas que desempea;
este director de proyecto puede ser o no el responsable de su departamento o
rea.
Cuando se inicia una campaa, el director responsable estima los costes
probables y los analiza con el cliente. Tambin se definir una fecha de
terminacin para la campaa, que podr modificarse. Una vez que se haya
concluido, se almacenar la fecha real de finalizacin y los costes reales.
Cuando el cliente paga, se registra la fecha de pago. Cada campaa incluye
uno o ms anuncios. Los anuncios pueden ser de uno de los siguientes tipos:

Anuncios en peridicos, incluyendo texto escrito, grficos y fotografas.

Anuncios en revistas, incluyendo texto escrito, grficos y fotografas.

Anuncios en Internet, incluyendo texto escrito, grficos y fotografas y

animaciones.

Anuncios en tv, empleo de vdeos, pelculas, actores, alocuciones

(discurso), msica, etc.

Anuncios en radio, empleo de audio, actores, alocuciones (discurso),

msica, etc.

Anuncios en carteles, empleo de grficos, fotografas, actores.

Folletos, incluyendo copias escritas, grficos y fotografas.

Los asistentes de compra son los responsables de adquirir espacio publicitario

en peridicos y revistas, en vallas publicitarias, y en TV o en radio. El coste real
de una campaa se calcula a partir de una serie de informaciones, entre las
que se incluyen:

Coste asociado al tiempo del personal para el desarrollo de grficos,

texto, etc.

Coste asociado con los actores y al tiempo de alquiler de los estudios.

Coste del material protegido por derechos de copia (fotografas, msica,

pelculas).

Coste del espacio en peridicos o en tiempos de emisin de tv y radio o

en vallas publicitarias.

Margen de beneficios de los servicios y productos adquiridos por Agate.

Toda esta informacin procedente de la actividad empresarial de Agate se

almacena en un sistema de archivo basado en papel, solo el coste total
estimado y el coste final real de una campaa se introducen en el sistema
informtico actual.
El sistema tambin almacena los niveles salariales y las tarifas
correspondientes al personal, por lo que el coste asociado al tiempo dedicado
al proyecto por cada trabajador se puede calcular a partir de las fichas de
tiempo que tienen que rellenar. Toda esta informacin figura en el sistema
informtico, pero su almacenamiento y explotacin no est optimizada y por
supuesto no se ha migrado a Java nada.
El nuevo sistema informtico debe registrar toda esta informacin de la que se
ha hablado y realizar los clculos que se necesitan.