AUDIT APLIKASI ERP

Nurul Haque | 5211153045

Audit Aplikasi ERP | 0

1. Pengertian ERP
ERP alias Enterprise Resources Planning atau Sistem Perencanaan Sumber
Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi
dan menyeluruh.
Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul
fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah
perusahaan/organisasi.
Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing
Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring
dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah
menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
2. Tujuan dan Manfaat ERP
Tujuan penggunaan ERP adalah :
-

Untuk

mengantisipasi

pertumbuhan

perusahaan

yang

terus

berkembang;
-

menyajikan data yang konsisten dan akurat sehingga meningkatkan

visibilitas bisnis dan kemudahan dalam pengambiln keputusan;

mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan perusahaan;

mempermudah dalam fungsi produksi, akuntansi, serta penjualan

perusahaan.

Sedangkan manfaat yang diperoleh yaitu efisiensi, penghematan biaya dan

hubungan mitra yang kuat, transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan real
time.
Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem
informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di
sebuah lembaga.
Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit
fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang
pada akhirnya meningkatkan

sinergi

antar elemen di perusahaan

yang

menerapkannya. Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak

komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya
secara terperinci saja. ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi
analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical
processing). Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas
modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).
Audit Aplikasi ERP | 1

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu

sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
1) Keuangan
Akuntansi Finansial
Secara fungsional

modul

akuntansi

finansial

berfungsi

untuk

mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu

menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal
maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal
harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara
manual.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul

modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP.

Kontrol
Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen

proyek, dsb.
Fixed Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban
biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung.
Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,

penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

2) Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
3) Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan

yang

memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan,

penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia
seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga
kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
4) Business Process Support

Audit Aplikasi ERP | 2

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja

dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas
setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
5) Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi
yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses
perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik
sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi
bagi perusahaan.
Secara

umum,

desain

dan

program

sistem

informasi

pada

suatu

perusahaan disesuaikan secara internal dan disesuaikan dengan kebutuhan

khusus pengguna tertentu. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan paket
peranti lunak, pemersatu fungsi atau sistem yang mengintegrasikan fungsifungsi (modul-modul) di dalam organisasi, baik dari segi transaksional maupun
dalam rangka pengambilan keputusan. ERP bertujuan untuk mengintegrasi
berbagai sumber utama suatu perusahaan misalnya entri pemesanan, produksi,
hutang usaha, penggajian dan sumber daya manusia. ERP menggabungkan
semua sistem komputer ke dalam sebuah sistem terintegrasi yang mengakses
sebuah basis data untuk memfasilitasi proses berbagai informasi dan untuk
meningkatkan komunikasi perusahaan. Sistem ERP mendukung aliran informasi
yang lancar dan tidak tampak di seluruh perusahaan dengan menyediakan
lingkungan terstandardisasi untuk berbagai proses bisnis perusahaan dan
sebuah basis data operasional bersama yang mendukung berbagai macam
komunikasi.
Fungsionalitas ERP terdiri atas;
1) pertama, aplikasi inti (core application), Aplikasi inti merupakan aplikasi
yang

secara

operasional

mendukung

berbagai

aktivitas

harian

perusahaan. Aplikasi inti disebut juga sebagai aplikasi pemrosesan

transaksi online. Aplikasi inti meliputi (namun tidak terbatas pada)
penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi,
pengendalian pabrik dan logistik.

Audit Aplikasi ERP | 3

2) Kedua, aplikasi pemrosesan online (Online Analytical Processing-OLAP).

Aplikasi ini merupakan tool pendukung keputusan bagi pihak managemen
informasi

yang

menyediakan

informasi

real-time

sehingga

memungkinkan bagi manager informasi untuk mengambil keputusan

yang tepat waktu, untuk meningkatkan kinerja dan mencapai keunggulan
kompetitif. Aplikasi ini meliputi; pendukung keputusan, pemodelan,
penarikan informasi, laporan atau analisis ad-hoc dan analisis what-if.
Teknologi utama yang mendasari implementasi ERP adalah Database dan
Jaringan (Client-Server). Arsitektur ERP terbagi ke dalam dua kategori
yaitu; 1) two tier model (model dua tingkat), yang terdiri atas lapisan
penyajian pada pengguna (tingkat 1) dan lapisan aplikasi basis data
(tingkat 2), 2) three tier model (model tiga tingkat), yang terdiri atas
lapisan penyajian pada pengguna (tingkat 1), lapisan aplikasi (tingkat 2)
dan lapisan aplikasi basis database (tingkat 3).

Manfaat utama sistem ERP adalah integrasi erat diantara arsitektur

modulnya. Namun, struktur ini juga memiliki potensi masalah. Misalnya untuk
otorisasi transaksi, penyatuan berbagai fungsi bisnis, ketiadaan pemisahan tugas
dan tanggung jawab, pengawasan, catatan akuntansi dan keamanan data
warehaouse. Oleh karena itu, pengendalian internal dan audit sistem ERP
merupakan komponen penting dalam implementasi ERP yang perlu dipahami
oleh managemen perusahaan. Analisis terhadap pengendalian akses database,
otorisasi

transaksi,

rencana

kontinjensi,

pengecekan

internal,

verifikasi

independen, kajian analitis merupakan beberapa bentuk aktivitas pengendalian

dan pengauditan yang dapat dilakukan oleh auditor dan administrator sistem
ERP.

3. Model Metodologi Implementasi

Metodologi implementasi sistem ERP yang efektif sebenarnya telah
dikembangkan berdasarkan pengalaman pengalaman industri selama beberapa
tahun terakhir. Yaitu sebuah model yang terbukti mampu menjawab ROI (Return
on Investment) secara cepat dan efektif. Untuk membantu mencapai hasil yang
diinginkan, terdapat beberapa acuan yang terdiri dari 7 tahap implementasi:

Audit Aplikasi ERP | 4

1. Penemuan (Discovery)
2. Strategi
3. Analisa Bisnis
4. Pendidikan & Pelatihan
5. Konfigurasi Aplikasi
6. Penelaahan Kesiapan (Readiness Assessment)
7. Pelaksanaan (Deployment)

4. Faktor Faktor Keberhasilan Sistem ERP

Mengimplementasikan sistem ERP adalah sebuah pekerjaan besar, lebih
besar dari sekedar instalasi software baru. Terdapat beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan :
1) Komitmen.
Sebuah Tim dengan komposisi yang lengkap dari berbagai departemen
akan dapat membantu dalam menganalisa proses, merekomendasikan
perbaikan dan sebagai pemandu dalam proses implementasi. Sehingga
semua komponen perusahaan mulai dari tingkat warehouse hingga level
eksekutif akan memahami dan menjalankan tugas yang menjadi
tanggungjawab

mereka

dalam

mengimplementasikan

penggunaan

sistem baru.
2) Teknologi Baru.
Infrastuktur teknologi baru mungkin sangat berbeda dengan sistem
yang

sedang

berjalan,

dan

seorang

Manajer

IT

atau

System

Administrator sangat dibutuhkan untuk melakukan proses transisi ini.

Dipandang dari sisi user transisi teknologi merupakan sebuah perubahan
tampilan entry dan fungsionalitas pekerjaan sehingga dibutuhkan effort
yang besar bagi user untuk menyesuaikan dengan kebiasaan yang
sudah dilakukan bertahun tahun dan mereka harus merubah cara
penggunaan software baik dalam entry order atau tracking inventory.
Oleh

karena

penggunaan

itu

harus

teknologi

diberikan
baru

masukan

yang

akan

tentang

keunggulan

mempercepat

dan

mempersingkat pekerjaan mereka.

Audit Aplikasi ERP | 5

3) Metodologi Implementasi.
Rencana detil implementasi harus fokus pada proses dan strategi yang
telah

didefinisikan.

Dengan

melakukan

secara

cermat

akan

mempercepat ROI dengan resiko yang kecil.

4) Memprediksi Yang Tidak Terprediksi.
Dengan struktur metodologi yang baik serta pengalaman software
provider dalam menjalankan proyek, kejadian kejadian yang tidak
dinginkan

dapat

diakomodasi

tanpa

mempengaruhi

proses

implementasi. Harus dipahami bahwa pada setiap model implementasi

sistem ERP baru akan selalu terdapat hal hal yang tidak diinginkan
diluar yang telah direncanakan. Pemilihan software provider dengan
pengalaman

yang

matang

akan

menjadi

jaminan

terbaik

dalam

melaksanakan proyek sesuai rencana tanpa terjadi gangguan.

Audit Aplikasi ERP | 6