1.

Formulacin

Es la fase del proceso presupuestario en que se articulan las propuestas de

accin y produccin de los Entes demandantes de recursos financieros
(autogestin, fiscales o de financiamiento) con los catlogos y clasificadores
presupuestarios.
Representa la estructura formal del presupuesto, donde se recogen las
estimaciones o proyecciones cuantificadas en trminos monetarios de ingresos,
gastos e inversiones de las actividades y proyectos definidos en la fase de
programacin.
La formulacin presupuestaria, nos permite presentar en forma organizada, de
fcil manejo y comprensin el documento llamado pro forma presupuestaria,
as mismo permite estandarizar y unificar la informacin fiscal para efectos de
integracin y consolidacin, esto se logra gracias al ordenamiento lgico de
cdigos y catlogos de las asignaciones presupuestarias de ingresos y gastos
que permita construir estadsticas fiscales para la informacin y sobre todo la
rendicin de cuentas y control del gasto pblico.
Se inicia esta fase con la fijacin de los objetivos y polticas de la empresa,
para preparar los planes y presentarlos. Para ello es indispensable diagnosticar
la situacin y establecer cmo actan los mecanismos del sistema econmico y
pronosticar, como forma de adelantarse a los acontecimientos futuros segn las
tendencias.
Seguidamente se fijan las metas (objetivos en trminos cuantitativos) que se
lograr analizando la disponibilidad de recursos financieros humanos y
materiales y evaluar las posibilidades de cada uno de ellos. luego se preparan
los programas por cada actividad principal o por cada unidad organizativa de
acuerdo a los objetivos y polticas para que todos los programas se integren, a
fin de elaborar el presupuesto.
2. Programacin Presupuestaria

En la Fase de Programacin presupuestaria se efectan las siguientes

acciones: (1) Determinacin de la Escala de Prioridades de los objetivos
institucionales del ao fiscal.

(2) Determinacin de las Metas Presupuestarias a conseguir compatibles con

los objetivos institucionales y funciones que desarrolla la Entidad. (3)
Determinacin de la Demanda Global de Gastos de conformidad con las pautas
establecidas en las normas vigentes.
(4) Desarrollo de los procesos para la estimacin de los ingresos
desagregados por fuente de financiamiento, con el objeto de determinar el
monto de la Asignacin Presupuestaria Total de la Entidad
Para la programacin y formulacin del proyecto de presupuesto, se
conformar, con Resolucin Directoral, una Comisin presidida por el Jefe de
Administracin y contar con la participacin de los responsables de las
Unidades Orgnicas de la Entidad y tendr las siguientes funciones
especficas:
(1) Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales previstos
para los dos ltimos aos, a efecto de la determinacin de los objetivos para el
ao fiscal que se proyecta.
(2) Analizar y proponer las actividades y proyectos en concordancia con los
objetivos institucionales.
(3) Estimar los gastos que conlleven las actividades y proyectos y su forma de
financiamiento, manteniendo la demanda global de gasto dentro de los lmites
de la Asignacin Presupuestaria Total.
(4) Revisar las orientaciones de gasto con el objeto de efectuar reasignaciones
de recursos que permitan la mayor cantidad de acciones prioritarias
(5) Proponer los indicadores de desempeo a nivel de los Programas y los
indicadores a nivel de Actividades y Proyectos.
3. Ejecucin
Aqu predomina la accin para lograr los objetivos de la empresa, institucin u
organizacin.
Se trata de llevar a la realidad la planificacin presupuestaria aplicando los
recursos disponibles, ya que el presupuesto no constituye meramente un
ejercicio terico o abstracto. Del presupuesto depende el xito o fracaso de una
organizacin.

La ejecucin presupuestal se efecta a travs de los procesos de:

- Programacin de los Ingresos y los gastos y
- Ejecucin del Ingreso y del Gasto

Lineamientos para la ejecucin presupuestal de la Institucin: La Entidad

ejecuta sus actividades y proyectos, orientados al cumplimiento de los objetivos
y metas, dentro de los montos mximos que como crditos presupuestarios son
aprobados en el Presupuesto Institucional para el ao fiscal y de acuerdo a su
disponibilidad financiera. La menor captacin u obtencin de recursos por parte
de la Entidad no reduce el marco presupuestario autorizado para el ao fiscal,
pero s obliga al Titular de la Entidad a adoptar los mecanismos necesarios
para que la ejecucin presupuestaria de gastos no supere los ingresos
efectivamente captados u obtenidos. La Entidad debe adoptar las acciones
necesarias que le permita ejecutar su Presupuesto en el marco de austeridad,
racionalidad, disciplina, eficiencia, eficacia y transparencia.
Los conceptos contenidos en los Clasificadores Presupuestarios son utilizados,
nica y exclusivamente, para fines de registro presupuestario y no generan
derechos ni obligaciones en su aplicacin. Lineamientos para la ejecucin
presupuestal del Presupuesto: La programacin mensual de Ingresos y Gastos
es un proceso permanente que permite la fluidez del gasto en funcin a la
proyeccin de los recursos que se esperan recaudar, captar u obtener; y por lo
tanto, debe ser actualizada en forma continua por el Tesorero y el Especialista
en Presupuesto. La ejecucin de los ingresos administrados por la institucin,
se sujeta al marco legal y administrativo establecido para cada uno de los
recursos que administran. La ejecucin de los gastos se enmarca dentro de la
Estructura Funcional Programtica aprobada en el Presupuesto Institucional y
se supedita a los crditos presupuestarios mximos aprobados, as como a la
disponibilidad efectiva de los fondos pblicos que recauda, capta u obtiene la
Institucin. La incorporacin o supresin de Actividades y Proyectos se efecta
a travs de Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional o en el
Nivel Funcional Programtico. El Calendario de Compromisos, constituye la
autorizacin para la ejecucin de los Crditos Presupuestarios, en funcin del

cual se establece el monto mximo para comprometer gastos a ser

devengados, con sujecin a la percepcin efectiva de los ingresos que
constituyen su financiamiento. Son modificados durante el ao fiscal de
acuerdo a la disponibilidad de los fondos pblicos.

4. Evaluacin
La comparacin de presupuestos corresponde a distintos lapsos o perodos
presupuestarios y la referencia de los resultados alcanzados respecto a sus
objetivos, harn posible la evaluacin, al suministrar la informacin necesaria
para introducir modificaciones en los objetivos y orientaciones seguidas para
establecer criterios o cambios en los subsiguientes presupuestos.
Lineamientos para la evaluacin presupuestal : La Evaluacin del Presupuesto
Institucional, se desarrolla a nivel financiero y de metas ejecutadas,
identificando los logros obtenidos, los problemas presentados, as como las
sugerencias de medidas correctivas para la mejora de la gestin
presupuestaria. La evaluacin del Presupuesto Institucional se efecta en
periodos semestrales sobre la base de la informacin del Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA), Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y la
Ejecucin Presupuestaria y expresa los hechos ms relevantes que hayan
incidido en el resultado alcanzado a nivel de cumplimiento de metas
presupuestarias. La Evaluacin Presupuestaria al Primer Semestre se efecta
sobre la base de la informacin correspondiente al avance financiero y los
avances de las metas fsicas al 30 de junio del ao fiscal. La Evaluacin Anual
del Presupuesto Institucional, se efecta en base a la informacin de los
avances financieros y de metas presupuestarias, situacin financiera y de
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, al cierre del ejercicio
presupuestario.
El Informe Ejecutivo de Evaluacin del Presupuesto Institucional se detalla a
continuacin:
I.
II.
III.
IV.

Aspectos Generales de la Entidad

Gestin Presupuestaria
Cumplimiento de Metas
Situacin Financiera (Se incluye solo en el informe anual)

V.

Logros, Identificacin de Problemas y Medidas Correctivas

La Evaluacin Presupuestaria semestral que realiza la institucin se compone

de tres (3) etapas, las cuales deben desarrollarse secuencialmente y formar
parte del mismo proceso, siendo stas las siguientes:
Primera Etapa: Anlisis de la Gestin Presupuestaria en trminos de
Eficacia y Eficiencia, comparando la informacin de la ejecucin presupuestaria
y los logros de las metas presupuestarias, con lo previsto en el Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM).
Segunda Etapa: Identificacin de los problemas presentados durante la
ejecucin presupuestaria.
Tercera Etapa: Determinacin de las medidas correctivas internas y
formulacin de sugerencia a los Sistemas Administrativos, para evitar o superar
los inconvenientes y/o deficiencias observadas durante el perodo evaluado, en
base a los resultados de las etapas anteriores. Esquema de Presentacin del
Informe Semestral de la Evaluacin Presupuestaria:
I.

Comportamiento de los Ingresos, Gastos y cumplimiento de Metas

II.

realizados durante el Primer Semestre.

Resultado de la aplicacin de los Indicadores de Eficacia y

III.
IV.
V.

Eficiencia.
Enumeracin de los problemas presentados durante el semestre.
Avances de la ejecucin de proyectos de inversin.
Identificacin de medidas correctivas internas y formulacin de
sugerencias a los Sistemas Administrativos.

Esquema de Presentacin del Informe Anual de la Evaluacin Presupuestaria:

I: Comprende el detalle de la Escala de Prioridades aplicable al perodo a
evaluar, la explicacin del resultado obtenido a nivel de programa, los
problemas presentados a nivel de pliego, as como las medidas correctivas y
sugerencias.
II: Evaluacin de Ingresos.
III: Evaluacin de Gastos, a nivel de actividad y proyecto.
IV: Evaluacin de Metas Presupuestarias, a nivel de actividad y proyecto.

V: Evaluacin de la Estructura Funcional Programtica y propuesta de

modificacin presupuestaria efectuada por el pliego.
VI: Evaluacin de otros indicadores de gestin.
5. Control
Aqu se miden resultados. Es para comparar los resultados reales con la
planificacin y constatar las posibles diferencias. El control presupuestario debe
seguir la misma secuencia de la formulacin, de manera que el control sea
tanto de las actividades principales como del presupuesto en su conjunto.

PRESUPUESTO BASE CERO

Concepto
El presupuesto base cero es una metodologa de planeacin y presupuesto que
trata de reevaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin.
Proporciona informacin detallada sobre los recursos econmicos que se
necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de
esfuerzos.
El proceso de elaboracin del presupuesto base cero consiste en identificar
paquetes de decisin y clasificarlos segn su orden de importancia, mediante
un anlisis de costo beneficio.
Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las
polticas bsicas de la organizacin.
Caractersticas

Enfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar de

enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior.
Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede
simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar
los recursos financieros de manera eficiente y eficaz.
El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado
totalmente y en detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de
decisiones, y a la asignacin de recursos.
Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y
comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.
Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u
operacin, el cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas,
evaluacin de resultados, consecuencias de la no adopcin del paquete y
beneficios obtenidos.
Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para
instrumentar los programas, se selecciona la opcin que permite obtener los
resultados deseados.
Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes
alternativas existentes, para cumplir con las actividades.
Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria
como para el gobierno.
Objetivos del Presupuesto Base Cero
Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o
minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de
baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organizacin. En
caso de requerirse economas mayores, la reduccin se extiende a las
actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de
la medida.
Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin de que cada
gerente evale y analice la necesidad de cada funcin, as como los mtodos
alternativos para desempear esa funcin.
Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las
operaciones para valorar las alternativas y comunicar su anlisis y
recomendaciones a la alta direccin, a fin de que las revisen y examinen al
determinar las asignaciones del presupuesto.

Identificar los paquetes de decisin y clasificarlos de acuerdo a su

importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisin)
que se han de aadir o suprimir.
Paquetes de decisin
Es un documento que identifica y describe una funcin o una actividad
especfica en tal forma que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en
comparacin con otras actividades que compitan por los mismos recursos y
decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa
funcin.
Requiere de un anlisis detallado de las funciones incluyendo alternativas,
tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y
efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobacin o rechazo.
Los paquetes de decisin se evaluarn y clasificarn en orden de importancia
mediante un anlisis sistemtico.
Formato para la estructuracin de los paquetes de decisin:
Nombre o Ttulo del paquete:
Divisin:
Departamento:
Clasificacin:
Propsito:
Descripcin de las actividades:
Logros y Beneficios:
Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete):
Recursos requeridos:
Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
Decisin:
Fecha de preparacin