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GUIA 1
NIVEL BSICO
LECCIN No. 1
Inicio del programa
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 2
El Botn Office
Excel presenta un Botn Office que contiene las funciones principales de
abrir, guardar, imprimir y otros.
Cmo accesamos?
Rodrigo Alvarado T.
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2. Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn e
inmediatamente se abrir un men
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 3
BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE
ACCESO RPIDO
Barra de Herramientas
Rodrigo Alvarado T.
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LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por
filas y columnas, de ahi que para nombrar a una celda
determinada se haga una combinacin de ambos parmetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila.
Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto y las
filas por nmeros.
Columnas
Rodrigo Alvarado T.
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Filas
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LECCIN No. 5
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 6
CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO
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Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 8
UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 9
CONTINUACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA
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LECCIN No. 10
DIBUJAR TABLA
Rodrigo Alvarado T.
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Botn Inicio:
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 11
INSERTAR FILAS
En Excel resulta ltil la funcin de insertar filas y columnas, as por
ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe
de ventas; y se nos ha olvidado informacin importante que
necesitamos visualizar a travs de una fila o columna, podemos recurrir
a la funcin insertar.
Insertar Fila
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Rodrigo Alvarado T.
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5. Escribamos la informacin:
LECCIN No. 12
INSERTAR COLUMNAS
Asi como insertamos filas, tambin en Excel puedan insertarse
columnas.
Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir
un nuevo parmetro de informacin sobre los empleados. Siento este la
edad, por ejemplo, habr que incluir una columna para poder ingresar
estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna.
En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del
empleado, es decir la columna D.
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LECCIN No. 13
DAR FORMATO A LOS DATOS
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LECCIN No. 14
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ELABORACION DE UN PRESUPUESTO
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 15
FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO
Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden
leerse completamente en la columna que se encuentran porque el
espacio no es suficiente. Veamos cuales son:
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 16
FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL
PRESUPUESTO
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Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin
separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las
celdas.
Rodrigo Alvarado T.
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Rodrigo Alvarado T.
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Combinar Celdas
Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la
presentacin del mismo.
1. Sombreamos la celda donde se encuentra la plabra Presupusto y las
dems celdas a continuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la
celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la
informacin.
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LECCIN No. 17
GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 18
ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE
En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido
guardado. Una hoja de clculo que hemos realizado anteriormente o
alguien realiz. Para ello seguimos los siguiente pasos:
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 19
SUMA EN EXCEL
Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para
realizar diferentes operaciones matemticas y financieras.
Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que
poco a poco iremos aprendiendo.
Rodrigo Alvarado T.
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Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel,
una utilizada principalmente cuando son rangos nmericos continuos, y
la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma.
Suma Cualquiera:
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por
ejemplo quisieramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para
el Rubro Salarios, hariamos lo siguiente:
Rodrigo Alvarado T.
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Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 20
SUMA DE VARIAS CELDAS
Suma de rangos numricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de
las formas en las que se suma en excel, marcando las celdas que se
quieren sumar.
En esta leccin veremos como se suman rangos nmericos,
principalmente rangos contnuos.
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LECCIN No. 21
OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades
especficas ubicadas en celdas determinadas.
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Dividir
1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y
las cifras a dividir
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 22
LISTAR DATOS
Excel presenta una funcin importante que facilita manejar y trabajar
cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta
es la funcin de generacin de lista.
A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual
se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un
ejemplo.
1) Hagmos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
Rodrigo Alvarado T.
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Rodrigo Alvarado T.
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Rodrigo Alvarado T.
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Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una
plabra que tiene las primeras letras iguales a una plabra de la lista.
Automticamente aparecera la plabra ya listada sombreada,
para seleccionarla o bien escribir otra nueva
Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre
Marta. Como ya hemos escrito el nombre Mara, que tiene las tres
primeras letras iguales, automticamente aparecer este nombre
sombreado.
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LECCIN No. 23
FUNCIONES EN EXCEL
Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de
utilidad no solo para el clculo sencillo de operaciones matemticas,
sino tambin para operaciones estadsticas y financieras, entre otras.
Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes
opciones:
- listando los datos: = 4+5+6+7
- marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2
- utilizando la funcin Autosuma:
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LECCIN No. 24
UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES
Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las preestablecidas en Excel.
Rodrigo Alvarado T.
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El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til
cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el nmero de
elementos que tenemos en un listado o en una tabla.
Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin
entre algunas selectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra
de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que
contiene esta en especfico. Veamos con detenimiento cuales son estas
dos formas.
Primera forma
Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros
Rodrigo Alvarado T.
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Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista
es muy fcil contar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy
til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber
con exactitud el nmero de elementos.
Segunda Forma
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LECCIN No. 25
CREAR SERIES
Excel al ser utilizado como una hoja de clculo, su mecanismo es lgico
y ordenado. Por lo que facilita la creacin de series alfanmericas
lgicas.
Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del ao escribiendo
solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos como se hace:
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De igual manera, con solo escribir ene y feb, tambin podemos crear
una serie de datos:
Rodrigo Alvarado T.
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Series Nmericas
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LECCIN No. 26
NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE
DATOS
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LECCIN No. 27
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 28
COPIAR Y PEGAR
Rodrigo Alvarado T.
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3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecern punteadas como muestra de que han
sido seleccionadas
4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente
seleccionados y pulsamos Enter en el teclado
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d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter
en el teclado
Rodrigo Alvarado T.
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5) Y ya estarn pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisieramos
pegar los datos dos veces, tendriamos que volver a pulsar pegar en la nueva ubicacin
donde deseamos los datos. Y nos quedaran tres filas de datos: una con los originales y dos
con los que hemos pegado
Muy importante : Luego de haber pegado los datos por ltima ver, presionar Esc (escape)
del teclado, para borrar la seleccin de datos.
LECCIN No. 29
COPIAR DATOS Y FRMULAS
En Excel tambin puden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copiamos
los datos sino tambin el formato, frmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.
Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:
1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de plabras, dos veces ms. Primero sombreamos
las palabras
Rodrigo Alvarado T.
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3) Una vez sombreada el rea donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratn y
aparecern los datos que hemos copiado
Si quisieramos copiar el bloque de estas dos plabras hacia abajo, realizamos los mismos
pasos
a) Sombreamos las plabras
b) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el cursor en la esquina
inferior derecha de las dos plabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos copiar
Copiar Frmulas
Tenemos dos columnas de nmeros, y deseamos tener en la tercera columna la
multiplicacin de las dos cifras de las columnas contiguas. En vez de realizar la
multiplicacin las veces que sea requerido, podemos copiar a partir de la frmula escrita
una sola vez
Para copiar frmulas seguimos los siguientes pasos:
Rodrigo Alvarado T.
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3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo. Con el cursor
nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y arrastramos
hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicacin
y el resultado es:
LECCIN No. 30
OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS
Rodrigo Alvarado T.
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2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la frmula, con el cursor en la parte inferior
derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratn hacia abajo hasta donde deseamos
tener la operacin
Si deseamos comprobar que nuestra frmula ha sido copiada nos ubicamos en una de estas
celdas y visualizamos la barra de frmulas
Si vemos en el ejemplo estamos copiando una frmula que realiza una operacin con las
cifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos ubicamos.
Pero si por ejemplo, desearamos multiplicar columna A por la columna B y a este resultado
sumarle el valor de la celda C2, es decir el nmero 4. Deberiamos de poner fija esta celda
en la operacin. Cmo hacemos eso? veamos...
a) Escribimos la operacin en la primera celda donde queremos el resultado, y para fijar la
ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar cada uno de los atributos. Es decir para fijar
columna y fila.
la frmula la escribiriamos: = (A2*B2)+$C$2
Rodrigo Alvarado T.
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c) Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la frmula que est
detras
LECCIN No. 31
MOVER DATOS
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Exel como en otras aplicaciones, se toma como
que si se fuera a cortar la informacin para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos
ambas funciones, Cortar y Pegar
Si tenemos las siguientes plabras
Rodrigo Alvarado T.
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Deseamos mover las plabras Seguro e Interes, hacia la columna C, manteniendo las filas 2
y 3 para los datos
1) Sombreamos ambas plabras
3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la funcin Pegar
de la barra de herramientas
Rodrigo Alvarado T.
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a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botn derecho del ratn
y seleccionamos del men que se desplegar la funcin Cortar
b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsamos el
botn derecho del ratn. Seleccionando la funcin Pegar
LECCIN No. 32
GRFICOS EN EXCEL
Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la
presentacin de la informacin.
Demos un vistaso a la barra de herramientas, para conocer como accesamos a la funcin de
elaboracin de grficos.
La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barra de
herramientas
Y presenta una amplia ganma de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imgen:
Rodrigo Alvarado T.
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Rodrigo Alvarado T.
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Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el
eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas
representan los dos productos de inters.
Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin,
colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados.
Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas
que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos
cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos
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LECCIN No. 33
MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL
Rodrigo Alvarado T.
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4) Escrbimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses
5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertcal
primario, especficamante Ttulo girado en este caso
6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dira Ttulo del eje.
7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que esta representando el
eje
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 34
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Excel tambin presenta funciones que facilitan la opcin de borrar o eliminar celdas, filas y
columnas.
Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlo de
dos formas.
Primera forma
1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar. Por
ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda A10
Rodrigo Alvarado T.
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3) Se abrir un men desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas,
columnas, hoja
4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habr borrado de
nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10
Segunda Forma
a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cmo hacemos esto? nos posicionamos con
el ratn sobre el nmero de la fila y pulsamos el botn derecho del ratn.
Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en
particular.
b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botn Eliminar
Rodrigo Alvarado T.
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Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos
formas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos
escogeremos la opcin Eliminar columnas de hoja.
LECCIN No. 35
AADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO
Rodrigo Alvarado T.
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d) Por ejemplo, la siguiente imgen presenta las opciones para cambiar el estilo de la forma
de la fgura que hemos creado. En este caso la lnea con punta de lanza
De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en forma de
bloque.
1) Para ello pulsamos el cono Formas de la barra de herramientas
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LECCIN No. 36
CREAR ORGANIGRAMAS
Rodrigo Alvarado T.
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3) Una vez pulsado el botn SmartArt, se desplega un men de opciones de todas las
formas que ac se encuentran
Rodrigo Alvarado T.
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7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho ms pequea que la que
presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamao de fuente de la barra de herramientas
LECCIN No. 37
MODIFICAR ORGANIGRAMAS
Rodrigo Alvarado T.
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Si deseamos incrementar un nivel ms, indicando los vendedores que dependen del Gerente
de Ventas, seguimos los pasos a continuacin:
a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botn derecho del ratn
para desplegar el men de opciones
Rodrigo Alvarado T.
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d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas, escribimos esta
informacin y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado
LECCIN No. 38
ORTOGRAFIA
Excel permite realizar una revisin ortogrfica del contenido de nuestra hoja de trabajo.
Para ello seguimos los siguientes pasos:
1) Accesamos en primer lugar a la pestaa Revisar de la barra de herramientas
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 39
IMPRIMIR
Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.
1) Buscamos y pulsamos el Botn Office
Rodrigo Alvarado T.
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5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa
6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que posee
funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las hojas de
trabajo y configuracin de la pgina
En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja completa del
presupuesto que hemos preparado.
Rodrigo Alvarado T.
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LECCIN No. 40
AYUDA DE EXCEL
Excel a pesar de ser una aplicacin muy amigable para trabajar con ella, pueden darse
situaciones en las que es necesaria una ayuda para la realizacin de algunas funciones.
El acceso a la Ayuda de Excel la realizamos por medio de un cono con signo de
interrogacin que encontramos en nuestra barra de herramientas, generalmente en la
esquina derecha.
Veamos cul es el cono?
Rodrigo Alvarado T.
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Se abrir una cuadro de controles que tiene un orden por categoras sobre lo que nos
interesa revisar. Adems otros temas de importancia, como lo es una Gua de referencia de
comandos de Excel 2003 a Excel 2007
Rodrigo Alvarado T.
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